Рабочая система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учёте, передавать первичку для регистрации данных из неё в регистрах бухгалтерского учёта и составлять на их основе бухгалтерскую и другую отчётность. Выстроить процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения можно с помощью графика документооборота. Расскажем о том, как правильно составить график документооборота, образец которого вы найдёте в конце статьи.
Зачем нужен график документооборота в учётной политике
Документооборот включает в себя следующие действия с первичкой:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учёту;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учётной политике.
Чёткая схема движения первичного учётного документа в бухгалтерии поможет рационально распределить «документальные» обязанности между сотрудниками, сократить время на обработку документов, своевременно формировать отчётность и контролировать обработку документов на каждом этапе, а также исключить возможность утери документа. Это особенно актуально, если в компании не используется система ЭДО, и документооборот ведётся на бумаге.
Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.
Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии
Составлением графика документооборота занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.
Утвердить график может только руководитель компании. Работу бухгалтерии определяет учётная политика. Приложение к учётной политике — график документооборота, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер
Как составить график документооборота в бухгалтерии
При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.
Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.
В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.
Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.
Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.
Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
График документооборота в бухгалтерии: образец
График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.
Что такое график рабочего времени и кому он необходим?
Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя – это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.
Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.
График носит персонифицированный характер – в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.
Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.
Составление графика не является обязанностью работодателя – ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.
Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта:
- Унифицированная форма № Т-12 – бланк и образец;
- Унифицированная форма № Т-13 – бланк и образец.
Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует – все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).
Другое дело – многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.
Как составить график рабочего времени?
Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:
- выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
- продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
- определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
- расчет нормативного числа работников;
- оформление результатов расчетов в форме графика.
Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.
К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).
Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе – отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.
Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.
На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.
Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).
После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.
Итоги
График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.
Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.
- Выбор производственного календаря
- Указание способа заполнения графика
- Ведение суммированного учета рабочего времени
- Настройки продолжительности рабочей недели
- Необходимость учета разных видов рабочего времени
- Настройки продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла
- Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю)
- Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика)
Графики работы, которые устанавливаются организациям штатным единицам в штатном расписании, назначаются сотрудникам при приеме на работу, кадровом перемещении или при переводе сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия, в другую, учет по которой также ведется в программе, описываются в справочнике Графики работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников).
В комплект поставки включен график с наименованием Пятидневка. Данный график описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.
Если график работы, установленный в организации, соответствует графику Пятидневка, то дополнительных настроек (изменения параметров графика) не требуется. Достаточно раз в год производить его заполнение на очередной календарный год. Однако предварительно необходимо проверять заполнение регламентированного производственного календаря, связанного с графиком работы.
Заполнение графика на последующие периоды (на следующий год) производится по мере необходимости, но обязательно до проведения расчетов начислений, приходящихся на следующий календарный год.
Чтобы составить график рабочего времени на очередной год, необходимо после заполнения производственного календаря в форме графика указать рабочий год в поле Год, за который отображается график работы и нажать на кнопку Заполнить.
В заполненном графике для дней, которые являются рабочими, проставляется продолжительность рабочего дня. Выходные и праздничные дни помечаются розовым цветом. Для каждого месяца показывается количество рабочих дней и часов. Заполненный график необходимо сохранить в программе, нажав на кнопку Записать и закрыть.
При добавлении нового графика в справочник Графики работы сотрудников по кнопке Создать необходимо :
- указать наименование графика
- выбрать рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные
- настроить свойства нового графика работы. Для этого по ссылке Изменить свойства графика… вызывается форма Настройка графика работы.
Настройка свойств графика работы в форме Настройка графика работы состоит из нескольких этапов.
Выбор производственного календаря
Становится доступным, если на предприятии предусмотрено несколько производственных календарей. Это может понадобиться для организаций, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). Список производственных календарей хранится в справочнике «Производственные календари» (Настройка – Производственные календари). По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием «Российская Федерация».
Указание способа заполнения графика
- По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.).
- По циклам произвольной длины (сменные графики).
Если выбран данный способ, то по умолчанию свойства графика заполнятся автоматически, и они будут соответствовать графику Пятидневка, который описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. При заполнении графика учитываются праздничные дни. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с указанием продолжительности работы в часах по каждому выбранному виду времени по дням недели
Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание работы в виде режима работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени.
Флаг При заполнении учитывать праздничные дни устанавливается, если необходимо, чтобы при заполнении календаря графика учитывались праздничные дни по производственному календарю: продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час.
Ведение суммированного учета рабочего времени
- Флаг Суммированный учет рабочего времени установите для тех графиков работы, по которым ведется суммированный учет рабочего времени (если работа в организации ведется в непрерывном режиме, т.е. не останавливается на выходные и праздничные дни).
- Флаг Суммированный учет рабочего времени появляется, если в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты –Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Почасовая оплата установлен флаг Применение почасовой оплаты.
Также если на данной закладке установлен флаг Переработки при суммированном учете времени, то тогда появляется раздел При подсчете переработок определять норму по. При установке флага Суммированный учет рабочего времени переключатели Производ. календарю (установлен по умолчанию), Данным этого графика, Данным другого графика становятся активными, и в настраиваемом графике можно указать, какая норма будет использоваться при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок (Зарплата – Регистрации переработок), с помощью которого автоматически подсчитываются переработки за произвольный период.
Настройки продолжительности рабочей недели
- флаг Неполное рабочее время установите, если график предусматривает работу в режиме неполного рабочего времени (неполный рабочий день или сокращенная рабочая неделя).
- флаг Считать норму по другому графику устанавливается для графиков неполного рабочего времени, что позволяет настроить порядок определения нормы времени по другому графику при расчете вознаграждения за труд.
Если графиком неполного рабочего времени предусмотрено сокращение продолжительности ежедневной работы на определенное количество рабочих часов во все дни недели, то установите переключатель в положение Неполный рабочий день. Если сокращается количество рабочих дней в неделе, например, рабочими являются только 4 дня при пятидневной рабочей неделе, то установите переключатель в положение Неполная рабочая неделя.
При указании другого графика в соответствующем для выбора поле норма определяется исходя из указанного графика полного рабочего времени. Если флаг не установлен, то норма времени при расчете определяется исходя из количества рабочих дней и часов по графику неполного рабочего времени.
Обратите внимание! Флаг Неполное рабочее время, переключатели Неполный рабочий день, Неполная рабочая неделя и флаг Считать норму по другому графику будут доступны в форме Настройка графика работы, если в форме настройки кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) установлен флаг Используется работа по неполной ставке. В разделе Виды времени будут доступны для выбора виды времени, соответствующие неполному рабочему времени.
Необходимость учета разных видов рабочего времени
- Флаг Явка всегда установлен по умолчанию, т.е. график предусматривает работу в дневное время.
- Флаг Ночные часы
- Флаг Вечерние часы
- Флаг Перерывы для кормления ребенка
- Флаг Вахта
Помимо времени явки, могут быть доступны созданные в качестве видов использования рабочего времени в справочнике «Виды использования рабочего времени» (Настройка – Виды рабочего времени) другие виды времени. Например, это может понадобиться для водителей, которым часы работы на линии и часы ремонта оплачиваются по разным ставкам. Для доступа других флагов, соответствующих по наименованию созданным самостоятельно видам времени, необходимо, чтобы был установлен флаг Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты).
Флаг будет доступен, если на предприятии выполняются работы в ночные часы, т.е. установлен флаг Ночные часы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает работу в ночное время и часы работы в ночное время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере.
Флаг будет доступен, если на предприятии выполняются работы в вечерние часы, т.е. установлен флаг Вечерние часы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает работу в вечернее время и часы работы в вечернее время оплачиваются сотрудникам в повышенном размере.
Флаг будет доступен, если на предприятии используются дополнительные перерывы для кормления ребенка, т.е. установлен флаг Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – закладка Почасовая оплата). Установите в случае, если график предусматривает перерывы в работе для кормления ребенка и часы перерывов для кормления ребенка оплачиваются сотрудникам по среднему заработку.
Флаг будет доступен, если установлен флаг Используется несколько видов времени в графике работы в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты). Установите в случае, если график предусматривает работу вахтовым методом.
Настройки продолжительности работы по дням недели или режима работы по дням в течение цикла
Находятся в разделе Расписание работы, табличная часть которого видоизменяется в зависимости от выбранного способа заполнения графика :
- Если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.)
- В качестве расписания указывается продолжительность работы в часах по дням недели. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или др. видов времени (установлены соответствующие флаги в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням недели.
- Если в разделе Способ заполнения графика установлен способ По циклам произвольной длины (сменные графики)
- В качестве расписания указывается режим работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов. Если параметрами этого графика предусмотрен учет разных видов явок и/или ночных, и/или др. видов времени (установлены соответствующие флаги в разделе Виды времени), то в данном разделе указывается их продолжительность по дням в течение цикла. При этом нерабочие дни (дни отдыха) также включаются в таблицу, но для них указывается нулевое количество рабочих часов.
Учет ночных и вечерних часов ведется отдельно от дневных, т.е. количество ночных и вечерних часов не входит в количество рабочих часов явки.
Продолжительность рабочей недели в часах (общий объем рабочего времени за неделю)
Отражается в поле Длительность рабочей недели.
Для графиков пятидневка, шестидневка и т.п. длительность рабочей недели подсчитывается автоматически в зависимости от указанных часов явки в расписании работы (расписание работы при этом заполняется таким образом, чтобы длительность рабочей недели соответствовала еженедельной продолжительности рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период).
Для сменных графиков длительность рабочей недели автоматически не подсчитывается, поэтому данное поле при необходимости редактируется вручную (указывается еженедельная продолжительность рабочего времени, исходя из которой определяется нормальное количество рабочих часов за учетный период).
При суммированном учете рабочего времени норма рабочего времени определяется за определенный учетный период (месяц, квартал и т.д., но не более календарного года). Соблюдение нормы рабочего времени за установленный учетный период для графиков суммированного учета в программе автоматически не контролируется, контроль над данными показателями возлагается на пользователя.
Дата, с которой начинается цикл графика (дата первого дня графика)
Задается в поле Дата отсчета. Данное поле доступно только для сменных графиков .
Смотрите в нашей статье: настройка производственного календаря в 1С.
(Рейтинг:
4 ,
Голосов: 3 )
Материалы по теме
Общие положения о правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Детальное регулирование трудоустройства, протекания рабочего процесса, порядка расторжения отношений между работником и нанимателем и ряда иных вопросов относится к компетенции работодателя и осуществляется на основании ст. 190 ТК РФ с помощью издания ПВТР. Правила являются локальным актом, поэтому издаются в свободной форме, но с некоторыми ограничениями:
- Ряд вопросов, предусмотренных ТК РФ, обязателен к включению в правила. К примеру, обязательно закрепление информации о числах выплаты заработка (ст. 136), выходных днях (ст. 111), специальных перерывах (ст. 109), мерах поощрения и взыскания, режиме работы и отдыха (ст. 189) и др.
Помимо сведений, которые обязательны к включению в ПВТР на основании закона, работодатель по своему усмотрению может осветить в них и иные вопросы. Обязать нанимателя регулировать не предусмотренные ТК РФ вопросы нельзя (например, см. апелляционное определение Московского горсуда от 28.08.2014 № 33-34135).
- ПВТР издаются в описанном в ТК РФ порядке, включающем согласно ст. 372 учет мнения представительного органа. Если в организации отсутствует представитель трудящихся, нет профсоюза либо аналогичного органа, то учет не осуществляется и процедура сводится к следующим этапам:
- принятие решения о создании ПВТР и поручение их разработки отдельным лицам или подразделениям организации;
- разработка правил;
- утверждение, которое сопровождается пометкой в документе об отсутствии представительного органа;
- представление работникам для ознакомления.
Издание ПВТР в идеале должно осуществляться до принятия на работу первого сотрудника, тогда будет соблюдено требование ст. 68 ТК РФ. Но на практике это бывает проблематично, поэтому зачастую работодатель затягивает с принятием документа. Это рискованный шаг. Чем скорее с ним ознакомятся работники, тем быстрее начнут охраняться интересы организации, например при увольнении нерадивых трудящихся.
Содержание ПВТР для отдельных подразделений на примере бухгалтерии
Структурные подразделения организаций обладают функциональной спецификой, касающейся в том числе и трудовых отношений с работниками. К примеру, различия могут выражаться в разных графиках работы:
- посменном — для трудящихся на производстве;
- нормированном рабочем дне — для сотрудников бухгалтерии.
Трудовой кодекс не предусматривает запрета на регулирование трудового распорядка в разных подразделениях отдельными ПВТР. Однако правила — это основной акт, в котором определяется статус работника и нанимателя, поэтому издание нескольких актов нецелесообразно: придется дублировать большую часть документа. Если возникает необходимость в специальном регулировании вопросов труда, то на практике ПВТР обычно дополняются специальным разделом.
Например, такой раздел может быть предусмотрен для трудового распорядка бухгалтерии организации. В него можно включить:
- специальные основания и порядок поощрения (ежегодная премия бухгалтерам фирмы за безошибочное составление финансовой отчетности);
- дополнение прав бухгалтеров допуском к коммерческой тайне;
- установление в режиме рабочего дня приемных часов для посещения бухгалтерии иными сотрудниками фирмы;
- введение обязанностей для бухгалтеров соблюдать дресс-код, использовать для работы только одобренные руководством компьютерные программы, не выносить рабочие материалы из здания, в котором расположена организация, и т. д.
Изменения в правовом регулировании ПВТР
Правовое регулирование трудового распорядка достаточно стабильно. Незначительные изменения в формулировке понятия ПВТР произошли в 2006 году, а затем наступило затишье. Следующие поправки появились в 2016 году.
Законом «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 348-ФЗ установлено, что с 2017 года работодатель имеет право (не обязан!) отказаться от принятия ПВТР или регулировать в документе не все указанные в ТК РФ вопросы при одновременном соблюдении 2 условий:
- Наниматель попадает в категорию субъектов малого предпринимательства. К микропредприятиям на основании ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» от 24.07.2007 № 209-ФЗ относятся те работодатели, под началом которых работает до 15 человек (требуемая численность определяется как среднесписочная за прошедший год), не считая внешних совместителей.
- Регулирование всех или части вопросов, по общему правилу включаемых в содержание ПВТР, должно быть вписано в трудовые договоры с каждым трудящимся на микропредприятии.
ВАЖНО! При отказе от ПВТР трудовые договоры оформляются в соответствии с типовой формой, введенной постановлением Правительства РФ «О типовой форме…» от 27.08.2016 № 858.
С тех пор никаких изменений в правила оформления ПВТР законодатель не вносил.
***
Итак, условия труда сотрудников бухгалтерии могут отличаться от общепринятых у работодателя, но нет необходимости закреплять различия в отдельных правилах трудового распорядка. На практике принято дополнять ПВТР отдельным разделом, действие которого будет распространяться исключительно на бухгалтеров. Но и законодательного запрета на введение 2 одновременно действующих правил нет.
Правое регулирование ПВТР в целом сводится к нескольким статьям ТК РФ, которые достаточно стабильны. Разрешение микропредприятиям не принимать правила распорядка, установленные законом № ФЗ-348, — первое нововведение в регулировании ПВТР почти за 10 лет.
***
Больше информации по теме — в рубрике «Правила внутреннего трудового распорядка».
Основа существования компании – ее сотрудники. А их слаженная деятельность невозможна без правильно составленного графика работы.
Что собой представляет график?
Рабочий день трудящегося может быть нормированным или ненормированным. Устанавливается он на базе следующих нормативных актов:
- Локальный распорядок.
- Коллективного соглашение.
- Трудовое соглашение.
Стандартные режимы деятельности сотрудников:
- Пятидневка с 2-мя выходными.
- Шестидневка с 1-м днем отдыха.
- Скользящий график.
О графике работы речь заходит в рамках положений статьи 103 ТК. Документ этот требуется тогда, когда продолжительность производственного процесса длиннее рабочего дня трудящегося. Что под этим понимается? Редко рабочее время предприятия и рабочее время сотрудника совпадают. К примеру, рабочий день специалиста завершается в 18 00. Но учреждение продолжает работать. Оно может работать круглосуточно.
График необходим для обеспечения беспрерывности производственного процесса. Предполагается, что работники будут сменять друг друга. Это исключает простой производственных мощностей. График сменности необходим при ненормированном рабочем дне.
Обычно график служит приложением к коллективному соглашению. Утверждается он руководителем компании. Однако последний должен получить согласие на утверждение графика от представительного органа.
Кроме того, с утвержденным графиком нужно ознакомить самих сотрудников под роспись. Если работник отказывается от ознакомления, в присутствии 2 свидетелей составляется соответствующий акт.
Чем график отличается от табеля учета?
Табель учета времени оформляется в соответствии со статьей 91 ТК. Он нужен для фиксации того, сколько специалисты трудились на протяжении некого периода. Документ отражает фактически отработанное время. График, в свою очередь, служит для планирования времени. В нем не отражаются фактические данные. Документ служит именно для планирования.
К графику предъявляются определенные требования. К примеру, он должен быть согласован с представительной структурой сотрудников. К табелю таких требований не предъявляется. Табель должна вести любая организация. График не считается обязательным документом. Однако его нужно вести при большом количестве сотрудников, которые работают посменно.
Функции графика
График рабочего времени наделяется этими функциями:
- Упорядочивание трудового времени.
- Определение размера ЗП при исполнении некоторых обязательств.
- Определение средней ЗП.
- Установление размера пособия.
- Установление страхового стажа сотрудников.
- Предупреждение ошибок при установлении ЗП/компенсаций за отпуск.
- Определение переработок и установление доплат за них.
График рабочего времени – документ, который может использоваться для определения ЗП и других выплат.
Кто оформляет график?
График оформляется или руководителем, или лицом с соответствующими полномочиями. К примеру, это может быть представитель кадровой службы, руководитель подразделения. После того, как документ заполнен, он утверждается руководителем организации. Как правило, график составляется на основании стандартного образца.
Особенности составления
Форма графика сменности не задана законом. То есть, каждая фирма может разработать бланк самостоятельно на основании образца. Но в документе, в любом случае, должна содержаться эта информация:
- Полный перечень сотрудников.
- Указание должностей этих сотрудников.
- Дни, в которые тот или иной сотрудник должен выйти на работу.
- Начало и завершение смены.
- Длительность трудового дня.
- Количество перерывов.
- Число смен.
График обычно формируется раз в месяц.
Принципы, которые нужно учитывать при разработке графика
При разработке графика нужно учитывать эти принципы:
- Трудовой день трудящегося не может быть больше норм, оговоренных законом.
- Некоторые сотрудники могут трудиться по специальному режиму.
- В праздники рабочий день уменьшается на час. Если сократить день нельзя, требуется выплатить сотруднику компенсацию или предоставить ему дополнительный отдых.
- Непрерывный отдых должен быть не меньше 42 часов в неделю.
- Сократить трудовое время на час нужно также ночью.
- Трудящийся также не должен работать 2 смены подряд.
- График должен исключить недоработки и переработки.
Правильно составленный график помогает грамотно распределить нагрузку между трудящимися.
К СВЕДЕНИЮ! Графиком может устанавливаться сокращенная длительность дня для некоторых категорий сотрудников. К примеру, она должна быть установлена для сотрудников, работающих во вредных условиях (часть 4 статьи 94 ТК). Трудовой день уменьшается для лиц с ограниченными возможностями и несовершеннолетних (часть 1-3 статьи 94 ТК).
Особенности хранения графика
Сроки хранения документа установлены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. В пункте 586 приказа указано, что журналы учета времени хранятся 5 лет. Если это производство с вредными условиями труда, этот срок увеличивается до 75 лет. Но некоторые считают, что пункт 586 относится только к табелям учета. В некоторых компаниях графики хранятся в течение года.
