Как составить заказ производителя

Содержание:

1. Позаказный учет в производстве.
2. Сводный заказ

В “1С:Управление нашей фирмой 8” (УНФ) реализован механизм ведения производственного учета. Этот механизм позволяет планировать производство, рассчитывать фактическую себестоимость готовой продукции и полуфабрикатов.

Полный цикл производства продукции в 1С 8 УНФ выглядит следующим образом:

Полный цикл производства продукции в 1С 8 УНФ

В данной статье на примерах мы разберем варианты создания документа “Заказ на производство”.  

1. Позаказный учет в производстве

Предприятие “Хлебокомбинат” приняло от покупателя заказ на продукцию “Сушка без рекламы” и “Сухарь”.

Заказ покупателя в 1С 8 Управление нашей фирмой, пример

После оформления заказа от покупателя в 1С УНФ 1.6 заказ отправляется в производство. Оформляется это следующим способом: на основании документа “Заказа покупателя” вводим документ “Заказ на производство” по кнопке “Ввести на основании”. Получаем документ следующего вида:

Пример Заказа на производство в 1С 8 УНФ

На закладке “Продукция” заполнилась номенклатура из документа основания, а также указывается, какая калькуляционная карточка (поле “Спецификация”) будет использована для заполнения перечня материалов.

На закладке “Материалы” в 1С:Управление нашей фирмой 1.6 по данным калькуляции (поле “Спецификация”) заполнился перечень материалов, которые необходимы для производства.

Заполнение перечня материалов в 1С 8 УНФ

На закладке “Операции” по данным калькуляции заполнились виды работ, которые надо выполнить для производства продукции.

Заполнение вида работ в 1С 8 УНФ

После проведения документа в регистр “Заказы на производство” записываются данные о планируемом выпуске продукции, в регистр “Потребность в запасах” записывается информация о материалах, которые потребуется для выпуска продукции.

Поскольку продукция “Сухарь” у нас производится из другой продукции (“Хлеб Дарницкий”), то на основании договора “Заказ на производство” мы можем ввести другой “Заказ на производство”, в котором отразим факт необходимости выпустить этот хлеб. Для этого из “Заказа на производство” через кнопку “Ввести на основании” вводим другой “Заказ на производство”.

“Заказ на производство” продукции “Хлеб Дарницкий” выглядит следующим образом:

Заказ на производство в 1С УНФ 1.6

Пример Заказа на производство в 1С УНФ 1.6

Создание Заказа на производство в 1С УНФ 1.6

После проведения документа данные о планируемом выпуске продукции записываются в регистр “Заказы на производство”, а в регистр “Потребность в запасах” записывается информация о материалах, которые потребуется для выпуска продукции.

В результате рассмотрения данного примера мы увидели, что “Заказ на производство” может вводиться как на основании документа “Заказа покупателя”, так и на основании другого “Заказа на производство”.

Вариант работы рассмотренный в данном примере довольно трудоемкий. К нему лучше прибегнуть, когда под конкретный документ “Заказ покупателя” необходимо выпустить продукцию. Когда заказов много, и они небольшие, данный вариант работы не подходит.  

2. Сводный заказ

Предприятие Хлебокомбинат принимает от клиентов заказы на продукцию “Хлеб Дарницкий” в течении дня. В конце дня надо сформировать сводный заказ для производства.

Примеры заказов покупателей:

Пример заказа покупателя в 1С УНФ 1.6

Пример сводного заказа покупателя

Пример заказа покупателя в 1С УНФ 8

Поскольку количество заказов достаточно большое, делать документ “Заказ на производство” на основании каждого документа “Заказа покупателя” слишком трудоемко. В данном случае, чтобы сделать сводный “Заказ на производство”, стоит воспользоваться обработкой “Расчет потребностей” в 1С:Управление нашей фирмой 8.3.

Расчет потребностей в 1С 8 УНФ

В обработке показывается количество которое необходимо выпустить, чтобы покрыть дефицит продукции.

Для формирования сводного “Заказа на производство” ставим галочку “Заказать” и переходим на закладку “Планирование”.

Закладка Планирование в 1С УНФ 1.6

На закладке “Планирование” нажимаем на кнопку “Сформировать заказы” и переходим на закладку “Заказы”.

Сформировать заказы в 1С УНФ 1.6

Расчет потребностей в запасах в 1С 8 УНФ

В результате формируется сводный “Заказ на производство”:

Пример сводного Заказа на производство

“Заказ на производство” можно провести из обработки “Расчет потребностей в запасах” или открыть для просмотра, откорректировать и провести.

ВАЖНО! Вариант “Группировки” на закладке “Рекомендации” влияет на то, как выглядит конечный документ “Заказ на производство”. Если выбран вариант группировки “Номенклатура”, то “Заказ на производство” будет сводным. Если выбран вариант группировки “По заказам и номенклатуре”, то документ “Заказ на производство” будет детализирован до “Заказа покупателю”.

Таким образом мы рассмотрели несколько вариантов оформления документа “Заказ на производство”. Оба способа могут дополнять друг друга.

Специалист компании «Кодерлайн»

Максим Федоров

Итак, вы приехали на фабрику. Обратите внимание на:

1. Чистоту в помещении, насколько свежим выглядит швейное оборудование, насколько оно чистое

2. Есть ли там компьютер. Если его нет, то ваша связь с фабрикой по электронной почте будет сильно замедлена

3. Есть ли ленточная раскройная машинка в цеху. Сложные вещи кроятся на этом оборудовании и точность кроя будет меньше.

4. Есть ли проходной дублирующий пресс. Он нужен для декатировки деталей, а также для дублирования поясов, полочек и других деталей

5. Есть ли профессиональный промышленный парогенератор

6. Сколько там в помещении швейных машин. Хорошо, если их больше 5

7. Поинтересуйтесь, какой ассортимент шьет фабрика. Это похоже на ваш продукт? Идеально, когда цеха имеют определенную специализацию, например, на трикотаже или коже.

8. Спросите, кто занимается УТК. Если этим занимается собственник, то возникнут сомнения насчет контроля качества готовых изделий

9. В цеху должен быть штатный механик. Он должен отвечать за перенастройку оборудования под различные виды ткани

10. Узнайте, какой минимальный объем заказа

11. Как производят прием сырья, есть ли станок для разбраковки

12. Как производится контроль качества продукции и сырья

13. Как организована логистика, есть ли свой транспорт для доставки партии

14. Есть ли склад для хранения материалов и готовой продукции, посмотреть как там организовано хранение

15. Кто будет курировать ваши заказы (общаетесь с одним лицом или с разными вопросами к разным сотрудникам)

Была ли эта статья полезной?

Управление закупками – одна из важнейших задач для бизнеса любого масштаба – как розничного, так и онлайн. От того насколько правильно будет спланирован заказ поставщиками, зависит лояльность потребителей. Ведь при грамотных закупках удается своевременно удовлетворить спрос. 

Алгоритм планирования закупок

Предпринимателю важно уделять внимание закупкам, ведь имеющиеся продукты, полуфабрикаты и сырье – это один из главных активов, позволяющих зарабатывать.

Однако заказывать большие объемы, не ориентируясь на фактические объемы производства или продаж, – неправильно. Вот почему:

• запасы могут стать непригодными к дальнейшему использованию. Например, у некоторых продуктов питания и сырья короткий срок годности. Если не использовать или не продать их сразу после заказа, можно понести убытки. Ведь деньги за заказ этих продуктов будут отданы поставщику, а прибыль с их реализации не получена;
• площадь склада – ограничена, то есть рано или поздно все доступное место будет занято имеющимися запасами. Однако в любой момент может потребоваться закупка другой продукции или материалов. И складировать ее будет некуда. Аренда или постройка нового склада является дополнительной статьей расходов;
• если товары не продать, они могут стать невостребованными. Например, продукция, спрос на которую продиктован сиюминутной модой и трендами;
• компания тратит на закупку «лишних» товаров и материалов деньги, которые могла бы расходовать более рационально. Ликвидность предприятия снижается. 

Важно не делать лишних закупок, но и не допускать ситуаций, когда торговля или производство «встают» из-за отсутствия нужных запасов. Чтобы придерживаться золотой середины в управлении закупками, важно понимать:

• сколько продукции или сырья требуется закупать;
• как оптимизировать заказы и исключить простои на складе;
• какие условия сотрудничества с поставщиками самые выгодные;
• как составить план расходов. 

Предварительные операции

Планирование закупок начинается с предварительной подготовки и анализа. Сперва необходимо спрогнозировать спрос, то есть потребность клиентов в продукте или услуге. Вот какие исходные данные потребуются для прогнозирования спроса:

• объем продаж на текущий и прошлые периоды;
• количество товара, которое осталось на складе;
• наличие неудовлетворенного спроса потребителей. Например, клиенты нуждаются в определенном товаре, который не представлен на рынке или находится в дефиците;
• анализ ассортимента и сегментирование его по спросу на отдельные позиции;
• план продаж на прошлые периоды и процент его выполнения. 

Для составления плана продаж и для организации работы отдела сбыта формируется прогноз по каждой позиции. Но для планирования закупок подойдет прогноз по группам взаимозаменяемой продукции. 

На втором этапе предварительных работ планируются продажи. Например, спрос на товар составляет 100 единиц в месяц, но реально сотрудники отдела могут продавать по 80 единиц. Фактические результаты компании ложатся в основу планирования продаж. 

После формирования плана по продажам можно приступать к планированию закупочных объемов и страховых запасов. Важно заранее учесть отклонение от прогнозов в большую сторону. Например, в среднем отдел продаж с имеющимися ресурсами может продавать по 80 единиц товара ежемесячно. Но в любой момент может попасться крупный клиент, благодаря которому будет продано 90 товаров. Важно закупиться необходимым количеством, чтобы избежать неприятных последствий. Но загвоздка в том, что величина закупок должна оставаться оптимальной, чтобы избежать переполненных складов, замораживания денежных активов. Оптимальное значение в каждой компании и отрасли может отличаться. 

Анализ дополнительных факторов

Кроме прогнозируемого спроса и фактических продаж, необходимо учитывать сезонные факторы. Например, есть товары, которые востребованы у клиентов только в определенный сезон: елочные игрушки, наборы подарков к праздникам, товары для пикника, сада и огорода. Закупку таких позиций надо продумывать на шаг вперед. Но количество также должно быть оптимальным. 

Кроме сезонности, есть еще факторы, которые надо учитывать в работе:

• изменения тенденций моды и новые тренды;
• появление конкурентов на рынке или сокращение конкуренции. Если появились новые компании, которые предлагают такие же товары, то часть клиентов уйдет к ним. Значит, объем закупок можно сократить либо вложить больше средств в маркетинг для удержания покупателей;
• погодные условия;
• экономическая ситуация в регионе. 

Расчет заказа

Когда проанализированы продажи, спрос и дополнительные факторы, необходимо сформулировать точный объем заказа. Чтобы рассчитать заказ поставщику, можно использовать усредненную формулу. В ней уже учтены нюансы, влияющие на размер заказа. 

Следует учитывать график поставок. Необходимо составить годовой календарный план закупок, согласовав его с поставщиком. Например, в понедельник работник отдела закупок формирует заявку и подает ее поставщику. В среду тот привозит продукцию. Следующий день формирования заказа – понедельник на следующей неделе, то есть следующая партия товаров должна приехать через неделю, в среду. Значит, при формировании заказа важно указать такой объем товаров и сырья, которого хватило бы до следующей даты поставки, а не до следующей даты формирования заказа. 

Однако при таком подходе важно определить периодичность подачи заявок на товар. Продукцию повседневного спроса можно заказывать по мере истощения запасов, тогда нужно определить критический минимум. Как только объем запасов дойдет до этой отметки, работники закажут новую партию. Такая периодичность подходит для работы с теми поставщиками, у которых есть минимальный порог для заказа и он является высоким. В ином случае формировать заявки можно, не дожидаясь истощения запасов. Например, раз в месяц или в неделю. 

Второй нюанс, который надо учесть – минимальное количество товарных единиц, при котором магазин сможет нормально функционировать. Это особенно важно для офлайн-магазинов, ведь там нежелательны пустые полки. Чтобы рассчитать, какое количество продукции необходимо для работы магазина:

• реальные средние продажи в день. Чтобы вычислить их, можно взять период, например, месяц. Сумму ежемесячных показателей нужно разделить на число рабочих дней. Важно смотреть на даты, где продажи значительно превышали средний объем. Например, в один из дней прошлого месяца было продано вдвое больше товара, чем обычно, потому что проводилась акция. Если аналогичная акция будет проводиться в будущем, то учитывать этот повышенный объем продаж нужно. Но если мероприятие было разовым, то лучше изначально исключить этот день и пересчитать среднедневной объем продаж;
• прогнозируемый объем продаж за сутки. Полученный результат необходимо скорректировать с учетом коэффициента сезонности, а также внутренних и внешних факторов;
• страховой запас. Чтобы магазин работал без перебоя до следующей закупки, необходимо иметь страховой запас. Он рассчитывается на основании прогнозируемого объема продаж;
• товарные остатки, которые будут на складе в момент поставки новой партии. Так как между датой оформления заявки и датой поставки товара проходит некоторое время, нужно учитывать этот период. Необходимо просчитать товарный остаток на момент поставки новой партии. Для этого от текущих остатков нужно отнять ежедневные продажи, а затем полученное значение умножить на количество дней до поставки. 

Как формировать заказы поставщикам

После того как составлен план закупок, можно формировать заказ поставщикам. Но перед этим следует найти тех, кто готов предоставить продукцию на выгодных условиях. Заказы им могут быть сформированы вручную или с помощью автоматизированных программ. Если формировать заказы вручную, то будет преимущество – получится своевременно среагировать на изменения рынка, возникновения новых трендов. Однако ручной метод требует больше времени, к тому же при его использовании повышается риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, сотрудник может формировать заказ на позиции ассортимента, основываясь на субъективных представлениях о том, какой товар хорош и востребован, а какой – нет. Кроме того, работник может указать в заказе неверные цифры или названия сырья. 

Более современный способ закупок предполагает использование специальных программ. ПО учитывают данные из аналитики продаж. Вот какие преимущества есть у такого метода:

• влияние человеческого фактора сводится к нулю;
• при формировании ассортимента на будущий период нет личного субъективного мнения работников;
• трудозатраты работников сокращаются, а значит, работодатель может сэкономить на оплате труда;
• все ассортиментные позиции всегда будут в наличии в магазине. 

Кроме того, многие программы для закупок дают еще другие возможности. Например, можно в онлайн-режиме анализировать данные о продажах. После каждой продажи количество товара на остатке уменьшается, то есть пользователь видит, какая продукция и в каком количестве была продана за смену. Вот еще что можно делать в программном обеспечении:

• корректировать цены и устанавливать скидки, акции;
• контролировать движение денежных средств;
• подключить онлайн-кассы, чтобы работать в соответствии с федеральным законом № 54;
• упростить и оптимизировать работу персонала за счет формирования отчетности по движению товара и денежных средств.

Методы закупок

Есть несколько подходов, которые помогают компаниям поддерживать товарный запас:

• приобретение конкретных товаров одной партией. Так у поставщика можно получить скидку. Однако чем больше партия, тем больше места на складе требуется для хранения. Метод подходит для закупки товаров, которые пользуются высоким спросом у потребителей и продаются регулярно;
• закупки мелкими партиями. Подходят для предприятий, у которых нет большого складского помещения. Продукцию в небольших партиях можно оплачивать по мере поступления. Это будет ускорять оборачиваемость капитала;
• приобретение по мере необходимости. Товары закупаются нерегулярно, и у компании нет четких обязательств по объему закупок. Обычно таким способом пополняют запасы товаров с нерегулярным спросом. 

Очевидно, что закупки сырья и товаров – важный, но не простой этап работы компании. Грамотная организация процесса повысит ликвидность предприятия, сделает его более привлекательной как с точки зрения инвесторов, так и с точки зрения клиентов.