На чтение 8 мин. Просмотров 4.2k.
Итог: Изучите быстрый и простой способ поиска любого списка проверки данных или раскрывающегося списка в ячейке с помощью бесплатного инструмента.
Уровень мастерства: Начинающий
Списки проверки данных являются отличным способом управления значениями, которые вводятся в ячейку. Эти выпадающие списки также позволяют нам выбирать параметры, которые могут управлять финансовыми моделями, отчетами или информационными панелями.
- Вы можете найти мой полный учебник по настройке списков проверки данных здесь.
- Тогда вы можете узнать, как сделать их динамичными здесь.
- И вы можете узнать, как сделать их зависимыми друг от друга здесь.
Тем не менее, нет встроенного способа поиска в списке
проверки в Excel. Пролистать эти списки может быть сложно, если в
раскрывающемся списке много элементов. Есть несколько действительно классных
решений на основе формул для этой проблемы, но они требуют большой работы по
настройке для каждого списка проверки в вашем файле.
Поэтому я разработал очень простую надстройку, которая
помогает решить эту проблему …
Нажмите на ссылки ниже, чтобы перейти к видео с обновлениями функции.
- Ноябрь 2016 Обновление
- Апрель 2017 Обновление
Содержание
- Поиск списков проверки с помощью поиска по списку
- Параметры и функции поиска в списке
- Работает со списками без проверки данных
- Ноябрь 2016 Обновление
- Апрель 2017 Обновление
- Загрузите надстройку поиска по списку (это бесплатно!)
- Как мои коллеги могут использовать поиск по списку?
- Как мы можем улучшить
поиск по списку?
Поиск списков проверки с помощью поиска по списку
Надстройка поиска по списку позволяет быстро и легко
выполнять поиск в любом списке проверки. Он также работает со списками данных,
которые не содержат ячейки проверки данных.
Форма поиска
по списку содержит раскрывающийся список, в который загружается список проверки
выбранной ячейки. Раскрывающийся список также функционирует как окно поиска. Вы
можете ввести поиск в поле, и результаты будут сужаться по мере ввода. Это
Google-подобный поиск, и в результаты будет входить любой элемент, содержащий
поисковый запрос. Элемент не должен начинаться с поискового запроса.
После
того, как вы выбрали нужный элемент, нажмите клавишу «Ввод» на клавиатуре или
нажмите кнопку «Ввод значения» в форме, чтобы ввести значение в выбранную
ячейку.
Поиск по списку работает в любой ячейке любой книги. Никаких специальных настроек не требуется. Просто выберите ячейку, нажмите кнопку поиска и начните поиск по списку.
Параметры и функции поиска в списке
Надстройка
поиска по списку содержит некоторые функции, которые позволяют очень быстро
вводить данные и работать со списками. Нажмите кнопку меню в окне поиска по
списку, чтобы просмотреть параметры.
- Select Next Cell— после нажатия клавиши «Ввод» или «Ввод значения» выбирается ячейка под активной ячейкой. Это поведение можно изменить в раскрывающемся меню направления.
- Down — выбирает ячейку под активной ячейкой.
- Right — выбор ячейки справа от активной ячейки.
- None — не меняет выбор.
- Close — закрывает окно поиска по списку.
- Paste — копирует входное значение в буфер обмена и вставляет его в активную ячейку с помощью метода VBA SendKeys. Окно поиска по списку закрывается. Это единственная опция, которая сохраняет историю отмен в Excel.
- Sort Order — выпадающий список можно отсортировать по возрастанию (A-Z), по убыванию (Z-A) или оригинальному порядку, нажимая кнопки переключения в меню параметров. Это только сортирует список в окне поиска списка. Он не сортирует список проверки данных в ячейке.
- List Info — кнопка Info отображает дополнительную информацию о раскрывающемся списке. В настоящее время отображается общее количество элементов в списке.
- Create List of Unique Values — добавлена новая кнопка, которая копирует содержимое раскрывающегося списка в буфер обмена. Затем вы можете вставить список в любой диапазон в рабочей книге. Это быстрый способ создания списка уникальных значений при использовании поиска по списку в ячейке, которая НЕ содержит проверки данных. Вы также можете отфильтровать список, введя поиск, а затем скопировать отфильтрованный список в буфер обмена.
ВАЖНО. Примечание.
При вводе значений в активную ячейку единственным способом сохранить историю отмен является использование параметра «Вставить» в раскрывающемся списке «Выбрать следующую ячейку». Поиск по списку использует макросы для ввода выбранного значения, и макросы обычно очищают историю отмен в Excel, когда они изменяют книгу.
Параметр Вставить — это обходной путь, который использует метод SendKeys для копирования и вставки выбранного значения. Это имитирует то, что пользователь будет делать для копирования / вставки, и НЕ очищает историю отмен в Excel.
Работает со списками без проверки данных
Поиск по
списку работает в ячейках, которые также не содержат проверки данных. Если вы
выберете ячейку, которая НЕ содержит проверку данных, и откроете Поиск по
списку, в раскрывающемся списке будет загружен список уникальных элементов из
столбца выбранной ячейки.
Это похоже на нажатие Alt + Стрелка вниз в ячейке, чтобы увидеть список значений в этом столбце. Тем не менее, список не должен быть непрерывным. Даже если столбец содержит пробелы, Поиск по списку все равно загрузит все уникальные значения в текущей области данных или списке.
Ноябрь 2016 Обновление
Я
опубликовал обновленную версию надстройки поиска по списку с несколькими новыми
функциями. Вот видео обзор новых функций.
Вот список возможностей:
- Добавлена опция «Вставить» в список
направлений. Это скопирует входное значение в буфер обмена и вставит его в
активную ячейку. Параметры Paste используют метод SendKeys в VBA для выполнения
вставки. Это означает, что история отмен не будет очищена при использовании
опции вставки. - Настройки для меню параметров и раскрывающегося
списка направления ввода теперь сохраняются в реестре. Ваши настройки будут
сохранены и загружены при следующем открытии Excel и надстройки. - Добавлены улучшения для таблиц Excel. Когда
активная ячейка находится в таблице, а ячейка не содержит проверки, будет
загружен уникальный список значений, исключая заголовки таблицы и итоговую
строку. - Добавлена функция копирования списка, которая
копирует содержимое выпадающего списка в буфер обмена. Эта функция используется
для создания списка уникальных значений из столбца / таблицы, когда активная
ячейка не содержит проверки. Это также работает, когда список фильтруется
поисковым запросом, чтобы копировать только отфильтрованные результаты.
Апрель 2017 Обновление
Исходя из
ваших потрясающих отзывов и запросов, я рад опубликовать еще одно обновление с
новыми функциями. Я делюсь новыми возможностями в следующем видео.
Вот список новых функций в обновлении апреля 2017 года:
- Он добавил функцию автоматического открытия,
чтобы автоматически открывать форму, когда выбрана ячейка, содержащая проверку
данных. Вы можете включить или отключить эту опцию с помощью
кнопки-переключателя в меню параметров. - Теперь надстройка работает с проверкой данных,
созданной с помощью формул (OFFSET
& INDEX) и
разделенных запятыми списков. Он должен работать со всеми типами списков
проверки данных. - Обновлено поведение клавиши Escape, чтобы закрыть окно поиска по
списку. Если в окне поиска есть текст, Escape очищает окно поиска. Если поле поиска пустое, Escape закрывает форму.
В видео я
также показал несколько ячеек с иконками раскрывающихся кнопок рядом с ними,
хотя эта ячейка не была выбрана. Посмотрите мою статью о том, как сделать так,
чтобы выпадающие кнопки списка проверки
всегда были видны, чтобы узнать больше об этой технике.
Загрузите надстройку поиска по списку (это бесплатно!)
Надстройка поиска списка бесплатна для загрузки и использования. Код VBA также имеет открытый исходный код, поэтому вы можете изменить его для своих нужд. Это также отличный способ узнать, как работают макросы и надстройки, если вы изучаете VBA.
Примечание. Вы
создадите бесплатную учетную запись на сайте участников Excel Campus для доступа к загрузке
и любым последующим обновлениям.
Сайт загрузки также содержит инструкции по установке и
видео.
Как мои коллеги могут использовать поиск по списку?
Надстройка поиска по списку установлена на вашем
компьютере, и только вы сможете увидеть вкладку XL Campus и использовать поиск
по списку. Если вы хотите, чтобы ваши коллеги могли использовать Поиск по
списку, есть два способа сделать это.
- Отправьте им ссылку на эту страницу, чтобы загрузить и установить Поиск по списку на своем компьютере. Они смогут использовать Поиск по списку в любом файле Excel, который они открыли на своем компьютере.
- Импортируйте пользовательскую форму поиска по списку в проект VB в файле Excel. Вы можете добавить форму поиска по списку в любую из ваших книг. Это должна быть книга с макросами. Вам также потребуется создать или импортировать модуль кода, который содержит макрос, чтобы открыть пользовательскую форму поиска по списку. Затем добавьте кнопку на лист или ленту, которая открывает форму.
Как мы можем улучшить
поиск по списку?
Надеюсь, надстройка поиска по списку сэкономит вам время на поиск в списках проверки данных. Конечная цель состоит в том, чтобы быстрее находить искомое значение в длинных списках данных.
Пожалуйста, оставьте комментарий ниже с любыми вопросами или предложениями. Спасибо!
Автор Владислав Каманин На чтение 1 мин
В Excel есть очень быстрый способ найти все выпадающие списки на листе.
Для этого:
1️⃣ Нажмите F5 или CTRL+G для вызова окна Переход и нажмите на кнопку Выделить.
Больше лайфхаков в нашем Telegram Подписаться
2️⃣ В окне Выделить группу ячеек выберите пункты Проверка данных и Всех, а затем щелкните ОК.
✅ Все ячейки с выпадающими списками на листе будут выделены.
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях был ли полезен для вас этот совет? 👇
Почитайте еще
А вы знаете как добавить к формуле комментарий без
При сверке отчетов мне часто требуется сравнить данные
А вы знаете как создать автоматическую нумерацию строк
А вы умеете выравнивать текст на несколько ячеек без
Создание раскрывающегося списка
Создание раскрывающегося списка
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.
-
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав
Ctrl+T
.
Примечания:
-
Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
добавлении или удалении элементов из списка
, любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются. -
Сейчас самое время
отсортировать данные в диапазоне или таблице
в раскрывающемся списке.
-
-
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
-
Перейдите на вкладку
данных
на ленте, затем
в проверку данных
.Примечание:
Если вы не можете щелкнуть
проверку данных
, возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
Разблокируйте определенные области защищенной книги
или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3. -
На вкладке
Параметры
в поле
Разрешить
щелкните
Список
. -
Щелкните поле
Источник
и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе “Города” в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
-
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
Игнорировать пустые
ячейки. -
Установите флажок
Список допустимых значений
-
Откройте вкладку
Сообщение для ввода.
-
Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
Отображать подсказку, если ячейка является текущей
и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
-
-
Откройте вкладку
Сообщение об ошибке.
-
Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
Выводить сообщение об ошибке,
выберите параметр в поле
Вид
и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
-
-
Не знаете, какой параметр выбрать в поле
Вид
?-
Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
Сведения
или Предупреждение. Если выбрать вариант “Сообщение”, сообщение будет отображаться со значком
, а если “Предупреждение” — со значком
. -
Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
Остановка
.Примечание:
Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок “Microsoft Excel” и сообщение “Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен”.
-
Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.
-
Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.
-
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
-
На вкладке
Данные
в группе
Инструменты
щелкните
Проверка данных
или
Проверить
.
Примечание:
Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
Защита книги
. -
Откройте вкладку
Параметры
и во всплывающем меню
Разрешить
щелкните
пункт Список
. -
Щелкните поле
Источник
и выделите на листе список допустимых элементов.Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.
-
Нажмите клавишу ВВОД или кнопку
Развернуть
, чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните
ОК
.Советы:
-
Значения также можно ввести непосредственно в поле
Источник
через запятую. -
Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле
Источник
-
Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке
Данные
щелкните
Проверка данных
или
Проверить
, а затем щелкните
Сообщение об ошибке
.
-
См. также
Применение проверки данных к ячейкам
-
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
.Примечания:
-
Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
добавлении или удалении элементов из списка
, любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются. -
Теперь следует
отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
в раскрывающемся списке.
-
-
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
-
Откройте вкладку
Данные
на ленте и щелкните кнопку
Проверка данных
. -
На вкладке
Параметры
в поле
Разрешить
щелкните
Список
. -
Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле
Источник
и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле
Источник
через запятую. Например:
Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
-
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
Игнорировать пустые
ячейки. -
Установите флажок
Список допустимых значений
-
Откройте вкладку
Сообщение для ввода.
-
Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
Показывать сообщения
и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
-
-
Откройте вкладку
Сообщение об ошибке.
-
Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
Показывать оповещения
, выберите параметр в поле
Тип
, и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
-
-
Щелкните
ОК
.
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
См. также
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими
Общие сведения о таблицах Excel
Применение проверки данных к ячейкам
Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа
Нужна дополнительная помощь?
Нужны дополнительные параметры?
Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.
В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.
Автор:
Обновлено: 21.01.2019
В программе Microsoft Excel есть возможность создать выпадающий список – то есть сделать так, чтобы одна ячейка содержала несколько значений, между которыми может переключаться пользователь. Это очень удобный инструмент для работы с таблицами, в частности, если речь идёт о проверке введённых данных. Поэтому если вы не знаете, как сделать в экселе выпадающий список, то вам помогут приведённые в статье инструкции.
Выпадающий список в Excel
Содержание
- Создание выпадающего списка
- Видео — Создание выпадающих списков в Excel
- Раскрывающийся список с подстановкой данных
- Зависимые раскрывающиеся списки
- Видео — Связанные выпадающие списки: легко и быстро
Создание выпадающего списка
Для начала рассмотрим самый простой способ, который поможет вам сделать раскрывающийся список. Чтобы осуществить его, делайте всё как в инструкции ниже:
Шаг 1. Перейдите во вкладку «Данные», которая расположена на верхней панели, затем в блоке «Работа с данными» выберите инструмент проверки данных (на скриншоте показано, какой иконкой он изображен).
Переходим во вкладку «Данные», которая расположена на верхней панели, затем в блоке «Работа с данными» выбираем инструмент проверки данных
Шаг 2. Теперь откройте самую первую вкладку «Параметры», и установите «Список» в перечне типа данных.
В первой вкладке «Параметры», в разделе «Тип данных» выставляем «Список»
Шаг 3. Теперь в поле ввода данных «Источник» вы можете указывать значения, которые будут составлять раскрывающийся список. Сделать это можно следующими способами:
- вручную. Для этого просто введите значения нужных ячеек, разделив их точкой с запятой;
В поле «Источник» вводим значения нужных ячеек
- с указанием диапазона. Чтобы сделать это, вбейте в поле ввода адрес первой и последней ячейки через двоеточие. Например, если вы хотите сложить в список значения всех ячеек от «A1» до «A7», то вводите «=$A$1:$A$7».
Вбиваем в поле ввода адрес первой и последней ячейки через двоеточие, нажимаем «ОК»
На заметку! Чтобы не вводить диапазон ячеек вручную, достаточно левой кнопкой мышки выделить первую ячейку со значением, поставить двоеточие и выделить мышью последнюю ячейку со значением.
После того, как вы воспользуетесь любым из способов и укажете имя диапазона значений, вы получите такой результат, как на картинке ниже.
Результат сделанного выпадающего списка
На заметку! Есть ещё один способ указать значение в источнике – написать в поле ввода имя диапазона. Этот способ самый быстрый, но прежде чем прибегать к нему, нужно создать именованный диапазон. О том, как это сделать, мы поговорим позже.
Форма для быстрого создания выпадающего списка
Видео — Создание выпадающих списков в Excel
Раскрывающийся список с подстановкой данных
Если ваша таблица предполагает постоянные изменения, и вы не хотите, чтобы это повлияло на содержимое вашего выпадающего списка, то вам поможет следующий способ. Воспользуйтесь им, и тогда редактирование данных ячеек будет автоматически отображено в выпадающем списке. Для этого проделайте следующее:
- Выделите левой кнопкой мышки диапазон для списка (в данном примере это будет перечень деревьев), затем откройте вкладку «Главная» и выберите меню «Форматировать как таблицу».
Выделяем левой кнопкой мышки диапазон для списка, открываем вкладку «Главная» и выбираем меню «Форматировать как таблицу»
- После этого откроется меню выбора стилей. Стиль никакой роли не играет, кроме визуальной, поэтому выбирайте любой по вашему вкусу.
Выбираем любой понравившийся стиль
- Далее появится окно подтверждения, цель которого – убедиться в правильности введённого диапазона. Здесь важно установить галочку возле «Таблица с заголовками», так как наличие заголовка в данном случае играет ключевую роль.
Устанавливаем галочку возле «Таблица с заголовками», нажимаем «ОК»
- После проделанных процедур вы получите следующий вид диапазона.
Результат отформатированной таблицы
- Теперь выделите левым кликом мыши ту ячейку, в которой будет расположен выпадающий список, и перейдите во вкладку «Данные» (в предыдущем способе сказано, как это сделать).
Выделяем левым кликом мыши ту ячейку, в которой будет расположен выпадающий список, и переходим во вкладку «Данные»
- В поле ввода «Источник» вам нужно вписать функцию с синтаксисом «=ДВССЫЛ(“Имя таблицы[Заголовок]”)». На скриншоте указан более конкретный пример.
![В поле «Источник» печатаем функцию «=ДВССЫЛ(“Имя таблицы[Заголовок]”)», подставляя свои данные, как на примере](https://pc-consultant.ru/wp-content/cache/image/699x399--center-a33bb144331cbea8571c74304fc543a4.png)
В поле «Источник» печатаем функцию «=ДВССЫЛ(“Имя таблицы[Заголовок]”)», подставляя свои данные, как на примере
Итак, список готов. Выглядеть он будет вот так.
Готовый список
На заметку! У этого способа есть принципиальное отличие от первого – в качестве списка используется готовая таблица, а не диапазон значений. Это значит, что любые изменения в таблице будут отображаться и в выпадающем списке.
Давайте протестируем это. Для начала добавим в нашу новую отформатированную таблицу новую ячейку «ёлка». Как видите, это же значение добавилось в список.
Добавляем в таблицу строку с новым значением, она автоматически появится в выпадающем списке
Если удалить ячейку (в данном случае мы удалили «берёза»), это тоже отобразится на содержании раскрывающегося списка.
Удаляем значение из таблицы, оно автоматически удалится из выпадающего списка
На заметку! В этом способе мы имели дело с так называемой «умной таблицей». Она легко расширяется, и это её свойство полезно для многих манипуляций с таблицами Excel, в том числе и для создания выпадающего списка.
Зависимые раскрывающиеся списки
Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:
- Для начала вам нужно создать именованный диапазон. Перейдите во вкладку «Формулы», затем выберите «Диспетчер имён» и «Создать».
Выделяем диапазон ячеек со значением, открываем вкладку «Формулы», нажимаем «Диспетчер имен»
Нажимаем «Создать»
- Введите имя и диапазон, затем нажмите «ОК». Если вы перед этим выделяли нужные ячейки мышкой, то диапазон будет указан автоматически. Также примите к сведению, что имя диапазона должно быть уникальным и не должно содержать знаков препинания с пробелами.
Пишем имя «Деревья», нажимаем «ОК»
- По такой же методике сделайте столько именованных диапазонов, сколько логических зависимостей хотите создать. В данном примере это ещё два диапазона: «Кустарники» и «Травы».
Создаем таким же способом остальные диапазоны
- Откройте вкладку «Данные» (в первом способе указан путь к ней) и укажите в источнике названия именованных диапазонов, как это показано на скриншоте.
В поле «Источник» указываем ячейки с названием диапазонов, нажимаем «ОК»
Выпадающий список с названием диапазона ячеек
- Теперь вам нужно создать дополнительный раскрывающийся список по той же схеме. В этом списке будут отражаться те слова, которые соответствуют заголовку. Например, если вы выбрали «Дерево», то это будут «береза», «липа», «клен» и так далее. Чтобы осуществить это, повторите вышеуказанные шаги, но в поле ввода «Источник» введите функцию «=ДВССЫЛ(E1)». В данном случае «E1» – это адрес ячейки с именем первого диапазона. По такому же способу вы сможете создавать столько взаимосвязанных списков, сколько вам потребуется.
В поле ввода «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ(E1)», нажимаем «ОК»
Результат выпадающего связанного списка
Теперь вам известны несколько способов, как создать выпадающее меню в Excel-таблице. Это может пригодиться вам в ряде случаев, а особенно – в проверке данных. Выбор правильного способа должен осуществляться в зависимости от того, с каким типом таблицы вы работаете. Если это «одноразовая» таблица, то подойдёт первый способ – он быстрый и лёгкий. Если же таблица требует постоянных изменений, то лучше всего будет воспользоваться тем способом, который включает в себя создание «умных таблиц» и именованных диапазонов.
Видео — Связанные выпадающие списки: легко и быстро
Рекомендуем похожие статьи
Выпадающий список с быстрым поиском
Классический выпадающий список в ячейке листа Excel, сделанный через Данные – Проверка (Data – Validation) – простая и удобная штука, которую ежедневно применяют очень многие пользователи. Однако, у этого списка есть один весьма серьезный недостаток – в нём нет быстрого поиска по первым символам, т.е. фильтрации (отбора) только тех значений, куда введённый фрагмент входит как подстрока. Это серьезно ухудшает удобство пользования даже если в списке всего пара-тройка десятков позиций, а при нескольких сотнях убивает юзабилити напрочь.
Давайте рассмотрим как всё же реализовать подобный трюк. В качестве подопытного кролика возьмём список 250 лучших фильмов по версии IMDb:
Конечная цель – создать выпадающий список (ячейка G3), в котором можно будет быстро находить нужные фильмы, введя только жанр, год или фрагмент названия, например “гамп”.
Шаг 1. Определяем, кто нам нужен
Сначала нам нужно понять, какие из исходных ячеек нужно показывать в списке, т.е. определить содержится ли введённый в выпадающем списке текст (например, жанр “детектив”) в названии фильма. Для этого добавим слева от исходных данных еще один столбец с функцией ПОИСК (SEARCH), которая ищет заданную подстроку в тексте и выдает либо порядковый номер символа, где он был обнаружен, либо ошибку, если его там нет:
Теперь завернем нашу формулу в функцию проверки ЕЧИСЛО (ISNUMBER), которая превратит числа в логическую ИСТИНУ (TRUE), а ошибки – в ЛОЖЬ (FALSE):
Теперь сделаем так, чтобы ЛОЖЬ превратилась в 0, а вместо ИСТИНА в столбце появились последовательно возрастающие индексы-числа 1,2,3… и т.д. Это можно сделать с помощью добавления к нашей же формуле ещё парочки функций:
Здесь функция ЕСЛИ (IF) проверяет что мы имеем (ИСТИНУ или ЛОЖЬ), и
- если была ИСТИНА, то выводит максимальное значение из всех вышестоящих чисел + 1
- если была ЛОЖЬ, то выводит 0
Шаг 2. Отбираем в отдельный список
Дальше – проще. Теперь банальной функцией ВПР (VLOOKUP) просто выведём все найденные названия (я добавил столбец с порядковыми номерами для удобства):
После этого можно поиграться, вводя в жёлтую ячейку G2 разные слова и фразы и понаблюдать за тем, как наши формулы отбирают только подходящие фильмы:
Шаг 3. Создаем именованный диапазон
Теперь создадим именованный диапазон, который будет ссылаться на отобранные фильмы. Для этого выбрем на вкладке Формулы команды Диспетчер имен – Создать (Formulas – Name Manager – Create):
Имя диапазона может быть любым (например, Фильмы), а самое главное – это функция СМЕЩ (OFFSET), которая и делает всю работу. Напомню её синтаксис, если вы подзабыли:
=СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; высота; ширина)
У нас:
- В качестве начальной ячейки задаём первую ячейку списка отобранных элементов (E2).
- Сдвиги вниз и вправо у нас отсутствуют, т.е. равны нулю.
- Высота диапазона у нас соответствует максимальному значению индекса из столбца А.
- Ширина диапазона – 1 столбец.
Осталось сделать выпадающий список.
Шаг 4. Создаем выпадающий список
Выделим жёлтую ячейку (G2) и выберем на вкладке Данные команду Проверка данных (Data – Validation). В открывшемся окне выбрем Список (List) в поле Тип данных (Allow), а в качестве источника введем имя нашего созданного диапазона со знаком равно перед ним:
Чтобы Excel не ругался при вводе на неточное совпадение наших фраз с исходным списком, на вкладке Сообщение об ошибке (Error Alert) в этом окне нужно выключить флажок Выводить сообщение об ошибке (Show error alert):
Вот и всё. Можно жать на ОК и наслаждаться результатом:
Для пущего удобства при вводе с клавиатуры можно использовать Ctrl+Enter вместо Enter после ввода текста (так активная ячейка не уходит вниз) и сочетание клавиш Alt+стрелка вниз, чтобы развернуть выпадающий список без мыши.
P.S.
В принципе, можно было бы и не продолжать, но недавно Microsoft выкатила обновление вычислительного движка Excel, который теперь поддерживает динамические массивы и имеет специальные функции для работы с ними. Большинству пользователей они станут доступны в ближайшие месяцы, но даже если пока этих возможностей в вашем Excel нет – грех не показать как элементарно с их помощью решается наша задача.
Всё, что мы делали на Шагах 1-3 заменяется одной(!) формулой, где новая функция ФИЛЬТР (FILTER) отбирает из исходного диапазона A2:A251 только те фильмы, которые содержат заданную подстроку.
А дальше останется при создании выпадающего списка указать в качестве источника первую ячейку диапазона отобранных фильмов (C2) и добавить к ней знак #, чтобы получить ссылку на весь динамический массив:
И всё. Никаких именованных диапазонов и медленных СМЕЩ, никаких танцев с дополнительными столбцами и формулами. Песня!
Ссылки по теме
- Что такое динамические массивы в Excel
- Разбор трех основных функций динамических массивов: СОРТ, ФИЛЬТР и УНИК
- 4 способа создать выпадающий список на листе Excel
