Первый способ. Поиск в форме списка документов
Всего в программе есть три списка документов разделенных по типам: Внутренние Документы, Входящие Документы, Исходящие Документы. Данный способ подходит для случая, когда вы наверняка знаете к какому типу документов относится искомый документ. По умолчанию все три списка выглядят одинаково. В каждом из них можно использовать любой из следующих вариантов.
a. Быстрые отборы
В шапке форме списка есть группа быстрых отборов. Можно делать отборы только по одному реквизиту или по нескольким:
Поиск будет происходить в выбранном реквизите по точному совпадению.
Также на форму можно вывести дополнительные отборы через “Еще” -”Настройки”-”Изменить форму” установив или сняв галочками виды отборов:
Не забывайте снимать отборы (нажать на крестик в поле быстрого поиска), иначе ваш выбор сохранится при повторном открытии формы и вы увидите только отобранные ранее документы.
б. Поле поиска
Поиск происходит только по полям выведенным в списке (которые мы видим на экране, а не по всем реквизитам документа) и поиск происходит по части строки. Найденные вхождения выделяются зеленым цветом:
При наличие большого количества документов в базе для ускорения времени поиска рекомендуется сделать также быстрый отбор по периоду. Например, текущий год.
в. Расширенный поиск
При необходимости искать по конкретному реквизиту который мы видим в списке, можно воспользоваться расширенным поиском:
В поле “Где искать” можно выбрать только те реквизиты, которые выведены на форму (которые мы видим на экране).
В отличие от поиска через быстрые отборы или поле поиска мы можем выбрать как искать: по началу строки, по части строки, по точному совпадению.
Чтобы снова увидеть все документы, нужно нажать на крестик в текущем отборе, который появился над списком документов.
г. Настройка списка
Если вы часто пользуетесь какими-то отборами через поле поиска или расширенный поиск, то можно сохранить их через “Еще”- “Настройки” – “Настроить список”
На вкладке “Отбор” можно выбрать любой реквизит документа из левой колонки “Доступные поля” и кликнуть по нему два раза (1), выбрать вид сравнения(2) и с чем сравнивать (3), после этого сохранить настройки нажав “Завершить редактирование”.
В шапке формы появятся наши персональные настройки:
Теперь можно менять значения в сохраненных настройках. Чтобы снова увидеть весь список без отборов нужно снять галочки возле названия реквизита, по которому происходит поиск.
Чтобы совсем удалить с формы эти настройки требуется перейти повторно в настройки списка на вкладку отборы и нажать “Удалить”.
д. Показывать помеченные на удаление
В случае, если документ был помечен на удаление или была нажата кнопка “Delete”, он пропадает из общего списка документов. Если администратор вашей базы или фоновое задание, которое выполняется по расписанию еще не успели удалить все помеченные на удаление объекты, то восстановить такой документ можно, что через “Еще”-”Настройки”- “Показывать удаленные”. Тогда документ появится в списке в зачеркнутом виде:
Останется только нажать “Еще “- “Документы”-“Пометить на удаление/Снять пометку”
e. Настройка просмотра
В меню “Еще”- “Просмотр” можно выбрать варианты просмотра документов, при котором в левой колонке появляется список того, по чему можно сгруппировать документы:
При этом если в левой колонке выделить один из элементов, то в списке документов происходит отбор по выделенному элементу:
Второй способ. Обработка “Поиск документов и файлов”
Данная обработка находится в разделе “Документы и файлы”- “Сервис”. И подходит для поиска по всем трем типам документов, а также по всем реквизитам документов. Требуется выбрать область поиска (1), например, по всем типам документов или только по одному, что искать(2) по одному или нескольким реквизитам и запустить поиск (3).
В примере ниже поиск происходит по всем типам документов, у которых в реквизите “Содержание” есть текст “строит”, чтобы найти все слова “строительный”, “строитель”, “перестроить” и т.п.
Результат будет выглядеть в виде отдельных списков из найденных документов:
Третий способ. Полнотекстовый поиск
Полнотекстовый поиск находится в “Документы и файлы”- “Сервис” или по значку лупы справа наверху возле имени пользователя, под которым вы вошли в программу:
Третий способ производит поиск по всей информации, которая есть в информационной базе. Это может быть как значение поля карточки документа, так и название этого реквизита или папки в котором он находится или любой другой объект базы. Также поиск происходит по содержимому прикрепленного к карточке файла и всех его версий.
Четвертый способ. Список “Мои документы”
Cписок “Мои документы” находится в “Документы и файлы” – “Мои документы” и на начальной странице, если у вас там выведен виджет “Мои документы” на форме “Текущие дела”.
В этом списке находятся документы, которые относятся к вам и по которым могут требоваться какие-то действия:
-
все документы, по которым вам направлена задача. После выполнения задачи документы перестанут отображаться в списке;
-
все документы, по которым вы направили задачу другому сотруднику. После выполнения задачи документы также перестанут отображаться в списке;
-
входящие документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации;
-
исходящие документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации и отправки;
-
внутренние документы, созданные вами. Документы исчезнут из списка после регистрации и исполнения;
-
документы, за которые вы назначены ответственным. Эти документы можно исключить из списка только вручную.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
Пятый способ. Отчеты
В программе предусмотрено большое количество настроенных отчетов. Отчеты по документам находятся в “Документы и файлы” – “Отчеты”. С помощью этих отчетов можно найти документ по разным критериям исходя из названия отчета.
Например, отчет “Неподписанные внутренние документы”:
Кликнув в отчете на найденный документ откроется карточка этого документа.
Шестой способ. По контрагенту
Когда необходимо посмотреть все документы по определенному контрагенту, можно воспользоваться справочником “Контрагенты”, который находится в “Документы и файлы” – “Контрагенты”. В карточке контрагента есть гиперссылка на все документы, к нему относящиеся.
Седьмой способ. Категории (доступен только в версии КОРП и ДГУ)
При включенной настройки Категорий (настройка на уровне всей программы) в документах появляется вкладка “Категории”.
Категории – это дополнительная классификация или теги документов. Категории можно устанавливать вручную или автоматически по настроенным критериям. После этого в “Документы и файлы” – “Категории” можно подобрав категории сразу найти все подходящие по отбору документы.
Восьмой способ. Поиск по штрихкоду (доступен только в версии КОРП и ДГУ)
В КОРП /ДГУ версии каждому документу по умолчанию назначается штрихкод. Штрихкод можно визуально установить программно в прикрепленном файле или распечатать на наклейке при наличии специального оборудования для печати наклеек. После этого при подключенном сканере шрихкодов можно отсканировать штрихкод и в программе откроется нужная карточка этого документа.
Если документ приходит в нашу организацию со своим штрихкодом, то, чтобы избежать случайностей при сканировании штрихкодов, его можно также указать в программе, как внешний. После этого поиск будет доступен и по нему.
Поиск можно производить по номеру штрихкода без подключенного сканера штрихкодов. Такой поиск вызывается сочетанием клавиш Ctrl+Shift+I.
Девятый способ. Избранное и История
Список документов (и других ссылок в программе), которые были добавлены в избранное или список последних просмотренных документов, доступны по соответствующим значкам справа наверху возле имени текущего пользователя.
Избранное:
История (Список последних):
Также эти списки можно вывести на начальной странице с помощью Настройки – Настройки начальной страницы:
Чтобы добавить документ в избранное нужно нажать на значок звездочки возле наименования документа:
Десятый способ. Как найти физическое местоположение документа
а. Журнал передачи
Запись журнала передачи можно внести (по кнопке “создать”) на контактное лицо Контрагента или на нашего сотрудника. В этом же списке можно видеть всю историю передач по этому документу.
Проводить сводный анализ переданных документов можно по общему списку журнала передачи (“Документы и файлы” – “Журнал передачи”)
или по отчетам в разделе “Документы и файлы” – “Отчеты” – “По всем документам”:
б. Учет документов по местам хранения
При включенной настройки учета по местам хранения в видах документа можно вести учет по местам хранения и ответственным лицам за хранение. В месте хранения можно указывать заранее введенные места из справочника или в виде произвольной строки.
В процессе работы ненужные объекты (документы, элементы справочников) можно пометить на удаление. Помеченные на удаление объекты остаются в базе данных, пометку на удаление у этих объектов при необходимости можно снять.
-
Физическое удаление из базы данных помеченных на удаление объектов может выполнить только пользователь с правами “Администратора”:
- Раздел: Администрирование – Удаление помеченных объектов (рис. 1).
- Выберите режим удаления – “Автоматическое удаление всех помеченных объектов” (удаляются все объекты, помеченные на удаление) или “Выборочное удаление объектов” (выводится список помеченных на удаление объектов, в котором нужно выбрать объекты для удаления).
- Кнопка “Удалить”. Через некоторое время программа выведет сообщение о количестве удаленных объектов и список объектов, которые не получилось удалить (левое окно в форме на рис. 2). В правом окне по каждому не удаленному объекту выводится список связанных с ним объектов (ссылок на него). Для удаления самого объекта (левое окно) необходимо либо пометить на удаление связанные с ним объекты в списке “Места использования объекта” (правое окно), либо заменить / очистить ссылки на него в этих объектах (если эти объекты используются и удалять их нельзя).
- Чтобы во всех местах использования удаляемого объекта заменить ссылки на него, нажмите кнопку “Заменить” и в открывшейся форме выберите элемент на который следует заменить удаляемый объект, а затем нажмите кнопку “Заменить>”.
- Если связанных объектов, которые требуется пометить на удаление, несколько, то выделите их в списке с помощью клавиш “Ctrl” и “A” (английского алфавита) и пометьте на удаление сразу весь выделенный список.
- После пометки на удаление ссылок на удаляемый объект нажмите кнопку “Повторить удаление” (рис. 2). Если в правом окне остались ссылки на объект, то обновите список, нажав кнопку “Повторить удаление” еще раз.
- Если после обновления в списке “Места использования объекта” в правом окне остались неудаленные записи регистров, то их удаление следует провести через карточку записи регистра. Для этого по кнопке “Изменить/редактировать” (или двойным щелчком мыши) откройте запись регистра (рис. 3), а затем по кнопке “Еще” выберите “Удалить”. Значок пометки на удаление у записи регистра в списке визуально не отображается. Нажмите кнопку “Повторить удаление”.
- Если при выборочном удалении объектов в списке “Места использования объекта” в правом окне остались неудаленные ссылки на документы или элементы справочников, то по кнопке “< В начало” вернитесь к началу процедуры удаления и отметьте их флажками в списке на удаление дополнительно к основному удаляемому объекту или откройте их двойным щелчком мыши и замените в них ссылку на удаляемый объект.
- В сложных случаях процедуру удаления может потребоваться повторить несколько раз.
Рис. 1
Рис. 2
Рис. 3
Удаление помеченных объектов в БП 3.0
Удалить объект справочника или документ из базы 1С в один клик невозможно. Сначала пользователь должен пометить его на удаление, а потом произвести операцию удаления. Для того, чтобы пометить элемент в базе на удаление, нажмите на него правой кнопкой мыши и в выпадающем списке выберите Пометить на удаление / Снять пометку. Если проделать это во второй раз, то пометка на удаление будет снята. Понять, помечен объект на удаление или нет можно по индикатору с красным крестиком, как на скриншоте ниже. Пометка на удаление документа делает проводки неактивными и аннулирует все записи в регистрах, которые были сделаны при проведении документа.
Непосредственно из документа пометить его на удаление можно по кнопке Еще – Пометить на удаление / Снять пометку
Для окончательного удаления объекта перейдите в раздел Администрирование – Удаление помеченных объектов
(работать с этой обработкой может только пользователь с правами Администратора).
Можно удалить разом все объекты, помеченные на удаление в базе, для этого выделите их все галками и нажмите Удалить выбранные. Для выборочного удаления отметьте нужное галками и нажмите Удалить выбранные. Дождитесь окончания удаления.
В процессе удаления программа анализирует, где участвует удаляемый элемент и не даст провести удаление, если есть связанные элементы. В таком случае вам необходимо будет выбрать что делать со связанными документами или регистрами: удалить или заменить в них удаляемый элемент
После выбора варианта повторите удаление по одноименной кнопке
Удаленные полностью документы и элементы справочников восстановить нельзя. Единственный вариант – восстановление бэкапа базы по состоянию на время до удаления.
(Рейтинг:
5 ,
Голосов: 1 )
Материалы по теме
Удаление помеченных объектов в 1С УТ Редакции 11
Те кто работает с 1С знают что просто взять и удалить какой либо объект (документ) из базы нельзя, его можно только пометить на удаление. А потом с помощью специальной обработки уже непосредственно удалить. Вариантов использования обработки для удаления помеченных объектов два, ручное и автоматическое, по расписанию. Удалять помеченные объекты необходимо хотя бы раз в месяц, это позволит хоть немного сократить размер базы данных, избежать путаницы так как не опытные пользователи могу что сделать с такими документами, да и просто навести порядок в базе. Сегодня на примере конфигурации «Управление торговлей, редакции 11» рассмотрим процесс удаление объектов.
Рекомендую прочитать следующие статьи касающиеся конфигурации «Управление торговлей».
Как установить дату запрета УТ 11
Как переключить интерфейс УТ 11 ТАКСИ
Ручное и автоматические удаление помеченных объектов в Управление торговлей 11
Для того чтобы открыть обработку, необходимы выбрать «НСИ и администрирование» и найти пункт «Общие настройки».
В открывшемся окне, раскрываем пункт «Удаление помеченных объектов», если Вы хотите сразу удалить документы тогда жмем «Просмотреть помеченные на удаление».
В следующем окне будут отображены все документы которые помечены на удаление, можно удалить либо сразу все либо выбрав необходимые.
Для того чтобы настроить автоматическое удаление помеченных объектов, нужно вернуться назад и отметить пункт «Автоматическое удаление помеченных» и настроить расписание.
Есть четыре варианта расписания, первый «Общий»позволяет выбрать период например, год, и указать на какой день будет происходить удаление, например, каждый 7 день.
Второй вариант это «Дневной». Т.е можно настроить ежедневное удаление в определенное время, указав при этом время завершения удаления.
Третий вариант это «Недельное», которое позволят выбрать день (дни) недели в который будет происходить удаление объектов.
И последний вариант «Месячное», тут можно выбрать месяцы, указать число или день недели в который будет происходить удаление.
Лично я рекомендую всегда настраивать автоматическое удаление помеченных объектов хотя бы раз в неделю. Хотя в некоторых случаях лучше производить удаление вручную. В общем все будет индивидуально для каждой организации.
