Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.
В какой ситуации, кому и когда передавать дела
В организациях при смене руководителей и специалистов (юристов, аудиторов, архивистов, работников делопроизводства и др.), в деятельности которых создаются или хранятся значимые комплексы документов, часто проводится прием-передача дел (документов) от увольняемого работника вновь назначенному. Если при увольнении или переводе работника еще нет решения о приеме на освободившуюся должность нового человека, дела принимает руководитель структурного подразделения или иной работник, назначенный вышестоящим руководителем. Если на освободившуюся должность есть кандидат, но он еще не принят на работу, привлекать его к приему дел (документов) от увольняемого нельзя.
Положения о приеме-передаче дел при смене работников делопроизводства или на период командировки, отпуска или болезни есть в нормативных документах, регламентирующих организацию работы с документами в госорганах и органах местного самоуправления, государственных организациях:
Фрагмент документа
Пункт 1.13 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
Фрагмент документа
Пункт 1.9 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
Оба нормативных документа предусматривают составление акта приема-передачи дел при смене делопроизводителя структурного подразделения. Нормативные документы, однако, ничего не говорят о приеме-передаче дел при смене руководителя службы делопроизводства (ДОУ). Причина проста: руководители структурных подразделений выполняют преимущественно организационно-административные функции, поэтому они сами дела не формируют, не ведут регистрации и учета документов, не обеспечивают хранения документов и дел. Руководитель службы делопроизводства несет ответственность за организацию деятельности структурного подразделения в целом, при этом он может быть назначен ответственным за хранение и использование печати (печатей) организации и штампов, применяемых в деятельности службы делопроизводства. В этом случае при смене руководителя службы делопроизводства может составляться акт приема-передачи печати (печатей) и штампов организации.
Следует отметить, что на практике прием-передача дел чаще проводятся при увольнении работника или при его переводе на другую работу в той же организации и крайне редко при уходе работника в отпуск или его командировке, болезни. Для того чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса в подобных ситуациях, проще предусматривать в должностных инструкциях работников, выполняющих сходные виды работ, положение о кадровом замещении. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя службы делопроизводства может быть написано: «1.5. Выполняет обязанности руководителя отдела делопроизводства в случае его отпуска, командировки или болезни».
Проведение приема-передачи дел (документов) позволяет снизить или даже исключить риски, связанные с утратой документов. Кодекс об административных правонарушениях РФ устанавливает наказания за утрату документов, поэтому к процессу приема-передачи дел нужно относиться со всей серьезностью и ответственностью (см. Таблицу 1). Кроме того, акт приема-передачи дел, фиксирующий, что конкретно было передано, позволяет снять ответственность с работника, занимающего освободившуюся должность, за действия предшественника. Если дела (документы)…
Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи дел на архивное хранение .docСкачать образец акта приема-передачи дел на архивное хранение .doc
Общая информация
Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании. Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив. Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела.
Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании (при первом обращении в учреждение), письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями. Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них.
Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.
Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т.д. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел.
К сведению! Работа с архивными бумагами регламентируется ФЗ от 22 октября 2004 года №125 (ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Как составить акт приема-передачи дел на архивное хранение
Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Также есть аналогичный бланк — Приложение №20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 года №526. Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды. В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры №526.
В бланк необходимо внести следующие сведения:
-
- Номер акта, дату и место его составления.
- Причину передачи дел на хранение: истек срок хранения бумаг в организации, компания ликвидируется и т.д.
- Название передаваемого фонда.
- Полное наименование организации, сдающей бумаги в архив.
- Полное наименование архива.
- За какие годы сдаются бумаги.
- Опись документов. Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание (в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием).
- Количество принятых на хранение единиц (указывают прописью).
- Номер фонда в госархиве.
- ФИО, должности и подписи лиц, которые произвели прием и передачу бумаг в архив, дату осуществления операции.
После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа.
К сведению! 20 декабря 2019 года приказом №236 Росархив утвердил обновленный перечень документов организаций со сроками их хранения.
Проблемы в кадровом учете
Бывают у кадровиков такие ситуации, когда они приходят в компании, где кадровый учет не велся совсем, или же документы составлялись через раз. Также не велся учет и в электронной базе (например, в 1С или в других программах учета), не распечатывались и не подписывались документы, не оформлялись приказы и т. д.
Это может произойти, если компания была небольшой вначале, и руководителю казалось, что нет необходимости заниматься «кадровой бюрократией». А потом компания стала резко расти, но кадровые документы так и не оформлялись должным образом.
Но потом руководитель понял, что упускает что-то важное и принял на работу специалиста по кадрам, который приведет все дела в порядок, восстановит кадровый учет и не допустит в дальнейшем ошибок в его ведении.
А может быть ситуация, когда предыдущий кадровик безответственно относился к своей работе и запустил все кадровое делопроизводство. И даже не обязательно, что это был такой плохой ленивый сотрудник, возможно, его обязали заниматься кадрами, но он просто не успевал вникнуть и понять, что же требуется делать, так как при этом был одновременно еще и офис-менеджером, и бухгалтером, и снабженцем в одном лице. Обязанностей прибавилось, но справиться качественно со всеми ними было очень сложно.
В общем, причины могут быть разные, но теперь главное «навести красоту» в кадровом учете.
Пропишем пошаговую инструкцию для кадровика и подробно разъясним каждый шаг.
Шаг 1. Составление акта приема-передачи дел (кадровых документов)
Для начала можно посоветовать составить новому сотруднику акт приема-передачи дел (или хотя бы опись документов, какие ему передаются).
Тем самым новый кадровик зафиксирует «точку отсчета» своего вступления в должность, постарается по максимуму все восстановить. А в случае невозможности восстановления документов (например, невозможности подписать трудовые договоры и приказы с сотрудниками, которые уже уволились) покажет проверяющим органам (и руководителю тоже), что это не его вина. Что в таком состоянии он принял дела, когда пришел в компанию.
Особое внимание стоит уделить описи передаваемых трудовых книжек, для их передачи зачастую создается специальная комиссия, которая фиксирует количество и состояние передаваемых трудовых книжек.
Трудовые книжки, как и личные дела сотрудников должны храниться не просто в книжном шкафу на полке или в стеллаже, а в сейфе или в металлическом шкафу, закрывающимися на ключ. Если это правило нарушено, кадровик должен убедить руководителя выделить средства на организацию правильного хранения этих документов.
Платформа Рокет Кадры помогает автоматизировать кадровые процессы, гарантирует порядок в кадровом учете, а документы всегда под рукой — в облачном архиве. Платформа работает онлайн без рутины и бумаг.
Шаг 2. Проверить наличие, актуальность локальных актов компании. При необходимости разработать новые, ознакомить работников под роспись.
Основной перечень локальных актов компании следующий:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
- Положение об оплате труда и премировании.
- Положение о защите персональных данных.
- Положение о командировках.
- График отпусков, график сменности.
- Правила и инструкции по охране труда (этим пунктом обычно занимается специалист по охране труда, но иногда эти функции могут быть возложены и на специалиста по кадрам).
- Коллективный договор (не во всех компаниях).
Все вышеперечисленные локальные акты должны быть составлены в соответствии с ТК, не противоречить его нормам, при этом отражать специфику деятельности конкретной компании.
От общего мы движемся к частному: от локальных актов по компании в целом к кадровым документом по каждому сотруднику.
На этом шаге мы проверяем наличие и корректность оформления:
- подписанных с обеих сторон трудовых договоров, доп. соглашений к ним;
- должностных инструкций, с которыми работники под роспись ознакомлены;
- приказов по личному составу (прием на работу, перевод, отпуск очередной, учебный, по беременности и родам), повышение оплаты труда, увольнение и др.);
- трудовых книжек и журнала их учета, внесения всех необходимых записей;
- согласий работников на обработку персональных данных.
Приказы о приеме на работу должны соответствовать трудовым договорам.
Например, неправильно в приказе о приеме на работу писать об отсутствии испытательного срока, а в трудовом договоре указывать испытательный срок 3 месяца. Размер оклада в приказе и договоре должен совпадать. Если в дальнейшем размер оклада был увеличен или вводились какие-либо надбавки, то необходимо оформить соответствующий приказ за подписью руководителя (сотрудник расписывается в графе «Ознакомлен»). Также стоит оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое составляется в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр хранится у работодателя, второй — у работника.
При изменении графика работы, места работы, например, перевод в другое структурное подразделение компании, точно также кадровик оформляет соответствующий приказ и доп. соглашение.
Платформа Рокет Кадры интегрируется с 1С: ЗУП для автоматической передачи данных по сотрудникам.
Шаг 4. Проверка правильности оформления текущих кадровых документов
На данном этапе стоит проверить правильность оформления:
- ежегодных отпусков — в соответствии ли с графиком, есть ли уведомления о начале отпуска, есть ли заявления о переносе и т. д.;
- работы в праздничные и выходные дни;
- направления в командировки;
- документов, связанных с начислением оплаты труда — табелей учета рабочего времени, приказов о премировании (должны быть указаны показатели, за которые сотруднику выписывают премии), при этом стоит опираться на Положение об оплате труда и премировании.
Шаг 5. Своевременное и правильное ведение кадрового учета
Сначала специалист по кадрам восстанавливает кадровый учет. А может быть, по согласованию с руководителем компании, даже пользуется помощью сторонних организаций, которые профессионально проводят кадровый аудит (сплошной или выборочный) и восстанавливают учет.
Затем перед кадровиком стоит задача поддерживать все локальные акты компании в актуальном состоянии, своевременно оформлять все кадровые документы на сотрудников, подписывать их, подшивать в личные дела. Также необходимо следить за сроками отчетов в Пенсионный фонд (формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ), поставить напоминания в календарь (ежедневник), следить за изменениями в законодательстве и оперативно на них реагировать.
В любом случае намного легче и приятнее поддерживать кадровый учет в порядке, чем восстанавливать его с нуля или из другого состояния запущенности.
С платформой Рокет Кадры все кадровые процессы оцифрованы: от приема на работу до увольнения. Документы подписываются онлайн без дублирования на бумаге. Электронную подпись для сотрудников можно получить удаленно.
Оставьте заявку, чтобы ознакомиться с платформой
