В любой компании периодически проводятся проверки. Они могут быть как внешними, так и внутренними. Но, вне зависимости от вида проверок, мероприятия предполагают составление актов.
Законодательное обоснование
Составление акта определяется видом проверки, которая документируется:
- Внутренние. Такие проверки выполняются представителями самой компании. Нужны они для оперативного устранения нарушений, которые могут повлечь за собой санкции. Форма актов обычно определяется внутренними нормами, принятыми в конкретной компании. К таким документам предъявляется относительно мало требований.
- Внешние. Такие мероприятия выполняются госорганами: МВД, Роспотребнадзором и так далее. К внешним проверкам предъявляются крайне строгие требования. Они же предъявляются и к документации. Особенности оформления итогов проверки содержатся в статье 16 ФЗ №294 «О защите прав ЮЛ и ИП в рамках госконтроля» от 26 декабря 2008 года. Акт внешней проверки составляется по утвержденной форме. Если правила по составлению будут нарушены, компания сможет оспорить наложенные санкции.
ВАЖНО! Правила оформления акта о внутренней проверке рекомендуется зафиксировать в учетной политике фирмы. Именно на основании этой учетной политики будут составляться документы, сопровождающие мероприятие.
Акт о внешних проверках
Правила составления акта зафиксированы в статье 16 ФЗ №294. В пункте 1 статьи 16 указано, что по итогам проверки нужно составить акт в 2 экземплярах. Его форма утверждается Правительством РФ. Согласно пункту 2, в документе должны содержаться эти сведения:
- Дата и место создания документа.
- Название госоргана, который проводит проверку.
- Номер приказа или распоряжения, на основании которого проводится мероприятие.
- ФИО должностных лиц, ответственных за проверку.
- Наименование проверяемого лица.
- Дата и время мероприятия.
- Данные об итогах проверки.
- Информация об обнаруженных, в ходе мероприятия, нарушениях.
- Информация об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом.
- Подписи лиц, которые проводили мероприятие.
Акт – это не единственный документ, фиксирующий итоги проверки. К нему нужно приложить ряд бумаг: протоколы об отборе образцов, пробы, заключения специалистов, экспертизы и прочее. Эти документы подтверждают сведения, изложенные в акте.
Акт создается сразу после окончания процедуры проверки. Документ составляется в двух экземплярах. Один из экземпляров передается представителю фирмы. Иногда, для оформления акта, требуются дополнительные документы: заключения экспертов, результаты проведенных исследований и так далее. В этом случае акт проверок составляется в течение 3 суток с даты завершения контрольных процедур.
Итоги проверок могут составлять государственную или коммерческую тайну. В этом случае требуется соблюдать требования, оговоренные в соответствующих законах РФ. ЮЛ и ИП имеют право создать журнал учета проверок. В него вносятся сведения о проведенных мероприятиях:
- Название госоргана, проводящего проверку.
- Дата начала и дата завершения мероприятия.
- Основание для проведения.
- Задача и предмет контрольного мероприятия.
- ФИО должностных лиц, проводящих процедуру.
Если журнала учета нет, в акт нужно занести запись об этом.
К СВЕДЕНИЮ! Акт необходим для защиты прав ЮЛ или ИП. Он также нужен и представителям госоргана.
Акт о внутренних проверках
Внутренние проверки подразделяются на множество видов. К примеру, это следующие мероприятия:
- Аудит.
- Инвентаризация.
- Служебная проверка в отношении сотрудника.
- Проверка по факту несчастного случая на производстве, ЧП.
Нужно учитывать, что при инвентаризации и списании ценностей требуются отдельные формы актов. При всех остальных видах проверочных мероприятий составляется обычный акт проверки.
Акт должен оформляться комиссией. Последняя формируется на основании приказа руководителя компании. В комиссию должны входить ключевые специалисты фирмы. Сама проверка выполняется на основании распоряжения руководителя.
Акт издается на официальном бланке фирмы. В него обязательно нужно вписать название документа, время оформления. Рекомендуется зафиксировать также дату начала и завершения проверки. В документе отражается ФИО участников комиссии, их должности.
К СВЕДЕНИЮ! Акт составляется в рамках служебной проверки. На его сновании сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
- Все 62
- Недвижимость 3
- Товар 2
- Реклама 2
- Прогул 3
- Трастовый контракт 2
-
Передаточный акт к договору купли-продажи земельного участка
Образец передаточного акта к договору купли-продажи земельного участка
Открыть документ
-
Акт приема-передачи документов к договору уступки права (цессии)
Образец акта приема-передачи документов к договору уступки права (цессии)
Открыть документ
-
Акт о появлении на работе в нетрезвом состоянии
Образец акта о появлении на работе в нетрезвом состоянии
Открыть документ
-
Акт приёма-сдачи работ
Образец акта приёма-сдачи работ (приложение к договору поручения на куплю-продажу товара)
Открыть документ
-
Акт приема-передачи нежилого здания
Образец акта приема-передачи нежилого здания
Открыть документ
-
Передаточный акт по договору купли-продажи недвижимости
Образец передаточного акта по договору купли-продажи недвижимости
Открыть документ
-
Акт приемки продукции (товаров) по качеству
Образец акта приемки продукции (товаров) по качеству
Открыть документ
-
Акт сдачи квартиры арендатору
Образец акта сдачи квартиры арендатору, подписываемый между физическими лицами
Открыть документ
-
Акт сдачи-приемки оказанных услуг
Образец акта сдачи-приемки оказанных услуг
Открыть документ
-
Акт об отказе предоставить письменное объяснение
Образец акта об отказе предоставить письменное объяснение
Открыть документ
-
Акт приема-передачи документов к договору уступки прав (требований) и перевода долга
Образец акта приема-передачи документов к договору уступки прав (требований) и перевода долга
Открыть документ
-
Акт завершения работ по договору на оказание юридических услуг
Образец акта завершения работ по договору на оказание юридических услуг
Открыть документ
-
Акт об отказе получения трудовой книжки
Образец акта об отказе получения трудовой книжки
Открыть документ
-
Акт приёма-сдачи на выполнение разовых работ
Образец акта приёма-сдачи на выполнение разовых работ (услуг)
Открыть документ
-
Акт передачи оборудования, комплектующих и технической документации
Образец акта передачи оборудования, комплектующих и технической документации
Открыть документ
-
Акт ликвидационной комиссии
Образец акта ликвидационной комиссии
Открыть документ
-
Акт приемки-передачи макета рекламного объявления
Образец акта приемки-передачи макета рекламного объявления
Открыть документ
-
Приёмо-сдаточный акт по договору подряда
Образец приёмо-сдаточного акта по договору подряда
Открыть документ
-
Образец акта о браке товара
Образец акта о браке товара 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт сдачи-приемки продукции
Образец акт сдачи-приемки продукции. Приложение к договору на создание патентно-информационной продукции
Открыть документ
-
Образец акта приема-передачи автомобиля (простой)
Образец акта приема-передачи автомобиля (простой) 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт приема-передачи имущества ликвидируемого акционерного общества
Образец акта приема-передачи имущества ликвидируемого акционерного общества
Открыть документ
-
Акт сдачи-приемки дел
Образец акта сдачи-приемки дел
Открыть документ
-
Образец акта сверки взаимных расчетов
Образец акта сверки взаимных расчетов 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт по поводу опоздания на работу
Образец акта по поводу опоздания на работу
Открыть документ
-
Акт об отсутствии на работе
Образец акта об отсутствии на работе
Открыть документ
-
Образец акта дефектовки запчасти от автосервиса
Образец акта дефектовки запчасти от автосервиса 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец дефектного акта на текущий ремонт
Образец дефектного акта на текущий ремонт
Открыть документ
-
Акт уценки товара
Образец акта уценки товара
Открыть документ
-
Акт приёмки по договору лизинга
Образец акта приёмки по договору лизинга, заключаемого между юридическими лицами
Открыть документ
-
Акт приёма-передачи имущества в закладе
Образец акта приёма-передачи имущества в закладе (из заклада)
Открыть документ
-
Образец акта ввода в эксплуатацию оборудования
Образец акта ввода в эксплуатацию оборудования 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец протокола об административном правонарушении
Образец протокола об административном правонарушении 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт о выполнении работ по договору на информационное обслуживание
Образец акта о выполнении работ по договору на информационное обслуживание
Открыть документ
-
Акт о невозможности принять меры к охране наследственно имущества
Образец акта о невозможности принять меры к охране наследственного имущества
Открыть документ
-
Акт сдачи-приемки научно-технической продукции
Образец акта сдачи-приемки научно-технической продукции
Открыть документ
-
Акт о невыполнении клиентом условий трастового контракта
Образец акта о невыполнении клиентом условий трастового контракта
Открыть документ
-
Образец акта гидравлического испытания трубопроводов
Образец акта гидравлического испытания трубопроводов 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт приёмки-сдачи системы
Образец акта приёмки-сдачи системы
Открыть документ
-
Образец акта осмотра помещения
Образец акта осмотра помещения 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта взаимозачета между организациями
Образец акта взаимозачета между организациями 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта осмотра транспортного средства
Образец акта осмотра транспортного средства 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт об объявлении строгого выговора за прогул без уважительной причины
Образец акта об объявлении строгого выговора за прогул без уважительной причины
Открыть документ
-
Образец акта медицинского освидетельствования
Образец акта медицинского освидетельствования 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта ввода в эксплуатацию основных средств
Образец акта ввода в эксплуатацию основных средств 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт списания моторесурсов
Образец акта списания моторесурсов
Открыть документ
-
Образец акта осмотра квартиры управляющей компанией
Образец акта осмотра квартиры управляющей компанией 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта обследования жилого помещения
Образец акта обследования жилого помещения 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт о снятии вещи с продажи
Образец акта о снятии вещи с продажи
Открыть документ
-
Образец акта о списании товарно-материальных ценностей
Образец акта о списании товарно-материальных ценностей 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта неисправности оборудования
Образец акта неисправности оборудования 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта дефектации
Образец акта дефектации 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Акт о выполнении трастового контракта
Образец акта о выполнении трастового контракта (приложение к трастовому контракту)
Открыть документ
-
Образец акта оценки стоимости имущества
Образец акта оценки стоимости имущества. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Акт оценки стоимости имущества – скачать пример в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец акта осмотра квартиры после затопления
Образец акта осмотра квартиры после затопления 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта освидетельствования скрытых работ
Образец акта освидетельствования скрытых работ 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта о приеме-передаче объекта основных средств
Образец заполнения акта ос 1. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Шаблон заполнения акта ос-1 – скачать в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец акта об отсутствии на рабочем месте
Образец акта об отсутствии на рабочем месте 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта о прогуле сотрудника
Образец акта о прогуле сотрудника 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта о затоплении квартиры
Образец акта о затоплении квартиры 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец акта о прогуле сотрудника, вариант 2
Образец акта о прогуле сотрудника, вариант 2
Открыть документ
-
Заполнение акта торг 2
Образец заполнения акта торг 2. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Заполнение акта торг 2 – скачать пример в формате docx и pdf.
Открыть документ
Деловое письмо
Как составить акт?
Акт – документ, подтверждающий факты, события. Реквизиты этого вида документов:
- наименование предприятия,
- вид документа,
- дата,
- номер,
- заголовок,
- текст,
- отметка о наличии приложений, подписи.
Акт состоит из двух частей:
- Основание, члены комиссии в алфавитном порядке, председатель.
- Цели, задачи и суть проведенной работы.
Пример
| Акционерное общество «СТРОЙТЕХНИКА» |
УТВЕРЖДАЮ генеральный директор 15.05.2007 |
| АКТ 13.05. 2007 № 3 приема-передачи оргтехники Основание: докладная записка зав. канцелярией И. А. Золотовой от 08.05.2007.
Непригодная для эксплуатации оргтехника передается на склад предприятия. |
|
| Председатель
Члены |
Н. А. Белозеров
И. А. Золотова |
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок.
В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций).
Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1, в которых разъясняются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
- фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
- чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2, каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
- для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
- поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
- на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
- как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
- в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
- текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
- результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.
Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) 3.
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
- Государственный герб Российской Федерации или
- герб субъекта Российской Федерации,
- эмблема, товарный знак.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
- в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
- в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного…
