Аналитическая записка как составить

Аналитическая записка – это документ, составляемый одним из сотрудников предприятия по поручению руководителя с целью подведения итогов сложившейся ситуации и предложения путей выхода из неё. Бумага не является обязательной для документооборота компании, тем не менее её значение тяжело переоценить.

Файлы для скачивания:

Распространение

Сфера применения аналитической записки крайне широка. Документ может составляться по самым разнообразным направлениям деятельности:

• оптимизация бухгалтерского учёта;
• оптимизация рабочего процесса;
• оптимизация тех или иных производственных мероприятий.

Как правило, аналитической работой занимается кто-то из руководящего состава. Обычно это начальник отдела или его заместитель. Лицо должно быть в подробностях ознакомлено со всеми тонкостями конкретной сферы деятельности в организации.

Процедура

Аналитическая записка всегда является ответным документом на распоряжение руководителя. На практике директор своим приказом формирует рабочую группу, ставит перед ней конкретные задачи, а записка выступает в качестве итоговой, отчётной официальной бумаги. Сотрудник, её составляющий, должен обладать достаточной квалификацией и соответствующим уровнем образования.

Руководитель не обязан поступать так, как ему советует составитель аналитической записки. Этот момент отдаётся на откуп директору лично. Возможно, начальник укажет своему подчинённому на конкретные ошибки, и вместе они смогут доработать проект.

Аналитика производственного процесса

Для того, чтобы лучше понимать, о чём идёт речь, разберём в качестве примера аналитическую записку по поводу производственного процесса на предприятии. Составлять её должен начальник цеха. Сотрудник должен подсчитать точное количество работников, задействованных в структурном подразделении, количество единиц оборудования, качество оборудования и все прочие переменные. В качестве предложения выдвинем тезис, согласно которому уменьшение числа работников не повлияет на итоговую выработку при условии приобретения новых моделей оборудования. Придётся просчитать экономию на заработных платах, затраты на обновление техники и так далее.

Содержание официальной бумаги

Как уже было отмечено выше, по своей структуре аналитическая записка делится на два блока: анализ сложившейся обстановки и предложение путей решений. Только справившись с первой частью, можно грамотно разобраться и со второй. Сотрудник предлагает директору принять решения, которые позволят достичь желаемого результата. Речь может идти о привлечении новых работников, контрагентов, сокращении штата и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Отметим, что объём аналитической записки ни коим образом не ограничен. Обычно такой документ занимает несколько листов бумаги формата А4, которые работник подготавливает в своё рабочее время.

Форма документа

Как уже было отмечено ранее, аналитическая записка не является базовым элементом документооборота компании, следовательно, государственные органы ни коим образом не ограничивают составителя в форме и содержании официальной бумаги. Документ всегда выполняется в свободной форме с соблюдением стандартных требований к деловым бумагам. Речь идёт о следующих моментах:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место);
• подпись ответственного сотрудника;
• расшифровка автографа лица.

Ссылки на законодательные акты и иные документы оставлять необязательно, однако крайне желательно. Любая качественная аналитика всегда должна быть выполнена на высшем уровне, а значит, подкреплена фактами.

Правила составления записки

Начать работу с аналитической запиской рекомендуется с обозначения реквизитов. В шапке документа прописываем полное наименование организации, затем в дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии. Следующим шагом в родительном падеже отмечаем те же данные о составителе.

Затем присваиваем официальной бумаге уникальный номер для хранения и документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу берёт своё начало основная (аналитическая) часть. Разъясняем сложившуюся в настоящий момент ситуацию со ссылками на подтверждающие бумаги, факты. Как правило, имеет место использование бухгалтерских отчётов, результатов инвентаризации и так далее. Далее сотрудник предлагает конкретные мероприятия, которые должны улучшить положение дел. Все предложения должны быть аргументированы и подтверждены цифрами.

Примерный образец

Как только все необходимые моменты найдут своё отражение в документе, можно переходить к подписанию. Своим автографом его должен заверить сотрудник, ответственный за составление.

После написания документа

В конечном итоге аналитическая записка должна оказаться на столе у руководителя предприятия, однако не стоит спешить. Мы рекомендуем отдать бумагу на проверку кому-то из коллег, чтобы тот смог проверить её на момент ошибок и высказать своё мнение относительно выдвинутых предложений.

Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Структура документа

На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:

• шапка документа, название;
• аннотация;
• введение;
• суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
• выводы и заключение;
• подпись составителя и дата.

В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.

Шапка и название документа

Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.

Пример написания аналитических записок:

Руководителю ООО….

Ф.И.О

(от) кого

Руководитель структурного подразделения ….

Ф.И.О

Аналитическая записка

Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.

Аннотация или предисловие

Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.

Рассмотрим пример написания аналитических записок.

Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:

…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…

или

…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…

Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:

…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…

Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:

… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался	план	факт	% отклонения	причина
Денежные поступления от реализации, руб
Складские остатки………

Основная часть документа

В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

1. Описание проблемы, которая подлежала анализу.
2. Методики, используемые при анализе.

Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.

Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.

Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.

Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .

Заключительная часть, выводы

Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.

Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.

Рассмотрим образец аналитической записки (пример).

… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:

Ожидаемый экономический эффект

К какой дате, должны быть проведены мероприятия

Необходимые действия

Ответственный

Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.

Подпись и приложения

В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.

Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.

Общие рекомендации

Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:

• Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
• Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
• Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
• Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.

Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.

Работая на производстве или в какой-либо организации, приходится сталкиваться с написанием различных бумаг и документов. Одним из распространенных документов является аналитическая записка. В целом, составление этого документа не должно вызывать каких-либо серьезных проблем, но стоит знать все правила. В этой статье можно будет ознакомиться с примером написания аналитической записки, узнать, для чего она составляется и в каких случаях.

Для чего нужен документ

Этот документ, как правило, составляется тогда, когда необходим анализ происходящей ситуации. Обычно в аналитических записках рассматриваются проблемные или кризисные ситуации, которые могут повлечь за собой негативные последствия для всего предприятия в целом или для его отдельных структурных подразделений.

Случается, что неопытный человек может перепутать этот документ с аналитическим отчетом. Поэтому стоит помнить, что в аналитической записке не только рассматривается сложившаяся ситуация и ее причины, но и описываются конкретные варианты развития и решения проблемы.

Можно выделить следующие цели документа:

• доведение до руководства факта сложившейся или складывающейся проблемы;
• предотвращение повторения ситуации в будущем;
• улучшение трудовой производительности;
• усиление контроля за какими-либо направлениями на предприятии или в организации.

Грамотно составленный документ может послужить важным сигналом для руководства и поможет определить дальнейший курс развития событий. В некоторых случаях такой документ может быть использован для проведения различных мероприятий внутри самого предприятия, таких как совещания, планерки или семинары. А также в случае серьезных проблемных ситуаций аналитическую записку можно прикреплять в качестве доказательства к судебным разбирательствам как доказательный аргумент.

Кто может составить документ

На крупных предприятиях составлением аналитических записок занимается специализированное структурное подразделение, такое как отдел аналитики. Однако составить такой документ может любой сотрудник, который в должной мере осведомлен в рассматриваемом вопросе и который, в свою очередь, имеет опыт и личный профессиональный взгляд на разрешение или предотвращение проблемы.

Любой руководитель структурного или обособленного подразделения организации имеет право делегировать написание аналитической записки своему заместителю, секретарю или другому подчиненному. Но в этом случае есть один очень важный нюанс. Так как право подписи остается за руководителем, он будет нести персональную ответственность за содержание документа. Поэтому крайне важно вычитать документ перед его подписанием и удостовериться в правильности изложенных фактов, выводов и предложений.

Правила составления

В особо крупных организациях можно встретить специально разработанный бланк для этого документа, но, как правило, это случается крайне редко. В целом, этот документ не предусматривает закрепления за ним унифицированного образца, поэтому составляется в произвольной форме при соблюдении основных правил делопроизводства.

Как и любой документ, аналитическая записка должна иметь в начале следующую информацию:

• регистрационный номер;
• дата;
• адресат (должность, фамилию и инициалы), которым является руководитель какого-либо подразделения или начальник предприятия;
• должность, фамилия и инициалы составителя документа.

Далее документ имеет описательную или, как ее еще называют, излагаемую часть, в которой должны быть такие атрибуты:

• суть излагаемого вопроса или проблемы;
• причины;
• последствия;
• рекомендации по ликвидации или предотвращению проблемы;
• выводы;
• подпись составителя.

В тексте аналитической записки должно быть как можно меньше терминологии, но если употребление специально применяемых значений неизбежно, то они должны дополняться сносками и разъяснениями. Если к записке прикладываются какие-либо доказательства в виде фотографий, отчетов, писем или договоров, в тексте делаются специальные пометки, к примеру, договор аренды служебных помещений (приложение №1).

Важно помнить, что все доводы должны иметь аргументированный фундамент. Анализ ситуации, рекомендации и выводы должны быть объективными, а вот от субъективных взглядов следует отказаться, рассматривая проблему только лишь в рамках достижения благополучия для предприятия.

Оформление и регистрация

Документ обязательно должен быть составлен в двух экземплярах, из них один остается в структурном подразделении, а второй предоставляется руководителю. Аналитическая записка может быть составлена при использовании персонального компьютера и других печатных средств, а также она может быть написана от руки. Объем текста ограничений не имеет.

Этот вид документа не подлежит обязательной регистрации, однако для того чтобы установить контроль за ходом движения и развития обстоятельств, лучше всего зарегистрировать и присвоить регистрационный номер.

После того как были представлены все основные правила составления, необходимо рассмотреть пример аналитической записки.

Пример

Генеральному директору ОАО «Транс-порт»

Лебедеву О.И.

от начальника цеха по сборке двигателей ОАО «Транс-порт»

Курочкина И.И.

Аналитическая записка от 25.03.2018 года №1/2018.

В результате еженедельной проверки оборудования цеха по сборке двигателей была выявлена поломка машины АСК (автоматизированный сборной комбайн № 3). Данная поломка связана с большой производительной нагрузкой на АСК и истекшим эксплуатационным сроком. Производить ремонт данной машины нецелесообразно.

На сегодняшний день цех нуждается в покупке новой машины для эффективного выполнения задач, предусмотренных положением о цехе по сборке двигателей. В случае отсутствия машины АСК цех не сможет выполнять свои обязанности, что приведет к полной остановке сборочного процесса.

Курочкин И.И. /Подпись/

В данном примере аналитической записки имеются все необходимые атрибуты, а ход изложения проблемы соответствует правильной структуре построения этого документа.

Заключение

Составить правильный документ – это всегда рутинная и очень ответственная работа. Но ознакомившись с примером написания аналитической записки, можно приступать и к составлению собственного документа. Однако главное – запомнить все приведенные выше правила.

Любой научно-исследовательский проект предполагает тотальное изучение актуальной проблемы, способов ее решения и разработку новых вариантов ее преодоления, формирование рекомендаций по их воплощению в жизнь. Ознакомиться с дипломной или диссертационной работой успевают далеко не все члены аттестационной комиссии, представители заинтересованных в разработках организаций. Поэтому нередко к основному документу прикладывают сопутствующий файл в виде аналитической записки.

Что это такое?

Все научные работы проходят несколько стадий: подготовка и написание, защита и презентация, внедрение и активное использование рекомендаций авторов в жизни. Изучать диссертацию или дипломную работу, где приводятся аргументы и рекомендации в пользу решения проблемы, могут не все. В частности, руководства компаний предпочитают исследовать «сокращенные варианты» проектов, в которых описывается лишь суть: проблема, ее симптомы, рекомендации автора по ее преодолению с учетом возможностей объекта исследования, общие рекомендации по использованию разработок. Все эти постулаты находят отражение в специальном документе – аналитическая записка.

Миссия аналитической записки заключается в следующем:

• Анализ ситуации на примере конкретного объекта;
• Предотвращение подобных ситуаций в перспективе;
• Планирование расходных статей, необходимых для реализации рекомендованных мероприятий;
• Повышение производительности труда и эффективности использования имеющихся ресурсов;
• Улучшение контрольных функций над текущими процессами и пр.

В большинстве случаев аналитическая записка призвана заинтересовать объект исследования или отдельное предприятие, где наблюдается изучаемая проблема. Она формируется для отдельной компании с учетом ее возможностей, текущего положения и перспектив. Нередко данный документ формируется на этапе апробации результатов научного исследования.

В отдельных случаях аналитическая записка может заменить презентацию, облегчить выступление докладчика на семинаре, конференции, совещании и пр.

Формированием аналитической записки могут заниматься две категории лиц:

• Автор научной работы, который задействован в качестве штатного или внештатного сотрудника компании. Здесь он проводит свое исследование на примере организации, в которой он трудится, имея доступ ко всей необходимой информации;
• Сотрудники компании, в которой имеется актуальная и важная проблема, требующая решения. В данном случае разработкой плана по выходу из «кризиса» будут заниматься профессиональные аналитики во взаимодействии с другими специалистами (экономисты, инженеры, программисты и пр. с учетом исследуемой ситуации). Притом все задействованные лица должны быть знакомы с проблемой, обладать должной квалификацией.

Какие сведения содержит аналитическая записка к научной работе?

В научной среде написанием аналитической записки могут заниматься лишь те лица, которые принимали непосредственное участие в изыскании, могут просто и ясно отметить ключевые моменты и сделать соответствующие прогнозы.

Суровых требований и ограничений в части формирования аналитической записки нет. До сих пор не разработано и не утверждено конкретных стандартов по ее написанию и оформлению. Данный документ носит официальный и деловой характер, поэтому должен быть четко структурирован. Стандартными элементами файла считаются:

• Титульный лист или наименование документа: здесь целесообразно отметить, для какой организации и какого руководителя (ФИО) предназначен документ, кто выступает автором (ФИО, должность, научная квалификация), ниже по центру прописными буквами пишутся «АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА», ниже с левого края – дата формирования документа;

• Аннотация: призвана предоставить краткую характеристику исследования, проблемы и результата, чтобы аудитория получила первое впечатление;

• Введение: здесь отмечается проблема исследования, цель и методы воздействия;

• Основная часть с обоснованием проблемы и рекомендациями по ее эффективному решению;

• Заключение: здесь целесообразно отметить ключевые мероприятия, которые позволят решить проблему;
• Подпись составителя;

• Приложения: сюда выносят все вспомогательные материалы, облегчающие процесс обоснования проблемы и предлагаемых решений, упрощающие процесс восприятия серьезной информации.

Также допускается включение в структуру документа списка библиографии, где будут прописаны все исследовании, труды и отчетность, на которую полагался автор.

Особенности формирования аналитической записки

Аналитическая записка должна быть выполнена на простом и понятном для аудитории (даже неквалифицированных экспертов) языке. Приветствуется деловой стиль изложения мыслей. Если автор использует профессиональные термины, то целесообразно расшифровывать их в тексте или добавить раздел «Глоссарий».

Объем аналитической записки полностью зависит от цели ее формирования, прямого предназначения. Если она формируется работником определенной компании по мере проведения исследования (проверки, ревизии, анализа ситуации и пр.), то она может занимать 1-5 страниц печатного текста. Документ, прилагаемый к научной работе, может достигать до 12 листов А4.

Аналитическая записка может решать одновременно несколько целей, но объект исследования при этом будет один. Главное, чтобы методы достижения намеченных ориентиров были схожими. Автор рассматривает не каждый выявленный факт по отдельности, а формирует совокупность аргументов, подчеркивающих важность и значимость проблемы, необходимость ее решения. Далее последуют предложения по оптимизации ситуации с учетом возможностей объекта исследования.

Аналитическая записка представляет собой текстовое описание ситуации. Таблицы схемы, графики и иные дополнительные материалы принято выносить в раздел «Приложения».

Порядок оформления и регистрации аналитической записки

Аналитическая записка формируется в двух экземплярах, один из которых направляется непосредственно объекту исследования, а второй остается на руках у автора научной работы.

Ранее подобные файлы писались от руки. Сейчас же принято оформлять все документы в печатном виде. При необходимости он может быть направлен адресату как в бумажном, так и электронном форматах.

Одним из важнейших правил формирования аналитической записки является ее регистрация. Как правило, регистрируют данный документ в случае, если составителем является работник компании.

Если имеется возможность заверения аналитической записки авторитетным экспертом (руководителем, научным консультантом, администрацией объекта исследования и пр.), то можно прибегнуть к данной мере. Наличие «гарантов» и положительных отзывов повышает шансы на внедрение предлагаемых мер на практике.

Перед предоставлением аналитической записки объекту исследования, компетентному эксперту, необходимо ее тщательно перепроверить.

Рекомендации экспертов по формированию аналитической записки к научной работе

Аналитическая записка – по своей сути, это небольшая научная статья с конкретными выводами и аргументами, предназначенная исключительно для объекта исследования. Поэтому в ней целесообразно излагать самые важные, а порой конфиденциальные данные при условии, что о них не узнают посторонние лица.

В документе должны быть представлены только весомые доказательства, позволяющие трезво оценить степень воздействия проблемы, а также обоснование предлагаемых мер по ее решению.

Если в аналитической записке были найдены неточности, погрешности или ошибки, то она подлежи возврату автору с отказом о реализации намеченных им планов. В этом случае составитель может отредактировать, перепроверить все сведения и повторно направить ее адресату.

Сфера применения аналитической записки

Аналитические записки чаще всего используются в научных исследованиях (как дополнение к ним, автореферат – для ВАК и Диссовета, а аналитическая записка – непосредственно для объекта исследования) в педагогической среде. Педагоги отражают в ней проблему, с которой они столкнулись на практике, предлагают ее решение с учетом собственных и организационных возможностей.

Помимо этого, данный документ успешно действует в экономических и юридических, инженерных и технических, строительных и иных кругах. Он способствует конкретизации реальной проблемы и определяет дальнейший курс действий объекта исследования.

Аналитическая записка – документ, который корректирует деятельность объекта с учетом текущей ситуации, воздействующей на него проблемы и его возможностями. Он предназначен для внедрения новшеств в жизнь, апробации результатов научного исследования. Поэтому формироваться он может исключительно компетентными авторами.