#статьи
- 16 апр 2021
-
14
Что такое хороший чек-лист и как его составить
Работа, дом, кружок по фото — правильный чек-лист поможет разложить всё по полочкам. А мы разложим по полочкам, что он из себя представляет.
Автор статей по SMM и копирайтингу. Чуть не стала кинокритиком, но решила перейти на сторону маркетинга. Учится на медиапродюсера и отлично понимает, как выглядит Digital глазами начинающего.
Почти. Дословно «чек-лист» переводится как «проверочный/контрольный список». Стандартно это перечень пунктов, напротив которых ставятся галочки — когда тот или иной будет выполнен. Так легко отследить, что и в каком объёме осталось сделать.
Сначала чек-листы использовались только в технических отраслях, чтобы проверить выполнение сложных задач — например, готовность самолёта к взлёту. Сейчас этот простой и удобный инструмент проник буквально во все сферы жизни. В интернете можно найти чек-лист хорошего сайта, настройки таргета или подготовки к свадьбе. Но чек-листами всё-таки нельзя назвать запись из ежедневника или пошаговый план по захвату мира.
Пошаговый план — это инструкция. В этом формате важен порядок действий: одно должно в точности следовать за другим. В чек-листе последовательность не имеет значения, главное — выполнить все пункты (или, по крайней мере, большинство).
От записи в ежедневнике чек-лист отличается универсальностью. Он не требует постоянных обновлений или дополнений, так как создаётся для проверок повторяющихся процессов. А планы на день могут меняться от раза к разу. Но вот список полезной рутины или ежедневных обязанностей уже можно превратить в чек-лист. Например, сделать трекер привычек.
Да, хотя различия незначительные.
Трекеры — инструменты для внедрения полезных привычек или избавления от вредных. Они позволяют отслеживать, насколько регулярно выполняются одни и те же действия на протяжении длительного времени. Например, если мы хотим ежедневно «выпивать 1,5 литра воды» или «читать книги в течение 30 минут минимум».
Есть чек-листы из разряда «не забыть», или памятки. Список покупок в магазине — типичная памятка.
Некоторые списки работают по принципу «прочитай — сделай». Например, это может быть чек-лист по составлению резюме. Пункты там больше похожи на советы, а цель такого списка — рассказать читателю о возможных способах и лайфхаках.
Ещё один вариант — чек-листы «прочитай — соотнеси с собой». Обычно это списки признаков, по которым можно определить то или иное явление. Например, распознать манипулятора или заметить надвигающуюся депрессию.
Отдельно стоит выделить развлекательные чек-листы. Они несут не практическую или информационную ценность, а скорее удовольствие от чтения и проставления галочек (часто мысленного). К ним можно отнести списки различных идей: от «осенних дел» и новых сериалов до шутливого чек-листа студента.
Даже популярные буллшит-бинго можно приписать к чек-листам. У них другая форма, но тот же принцип: услышал фразу — ставишь галочку.
Вовсе нет — создавать чек-листы может кто угодно. Можно составить памятку в обычном Word и даже от руки нарисовать трекер привычек. Главное, чтобы чек-лист эффективно применялся на практике, а для этого автор должен достаточно хорошо разбираться в теме.
Однако оформление — тоже важная часть. Работать с красивым документом гораздо приятнее, грамотный дизайн помогает быстрее сориентироваться. Но необязательно нанимать дизайнера, — есть бесплатные конструкторы, например:
- 365done.ru с 11 минималистичными шаблонами: трекерами, списками, челленджами, расписаниями, памятками. За репост или символическую плату можно скачать готовые чек-листы от самого сервиса или других пользователей.
- Canva с 67 разными по дизайну и содержанию шаблонами (есть бесплатные, есть за 1 доллар). Можно изменять все элементы на свой вкус, а также разработать собственный чек-лист с нуля.
- 101 Planners, который похож на Canva, только с чуть менее удобным интерфейсом и без русскоязычной версии. Шаблоны полностью бесплатные — вдруг приглянутся именно эти.
- Чеклист | Эксперт — в нём, правда, всего один общий шаблон для всех чек-листов. Зато процесс создания сведён к минимуму: надо просто внести в специальные поля названия разделов и пунктов, затем скачать готовый чек-лист в формате PDF. Можно посмотреть работы других пользователей.
Чек-лист удобен не только как прикладной инструмент проверки каких-либо процессов, но и как инфопродукт. Он достаточно быстро создаётся, красиво выглядит, легко распространяется. Такой формат контента привлекает аудиторию не хуже, чем подборка или инструкция.
К тому же, в отличие от статьи в блоге или поста в соцсети, чек-лист легко «отдать» пользователю в виде файла, а за его скачивание попросить контакты (то есть использовать чек-лист как лид-магнит). Когда пользователь сообщит свою почту и/или телефон, ему можно отправлять рассылки с выгодными предложениями, персональными скидками, подробными рассказами о продуктах компании. И тем самым подталкивать к покупке.
Иногда чек-лист идёт как дополнение, когда человек уже выполнил целевое действие: например, сделал заказ или зарегистрировался. Тогда он не основная мотивация клиента, а приятный бонус.
А развлекательные чек-листы хороши в соцсетях: могут стимулировать сохранения и шеры, становиться вирусными.
Конечно! Итак, если вы составляете свой чек-лист, то убедитесь, что:
- определены цель и ЦА чек-листа. Чек-лист помогает ничего не забыть, дать новую информацию или поднять настроение? Он актуален для фрилансеров с детьми или студентов-первокурсников?
- заголовок отражает тему. А заодно и то, что выше. «Что взять на отдых» и «Что взять на отдых с ребёнком» — списки для разных целевых аудиторий;
- пункты расположены по хронологии или приоритету, но не вразнобой. Должны быть логика и структура;
- сложные задачи разбиты на подпункты и объединены в тематические разделы. Один пункт — одно действие;
- пункты лаконичны и понятны. При необходимости к ним можно добавить краткие пояснения;
- выдержан формат. Памятка по подготовке аккаунта к рекламе не должна превращаться в советы по грамотному SMM или обзор трендов в оформлении ленты;
- охвачены и раскрыты все ключевые вопросы по теме. Если список получается слишком объёмным и разнородным — возможно, тему стоит сузить;
- личные предпочтения и незначительные детали опущены. Чем более универсальным будет чек-лист, тем лучше.
* Решением суда запрещена «деятельность компании Meta Platforms Inc. по реализации продуктов — социальных сетей Facebook и Instagram на территории Российской Федерации по основаниям осуществления экстремистской деятельности.
Научитесь: Soft Skills for Hard Times
Узнать больше
Чек-листы сильно выручают в работе и обычной жизни. Они помогают структурировать информацию и служат напоминанием. Чтобы чек-листы приносили пользу, нужно уметь их правильно составлять.
В статье расскажем, как сделать чек-лист — принципы составления, какую задачу должен решать, как оформить. И дадим краткое определение, если вы вообще не в курсе, что такое чек-лист.
Реклама: 2VtzqvSTRwm
Читайте также: 10 лучших курсов для дизайнеров
Что такое чек-лист и для чего он нужен
Чек лист — это список пунктов, составленный в произвольном порядке. Он может обозначать последовательность шагов для выполнения задачи, список важных дел, характеристики объекта. Чек лист может быть составлен на бумаге, электронном носителе, маркерной доске.
Вы хотя бы раз в жизни составляли чек-лист. Самые простые примеры — список покупок для магазина, распорядок дня, план на выходные.
Чек-листы нужны для упрощения сложных задач, а также проверки и контроля выполненных действий. Например, у вас есть сложное задание — убраться в квартире. Вы не знаете, с чего начать. Разбиваем большую задачу на несколько маленьких (протереть полки, вынести мусор, пропылесосить) и получаем чек-лист.
Это интересно: 11 функциональных тайм-трекеров
Чек-листы полезно использовать:
- для планирования графика;
- упрощения бизнес-процессов;
- создания задач для персонала и проверки их выполнения;
- мотивации и самодисциплины;
- планирования бытовых рутинных задач, если не уверены в своей памяти.
P.S. Если вы научитесь делать чек-листы чуть лучше других, то сможете даже зарабатывать на них.
Где и зачем используются чек-листы
Мы выяснили, что можно использовать чек-листы дома, на работе и в бизнес-процессах для личного удобства. Но еще на них делают деньги.
Как зарабатывают на чек-листах:
Продают. Пример — эксперт в области ресторанного бизнеса Анна Сотникова продает 37 чек-листов для официантов и менеджеров.
Используют как лид-магнит для привлечения клиентов и подписчиков. Например, можно предложить бесплатно скачать чек-лист на сайте. Человеку нужно будет указать свой адрес электронной почты, куда будет отправлен список. В итоге, он получит полезный материал, а вы адрес почты для дальнейших рассылок. Еще можно добавить рекламу в свой чек-лист. Пример — компания по продаже окон предлагает бесплатно скачать список «8 способов выгодно купить окна».
Раздают клиентам и подписчикам, как бонус. Это помогает увеличить их лояльность или мотивирует к покупке. Например, вы продаете обучающий курс. В качестве подарка можно предложить чек-лист (а лучше несколько). Или раздаете чек-листы зрителям прямых эфиров. Для них это мотивация чаще смотреть прямые эфиры, чтобы получать больше полезной инфы.
Используют как упаковку для товара. Это креативный способ увеличить продажи. Пример — шоколад «Чек-лист ПАНИКЕРА». На упаковке в шуточной форме написано, что делать во время пандемии Covid (подраться за гречку, скупить туалетку). 100% такой шоколад берут в подарок или ради фото.
Как создать и оформить чек-лист — инструкция
Нужно предварительно составить список из пунктов на бумаге, а потом оформить его. Для оформления будем использовать сервис Canva. Есть и другие сервисы для оформления списков.
Как правильно составить чек-лист
Перед составлением чек-листа полезно изучить рекомендации:
Один пункт списка должен обозначать одно действие или характеристику. Чем проще чек-лист, тем он эффективнее. Сами пункты тоже старайтесь делать лаконичными.
Используйте простые и понятные формулировки при составлении пунктов.
Пункты должны быть составлены в логической последовательности. Но если список создается исключительно для самоконтроля, можно записать задачи в произвольном порядке. Например, если речь идет об уборке в квартире, нет разницы, с чего именно вы начнете. А если это чек-лист по установке программы на компьютер, важно правильно соблюдать шаги.
Придерживайтесь списка до 20 пунктов плюс/минус. Если список длиннее, лучше разбить задачу на несколько мелких и по каждой составить свой чек-лист.
Пункты пишем в утвердительной форме. «Отправить ТЗ автору, скинуть файл редактору, принять работу от дизайнера». Можно использовать повелительное наклонение: «Отключи телефон на час, сделай зарядку».
Желательно, чтобы кроме самой задачи в списке было место для изменения ее статуса — например, поле для галочки, что она выполнена. Но можно и без галочки — просто зачеркивать лишние пункты.
Важные задачи в чек-листе можно отметить цветом и указать срок выполнения.
В идеале весь чек-лист должен поместиться на одном листе/экране. Но это не обязательное требование. Просто так удобнее.
В чек-листах не стоит использовать много цветов, чтобы не отвлекать внимание от пунктов. Используйте два. Черный на белом — оптимальный вариант для чек-листа. Можно на однотонном цветном фоне. Если цветов больше, то они должны быть не яркими. Если для фона используем картинку, пусть она будет с прозрачностью.
Если чек-лист создается с маркетинговыми целями, он должен содержать полезную информацию. Такие чек-листы лучше составлять экспертам. Например, вы ведете страницу в Instagram и предлагаете подписчикам чек-лист «Как сбросить 10 кг за 2 недели». Очевидно, такой список должен составлять специалист — диетолог, фитнес-тренер. Или автор уникальной методики, проверенной на себе.
Более сложные чек-листы можно создавать не в виде списка, а в виде таблицы. Где будет колонка для задачи, дедлайн, отметка о выполнении, заметки или комментарии. Правда такие чек-листы теряют свое основное свойство — простоту. Но главное, чтобы список помогал решить проблему. Создавайте чек-лист в такой форме, в какой вам будет удобнее с ним работать. Со временем вы научитесь изменять чек-листы под себя и находить оптимальные варианты составления списков.
И самое важное — чек лист должен приносить результат, который можно зафиксировать. Например, выполнение конкретной задачи.
Статья в тему: Как красиво оформить отзывы в Инсте
Оформляем чек-лист в Canva: пошаговая инструкция
Вы составили список и приняли во внимание рекомендации, изложенные выше. Теперь переходим к оформлению:
Шаг 1. Переходим в сервис Canva.com (как пользоваться Canva в России).
Можно сразу выбрать готовые шаблоны чек-листов и просто их отредактировать. Находим по ключевику «cheсk list» или «chek list» (с ошибкой). А вот по слитному написанию «checklist» ищет хуже. Другие варианты для поиска: «to do list» и «планировщик». Еще можно найти шаблоны без ключевика, перейдя в категорию «Планеры». Выбираем подходящий шаблон и редактируем.
Но мы не ищем легких путей, поэтому покажем, как создать кастомный чек-лист с нуля. Переходим к шагу 2.
Шаг 2. Создаем новый документ. Идем в категорию «Планеры» и жмем «Создать пустой дизайн. Планировщик».
Шаг 3. Добавляем фон. Лучше делать однотонный. Яркие цвета не используем. Если хочется поставить фотографию или паттерн на фон, тогда нужно увеличить прозрачность картинки. Или добавить сверху плашку, залитую цветом и тоже с прозрачностью.
Например, хотим сделать чек-лист для путешествий. Добавим фото природы в качестве фона — раздел «Фото», ключевик «nature».
Шаг 4. Делаем фон более прозрачным — 3 точки, значок прозрачности. Увеличиваем прозрачность до такой степени, чтобы фон не перекрывал будущий текст. Потом можно подкорректировать.
Важно: прозрачность работает, если картинку установить поверх полотна, а не в качестве фона. Визуально одно и то же, но инструменты работают по-разному.
Шаг 5. Добавляем заголовок. Идем в инструмент «Текст». Выбираем любой стиль. Лучше, если шрифт заголовка будет отличаться от шрифта пунктов.
Можно поместить текст на плашку контрастного цвета. Плашки находятся в разделе «Элементы». Это обычный прямоугольник или квадрат. Цвет и размер фигуры легко изменить.
Шаг 6. Пишем пункты. Слева можно сразу оставить место для квадратов, в которых потом будем ставить галочки. Используем все тот же инструмент «Текст», но он должен отличаться от заголовка.
Шаг 7. Добавляем квадраты для галочек. Из раздела «Элементы».
Пустое место можно не трогать или добавить туда элемент. Когда текста много, лучше вообще обходиться без лишних деталей. Но в нашем примере иллюстрация не отвлекает от списка.
Готовый вариант:
Чек-листы лучше сохранять в PDF формате для печати.
P.S. Конечно, можно создавать более креативные и сложные чек-листы с рамками, значками, колонками. Но если стоит задача быстро сделать практичный чек-лист — достаточно описанных шагов. Если есть время и желание создать красивый дизайнерский список — в Canva полно инструментов для этого.
От типа зависит структура чек-листа.
- Шаги для выполнения задачи. Самый распространенный тип. Показывают, что нужно сделать для достижения цели. Например, «Чек-лист для заработка первых 20 000 рублей».
- Этапы, уровни, дорожные карты. Этот тип похож на предыдущий, но тут мы разбиваем глобальную задачу на этапы и по каждой составляем свои чек-листы. А также создаем один общий чек-лист для фиксации этих этапов. Например, дорожная карта по запуску стартапа. Можно выделить 5 этапов: создание прототипа, поиск инвесторов, запуск массового производства, старт продаж, доставка покупателям. По мере прохождения каждого этапа отмечаем его галочкой в чек-листе.
- Перечень ошибок. Шаги, которые наоборот отдаляют от цели. Например, вы хотите открыть канал на YouTube. Чек-лист «5 ошибок начинающего ютубера» поможет избежать неправильных действий.
- Список идей. Например, «33 идеи для постов». Сюда же лайфхаки, рекомендации, секреты.
- Список обязательных вещей/сервисов/приложений. Пример, как мы делали в Canva — вещи, которые нужно взять в путешествие. Или «10 курсов по продвижению». Это также может быть список для вдохновения — «10 фильмов, которые нужно смотреть в одиночестве».
- Чек-лист для проверки. Чтобы оценить выполненную работу, выбрать кандидата на должность, проверить, все ли готово к запуску мероприятия. Самый простой пример — фигуристы во время выступлений должны выполнять определенные техники (аксель, тулуп и другие). Судьи отмечают наличие этих техник для каждого спортсмена в своих чек-листах и выставляют оценки.
Другой пример — вы запускаете веб-сайт. Создается чек-лист для тестировщиков, какие блоки и элементы нужно обязательно проверить на предмет юзабилити. Например, первым пунктом нужно проверить, как загружаются страницы, вторым — кнопки, третьим — корректно ли работает форма авторизации.
Третий пример — диспетчеры и пилоты самолетов всегда перед началом полета проверяют по своим чек-листам, все ли готово для безопасного взлета.
- Список критериев. На что обращать внимание при выборе телефона, автомобиля, вакансии.
- Чек-лист для общения с клиентами. По сути, это тоже, что и скрипт продаж. Например, инструкция для оператора колл-центра, что он должен обязательно сказать или спросить во время звонка.
- Чек-листы для создания алгоритмов. Вы хотите создать чат-бота для сайта. Или настроить автоответы. Можно создать чек-лист, где будут описаны основные вопросы и ответы. Потом по этому же чек-листу проверяете, все ли учтено при настройке бота или автоответов.
- Чек-лист для поиска информации. Например, вам нужна база поставщиков. Или список конкурентов, по которым будет проводиться анализ. Или вы хотите спарсить пользователей. Создаете чек-лист, чтобы понимать, по какому принципу настраивать поиск.
Кстати, чек-листы могут быть специальными (под конкретную задачу, продукт, мероприятие) или универсальными.
Если задача глобальная, она может включать в себя все вышеперечисленные типы чек-листов. Например, для запуска крупного проекта или достижения уровня личностного роста недостаточно одного чек-листа.
Заключение
Если вы никогда не пользовались чек-листами — советуем попробовать. Они реально облегчают жизнь и создаются в пару кликов. Есть также сайты с готовыми шаблонами чек-листов, если лень придумывать пункты самостоятельно.
Полезные ссылки:
- ТОП-7 облачных хранилищ
- Как стать блогером на YouTube
- ТОП-10 лучших CRM-систем
Советы
Чек-лист: что это такое, как составлять и пользоваться
+ несколько сервисов для создания чек-листов
У нашей памяти есть неприятная особенность: периодически забывать даже важную информацию. Для дополнительного контроля придумали много разных инструментов, один из них — чек-листы. Они подходят и для бытовых ситуаций, и для рабочих процессов.
В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом
To-do — простой список дел и задач. Самый очевидный пример — план покупок, которые нужно сделать в супермаркете. Именно перед этим списком в руках мужчины бессильны все маркетологи мира.
Есть ещё инструкция — это список действий, которые нужно выполнить в определённом порядке, чтобы решить какую-то задачу. Допустим, собрать мебель. Правда, обычно до таких инструкций добираются, только когда что-то пошло не так.
А чек-лист (checklist) — это тоже список (задач, критериев, параметров, вопросов или дел), но по нему, как правило, что-то контролируют и проверяют. Например, состояние здоровья, качество текста для email-рассылки или процесс уборки.
Когда один из пунктов чек-листа выполнен, рядом ставят галочку. Если пунктов много, их группируют в тематические блоки.
Эта картинка хорошо показывает, что такое чек-лист. Такой проверочный список помогает поддерживать чистоту дома, тратя на это не более получаса в день (источник)
To-do списки решают какие-то уникальные разовые задачи, а чек-листы и инструкции подходят для рутинных повторяющихся действий. И если инструкции используют, чтобы что-то сделать, то чек-листы, как правило, — чтобы проверить, как что-то сделано.
Получается, чек-лист — что-то среднее между двумя другими форматами. Здесь сочетаются визуализация и простота «бытового списка», структура и порядок инструкции.
А вот такие чек-листы помогут избежать неприятных ситуаций на работе (источник)
Ещё к чек-листам можно отнести бинго-списки. Они бывают как шуточными, так и вполне полезными (источник)
Вообще чек-листы попали в бизнес и повседневную жизнь из авиации — там даже одно забытое действие может стоить жизней.
Для чего нужны чек-листы
Оптимизация процессов. В любом деле есть повторяющиеся этапы. Например, при подготовке каждой статьи в блог нужно согласовать план, составить заголовок, написать анонс для соцсетей, добавить ключевые слова, проверить факты и так далее. Чек-лист поможет ничего не пропустить (и с ним будет легче делегировать, контролировать других участников).
Или вот подготовка к путешествию — радостный, но довольно сложный процесс. Хороший чек-лист поможет проверить себя по всем важным пунктам (источник)
Отслеживание прогресса. Чек-лист наглядно показывает, сколько уже сделано, а сколько ещё нужно сделать. Если осталось немного, гораздо легче будет продолжить — захочется быстрее проставить оставшиеся галочки. А так как чек-лист разделяет большую задачу (сложный процесс) на более простые этапы, должно быть легче выполнять каждый следующий пункт.
Эти свойства чек-листа пригодятся, когда нужно выработать полезную (но немного скучную) привычку. Видя свой прогресс, не хочется прерывать «череду побед» (источник)
Оценка качества. По чек-листу удобно проверять, насколько продукт (выполненная работа) соответствует опредёленным критериям. Такая оценка поможет улучшить качество, дать обратную связь.
Проверочный чек-лист для рассылки перед отправкой (источник)
Привлечение подписчиков и лидогенерация. Бизнес и блогеры используют такой формат в качестве лид-магнита. В обмен на полезный чек-лист они могут попросить пользователя подписаться или оставить контакты.
Вот так при подготовке этой статьи я добровольно передала Skyeng свои контактные данные
Так как я уже тёплая целевая аудитория, они решили поймать быка за рога и предложить 2 пробных урока
Как правильно составить чек-лист
Определить цель. Не нужно стараться решить все проблемы сразу. Лучше выбрать более конкретную задачу и подробно расписать её пошаговое решение.
Учесть последовательность действий. В чек-листах, в отличие от инструкций, это не так критично, но порядок и логика помогут ускорить процесс.
Структурировать информацию. Сто пунктов подряд запутают кого угодно. Лучше разделить шаги на тематические блоки.
Писать просто и понятно. Одно действие — один пункт. Только важное, без лишней информации. Если текста много, лучше разбить на несколько подпунктов.
Оформлять по-минимуму. Не нужно «играть со шрифтами» и использовать много ярких цветов. Оформление не должно отвлекать от текста, мешать работе.
Стараться сделать чек-лист универсальным. То есть учесть, что им могут пользоваться и другие люди. Тогда чек-лист поможет вам делегировать работу, а коллегам и подчиненным — лучше понять и оптимизировать процесс.
Например, подобный checklist может использовать и редактор, который проверяет текст, и автор, который его пишет
А вот плохой пример: похоже на чек-лист, указывает на важную информацию, но сразу и не поймёшь, за что отвечают разные галочки (источник)
На этой картинке есть пункты и разделение на тематические блоки, но вряд ли её можно назвать полноценным чек-листом. Слишком общие пункты, непонятно за что браться, по каким параметрам оценить «успешность» завершения задачи (источник)
Где можно сделать чек-лист
Вариантов много, но я выбрала 7 сервисов, которые должны подойти для большинства задач.
Notion
Сайт: notion.so
Язык: английский.
Стоимость: в бесплатной версии доступны практически все главные фишки. Если интересует командная работа или загрузка больших файлов, нужно покупать подписку от $4 в месяц.
Один из самых любимых сервисов, где я держу почти всё: заметки, линки на другие полезные инструменты и статьи, списки желаний и многое другое
Универсальный сервис, идеально подходит для хранения важной информации. Здесь можно создавать чек-листы, инструкции, заметки. Работать как лично, так и с командой.
Причем можно создать чек-лист любого размера: как маленький список из 10-15 задач, так и огромные базы на сотни шагов, которые больше даже похожи на гайды, чем простые списки для самопроверки.
Кстати, вокруг Notion — огромное комьюнити: сотни профильных блогеров, сообщества на 150 тысяч человек, множество пользователей-энтузиастов, готовых делиться своими наработками с другими.
Todoist
Сайт: todoist.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатно — 5 активных проектов, 5 гостей, 3 фильтра, файлы максимум 5 МБ. Есть платная подписка от $3 в месяц, если нужно в разы больше проектов, гостей, фильтров.
Удобная программа, которая оказалась под силу даже моим родителям, которые не дружат с техникой
Менеджер задач для управления списком дел разной важности и срочности. В отличие от Notion, эта программа может похвастаться простотой и минимализмом.
Задачи можно классифицировать как по отдельным сегментам, так и по важности выполнения. Нужную информацию можно продублировать и отредактировать под свой текущий проект, добавить необходимые шаги и расставить приоритеты.
Если какое-то действие нужно повторять регулярно, можно это указать и настроить частоту повторения. Дальше программа сама будет напоминать: «Желательно бы завершить начатое!»
Microsoft To Do (ранее Wunderlist)
Сайт: todo.microsoft.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатно.
Здесь бесплатно доступно то, за что у других нужно платить. Единственный недостаток для меня — обязательная авторизация с Microsoft-профиля
Планировщик дел, который может генерировать задачи из email. Достаточно лишь подключить свою текущую почту к сервису Outlook (эта фишка работает даже на Apple-устройствах). Дальше (при включенном разрешении) система будет анализировать переписку и автоматически записывать будущие события в календарь приложения. Ещё есть интеграция с Dropbox, Slack, Zapier.
MS To Do ведёт учет за всеми задачами и показывает, какие шаги из чек-листа нужно выполнить сегодня и завтра. Кроме этого, «умный плэнер» анализирует частоту повторения событий — со временем сможет даже сам настроить автоматический повтор и напоминание.
Все задачи можно разбить по спискам, что позволит создать чек-лист среднего размера. Большой и многоступенчатой системы, как у Notion, не получится, но для бытовых нужд достаточно.
Any.Do
Сайт: https://www.any.do/
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатно — базовое внесение задач и заметок, две темы, синхронизация с календарями внутри устройства, голосовой ввод. Премиум-тариф с расширенным функционалом — от $3 в месяц.
Если вы поклонник геймификации рабочих процессов, вам тоже понравится этот сервис
Простой планировщик задач, который можно использовать и для составления чек-листов. Любителям декомпозиции понравится возможность создавать подзадачи и заметки. А командная работа позволит создать универсальный чек-лист, где каждый специалист сможет вносить свою лепту.
Напоминания с привязкой к месту помогут с важными, но не срочными задачами. Как только программа заметит, что вы прибыли на конкретное место — она включит уведомление.
Поклонники Google Календаря обрадуются синхронизации с любимым приложением — не придется дублировать одно и то же дважды. А фаны метода помидора и геймификации оценят по достоинству режим Focus.
TickTick
Сайт: ticktick.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатная версия — со всеми базовыми возможностями. В ней же можно расставить приоритеты, прописать теги и настроить повторения. А в Premium за $2,4 в месяц ещё больше функций: история изменений, визуализация процесса, кастомизация дизайна.
На каждый «Тик» есть свой «Ток»: дробление задач «по ходу дела» упростит работу со сложными задачами
В то время как TikTok безжалостно тратит свободное (а порой даже и рабочее) время, TickTick помогает организовать свою жизнь и создать чек-листы для любых ситуаций. Этот таск-менеджер может стать любимым инструментом как для руководителей бизнеса, так и для специалистов-фрилансеров.
Функция «Шаблон» понравится тем, кому часто нужно проделывать рутинную работу: проверять настройки рекламного кабинета, пополнять счета и т.д. Просто создайте один чек-лист и дублируйте его для работы с разными клиентами, немного редактируя.
Узнать степень готовности дела можно прямо на главном экране. Здесь доступны сразу шесть режимов, включая канбан-доску.
Canva
Сайт: canva.com
Язык: английский, русский.
Стоимость: бесплатный тариф ограничен по количеству доступных шаблонов, фото и других видов контента. Дополнительные функции (удаление фона, отложенный постинг и другие) — от $12 в месяц.
Удобно, лаконично и понятно. Единственный минус — ограниченное количество визуала в бесплатной версии
Популярный сервис среди SMM-специалистов и пользователей, желающих создавать дизайн (визитки, инфографику, картинки для соцсетей) без специальных знаний и навыков. Среди прочего там можно создать красивый чек-лист, чтобы распечатать или опубликовать в соцсетях.
В сервисе тысячи редактируемых шаблонов на любую тему. Многие элементы можно анимировать — это сделает онлайн-картинку ещё живее. А встроенные эффекты преобразят даже стоковые фото.
365Done
Сайт: 365done.ru
Язык: русский.
Стоимость: бесплатно. Для тех, кто хочет поддержать проект, есть магазин с тетрадями для рефлексии, дневниками, книгами по тайм-менеджменту.
Пространства для творчества мало, зато от момента озарения идеей до печати готового чек-листа пройдёт меньше 10 минут
Один из самых популярных русскоязычных сайтов с чек-листами. На портале более сотни готовых решений на разные случаи жизни: от памяток до трекеров привычек и челленджей. Всё это можно использовать в личных целях: не забудьте только указать автора списка, если решите с кем-то поделиться.
Ещё на 365done.ru вы можете сами создать свой checklist c нуля. Просто выберите подходящий шаблон, впишите нужный текст и выберите эмодзи в тему.
Впрочем, простой чек-лист можно создать без специальных сервисов — обойтись привычными офисными инструментами. В MS Word и Google Spreadsheets есть специальные элементы — «флажки», а в Google Docs — маркированные списки с интерактивными галочками.
Иллюстрация, как создать чек-лист в Google Документах
ЭКСКЛЮЗИВЫ ⚡️
Читайте только в блоге
Unisender
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Содержание
- 1 Как правильно составить чек-лист, чтобы он был максимально эффективным
- 1.1 Шаг 1. Определите цель чек-листа
- 1.2 Шаг 2. Определите пункты чек-листа
- 1.3 Шаг 3. Упорядочите пункты по порядку выполнения
- 1.4 Шаг 4. Добавьте подробности к каждому пункту
- 1.5 Шаг 5. Добавьте даты и сроки выполнения
- 1.6 Шаг 6. Проверьте и исправьте
- 1.7 Шаг 7. Используйте чек-лист
- 1.8 Шаг 8. Обновляйте чек-лист
Чек-лист (англ. checklist) — это список задач или пунктов, которые необходимо выполнить. Он может быть использован в различных ситуациях, например, при подготовке к путешествию, выполнении работы, организации мероприятия и т.д.
Как правильно составить чек-лист, чтобы он был максимально эффективным
Шаг 1. Определите цель чек-листа
Перед тем, как начать составлять чек-лист, необходимо определить его цель. Например, если вы планируете поездку, цель чек-листа может быть такой: «Подготовиться к поездке и не забыть ничего важного». Если вы составляете чек-лист для работы, то цель может быть сформулирована как «Выполнить все задачи вовремя и качественно».
Шаг 2. Определите пункты чек-листа
Определите все пункты, которые должны быть включены в чек-лист. Важно, чтобы вы не забыли ни одного важного пункта. Для этого можете использовать опыт прошлых путешествий или задач, которые нужно было решить на работе.
Шаг 3. Упорядочите пункты по порядку выполнения
После того, как вы определили все необходимые пункты, упорядочьте их по порядку выполнения. Например, если вы составляете чек-лист для поездки, то пункты могут быть такими: купить билеты, забронировать отель, собрать вещи, проверить документы и т.д.
Шаг 4. Добавьте подробности к каждому пункту
Добавьте подробности к каждому пункту, чтобы вы не забыли что-то важное. Например, если в пункте «Собрать вещи» вы можете добавить следующие подробности: собрать лекарства, сменную одежду, туалетные принадлежности и т.д.
Шаг 5. Добавьте даты и сроки выполнения
Добавьте даты и сроки выполнения для каждого пункта, чтобы вы могли контролировать свой прогресс. Например, если у вас есть задача «Написать отчет», то вы можете добавить дату «10 марта» и срок «до 12:00».
Шаг 6. Проверьте и исправьте
После того, как вы составили чек-лист,проверьте его и исправьте ошибки. Убедитесь, что все пункты корректно сформулированы, и что не забыли ничего важного. Если вы заметили какие-то проблемы, то отредактируйте их.
Шаг 7. Используйте чек-лист
Теперь, когда ваш чек-лист готов, используйте его в работе или при планировании поездки. Отмечайте выполненные задачи, и следите за своим прогрессом. Если вы забыли что-то важное, добавьте его в чек-лист.
Шаг 8. Обновляйте чек-лист
Не забывайте обновлять чек-листы, особенно если у вас есть новые задачи или планы. Если вы обнаружили, что некоторые пункты вам больше не нужны, удалите их из чек-листа. Также обновляйте даты и сроки выполнения.
- Ключевые моменты при составлении чек-листа:
- Определите цель чек-листа;
- Определите пункты чек-листа;
- Упорядочьте пункты по порядку выполнения;
- Добавьте подробности к каждому пункту;
- Добавьте даты и сроки выполнения;
- Проверьте и исправьте;
- Используйте чек-лист;
- Обновляйте чек-лист.
Использование чек-листов может значительно упростить выполнение задач и позволит избежать забытых деталей. Но важно помнить, что чек-лист — это инструмент, который нужно постоянно улучшать и совершенствовать. Следуйте нашим советам, и вы сможете создать эффективный чек-лист для любой задачи.Также советуем почитать про курсы smm, которые помогут вам сделать первый шаг на пути становления профессиональным SMM-специалист.
Память человека не безгранична, поэтому мы периодически что-то да забываем. Чтобы не упустить важное из виду, приходится все записывать. А что делать, если перед вами стоит сложная задача или процесс, который, в свою очередь, состоит из множества небольших этапов? Конечно же, воспользоваться чек-листом!
Чек-лист – это…
…список, позволяющий разбить сложную работу на небольшие задачи и по которому можно проверить их выполнение. Как только что-то из перечня завершается, напротив соответствующего пункта ставится галочка. Основная цель – воплотить все или хотя бы большинство пунктов. При этом использовать подобный лист можно многократно при повторяющихся процессах.
Считается, что чек-листы пошли из авиации – пилоты с их помощью проверяли готовность ко взлету. Сейчас этот инструмент активно распространился во все сферы нашей жизни.
Основные преимущества составления чек-листов
- Геймификация. Некоторые люди при выполнении какой-то работы очень любят ставить галочки или крестики, таким образом отмечая завершение процедуры. Это превращается в своеобразную игру – чем больше отметок, тем лучше.
- Делегирование полномочий. Если подробно разбивать некоторые рабочие этапы, становится очевидно, какие задачи можно выполнить самостоятельно, а какие – поручить другим. В результате и контролировать другого человека становится в разы проще.
- Исключение или предупреждение ошибок. Порой даже крохотные ошибки могут приводить к глобальным последствиям, а в случае с чек-листами можно устранить вероятность возникновения огромного количества сбоев или несостыковок.
- Мотивация. Когда человек наблюдает за процессом выполнения работы через чек-лист, он наглядно видит прогресс. Это дает чувство удовлетворения и мощный толчок для более быстрого завершения дел.
- Организация – это значит, что ни один этап на пути к достижению цели не будет упущен. В результате обеспечивается прямое выполнение задач, люди становятся в разы более организованными.
- Повышение продуктивности. Как говорилось выше, этот инструмент позволяет снизить вероятность возникновения ошибок, при этом рутинные процессы будут проводиться максимально быстро. Такие действия исключают возникновение авралов и повышают уровень продуктивности людей.
- Получение аналитических данных. Всю информацию потом можно собрать и построить на ее основе графики, гистограммы или диаграммы. Такие действия наглядно покажут повышение продуктивности.
- Совершенствование процессов. Чек-лист считается базовым средством для установления дисциплинированности и последовательности действий сотрудников. Они гарантируют, что ни один сотрудник не забудет ничего важного и все сделает так, как необходимо.
- Экономия времени. Использование шаблона – это экономия времени на ежедневное составление и структурирование списка дел. Человеку не придется долго сидеть и думать, что же делать дальше, ведь самое главное всегда будет под рукой.
Для чего пригодится
Прежде всего, чек-листы нужны для наведения порядка в расписании. Но если смотреть точнее, можно использовать их для решения следующих задач:
- Оптимизация процессов. Если в каких-то делах есть повторяющиеся пункты, можно зафиксировать их и таким образом не пропускать. С помощью чек-листа можно легко делегировать работу другим и осуществлять дальнейший контроль.
- Отслеживание прогресса или результата. С его помощью ярко демонстрируется то, сколько уже пройдено и сколько осталось до достижения цели. Тут хорошо отражается одно из вышеперечисленных преимуществ – при наглядном отображении продвижения к цели повышается мотивация.
- Оценка качества. В этом случае он помогает проверить, соответствует ли созданный продукт/услуга установленным требованиям.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Процессы в чек-листах
Процессы – это определенные последовательности шагов для выполнения задачи, которые могут быть разовыми или же повторяться периодически. Так, подобный инструмент может быть рассчитан на каждый день, на неделю, месяц или даже квартал. Основная цель процессов – определить лучший способ выполнения поставленных задач с согласованными действиями.
Особенности оформления
Если вы решили создать собственный чек-лист, обязательно проверьте финальный вариант на соответствие следующим критериям:
- Четкая постановка цели и целевой аудитории. С одной стороны, если при его создании у вас в голове нет четко поставленной цели, пункты, скорее всего, выйдут несколько размытыми.
- Отражение темы в заголовке. У чек-листа есть конкретная цель.
- Наличие четкой структуры и логики. Пункты должны располагаться либо по хронологии, либо по приоритету, но никак не вразброс.
- Разбор сложных задач на подпункты. Суть чек-листа – напомнить что-то сделать, а когда процесс многоэтапный, не сразу понятно, как к нему подступиться. Чем проще, тем лучше!
- Объединение тематических разделов. Если тема списка достаточно обширна и включает несколько подтем, лучше поделить их в соответствии с ними. Однако тут важно не переборщить, ведь, как говорится, краткость – сестра таланта, особенно в отношении чек-листов.
- Простота и понятность во всем. Прочитав его, человек не должен думать о том, что автор имел в виду. Один пункт должен содержать одно действие. Пусть формулировка будет чересчур простой, но понятной каждому. То же касается и дизайна – не используете плохо читаемые шрифты или неконтрастные цветовые комбинации. И золотое правило – не больше двух ярких цветов, чтобы документ не пестрил и внимание было приковано исключительно к тексту.
- Выдержка формата. Не превращайте список в гайд или инструкцию, не создавайте его чрезмерно объемным. Оптимально будет от 5 до 20 пунктов, если выходит больше – поделите на два вида.
- Охват всех ключевых вопросов по теме. Список получился слишком емким и разнородным? Тему стоит сузить.
- Опущение личных предпочтений или деталей. Это вовсе не гайд, поэтому рекомендовать что-то конкретное автор в нем не может. И чем более универсальными пункты будут в итоге, тем лучше.
Виды чек-листов
- Трекеры – это инструменты, с помощью которых можно внедрять в повседневный образ жизни или рабочий процесс какие-то полезные привычки. Или избавляться от вредных. Главное, что они рассчитаны на определенное количество дней. Пример: пить определенное количество стаканов воды в день или же отказаться от вредной привычки.
- Памятки – они работают по принципу «прочитай – сделай». Этот тип больше ориентирован на новичков, и пункты в нем более походят на советы. Так, если пошагово выполнять перечисленные простые действия, можно прийти к результату. Например, составить резюме или собрать мебель. Сюда же можно записывать план рабочих задач на день (позвонить клиенту, отправить торговое предложение компании N, найти исполнителя для создания логотипа).
- «Прочитай – соотнеси». Этот вид предполагает определение того или иного явления. И чем больше галочек напротив указанных пунктов отмечено, тем больше вероятность соответствия. Такие чек-листы мы часто встречаем в различных тестах.
- Развлекательные чек-листы. Это списки дел, которые нужно сделать за тот или иной период, например за лето, осень или отпуск. Они приносят удовольствие от выполнения задач и проставления галочек.
Есть еще один развлекательный вид подобного списка, его называют буллшит-бинго. В нем изображение поделено на квадраты и в каждом из них прописаны какие-то фразы или действия, которые чаще встречаются и совершаются представителями тех или иных групп или ситуаций. В соцсетях, кстати, они очень часто встречаются – пользователи пересылают их себе в ленту или истории и отмечают совпавшие пункты.
Примеры чек-листов
Подобные списки выполняются в текстовом или визуальном формате, хотя второе встречается куда чаще. Например, у Timeweb есть чек-лист для запуска сайта наподобие памятки, а еще «Кто ваш клиент?» для определения целевой аудитории. А вот из изображений под тип памятки очень подходит следующий, взятый из свободного доступа:
Теперь к трекерам, позволяющим отслеживать те или иные привычки. В интернете можно найти огромное количество интересных вариантов:
Следующий у нас на очереди – «Прочитай – соотнеси»:
Теперь переходим к формату развлекательного списка. Здесь выбор значительно шире, поэтому я выбрала наиболее часто встречаемые типы – один относится ко психологии, а второй касается книг:
Под конец идет самое интересное – это буллшит бинго. Простор для творчества тут огромный. Из самых примечательных отмечу следующие примеры:
Теперь перейдем к сервисам, в которых удобно создавать чек-листы на все случаи жизни. Сначала поговорим о сервисах, в которых можно оформить красивый чек-лист (для презентации, инфографики, памятки, сайта и т.п.), а затем рассмотрим популярные планировщики задач, которые подойдут для мониторинга ежедневных дел и ведения рабочих задач.
Сервисы для оформления чек-листов
Canva
Куда же без нее?! Это универсальный сервис, в котором можно и самому нехилый дизайн разработать, и ярким шаблоном воспользоваться. По соответствующему тегу в сервисе представлено более 15 тысяч шаблонов, поэтому выбрать есть из чего. При желании можно поменять некоторые цвета или элементы местами, добавить что-то свое. Сервис доступен для использования как на платной, так и бесплатной основе.
Adobe Creative Cloud Express
Недавно запущенный инструмент активно набирает обороты, причем вполне заслуженно. Он аналогичен первому сервису, однако тут есть пара нюансов. Первый – он англоязычный, и русский язык в интерфейсе, как и в большинстве шаблонов, недоступен. Второй – если вы захотите выбрать шрифт из обширной библиотеки, за это придется доплатить. Но базовые вещи тут выходят очень даже неплохо. И, несмотря на небольшой «ассортимент» шаблонов, выбора тут все-таки больше по сравнению с Canva.
365Done
А вот это уже отдельный сайт, приспособленный под создание чек-листов. Он русскоязычный, поэтому практически все представленные шаблоны или готовые списки идут на русском языке. Пользоваться им можно как бесплатно, так и платно – для этого есть возможность денежной поддержки проекта или покупка тетрадей, дневников и книг в магазине.
Планировщики задач с опцией чек-листа
Google Keep
Это абсолютно бесплатный сервис… Для ведения заметок. Однако для создания личного чек-листа он тоже вполне сгодится, ведь в нем есть возможность формирования простого списка и отправки его друзьям или коллегам. Что еще удобно, к одной записи крепятся теги и метки по определенной теме, еще есть напоминания, функция добавления фотографий или голосовых записей, а также многое другое. Это отличное решение для тех, кто не хочет заморачиваться и любит делать все самостоятельно.
Microsoft To Do (ранее Wunderlist)
Тоже неплохой планировщик, который можно приспособить под ведение чек-листов. В нем предусмотрена генерация задач из электронной почты, также интеграция с Dropbox, Slack и Zapier. Приложение будет вести учет текущих задач и покажет, какие действия нужно выполнить далее. Некоторые пункты можно установить на повтор и установить для них напоминание. Пользоваться всем этим «бохатством» можно абсолютно бесплатно.
Any.Do
Приложение позволяет вести учет ежедневных дел и составлять красивые, аккуратные чек-листы. В нем можно создавать планы в зависимости от времени или местоположения, а еще делиться задачами с друзьями или коллегами. При этом есть синхронизация с календарем Google и хранилищем iCloud, поэтому данные можно будет синхронизировать для сохранения в одном месте. Плюс тут есть расширенные возможности, позволяющие следить за процентом заполнения списка, устанавливать напоминания пользователям, а также следить за теми, кто формы еще не заполнил. Пользоваться можно бесплатно и платно.
WorkFlowy
Еще один планировщик, только более продвинутый. Бесплатно в нем можно разрабатывать до 100 списков, а за $50 в год это ограничение будет снято, еще будет открыт доступ к неограниченному числу шаблонов и элементов. Функционал обширен – тут можно подбирать разные форматы и делиться ими с коллегами, вписывать задачи в свое или чужое расписание, добавлять заметки.
Упомяну еще пару сервисов для управления бизнес-задачами – Trello и Planfix. В них можно составлять объемный план работ, разделять задачи в списке на подзадачи для детализации прогресса и назначать исполнителей.
Даже самые простые подобные сервисы можно приспособить под составление и ведение чек-листов. Обычные заметки в телефоне для кого-то станут простым и эффективным решением. Хотя это дело вкуса, некоторые все дела ведут с помощью записей в тетрадке. Как всегда, выбирать надо исходя из субъективных предпочтений, лишь бы было удобно.
