Что такое проект документа как составить

Что такое проект документа?

Этапы и способы подготовки документа

Давайте рассмотрим, как осуществляется работа с проектом документа на каждом из вышеперечисленных этапов традиционным способом и с использованием систем автоматизации.

1. Разработка проекта документа

2. Согласование проекта документа

К сожалению, в правовых актах, регламентирующих делопроизводство, работа с проектами документов практически не описывается. В связи с этим работа с проектами документов, в том числе процесс их визирования, в организациях может сильно различаться.

Традиционный способ визирования проекта документа

Иногда секретарю требуется переосмыслить свою работу и «подтянуть» слабые места. Например, когда какой-то рабочий процесс дает сбой. Или когда хочется делать больше, чтобы «расти» в профессиональном плане. В новом цикле статей проанализируем опыт коллег и взглянем шире на привычные задачи секретаря. Он для всех, кто хочет идеально выполнять свои обязанности, научиться исправлять ошибки и не допускать их в будущем. Цикл поможет вам повысить свою ценность в организации и стать лучшим помощником для своего начальника.

В первой статье цикла рассмотрим, как секретарю проводить комплексную оценку и редактирование проектов документов. Чужие ошибки больше не будут причиной замечаний требовательного руководителя. Мы составили алгоритм, состоящий из четырех обязательных этапов нормоконтроля: ознакомления с проектом документа, оценки его композиционной структуры, оценки фактического материала, оценки языка и стиля текста.

Почему небрежные документы попадают на подпись руководителю?

Наверняка в вашей практике или практике коллег были ситуации, когда руководитель, подписывая документы, находил в них недочеты. Первым с критикой сталкивается секретарь – тот человек, который передает проекты документов на подпись. В попытке оправдаться секретарь ссылается на исполнителя документа, ведь именно последний отвечает за его подготовку. Но подобное обоснование может создать еще большее напряжение между руководителем и секретарем. Шеф внимателен к документообороту и требует того же от своего секретаря.

Итак, почему небрежный документ попал на стол руководителя? Есть три причины:

1. Секретарь просматривал документы в спешке и упустил недочеты, не справившись с многозадачностью.
2. Секретарь «потерял бдительность»: не изучил документ, положившись на исполнителя, который всегда был на хорошем счету и ранее не допускал оплошностей в работе. Кстати, довольно часто работники просят секретаря обеспечить оперативное подписание документа, ссылаясь на то, что «руководитель его уже видел, одобрил и ждет сию минуту» или «его уже редактировали ранее, изменилось только одно слово в тексте».
3. Секретарь не знает основных этапов редактирования текста проекта документа.

И если первые две ситуации носят, скорее, случайный характер (и в результате секретарь учится на своих ошибках), то третий пункт требует более детального осмысления.

Что такое нормоконтроль?

В должностные обязанности секретаря организации очень часто входит редактирование проектов документов. В Профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] редактирование текстов служебных документов – это одно из необходимых умений специалиста, который занимается организационным, документационным и информационным обеспечением, информационно-аналитической и организационно-административной поддержкой деятельности руководителя организации.

Процесс редактирования проектов документов регламентирован в очень немногих организациях. Иногда можно встретить несколько пунктов о правилах их редактирования в инструкции по делопроизводству, положении о работе отдела (например, в положении о работе службы делопроизводства). Куда чаще эта обязанность просто упомянута в должностной инструкции секретаря.

Секретарь – правая рука руководителя, и от того, какой вид и содержание имеют проекты документов, которые он передает шефу на подпись, во многом зависит уровень доверия к нему. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря – довольно грамотные и внимательные люди, способные разглядеть ошибки и дать оценку вашей работе. А вот исполнители документов, стремясь обеспечить быстрое документальное оформление вопросов, далеко не всегда думают о форме подачи информации.  Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря, ведь он на «последнем рубеже» готовит документы к подписанию и, как правило, проводит их нормоконтроль – то есть оценку соответствия документа существующим требованиям.

Уточним, что термин «нормоконтроль» используется, как правило, в отношении технической документации, и означает проверку ее соответствия установленным техническим требованиям, нормам, регламентам. В сфере делопроизводства он применяется редко. Нет и емких аналогов, как и собственно строгих требований к процедуре проверки управленческих документов. В инструкциях по делопроизводству, как правило, говорится о «контроле за правильностью оформления проектов»  отдельных видов документов (например, приказов) и предполагается оценка их соответствия требованиям, принятым в организации (чаще всего они закреплены в инструкции по делопроизводству), и нормам русского языка.

Современные руководители понимают, что документ низкого качества может всерьез навредить репутации, поэтому все чаще разыскивают секретарей с образцовой грамотностью и даже вносят изменения в штатное расписание, «повышая» секретаря до должностей советника, помощника, консультанта и наделяя его обязанностью осуществлять строгий контроль качества подготавливаемых в организации документов.

Проблемы в работе начинаются тогда, когда представление секретарем процесса редактирования сужается до поверхностного ознакомления с текстом и устранения только очевидных композиционных/орфографических ошибок, что не совпадает со взглядом начальника. И вот, например, руководитель, заметивший нарушение логики и противоречия в тексте письма, задает вопрос секретарю: почему плохо составленный документ допущен до подписания?

Таким образом, перед секретарем ставится задача осуществлять полноценную и качественную обработку документов перед их передачей руководителю. Поговорим о том, как сделать это собственными силами.

Алгоритм оценки и редактирования проекта документа

Разработанный и согласованный в установленном порядке проект документа поступает в приемную, где секретарь осуществляет его подготовку к подписанию руководителем, проводит нормоконтроль и, в случае необходимости, редактирование. Несоответствующий нормам проект документа следует вернуть на доработку исполнителю.

Рекомендуем использовать алгоритм оценки и редактирования проекта документа (Алгоритм). Далее рассмотрим, что нужно проверить и учесть на каждом этапе.

Этап 1.  Как ознакомиться с проектом документа?

Редактирование начинается с общего ознакомления с текстом проекта документа. Это очень важный этап. Никогда не пропускайте его и не приступайте к редактированию по ходу первого прочтения. Секретарю важно прочитать текст от начала и до конца, чтобы иметь целостное восприятие. На следующих этапах редактирования это поможет оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки и т.д.

Ознакомиться с текстом – не значит только лишь прочитать его. Если документ объемный, целесообразно отметить место, которое вызывает вопрос: в бумажном проекте документа его можно подчеркнуть простым карандашом или приклеить стикер, а в электронном – сделать примечание к нему, оставить комментарий, заметку (в разных приложениях и программах инструменты со схожим предназначением называются по-разному) – это поможет на следующих этапах редактирования.

Этап 2. Как оценить композиционную структуру текста?

Нормы оформления документов, требования к их композиции устанавливают в инструкциях по делопроизводству организаций, которые обычно разрабатывают с учетом положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция по делопроизводству, если работе над ней было уделено достаточно внимания, становится надежным помощником в процессе редактирования.

Приведем Чек-лист для оценки композиционной структуры документа и рассмотрим, как именно следует работать с текстом на этом этапе.

Понятие проекта документа

Понятие проекта документа используют в разных правовых актах, например:

1. Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8.11.2005 г. № 536.
2. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 г. № 452.

При этом, к сожалению, ни один правовой акт не способен разъяснить, что же такое проект документа. Учебники и пособия по делопроизводству также используют данный термин, но не дают его определения. В связи с чем, основываясь на общепринятых понятиях, можно дать следующее определение.

Этапы и способы подготовки документа

Внутренние и исходящие документы проходят стадию проекта, а при их подготовке реализуют следующие основные шаги:

• разработать проект документа;
• согласовать проект документа;
• подписать (утвердить) документ;
• зарегистрировать документ.

При этом на сегодняшний день подготовка создаваемых в организации документов может быть осуществлена одним из двух основных способов:

• традиционный, когда изначально проект документа готовят на бумаге и передают в бумажном формате между всеми участниками и на всех этапах;
• электронный, когда в процессе подготовки документа используют систему электронного документооборота (СЭД).

Далее рассмотрим процессы осуществления работы с проектами документов на каждом из обозначенных выше этапов как традиционным способом, так и с использованием систем автоматизации.

Разработка проекта документа – предполагает процесс проработки вопроса и подготовку текста будущего документа. У проекта документа еще нет юридической силы. Он может быть подготовлен одним работником или несколькими специалистами. Если проект документа касается интересов различных подразделений, то на основании решения руководства организации, может быть назначена рабочая группа для его подготовки, либо создается временная комиссия. При использовании традиционной технологии, проект документа создают на бумаге и оформляют на основании инструкции по делопроизводству организации. Если используется система электронного документооборота, проект подготавливают в электронном формате, и после этого загружают в систему. Отдельные СЭД дают возможность разработчикам проводить совместную работу над электронной версией проекта, не покидая своих рабочих места.

Согласование проекта документа может быть внешним и внутренним. В ситуации внутреннего согласования проект документа анализируют уполномоченные должностные лица предприятия. Ими оценивается целесообразность издания документа предложенного содержания, соответствие текста проекта текущему законодательству и внутренней нормативной документации. Внешним согласованием выражается согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. На основании ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Внешнее согласование оформляют с использованием реквизита «гриф согласования». Стоит отметить, что понятия внутреннего согласования и визирования являются синонимами. А лица, которыми осуществляется внутреннее согласование, зачастую называются согласующими или визирующими. Процедуру визирования осуществляют начиная с низшего уровня компетенции к высшему. Результат внутреннего согласования оформляется должностным лицом визой, которой выражается согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если должностное лицо имеет ряд принципиальных замечаний, касающихся текста проекта документа, то он указывает их и прикладывает к проекту. Далее разработчиком создается новая версия проекта, учитывая все замечания. Новая версия проекта подвергается повторной процедуре согласования.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которую утверждает приказ Минкультуры России от 8. 11. 2005 года № 536. Если в процессе согласования проекта документа, в него будут внесены изменения принципиального характера, то он должен быть перепечатан и отправлен на повторное согласование. К сожалению, в правовых актах, которыми регламентировано делопроизводство, работа с проектами документов практически не описана. В связи с этим, работа с проектами документов, включая процесс их визирования, может не сильно отличаться в зависимости от предприятия.

При традиционной работе известно два наиболее распространенных способа передавать проект документа лицам, которые осуществляют его визирование: это может делать непосредственный разработчик проекта или служба документационного обеспечения управления. Если этим занимается разработчик проекта, то ему необходимо самостоятельно нести документ визирующим лицам, или ожидать, когда каждый из них ознакомится с текстом и поставит свою визу, либо можно оставить проект у должностного лица или его помощника, оговорив при этом, когда можно забрать завизированный проект документа. Данный метод предполагает достаточно большие затраты времени не на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей, а на посещение лиц, визирующих документ, а также на ожидание в их кабинетах результата согласования. Больше всего времени теряется в крупных предприятиях, в которых визирующие могут находиться в разных концах здания или даже в разных филиалах предприятия.

Чтобы упростить коммуникацию с заказчиком и сократить процесс первичных согласований, используют проектную документацию. Это расширенный вариант технического задания, где основные этапы подготовки к реализации проекта представляют клиенту в виде изображений и схем, а результат обсуждений фиксируют в классическом текстовом варианте. 

С чего начинается проектная документация, почему визуальные схемы работают лучше текста, как наличие прототипов проекта влияет на уровень эмпатии клиента, рассказал Виталий Арбузов, CEO digital-агентства INPRO.digital.

Почему проектная документация упрощает разработку проекта 

Проектная документация делает процесс согласований проще для обеих сторон. Вы сэкономите свое время на объяснении терминов, а клиенту не нужно будет вычитывать десятки страниц ТЗ. Визуализация на этапе согласования помогает:

• cнизить риски в ходе самого проекта. Когда веб-разработка уже будет в активной стадии, вам нужно будет пройти еще несколько этапов утверждения. Если на стадии обсуждения вы придете с заказчиком к консенсусу, то вероятность того, что все придется переделывать в середине работы будет сведена к минимуму;
• упростить и декомпозировать комплексные задачи. Управление проектом с помощью фасилитации — одно из ключевых преимуществ проектной документации.  Результат становится наглядным, поэтому и согласование с клиентом проходит легче и команда более четко понимает стоящие перед ней задачи и ожидаемый итог работы;
• выстроить нормальные отношения с клиентом. Уровень взаимопонимания с заказчиком напрямую влияет на успешность вашего проекта, скорость и качество его реализации. Общение на равных за счет упрощения и визуализации поможет вам на следующих этапах разработки быть более мобильными в принятии решений и одновременно даст больше возможностей для дополнительных продаж, так как вы будете лучше понимать, что именно необходимо для функционирования ресурса. 

С чего начать составление проектной документации

Перед тем как приступать к созданию проектной документации и разработке первых вайрфреймов, изучите рынок. Даже если это напрямую не прописано в договоре с клиентом, сделайте базовый ресерч по основным конкурентам: как работает интерфейс, какие страницы есть, как расположено меню. Выпишите опции и функционал, которого нет у вашего заказчика. Обсудите их вместе, акцентируя внимание на следующих аспектах: 

1. Хочет ли клиент добавить на сайт такую же функцию? 

Всегда помните, что заказчик не должен быть силен в технических терминах. Ваша задача на данном этапе — объяснить ему, какую задачу с точки зрения бизнеса решает каждый функциональный модуль, который есть на сайте у конкурентов. 

2. Нужна ли бизнесу клиента данная функция? 

Поговорите с клиентом о его ожиданиях от изменений сайта: нужен ли этот функциональный модуль с точки зрения продаж, улучшит ли он качество сервиса, соответствует ли набору доступных услуг? Например, если у вашего заказчика интернет-магазин, где доставка осуществляется только через курьерскую службу, то ему точно не нужен модуль с вариантами выбора пунктов самовывоза на карте. Даже если он есть у всех конкурентов. 

3. Насколько сильно добавление этой функции повлияет на смету и сроки проекта? 

Еще на этапе обсуждения дополнительного функционала расскажите клиенту о том, как это может повлиять на ход проекта. Например, если заказчик хочет сделать личный кабинет, как у конкурентов, объясните, что бюджет на реализацию этого блока может быть больше, чем сумма всего проекта на текущий момент, а сроки увеличатся в несколько раз. 

Не забудьте проверить на прочность и текущий сайт вашего заказчика. Мы для этого часто привлекаем асессоров, то есть людей, которые тестируют сайт по нашей просьбе. Если будете делать такой вариант аудита, внимательно отнеситесь к подбору людей. Если это интернет-магазин женской косметики, нужно искать именно тех, кто будет его целевой аудиторией.

Разработайте для них анкету или опросник, которую они должны будут заполнить после использования ресурса. Это позволит выявить баги, слабые стороны, недостающие функциональные модули. Проанализируйте полученные данные и сформируйте из них интуитивно понятную схему, которая станет частью проектной документации. 

Схематичная визуализация результатов асессорского аудита

Кто входит в команду разработки проектной документации

За разработку проектной документации отвечает проектный менеджер. Он есть на любом проекте вне зависимости от специализации продукта клиента или масштаба задачи.  Проектный менеджер выступает как контролирующий орган, а именно:

1. Ведет всю коммуникацию с клиентом. Даже если вы привлекаете других специалистов для разработки проектной документации, постарайтесь сделать так, чтобы напрямую с заказчиком общался только кто-то один. Так клиенту не придется запоминать несколько имен, дублировать информацию и объяснять свои пожелания по нескольку раз. Проектный менеджер коммуницирует с клиентом, записывает ключевые идеи и передает их своей команде. 
2. Контролирует деятельность сотрудников, работающих над проектом. Проектный менеджер отвечает за то, чтобы все было сделано в срок, все комментарии отработаны, а обратная связь отправлена. В его задачи входит и мониторинг деятельности команды: он выстраивает коммуникацию между специалистами, следит за всеми чатами, отвечает на любые вопросы. 
3. Согласовывает все этапы работ. Все специалисты отправляют свои наработки сначала проектному менеджеру, он вносит правки и только после этого отправляет макеты на согласование клиенту. 

На сложных проектах еще на этапе первичных согласований к проектному менеджеру подключаются бизнес-аналитик и дизайнер. Бизнес-аналитики начинают свою работу с изучения рынка и анализа текущей ситуации по проекту. 

Имейте в виду, что если для визуализации вам нужны только схемы, то не обязательно привлекать дизайнера. Достаточно выбрать интуитивно понятное приложение, где сам аналитик сможет отрисовать простейшие макеты и указать взаимосвязи между объектами. Мы пользуемся общеизвестной платформой Figma для комплексных проектов и Miro, если основная часть работ — простые схематичные изображения.

Например, на этапе разработки проектной документации всегда создается структура сайта — это ключевой момент при согласовании с клиентом. По факту это выглядит как детализированная схема с комментариями или прототипами отдельных элементов. С таким вариантом обычно может справиться бизнес-аналитик самостоятельно. 

Визуализация структуры сайта

Подключите дизайнера, если вы планируете разработать прототипы или визуальную концепцию. В таком случае важно будет не только показать взаимосвязи, но и определить общую дизайн-концепцию, показать, как будет выглядеть проект в итоге. Мы мыслим образами, поэтому здесь внешний вид будет играть ключевую роль. Даже если вы не сразу согласуете функциональные модули с красивыми и аккуратно оформленными прототипами, процесс обсуждения будет идти легче и комфортнее. 

Примеры вайрфреймов

За время своей работы с таким подходом, мы поняли, что клиент больше всего ценит, когда уважают его время и ресурсы. Он делает свое дело: развивает бизнес, занимается предпринимательством. И ему просто нужен качественный ресурс для реализации своих идей. 

Ваша задача — помочь ему в достижении его цели, а не продемонстрировать экспертизу по всем аспектам веб-разработки. Постарайтесь понять глубинную боль заказчика, будь то нелояльные клиенты, низкая конверсия или непрогнозируемые риски. Если вы увидите и предложите решения этих проблем, то в скором времени заказчик станет вашим союзником и партнером. 

Фото на обложке: CoffeeMate/Depositphotos.com