Документ с одной укэп должен иметь облполн со значением равным 5 или 6 как исправить

Как проверить корректно ли сформирован УПД?

1.    Проверьте указали ли номер УПД в DESADV (Рис. 1).

Если номер УПД в DESADV не передается, то на стороне X5 Group в этом поле отображается номер DESADV.

2.    Проверьте номер документа, указанный в электронном УПД. Он должен совпадать с номером УПД, указанным в поле «Номер УПД» DESADV (Рис. 2).

Номер УПД должен быть оригинальным в течение года. Компания не принимает УПД, если указан номер документа, который использовался ранее.

3.    Проверьте номер накладной в RECADV. Он должен совпадать с номером УПД (Рис. 3).

4.    Проверьте бумажную версию документа на соответствие всем требованиям X5 Group.

УПД содержит коды маркировки, которые не найдены в системе «Честный ЗНАК», но находится в статусе «Завершён». Что делать?

Отправьте Исправленный УПД с указанием других кодов маркировки. иУПД изменит статус «Уточнение» с текстом «Уже существует подписанный УПД».

Далее обратитесь в сервисный центр X5 Group service.centre@x5.ru для распроводки УПД.

После того, как X5 Group обработает иУПД и статус изменится на «Завершён», иУПД будет отправлен в «Честный ЗНАК». 

Самая распространенная ошибка при работе с УПД для X5 Group – «Не определен номер накладной». Причины ее возникновения?

1. В электронных документов не были убраны префиксы (например, в 1С перед номером документа было несколько нулей, которых не было в бумажной версии документа).
2. В DESADV не передали номер УПД, либо УПД прислали с другим номером.
3. На приемку вместо утвержденной ТН привезли ТОРГ-12, в которой указан номер накладной вместо номера УПД, соответственно занесли номер из бумажной ТН.
4. Ошиблись при заполнении номера УПД на точке приемки.

Ошибку «Не определен номер накладной» рекомендуется исправить в первую очередь с помощью отправки УПД с верным номером.

Почему отправленный УПД / УКД продолжительное время остаётся в статусе «Подписан и отправлен»?

Если вы отправили УПД / УКД, на который не поступают ответные квитанции и «Титул покупателя», то проверьте поле «Номер УПД». Если указанный номер был использован в течение года, система приняла документ за дубль и его заблокировала.

Номер УПД должен быть оригинальным в течение года. Компания не принимает УПД, если указан номер документа, который использовался ранее.

Почему необходимо указывать в товарной накладной (ТН) или товарно-транспортной накладной (ТТН) номер УПД?

При приёмке товара и постановке на баланс в бухгалтерском учёте, X5 Group необходимо в систему ввести идентификатор первичного документа, на основании которого отражена хозяйственная операция. Из-за того, что электронный УПД на момент поставки может отсутствовать, сети нужно, чтобы бумажная транспортная накладная (ТН) / товарно-транспортная накладная (ТТН) содержали номер электронного УПД и сотрудник склада вручную смог его указать в системе к соответствующей поставке.

Далее для подписания и автоматической обработки на стороне X5 Group, документ приемки автоматически будет связываться с электронным УПД по его номеру, что позволит своевременно осуществлять оплату за поставленный товар. Кроме того, номер УПД, введенный в систему X5 Group при приемке, в будущем отражается в акте сверки. Без указания номера УПД в акте идентификатора поставки, процесс сверки станет крайне затруднительным.

Какие поля являются обязательными для заполнения?

В УПД должны быть заполнены поля:

• В «шапке» документа (Табл. 1).
  
   

Табл. 1. Обязательные поля в «шапке» документа

Название поля	Атрибут и пример заполнения
Идентиф = “отправитель”	Значен = “4670013620000”

• В товарных позициях (Табл. 2).
  
   

Табл. 2. Обязательные поля в товарных позициях

Название поля	Атрибут и пример заполнения
Идентиф = “код_материала”	Значен = “1234567890123”
Идентиф = “номер_заказа”	Значен = “1234567890123”

Значение инфополя “номер_заказа” должно передаваться без пробелов.

Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.

Если используются услуги транспортной компании, в сведениях о лице передавшем товар указывать имя водителя или сотрудника своей компании, который передал товар транспортной компании?

X5 Group не осуществляет дополнительных проверок на заполнение данного поля.

В поле «ТаблСчФакт/ВсегоОпл/НеттоВс» указывается нетто товара по всем товарным линиям. Что делать если товар, указанный в документе, разных единиц измерения?

Данное поле не является обязательным для заполнения и не используется во внутренних процессах X5 Group. 

Какую дату указывать в УПД?

Дата УПД должна быть не позднее, чем +5 дней от даты приёмки.

При формировании УПД в поле «Грузополучатель» вносить юридический адрес или фактический адрес доставки товара?

В поле «Покупатель» указывается юридический адрес X5 Group. В поле «Грузополучатель» указывается фактическая точка доставки товара.

Какое действие нужно указать в поле «Содержание операции»?

При товарных поставках в поле «Содержание операции» необходимо указывать «Товары переданы».

При работе с УПД отправляется ли «Акт о приёмке» из торговой точки?

«Акт о приёмке» на склад будет отправлен на бумажном носителе только в том случае, если при приёмке были расхождения, либо УПД был сформирован после приёмки.

Как происходит учёт оборотной тары в УПД?

Тара указывается в товарных строках с нулевой стоимостью.

Причины отказа в приёмке из акта ТОРГ-2 отражать в RECADV?

ТОРГ-2 не составляется. В учетной системе X5 Group нет информации о причинах отказа в приемке товара. В RECADV отразить данную информацию невозможно.

Уточнение: «Расхождение в 1 копейку». Что означает?

Данная ошибка вызвана расхождением цены позиции товара в «Заказе» (такой же, как в согласованной спецификации) и позиции товара в УПД. По таким УПД необходимо выставить Исправленный УПД.

Уточнение: «Для функции ДОП недопустима ставка 0%». Что означает?

В УПД с функцией «ДОП» в поле «Ставка НДС» нужно указывать значение «Без НДС».

При получении уточнения нужно отправить Исправленный УПД (иУПД) с указанием верного значения – «Без НДС».

Уточнение: «Заполните обязательное поле QUANTITY (параметр таблицы MATERIALDATA, строка Х)». Что означает?

Уточнение означает, что в товарной строке X указано нулевое количество. Нужно сформировать «Исправленный УПД» с указанием количества товара по этой строке отличное от нуля.

УПД отклонён с сообщением «На документе должно быть две УКЭП». Почему?

Согласно приказу ФНС № ММВ-7-15/155@, «УПД с функцией СЧФДОП» подписывается созданной в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также созданной в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта.

В файле XML УПД за полномочия подписанта отвечает тэг «ОблПолн». Если в «ОблПолн» указано значение 0, 1, 2, 3 или 4, то «УПД с функцией СЧФДОП» должен подписываться двумя УКЭП. Если в «ОблПолн» указано 5 или 6, то достаточно одной подписи (расшифровка этих цифр приведена в приказе).

Каким образом мы должны отражать оборотную тару (палеты) в УПД? Это должна быть отдельная строка, как товар? Какой PLU использовать? Нужно ли тару отражать в DESADV? Будет ли тара передаваться в RECADV?

Оборотная тара отражается в УПД отдельной строкой как обычная товарная позиция с нулевой ценой.

PLU оборотной тары (Табл. 2).

PLU	Размеры палеты	Количество
3354748	Палета 1200х800	1шт
3354749	Палета 1200х1000	1шт

Табл. 2. Код оборотной тары

Тару необходимо отправлять в DESADV, а также указывать в транспортной накладной (ТН) (раздел 7), либо в товарно-транспортной накладной (ТТН) (раздел 2) (Рис. 4).

Какой штрих-код у позиций возвратной тары?

Штрих-кода у возвратной тары нет и указывать его не нужно.

В каких случаях не приходит «Извещение о получении подтверждения поступления УПД»?

На дублирующие документы ответные квитанции и «Титулы покупателя» не отправляются.

Под дублирующими документами УПД имеется в виду, что у документов УПД не уникальная комбинация № УПД+дата УПД+№ исправления+дата исправления.

Под дублирующими документами УКД имеется в виду, что у документов УКД не уникальная комбинация № УКД+дата УКД+№ исправления УКД+дата исправления УКД+№ УПД+дата УПД+№ исправления+дата исправления.

Как отправить УПД в случае обратного заказа (когда заказ оформляет сам поставщик)?

В данном случае, единственная возможная форма отправки УПД – в ответ на RECADV («Уведомление о приёмке»).

Напоминаем, что УПД должен содержать номер «Заказа», а также в транспортной накладной обязательно должен быть указан номер УПД.

Корректно ли, что по описанному БП на отклонённый УПД приходит «Титул получателя» после того, как был проверен и акцептован сделанный дополнительно УКД? Как визуализировать текущий статус по оригинальному УПД?

Да, это корректно, так как в случае акцепта УКД, оригинальный исходный УПД (или его последняя версия исправления, на которую ссылается УКД) тоже подлежит подписанию. Так как с точки зрения фиксации итогов передачи товарно-материальных ценностей, только пара УПД + УКД вместе однозначно фиксирует итоги. Поэтому оба документа должны быть подписаны. 

Для поставщика визуализация текущего статуса должна выглядеть следующим образом:

1. Когда оригинальный УПД прошел и на него выставлено «Уведомление об уточнении», должна отображаться информация, что УПД требует исправления или корректировки.
2. Когда на EDI Platform был сделан УКД, должна отображаться информация, что исходный УПД был откорректирован.
3. Когда на исходный УПД пришел подписанный «Титул получателя», поставщик должен видеть что все вопросы закрыты, документ завершен.

Если вместо корректировки УПД был создан исправленный УПД и он покрыл все расхождения, в этом случае на оригинальный УПД вернётся подписанный «Титул получателя»?

В этом случае на оригинальный УПД не будет выставлен подписанный «Титул покупателя», так как ИУПД заменил в учете оригинальный УПД. И только на финальную акцептованную версию Исправления УПД вернётся «Титул покупателя».

Действует ли для УПД правила цепочки: Оригинал → Исправление → Корректировка?

Цепочка может выглядеть как: УПД → N исправлений УПД → УКД на последнее исправление → N исправлений УКД.

Отфактуруется в таком случае последняя версия исправления и последняя версия корректировоки. По ним поступят «Титулы получателя».

Почему при ошибках в отправляемом УКД необходимо делать «корректировку на корректировку»?

Это дополнительная возможность, предусмотренная проектом, но на практике будет встречаться крайне редко. Действительно, если в УПД были расхождения только в количествах, и выставленный УКД покрыл их не полностью, можно поставщику сформировать УКД на предыдущий УКД, в котором он «покроет» оставшиеся расхождения. В таком случае подпись «Титула получателя» вернётся на все три документа.

Параллельно с этим действует возможность сформировать Исправление УКД. И именно так рекомендуем устранять расхождения поставщикам.

Почему в части материалов для поставщика фигурируют схемы УПД с функцией СЧФ, хотя в основном проекте эта функция УПД не будет использована?

Так как наряду с обычными поставками в X5 Group существуют «некоммерческие» поставки, сама возможность приёма УПД с функцией «СЧФ» была в SAP заложена, но к проекту с товарными поставщиками она не относится. Для товарных поставщиков УПД с функцией «СЧФ» отклоняется.

Проект УПД предполагает изменение DESADV в части простановки номера и даты УПД + включения возвратной тары. Будет ли сбой в приёмке DESADV, если поставщик отправит в DESADV номер УПД + возвратную тару раньше срока его перехода на УПД? 

Условия возвратной тары, номера и даты УПД

1. Возвратную тару не рекомендуется указывать раньше даты перехода поставщика на УПД (отсчет даты происходит по дате заказа). Теоретически, если возвратная тара будет включена в DESADV, то она попадет и в RECADV, но что в таком случае произойдет с фактуровкой Счета-фактуры – неизвестно, такой кейс не тестировался. 
2. Поля «Номер УПД» в DESADV компании X5 Group нет. Есть номер документа DESADV EANCOM. Поэтому, что именно указал поставщик, компании X5 Group не определить сразу. При приемке, если она осуществляется по прежней схеме с бумажной накладной, номер DESADV будет сверен с номером бумажной ТОРГ-12.  Поэтому включать отправку номера УПД в DESADV поставщик может только если: 

• номер DESADV и номер УПД всегда совпадают

ИЛИ/И

• номер УПД совпадает с номером бумажной ТОРГ-12 и с номером накладной из ЭСФ

В других же случаях указание номера УПД в отправляемый DESADV раньше положенного срока приведет к тому, что ТОРГ-12 не будет совпадать с DESADV, что может привести к сбою приемки.

3.    Параметр «Дата УПД» из DESADV приходит в X5 Group как дата DESADV. Проверки на дату нет, но должна фигурировать та же дата, что и в исходящем УПД.

Как проверяется выставление иУПД или УКД в различных категориях расхождений? 

Проверка на стороне X5 Group реализована следующим образом:

1. ИУПД формируется при исправлении любых категорий расхождений
2. УКД формируется только при расхождений по количеству. Если в УКД изменять цены или параметры «шапки», документ будет отклонен.

Таким образом, поставщики на практике могут любые расхождения закрывать через иУПД.

Будет ли в RECADV приходить возвратная тара?

Если указали в DESADV и в ТН/ТТН возвратную тару, тогда будет и в RECADV.

Что делать, если нет возможности указывать возвратную тару в документах «Корректировка Реализации товаров и услуг», которая служит исходной информацией для формирования УКД, работая на типовых конфигурациях 1С?

При необходимости можно модернизировать 1С.

Есть ли проверка на уникальность номера поступающего УПД?

Да, проверяется уникальность сочетания [Юр. лицо поставщика]+[Юр. лицо X5 Group]+[Номер УПД]+[Дата УПД]

Уточнение: «Некорректная функция документа СЧФДОП». Как исправить?

Обратитесь в поддержку Ediweb. Специалисты уберут проверку на уникальность номера, затем переотправите УПД с верной функцией.

Возможна ли в последующем работа без обязательного указания номера УПД в DESADV?

Вопрос в процессе проработки, окончательная информация будет позднее.

Уточнение: «Не заполнено поле ДатаОсн». Что означает?

Это означает, что в отправленном УПД не заполнено поле «Дата заказа покупателя». В этом случае необходимо сформировать исправленный УПД и указать в нем дату заказа.

С какими текстами ошибок нужно обратиться в бухгалтерию СЦ? 

Часто возникающие ошибки по УПД:

1. Не найдена не подписанная накладная
2. Не определен номер накладной – возможно расхождение в ссылках у приёмки и номере СФ в XML-файле
3. Накладная не найдена – возможно не заведена приемка к заказу
4. Список расхождение по таре
5. Список расхождение по количеству
6. Список расхождение по цене
7. См. примечание к СФ – существует расхождение между приемкой и XML 
8. К корректировочной счет фактуре не найден оригинальный документ – возможно указан некорректный номер или дата корректируемого УПД
9. Попытка повторной обработки СФ *» в системе уже есть ранее поступивший УПД без метки удаления с идентичным номером накладной
10. Уже существует подписанный УПД» в системе уже существует ранее проведенный УПД к заказу
11. Для данного УПД существует исправление
12. Документ закупки 6* еще не деблокирован
13. Невозможно агрегировать материал в позиции *******
14. Позиция **: не определен код товара
15. Некорректная дата документа
16. Введите только положительные значения
17. Должен быть заполнен элемент НаимЕдИзмДо в позиции **
18. Задайте ссылку на действительное поступление материалов (строка *****)
19. У кредитора нет банковских реквизитов с кодом **********

При необходимости специалист СЦ самостоятельно создаст запрос в поддержку X5 Group.

С какими текстами ошибок нужно обратиться к провайдеру?

1. Поставщик 7* не подлежит обработке в БЕ*; Контрагент не подключен к УПД – поставщик не подключён к ЭДО УПД в разрезе указанного БЕ, либо поставщик подключён к ЭДО УПД в разрезе указанного БЕ, но дата УПД ранее даты начала работы по ЭДО. Для подключения нужного БЕ отправьте запрос менеджеру Ediweb на подключение к УПД.
2. Некорректно указан ИНН поставщика – в XML некорректно указан ИНН поставщика.

Почему при создании исправлений/корректировок нельзя отредактировать номер и дату УПД?

На EDI Platform не реализован функционал по изменению номера и даты УПД при создании исправлений/корректировок в связи с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 п. 7, которое гласит:

«В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (строка, в которой указывается номер и дата СФ), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом.»

Данное постановление распространяется на работу с УПД, т.к. дополнение к нему отсутствует.

Из-за того, что УПД пришёл на замену счёту-фактуре, требования, которые не были упразднены или изменены в рамках приказа ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155, автоматически распространяются на УПД.

Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?

Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :

А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@

Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):

– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;

Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:

1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.

При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.

Одновременно:

1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.

Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?

Согласно письму от Федеральной Налоговой Службы от 24.10.2016 г. N ЕД-4-15/20034 , рассмотрев обращение по вопросу об утвержденном приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155 формате счета-фактуры и формате представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме, сообщает следующее:

«В формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме при внесении в него изменений в связи с вступлением в силу Федерального закона от 30.05.2016 N 150-ФЗ будут внесены соответствующие корректировки: формат элемента «Функция» файла обмена информации покупателя будет изменен с Т(= 1) на Т(3 – 6).»

На основании вступления в силу (01.07.2016.) Федерального закона от 30.05.2016 N 150-ФЗ о внесении изменений в главу 21 части второй налогового кодекса РФ в Приказ от 24 марта 2016г. N ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме» были внесены соответствующие изменения:

Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ). Элемент «Функция» принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:

• СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использовать числовые значения 1,2,3.

Почему при печати УПД выводится КПП обособленного подразделения, а ИНН головной организации?

Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.

Текст уведомления об уточнении Причина и способы исправления Накладная (номер накладной) материал принят, но отсутствует в документе счет-фактура: (код товара в системе торговой сети)

Причина: 
В документе нет товарной позиции, которая есть в приемке.

Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), указав в нем все позиции, которые торговая сеть прислала в приемке.

Не заполнено поле ОснДоверОргСост

Причина:
Документ подписан электронной подписью, выданной на физическое лицо, с использованием машиночитаемой доверенности.

Решение:
Создайте исправление (ИУПД) к УПД, подписав его сертификатом, выданным на организацию-продавца. Например, сертификатом директора или сотрудника организации.

Документ с одной УКЭП должен иметь «ОблПолн» со значением равным 5 или 6

Причина:
Не выполнены требования сети к полномочиям подписанта документа. Для корректной обработки документа сетью необходимы полномочия со значением 5 или 6.

Решение:
Укажите в Диадоке полномочия подписанта для исходящих документов со значением «Лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур» (5) или «Лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур» (6), а затем отправьте исправительный УПД в торговую сеть.

Инструкция по заполнению полномочий доступна по ссылке.

Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения в цене: Принят по цене: (цена, по которой сеть приняла товар) цена СФ: (цена в документе)

Причина:
Цена товара в приемке отличается от цены в отправленном документе.

Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), укажите в нем цену по позиции из приемки. Также проверьте итоговые суммы по позиции и документу.

Если в документе указана корректная цена, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения по количеству: Количество принято: (количество товара в приемке) количество СФ: (количество товара в документе)

Причина:
Количество товара в приемке отличается от количества товара в документе.

Для исправления выберите решение, которое подходит под ваш случай:

1. Если позиция была в изначальном УПД, но с неверным количеством, создайте корректировочный документ (УКД) и укажите верное количество принятого сетью товара. Также допустима отправка исправительного УПД (ИУПД).
2. Если позиции не было в изначальном УПД и нужно ее добавить, создайте исправительный УПД.
3. Если позиция была в изначальном УПД, но ее нужно полностью удалить, создайте УКД. Также допустима отправка ИУПД.

Если в документе указано корректное количество, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) расхождения в ставке НДС: Ставка НДС принято: (ставка товара в приемке) ставка НДС СФ: (ставка товара в документе)

Причина:
Ставка товара в приемке отличается от ставки товара в документе.

Решение:
Создайте исправление к УПД (ИУПД), укажите в нем ставку по позиции из приемки. Также проверьте цену и итоговые суммы по позиции и документу.

Если в документе указана корректная ставка, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Накладная (номер накладной) материал (код товара в системе торговой сети и наименование) отсутствует в документе поступления материала

Причина:
В документе присутствует товар, который не был принят сетью.

Решение:
Допустима отправка как исправление (ИУПД), так и корректировку (УКД). При отправке ИУПД полностью удалите позицию из документа.

Если фактически позиция была принята, но сеть прислала данное уведомление об уточнении, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Не совпадает сумма СФ без НДС В СФ: (сумма в документе) В накладной: (сумма в приемке)

Причина:
Суммы в приемке и в документе отличаются.

Решение:
Проверьте итоговые суммы в документе. Если они некорректны, создайте исправление (ИУПД).

Если суммы в документе корректны, но сеть прислала данное уведомление об уточнении, обратитесь за разъяснениями в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Элемент ЦенаТов не содержит значения для позиции (номер позиции).

Причина:
По позиции не передана цена в документе.

Решение:
Создайте исправление (ИУПД) и заполните цену. Если отправляете возвратную палету в документе, не оставляйте поле «Цена» пустым, укажите значение «0».

Для функции ДОП недопустима ставка (ставка НДС)

Причина:
Сеть ожидает в УПД с функцией ДОП ставку «Без НДС».

Решение:
Создайте исправление (ИУПД), указав в нем ставку «Без НДС».

Номер или дата корректировки некорректны

Причины:

• ИУПД отправлен без соблюдения последовательности порядкового номера. Например, когда сначала был отправлен ИУПД №4, а позднее ИУПД №1.
• Не соблюдены требования к дате документа.

Для исправления воспользуйтесь одним из способов:

1. Отправьте исправление (ИУПД) со следующим порядковым номером. Например, если ранее к исправляемому документу был отправлен ИУПД №4, отправьте ИУПД №5.
2. Проверьте, что соблюдены требования:
   1. Дата ИУПД равна дате его отправки.
   2. Дата ИУПД больше или равна дате исправляемого документа.

Если ситуация нестандартная или все требования соблюдены, обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Дата УПД меньше даты подключения к УПД

Причина:
Указана дата документа меньше, чем дата подключения юридического лица торговой сети к ЭДО.

Решение:
Проверьте корректность даты документа. Если дата некорректна, отправьте ИУПД от текущей даты. Если дата корректна, обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Возможно, поставку необходимо будет закрыть бумажными документами.

Некорректная функция документа СЧФДОП / ДОП

В веб-интерфейсе EDI сменить функцию можно при создании ИУПД (I-INVOIC) через мониторинг:

Как создать ИУПД в мониторинге, см. Отправка исправления на основе отправленного счета-фактуры.

Дата УПД позднее Приемки (дата приемки) более, чем на 5 дней

Причина:
В документе указана дата, которая больше даты приемки на 5 дней и более.

Решение:
Повторно отправьте документ с корректной датой. Дата документа не должна превышать дату приемки более, чем на 5 дней.

Если в течение 1-го дня сеть не отреагирует на новый документ, отправьте к нему исправление (ИУПД) от текущей даты.

Если сеть не подпишет документ, обратитесь за за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru.

Дата исправления меньше даты СФ

Причина:
В ИУПД указана дата меньше, чем дата исправляемого документа. Например, когда ИУПД №1 от 15.11 отправлен к УПД №15 от 20.11.

Решение:
Исправительный документ (ИУПД) отправляется от текущей даты. Отправьте новый ИУПД со следующим порядковым номером от корректной даты.

Поставщик (SAP-код поставщика) не подлежит обработке в БЕ (юридическое лицо сети)

Причина:
Документ отправлен раньше даты подключения юридического лица торговой сети по ЭДО.

Решение:
Проверьте корректность даты документа. Если дата некорректна, отправьте ИУПД от текущей даты. Если дата корректна, обратитесь за за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Возможно, поставку необходимо будет закрыть бумажными документами.

Документ закупки (номер заказа) еще не деблокирован

Решение:
Обратитесь за уточнением в сервисный центр по адресу Service.Centre@x5.ru. Не заполнено обязательное поле «Номер ТТН Поставщика» и/или “Дата составления документа ТТН Поставщика”. (информирование — не требует корректировки)

Причина:
В документе не заполнены поля «номер_ттн», «дата_ттн».

Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.

В дальнейшем эти поля будут обязательны для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать их рекомендуем уже сейчас.

Для передачи номера и даты товарно-транспортной накладной формируйте документы по соответствующей инструкции:

• Инструкция для веб-интерфейса.
• Инструкция для модуля 1С 8.x.

Приемка товара по данной поставке в магазине или РЦ Покупателя уже произведена. УПД необходимо формировать по Отгрузке (информирование — не требует корректировки)

Причина:
Документ отправлен после приемки. Сеть ожидает его до отправки приемки.

Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.

В дальнейшем отправка УПД (сообщение INVOIC) до поставки для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV), будет обязательной. Поэтому отправлять INVOIC до приемки рекомендуем уже сейчас.

Для своевременной отправки документов, формируйте их по соответствующей инструкции:

• Инструкция для веб-интерфейса.
• Инструкция для модуля 1С 8.x.

Не указана Дата окончания срока годности в поз. 1 (информирование — не требует корректировки)

Причина:
В документе не заполнено поле «окончание_срока_годности».

Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.

В дальнейшем это поле будет обязательным для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать его рекомендуем уже сейчас.

Для передачи окончания срока годности формируйте документы по соответствующей инструкции:

• Инструкция для веб-интерфейса.
• Инструкция для модуля 1С 8.x.

Количество в партии не заполнено в поз. 1 (информирование — не требует корректировки)

Причина:
В документе не заполнено поле «количество_в_партии».

Решение:
Это информирующее уведомление. Если в Диадоке получена подпись на документ, отображается действие «(Сотрудник сети) подписал(а) документ и завершил(а) документооборот», исправлять в нем ничего не нужно.

В дальнейшем это поле будет обязательным для поставщиков, которые перешли на режим работы с сетью без отправки уведомления об отгрузке (сообщение DESADV). Поэтому передавать его рекомендуем уже сейчас.

Для передачи количества товара в партии формируйте документы по соответствующей инструкции:

• Инструкция для веб-интерфейса.
• Инструкция для модуля 1С 8.x.

Сведения о лице, подписывающем файл обмена счета-фактуры (информации продавца) в электронной форме (Подписант) (Таблица 5.28)

Сведения о лице, подписывающем файл обмена счета-фактуры

(информации продавца) в электронной форме (Подписант)

Сокращенное наименование (код) элемента

Признак типа элемента

Признак обязательности элемента

Принимает значение: 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6, где:

0 — лицо, ответственное за подписание счетов-фактур;

1 — лицо, совершившее сделку, операцию;

2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;

3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события;

4 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за подписание счетов-фактур;

5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;

6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4, где:

1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);

2 — работник организации — составителя информации продавца;

3 — работник иной уполномоченной организации;

4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель)

Основание полномочий (доверия)

Для (Статус=1 или Статус=2 или Статус=3) указываются «Должностные обязанности» по умолчанию или иные основания полномочий (доверия).

Для Статус=4 указываются основания полномочий (доверия)

Основание полномочий (доверия) организации

Обязателен для Статус=3.

Указываются основания полномочий (доверия) организации

Источник

Усовершенствованная квалифицированная подпись

Что такое УКЭП?

Формат усовершенствованной подписи предусматривает включение в электронную подпись информации о времени создания подписи (TSP) и о статусе сертификата электронной подписи (OCSP) в момент подписания (действителен или отозван).

Время создания электронной подписи удостоверяется электронной подписью специального сервера точного времени. Для этого в процессе создания электронной подписи происходит обращение к серверу, создается метка точного времени, которая и сохраняется в электронной подписи.

Правовой статус сертификата электронной подписи на момент подписи обеспечивается электронной квитанцией Удостоверяющего центра, полученной в момент подписи по средствам OCSP. Документ содержит статус запрашиваемого сертификата, на который также ставится штамп времени, подтверждающий их целостность в момент проверки. Статус так же сохраняется в электронной подписи.

Для чего нужна УКЭП?

УКЭП поможет доказать юридическую значимость документа в спорных ситуациях. Например, когда помимо авторства и целостности документа (которые дает обычная КЭП) необходимо подтвердить, что сертификат был действителен в момент подписания документа.

УКЭП — необходимое условие для самостоятельного архивного хранения документов, удостоверенных квалифицированной электронной подписью. Подлинность подписи в этом случае может быть подтверждена и по прошествии длительного периода времени, в том числе после окончания срока действия самого сертификата.

Метка времени и служба статусов также являются условием электронного документооборота с информационными системам некоторых государственных служб, например, Федеральной таможенной службы.

Источник

Вопросы о сервисе

Для вашего удобства мы подготовили ответы на вопросы, которые часто поступают от пользователей сервиса Synerdocs.

Вопрос:

Как заполнить УПД в электронном виде?

Ответ:

Рекомендации по заполнению шапки электронного УПД

Наименование строки (поля)

Информация по заполнению электронного документа

Функция, в которой может быть выставлен УПД. В зависимости от функций УПД несет три возможных значения.

СЧФ | СЧФДОП | ДОП, где:

• СЧФ – счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП — счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП — документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).

Выставлять УПД как счет-фактуру следует при использовании функции СЧФ или СЧФДОП. При этом, если сформирован УПД с функцией СЧФ, отдельно можно отправить УПД с функцией ДОП – как первичный учетный документ.

Необязательное поле. По умолчанию, заполняется значением «он же», если совпадает с продавцом, в ином случае обязательным к заполнению являются:

• Форма организации (ЮЛ, ИП, Физ. лицо);
• Наименование (Имя, Фамилия);
• ИНН;
• Регион, в котором зарегистрирована организация.

Необязательное поле. Остается пустым, если совпадает с покупателем, в ином случае обязательным к заполнению являются:

• Форма организации (ЮЛ, ИП, Физ. лицо);
• Наименование (Имя, Фамилия);
• ИНН;
• Регион, в котором зарегистрирована организация.

Содержание хозяйственной операции. Указывается действие, которое определяет документ, например, «Товары переданы», «Результаты работ сдал», «Услуги оказаны в полном объеме» или другое.

Как правило, для отгрузки товара используется действие «Товары переданы».

Документ, подтверждающий договорные отношения. Обязательными являются наименование этого документа и дата его составления.

Если такого документа нет, следует указывать «Без документа-основания».

Является необязательным полем.

Дополнительная информация, позволяющая в автоматизированном режиме определять необходимый для конкретного случая порядок использования информации документа.

Указывается организация, составившая счет-фактуру. Если составитель не совпадает с продавцом, указывается основание действий составителя счета-фактуры.

Сведения о подписанте УПД

Принимает значение: 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6, где:
0 — лицо, ответственное за подписание счетов-фактур;
1 — лицо, совершившее сделку, операцию;
2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события;
4 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за подписание счетов-фактур;
5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур.

Рекомендуемое значение «5» — лицо, имеющее единое право подписи. Этот статус позволяет подписывать УПД только одной подписью.

Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4, где:
1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);
2 — работник организации — составителя информации продавца;
3 — работник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель)

Как правило, значение «1».

Основание полномочий (доверия)

Для (Статус=1 или Статус=2 или Статус=3) указываются «Должностные обязанности» по умолчанию или иные основания полномочий (доверия).

Для Статус=4 указываются основания полномочий (доверия).

Основание полномочий (доверия) организации

Обязателен для Статус=3.

Указываются основания полномочий (доверия) организации.

Рекомендации по заполнению новых столбцов табличной части электронного УПД

Наименование строки (поля)

Информация по заполнению электронного документа

1 | 2 | 3 | 4 | 5, где:
1 — имущество;
2 — работа;
3 — услуга;
4 — имущественные права;
5 — иное.

Для передачи товаров следует использовать значение «1» – «Имущество».

Содержит информацию, позволяющую сторонам в автоматизированном режиме обрабатывать информацию о признаке отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Наименование товара (описание работ, услуг), прав

Обязательное поле при отсутствии атрибутов: Характеристика товара и Артикул товара и Код товара.

При осуществлении закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд приводится в соответствии с Каталогом товаров, работ, услуг (если есть в Каталоге)

Обязательное поле при отсутствии Наименование товара и Характеристика товара и Артикул товара.

Обязателен при отсутствии Наименование товара и Код товара и Артикул товара.

Обязателен при отсутствии Наименование товара и Характеристика товара и Код товара.

Необязательное поле. Максимальная длинна поля 10 символов

Необязательное поле. Заполняется при осуществлении закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд. Длина поля равна 27 символам.

Код вида товара

Необязательное поле. Принимает значение согласно Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).

Обязательно указание значения в случае отражения в счете-фактуре товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства-члена Евразийского экономического союза. При отсутствии значения ставится знак «-» (дефис) (визуализируется как прочерк).

Сведения о прослеживаемости

Необязательное поле, можно заполнить несколькими значениями:

Регистрационный номер партии товаров

Обязательное поле. Номер, формируемый из показателей декларации на товары или заявления о выпуске товаров до подачи декларации на товары (регистрационный номер декларации на товары (регистрационный номер заявления) и порядковый номер товара), либо номер, присваиваемый налоговым (таможенным) органом товару, подлежащему прослеживаемости. Максимальная длинна поля 29 символов.

Количество товара в единицах измерения прослеживаемого товара

Наименование единицы количественного учета товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости.

Формируется автоматически в соответствии с указанным ОКЕИ.

Дополнительный показатель для идентификации товаров, подлежащих прослеживаемости.

Номер средств идентификации товара

Обязателен для товаров, включенных в систему маркировки. Можно заполнить несколькими значениями:

Уникальный идентификатор транспортной упаковки.

Обязателен при отсутствии Контрольный идентификационный знак и Уникальный идентификатор вторичной упаковки.

Контрольный идентификационный знак.

Обязателен при отсутствии Уникальный идентификатор транспортной упаковки и Уникальный идентификатор вторичной упаковки.

Уникальный идентификатор вторичной (потребительской)/третичной (заводской, транспортной) упаковки.

Обязателен при отсутствии Контрольный идентификационный знак и Уникальный идентификатор транспортной упаковки.

Корреспондирующие счета: дебет

Необязательное поле. Необходимо для автоматизации расчетов.

Корреспондирующие счета: кредит

Необязательное поле. Необходимо для автоматизации расчетов.

Источник

Полномочия подписанта: рекомендации по заполнению

Что случилось

С 1 июля 2017 года в силу вступил формат, утвержденный приказом 155 . Благодаря этому формату можно создать 3 типа документов: счет-фактуру, первичный документ (ТОРГ-12, Акт) или УПД. В новом формате информация о подписанте обязательна для всех типов документов.

Для того, чтобы отправить и подписать корректный документ в новом формате, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»:

Основание полномочий (доверия)

Основания полномочий (доверия) организации

Где и когда заполнять полномочия подписанта

1. При первом подписании документа в новом формате (счёт-фактура, первичка или УПД) нужно будет заполнить полномочия подписанта. Эти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.
2. Вновь заполнить полномочия нужно будет после смены сертификата КЭП. Отредактировать полномочия может пользователь с правами администратора в настройках сотрудника в разделе «Сотрудники» .

Какие полномочия выбрать

Выбор полномочий влияет на то, сколько подписей под документом должна будет поставить ваша организация. Согласно 155 приказу, документ может быть подписан несколькими подписантами. В веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов.

В текущей ситуации вы можете наделить подписанта необходимыми полномочиями с помощью доверенности, приказа или иных документов. В этом случае подписант будет один, не нужно будет передавать документ на подпись от одного сотрудника другому, производить контроль и т.д.

Если все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) может подписывать одно ответственное лицо, являющееся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.

Вы — директор или бухгалтер

Являетесь сотрудником организации продавца или покупателя и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).

Исходящий документ

Область:
5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
или
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Входящий документ

Область:
2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
или
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
1 — работник организации покупателя

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — не работник организации продавца или покупателя, а работник иной уполномоченной организации. Например, бухгалтер на аутсорсинге или агент

Являетесь сотрудником иной уполномоченной организации и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД)

Исходящий документ

Область:
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Входящий документ

Область:
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Должность:
Специалист

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Вы — индивидуальный предприниматель или физическое лицо

Рекомендации о том, какие полномочия выбрать, если подписант не является работником организации или не может подписывать документы различных типов, читайте в статье в разделе «Особенности формата».

Что будет, если документ подписан с нарушением законодательства

В таком случае документ не будет признан юридически значимым. Продавец заплатит штраф за невыставленный документ, покупатель не получит вычет НДС.

Откуда взяты рекомендации: нормативная база, требования законодательства

Какой бы документ вы не создавали, важно помнить и выполнять условия законодательства при подписании документов. Для счета-фактуры — условия статьи 169 НК РФ, для первичных документов — условия 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Соответственно, для УПД должны быть выполнены условия и статьи 169 НК РФ, и 402-ФЗ.

• Согласно статье 169 НК РФ, пункт 6 счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Обычно организации подписывают электронный счет-фактуру 1 подписью уполномоченного лица, тем более, что формат по приказу №93 позволял подписывать счет-фактуру только 1 подписью.
• Согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2, пп. 6 в первичном документе должна быть подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо подпись лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Источник

Таблица 5.28

Как  и где можно получить усиленную квалифицированную электронную подпись

Для того чтобы разобраться, куда обращаться за получением подписи, выясним, что это такое – усиленная квалифицированная электронная подпись. В соответствии с п. 4 ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ основным отличием усиленной квалифицированной электронной подписи (далее по тексту УКЭП) от неквалифицированной является то, что первая обладает дополнительными признаками, которые говорят о ее большей защищенности:

• у квалифицированной подписи есть ключ проверки, который указывается в квалифицированном сертификате (он выдается удостоверяющим центром, аккредитованным в Минкомсвязи);
• для проверки ее достоверности используются получившие подтверждение о соответствии федеральным требованиям средства электронной подписи.

Кроме того, УКЭП создается при использовании средств электронной подписи путем криптографического изменения информации с применением указанного выше ключа.   

При каких условиях квалифицированная электронная подпись признается действительной, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Разобравшись с тем, что подразумевается под этим понятием, выясним, как получить квалифицированную электронную подпись. 

Важно! С 2022 года планировали изменить правила выдачи электронных подписей и перейти на машиночитаемые доверенности. В итоге срок сдвинули и ввели переходный период. Какие подписи продолжают действовать и где получить новые, рассказаывают эксперты К+ в своем обзоре. Посмотреть его можно бесплатно, оформив пробный доступ.

Без чего невозможно получение квалифицированной электронной подписи для юридических лиц

В настоящее время (с 01.01.2022) квалифицированный сертификат ЭП для юрлиц (кроме ряда лиц, например кредитных организаций), выдает только удостоверяющий центр ФНС (ч. 1 ст. 17.2 закона об электронной подписи). Получить ЭП в ФНС можно бесплатно. 

Внимание! Разъяснения Консультант Плюс:

Как юрлицу получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, средства ЭП в удостоверяющем центре ФНС России
Чтобы получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее – КСКПЭП) в удостоверяющем центре ФНС России (далее – УЦ ФНС России), вам нужно сформировать заявление на выдачу КСКПЭП (п. 22 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 30.12.2020 N ВД-7-24/[email protected]; далее – Порядок):
а) в месте выдачи сертификата УЦ ФНС России по месту нахождения владельца КСКПЭП – на бумаге;
посредством личного кабинета налогоплательщика – в виде электронного документа, подписанного КСКПЭП УЦ ФНС России, при наличии действующего КСКПЭП;
б) в других информационных системах.
В пунктах выдачи УЦ ФНС России нужно предоставить USB-носитель (тип А) ключевой информации, сертифицированный ФСБ России или ФСТЭК России. Удостоверяющий центр создает для вас ключ ЭП и ключ проверки ЭП согласно правилам пользования средствами криптографической защиты информации, согласованным с Федеральной службой безопасности Российской Федерации в соответствии с Приказом ФСБ России от 09.02.2005 N 66 (п. 22 Порядка).
Чтобы сформировать ключ ЭП в качестве средства ЭП, используйте носители ключевой информации, сертифицированные ФСБ России. Заявитель создает ключ ЭП и ключ проверки ЭП согласно правилам пользования средствами криптографической защиты информации, согласованным с ФСБ России в соответствии с п. 29 Приказа ФСБ России от 09.02.2005 N 66 (п. 22 Порядка).
Ключ ЭП и ключ проверки ЭП создаются после идентификации лица, обратившегося за получением КСКПЭП, и подтверждения его правомочия обращаться за получением КСКПЭП (п. 12 Порядка).
В заявлении на выдачу КСКПЭП укажите…
Всю процедуру см. в К+, бесплатно, оформив пробный доступ.

Что входит в квалифицированную электронную подпись и как она выглядит

Зарегистрированная усовершенствованная усиленная квалифицированная ЭЦП выглядит в реальности как комплект из двух элементов:

• Проверочный сертификат для ключа ЭЦП (на носителе).
• Лицензированный дистрибутив софта, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

На бумажном и электронном документе обнаружить электронную подпись практически невозможно. Существуют только косвенные признаки ее присутствия, выражающиеся в том, что внизу монитора появляется специальный символ, а сам документ редактировать не получается.

Что заверяет и какое лицо позволяет определить усовершенствованная цифровая подпись

Ответив на вопрос: что этот такое усиленная электронная подпись, можно понять, что прежде всего это возможность цифровой идентификации подписи с дополнительной защитой от несанкционированного использования.

В чем же особенность применения УКЭП? Попробуем разобраться – ведь сегодня ее использование чрезвычайно распространено. Это объясняется прежде всего тем, что сейчас практически вся отчетность подается в электронной форме по ТКС через оператора.  

Кроме деклараций при помощи УКЭП также подписывается отчетность, передаваемая в ПФР и внебюджетные фонды.

Усиленная электронная подпись позволяет определить или идентифицировать человека, который подписал электронный документ, а также сообщить о факте внесения правок в уже подписанный текст этого документа.

Теперь выясним, где еще обязательно должна применяться УКЭП:

• Ее используют при обращении в регистрирующий орган в целях госрегистрации юрлиц и ИП (п. 1 ст. 9 Закона о госрегистрации юрлиц и ИП).
• Некоторые документы, в том числе акт о проверке, решение об установлении обеспечительных мер, назначение экспертизы и требование о предоставлении пояснений, пересылаются налогоплательщику в электронной форме. Документы подписываются налоговой при помощи усиленной электронной подписи (приказ ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/[email protected]).  
• Необходимость подписания электронных счетов-фактур (в т. ч. и корректировочных) УКЭП прямо оговорена в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса. 

Об особенностях подписания счетов-фактур вы сможете узнать из нашей статьи «Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?».

• Передача обязательных сообщений (п. 2, п. 2.1 НК РФ) юридическими и физическими лицами может осуществляться по каналам электронной связи при использовании УКЭП (п. 7 ст. 23 Налогового кодекса).
• Для обращения в суд с исковым заявлением, если у него есть соответствующая техническая возможность (ч. 2 ст. 7 закона от 30.12.2021 № 440-ФЗ);
• При электронном обращении за предоставлением ряда государственных и муниципальных услуг заявители должны подписывать свои заявления УКЭП. В частности, это касается запроса о лицензировании и других не менее важных госуслуг (постановление Правительства РФ от 25.08.2012 № 852).
• В случае трудоустройства на дистанционную работу сотрудник должен будет общаться с работодателем при помощи ТКС, при этом под всеми передаваемыми документами должна стоять ЭЦП (ст. 312.1 Трудового кодекса).
• Подготовленные нотариусом электронные документы заверяются его УКЭП. Сведения по совершаемым нотариальным действиям передаются затем в единую информсистему нотариата (ст. 11 закона от 11.02.1993 № 4462-1).

Усиленная электронная подпись и автоматизация документооборота

Усиленная ЭЦП позволяет обеспечить достойную защиту информации, включаемой в электронный документооборот. В условиях автоматизации этого процесса такая подпись, поставленная на документах, не даст посторонним лицам прочесть защищенный текст, а если они и получат каким-либо путем доступ к нему, то не позволит его редактировать.

При этом степень конфиденциальности владелец подписи устанавливает сам, в зависимости от важности и секретности информации. Примечательно, что даже по истечении срока действия ключа данные все равно будут защищены до того момента, пока владелец сертификата не решит переподписать документ или снять защиту. 

Проверка ЭЦП – какие компоненты требуются

В некоторых случаях пользователь захочет убедиться, функционирует ли усиленная квалифицированная цифровая подпись

Чтобы ее проверить потребуется иметь в наличии компоненты в следующем наборе:

• Соответствующая компьютерная программа, которая устанавливается с накопителя к ЭЦП. В этом качестве может выступать, например, КриптоПро.
• Сам накопитель (флешка или диск) должен быть во время проверки вставлен в приемное устройство .
• Установленный личный сертификат.
• Установленные библиотеки для электронной подписи.

Для того чтобы выполнить проверку следует зайти на реестр ЭЦП и нажать соответствующую кнопку. 

Правила использования УКЭП

Чтобы обезопасить сохранность передаваемых данных, подписанных УКЭП, следует пользоваться подписью лишь в тех случаях, которые указаны в сертификате, предоставляемом вместе с ней. Если сертификат был аннулирован или истек его срок действия, пользоваться УКЭП нельзя.  

Обязательным также является обеспечение конфиденциальности ключа. Если этого не удалось добиться, то при утере ключа или открытии доступа к нему посторонним следует немедленно уведомить об этом факте удостоверяющую компанию и всех участников документооборота, совершаемого в электронной форме.

Как физлицу подать документы на регистрацию прав на недвижимость в электронной форме, узнайте в КонсультантПлюс. Материал доступен бесплатно, нужно лишь получить пробный доступ.

Итоги

Усиленная квалифицированная электронная подпись может понадобиться в ряде случаев. Она имеет большую защиту информации в отличии от простой электронной подписи. Получить УКЭП можно в аккредитованной удостверяющем центре.