Экспресс проверка ведения учета как исправить ошибки

От корректности ведения бухгалтерского учета зависит достоверность данных в отчетности. Поэтому важно контролировать его состояние по окончании каждого месяца, но не реже, чем раз в квартал. Чем чаще проводить экспресс-анализ, тем меньше ошибок будет накапливаться.

Опубликовано 29.10.2021 09:42

Автор: Administrator

Просмотров: 14364

В статье мы расскажем о возможностях 1С, которые помогают не только аудиторам, но позволят и вам проконтролировать свою работу: выявить неточности или ошибки, проверить, насколько правильно отражены операции бухгалтерского и налогового учета, и насколько полноценно используются все функции программы. При подготовке бухгалтерской, налоговой отчетности, а также при ведении учета с помощью программы хочется быть уверенным в том, что отсутствуют ошибки или неточности. Особенно это актуально, когда на подходе очередной отчетный период. Эта публикация будет полезна не только новичкам, но и опытным бухгалтерам. 

Неотъемлемой частью любой аудиторской проверки, помимо изучения первичных документов, договоров, анализа бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций, является работа с программами 1С.

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ)

Начнем, как ни странно, с этого стандартного для всех известного отчета, с помощью которого бухгалтер может быстро оценить правильность учета в своей программе за определенный период. Сформировать его можно в разделе «Отчеты» – «Стандартные отчеты». Это незаменимый регистр бухгалтерского учета, без которого ни один бухгалтер не может представить своей работы.

Да и аудиторам без ОСВ невозможно начать проверку. Из оборотно-сальдовой ведомости можно увидеть сразу какую систему налогообложения применяет организация, какими активами располагает, какой сформирован капитал, создаются ли резервы, выплачивались ли дивиденды и т.д.

После построения данной ведомости уже можно увидеть некоторые ошибки. Например, незакрытые счета 26, 90, 91, красное сальдо по тем счетам, по которым его не может быть, такие как 10,51 счета. В нашем коротком видеоуроке мы также об этом говорили.

Разнообразная настройка ОСВ позволяет детализировать данные в различных срезах и быстро находить ошибки.

Далее рассмотрим варианты анализа своей работы с помощью 1С: Бухгалтерии предприятия 8, редакция 3.0:

Проверка на соответствие настроек программы действующей
учетной политики организации

Часть ошибок заключается в неправильных настройках программы, а именно в некорректно выбранных способах учета в учетной политике.

Учетная политика необходима, чтобы сделать выбор из нескольких вариантов, установленных законодательством. В дальнейшем это позволит обезопасить себя от досадных ошибок, снизить риски претензий со стороны налоговых органов, сделать отчетность более прозрачной, а бизнес более привлекательным для инвесторов.

Чтобы ее настроить следует перейти в раздел «Главное», выбрать пункт «Учетная политика». 

В открывшемся окне следует изучить всю информацию об установленных способах и элементах учета.

Анализ настроек налогов и отчетов

Данный пункт имеет немаловажное значение, так как достоверно выбранные настройки, внесение всей необходимой информации для автоматического расчета налогов понижает риск допущения ошибок при подсчете налогов.

Полнота и корректность использования аналитик (субконто)
для организации учета

Использование такого вида аналитики позволяет увидеть полную детализацию информации.

Информацию по счетам расчетов (60, 62, 76) можно разделить по контрагентам, договорам и документам. Так, если контрагент является одновременно покупателем и поставщиком, то отчет позволит увидеть сведения со всех счетов, где отражены операции по данному контрагенту, покажет сводную информацию о состоянии расчетов.

По запасам есть возможность увидеть движение по материально-ответственным лицам, местам хранения (складам).

Для анализа данных по расчетам с контрагентами в разрезе договоров следует зайти в раздел «Отчеты» – «Анализ субконто», выбираем период, за который формируется отчет и вид субконто – «Контрагенты».

Наш видеоурок поможет вам более подробно познакомиться с этим отчетом.

Дополнительные отчеты

• Регламентные операции

Особое внимание уделяется наличию всех регламентных операций по закрытию периода.

Выполнено ли проведение документов? Ведь это основное условие корректного учета. Отражены ли все необходимые регламентные операции, нет ошибок или пропусков определенных операций?

Проверить корректность данных в учете помогут специальный отчет «Экспресс-проверка ведения учета»

Он представляет собой совокупность проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая такая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных.

Чтобы его сформировать следует зайти раздел «Отчеты» выбрать «Экспресс-проверка».

Данная проверка удобна не только тем, что быстрая, и подсвечивает найденные ошибки красным цветом, но также она выявляет несоответствия с точным указанием документа, его даты и номера, подробно описывает их и дает рекомендации по исправлению.

• Отчет «Анализ учета по налогу на прибыль»

Данный отчет представляет собой графическое объединение значений показателей в блок-схемы, взаимосвязь между блоками отображается стрелками.

Отчет предназначен для проверки оборотов по доходам и расходам, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, по данным бухгалтерского и налогового учета, с учетом временных и постоянных разниц

Данный отчет предназначен для проверки корректности данных, которые будут использоваться программой для заполнения книг продаж и книг покупок, налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость

Формирование отчета осуществляется для заданного проверяемого периода любого диапазона и конкретной организации, плательщика НДС.

• Оценка риска налоговой проверки

В программе 1С предусмотрена возможность проанализировать и оценить риски возможной налоговой проверки, исходя из 12 общедоступных критериев оценки рисков для налогоплательщиков.

Сформировать данный отчет можно в разделе «Отчеты» – «Оценка риска налоговой проверки».

• Немалый интерес несут в себе «ручные корректировки», поскольку часто нестандартные, нелогичные операции отражены бухгалтерскими справками.

Вариант ввода вручную применяется, как правило, в случаях, когда в прикладном решении нет документа, автоматизирующего отражение необходимой хозяйственной операции.

Но бывает случаи, когда исправления вносятся и в сами документы. Таким моментам уделяется аудиторами всегда пристальное внимание.

Как вывести список документов, где используются ручные проводки, мы рассказывали ранее.

• Контроль отрицательных остатков

Помимо общих процедур проведения аудита, для отдельных участков учета используются специальные процедуры, направленные на контроль соответствия данных в аналитических учетных регистрах.

Контроль отрицательных остатков в 1С – удобный инструмент ведения количественного учета материально-производственных запасов.

Используйте для этого отчет «Контроль отрицательных остатков». Он находится в меню «Склад — Отчеты».

Еще один очень удобный функционал – это возможность присоединить и просматривать в 1с первичные документов и иные файлы (договоры, сканы оригиналов товарных накладных, УПД, счетов-фактур, доверенностей и многое другое).

В 1С доступна опция сохранять в справочниках и документах внешние файлы.

Файлы можно присоединять в неограниченном количестве, однако их хранение существенно увеличит базу в объеме.

В завершении мы остановимся на регламентированных отчетах, сформировать которые можно из раздела «Отчеты».

Чтобы понять, из чего сложилась сумма в той или иной строке декларации или баланса, необходимо поставить курсор в нужную ячейку и выбрать кнопку «Расшифровать» в верхней части формы (либо по правой кнопке мыши выберите в открывшемся меню пункт «Расшифровать»).

Автор статьи: Евгения Тарасова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Сегодня мы с вами поговорим о замечательном инструменте, встроенном в программы 1С – об “Экспресс-проверке ведения учета”. Надеюсь, что этот отчет станет вам надежным помощником, при проверке правильности отражения операций, связанных с ведением книги продаж и книги покупок и вы сможете оперативно выявлять самые распространенные ошибки учета НДС в программе.

Как обычно работать мы с вами будем в программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0.
В меню “Отчеты” находим отчет “Экспресс-проверка”

В открывшемся окне выбираем необходимый период и открываем настройки отчета:

Так как в этой статье мы говорим об ошибках в учете НДС, то оставляем активными только два последних флажка. Остальные снимаем.

Можно раскрыть каждую возможность проверки и посмотреть, что программа будет проверять: 

Нажимаем на кнопку” Выполнить проверку” и видим, например, вот такую картину:

Почему я пишу “Например…”? Потому что, скорее всего у вас не будет такого количества ошибок в базе. Мы с коллегами очень постарались придумать пример, который будет вам интересен.

Итак, у нас по ведению книги продаж выявлено 11 ошибок. Что ж. Будем разбираться. Раскрываем наши ошибки, ого! Ошибки по ВСЕМ возможным параметрам проверки. Вот такие мы молодцы.

Давайте разбираться по порядку. Раскрываем первую найденную программой ошибку:

Итак, первое, на что указывает нам программа – это на несоблюдение хронологического порядка нумерации счетов-фактур. Более того, очень весело и резво программа предлагает в разделе “Рекомендации” предлагает запустить обработку по автоматической перенумерации документов. Вот как замечательно. Т.е. мы целый квартал с вами работали, выставляли нашим контрагентам счета-фактуры, а теперь раз, и все переделаем. Вот как раз этого делать и не нужно. В законе нигде не говорится, что мы обязаны строго соблюдать хронологию в нумерации счетов-фактур, так что эту ошибку мы воспримем как условную и ничего переделывать не будем.

Следующий этап проверки –  полнота выписки счетов-фактур по реализации. Раскрывая этот этап, мы видим, что программа нам указывает на конкретный документ реализации, по которому мы по каким-то причинам не выставили счет-фактуру. Прямо из этой обработки мы можем открыть “проблемный” документ. Для этого надо два раза кликнуть по нему левой  копкой мыши. Открыв документ, мы устраняем найденную ошибку: 

После того, как мы выписали счет-фактуру, выполним проверку еще раз. Ошибка исправлена, и мы переходим к следующему этапу. Своевременность выписки счетов-фактур по реализации. Здесь программа обнаружила ошибку, связанную с расхождением дат документа реализации и выписанного по ней счета-фактуры. Так же, мы можем прямо из этой обработки открыть либо реализацию, либо счет-фактуру и исправить дату документа: 

Исправляем эту ошибку и переходим к следующей. Здесь уже более интересный случай. Программа проверила соответствие в БУ суммы выручки по счету 90.01.1 сумме начисленного НДС от реализации по счету 90.03. В детальном отчете ошибок программа указывает нам на “проблемный” документ, в котором, скорее всего и содержится ошибка. И ту мы видим такую ситуацию: Сумма выручки, База НДС и НДС рассчитанный по данному документу отсутствует, а вот НДС начисленный – равен 1525,42.

Прежде чем открывать этот документ, давайте посмотрим на следующую ошибку в экспресс-проверке: 

Мы видим, что в анализ попал тот же самый документ и на предыдущем этапе, только детальная информация об ошибке – прямо противоположная. Т.е. Сумма выручки, База НДС и НДС рассчитанный по данному документу есть, а вот НДС начисленный – отсутствует. Очевидно, что исправив документ – мы избавимся сразу от двух ошибок, выявленных экспресс-проверкой.

Открываем проблемный документ и по гиперссылке переходим в окно установки счетов учета. И в данном конкретном случае ошибка кроется в счет учета НДС:

Если вы указали в документе счет доходов 91.01, то счет учета НДС в этом случае должен быть 91.02.

Это конечно добавляет некоторых сложностей при проверке декларации по НДС, но с этим придется смириться. Вносим исправление в счета учета, перепроводим документ и переформируем экспресс-проверку. Ошибок сразу стало на две меньше. Переходим к следующей строке нашего отчета: 

Здесь программа тоже нам выделяет некоторый документ, в котором обнаружены не соответствие Базы НДС в БУ с Базой НДС по регистру “НДС продажи”. Конечно, причин этой ошибки может быть много, и программа предлагает нам некоторые из них. Очень часто проблемы возникают из-за ручных проводок и корректировок. В данном конкретном случае мы пытались “подправить” в документе сумму НДС и ошиблись на 1 руб. Нам надо открыть ошибочную реализацию: 

И просто “перенабрать” сумму  реализации. А правильный НДС программа высчитает сама:

Проводим и закрываем документ и снова выполняем экспресс-проверку. Как видим, количество ошибок уменьшается. И следующая связана с отсутствием документа “”Формирование записей книги продаж””. Те пользователи, которые давно работают в программах 1С знают, что этот документ надо обязательно формировать в конце каждого квартала. Я рекомендую это делать всегда, даже если вы уверены в том, при автоматическом заполнении этот документ окажется пустым.

Прямо из этого отчета мы можем перейти в помощник по учету НДС или в разделе “Операции” перейти в список регламентных операций по НДС и сформировать необходимый документ.

Заполняем документ и снова выполним экспресс-проверку. Следующая ошибка связана с расхождением сумм НДС, начисленных с авансов и сумм по регистру “НДС продажи”. Но в этом конкретном случае программа даже не дает нам подсказки. В каком документе нам искать ошибку: 

Здесь нам может помочь ОСВ по счету 76АВ:

И в оборотно-сальдовой ведомости мы сразу же обращаем внимание на строку с пустым субконто. Открываем этот документ и видим, что эта проводка сделана с помощью операций введенной вручную. 

Как правило, пользователи допускают большинство ошибок именно в ручных проводках. Мы сейчас не будем разбираться в тонкостях этого документа. Просто пометим его на удаление, как ошибочный. Наша цель – рассмотреть работу экспресс-проверки.

Следующая ошибка связана с неполным отражением в книге продаж операций по агентским договорам.

В разделе “Рекомендации” мы можем открыть обработку “Регистрация счетов-фактур налогового агента”, и сначала заполнить табличную часть автоматически а потом нажать на кнопку “Выполнить”.

И последняя ошибка в разделе проверки ведения книги продаж связана с неполным отражением в книге продаж сумм НДС по СМР. Программа также предлагает нам решение проблемы, сформировав документ “Начисление НДС по СМР” в регламентных операциях по НДС:

Документ также можно автоматически заполнить по данным информационной базы. И не забываем выписать на основании этого документа счет-фактуру.

Теперь еще раз запускаем проверку и видим, что по ведению книги продаж осталась одна ошибка, которую мы не принимаем как ошибку и исправлять не будем. 

Ну а теперь рассмотрим правильность ведения книги покупок. К слову сказать, что это в наших же интересах правильно и как можно более полно отражать сведения в книге покупок, поэтому я только кратко коснусь этого раздела, рассмотрев три основные ошибки.

Первая – по аналогии с книгой продаж, программа подсказывает, что есть документы поступления, по которым отсутствует счет-фактура. Либо это ошибка, либо у вас действительно отсутствует оригинал документа. Здесь надо разбираться. Во всяком случае, программа нам подсказывает, какие документы надо проверить:

Следующая ошибка  – отсутствие записей книги покупок. Эту регламентную операцию тоже необходимо делать каждый квартал обязательно:

Ну и еще одна ошибка. Иногда встречается у пользователей – неправильно указан счет учета НДС в документе Поступления. Программа сравнивает данные по 19 счету и данные по регистрам НДС и оповещает нас об ошибке. 

Открываем “проблемный” документ и исправляем счет учета НДС.

Также часто подобная ошибка в экспресс-проверке встречается при создании ручных операций по 19 счету. Напоминаю, что декларация по НДС заполняется по данным регистров накопления подсистемы НДС, поэтому ручных проводок по НДС следует избегать вообще. 

Проведем еще раз экспресс-проверку ведения учета и у нас благополучно все исправлено, кроме нумерации счетов-фактур.

Конечно, кому-то из читателей некоторые из рассмотренных  ошибок покажутся надуманными и притянутыми за уши, но моя задача была познакомить вас с очень полезной обработкой и показать принцип ее работы. Конечно, ошибки бывают разные и не всегда их так легко найти, как я вам показала, но в основном, я надеюсь, благодаря этой статье вы нашли еще одного помощника по проверке НДС в программе 1С Бухгалтерия предприятия.

С вами была Виктория Буданова. Спасибо что Вы с нами. Успешных вам отчетных кампаний. Думаю, что скоро вы поймете, что 1С – это просто.