Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.
Регистрировать документы в принципе могут:
- информационная система – «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
- специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
- в электронном журнале (обычно в Excel) или
- в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже – для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).
Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:
- стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
- но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен.
Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа, например, приказа, то надо:
- сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
- а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от… №…» с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).
В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).
Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то (но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:
- «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
- «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).
В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо). Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место – это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося».
Закрываем регистрационный журнал
Кроме журнальной формы возможна регистрация с помощью регистрационных карточек документов (РКД). Стоит отметить, что большинство программ автоматизации документооборота строятся именно на карточном учете: реквизиты документа заносятся в отдельные экранные карточки и попадают в базу данных, из которой формируется журнал. При закрытии года многие СЭД просто блокируют возможность дальнейших изменений и «накопленное за год богатство» в виде журнала в файле неизменного формата позволяют записать на внешний носитель. Одновременно обнуляются счетчики порядковых номеров документов внутри большинства регистрируемых документопотоков, чтобы с нового года начать отсчет заново.
Если мы вели журнал учета в Excel, то в конце года его можем распечатать, прошить и оформить итоговую запись о количестве внесенных записей в течение года (по образцу, показанному в Примере 2). Распечатывать надо далеко не все журналы регистрации, а только тех документов, которые потом подлежат длительному или постоянному хранению (причем электронная форма журнала в архиве тоже пригодится как удобный справочный аппарат; кроме того, на ее основе проще будет создавать внутренние описи документов дел). Если журнал нет надобности распечатывать в конце года, то итоговая запись вносится в его последние строки в электронном виде (без рукописного росчерка и печати), далее файл можно конвертировать в неизменный формат (например, .pdf), запаролить, подписать электронной подписью (руководителя службы делопроизводства), чтобы исключить внесение исправлений задним числом.
Пример 1. Журнал регистрации приказов генерального директора по основной деятельности
Пример 2. Годовая итоговая запись в бумажном журнале регистрации документов
Если велся бумажный журнал регистрации, то просто оформляем в нем запись по итогам года. Она подписывается руководителем делопроизводственной службы и заверяется печатью.
Перед ее оформлением как раз и проверяют правильность ведения регистрационного журнала. Пропущенные номера лучше отразить в примечании в соответствующей строке и в записи по итогам года (отмечено цифрой 1 в Примерах 1 и 2).
Архивно-техническая обработка дела
Закрытие журналов регистрации документов вручную обычно производят в конце последнего рабочего дня уходящего года либо в первый рабочий день следующего года. В СЭД это может производиться автоматически по заранее настроенному алгоритму 1 января каждого года. А архивно-техническую обработку дел, закрытых в делопроизводстве, производят не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после их закрытия.
Полному оформлению подлежат дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу. Остальные подлежат частичному оформлению, которое не подразумевает:
- нумерацию всех листов дела карандашом в правом верхнем углу (если попадаются многостраничные документы, то на каждой их странице);
- оформление листа-заверителя дела и
- внутренней описи документов дела;
- полного оформления титульных листов.
Итак, если дело, в котором есть пропущенные регистрационные номера документов, все-таки подлежит полной архивно-технической обработке, то наличие пропущенного регистрационного номера лучше отразить:
- не только в журнале регистрации (см. цифру 1 в Примерах 1 и 2),
- но и во внутренней описи документов дела: только в итоговой записи (цифра 1 в Примере 4), а в табличной части будут перечислены лишь имеющиеся документы обычным способом.
Тогда сразу будет ясно, что это «техническая» проблема пропущенного порядкового номера, а не более серьезная – утрата документа.
При этом не пытайтесь вписать данную информацию в лист-заверитель – там это сделать просто негде (см. «!» в Примере 3):
- пропущенным номером листа это не является (т.к. здесь указываются ошибки в нумерации карандашом физически присутствующих в деле листов);
- а в табличной части первая графа называется «Особенности… формирования дела», но вторая требует вписать, какого номера листа это касается (чего мы сделать опять же не сможем).
Пример 3. Лист-заверитель дела
Пример 4. Фрагмент внутренней описи документов дела
Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
Вы задолжали банку взносы по кредиту? С большой вероятностью он обратится в суд, чтобы стребовать с вас свои деньги. Скорее всего, он подаст заявление вместе с кредитным договором мировому судье, а вас даже не станут вызывать для разбирательств. Такие процессы с 2016 года проводятся в упрощенном порядке.
Еще через несколько дней вам на почту придет весточка из суда. И очень важно «не прошляпить» это извещение. Ведь в противном случае придется заниматься восстановлением пропущенного срока для отмены судебного приказа. Конечно, это актуально для должников, которые принципиально не согласны с заявленными требованиями.
Если вы читаете этот текст, то это значит, что сроки вы уже пропустили, и теперь задаетесь извечным вопросом — что делать? Срок можно восстановить, но у вас должна быть веская причина, которая однозначно понравится судье.
Как вообще регулируется вопрос восстановления пропущенных сроков?
Судебные приказы выносятся быстро и без присутствия сторон. Для заявления на приказ достаточно приложить кредитный договор или другой документ, который подтверждает наличие задолженности.
При этом требования не должны оспариваться или уходить в плоскость иных дискуссий. Нельзя, к примеру, заявить через мировой суд об определении размера алиментов. Мировой судья не будет их высчитывать — этот вопрос необходимо решать в суде общей юрисдикции — то есть в районном суде по месту жительства.
Как долго длится процесс вынесения приказа:
- Всего за 10 дней взыскатель получает судебный приказ.
- Потом в течение 5 дней судебный приказ направляют должнику по почте. Этот момент зафиксирован в ст. 128 ГПК РФ.
- Еще 10 дней предоставляется должнику на направление возражений. Если они не поступают, то взыскатель получает возможность обратиться в ФССП за принудительным взысканием.
Нормы ст. 129 ГПК РФ предусматривают, что при поступлении возражений на приказ судья обязан его отменить. При этом кредитор получает инструкцию: ему объясняют, что это не конец истории, что у него у него есть право на предъявление претензий через районный суд. Определение об отмене направляется кредитору и должнику в течение 3 дней.
Также у нас есть ч.1 ст. 112 ГПК РФ. Она устанавливает, что человек, который вовремя не подал возражение на судебный приказ, имеет право восстановить пропущенный срок. Эта процедура происходит только в судебном порядке.
Можно ли пропустить срок из-за переезда?
В ответе на этот вопрос имеются две стороны медали: да, каждый человек имеет право сменить место жительства. Но у мирового судьи нет права выносить судебный приказ, если место жительства человека не установлено.
Смоделируем 2 ситуации:
- Вы сменили место жительства, и банк об этом не знал. На новом месте регистрацию вы так и не прошли. В данном случае можно попробовать восстановить сроки, но ситуация будет достаточно спорная. Почему?
По нормам ст. 119 ГПК РФ судья не вправе рассматривать дело, если место жительства должника остается неизвестным. С другой стороны, у нас есть ст. 5 и 6 № 5242-1-ФЗ от 25 июня 1993 года. Закон предусматривает, что в течение 7 дней гражданин обязан пройти регистрацию на новом месте жительства.
Если вы заявите на восстановление пропущенного срока по этой причине, дело может обернуться неожиданным для ва сюрпризом. Суд может пойти на принцип и признать ваш переезд без регистрации неуважительной причиной.
- Вы переехали, но прошли регистрацию на новом месте. Допустим, вы сменили место жительства, сделали все по закону и без нарушений. Но мировой судья на старом месте вашей прописки все равно выдал кредитору судебный приказ. Естественно, о вынесенном «приговоре» вы ни сном, ни духом. И потом внезапно столкнулись со списанием денег или арестом счетов.
Что делать? Естественно, вам потребуется восстановление срока на отмену судебного приказа. При этом докопаться к вам уже не получится — переехали-то вы без нарушений.
Здесь к заявлению нужно приложить документы, которые продемонстрируют дату постановки на регистрационный учет на новом месте.
Можно ли пропустить сроки из-за болезни?
Если человек не обжаловал судебный приказ из-за заболевания — это в 100 случаях из 100 будет расцениваться как уважительная причина. Но опять же, есть нюансы. Смоделируем несколько ситуаций.
- Вы заболели, к примеру, желчнокаменной болезнью. Случился приступ, и вы были вынуждены ложиться в стационар на операцию. Диагностика, хирургическое вмешательство и постоперационное восстановление в стационаре заняло 3 недели. В этот же период вам на почту пришло уведомление о судебном приказе.
Допустим, даже если вы узнали о приказе со слов заботливых домочадцев, то у вас не было физической возможности написать возражение и отправить его в суд до истечения срока.
Поэтому:
- Человеку, перенесшему операцию, нужно минимум 3-4 дня, чтобы отойти от биологического стресса (операция);
- Потом в течение 1-2 недели ему рекомендуют соблюдать постельный режим и покой. И вообще его после этого дней 7-10 не выпускают из клиники.
Эти обстоятельства легко доказать документально. Достаточно приложить к заявлению медицинские заключения, результаты осмотров, протокол хирургического вмешательства, больничный лист (он выдается с первого дня поступления пациента в больницу). Даты обычно указаны в медицинских документах.
- Вы страдаете гипертонией, и на стационарном лечении в период получения судебного приказа не находились. Гипертония — это хроническое заболевание, которым преимущественно страдают люди после 45 лет.
Обычно на стационарное лечение пациенты попадают в моменты обострения — криза, но это происходит достаточно редко. Давление преимущественно стабилизируют фельдшеры службы скорой помощи. А потом они отправляют пациентов на консультацию к районному терапевту.
При изложенных обстоятельствах суд вряд ли согласится, что гипертония — достаточно уважительная причина для пропуска сроков обжалования. Если к заявлению вы приложите документы, согласно которым в этот период вы находились на домашнем лечении, шансов у вас будет мало.
-
Ваши иждивенцы переносили болезнь в период получения судебного приказа. Под иждивенцами стоит понимать лиц, которые финансово и физически зависят от должника. Это несовершеннолетние дети, нетрудоспособные родители и супруги в сложный для них период жизни — болезнь, декрет и тд. В их роли выступают и другие лица, если должник официально признан опекуном.
Принцип тот же. Если лицо, которое пребывает на иждивении, находилось в стационаре, у вас будут достаточно высокие шансы восстановить сроки на оспаривание. Если это было заболевание вроде ОРВИ, и пациента даже не направляли на госпитализацию, то суд не признает уход уважительной причиной.
Беспроигрышный вариант — иждивенцы с инвалидностью, особенно дети. Суды благосклонно относятся к людям, которые ухаживают за больными детьми. Если, к примеру, у вас ребенок страдает ДЦП, и вы много времени тратите на его реабилитацию, то этот факт послужит уважительной причиной для пропуска сроков. Нужно лишь доказать, что на момент получения приказа вы были заняты болезнью ребенка.
Как суды относятся к пропуску сроков из-за поездки?
В целом поездка считается уважительной причиной. Но только в случае, если для отъезда были веские основания. При подаче заявления на восстановление сроков необходимо оформить документальное сопровождение. Нужно доказать, что вы действительно находились в другом месте.
По традиции, представим несколько ситуаций, которые помогут осознать логику мирового судьи.
-
Вы работаете инженером, и компания отправила вас для исследования нового оборудования в тайгу. На момент получения судебного приказа вы находились за тысячи километров от родного дома.
Здесь к заявлению прикладываем приказ о направлении в командировку, копии билетов (если вы их потеряли, то можно восстановить через транспортную компанию), другие документальные свидетельства поездки. Командировка считается достаточно уважительной причиной.
- Вы поехали навестить близкого родственника, но подтвердить саму поездку сложно, так как передвигались вы на личном автомобиле, и особой причины для поездки не было. Причины отсутствия тоже учитываются судом: например, если вы поехали на торжественное мероприятие, это важно; если вы скатались без особой причины — суд вправе отказать.
Также значение имеет осведомленность. Если человек знал о вынесенном приказе, но у него не было серьезных причин для пропуска сроков, суд откажет в восстановлении. Если же должник в принципе не мог знать о надвигающейся угрозе исполнительного производства, тогда есть шансы восстановить процессуальные сроки.
Восстановить пропущенные сроки можно, но только по уважительным причинам
Восстановление сроков допускается, если человек не подал возражение за 10 дней после получения судебного приказа. Но необходимы важные причины: командировка, стационарное лечение и так далее. Они должны быть обоснованы документально. В целом суды отказывают в восстановлении процессуальных сроков, если должник ссылается только на неосведомленность.
Можно ли списать на неосведомленность в целом?
По одному из дел ВС заявил, что сроки можно восстанавливать, если человек не был осведомлен о вынесенном судебном приказе. Также Верховный суд ссылается на позицию КС в Определении от 20 октября 2011 года № 1368-0-0.
В Определении ВС № 88-КГ20-9-К8 есть интересная отсылка на безграмотность. Получается, если человек не смог возразить на судебный приказ вовремя по причине безграмотности, то это достаточно уважительная причина для восстановления сроков.
Но это спорный момент. Почему? Дело вот в чем: когда взыскатель планирует обращаться за судебным приказом, ему необходимо:
- Написать письменную претензию в адрес должника.
- Направить ее заказным письмом по месту жительства человека.
- Получить извещение от Почты России, которое в суде послужит доказательством уведомления.
Фактически в претензии должника извещают о намерении обратиться за судебным приказом. И должник обязан расписаться в получении этого письма. При таких обстоятельствах сослаться на неосведомленность вряд ли получится.
Дело раскроется в новом свете, если претензия содержит только требование немедленно погасить задолженность. Прочитав такое письмо, человек не узнает о дальнейших планах кредитора. А значит, судебный приказ позже становится для него неожиданностью.
В целом отсылка на безграмотность вызывает много вопросов. Непонятно, как формализовать эту причину на практике. Одно дело, если в суд за восстановлением пропущенных сроков обращается сельская жительница 1965 года рождения, которая чудом узнала о приказе, а потом через юриста решила отстоять свои права.
Другое дело, если за восстановлением обращается человек с высшим образованием, у которого отношения с банками напоминают творческий процесс: он берет много новых кредитов, перекрывает старые. Игра в кредитный пинг-понг у него активно ведется уже 2-3 года, и судебный приказ больше представляет спортивный интерес. В таком случае говорить о безграмотности тяжело.
В качестве примера стоит представить Апелляционное определение по делу № 11-147/17 от 24 июля 2017 года. Должница подала заявление о восстановлении пропущенного срока, но мировой суд, а позже и Апелляция оставили ее заявление без удовлетворения. Причиной для обжалования сроков стала как раз неосведомленность.
Женщина пыталась восстановить срок более, чем через 4 месяца после вынесения приказа. Она ссылалась на то, что она не знала о вынесенном приказе. Но в обеих инстанциях суды ей отказали. Было установлено, что после вынесения приказа судья проинформировал должника о вынесенном приказе в установленные законом сроки. Тем не менее, в течение 10 дней возражение так и не поступило.
Арбитражное казино или как угадать нужный суд?
Закон един для всех — так гласит прописная истина. Но в реальности каждый суд формирует свою отдельную практику. Она отличается как раз в мелких нюансах. Например, Арбитражный суд Краснодарского края славится любовью к затягиванию сроков. Дело о банкротстве физ. лица, например, в этом регионе будет рассматриваться 1-2 года, хотя по процессу за этот период пройдет не больше трех заседаний.
То же самое относится к районным судам. В целом каждая метла метет по-своему. Один судья принимает решения, которые сложно оспорить в вышестоящих инстанциях, другой — наоборот. И местные юристы знают, что достаточно обратиться в Апелляцию, и дело будет выиграно.
Что касается ситуаций, когда пропущен срок подачи возражения, то в основном мировые судьи (куда и нужно обращаться с ходатайством за восстановлением срока) принимают решения не в пользу должников. Этому способствует несколько факторов:
- Массовая отсылка должников к тому факту, что они не знали о вынесенном судебном приказе.
- Невозможность по закону принять неосведомленность как уважительную причину. В особенности, если по месту жительства должника копия судебного приказа была направлена вовремя.
В качестве примера стоит представить дело № 11-140мс/124-20-8, которое рассматривалось в Кузьминском районном суде (Апелляция) в 2020 году. В отношении должника за судебным приказом обратился Тинькофф банк. Это случилось в сентябре 2019 года.
А уже через 4 месяца должник заявил о восстановлении сроков. Как сообщает он сам, о судебном приказе стало известно из информации на портале судебного участка, и уведомления по почте он не получал.
Однако мировой судья отказал в восстановлении сроков. Он сослался на то, что должник не предоставил доказательства уважительности причин, по которым эти сроки были пропущены. Позже и районный суд отказал в обжаловании постановления мирового судьи, согласившись с его выводами.
В каждом суде формируется собственная практика. Если у вас возникла проблема с восстановлением сроков, вам потребуется юридическая поддержка. Дело в том, что решения судов отслеживают специалисты. Поэтому они знают, на каких основаниях реально восстановить пропущенный срок. Нужна помощь? Наши юристы проконсультируют вас, и помогут решить проблему в нужном ключе.
Бесплатная консультация по списанию долгов
Оставьте свой телефон, специалист перезвонит вам в течение 1 минуты
Формирование приказа о внесении изменений в приказ происходит в тех случаях, когда по каким-либо причинам возникает необходимость исправить некоторые пункты и положения ранее выпущенного распорядительного документа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в приказ .docСкачать образец приказа о внесении изменений в приказ .doc
Каких приказов и в какой их части могут происходить изменения
Редактированию могут подвергаться практически любые приказы, с вольно или невольно допущенными неточностями и нарушениями. Это могут быть приказы:
- касаемые условий работы сотрудников;
- каких-то локальных документов (штатного расписания, графика отпусков и т.п.);
- смены должностных лиц;
- отношений между работодателем и подчиненными.
Что касается тех частей приказа, которые могут подвергаться корректировкам, то они также могут быть любыми: редактироваться может основание, основная часть, заключение.
Для чего вносить изменения
Некоторые работники организаций пренебрегают внесением изменений в действующие приказы, полагая, что и без них вполне можно обойтись. Однако, такая точка зрения неправильна, поскольку приказ – документ, регулирующий правовые отношения в организации в строгом соответствии с законом, а значит, имеющий серьезное юридическое значение.
Приказ обязателен к исполнению, а если какой-либо его пункт звучит неверно или ошибочно, в случае возникновения споров и разногласий доказать правоту работодателя будет непросто, а это значит, что как предприятие в целом, так и его руководство могут быть привлечены к административной ответственности.
Как вносить изменения: порядок действий
Внесение изменений в приказ нужно проводить по определенному алгоритму:
- Принимается решение о том, что данные изменения действительно нужны и неизбежны.
- Издается специальный приказ, который фиксирует необходимость внесения правок в уже существующий документ и включает в себя список позиций, которые подвергаются коррективам.
- Приказ подписывается руководителем предприятия и ответственными сотрудниками, и с указанной в нем даты изменения ступают в силу.
Как часто можно вносить изменения
Законодательство РФ никак не ограничивает частоту внесения правок в данный документ.
Поэтому делать их можно хоть каждую неделю.
Но если приказ настолько сильно требует редактирования или его пункты и положения в какой-то момент стали совершенно неактуальны, то значительно проще отменить его и, при необходимости, создать новый.
Кому можно доверить составление такого приказа
Формирование приказа о внесении изменений в приказ может быть возложено на любого сотрудника предприятия, обладающего нужными полномочиями и имеющего представление о том, как писать распорядительные документы. Чаще всего это приближенное к руководству фирмы лицо: юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь.
Однако, вне зависимости от того, кто непосредственно составляет документ, он обязательно должен передать готовый приказ на подпись директору организации – без его автографа приказ не обретет статус законного и его легко можно будет оспорить с помощью трудовой инспекции или суда.
Следует сказать, что чем более тщательно и внимательно отнесется работник, задействованный в формировании приказа к своим должностным функциям, тем менее вероятной окажется перспектива для руководства фирмы оказаться под пристальным вниманием контролирующих органов.
Основание для приказа
Каждый выпускаемый на предприятии приказ должен иметь под собой какое-либо обоснование и основание.
- Под обоснованием понимается объективная причина создания документа (начинается всегда с «В связи с …»).
- В качестве основания же дается ссылка на какой-либо закон, подзаконный акт, внутренний документ организации (служебную, докладную записку, объяснительную и т.п.).
Как правильно составить и оформить приказ
Унифицированного, единого бланка приказа о внесении изменений в приказ нет, поэтому составлять его можно в свободной форме или, если на предприятии есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу.
Одновременно с этим, следует иметь в виду, что по своей структуре бланк должен отвечать определенным требованиям делопроизводства, а по содержанию включать некоторые необходимые сведения.
К последним относятся:
- название компании;
- место, номер, дата составления приказа;
- обоснование и основание для него.
В тексте следует обязательно сделать ссылку на приказ, в который при помощи данного распоряжения вносятся коррективы, а также полный список изменений (с указанием редакции «до» и «после»).
Затем следует назначить ответственных за его выполнение работников.
Требования к оформлению приказа
Оформление приказа также как и его содержание может быть абсолютно произвольным: документ можно печатать на компьютере или писать от руки на фирменном бланке компании или на обычном листе любого удобного формата.
Помните! Приказ обязательно должен быть удостоверен «живой» подписью директора организации или лица, уполномоченного действовать от его имени. Также под приказом должны поставить свои подписи ответственные за его исполнение сотрудники, и те, кого он касается напрямую (во всех случаях использование факсимильных автографов недопустимо).
Необходимость ставить на документе печать возникает только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.
Приказ о внесении изменений в приказ составляется в одном оригинальном экземпляре, но при надобности можно сделать его заверенные копии.
Весь период действия он должен содержаться в специальной папке вместе с прочей распорядительной документацией предприятия, а после утраты актуальности его следует отправить в архив организации, где он должен храниться срок, установленный законодательство РФ или локальными правовыми бумагами организации.