Если у меня не получается составить документ как быть

Письмо – основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

– как ответные – в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

– как сопроводительные – в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

– как ответы – в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

– как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части – вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций – это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука “сама тянется к перу”, то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса – отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения – поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, – выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет – на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны “просвечивать” (т.е. быть слишком жидкими), а перо – царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая – то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений “я”,

“мы”, “вы”, “нам”, “наш”

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными “организация”,

“подразделение”, “сотрудник” и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование “книжных” оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше “зеркалить” примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье – в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

В статье мы расскажем, чему и как научить сотрудников в первые дни на новом месте, как включить краткий курс делопроизводства в программу их адаптации. Даже если компания не ведет таких программ, корректные и доброжелательные объяснения помогут новичкам избежать ошибок и быстрее влиться в коллектив.

Каждый, кто приходит на новую работу, знает, какой это стресс. По основным обязанностям новичков довольно быстро вводят в курс дела и непосредственный начальник, и коллеги по отделу.

А о второстепенных вещах рассказать часто некому. Отсюда и ошибки, которые допускают новички в обращении с документами. Исправлять их порой дорого и долго. Поэтому новых работников нужно обучать и адаптировать.

СПОСОБЫ АДАПТАЦИИ НОВИЧКОВ

Обычно за адаптацию новых сотрудников отвечают кадровики. Они всячески поддерживают работников в их первые (действительно нелегкие) дни на новом месте.

■ «День нового работника». На крупных предприятиях, где количество работников измеряется тысячами, а кадровые передвижения происходят постоянно, обучающие мероприятия для новичков – распространенная практика. Примерно один раз в две недели группу из нескольких новых работников в течение целого дня водят с экскурсией по подразделениям, знакомят с производством, рассказывают им о компании, показывают презентационные фильмы, объясняют общие правила работы.

Обычно в этот день новички проводят несколько часов в учебном классе, где им показывают и объясняют структуру локальной сети компании, внутреннего корпоративного портала, а также объясняют принципы работы в основных программах.

■ Наставничество. В небольших и средних по размеру компаниях, где новые сотрудники появляются редко, организовать для каждого из них «День нового работника» вряд ли возможно и не совсем рационально. В этих случаях выручает так называемое наставничество, когда за новичком на пару недель закрепляют кого-то из коллег, который объясняет подопечному правила и принципы работы на новом месте и нормы корпоративной этики.

Даже если новый работник всего один, нужно помочь ему в адаптации. Чтобы новичок включился в работу как можно быстрее, его нужно обучать. Это относится и к небольшим компаниям, где трудится десяток человек, и к гигантам, одно беглое знакомство с которыми может занять день или два.

ВЫБИРАЕМ СПОСОБ АДАПТАЦИИ

Начальника канцелярии, секретаря и делопроизводителя не волнует, насколько быстро новые коллеги проникнутся корпоративным духом. Для них важно, чтобы новый работник как можно скорее освоил правила обработки документов. Это значит, что меньше будет ошибок в оформлении, реже будут возникать ситуации, когда маршрут согласования документа неверен или директор отказывается подписать неправильно составленный документ.

Рассмотрим преимущества и недостатки разных методов обучения новичков правилам работы с документами организации – наставничество и групповое обучение

(Таблица 1).

Конечно, есть еще и третий способ – отсутствие какой-либо программы адаптации в компании. Новый работник приходит в свое подразделение и сначала обращается с вопросами к коллегам, а затем учится на своих ошибках.

Отвечая на вопросы новенького, очень часто старожилы с удивлением обнаруживают, что у каждого из них свои представления об оформлении и маршрутах документов. В этом случае лучше всего сразу направлять новых работников (и старожилов за компанию) в службу ДОУ, которая должна организовать их обучение.

УЧИТЫВАЕМ «МЕСТНЫЙ КОЛОРИТ»

Все тонкости делопроизводства новым работникам знать не обязательно. Новички должны разбираться в особенностях процессов делопроизводства именно своей организации; знать, к кому обратиться за справкой или где получить информацию, если возникнут затруднения при работе с документами.

Большинство новичков приходят в компанию с собственными представлениями о том, как нужно работать с документами: «А на прошлой работе мы делали так…» (или вообще не делали). Если с самого начала не дать понять, что в компании для всех установлены общие четкие правила ДОУ, то шлейф предыдущего опыта еще долго будет сопровождать нового сотрудника и создавать проблемы ему и его коллегам.

Общие правила делопроизводства, конечно, универсальны. Но в каждой компании немало собственных традиций. В Таблице 2 на примере условной организации показано, какие это могут быть особенности.

Таким образом, если новичок прежде работал в более или менее серьезной организации, то с основами делопроизводства он знаком. Академический подход при корпоративном обучении вообще не приветствуется: начинать с азов некогда, да и не нужно. Главная задача – донести до нового коллеги только «местные» особенности обращения с документами.

Не нужно сообщать ему, что служебная записка – информационно-справочный документ, выполняющий определенные функции. Вместо этого нужно объяснить, в каких случаях в компании составляют служебные записки и как именно это делать.

Если сравнить приведенные выше примеры, становится понятно, почему разные категории работников обучаются по разным программам. Похожие программы можно составить для работников, которые ведут активную внешнюю переписку, и тех, кто работает в основном с внутренними документами, для сотрудников центра обслуживания клиентов и для ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Преимущество специализированных программ в том, что они помогают новым работникам быстро и эффективно освоить основные правила делопроизводства в организации. Менее значимыми умениями сотрудники овладеют сами в процессе работы.

На основе специализированных программ строится и индивидуальное обучение. Если в компании никто не занимается адаптацией новичков, то все равно кто-то должен объяснять им правила работы. Если речь идет о правилах и принципах делопроизводства, то лучшим консультантом станет сотрудник канцелярии, а не того отдела, в котором новичку предстоит работать. Программа обучения составляется в зависимости от того, какие обязанности будет выполнять новый сотрудник.

СОСТАВЛЯЕМ ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ

Если обучение новичков в компании проводится на постоянной основе, лучше составить одну универсальную и несколько специализированных программ. Обучение обязательно должно завершаться практикой.

УНИВЕРСАЛЬНАЯ ПРОГРАММА

Универсальная программа подойдет компаниям, которые практикуют «Дни новых работников» или похожие мероприятия. Она предполагает групповое обучение. Новым сотрудникам преподают только общие правила делопроизводства в организации (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Содержание универсальной программы обучения новых работников

Для кого предназначена: для всех новых работников.

Темы:

I. Правила подготовки и оформления документов.

1. Подготовка и оформление исходящих документов:

а) прием и выполнение задания;

б) отчет о выполнении задания.

2. Подготовка и оформление внутренних документов.

3. Маршруты согласования документов в компании.

II. Поиск документов.

III. Регламенты по делопроизводству.

Практические задания:

1. Создать служебную записку.

2. Отправить на согласование проект документа.

3. Выполнить задание по документу:

а) принять задание (например, создать письмо-ответ);

б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;

в) отчитаться о выполнении задания.

4. Найти документ в базе данных.

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ ПРОГРАММЫ

Для обучения по специализированным программам «студенты» делятся на несколько категорий в зависимости от выполняемых ими обязанностей. Для каждой категории обучающихся составляется собственная программа (Примеры 2 и 3). Использовать такие программы удобно, когда практикуется наставничество.

ПРИМЕР 2

Содержание специализированной программы обучения «Руководитель»

Для кого предназначена: для начальников отделов, филиалов,

заместителей, топ-менеджеров.

Темы:

1. Рассмотрение документа в СЭД:

а) вынесение резолюции;

б) назначение исполнителя;

в) прием выполненного задания.

2. Маршруты согласования документов в компании.

3. Подписание и утверждение документа.

4. Создание документа в СЭД:

а) прием и выполнение задания;

б) отчет о выполнении задания.

5. Подготовка и оформление исходящих документов.

6. Поиск документов.

7. Делегирование полномочий помощнику в СЭД.

Практические задания:

1. Назначить исполнителя по входящему документу

с вынесением резолюции.

2. Согласовать проект документа.

3. Проверить лист согласования и утвердить/не утвердить

проект документа.

4. Выполнить задание по документу:

а) принять задачу в работу;

б) создать исходящее письмо в ответ на входящее;

в) отчитаться о выполнении задания.

5. Найти документ в базе данных.

6. Делегировать свои полномочия помощнику в СЭД.

ПРИМЕР 3

Содержание специализированной программы обучения «Секретарь»

Для кого предназначена: для офис-менеджеров, секретарей, помощников руководителей.

Темы:

1. Регистрация документов:

а) регистрация входящих документов;

б) регистрация исходящих документов;

в) регистрация внутренних документов.

2. Правила подготовки и оформления документов:

а) подготовка и оформление исходящих документов:

• прием и выполнение задания;

• отчет о выполнении задания;

б) подготовка и оформление внутренних документов;

в) маршруты согласования документов в компании.

3. Контроль выполнения заданий по документам:

а) назначение исполнителя;

б) отчет о выполнении задания;

в) справка-отчет о выполнении заданий.

4. Хранение документов:

а) составление номенклатуры дел;

б) формирование дел.

5. Поиск документов.

6. Регламенты по делопроизводству.

Практические задания:

1. Зарегистрировать документ.

2. Проверить маршрут согласования документа.

3. Отправить исполнителю задачу по документу.

4. Поместить документ в дело согласно номенклатуре.

5. Найти документ в базе данных.

ТЕОРИЯ ИЛИ ПРАКТИКА: РАССТАВЛЯЕМ АКЦЕНТЫ

Корпоративное обучение хорошо тем, что позволяет сотрудникам в минимальные сроки отработать максимум практических умений.

В школе или вузе у преподавателей есть время на разъяснение теории. У нас его нет, да и не студенты перед нами, а профессионалы своего дела, у большинства из которых за спиной свои университеты. Осваивать профессию делопроизводителя в их планы не входит.

Если мы делаем упор на практику, то вполне логично, что обучение должно проводиться в специально оборудованном помещении. В идеале каждого «студента» нужно посадить за компьютер, чтобы он мог выполнить задания по работе в СЭД. В крайнем случае компьютер может быть и один на всех, но каждый из новичков обязательно должен успеть поработать в программе в тестовом режиме. Обучать работе в СЭД с помощью показа презентаций – пустая трата времени.

Готовить ли для группы обучающихся обширный и красочный раздаточный материал? На наш взгляд, не стоит. Если есть возможность обойтись без лишних бумаг, то лучше так и сделать. Слушатели сами законспектируют то, что сочтут нужным, а упор лучше сделать на практических заданиях.

РЕЗЮМЕ

1. Программы адаптации и наставничества для новичков должны включать обучение делопроизводству. Если таких программ в организации нет, то новых сотрудников рекомендуется обучать индивидуально, направляя их к секретарю или в канцелярию.

2. При составлении программы обучения нужно учитывать особенности обращения с документами в каждой конкретной организации.

3. Если новички обучаются группой, для них составляется универсальная программа обучения делопроизводству. Если есть возможность разделить «студентов» по функционалу, для них разрабатываются специальные программы. Преимущество их в том, что работники получают больше нужной в работе информации.

4. При составлении программы обучения рекомендуется закладывать в нее минимум теории и максимум практики.

5. Обучение по любой программе должно завершаться практическими заданиями. Каждый «ученик» должен выполнить как можно больше заданий под руководством преподавателя.

Зачем нужны заявления

Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление — простой способ письменно подтвердить своё намерение.

Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно. Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению — так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь.

В какой форме подавать заявление

Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.

Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Общие правила оформления

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

1. Сведения об адресате и заявителе.
2. Наименование документа.
3. Формулировка просьбы или предложения.
4. Дата подачи.
5. Подпись.

Сведения об адресате и заявителе

В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.

Информация об адресате

Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:

1. Должность адресата.
2. Название организации.
3. Его имя, отчество и фамилию.

Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.

Информация о заявителе

В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).

Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.

Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.

Наименование документа

Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.

1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова

Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.

2. С прописной буквы без точки в конце

Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.

3. Прописными буквами без точки в конце

Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.

Формулировка просьбы, жалобы или предложения

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Дата подачи заявления

Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Также дату можно указать сразу после наименования документа.

Подпись

Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.

Образцы заявлений

От теории перейдём к практике и рассмотрим особенности подачи самых распространённых заявлений.

Заявление о приёме на работу

По закону писать заявление при устройстве на работу не обязательно. Но иногда вас могут попросить написать его для отчётности или сбора данных, чтобы на основе этого документа составить приказ о приёме на работу.

Адресатом может быть руководитель организации или начальник отдела кадров. В тексте заявления укажите предполагаемую должность и дату приёма на работу.

Дополнительно можно перечислить документы, которые вы подаёте вместе с заявлением: ИНН, трудовую книжку, свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом, документы воинского учёта.

Заявление на очередной оплачиваемый отпуск

Это просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Заявление надо писать в том случае, если в вашей организации не предусмотрен график отпусков или если в графике ваш отдых запланирован на неподходящее время.

Заявление на отпуск нужно подать за две недели до даты предполагаемого ухода.

Заявление на декретный отпуск

Это заявление пишут женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам. В тексте обязательно указывается продолжительность отпуска, согласно срокам из больничного листа женской консультации. Последний, кстати, нужно приложить к заявлению.

Заявление на отпуск за свой счёт

В этом случае работник просит предоставить ему несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие то, что административный отпуск действительно необходим.

Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант — написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.

Заявление на увольнение

Сотрудник просит о расторжении трудового договора между ним и работодателем. В причинах вы можете указать, что это увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки. О нюансах грамотного составления заявления на увольнение у Лайфхакера есть отдельная статья.

Заявление на академический отпуск

Академический отпуск предоставляют в исключительных случаях: по состоянию здоровья, сложным семейным обстоятельствам или другим причинам. Поэтому в заявлении нужно не только попросить предоставить отпуск, но и объяснить, зачем он вам.

Укажите факт наличия дополнительных документов. Например, справки из больницы.

Заявление о переводе на другой факультет

Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах. Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.

Заявление в полицию

Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.

Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.

Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.

Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.

1. В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
2. Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
3. В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
4. В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.