Трудовой кодекс хотя и не обязывает составлять штатное расписание, все же на него ссылается в ст.15 и 57, а значит нужно, чтобы этот документ был в компании. Также думают и инспекторы ГИТ. При проверке они внимательно изучают «штатку» и если находят ошибки, могут сделать замечание или даже оштрафовать организацию. В статье обсудим в чем ошибаются специалисты при составлении штатного расписания и как исправить ошибки.
Какие могут быть ошибки в штатном расписании
Ошибки при составлении штатного расписания делятся на два типа: в содержании документа и при заполнении. Также можно выделить общие ошибки при формировании самого документа, например, когда кадровый специалист или бухгалтер составляет каждый раз новое штатное расписание на год или когда у компании есть филиалы, для каждого составляют свою «штатку».
Если в компании не переименовывали подразделения или названия должностей, не происходила реструктуризация, не сокращали работников, не пересматривали условия труда, связанные с заработной платой, то менять штатное расписание не нужно.
Составлять отдельное для филиалов тоже не нужно, потому что они не являются самостоятельными юридическими лицами (ч.3 ст. 55 ГК РФ), даже если у их руководителей есть право лично утвердить и ввести штатное расписание. В графе «Наименование организации» указывают название головной компании, а в графе «Структурное подразделение» — название филиала.
Ошибки в содержании «штатки»
Чаще всего составители документа допускают следующие ошибки в штатном расписании:
- Внештатники в «штате». Не нужно вносить в штатное расписание должности людей, которые работают в компании не по трудовому договору.
|
Совет
Если нужен человек на время, можно ввести в «штатку» требуемую должность и даже не указывать, что она временная, или обозначить срок в примечании, но лучше заключить договор ГПХ. Главное, чтобы он не содержал признаки трудового. |
2. Неучтенные совместители. Сотрудников, которые трудятся по совместительству нужно включать в штатное расписание предприятия, потому что договор у них трудовой.
3. Неправильное наименование должностей. Законодательство не запрещает вводить в «штатку» свои наименования должностей (профессий). Но если они предполагают получение льгот, или в компании есть подразделения с вредными и опасными условиями труда, то названия должны соответствовать нормативным актам:
-
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367);
-
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
-
Квалификационный справочник должностей (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
-
ЕТКС по отраслям;
-
Профстандарты.
|
Обратите внимание! Когда в организации работает больше 50 человек, обязательно нужен специалист |
Обо всех изменениях по охране труда узнайте в нашем курсе.
4. «Вакантные» должности отсутствующих работников. Если в штатном расписании появились вакантные должности, то необязательно сразу их удалять, они могут понадобиться позже. Но если нужно убрать их, то сначала стоит проверить, действительно ли они не заняты. Например, должность может занимать молодая мама в декрете или сотрудник на длительном больничном.
По закону за ними сохраняется место (ст. 183, 256 ТК РФ), даже если обязанности перераспределили на других сотрудников, а значит, считать такую должность вакантной будет ошибкой.
5. Только полные штатные единицы. Во многих компаниях есть работники, которые работают неполный день: совместители или те, кто ухаживает за малышом.
Не вносить их в штатное расписание — это ошибка.
В графе «Количество штатных единиц» нужно проставить 0,5, 0,25 и т.д. Иногда указывают полную единицу, когда предполагается взять еще одного работника на полставки. Если работодатели заранее предусматривают вакантные места, то каждый месяц придется сдавать отчет о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей в центр занятости (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).
Читайте о том, как установить работнику неполное рабочее время.
|
Важно! При подсчете нельзя округлять количество штатных единиц. Если есть несколько неполных единиц по одной должности, нужно записывать столько, сколько получилось. Также нельзя ставить неполный оклад для таких штатных единиц. В графе «Тарифная ставка» нужно прописать все полностью как для целой единицы, а в графе «Всего» уже можно указать пропорциональную сумму. |
6. Зарплатная «вилка». Работникам с одинаковыми должностями нельзя устанавливать разные оклады. Оклад — фиксированная сумма за месяц без надбавок и доплат (ст. 129 ТК РФ). Если указать разные суммы, то придется объясняться с контролирующими органами. Регулировать разницу можно надбавками (Письмом Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).
Когда у работников с одинаковыми должностями разные обязанности, объем работы и ответственность, например бухгалтер по зарплате и по реализации, в этом случае разные оклады можно обосновать.
7. Часовая ставка. Если у работников почасовая оплата, то будет ошибкой указать их ставку за час в графе «Оклад», потому что как такового оклада у них нет. В этом случае ставится прочерк, в примечании указывают, что оплата почасовая. Также нельзя вместо конкретной суммы в графе «Оклад» ссылаться на трудовой договор.
О том, как выбрать оптимальную систему оплаты труда, читайте в статье.
8. Надбавки в сумме оклада или оклад ниже МРОТ. Ошибка в окладе в штатном расписании — когда указывают сумму с учетом северных коэффициентов. Так делать нельзя, потому что коэффициенты начисляются не на оклад, а на всю зарплату в целом (ст. 129 и 315 ТК РФ).
Иногда в графе «Оклад» ставят сумму меньше МРОТ без всяких обоснований. Так тоже нельзя, за исключением случая, когда оклад вместе с надбавками составляет сумму большую, чем МРОТ.
9. «Режим многозадачности». Иногда работодатели хотят сэкономить и не вводят в «штатку» некоторые должности, а обязанности стараются распределить по другим сотрудникам. Это тоже ошибка. Нельзя заставить человека выполнять работу по той должности, которой нет в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).
Ошибки при заполнении
Может быть допущена ошибка в штатном расписании при заполнении своей формы: неправильные реквизиты или отсутствие их части. Чтобы заполнить корректно, нужно ориентироваться на ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, там указывается, какие данные должны быть.
Если компания использует форму Т-3, то в ней уже есть все необходимое. Но даже в ней ошибаются. Например, когда пишут «б/н» или номер через «/». Или когда указывают дату введения в действие раньше, чем дату утверждения. Или не учитывают двухмесячный период для предупреждения сотрудников.
Также будет ошибкой указать должность не на русском языке или поставить рядом ФИО сотрудника. Для последнего есть другой документ: штатная расстановка.
Ошибка в штатном расписании: как исправить
Для исправления ошибки в штатном расписании есть два способа:
- если неправильно внесли информацию в одну из граф, издают приказ о корректировке «штатки», все изменения указывают в самом приказе. В примечании ставят только его дату и номер;
- если много ошибок, утверждают новую редакцию документа.
Любую ошибку следует исправить и сделать это лучше до того, как ее найдет проверяющий.
Какие обязательные кадровые документы должны быть в компании, как их составить и какие ошибки чаще всего допускают специалисты по кадрам, узнаете на нашем авторском курсе.
Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.
Штатное расписание – это локальный акт организации1, в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.
Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:
- прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
- содержится перечень структурных подразделений;
- приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.
Вопрос в тему
Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?
На этот счет не существует законодательно установленных правил. У контролирующих органов также отсутствуют претензии к организациям по поводу порядка внесения изменений в штатное расписание2. На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:
- путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
- путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.
Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.
Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.
Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).
К сведению
Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Вопрос в тему
Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?
Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.
Так, например, в колонки 6–8 (общее название «Надбавки») унифицированной формы № Т-3 можно внести те стимулирующие и компенсационные надбавки и доплаты, которые применяются в конкретной организации. Это могут быть:
- персональная надбавка;
- надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
- надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
- доплата за работу во вредных условиях труда и др.
В общее название этих колонок можно также внести изменение, например, «Надбавки и доплаты» (Пример 1).
Пример 1. Штатное расписание с внесенными по сравнению с унифицированной формой изменениями
Вопрос в тему
Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?
Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.
Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).
Пример 2. Возможная формулировка в уставе организации-работодателя о делегировании права утверждать штатное расписание
<…>
4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.
<…> Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.
Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.
Вопрос в тему
У нас возник вопрос: в какой последовательности располагать в штатном расписании структурные подразделения? Например, кто должен идти вперед: бухгалтерия или отдел кадров? Коллеги говорят, что нужно руководствоваться оргструктурой, но у нас ее нет.
Законодательно установленных требований о соблюдении определенной последовательности расположения в штатном расписании структурных подразделений нет. Разработчик штатного расписания может расположить структурные подразделения в любой, удобной для себя, последовательности.
На практике структурные подразделения организации указываются в следующей иерархии – от административно-управленческого подразделения до обслуживающего.
Вопрос в тему
Поясните, пожалуйста, что такое штатная единица и штатная численность?
Штатная единица – это предусмотренная штатным расписанием организации единица должности (для служащих) или единица профессии (для рабочих), указываемая, в частности, в графе 4 унифицированной формы № Т-3.
Штатная численность работников – это суммарное количество штатных единиц, указанных, как правило, в строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» штатного расписания.
Вопрос в тему
Отражаются ли неполные штатные единицы и совмещение в штатном расписании?
1. Поскольку штатным расписанием устанавливается штатная численность работников, а некоторые должности предусматривают неполную штатную единицу (0,25; 0,5; 0,75 и др.), то в графе «Количество штатных единиц» указывают как целое число, так и число в виде дроби.
В строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» указывается штатная численность организации, показатель которой может быть как полным числом (например, 125 шт. единиц), так и дробным (125,5 шт. единиц).
2. Работник организации может выполнять дополнительную работу в порядке совмещения только по той должности (профессии), которая указана в штатном расписании и является вакантной. Если работник совмещает должность (профессию), которая отсутствует в штатном расписании, то данную ситуацию контролирующие органы могут квалифицировать как выполнение работы по отсутствующей у работодателя должности (профессии).
В судебной практике существуют решения, которыми суды не признавали факт совмещения профессий (должностей), если сотрудник совмещал должность (профессию), не предусмотренную штатным расписанием (см., например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.02.2012 № 15АП-15046/11).
К сведению
Должность (профессия), по которой работник выполняет дополнительную работу в порядке совмещения, за ним не закрепляется, поскольку дополнительная работа не фиксируется в отдельном трудовом договоре и не гарантируется работнику. В силу ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель имеет право досрочно отменить поручение о выполнении дополнительной работы.
Вопрос в тему
Можно ли включать в штатное расписание так называемую вилку окладов?
Устанавливать в штатном расписании размер оклада в диапазоне значений (например, от 30 000 до 45 000 рублей) нельзя. Такой вывод следует из ч. 2 ст. 22 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении условий оплаты труда.
Указание в штатном расписании оклада по должности в виде диапазона значений создает предпосылки для установления разных окладов работникам, занимающим одинаковую должность. Установление же различных окладов работникам, имеющим одинаковую квалификацию, занимающим одинаковые должности и выполняющим трудовые обязанности в равном объеме и с одинаковым качеством, является дискриминацией в трудовых отношениях, запрет на которую установлен ст. 2, 3, 132 ТК РФ.
Таким образом, установление разных окладов работникам, выполняющим трудовые обязанности по одной и той же должности в равном объеме и с одинаковым качеством, противоречит закону и недопустимо, так как является дискриминацией прав работников, которым выплачивают меньшую зарплату.
Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 придерживается мнения, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда.
Об обязанности работодателя устанавливать равные размеры должностных окладов по должностям с равной сложностью труда также сказано в письме Минтруда России от 25.10.2017 № 14-1/В-953.
Аналогичной позиции придерживаются и суды. В апелляционном определении от 26.02.2015 по делу № 33-2783/2015 Свердловский областной суд прямо отметил, что указание в штатном расписании разных окладов по одной и той же должности неправомерно в силу ст. 2, ч. 2 ст. 22, ст. 130, 132 ТК РФ (см. также апелляционное определение Кемеровского областного суда от 18.05.2012 по делу № 33-4644).
Вопрос в тему
Когда должны вступать в силу изменения в штатное расписание, если планируется сокращение? С момента, когда издан приказ, или в другое время?
Здесь следует различать две даты:
- дату утверждения штатного расписания (изменений в него);
- дату вступления в силу штатного расписания (изменений в него).
Решение работодателя о сокращении численности и/или штата работников оформляется приказом. Он издается не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения работников по сокращению численности и/или штата. В эти же сроки работодатель должен направить каждому сокращаемому работнику уведомление и должен утвердить новое штатное расписание (его новую редакцию, отдельные изменения).
Необходимость издания приказа о сокращении и утверждения нового штатного расписания до момента увольнения работников подтверждается судебной практикой (см. Бюллетень судебной практики Омского областного суда № 3 (44) 2010; Обобщение практики рассмотрения в 1-м полугодии 2008 г. судами Саратовской области дел о расторжении трудового договора по инициативе работодателя и по другим основаниям, не связанным с волеизъявлением работника).
А вот дата введения обновленного штатного расписания в действие должна совпадать с датой увольнения сокращаемых работников либо новое штатное расписание должно вступать в силу на следующий день после их увольнения (см. определение Московского городского суда от 14.04.2011 № 33-7225).
По нашему мнению, более правильным будет, если новое штатное расписание (без сокращаемой должности / штатной единицы) вступит в силу на следующий день после увольнения сокращаемого работника (Пример 3). Дело в том, что днем увольнения работника является последний день его работы. Следовательно, пока работник работает, его должность должна быть предусмотрена штатным расписанием.
Пример 3. Приказ об утверждении и введении в действие штатного расписания
Вопрос в тему
Если работник восстановлен в должности (а она была сокращена), в какой момент вносится в штатное расписание соответствующее изменение? Какой датой? Каким документом?
Если на момент восстановления работника ранее занимаемой им должности в штатном расписании уже нет, одновременно с восстановлением работника работодатель вносит данную должность в штатное расписание. Такую точку зрения поддерживают суды (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Алтай от 25.11.2015 по делу № 33-1082/2015).
Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы. На информационном портале Роструда онлайнинспекция.рф3 есть ответ, в котором сказано: в случае восстановления работника в должности на основании решения суда работодатель обязан исполнить такое решение, отказ работодателя во внесении изменений в штатное расписание в связи с восстановлением работника в должности не правомерен.
Должность вводится в штатное расписание, как правило, приказом по организации.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание: что надо знать кадровику
Обычно приказ о внесении изменений в штатное расписание выпускают, если требуется корректировка существующего документа. Рассказываем, в каких ситуациях придется подготовить такое распоряжение, как его правильно составить, и показываем актуальные образцы.
Штатное расписание (ШР) необходимо для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется пересмотреть ШР, издают специальное распоряжение. Его хранят в отдельной папке.
Предложить поправки вправе не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка, на основании которой подготавливают распоряжение.
Вообще для кадровиков сейчас вышло много новых правилах по кадрам. Мы вместе с экспертами рассказываем о них на курсе «Клерка». Приходите — научим работать по новым правилам.
Узнать больше о курсе
Какие корректировки придется зафиксировать в ШР:
-
появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
-
изменили название должности, переименовали отдел;
-
изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
-
ликвидируют отделы и вакантные позиции; проводят сокращение штата, численности.
Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.
Введение новых штатных единиц
Если необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, то работодатель издает приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей, отражающий все нововведения.
Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено, его оформляют в соответствии с общими правилами:
-
в шапке документа указывают наименование предприятия;
-
ниже прописывают: приказ №, проставляют номер;
-
слева указывают населенный пункт, справа – ставят дату, когда документ выпущен;
-
указывают каждую корректировку и причину, по которой она проводится;
-
вписывают предложения по решению описанных вопросов;
-
закрепляют ответственных за исполнение принятого решения; при необходимости указывают тех, кто обязан ознакомиться с документом (например, бухгалтер);
-
подпись составившего и ее расшифровка.
Посмотрите, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании, чтобы добавить штатные единицы в один из отделов на предприятии.
Помимо названий новых должностях в распоряжении о корректировке штатки указываем размеры окладов В распоряжении указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад.
Обратите внимание на дату издания приказа о новой ставке в штатном расписании – она не совпадает с датой введения должности. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска распоряжения.
Переименование должности
Такие перемены придется обосновать. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это разрешено сформулировать как изменение условий труда.
Если планируют переименовать продавца-кассира в менеджера торгового зала, то потребуется корректировка ШР. Если место вакантно, то изменение обосновывать не надо. Если занято – соблюдают ряд требований.
Сотрудника уведомляют о планируемых новшествах не позднее чем за два месяца до того, как они вступят в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, потому директору понадобится его согласие. В дальнейшем действуют, исходя из наличия согласия или несогласия.
Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!
“Клерк” создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотреть бесплатный урок из курса
В этом случае распоряжение об уточнении штатки оформляют так:
Предварительно согласуйте изменения названий должностей с работниками, которых они касаются.
Пересмотр окладов
Если работодатель меняет оклады, то план мероприятий по изменению штатного расписания аналогичный: на основании служебной записки издают приказ о повышении выплат.
Распоряжение выглядит так:
Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. И любая новая информация вносится в него с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.
Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту. Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, то директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную позицию, соответствующую квалификации трудящегося.
Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, то контракт с ним прекращается по ст. 74 ТК, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.
Вывод вакансий
Для исключения должностей издают распоряжение, в котором указывают:
-
дату, с которой данное изменение вступает в силу;
-
название должностей, которые исключаются;
-
количество единиц, которые исключают.
Если вакантные позиции не заняты, потому убирают их без согласования с кем-либо.
Вот для примера шаблон приказа об изменении в штатном расписании в детском саду в случае исключения вакансий:
Сокращение штата
Для проведения такой процедуры потребуется: Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за два месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
Если в ШР есть вакантные единицы, то подготовить приказ об их исключении. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых единиц.
Необходимо обосновать причины сокращения: это обычно либо оптимизация расходов, либо затруднительное финансовое положение. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение, и назначают человека, ответственного за процесс.
Обратите внимание, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании для бюджетного учреждения при сокращении штата. Аналогично готовьте документ, если у вас коммерческая организация.
После того как проверили, все ли кадровые изменения учли в штатном расписании, проверьте его на ошибки. Если нашли один из недочетов, который указали в памятке, исправьте документ.
Памятка. Что нужно проверить в штатном расписании на 2023 год
Есть лишние вакансии. Исключите из штатного расписания все вакантные должности, которые не планируете заполнять в ближайшее время. Если оставить их, будете каждый месяц отчитываться о них в службу занятости (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1).
Кроме того, свободные вакансии нужно будет предлагать сотрудникам перед увольнением в случаях, когда этого требует закон. Например, при сокращении численности или штата, а также если работник нуждается в постоянном переводе на другую работу по медицинскому заключению. Не предлагать вакансию, так как не планировали ее занимать, работодатель не может (ч. 1 ст. 73, ч. 3 ст. 81 ТК).
Как исправить ошибку. Выпишите из документа вакантные должности и отберите те, которые должны остаться. Это вакансии, которые нужны, чтобы выполнить квоту для трудоустройства молодежи и инвалидов. Поговорите с директором и руководителем отдела персонала о том, какие вакансии нужны организации, а какие нет.
Нет обязательных должностей. Работодатель сам решает, какие должности должны быть в штатном расписании. При этом в некоторых случаях организация обязана принять на работу и включить в штат две должности – специалиста по охране труда и специалиста по ведению воинского учета.
Специалист по охране труда должен быть в каждой компании, где работает больше 50 человек. Если их меньше 50, работодатель может решить, вводить такую должность или нет (ст. 217 ТК, письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136).
Вторая обязательная должность — специалист по ведению воинского учета. Такого сотрудника включают в штат, чтобы вести воинский учет в организации. Если в компании меньше 500 человек, специалист может работать на условиях совместительства (п. 12 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). Подробнее о том, как назначить ответственного за воинский учет и определить, сколько сотрудников нужно, чтобы вести учет в организации, читайте в ответе.
Как исправить ошибку. Проверьте, сколько у вас работает сотрудников. Если больше 50 человек, а специалиста по охране труда нет, введите в штатное расписание такую должность.
Аналогично поступите и с воинским учетом. Введите данные в форму и определите, сколько должностей таких специалистов должно быть в штатном расписании в зависимости от количества сотрудников компании, которые состоят на воинском учете. Их количество считайте на 31 декабря прошлого года (п. 13 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).
Неверно указали названия должностей. Проверьте, чтобы должности были указаны в именительном падеже без произвольных или иностранных обозначений.
Нельзя вписывать в штатное расписание должность работника на иностранном языке. Например, HR-manager или Java-разработчик. Это объясняется тем, что должность в трудовой книжке сотрудника указывают на русском языке. При этом запись о приеме на работу в трудовую книжку вносят на основании заключенного трудового договора. Значит, и в трудовой книжке наименование должности не должно отличаться от договора и штатного расписания (ст. 57 ТК, п. 6 Порядка № 320н, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
Кроме того, должности работников нельзя называть произвольно. Берите название должностей из ЕКС, ЕТКС или профстандартов, если работа по должности связана с компенсациями, льготами или для выполнения этих функций закон установил ограничения. Например, если речь идет о досрочной пенсии за работу во вредных или опасных условиях труда. Такие должности называйте в штатном расписании именно так, как они указаны в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте (ст. 57 ТК, п. 5 письма Минтруда от 04.04.2016 № 14-0/10/13-2253, письмо Минтруда от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8889).
Как исправить ошибку. Проверьте, есть ли в вашем штатном расписании должности с иностранными обозначениями или произвольными названиями. Если есть, переименуйте их. Для этого издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание или оформите штатное расписание в новой редакции и утвердите его приказом.
Указали оклад меньше МРОТ. Проверьте, соответствует ли зарплата новому МРОТ или региональной минимальной заработной плате. С 1 января 2023 года федеральный МРОТ планируют увеличить до 16 242 руб. (информация Минтруда от 22.09.2022).
Если в связи с изменением МРОТ работодатель изменяет размер зарплаты сотрудников, например увеличивает оклады или тарифную ставку, то эти изменения нужно внести в штатное расписание. Поскольку в этот документ вносят месячную зарплату по каждой должности по тарифной ставке или окладу, проценту от выручки. Если же зарплата сотрудников и так выше МРОТ и работодатель не планирует ее изменять, то и вносить изменения в штатное расписание не нужно.
Учитывайте, что оклад в штатном расписании меньше МРОТ — не всегда нарушение. Работник может каждый месяц получать премии, которые входят в систему оплаты труда. Подробнее о том, можно ли в штатном расписании указать оклад ниже МРОТ, читайте в ответе.
Как исправить ошибку. Чтобы составить актуальный проект штатного расписания на 2023 год, сверьте минимальную зарплату на полной ставке в организации и предварительную величину федерального или регионального МРОТ. Актуальный размер МРОТ в вашем регионе смотрите в таблице.
Не прописали доплаты за вредные условия труда. Если спецоценка выявила на рабочем месте вредные или опасные условия труда, неверно по этой причине повышать сотруднику оклад. Это отдельная доплата — определенный процент от оклада или зарплаты сотрудника. Поэтому ее нельзя включать в составную часть оклада в штатном расписании (ст. 147 ТК).
Как исправить ошибку. Любые надбавки, в том числе за вредные и опасные условия труда, в штатном расписании отразите в графах раздела «Надбавки». Установите надбавки в процентном отношении к должностному окладу или тарифной ставке или в абсолютном размере.
Размер надбавок за вредные и опасные условия труда установите в зависимости от класса условий труда, который определите по итогам специальной оценки. Узнать класс условий труда можно в карте специальной оценки условий труда.
Организации вправе применять унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание» из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Данные о надбавках внесите в графы 6–8 «Надбавки». Укажите, за что именно установлены надбавки.
Не поменяли размер окладов в связи с индексацией. Все работодатели обязаны индексировать зарплату в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134 ТК).
При этом организация может повысить зарплату сотрудников двумя способами. Например, можно пропорционально увеличить все выплаты, которые установлены системой оплаты труда организации и трудовым договором. Либо можно увеличить отдельные выплаты, которые входят в зарплату, например только оклад или долю тарифной ставки.
Если в порядке индексации повышаете сотрудникам оклад, тарифную ставку или надбавки, эти изменения нужно отразить в штатном расписании. Если в порядке индексации выплачиваете сотрудникам ежегодные премии или материальную помощь к отпуску, вносить изменения в штатное расписание не обязательно (определение Верховного суда от 08.04.2019 № 89-КГ18-14).
Как исправить ошибку. Если в порядке индексации повышали сотрудникам оклад, тарифную ставку или надбавки, внесите новые размеры выплат в штатное расписание. Чтобы внести исправления, издайте приказ об изменении штатного расписания в связи с индексацией зарплат или оформите штатное расписание в новой редакции и утвердите его приказом.
Приказ об изменении штатного расписания в связи с индексацией зарплат
«Что нужно скорректировать в штатном расписании, если утверждаете его на 2023 год». Н.З. Ковязина
© Материал из КСС «Система Кадры» – первого онлайн-портала готовых решений для вашей службы персонала.
Подробнее: https://www.1kadry.ru/#/document/86/388347/bssPhr172/?of=copy-b660cc0efb
