Если в сзв м забыли указать сотрудника как исправить

Инструкция по корректировке СЗВ-М

Можно ли сдать корректировку по СЗВ-М и как внести корректировку в СЗВ-М? С такими вопросами рано или поздно сталкиваются все специалисты, в обязанности которых входит ежемесячное оформление и представление этого отчета в ПФР.

Если у вас появилась необходимость подправить данные СЗВ-М, предлагаем следующую последовательностью действий:

Шаг 1: предварительный

Прежде чем решать, как сделать корректировку СЗВ-М, убедитесь, что данные персонифицированного учета, которые вы собираетесь корректировать, приняты в ПФР:

Ранее мы рассказывали, какими способами можно представить СЗВ-М.

Шаг 2: выбор типа формы

Если вы убедились, что исходный отчет принят фондом, можно приступать непосредственно к корректировочным процедурам.

Корректировка СЗВ-М в 2022 году производится по тем же правилам, что действовали в предыдущие периоды.

Сначала определите, что следует сделать:

• дополнить сведения в исходном СЗВ-М;
• отменить (обнулить) сведения из представленного в ПФР отчета.

В зависимости от этого выбирайте необходимый тип формы СЗВ-М для корректировки:

Тип формы «Дополняющая» выбирается в том случае, когда вы забыли отразить в исходном СЗВ-М данные по застрахованному лицу (или нескольким лицам), а все остальные сведения исходного отчета верны (не содержат ошибок).

Тип формы «Отменяющая» применяется при обнаружении в исходном СЗВ-М:

• лишних данных (например, указаны данные по сотруднику, который давно уволен);
• ошибочной/неточной информации (к примеру, неверные персональные сведения сотрудников).

Шаг 3: заполнение корректировочной формы

После того как вы определились с объемом исправлений и выбрали нужный тип формы, можно приступать к оформлению корректировочной СЗВ-М.

Для корректировки используйте тот бланк, на котором подавали исходный отчет:

• с мая 2021 года — утв. постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п;
• по апрель 2021 года — постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

В уточненке:

• в разделах 1 и 2 заполните реквизиты страхователя и отчетный период аналогично исходному СЗВ-М, который корректируете;
• в разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте выбранный тип формы (например, вам нужно отменить ранее представленные сведения):

Корректировка сведений в СЗВ-М в части персональных данных застрахованных лиц производится в разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах». В этом разделе укажите сведения, которые нужно отменить. К примеру, так выглядит раздел 4 корректировочного отчета, если в исходный СЗВ-М включен лишний сотрудник:

В такой ситуации следует продублировать данные о лишнем сотруднике из исходного СЗВ-М.

Скачайте образец корректирующей СЗВ-М

Если же необходимо исправить ошибочные данные о сотруднике, сначала нужно представить форму СЗВ-М с типом «Отменяющая» (аналогично представленному выше образцу), а затем — форму СЗВ-М с типом «Дополняющая», в которой указать верные сведения. Так следует поступать, к примеру, если причиной оформления корректировки СЗВ-М явилась ошибка в фамилии застрахованного лица.

В корректирующую форму СЗВ-М включаются сведения только по тем, сотрудникам, данные по которым подлежат исправлению. Сведения по остальным сотрудникам, включенным в исходную СЗВ-М и изначально указанные верно, повторно вносить не нужно.

Посмотрите, как и какие ошибки можно исправить в отчете СЗВ-М.

Как сдать корректировочный СЗВ-М и в какой срок

После заполнения корректирующей формы отчета возникает следующий вопрос: как сдать корректировку СЗВ-М? Она представляется по тем же правилам, что и исходный отчет — в электронной или бумажной форме (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):

Узнайте, как поступить, если файл электронного СЗВ-М не соответствует XSD-схеме.

Сроки представления корректировочного СЗВ-М законодательно не регламентируются, но лучше не затягивать с этим мероприятием и представить его сразу после обнаружения ошибок, иначе можно нарваться на штраф.

Наказание за корректировку

Работодатель может обнаружить ошибки сам или узнать о них из уведомления ПФР. Он готов скорректировать сведения, но у него могут возникнуть опасения: возможна ли корректировка СЗВ-М без штрафа.

Информация, представленная на рисунке, поможет разобраться с этим вопросом:

Как видите, штраф за корректировку СЗВ-М существует, но назначается он только при определенных обстоятельствах. При этом важным явлется и тип корректировки. За отменяющую форму штрафа не будет. За дополняющую будет штраф, если форма СЗВ-М представлена позже установленного срока. Размер финансовых санкций зависит от количества застрахованных лиц, чьи сведения вы не включили в СЗВ-М или не откорректировали вовремя — из расчета 500 руб. за каждое лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

В течение какого времени ПФР может привлечь работодателя к ответственности за ошибку в СЗВ-М? Ответ на этот вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Посмотрите, по каким реквизитам перечислить штраф по СЗВ-М.

Работодатель ликвидирован — кто корректирует данные?

Вносить корректировки в СЗВ-М необходимо при выявлении в исходных данных неточностей и ошибок. Если этого не сделать, персонифицированные сведения, формируемые на лицевых счетах застрахованных лиц, будут недостоверными.

Право работодателей как страхователей дополнять и уточнять сведения из СЗВ-М закреплено в ст. 15 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Работодатели уточняют сведения в СЗВ-М после того, как самостоятельно обнаружат неверные или неполные сведения в исходном СЗВ-М, либо после получения из ПФР уведомления об устранении выявленных специалистами фонда при проведении проверки СЗВ-М расхождений.

Неполные или недостоверные сведения в персонифицированных сведениях подлежат обязательной корректировке даже в том случае, если на момент их обнаружения работодатель уже ликвидирован или его деятельность прекращена по причинам, предусмотренным законодательством. В таких случаях уточнения в персонифицированные сведения вносят специалисты Пенсионного фонда (п. 17 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 15.10.2019 № 519п).

Итоги

СЗВ-М с неверными, неполными или отсутствующими данными необходимо скорректировать. Сделать это следует на обычном бланке отчета, проставив в разделе 3 нужный тип формы: дополняющая или отменяющая. При этом в разделе 4 отражаются данные о застрахованных лицах, которые подлежат корректировке. За представление в ПФР корректировочного отчета финансовые санкции не предусмотрены, если работодатель выявил и устранил ошибки самостоятельно или не позднее 5 рабочих дней с момента получения от фонда уведомления. Это касается отменяющих сведений.

Отменяющая и дополняющая СЗВ-М

Отменяющая и дополняющая СЗВ-М заполняются по стандартной форме, утвержденной постановлением Правления от 15 апреля 2021 года № 103п. При заполнении отличается третий пункт: дополняющая обозначается кодом «доп», а отменяющая — «отмн».

«Доп» нужна для дополнения ранее поданных сведений, а «отмн» — для аннулирования неверных. В некоторых случаях (например, внесение неправильных данных по действующим сотрудникам) одновременно используют обе формы.

Формы объединяют назначение — они нужны предпринимателям и организациям, чтобы самостоятельно исправлять допущенные ошибки. Это позволяет избежать штрафа за нарушение сроков сдачи документа.

Как в СЗВ-М добавить сотрудника

Рассмотрим на конкретном примере, как в СЗВ-М добавить сотрудника. Допустим, бухгалтер ООО «ДочкинДом» забыл внести сведения о нанятом 31 октября 2022 года работнике:

1. Берем исходную форму СЗВ-М. В первом пункте указываем реквизиты организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП.

СЗВ-М

2. Отчетный период и год должны быть такими же, как в уже отправленном документе (в нашем случае — «10» и «2022»).

СЗВ-М

3. Тип формы — «доп». Мы дополняем уже отправленные в ПФР данные.

4. Вносим неуказанные данные по недавно трудоустроенному работнику: ФИО, СНИЛС и ИНН.

СЗВ-М

Важно! Сведения по другим работникам указывать не нужно. В форму вносят только пропущенные сведения.

Ограничений по количеству добавляемых сотрудников нет. Если бухгалтер забыл указать информацию о 5 работниках, то в дополняющей форме делает пять записей.

Как в СЗВ-М внести изменения по одному сотруднику

Рассмотрим ситуацию, когда данные по всем сотрудникам ООО «ДочкинДом» отправлены, но у одного неправильно указан ИНН:

Воспользуйтесь сервисом интернет-бухгалтерии от «Моё дело» для быстрой подготовки документов. Он автоматически вносит сведения по всем сотрудникам и не допускает ошибок.

Сроки подачи корректирующих СЗВ-М

Строгих сроков по сдаче дополняющей и/или отменяющей формам в законодательстве нет. Мы рекомендуем не затягивать с отправкой документов: делайте это сразу после обнаружения ошибок, чтобы снизить вероятность получения штрафа.

Если пенсионный фонд сам находит ошибки или неточности в полученных данных, отправляет предпринимателю или организации уведомление с кодом ошибки. Если исправить неточности в течение 5 рабочих дней с момента получения требования от ПФР, оснований для штрафа не будет. В противном случае пенсионный фонд имеет право применить санкции.

Штрафы за корректировки в СЗВ-М

Штрафы за несвоевременную корректировку СЗВ-М выписывают на организацию и ответственное лицо: 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не предоставлены правильные данные и 300-500 рублей бухгалтеру или руководителю (тому, кто готовит и сдаёт отчётность).

Важно! Отправляйте СЗВ-М заранее (8-10 числа), чтобы при необходимости было время внести исправления и отправить дополняющую и/или отменяющую формы в ПФР до 15 числа. Тогда у ведомства не будет никаких оснований для назначения штрафа.

Например, если компания не включила в документ сведения по 7 сотрудникам, ПФР выпишет штраф на 3 500 рублей и 300-500 рублей на ответственное лицо.

Если вы считаете, что требования Пенсионного фонда России незаконны, имеете право обратиться в суд для отмены штрафа. В практике есть много примеров, когда требование предпринимателей или организаций были удовлетворены, а санкции отменены.

Например, оспорить санкции в свою пользу удалось организации «Газпром межрегионгаз Дальний Восток». В июне 2016 года в отчетности не указали сведения о 9 сотрудниках, а корректировку отправили только 20 сентября. ПФР выписал штраф на 4 500 рублей. Арбитражный суд поддержал ведомство.

А Верховный суд РФ признал действия пенсионного фонда незаконными и отменил штраф в полном объеме.

Но есть и противоположный пример АО «Третий парк». С апреля по октябрь 2016 года компания отправляла в ПФР отчеты не по всем сотрудникам. Спустя три месяца направила ведомству «дополняющие» формы за указанный период. Организации выписали штраф и она обратилась в суд для оспаривания претензии, но ее оставили в силе.

Отменяющая и дополняющая формы нужны для исправления ошибок в исходном документе. Если бухгалтер забыл указать одного сотрудника, в ПФР сдают документ с кодом «доп». Отменяющую отчётность используют, чтобы аннулировать ранее отправленные данные. В некоторых ситуациях требуется отправка обеих форм.

За несвоевременное предоставление документа ПФР выписывает штраф на работодателя в размере 500 рублей за каждого сотрудника, по которому данные отсутствуют или указаны неверно, и на ответственное за формирование отчетности лицо (бухгалтера, руководителя и т.п.) — 300-500 рублей.

Чтобы не допускать ошибок и своевременно сдавать документацию, советуем пользоваться интернет-бухгалтерией «Моё дело». Сервис автоматизирует подготовку отчетности и удаленно отправит в необходимые ведомства.

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет – закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Если вы нашли ошибку в представленной СЗВ-М или получили от ПФР уведомление об устранении ошибок и несоответствий, сдайте корректирующую форму. Срок подачи исправлений по уведомлению ПФР — 5 рабочих дней со дня его получения, по собственной инициативе — в любое время (п. 38 Инструкции N 211н).

Отменяющую форму используйте для отмены ошибочных данных. Например, вы включили в СЗВ-М человека, который у вас в отчетном периоде не работал. Сдайте СЗВ-М с типом «Отменяющая», указав данные только этого человека.

Дополняющая форма нужна, чтобы сообщить сведения, которых в исходной СЗВ-М не было вообще, или верные данные вместо отмененных. Так, если забыли указать в СЗВ-М работника, сдайте только на него форму с типом «Дополняющая».

Чтобы исправить ошибку в Ф.И.О., ИНН или СНИЛС работника, сдайте две СЗВ-М:

• первую — с типом «Отменяющая». В нее перенесите данные о работнике из ошибочной формы;
• вторую — с типом «Дополняющая». В ней укажите верные данные.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
{Типовая ситуация: Как корректировать СЗВ-М (Издательство «Главная книга», 2021) {КонсультантПлюс}}