Вопрос
Была обнаружена ошибка в трудовой книжке в фамилии работника (неверна 1 буква). Ошибка была допущена первым работодателем еще в СССР.
П. 27 Раздела III “Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей” (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”):
«В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь».
Каковы должны быть действия текущего работодателя?
- Если первый работодатель еще существует, какой документ ему необходимо предоставить в нашу организацию (на основании которого мы сможем внести исправления, подтверждая своей печатью)?
- Если первый работодатель уже не существует, на каком основании возможно вносить исправления?
Ответ
В рассматриваемой ситуации речь идет об установлении принадлежности трудовой книжки, а не ошибки, которая допущена в трудовой книжке, принадлежащей определенному работнику.
Если работодатель, допустивший ошибку в персональных данных работника, или его правопреемник продолжает свою деятельность, то работнику следует обратиться к нему за внесением исправлений в данные работника.
Если работодатель, допустивший ошибку в персональных данных работника, или его правопреемник прекратил свою деятельность, то следует удостоверить принадлежность документа судебным порядком.
Обоснование
Несовпадение фамилии, указанной в паспорте, с фамилией, указанной в трудовой книжке, может означать не только ошибку, но и принадлежность трудовой книжки другому физическому лицу, ибо испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) “О трудовых книжках” (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”)).
Если в персональных данных владельца трудовой книжки допущена ошибка, то ее может исправить только тот работодатель, который допустил эту ошибку, ибо только он может удостоверить факт выдачи данного документа именно этому гражданину. Основанием к внесению исправлений будут документы кадрового учета (приказ о приеме на работу, личная карточка Т-2, пр.).
Если работодатель, допустивший ошибку в фамилии работника, прекратил свою деятельность, или отсутствуют документы, подтверждающие совпадение данных паспорта и данных приказа с данными в трудовой книжке, или есть иные препятствия исправления им допущенной неточности, то исправление ошибки возможно только судебным порядком. Ни один работодатель (кроме допустившего ошибку) не может утверждать, что данный документ действительно принадлежит тому физическому лицу, что его предъявил, т.к. титульный лист оформляется на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (пункт 9, подпункт а Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”)).
Детальный порядок досудебного и судебного установления принадлежности трудовой книжки рассматривается в информационном материале «Ситуация: Как установить факт принадлежности гражданину трудовой книжки? (“Электронный журнал “Азбука права”, 2020).
На наглядных примерах и с юридическими комментариями объясняем, как изменить записи о Ф.И.О. или дате рождения работника, внести сведения о полученных новых образовании, профессии, специальности, как исправить записи о приеме, переводе и увольнении в разделе «Сведения о работе».
Недаром говорят: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Даже имеющие большой опыт кадровой работы сотрудники организации не застрахованы от необходимости периодически исправлять некорректно внесенные ими самими или предыдущими работодателями записи. Что уж говорить о небольших компаниях, в которых ведение трудовых книжек поручено не кадровику или иному специалисту по кадровому делопроизводству, а бухгалтеру или осуществляется непосредственно руководителем организации? Кроме того, бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что и в таком деле, как исправление неточностей в трудовой книжке, внесение дополнительных данных в раздел «Сведения о работнике» легко допустить ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке.
Если ваша работа связана с ведением трудовых книжек и внесением в них записей, если вы хотите вовремя (до того момента, как сотрудник Пенсионного фонда откажет вам в признании соответствующего стажа) обнаружить некорректные записи в своей собственной трудовой книжке и проверить верность вносимых исправлений и изменений, то эта очередная статья нашего цикла о трудовых книжках – для вас!
Изменение, дополнение или исправление?
Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.
Так, изменения и дополнения, вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.
В дальнейшем и будем из этого исходить.
Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?
Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – «ТК РФ») – в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77–81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую – и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26–30.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – «Инструкция»), в пунктах 1.2, 2.3-2.4 которой конкретизированы утвержденные постановлением Правительства РФ Правила.
Анализ указанных нормативных документов позволяет сделать вывод, что порядок изменения (дополнения) и исправления записей в трудовых книжках работников во многом зависит от того, в какой раздел трудовой книжки такие изменения (дополнения) и исправления вносятся.
Напомним – любая трудовая книжка состоит из трех частей:
- титульного листа (сведения о работнике);
- раздела «Сведения о работе»;
- раздела «Сведения о награждении».
Исходя из этого, рассмотрим последовательно, в каком порядке можно вносить изменения (дополнения) и исправления в указанные разделы.
Меняем сведения о работнике
При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника
В силу п. 2.3 Инструкции изменение записи о фамилии, имени, отчестве, дате рождения можно внести на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, обязательно ссылаясь на их номер и дату.
Порядок внесения изменений прописан здесь же. Изменения вносятся на ту же первую страницу (титульный лист) трудовой книжки следующим образом:
- ранее вписанные фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и
- записываются новые данные,
- при этом ссылки на соответствующие подтверждающие документы вносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.
Пример 1
Шарапова Нина Валентиновна впервые поступила на работу 15.09.2009 и ей оформили трудовую книжку. 02.04.2010 она вступила в брак и взяла фамилию мужа – Сорокина.
В приведенной ситуации в титульный лист трудовой книжки работника необходимо внести следующие исправления:
Однако как быть в случае, когда в трудовой книжке была допущена ошибка в написании, скажем, имени работника? Ведь такие ситуации нередки! Взять хотя бы распространенные на практике ошибки в написании имен «Наталья» и «Наталия» – и то, и другое написание имени используется, однако для конкретного работника правильным будет только одно – то, которое указано в документе, удостоверяющем его личность, – паспорте гражданина РФ. Аналогичная ситуация встречается и с написанием отчества – «Геннадиевна» и «Геннадьевна». Что уж тут говорить об ошибках, которые допускаются при написании фамилий – их не счесть! Не секрет, что у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа при неправильном написании данных о его личности в трудовой книжке.
К сожалению, ни в Правилах, ни в Инструкции ничего не сказано не только о порядке, но и о самой возможности внесения исправлений в сведения о работнике, в том числе при ошибочном написании имени.
Представляется, что решение в такой ситуации зависит от того, когда выявлен факт внесения неправильной записи:
- Если ошибка замечена при первичном заполнении бланка трудовой книжки, тогда необходимо испорченный бланк уничтожить, составив об этом соответствующий акт, и заполнить правильно новый бланк, не взимая с работника деньги за испорченный таким образом бланк.
class=”
Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.
Справедливости ради следует отметить, что на практике встречается и другая точка зрения по данному вопросу: исправления можно вносить в обычном порядке по месту работы, где была внесена соответствующая неправильная запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего такую ошибку. Специалисты, придерживающиеся такого мнения, обычно ссылаются на п. 27 Правил, описывающий общие правила действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, а также на п. 30 Правил, указывающий, что зачеркивание не допускается только в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении. На основании этих норм, а также используя по аналогии п. 2.3 Инструкции, они осуществляют следующие действия:
- неправильные сведения зачеркивают одной чертой и вносят верные данные,
- а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения изменений,
- внесенная таким образом запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью,
- иногда такая запись сопровождается также написанием примерно следующего содержания: «исправленному Наталья на Наталия верить».
В этой связи хотелось бы отметить, что любое отклонение от установленных инструкций о внесении исправлений в записи, содержащиеся в трудовых книжках, несет риск ответственности за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек, поэтому предлагаемый вариант исправления записей со ссылкой лишь на общие правила таких исправлений представляется спорным.
Немаловажным является и следующее обстоятельство. Как работодатель сможет определить, что трудовая книжка принадлежит именно тому человеку, который предъявил паспорт? Ведь сходства остальных данных об имени, отчестве и фамилии, годе рождения еще ни о чем не свидетельствуют. Внести исправления в записи на титульном листе – значит действовать на свой страх и риск. Кроме того, как уже отмечалось, даже компетентные органы при определении страхового стажа не берут на себя риск признать принадлежность трудовой книжки обратившемуся к ним лицу только на основании паспорта. Тем более этого не может сделать работодатель. Единственно верным подходом в такой ситуации представляется, повторимся, обращение самого работника в судебные органы с целью надлежащего установления факта принадлежности ему трудовой книжки.
Записи о полученных работником новых образовании, профессии, специальности
При оформлении трудовой книжки впервые работники могут иметь незаконченное высшее образование, а высшее получить спустя некоторое время. Многие лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ошибочно упускают этот момент из виду и в результате в трудовой книжке остается только первоначально внесенная в нее запись о неоконченном высшем образовании (на основании представленных надлежаще заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).
Правильным будет поступить по-другому: на основании соответствующего подтверждающего документа (диплом) работодателю по последнему месту работы следует произвести изменение записи об образовании.
Указанное в равной степени относится и к изменению сведений о профессии, специальности.
В подобных случаях необходимо руководствоваться п. 2.4 Инструкции, согласно которому изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
Равным образом неправильным будет являться оставление в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки пустого места до окончания обучения работника в вузе.
Пример 2
В трудовой книжке работника Афанасьева Е.В. в строке «Образование» при приеме на первое место работы указано «среднее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» – «экономист». В процессе своей трудовой деятельности Афанасьев Е.В. закончил университет и предоставил работодателю диплом о полученном высшем образовании и полученной новой профессии – юрист.
Таким образом, ответственный за ведение трудовых книжек на предприятии должен внести новые сведения об образовании в трудовую книжку Афанасьева: в строке «Образование» через запятую сделать запись «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» – «юрист». Эти записи делаются через запятую после предыдущих записей. Образец записей в трудовой книжке:
Случается, что на практике при внесении в трудовую книжку дополнений о новом образовании работника делают ссылку на дипломы и иные удостоверяющие получение новой профессии, специальности и образования документы на внутренней стороне обложки, действуя по аналогии с внесением изменений в сведения о фамилии, имени и отчестве работника (см. образец заполнения трудовой книжки из Примера 1). Однако это неправильно, поскольку такой порядок для внесения сведений о получении нового образования не предусмотрен.
Таким образом, в этой ситуации в записи на титульном листе трудовой книжки вносятся именно изменения (дополнения), а не исправления (п. 2.3 Инструкции).
Исправляем сведения о работе
Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела «Сведения о работе»1. Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка – не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.
Порядок исправления сведений о работе установлен в п. 27 Правил, согласно которому в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:
- либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
- либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Текущий работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Следовательно, работник может обратиться с соответствующей просьбой об исправлении записи, что свидетельствует о важности отслеживания правильности записей в трудовой книжке и со стороны самого работника.
И еще один момент, на который следует обратить особое внимание. Все исправления должны точно соответствовать тем документам, на основании которых исправлены ранее внесенные записи. Показания свидетелей, по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений. В качестве исключения (п. 29 Правил) свидетельские показания применяются в том случае, если имеется судебное решение и при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.
Исправление записей о приеме работника на работу
При приеме нового сотрудника на работу могут допустить ошибку и внести в его трудовую книжку неверную запись о наименовании должности или структурного подразделения. И хорошо, если это будет замечено до внесения следующей по порядку записи. Тогда будет проще внести исправление.
Будьте внимательны: при внесении исправления в запись, содержащуюся в разделе «Сведения о работе», нельзя зачеркивать ранее внесенную ошибочную запись.
В Инструкции установлен следующий порядок внесения исправлений:
- после соответствующей последней записи в разделе «Сведения о работе» указывается последующий порядковый номер, текущая дата внесения записи, в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;
- далее вносится уже правильная запись, а в 4-й графе следует:
- либо повторно внести указание на дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого была ранее неправильно внесена в трудовую книжку,
- либо указать дату и номер того приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Пример 3
При внесении в трудовую книжку Разгуляева И.П. записи о приеме на работу инспектор отдела кадров допустил ошибку – указал не то наименование структурного подразделения, в которое принят новый сотрудник, а другое. Вовремя обнаружив эту неточность, инспектор внес следующее исправление в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:
Как видите, если неправильная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, лицо, ответственное в организации за ведение трудовых книжек, производит в трудовой книжке работника соответствующие исправления без проблем. В последующем, после внесения всех имевших место сведений о переводах (при наличии) и увольнении, все внесенные записи удостоверяются им подписью и печатью организации.
Встречаются и такие неточности: в трудовой книжке одной строкой вносятся записи и о наименовании организации-работодателя, и о приеме на работу с указанием должности и структурного подразделения. Как поступить в этой ситуации? В целом можно сказать, что ответственным лицом при внесении в трудовую книжку записей допущена ошибка – нарушен п. 3.1 Инструкции. Однако саму запись следует признать по сути верной, поэтому особой необходимости вносить в нее исправление в порядке, указанном выше, нет. Другой вопрос, что при оформлении записей следует быть внимательнее и избегать подобных ситуаций, поскольку они свидетельствуют об отсутствии у внесшего запись четкого понимания правил ведения трудовых книжек и может повлечь для него дисциплинарную ответственность.
Если так случилось, что после внесения неправильной записи, которую следует исправить, работник успел устроиться на новое место работы, то исправление вносится в следующем порядке:
- после последней по порядку записи ставится следующий порядковый номер;
- делается запись о признании недействительной записи за соответствующим номером и вносится правильная запись;
- это сопровождается указанием именно на дату исправления, а не на дату, которая была указана в изначально ошибочной записи;
- в 4-й графе делается ссылка на соответствующий приказ.
В случае же если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, а необходимо внести исправление во внесенную ею запись, то такое исправление может быть оформлено ее правопреемником, а при ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа: копии приказа (распоряжения) о приеме, переводе или увольнении работника, об отмене этих приказов и т.п.
В соответствии с п. 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и в любом другом случае по новому месту работы на основании все того же официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Исправление записей о переводе работника на другую постоянную работу и об увольнении
В таком же порядке признаются недействительными и другие записи: о переводе на другую постоянную работу, об увольнении, в том числе в случае признания незаконными перевода и увольнения как самим работодателем, так и органами надзора и контроля (трудовая инспекция), и даже судом в случае, например, восстановления незаконно уволенного работника на прежней работе или изменения формулировки причины его увольнения.
Так, при восстановлении работника на прежней работе вносится следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», а при изменении формулировки причины увольнения, соответственно, указывается: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен… (новая формулировка причины прекращения трудового договора)»2. Одновременно в 4-й графе дается ссылка на тот приказ (распоряжение) или иное решение, которым работодатель принял решение о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Об этом написано в п. 1.2 Инструкции, а также в письмах Роструда от 23.06.2006 № 948-6 и от 30.04.2008 № 1027-6.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, впоследствии признанной недействительной, работник может захотеть и вовсе избавиться от несправедливо порочащей его записи. И тогда по его письменному заявлению ему должен быть выдан дубликат трудовой книжки без этой записи. О том, как оформляется дубликат трудовой книжки и в каких еще случаях работник имеет право потребовать предоставления ему дубликата, вы узнаете из следующего номера нашего журнала.
Пример 4
Воркутова Е.С. обратилась в Кировский районный суд г. Екатеринбурга с иском к ООО «Парус» об изменении формулировки причины увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть на увольнение по собственному желанию. Суд вынес решение об удовлетворении требований истицы.
В трудовую книжку Воркутовой Е.С. необходимо внести следующие записи:
Обычно неверные записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который сделал ошибку. Однако бывают случаи, что требуется исправить запись с прошлого места работы сотрудника.
В сентябре прошлого года введен новый порядок хранения трудовых книжек, а правила их заполнения стали проще. В этом материале Bankiros.ru расскажет, как исправить ошибки в бумажном экземпляре трудовой книжки по новым правилам.
Кто должен исправлять неверные записи в трудовой
Такие исправления вносит работодатель, который допустил ошибку, например, сделал неточную или полностью неверную запись. Кроме того, есть ряд случаев, когда на текущем месте работы могут исправлять записи предыдущего работодателя:
- бывший работодатель предоставил документ о том, что допустил ошибку;
- предыдущая компания специалиста ликвидирована. Если она реорганизована, то исправления вносит ее правопреемник.
Вносит исправления работник, отвечающий за заполнение трудовых книжек. Если такого специалиста нет, исправления делает непосредственно руководитель или индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель, внесший записи о совместительстве. Кроме того, запись по совместительству могут сделать и на основной работе, тогда ошибки в ней исправляются там же.
Как исправляются ошибки в трудовой книжке
Заполнение трудовой книжки регулируют статьи 77-81 и 83-84,1 Трудового кодекса РФ. В этих статья сказано, какие формулировки могут использоваться при увольнении сотрудника, и помогают внести корректные данные при исправлении.
Отметим, что в трудовой книжке не исправляются ошибки, которые не влияют на действительность записей и подтверждение стажа.
Например, запись с названием предприятия и о приеме работы занесли в одну строку. Это формальная ошибка, которая никак не влияет на достоверность информации.
Не нужно исправлять также записи, когда месяц прописали прописью, а не указали арабскими цифрами. А вот орфографические ошибки исправляются в том случае, когда могут повлиять на решение Пенсионного фонда о зачете трудового периода в общий стаж. Так, требуется исправить ошибку в названии компании, фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения.
Однако по большей части это относится к записям до 2020 года. С первого января 2020 года работодатели сдают на сотрудников СЗД-ТД – сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Благодаря этому у государства есть электронные сведения обо всех работниках. Теперь работодателям важно следить, чтобы корректные данные были указаны в такой форме и исправлять записи в ней.
Нужно ли исправлять ошибки, если сотрудник увольняется
Исправлять неверные записи нужно даже в том случае, когда сотрудник увольняется или уже уволился. Если не исправить ошибки, у работника могут быть проблемы с назначением пенсии и подтверждением стажа. В этом случае он может подать иск в суд на своего бывшего работодателя.
Если работник окажется прав, то предприятие не только потеряет время, но и деньги, потому что работодателю скорее всего придется оплатить сотруднику и компенсацию морального вреда. Но опять же в первую очередь здесь идет речь о записях до 2020 года. Теперь работодателю важно следить за точностью заполнения форм СЗВ-ТД.
Как исправить ошибки в трудовой книжке
Если ошибки были при заполнении титульного листа, то он уничтожался по акту, а работнику заводили новую трудовую книжку.
С 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводят. Если ошибки допущены в форме СЗВ-ТД, то работодатель просто подает корректные данные.
Исправления на титульном листе. На титульном листе можно исправлять информацию и вносить новые сведения. Например, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, то кадровик должен одной линией зачеркнуть ее фамилию и написать новую. При этом зачеркнутая фамилия должна быть читаемой.
Рядом указывается новая фамилия сотрудницы. На внутренней стороне корочки перечисляются документы, которые дали основание для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке или разводе и другое. Запись заверяется подписью и печатью ответственного лица.
Исправления информации об образовании. В специальной строке делается запись об уровне образования сотрудника – «среднее общее», «высшее» и другое. Если у человека было только среднее профессиональное образование, а затем он получил высшее, то сведения об этом вносятся в трудовую книжку. Старые записи не зачеркиваются – новые вносятся через запятую.
Исправления данных о работнике. Иногда бывает так, что ошибки допущены в фамилии, имени и отчестве работника. Получается, что трудовая книжка как бы и не принадлежит сотруднику. Это в дальнейшем может повлечь проблемы с учетом стажа в Пенсионном фонде. Что делать в такой ситуации, трудовое законодательство не объясняет. Однако есть несколько возможных вариантов решения проблемы:
- сотрудник может обратиться к работодателю, который допустил ошибку. Он внесет необходимые исправления;
- исправить ошибку самостоятельно, предварительно получив документ от бывшего работодателя о том, что он допустил ошибку;
- просто завести новую трудовую книжку, но в этом случае могут возникнуть проблемы с учетом трудового стажа в ПФР.
Исправления сведений о работе. В таких записях зачеркивания не допускаются. После последней записи нужно указать следующий порядковый номер и текущую дату записи. В третьей графе указать, что запись с определенным номером недействительна. В четвертой графе указываются дата и номер приказа, запись из которого указали неправильно.
Важно, чтобы все исправления соответствовали документам, на основании которых они вносятся. Только в исключительных случаях могут быть указаны показания свидетелей, судебное решение в тех случаях, когда из-за чрезвычайных ситуаций трудовые книжки были массово утеряны.
Аналогично исправляются записи о переводе сотрудника на другое место работы или увольнение, которые суд признал незаконными.
Если сотрудника восстанавливают на прежнем месте работы, то необходимо указать, что запись с определенным номером недействительна, потому что сотрудника восстановили на предыдущем месте работы. В четвертой графе указывается ссылка на приказ или решение, по которому сотрудника восстановили на предыдущем месте работы или изменили формулировку для его увольнения.
Если в трудовой есть недействительная запись об увольнении, сотрудник может потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.
Если пометки о недействительной записи вносят в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись и печать ставятся только после записи об увольнении сотрудника.
Исправление даты. В трудовой книжке даты вносятся только арабскими цифрами: дата и месяц – двузначными, а год – четырехзначными. Правильно будет, например, 18.02.2022, а не 18 февраля 2022 года.
Если месяц указан прописью, но дата правильная, никаких исправлений не нужно. Если дата неверная, то такую запись признают недействительной, а затем вносят корректные сведения.
Исправление реквизитов. В трудовой книжке не следует писать сокращения документов, например, «пр.» вместо «приказ». Это может исказить смысл и понятность записи. При подобных ошибках такие записи отмечаются в качестве недействительных, а внизу указываются корректные сведения.
Неточности в данных о награждении. Наиболее частые ошибки в информации о награждении – это внесение таких сведений в раздел записей о работе. Подобные записи признаются недействительными и переносятся в раздел со сведениями о работе или вкладыш к книжке.
Ошибки в названии организации. Правила исправления таких записей не определены, поскольку такие записи не нумеруются. В большинстве случаев в трудовой книжке указывается информации об ошибке в названии и ниже указывается верное наименование компании.
Ошибки во вкладыше. Его заводят для трудовой книжки, в которой уже нет места для записей. В этом случае в ней делается отметка о том, что к ней выдан вкладыш, а на титульном листе указывается его серия и номер. Такой документ ведется по всем правилам заполнения трудовой книжки.
Частые ошибки во вкладыше – это начало нумерации записей заново. Однако такие записи делаются сквозными в соответствии с записями в трудовой.
При возникновении таких ошибок следует указать, что в нумерации произошли ошибки и присвоить записи необходимый номер.
Сразу несколько ошибок в трудовой книжке. При множестве ошибок в трудовой книжке исправляется каждая из них. Если неверные записи идут подряд, допустимо исправить их одной записью.
Как вносятся пропущенные записи в трудовую книжку
Если не указано название компании и информация о приеме на работу, то сначала признаются недействительными другие записи с этой компанией, а затем прописывается информация с названием организации, о приеме на работу и дальнейшие записи.
Если не указана информация о службе в армии, то такую информацию допустимо указать в другом месте – она не должна идти строго перед записью о приеме на работу.
Если не указана информация о переводе или присвоении разряда, то ее можно указать в любой момент. Ее вносят следующим порядковым номером после последней записи в сведениях о работе.
В новой записи указывается фактическая дата перевода сотрудника.
Если произошло переименование предприятия, то сведения вносятся отдельной строкой после последней записи в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер и дату в таких случаях не ставят.
Внести такую запись может и новый работодатель, если получит подтверждение об этом от прежнего работодателя сотрудника.
Как исправляются ошибки прежнего работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении, то сотрудник может обратиться к прежнему работодателю для ее внесения.
Если у работника нет подтверждения того, что его действительно уволили, вносить данные с его слов нельзя. Стоит завести новую трудовую книжку.
Сотрудника можно трудоустроить по совместительству, поскольку иметь два основных места работы нельзя. Трудовая инспекция может оштрафовать такого работодателя.
Обычно записи о приеме на работу по совместительству вносит первый работодатель, поэтому второму работодателю не нужно делать каких-либо дополнительных записей в трудовой книжке.
Что важно запомнить о записях в трудовой книжке
- По общим правилам исправляет записи тот работодатель, который допустил ошибку.
- Если компания ликвидирована, исправления вносит новый работодатель.
- Не стоит исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записи. Например, месяц прописью, вместо арабской цифры.
- Если есть неточности на титульном листе, такие записи зачеркиваются, а рядом ставятся правильные.
- При получении нового уровня образования информация о нем указывается через запятую.
- Если есть ошибки о месте работы и профессиональных наградах, такие записи помечаются как недействительные, а рядом вносятся достоверные сведения.
- Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела, в ней прикрепляется вкладыш. Он ведется по всем правилам заполнения трудовой.
- При несоблюдении правил исправления ошибок в трудовой книжке работодатель может получить штраф, а за фиктивные записи ему может грозить уголовная ответственность.
Напомним, ранее Bankiros.ru рассказывал о том, где открыть вклад в феврале 2022 года.
Чтобы быть в курсе последних новостей, подписывайтесь на телеграм-канал Bankiros.ru.
До конца 2019 года трудовая книжка является основным и единственным документом, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.
С 2020 года таким документом станут еще и сведения о трудовой деятельности.
Однако бумажные трудовые книжки мы будем продолжать вести:
• в 2020 году — на всех работников;
• с 2021 года — только на тех работников, которые до 01.01.2021 подадут об этом письменное заявление.
Поэтому нюансы ведения трудовых книжек остаются очень важными, и ошибки в этих документах недопустимы. А если они обнаруживаются, то их необходимо исправить: ошибки в трудовых книжках могут повлечь за собой не только жалобы в ГИТ или прокуратуру, но и судебные споры.
Чаще всего работники указывают в исковом заявлении проблемы при дальнейшем трудоустройстве, которые у них возникают вследствие некорректной формулировки причин увольнения и невозможности подтвердить свою работу на конкретной должности. Также им приходится доказывать свой трудовой стаж при оформлении пенсии, устанавливая свои права через суд.
В трудовых книжках обнаруживаются записи, которые не должны быть внесены, либо ошибки в заполнении вкладышей и самих трудовых книжек. Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, такая халатность может обернуться административной, дисциплинарной и материальной ответственностью.
Ошибки в заполнении трудовой книжки необходимо исправлять, руководствуясь Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016; далее — Инструкция № 69), и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (в ред. от 25.03.2013; далее — Правила № 225).
КАК ОШИБАЮТСЯ ПРИ ПЕРВИЧНОМ ОФОРМЛЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Самыми распространенными и частыми ошибками при первичном оформлении трудовой книжки являются:
• неправильное внесение имени, фамилии, отчества;
• отсутствие данных на титульном листе об изменении фамилии, имени, отчества;
• неверные даты рождения;
• орфографические ошибки в фамилии, имени, отчестве;
• отсутствие подписи уполномоченного лица;
• отсутствие печати организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые;
• неуказание на титульном листе сведений об образовании владельца трудовой книжки.
Если при первичном заполнении трудовой книжки специалист допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, то испорченный бланк необходимо списать, далее его необходимо уничтожить[1], а работнику завести новую трудовую книжку.
Как списать и уничтожить бланк трудовой книжки
Списать бланк трудовой книжки, как документ строгой отчетности, нужно с составлением соответствующего акта (пример 1), для чего приказом по основной деятельности необходимо создать специальную комиссию. Членами комиссии могут быть любые работники организации в составе трех человек.
Организация может самостоятельно уничтожить бланки трудовых книжек (вкладышей в них), либо обратиться в специализированную организацию за определенное вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать работники, ответственные за списание бланков трудовых книжек (вкладышей в них).
Чтобы уничтожить испорченные трудовые книжки, обычно используют уничтожитель для бумаги — так называемый шредер. При его отсутствии можно воспользоваться другими вариантами, например, измельчить их ножницами вручную.
Ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже
Если ошибка на титульном листе трудовой книжки обнаружена позже, то ошибочную запись необходимо зачеркнуть одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, рядом написать правильно, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую запись об исправлении, заверенною подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии)[2].
Орфографические ошибки
Что касается орфографических ошибок, то при их наличии, по мнению суда[3], запись считается неправильной или неточной и также подлежит исправлению в соответствии с пунктом 27 Правил № 225.
СТОИТ ЛИ ВНОСИТЬ ЗАПИСИ О НЕПОЛНОМ ОБРАЗОВАНИИ
Полагаем, что записи о неполном или неоконченном образовании на титульный лист лучше не вносить, так как это будет лишняя запись, хотя п. 2.1 Инструкции № 69 предусматривает такую возможность. Лучше оставить строку «Образование» пустой и заполнить ее, когда работник завершит обучение и получит диплом.
Если запись о неполном или неоконченном образовании внесена при первичном оформлении, то впоследствии согласно п. 2.4 Инструкции № 69 через запятую необходимо внести правильные сведения. При этом предыдущая запись не зачеркивается (пример 2).
[1] Пункт 42 Правил № 225.
[2] Пункт 2.3 Инструкции № 69.
[3] Определение Мосгорсуда от 29.06.2010 по делу № 33-15887.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2019.
