Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.
Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика отпусков по форме Т-7 .docСкачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 .doc
Кто составляет график отпусков
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
Что необходимо для заполнения формы Т-7
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
Ответственные лица
- В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
- Затем проставить дату заполнения документа.
- Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.
Составление графика
Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.
Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.
Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:
- Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
- Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.
Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
- внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
- женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
- несовершеннолетние сотрудники;
- работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
- супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
- граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
График отпусков — обязательный для работодателя документ. Его готовят и согласовывают заранее, учитывая и интересы персонала, и производственные нужды. Чтобы избежать штрафа, утвердить документ следует не позже чем за 2 недели до конца текущего года.
Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование
На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. На будущий, 2023, год шаблон таблицы графика отпусков утверждается до 17.12.2022. Последний срок — 16 число.
Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.
Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7
Рассмотрим, как заполнить график отпусков на 2023 год на унифицированном бланке. Этот вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он поможет и тем кадровикам, которые работают в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.
Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:
- кто и в какие сроки утверждает график;
- в какой период знакомят сотрудников с его нормами.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» (ООО «Clubtk.ru») ПРИКАЗ |
||
|
«13» декабря 2022 года |
№ 1257 |
|
|
Санкт-Петербург |
||
|
Об утверждении графика отпусков В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 10 декабря 2022 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Clubtk.ru» на 2023 год. 2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2023 года: 2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков. 2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: на 5 л. в 1 экз. |
||
|
Генеральный директор |
Воронов |
А.В. Воронов |
|
С приказом ознакомлены: |
||
|
начальник отдела кадров |
Иванов 13 декабря 2022 года |
И.И. Иванов |
Готовить приказ об утверждении графика отпусков не обязательно, поскольку это не предполагается ни одним нормативным актом.
Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов. И сразу обращаем внимание: надо составлять график отпусков на 2023 год по новым правилам, включая в него временно не работающих мобилизованных граждан и добровольцев.
Этап первый. Заполнение
В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.
Во второй — наименование должности лица из этого подразделения в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).
В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.
В четвертый столбец записываем табельный номер лица, его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).
В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.
В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.
Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)
Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.
Этап третий. Подписание
В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.
В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).
При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.
Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.
Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.
Отправляемся к руководителю для утверждения.
Этап четвертый. Утверждение
Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.
1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.
2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется документ. Сам график идет приложением к приказу.
Первый и второй варианты одинаково законны, разница — в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.
Этап пятый. Ознакомление
Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но Постановление государственного комитета Российской Федерации по статистике № 20 от 24.03.1999 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.
Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).
Этап шестой. Убытие в отпуск
Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:
1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.
2. Издается приказ (форма Т-6).
3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.
5. В личную карточку работника (форма Т-2), в раздел VIII, вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.
Этап седьмой. Перенос отпуска
При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы, и иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:
1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободной форме.
2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).
Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).
3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.
Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2023-ом, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.
Посмотрите, как выглядит пример заполнения графика отпусков на 2023 год после оформления всех полей.
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.
Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.
А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Таблицу легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.
Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен
График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.
График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.
Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.
Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.
Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.
Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.
Кто, как и когда оформляет график
График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.
Важно! Практическая ситуация от КонсультантПлюс
Нужно ли утверждать график отпусков вновь созданным организациям в первый год их работы?
Законом это вопрос прямо не урегулирован. Но если создание вашей организации приходится на начало года, то лучше составить график отпусков. Поясним подробнее.
Больше информации по вопросу смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатен.
До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно бесплатно скачать, кликнув по картинке ниже:
График отпусков по форме № Т-7
Скачать
10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:
- графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
- графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
- графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
- графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
- графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
- графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
- графа 10 — примечание.
Если в вашей организации есть внешние совместители, то может возникнуть вопрос: вносить ли в график отпусков сведения об отпуске внешнего совместителя? Подробные разъяснения на этот счет дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к рекомендациям и возможным рискам.
Важно вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2023 год следует утвердить график не позднее 17.12.2022. Так как этот день приходится на субботу, то лучше сделать это чуть заранее.
После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”, который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
С 18.02.2020 срок хранения графиков отпусков в архиве увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ). Как правильно это сделать подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.
«Детские» нюансы графика
Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:
- супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
- один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- родители трех и более детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим из детей возраста 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
Подробнее см.: «График отпусков: если ребенку многодетного родителя в следующем году исполняется 18 лет».
К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.
Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.
Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.
«Льготные» регуляторы отпускного расписания
Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.
Среди таких сотрудников:
- почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
- Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
- чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
- лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
- сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).
Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).
Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.
Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).
График отпусков и новички
При составлении графика отпусков на 2023 год, утвержденного в декабре 2022 года, невозможно было предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.
В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:
- не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании заявления работника и решения администрации). В этом случае работодателю нужно составить записку-расчет, а сведения об отпуске занести в личную карточку работника.
Образцы заполнения записки-расчета, в т.ч. для бюджетной организации, а также личной карточки работника, подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к образцам.
- дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).
При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 – бланк и образец».
Влияние переноса дней отдыха на график отпусков
Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.
Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.
Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.
В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.
Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.
Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.
К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.
В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.
Бесплатно скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец
Итоги
График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.
График отпусков – образец заполнения размещен на нашем сайте – должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.
Скачать
-
Приказ о переносе отпуска
13 Кб
, 90 загрузок
-
График отпусков (образец заполненный)
11 Кб
, 81 загрузка
По статье 123 ТК очередность отпусков регулируется графиком. Его утверждают все работодатели за две недели до нового года.
Например, график на 2024 год должен быть составлен до 16 декабря 2023 года.
В течение года в график приходится вносить изменения, например когда сотрудник переносит отпуск, сокращает или отменяет ранее запланированный или просит внеурочный отдых на новые даты.
Также в графике понадобятся корректировки для принятых на работу среди года сотрудников.
В статье рассказываем и про утверждение графика отпусков, и про внесение изменений в него. Дадим пошаговые инструкции и образцы заполнения.
Прежде, чем перейдем к правилам работы с графиком, дадим обзор недавних разъяснений Роструда по этой теме.
Пять разъяснений Роструда про график отпусков
Мнение профсоюза
График утверждают с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если таковая в компании имеется.
Для выдачи мотивированного мнения у профсоюза есть 5 рабочих дней. Поэтому составить график отпусков надо будет раньше, чтобы успеть получить «добро» от профсоюза и утвердить документ к 16 декабря.
А если профсоюз есть, но в нем состоят только 10% сотрудников?
Тогда его мнение запрашивать не надо, поясняет Роструд.
Мнение профсоюза запрашивают, если он представляет интересы всех или большинства работников.
Отпуск за прошлый год
Если сотрудник по какой-то причине не отгулял отпуск за прошедший рабочий год, а уже составляют график на новый год, туда надо включить и ту часть недогулянного отпуска, разъясняет Роструд.
Дело в том, что в отпуск надо идти по графику, поэтому там должны быть все дни, которые сотрудник должен отгулять в новом календарном году.
Деление отпуска на части
Отпуск можно давать частями (но одна из них должна быть не менее 14 дней).
Но такое деление возможно только по согласованию сотрудника и работодателя.
Если работник и работодатель не могут прийти к соглашению о разделении отпуска на части, то отпуск должен быть предоставлен целиком (неделимой частью), предупреждает Роструд.
Кстати, 14-дневная неделимая часть отпуска может состоять из частей отпусков за разные рабочие года. Это не запрещено, поясняет Роструд. Главное, чтобы отдых длился не менее 14 дней.
Уменьшение отпуска
Работодатели беспокоятся, что будет проблематично удержать переплаченные отпускные, если сотрудник пойдет в отпуск авансом.
Поэтому некоторые креативят – например, включают в график не весь отпуск, а только его часть, которая будет заработана на момент оформления отпуска.
Но так делать нельзя, разъясняет Роструд.
В графике должно быть 28 дней (минимум).
И даже если сотрудник сам просит запланировать ему только 14 дней отпуска в год, включать в график надо 28 дней, уточняют трудинспекторы.
Все самое важно о том, как оформлять отпуска в 1С, рассказывает эксперт в онлайн-курсе «Клерка» про работу с 1С:ЗУП: подробности здесь.
Дата начала отпуска
В графике надо указывать не просто месяц отпуска, а конкретную дату, говорит Роструд.
В противном случае между работником и работодателем могут возникнуть разногласия относительно даты начала такого отпуска.
Кстати, днем начала отпуска может быть и праздничный день, например, 1 января или 1 мая. Но имейте в виду, что нерабочие праздничные дни в число дней отпуска включаться не будут, предупреждает Роструд.
Нормативное регулирование
Обязанность составлять график отпусков предусмотрена для всех работодателейстатьей 123 ТК. Это значит, что очередность и длительность отдыха стороны согласовывают заранее и затем они должны придерживаться такой договоренности.
Например, сотрудник не вправе просто так взять и уйти в отпуск, не договорившись с руководством. За это в худшем случае могут уволить, а в лучшем объявить выговор как дисциплинарное наказание.
В то же время, если отпуск был заранее утвержден в графике, а работник уйдет отдыхать без напоминаний и заявлений, работодатель не вправе будет расценить это как прогул. Такие разъяснения Роструда есть на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Не утверждать график отпусков вправе только микропредприятия, если они решили работать без локальных актов. Такое право у них есть в силу статьи 309.2 ТК.
При отказе от графика отпусков микрофирмы обязаны подписать с каждым сотрудником соглашение об этом и зафиксировать такой факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Если у компании или ИП с наемным персоналом не будет утвержденного графика отпусков, им грозят штрафы по статье 5.27 КоАП. Такое нарушение могут обнаружить трудовые инспекторы в ходе проверки.
Размеры административных штрафов:
-
для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей,
-
для предприятий – от 30 000 до 50 000 рублей.
Форма для графика отпусков
Работодатель может составить график отпусков по унифицированной форме Т-7или разработать собственный вариант со всеми необходимыми реквизитами.
Главное, закрепить используемую форму в локальном акте.
На практике многие берут за основу утвержденную форму Т-7 и дополняют нужными графами, например, о рабочем годе, за который отпуск, или для личной подписи сотрудников при ознакомлении с графиком.
Подписи сотрудников в графике отпусков не обязательны (письмо Роструда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Но их наличие можно будет считать подтверждением того, что стороныдоговорились и исполнили статью 125 ТК.
График отпусков по форме Т-7:
Скачать форму графика отпусков.
Правила оформления графика отпусков
Чтобы избежать простоев в рабочих процессах, работодатель вправе сам решить, кто из работников и когда идет отдыхать.
Тем не менее на практике многие собирают сначала пожелания сотрудников и затем уже утверждают даты в графике окончательно.
Каким правилам следовать при планировании отпусков:
-
В первый год работы сотрудник может рассчитывать на оплачиваемый отпуск только через 6 месяцев работы (ст. 122 ТК). Но если работодатель не против, он может отпустить работника и раньше – дать дни авансом. Есть исключения – про них скажем в следующем подразделе.
-
Отпуск измеряется в календарных днях, в которые не входят нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК). При этом дата начала может быть любой, хоть в воскресенье.
-
В график отпусков заносят всех работников, в том числе тех, кто на срочных договорах. Об этом разъяснения Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
-
На год обязательно распланировать как минимум 28 календарных дней основного отпуска. Таблицу с категориями сотрудников, кому положен удлиненный отдых, дадим ниже.
-
В графике учитывают и дополнительный оплачиваемый отпуск, если у сотрудника есть право на такой по правилам компании или в силу закону (ст. 116 ТК). Например, за ненормированный рабочий день.
-
Как минимум, одна из частей отпуска в графике должна длиться не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК).
-
По каждому периоду отдыха обязательно ставят дату начала и длительность. Дату завершения фиксировать в графике можно, но такого требования нет.
-
Прописывают даты отпуска на весь год до 31 декабря. Заранее планировать переносы на следующий год нельзя, даже по тем, у кого есть право идти отдыхать в любое время.
Научитесь вести кадровый учет по правилам 2023 года, в том числе оформлять приказы на отпуска и вносить изменения в график. Посмотрите бесплатный демо-урок из онлайн-курса 1С:ЗУП, чтобы оценить удобство обучения и качество материалов.
Отпуска вне очереди в любое время
Есть категория сотрудников, которые могут выбирать для отпуска любые даты в течение года (ст. 123 ТК). Некоторым даже не придется дожидаться отработки первых 6 месяцев.
Всех таких сотрудников назвали в таблице ниже.
Таблица. Для кого действуют гибкие правила ухода в отпуск.
|
Категория сотрудников |
Пояснения |
|
Женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него |
Вправе подать заявление на оплачиваемый ежегодный отпуск, даже если еще не отработали первые шесть месяцев в компании или у ИП (ст. 122 ТК). |
|
Несовершеннолетние |
|
|
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев |
|
|
Сотрудник, жена которого находится в отпуске по беременности и родам |
По желанию может взять ежегодный отпуск в любое время в период, когда его супруга на больничном по БиР. Стаж отработки у работодателя не имеет значения (ст. 123 ТК). |
|
Внешние и внутренние совместители |
Отпуск по совместительству берется в то же время, что и отпуск по основному месту. Даже если на позиции совместителя не набралось еще 6 месяцев отработки (ст. 286 ТК). |
|
Родители троих и более детей до 12 лет |
Имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время (ст. 262.2 ТК). Право определяется по возрасту детей на начало года, в котором берется отпуск (письмо Минтруда от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9166). Например, на 1 января все дети сотрудника были младше 12 лет, а в марте старшему исполняется 12. Сотрудник имеет право взять отпуск в любое время весь год – хоть в марте, хоть в декабре. |
|
Ветераны, обладатели нагрудных знаков «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих |
Могут брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое время. |
Удаленные сотрудники
В Трудовом кодексе не предусмотрено особых правил для планирования отпусков дистанционными сотрудниками. По умолчанию к ним нужно применять тот же порядок, что обычно – утверждать даты отпусков в графике на начало года.
В то же время работодатель вправе установить свои правила для тех, кто работает удаленно (дистанционно). Например, решить, что отдых таких сотрудников не включается в график отпусков.
Порядок, который отличается от общего, нужно закрепить в коллективном или трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте (ст. 312.4 ТК).
В противном случае обязательно следовать общеустановленному.
Мобилизованные в графике отпусков
Для такой категории сотрудников тоже нет исключений в ТК при планировании отпусков в графике. Но есть неоднозначность.
-
С одной стороны, трудовой договор с мобилизованным сотрудником приостанавливается в силустатьи 351.7 ТК.
-
С другой – период военной службы продолжает учитываться для отпускного стажа (ст. 121 ТК).
Совет. Чтобы правильно определить потом стаж для отпуска, лучше мобилизованных сотрудников тоже заносить в график. При этом сведения о приостановленном договоре можно писать в примечании.
Продолжительность основного ежегодного отпуска
Как мы говорили выше, по умолчанию всем сотрудникам на трудовых договорах полагается отпуск длительностью как минимум 28 календарных дней в году. Есть исключения.
Кому полагаются удлиненные отпуска
Льготные категории работников, для кого законом предусмотрены удлиненные отпуска, можете посмотреть в таблице ниже.
Таблица. Удлиненные основные ежегодные отпуска
Когда праздничные дни продляют срок отпуска
Федеральные нерабочие праздничные дни, то есть которые предусмотрены статьей 112 ТК,в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются.
Когда отдых захватывает дни праздников, он автоматом продляется на их количество. Это справедливо лишь для случая, если в заявлении сотрудника формулировка:
«Прошу предоставить отпуск с ХХ (дата) на ХХ календарных дней».
Например, сотрудник попросил в заявлении отпуск с 8 мая на 14 календарных дней. В этом случае период отдыха продлится на 1 день, поскольку приходится на праздничный день 9 мая.
А вот 8 мая на длительность отпуска не влияет, поскольку это не праздник, а обычный выходной (перенос с январских).
В итоге на работу сотрудник должен будет выйти 23 мая (вторник).
Какие дни считать выходными, а какие нерабочими праздничными, а также все переносы в мае, июне, ноябре 2023, смотрите в статье.
Заметьте, отпуск не продляется, если формулировка в заявлении сотрудника: «Прошу предоставить отпуск с ХХ по ХХ.» В этом случае в запасе у работника останется дней отпуска на один больше.
Перенос отпуска на следующий год
Представим, что кто-то из сотрудников просит все дни отпуска текущего года (например, все 28 дней) не включать в график отпусков, а перенести на следующий год. Например, ему хочется отгулять подряд два месяца следующим летом.
Может ли работодатель удовлетворить такую просьбу сотрудника? Нет, лучше так не делать – совет от Роструда.
Объяснение в том, что работодатель обязан отправлять сотрудников в ежегодный оплачиваемый отпуск каждый год.
Переносы допустимы лишь в ситуациях, предусмотренных статьей 124 ТК. Например, когда есть производственная необходимость или длительная болезнь работника.
Изменение графика отпусков
В общем случае менять уже утвержденные даты в графике отпусков или переносить отдых можно только, когда обе стороны согласны. Порядок следующий:
-
Сотрудник пишет заявление
-
Работодатель издает приказ о переносе
-
В график отпусков (графы 7-10) вносятся изменения
Образец приказа о переносе дней отпуска:
Скачать образец приказа.
Есть также случаи, когда вносить исправления не обязательно. Разберем, как действовать в разных ситуациях.
Новый сотрудник принят на работу среди года
Если новеньких берут на работу уже после того, как график отпусков на календарный год утвержден, есть два пути.
-
Не дополнять график, а просто издать приказ на отпуск, когда от сотрудника поступит заявление. При таком подходе в графике будут не все штатники. Нужно это учитывать, если ведете управленческий учет.
-
Внести нового сотрудника в график отпусков. Для этого издается приказ о внесении изменений в график и потом делаются корректировки. При это нужно заручиться мотивированным мнением профсоюза, если такой есть у работодателя.
Перенос отпуска по закону
Статьей 124 ТК предусмотрены случаи, когда работодатель обязан перенести отдых по графику.
-
Работодатель не исполнил обязательную процедуру в срок. Например, не успел выплатить отпускные или не уведомил работника о начале планового отпуска за две недели.
-
Уже на отдыхе сотрудник заболел или его призвали для выполнения государственных (общественных) обязанностей. Тут сотрудник вправе решить: продлить дни отдыха или попросить в другие даты.
В таких случаях с сотрудника берут заявление с новыми датами, а затем как обычно издают приказ и вносят корректировки в графы 8-9 формы Т-7.
Отзыв из отпуска по инициативе работодателя
Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его согласия (ст. 125 ТК). Даже в случае производственной необходимости работник вправе отказаться, а руководитель не вправе принудительно смещать даты отпуска в графике.
Менять в одностороннем порядке утвержденный график отпусков нельзя.
Более того, не давать ежегодные отпуска работнику 2 года подряд запрещено. А те, кто трудятся во вредных и опасных условиях, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК).
Ведите безошибочный учет отпусков и быстро начисляйте оплаты в 1С: ЗУП. Освойте программу за 20 часов на нашем онлайн-курсе. Начните с бесплатного демо-урока. Смотреть урок.
Составление графика отпусков: пошаговая инструкция
Шаг 1. Собирают пожелания сотрудников
Как мы упомянули в самом начале, желательно собрать желаемые даты отпусков с работников.
Когда штат большой, это делает руководитель каждого департамента (отдела) и передает данные в отдел кадров.
Шаг 2. Заполняют проект графика: пример на базе формы Т-7
Когда пожелания сотрудников собраны, начинают составлять проект графика отпусков. Распределяют даты в форме и заполняют другие основные графы.
В типовой форме Т-7 это:
-
графа 1 – название подразделения (отдела), где числится работник;
-
графа 2 – должность (специальность) по штатке;
-
графа 3 – ФИО каждого сотрудника;
-
графа 4 – табельный номер;
-
графа 5 – продолжительность отпуска или каждой его части;
-
графа 6 – планируемая дата начала отпуска.
Графы 7-9 заполняют уже после утверждения, по факту событий.
В частности, в графе 7 ставят фактическую дату начала отпуска, а графы 8 и 9 используются только при переносе. В графу 10 при необходимости заносят примечания, например, сколько дней перенесено с прошлого года.
Дату, номер и подписи ставят уже в конце, при окончательном утверждении документа.
Шаг 3. Получают одобрение профсоюза
Если на предприятии есть профсоюзный комитет, то проект графика обязательно с ним согласовывают.
Обычно направляют график с сопроводительным письмом в 2 экземплярах, чтобы потом осталось подтверждение с отметкой профсоюза.
Представительный орган профсообщества должен выдать свою резолюцию по графику в течение 5 рабочих дней – одобряет или предлагает доработать.
Если в случае разногласий руководитель компании не хочет вносить предлагаемые правки, он вправе утвердить график как есть. Но при этом обязательно оформить протокол, где зафиксировать спорные вопросы между сторонами.
Утверждать график отпусков без полного одобрения профсоюза опасно. Он может обжаловать такое решение работодателя в инспекции труда или в суде.
Шаг 4. Подписывают и утверждают
Когда все этапы пройдены, итоговый вариант графика отпусков подписывается руководителем отдела кадров или ответственным за кадровый учет (например, это может быть и бухгалтер).
Затем нужно утвердить график отпусков. В нем ставят номер документа, дату утверждения и подпись руководителя с расшифровкой. Также нужна отметка, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера его решения.
Образец заполнения график отпусков на 2023 год:
Скачать заполненный образец графика отпусков на 2023 год.
Шаг 5. Доводят график до сотрудников
Вообще такой обязанности по ТК нет, но лучше ознакомить сотрудников с итоговой версией графика отпусков.
Так вы избежите претензий от трудовых инспекторов в случае проверки. Плюс сотрудникам будет проще планировать отпуска.
Как зафиксировать факт, что сотрудники с графиком ознакомлены? Можно это сделать разными способами:
-
Добавить в форму Т-7 столбец напротив каждой фамилии, где сотрудник сможет ставить свою подпись;
-
Собрать подписи сотрудников в отдельном журнале / регистре;
-
Попросить работников расписаться на обороте графика – например, добавить там таблицу «С графиком отпусков ознакомлен» в формате ФИО / Должность / Подпись.
Хранение графика отпусков
График отпусков нужно хранить в течение 3 лет. Такой срок предусмотрен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Оригинал графика со всеми подписями обычно хранят в отделе кадров.
А копии документа можно разослать по ключевым отделам: в бухгалтерию, руководителям, а также опубликовать на корпоративном сайте работодателя.
Отражение отпусков в табеле учета рабочего времени
Все отпуска, в том числе ежегодные основные и дополнительные, обязательно отражать в табеле учета рабочего времени. Его обычно ведут по форме № Т-12 или № Т-13.
Дни оплачиваемого отдыха
Для каждого вида отпуска предусмотрен свой код – буквенный и числовой. В частности, для тех, которые планируют в графике:
-
Для ежегодного основного – код ОТ или 09;
-
Для ежегодного дополнительного – код ОД или 10.
В табеле учета рабочего времени указывают либо буквенный, либо числовой код – на выбор работодателя.
Дни праздников или болезни, которые пришлись на отпуск
При отражении отпуска в табеле учета помните следующее:
-
нерабочие праздничные дни, которые выпали на период отпуска, помечают кодом «В» или 26. В числе календарных дней отпуска они не учитываются;
-
дни болезни во время отпуска тоже отражают другими кодами – кодом «Б» или 19, дни продления – кодом «ОТ» или 9.
Научитесь быстро и безошибочно работать в программе 1С: ЗУП. Смотреть бесплатный урок. Также включено в подписку Клерк.Премиум.
График отпусков — это обязательный локальный акт, который утверждают не позднее чем за 2 недели до конца года. Рассказываем, как оформить и утвердить график отпусков.
В соответствии со статьей 123 ТК РФ документ следует утвердить за две недели до наступления нового года. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 18 декабря — является нарушением трудового законодательства. Утвердите его не позднее 16.12.2022 (18.12.2022 — воскресенье).
Существует унифицированная форма Т-7 из постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). В 402-ФЗ разъясняется, как утвердить свою форму графика отпусков: составить в произвольном виде, включив обязательные реквизиты для первичных документов, и закрепить в учетной политике (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Заполненную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите последнего в бланк унифицированной формы Т-7 поставить подпись в поле «Утверждаю».
В Трудовом кодексе РФ появилась статья 262.2. В соответствии с ней у работников с тремя и более детьми до 18 лет есть приоритетные права на выбор времени отдыха. Поэтому, прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, поинтересуйтесь, когда планирует отдыхать эта категория работников.
Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации: у «обычных» сотрудников в возрасте до 39 лет — 1 день раз в 3 года, у работников старше 40 — 1 день ежегодно и предпенсионеров — 2 дня ежегодно (ст. 185.1 ТК РФ). Сроки диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 27.04.2021 № 404н “Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения”.
Подробнее: как получить отпуск авансом.
Заполняем форму пошагово
Рассмотрим, как заполнять график отпусков пошагово. Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1–6. Для примера заполнения нами используется Т-7, но разрешено заполнять и в Excel: программа позволяет создать удобный планировщик — умный график.
Шаг 1.
Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование компании без сокращений.
Шаг 2.
При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляются дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».
Шаг 3.
Присваиваем номер документу, прописываем дату составления, указываем, на какой период он составляется.
Шаг 4.
Заполняем столбцы 1–6. Корректное заполнение графика отпусков в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:
- названия структурных подразделений;
- наименование должности;
- ФИО (полностью);
- длительность отдыха в календарных днях;
- дату начала.
Если период отдыха делится на несколько частей, то каждая часть пишется в отдельной строке.
Подписывает документ начальник отдела кадров.
Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников
После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ: форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. Не помешает издать приказ об его утверждении.
Закон требует, чтобы работники были ознакомлены с графиком отпусков (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Подтверждением этого является личная подпись каждого работника либо в ведомости ознакомления с приказами, либо в самом документе. Дополните его столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления, и не придется составлять отдельные листы ознакомления.
Относительно включения в график мобилизованных работников единой позиции нет. В соответствии со ст. 351.7 ТК РФ на время призыва по мобилизации действие трудового договора приостанавливается. За работником сохраняется право на отпуск, работодатель обязан предоставить его в течение 6 месяцев после выхода на работу. Период мобилизации включается в стаж для начисления отпуска, поэтому такого сотрудника следует включать в график.
Столбцы 7–10 заполняются вручную по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, то в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.
Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний. Как пример указывают причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва и др.
Актуальный образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2023 год.
Может быть полезно: как разделить отпуск на части.
Сроки хранения и ответственность за отсутствие
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. График на 2023 год хранится до 31.12.2026 включительно.
За отсутствие документа виновный привлекается к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:
- для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Также для юрлиц в качестве меры наказания используется приостановление деятельности на срок до 90 суток.
