Как быстро составить график работы сотрудников

График работ — это документ, с помощью которого распределяется время труда и отдыха сотрудников в течение определенного периода для рационального использования трудовых ресурсов. Его применяют на непрерывных производствах, чтобы не превысить нормальную продолжительность отработанного месяца, квартала или года.

Что собой представляет график работ

Про режим или расписание работы обычно ведут речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность трудовой деятельности (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели).

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется подготовить график сменности, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять регулярно график дежурств — прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать шаблон графика дежурств на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнять на компьютере в Excel или другой программе.

Для тех, кто работает на пятидневке или шесть дней в неделю, график не требуется, режим работы для таких сотрудников указывается в их трудовых договорах. Все, что необходимо работодателю, — это осуществлять учет их рабочего времени.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

• скользящий;
• гибкий;
• индивидуальный;
• свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом. Таким образом, режим бывает:

• постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
• сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный отличается от обычного

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу с девяти утра до шести вечера с перерывом на обед с 13:00 до 14:00 ч. В этом случае каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время. Для такой категории работников на предприятиях существуют готовые таблицы для заполнения графика работы в установленных временных рамках. Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели сотрудников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, как сделать график работы на месяц в Excel (или любой другой программе), вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек может отработать всего за несколько дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия труда;
• с другой стороны, исключить дискриминацию по любым признакам.

Этот документ позволяет одновременно обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и после этого опять получит выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель для трехсменной работы.

Другой пример — режим работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9:00 до 21:00 ч, ночью магазин не работает.

Расчет времени работы

Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:

1. Определить учетный период.
2. Утвердить его нормативным актом, закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
3. При расчете сменности каждому работнику необходимо отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Графики сменности рассчитывают онлайн или в специальных программах (1С и др.). Главное, чтобы он существовал и работники были с ним ознакомлены.

За учетный период разрешено принимать один месяц, квартал, полугодие или год. Максимальная продолжительность этого периода — один год, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — три месяца.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна отличаться от показателей, установленных производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, то работники, к примеру, в марте не должны работать больше:

• 175 часов при 40-часовой неделе;
• 157,4 часа при 36-часовой неделе;
• 104,6 часа при 24-часовой неделе.

Кроме того, количество рабочих дней в марте — не более 22, а количество выходных — не менее 9.

Потому рекомендуется брать период не меньше трех месяцев (одного квартала). Такой учетный период позволяет гибко регулировать деятельность подчиненных.

Например, при учетном периоде, равном одному кварталу (возьмем первый квартал 2022 года):

• 57 рабочих дней;
• 33 выходных и праздничных.

Рабочее время составляет при:

• 40-часовой неделе — 454 часа;
• 36-часовой неделе — 408,4 часа;
• 24-часовой неделе — 271,6 часа.

Поэтому если:

• в январе 2022 года работники трудились в рамках производственного календаря 16 дней и 128 часов;
• а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме, —

то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время сотрудников на два рабочих дня и 16 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Начинающим разобраться, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, несложно, поскольку это делается даже онлайн, при помощи Google Docs. Создав копию этого файла, вы сможете формировать смены в режиме реального времени.

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

Составление графика работы для сотрудников может оказаться сложной задачей. К счастью, технологии значительно улучшили весь процесс. Хотя составление графика работы сотрудников стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует вдумчивого подхода. В этой статье мы рассмотрим лучшие методы составления расписания для сотрудников и предложим несколько идей, как сделать составление расписания для сотрудников максимально безболезненным.

Лучшие способы составления графика для сотрудников

С развитием технологий дни составления расписания с помощью ручки и бумаги практически устарели. Вывешивание расписания в центральном месте по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вы должны избегать того, чтобы это был основной способ, с помощью которого люди узнают, когда они работают. Этот метод требует от сотрудников часто заходить или звонить, чтобы проверить расписание, тратя свое время и время других сотрудников.

К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание с компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из этих вариантов:

Онлайн-программы для составления расписания

Онлайн-программы для составления таблиц часто бесплатны и легко доступны. Существуют разработанные шаблоны, которые можно найти в Интернете и скачать, чтобы помочь вам составить график работы. Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загрузили соответствующие приложения для просмотра календаря. После создания графика установите его в режим только для чтения , прежде чем рассылать его сотрудникам, и предложите им использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

Приложения для составления расписания работы

Приложения для составления расписания работы – лучший и наиболее эффективный способ составления расписания для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют в себе средства составления расписания и общения с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам заходить и выходить на работу. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать смены через большинство приложений для составления расписания.

Советы по составлению расписания

Составление расписания – сложная задача со множеством движущихся частей. Вот несколько моментов, о которых следует помнить при составлении рабочего графика:

1. Выявите любые злоупотребления графиком у себя или своих сотрудников

График работы ваших сотрудников может выглядеть следующим образом:

• Частые просьбы уйти пораньше

• Избегать смен, которые требуют от них выполнения рутинных или напряженных задач

• Опоздание на смену

• Замена смены на ту, которая приносит больше денег

• частые вызовы

• Частое требование внести изменения в расписание в последнюю минуту

Программное обеспечение для составления расписания отлично помогает распознать, если кто-то из сотрудников нарушает график. В противном случае разговаривайте с сотрудниками и следите за посещаемостью. В вашем руководстве для сотрудников должна быть прописана процедура решения подобных вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществами, отведите его в сторону, чтобы выяснить, справляется ли он с кризисом или злоупотребляет графиком.

Злоупотребление расписанием со стороны работодателя может выглядеть следующим образом:

Составление расписания по вызову

Составление расписания по вызову – это когда вы просите кого-то быть готовым к работе, но в последний момент можете решить не вызывать его. Хотя такой тип расписания может быть полезен для сокращения расходов на оплату труда, он неуважительно относится ко времени и доходам работника. Сотрудник не имеет достаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или работа в другом месте. Кроме того, это деньги, на которые они могли бы рассчитывать, но больше не зарабатывают.

Если вы собираетесь использовать такую форму составления расписания, нанимайте сотрудников, которые понимают и принимают, что им не будут гарантированы смены. Некоторые люди могут искать такую работу для получения вторичного дохода.

отмена запланированных смен

Отмена запланированных смен аналогична составлению графика дежурств. Вы лишили сотрудников смены и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам может нравиться иметь неожиданный выходной время от времени, большинство работников рассчитывают на этот доход, и это негативно скажется на их банковском счете в значительной степени.

Редактирование и составление расписания в последнюю минуту

Время от времени может потребоваться редактирование и составление расписания в последнюю минуту, но не делайте это привычкой. Уважительно относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в соответствии со сменами. Планирование заранее также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для решения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать график как минимум за две недели до окончания текущего графика.

Продление смен

Продление смены после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте это обычным делом. Некоторые сотрудники могут добровольно остаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не может или не хочет, никогда не должны подвергаться наказанию. Не забывайте спрашивать, хотят ли сотрудники остаться, и никогда не ожидайте этого.

2. Знайте своих сотрудников

Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который подходит вам и вашим сотрудникам. Есть ли у них дети, которых нужно забрать из школы? Учатся ли они в колледже? Продуманное составление расписания повысит моральный дух, а также удержит сотрудников.

Вы должны быть в курсе личной жизни сотрудников и их занятости, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны. Такой уровень осведомленности позволит вам составить график, который улучшит впечатления как сотрудников, так и клиентов.

Например, медленный, но приятный в общении сервер в загруженную обеденную смену может быть проблематичным, но вы можете легко решить эту проблему, назначив его на время обеденного обслуживания, когда у людей больше времени для общения.

К счастью, многие приложения для составления расписания позволяют сотрудникам добавлять информацию о своей занятости и предпочтениях в расписании, что делает продуманное составление расписания проще, чем когда-либо.

3. Знайте свои потребности

Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления продуманного и всеобъемлющего графика. Вы более загружены в разное время, дни или месяцы?? Укомплектовывайте штат в эти периоды и, наоборот, сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для составления расписания позволяют получить представление о тенденциях в бизнесе и потребностях в персонале.

Как составить график работы для сотрудников

Вы можете следовать этим шагам, чтобы составить расписание для своих сотрудников:

1. Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгулы

Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для составления расписания, общий календарь или листок бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса на отгул. Удовлетворение просьб сотрудников об отгулах, хотя и требует много времени, всегда должно быть приоритетом. В конце концов, если сотрудники довольны, это означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

Вы можете ввести правила и рекомендации, чтобы минимизировать это бремя:

• Просить сотрудников предупреждать об отгулах за определенное время. Все зависит от того, на какой срок вы составляете график, но обычно работодатели просят не менее двух недель.

• Вычеркивать определенные даты, когда вы знаете, что вам потребуется полная готовность сотрудников.

• Ограничение числа сотрудников, которые могут попросить отгул в одну и ту же дату.

2. Установите систему, позволяющую сотрудникам отменять или менять смены

Люди болеют, и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому хорошо бы определить ожидания для таких ситуаций. Поручить сотрудникам самим искать себе замену (за исключением экстренных случаев) – полезный способ снизить рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, установите, что все замены и подмены должны быть окончательно утверждены вами.

Наличие назначенного средства связи для вас и ваших сотрудников может значительно облегчить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые можно использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для составления расписания. Вместо того чтобы пытаться выяснить, кто работает или свободен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто готов ее принять, смогут так же быстро откликнуться.

3. Найти сотрудников, готовых заполнить пробелы, когда это необходимо

Не у всех жизнь гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не хотят или не могут брать дополнительные смены, и это нормально. Определите сотрудников, которые ищут дополнительный заработок, квалифицированы для подмены и имеют гибкую личную жизнь. Если в вашей команде нет людей, подходящих под эти критерии, вы всегда можете составить список возможных кандидатов.

Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который рад снова работать с коллективом, или потенциальный наемный работник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые с удовольствием подменят вас в случае необходимости.

График работы в Excel это простой и легкий способ составить таблицу рабочих смен, а сделать это можно при помощи инструкции ниже.

Видеоинструкция

Составление графика работы в Excel

Для этого в первую очередь потребуется создать каркас для будущей таблицы с осями:

• X – дни;
• Y – сотрудники.

После заполняем смены для каждого сотрудника.

Готово, далее требуется визуально заполнить его.

Автозакрашивание ячеек

На этом этапе потребуется перейти в «Главная»-«Условное форматирование»-«Создать правило».

Выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» и вписываем нужную форму, где ячейка будет равно 0 и переходим в форматирование.

Указываем нужный цвет заливки и сохраняем.

Все готово, теперь необходимо провести ту же операцию для рабочих смен.

Для этого создаем правило, где ячейка будет равно 1.

Все готово.

Источники: https://seopulses.ru/kak-sozdat-grafik-raboti-v-excel/

Подписывайтесь на наш Telegram-канал

Подписывайтесь на наш Youtube-канал

Подписывайтесь на нашу группу ВКонтакте

Планирование сотрудников было проблемой еще до того, как мы все работали из дома. Менеджеры также может тратить до восьми часов в неделю на планирование расписания на следующую неделю. HR Заработная плата Системы. Теперь, когда многие из нас работают удаленно, расписание становится еще сложнее планировать. Как правило, у нас есть несколько различных типов графиков работы, и они различаются в зависимости от организации и должности. В этой статье мы рассмотрели виды графиков работы, приложение для графика работы сотрудников и, наконец, что это такое.
Предоставление сотрудникам большей гибкости в их графиках — беспроигрышная ситуация. Сотрудники могут обновлять свою доступность, а также регистрировать рабочее время прямо со своих телефонов благодаря интерактивности приложений для планирования. Это также дает менеджеру или владельцу бизнеса до 80% больше времени в неделю.

Что такое график работы сотрудников?

Это время, когда сотрудник должен быть на работе. В некоторых случаях это может решить начальник, и это будет фиксированное количество дней и часов в неделю. Кроме того, Министерство труда не регулирует графики работы.

Как работает планирование сотрудников

Когда работодатель нанимает для заполнения открытой вакансии организация определяет график работы. Также многие компании дают своим сотрудникам график. Расписание может быть заранее задано часов с установленным расписанием. Здесь сотрудник точно знает, когда он будет работать каждую неделю.

Кроме того, организации могут иметь политику гибкого планирования. Деловая политика регулирует график работы рабочих в этих компаниях. Сотрудники с гибким графиком могут изменить время прихода и ухода. В некоторых случаях они могут даже выбирать дни работы.

Компания может выделить запланированные часы, или сотрудник может записаться на открытые смены или установить свой собственный график.

В принципе, процесс планирования может выполняться по старинке. Организация вручную определяет график работы своих работников на бумаге или с помощью электронной таблицы или календаря. Крупные компании используют инструменты и приложения для составления расписаний сотрудников.

Виды рабочего графика сотрудников

Прежде чем занять место, убедитесь, что вы понимаете график работы. Это поможет вам предотвратить неприятные сюрпризы, как только вы начнете работать.

Тип графика, необходимый для должности, обычно указывается в описании работы или уточняется на собеседовании. Если вы не уверены в часах, проконсультируйтесь с работодателем, прежде чем принять предложение о работе.

Ниже приведены некоторые примеры различных типов графиков работы.

№1. Рабочие дни с 9:5 до XNUMX:XNUMX

Наиболее популярным типом графика работы является график «с 9 до 5», который требует, чтобы работники работали в обычное рабочее время с 9:5 до 5:9 с понедельника по пятницу. до 5:8 Однако у некоторых работников часы работы могут немного отличаться. Например, некоторые работы с 4 до 9 на самом деле являются работой с 5 до XNUMX. В качестве альтернативы вместо понедельника-пятницы используйте вторник-субботу. Однако традиционная карьера с XNUMX до XNUMX подразумевает восемь часов работы в день пять дней в неделю.

№ 2. Сменный график работы

Графики сменной работы возникают, когда организация разбивает день на смены и назначает рабочих для работы в определенное время в течение дня. Эти смены могут меняться изо дня в день или от недели к неделе (сменный график). Кроме того, работник может быть нанят для работы в определенную смену (это называется фиксированным графиком).

Этот тип графика особенно распространен в медицинской сфере, где многие врачи и медсестры работают посменно. Правоохранительные органы, оборона, военные, транспорт и розничная торговля — вот примеры работ, которые обычно имеют сменный график. Графики сменности, которые включают чередование дневных и ночных смен, работу четыре дня в одну смену, а затем три выходных дня перед переходом в другую смену, работу четыре смены по двенадцать часов в неделю или некоторые другие варианты.

№3. Гибкий график работы

Некоторые графики работы являются гибкими. Например, компания может разрешить работникам приходить в любое время, если они отрабатывают восемь часов в день. Сотрудники с таким гибким графиком могут изменять время своего прихода и ухода. В некоторых случаях они могут даже выбирать дни работы.

Графики других организаций несколько более плотные, но все же гибкие. Например, компания может разрешить работникам приходить в любое время с 9:5 до 11:00 и 5:7 и уходить в любое время между XNUMX:XNUMX и XNUMX:XNUMX. Они могут разрешить им взять выходной в течение рабочей недели. если они возвращаются в выходной день.

№ 4. График работы неполный и полный рабочий день

Сотрудник, работающий полный рабочий день, обычно определяется как человек, работающий 40 часов в неделю, но официального юридического определения нет. Точно так же не существует законных ограничений на количество часов, которые сотрудники, занятые неполный рабочий день, могут работать в неделю. Сотрудник с частичной занятостью — это просто тот, кто работает меньше часов в неделю, чем штатный сотрудник в той же компании.

Графики штатных и неполных сотрудников существенно различаются: штатные сотрудники часто имеют установленный график, который не меняется от недели к неделе.

Сотрудникам, работающим полный рабочий день, часто не приходится приходить или уходить. Хотя это также верно для сотрудников, занятых неполный рабочий день, график работы сотрудника, работающего неполный рабочий день, часто сильно различается в зависимости от сезонности, бизнеса компании и других факторов.

Наконец, большинство штатных сотрудников освобождены от налога, что означает, что им не нужно платить за сверхурочную работу. Большинство работников, занятых неполный рабочий день, не освобождаются от налога, что означает, что им платят сверхурочно за любую дополнительную работу, выполненную после 40 часов в неделю.

Требования к графику работы для работодателя

Хотя работодатели имеют большую свободу действий в определении графика работы своих работников, существуют некоторые ограничения.

Федеральные законы

За исключением законов о детском труде, которые ограничивают рабочее время для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, нет никаких федеральных законодательных положений, касающихся планирования и того, в какие часы следует планировать работу сотрудника.

Законы на государственном и местном уровне

Графики работы могут регулироваться законами, принятыми государственными и местными органами власти. Например, в Нью-Йорке предприятиям розничной торговли с более чем 20 работниками не разрешается заставлять сотрудников работать «по вызову». Они должны предоставить вам письменный рабочий график не менее чем за 72 часа до его начала. Другие требования включают публикацию графика в вашем офисе, который включает даты, время начала и окончания смены, а также место(я) всех изменений в графике работы.

Сверхурочные

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) позволяет не освобожденным работникам получать оплату за время, затраченное свыше 40 часов в неделю. Существует также федеральный закон и закон штата, который ограничивает количество сверхурочных часов, которые могут работать определенные сотрудники.

Ознакомьтесь с этим списком из пяти фантастических приложений для планирования работы сотрудников, если вы хотите, чтобы все ваши сотрудники были на одной странице, при этом экономя ваше время.

№1. Коннектим

Коннектим — это приложение для планирования удаленных сотрудников для компаний любого размера. Пользовательский интерфейс приложения позволяет легко назначать и распределять расписания сотрудников.
Пользователи могут копировать и вставлять задачи, перетаскивать их на место и использовать предварительно запрограммированные массовые действия для быстрого заполнения полей.

Если вы управляете критически важным персоналом на объекте, это программное обеспечение записывает их GPS-позиции, когда они приходят и уходят. Они также могут принимать, отклонять и проверять изменения.

Люди будут публиковать обновления статуса на доске объявлений в течение дня. Сотрудники также могут при необходимости добавлять к расписанию вложения, такие как фотографии, видео и заметки, гарантируя, что все будут в курсе последних событий в режиме реального времени, где бы они ни находились.

№ 2. Человечество

Человечество, который используется крупными поставщиками медицинских услуг, такими как Kaiser Permanente. Это отличное приложение для любой компании в сфере услуг. Он используется для планирования сотрудников контакт-центрами, гостиничными компаниями и ресторанами, а также в сфере здравоохранения.

Одним из основных преимуществ приложения Humanity, которое является самым популярным приложением как в Apple App Store, так и в магазине Google Play, является возможность прогнозировать кадровые потребности компании. По словам создателей приложения, его универсальное и основанное на правилах программирование позволит создать безошибочный график с учетом широкого спектра требований к расписанию сотрудников.

Человечность также следит за тем, чтобы вы соблюдали самые последние законы о труде в отношении графиков, сверхурочной работы и перерывов.

№3. Календарно

Calendly делает чрезвычайно простой организацию рабочих мероприятий, таких как собеседования и встречи. Приложение гарантирует отсутствие перекрытий в расписании, просто сообщая пользователям о своей доступности. Это также позволяет делать перерывы между встречами, чтобы дать вам возможность расслабиться.

Организуете конференцию с удаленной рабочей силой? Разошлите приглашение по электронной почте всем и позвольте им выбрать лучшее время для них. Затем событие автоматически добавляется в любой календарь, который вы используете в приложении.

Calendly также позволяет вам отслеживать доступность поставщиков и клиентов, позволяя вам организовывать продажи или встречи с фрилансерами в удобное для всех время. Для учебных занятий или вебинаров вы также можете принимать несколько человек одновременно.

№ 4. Слинг

строп, еще одно приложение, целью которого является максимальное упрощение создания графиков работы сотрудников, позволяет вам обрабатывать несколько графиков сотрудников одновременно с помощью шаблонов и предупреждений.

Благодаря отслеживанию изменений программное обеспечение уведомляет вас, если вы кого-то назначаете дважды, и позволяет сократить число прогулов и опозданий. В Sling есть функция новостной ленты, которая держит всех в курсе, и работники могут записываться на смены, которые лучше соответствуют их расписанию.

Sling также позволяет включать выходные и «недоступные» интервалы в создаваемые вами расписания, что является важной функцией для тех из нас, кто работает из домашних офисов. Вы можете организовывать беседы по командам или проектам, используя встроенную функцию обмена сообщениями.

# 5. HotSchedules

HotSchedules, еще один фантастический инструмент для компаний сферы услуг, обеспечивает высокий уровень прозрачности и контроля при управлении графиками сотрудников. Для быстрой разработки расписания это приложение также использует шаблоны и графический интерфейс перетаскивания.

Сотрудники могут просматривать свои графики и оставлять отзывы прямо из приложения. Они даже могут переключаться или получать изменения прямо со своего компьютера, а менеджер может отслеживать их в режиме реального времени.

Hotschedules также собирает данные о рабочей силе и продажах из вашей POS-системы, позволяя вам видеть, когда ваш бизнес занят, и соответственно персоналу. Интерактивные функции, такие как обмен сообщениями и опросы, позволяют вам общаться с вашими сотрудниками и обеспечивать их готовность к работе — особенно важный фактор прямо сейчас.

Преимущества приложения для планирования работы сотрудников

Приложение «Расписание работы сотрудников» не только экономит ваше время, но и помогает вам оставаться организованным. Расписания, написанные ручкой и бумагой, могут стать неуклюжими, запутанными и неэффективными. Они могут даже стать неуместными или потерянными.

Многие из приложений для планирования работы сотрудников в этом списке отслеживают запросы на отгулы, больничные и перерывы, позволяя вам соблюдать законодательство и выполнять требования ваших сотрудников. С таким количеством доступных приложений для расписания работы сотрудников легко найти то, которое подходит для вашего бизнеса.

Вы, вероятно, уже знаете, каковы ваши болевые точки при планировании, но если вы этого не знаете, найдите время, чтобы составить их карту. Для вас важнее всего запланировать встречи так, чтобы на них присутствовали все? Отслеживание сотрудников, которые работают в разные смены?

Найдите приложение, которое лучше всего соответствует вашим требованиям. Если есть несколько работающих приложений, проверьте их все — некоторые из них предлагают бесплатные пробные версии.

Когда вы найдете подходящее приложение для планирования вашего бизнеса, вы сэкономите время и деньги, а также снизите стресс — как для себя, так и для своих сотрудников.

Если вы хотите утроить количество лидов, маркетинг с привлечением клиентов может быть очень эффективным методом. Это проверенная и надежная маркетинговая тактика, которая работала для продавцов в прошлом. Каков наилучший способ овладеть искусством маркетинга привлечения?

1. Расскажите о себе.

Вы должны сделать себя заметным, когда впервые начинаете свой бизнес. Вы можете завести блог и писать обзоры продуктов. Вы можете разместить рекламу в Интернете. Возможности безграничны.

2. Будь честен с собой

Ваши отзывы будут отражать вашу уверенность в качестве ваших покупок. Если вы просто пытаетесь продать им что-нибудь, они быстро это поймут. Клиенты уже создали средства для определения законности продавцов в этом мире растущего интернет-бизнеса. Делитесь только тем, что знаете о предметах; не пытайтесь произвести впечатление на клиентов информацией, которой у вас нет. Это будет очевидно, и они откажутся иметь с вами дело.

3. Знайте, что вы продаете

Когда вы что-то покупаете, вы ожидаете, что продавец хорошо разбирается в товаре. Вы ничего не купите у того, кто не может ответить на ваши вопросы. Вы должны быть экспертом, чтобы звучать как один. Вам нужно будет провести дополнительное исследование своих продуктов, чтобы знать, что говорить своим клиентам, когда они спрашивают о них.

4. Поддерживайте уровень согласованности

Клиенты запомнят вас ярче, если вы будете обращаться к ним на регулярной основе. Клиенты смогут чаще читать о ваших продуктах, если вы будете вести блог и регулярно обновлять его. Они начнут верить, что ваша компания является законной и будет заключать сделки с вами.

5. Сохраняйте непредвзятость.

Настоятельно рекомендуется, начиная свой бизнес, делиться своими идеями со своими читателями. Клиенты ценят компетентность в определенной предметной области. Всегда приветствуется, если вы делитесь своими взглядами, даже если они не полностью связаны с вашей профессией.

Внедрение привлекательного маркетинга в ваш бизнес

Теперь вы можете применять маркетинг привлечения в своем повседневном бизнесе, как только освоите его. Маркетинг с привлечением потенциальных клиентов может утроить количество потенциальных клиентов. Мы рекомендуем вам:

1. Познакомьтесь со своей аудиторией.

Прежде чем делать что-либо еще, выясните, кто ваша целевая аудитория. Вы должны четко указать, с кем вы пытаетесь связаться. Таким образом, вы будете точно знать, что им нужно, и сможете удовлетворить их потребности.

2. Будьте в курсе требований вашей целевой аудитории.

Как только вы узнаете свою аудиторию, вы сможете понять, чего они действительно хотят. Вы можете узнать о желаниях, мечтах и ​​целях клиентов, определив их.

3. Соберите свой материал.

Вы готовы разрабатывать контент, отвечающий требованиям ваших клиентов, как только вы обнаружите их профили. Этот материал должен решать проблемы ваших клиентов, чтобы вы могли повысить ценность. Вы должны предлагать полезные советы и решения, которые оценят ваши потребители.

Если вы будете следовать этим трем методам часто и последовательно, вы сможете утроить количество лидов. Всегда имейте в виду, что ключом к успешному маркетингу привлечения является знакомство с вашими клиентами и предоставление решений их проблем. Когда дело доходит до привлечения потенциальных клиентов, маркетинг привлечения будет вашим лучшим другом.

Как график работы сотрудников может повлиять на их производительность?

График сотрудника может повлиять на его производительность, определяя часы и дни, когда он может работать, и потенциально влияя на уровень его энергии и сосредоточенность в рабочее время.

Как график работы сотрудников может повлиять на командную динамику и сотрудничество?

График работы сотрудников может влиять на динамику и совместную работу команды, определяя часы и дни, в которые члены команды могут работать вместе, и потенциально влиять на способность координировать и выполнять проекты вместе.

Как график работы сотрудников влияет на удовлетворенность клиентов?

График работы сотрудников может повлиять на удовлетворенность клиентов, определяя часы и дни, когда предприятие открыто и укомплектовано персоналом, что может повлиять на возможность клиентов получать помощь в предпочитаемые часы.

Как изменения в графике работы сотрудников могут повлиять на бизнес?

Изменения в расписании сотрудников могут повлиять на бизнес, потенциально повлияв на уровень укомплектованности персоналом, затраты на оплату труда и способность удовлетворять потребности клиентов.

Как технологии, такие как программное обеспечение для планирования, могут повлиять на график сотрудников?

Технологии, такие как программное обеспечение для планирования, могут влиять на график сотрудников, упрощая процесс планирования и обеспечивая большую гибкость и контроль над вариантами планирования.

Каковы плюсы и минусы составления графиков для сотрудников?

Плюсы составления графиков для сотрудников включают улучшенную структуру и предсказуемость. Минусы включают снижение гибкости и потенциальные трудности с выполнением других обязательств.

Часто задаваемые вопросы о расписании сотрудников

Как составить график работы сотрудников?

Ниже приведены девять методов планирования сотрудников, которые помогут вам составить расписание сотрудников справедливо и удовлетворить потребности вашего бизнеса.

1. Подумайте о своих потребностях в расписании заранее. …
2. Оцените укомплектованность персоналом и доступность. …
3. Составьте список сотрудников, которым нужны дополнительные смены. …
4. Соблюдайте местные правила и нормы. …
5. Опубликуйте свое расписание заранее.

Что означает график работы сотрудников?

Сотрудника график работы включает в себя дни и часы, когда сотрудник должен находиться на работе. В зависимости от организации, а также должности рабочий график сотрудника может быть традиционным, 40 часов в неделю, с понедельника по пятницу, или он может меняться ежедневно, еженедельно или сезонно.

Каков обычный график работы?

Наиболее распространенный режим работы с полной занятостью – это вариант С 9:00 до 5:00, с понедельника по пятницу, добавляя до 40 часов в неделю. В то время как большинство графиков работы с полной занятостью обычно представляют собой одну и ту же смену каждый день, в некоторых случаях (например, в розничной торговле) смены могут варьироваться, но количество часов все равно будет составлять 35-40 часов в неделю.

Что такое график работы 5 5 4?

Он состоит из 25-дневного цикла, в котором работает каждая команда. пять последовательных 10-часовых первых сменс последующими 3 выходными днями, пять последовательных 10-часовых третьих смен, затем 4 выходных дня, пять последовательных 10-часовых вторых смен с последующими 3-дневными выходными.

Статьи по теме

1. Разделение работы на работе: преимущества и недостатки
2. Студенческие финансы: полное руководство по подаче заявления
3. Бизнес по управлению социальными сетями: как начать прибыльный бизнес в 2021 году
4. Контент-маркетинг: Best Easy Guide (+ бесплатный курс)
5. Услуги виртуального помощника: список 20 лучших в 2021 году