Как директору найти главбуха

Бухгалтерия – страшилка для любого предпринимателя. Вникать в нее не хочется никому и никогда, гораздо интереснее заниматься продуктом, продажами, продвижением, чем угодно – только не скучными отчетами и декларациями. Для этой задачи начинающие бизнесмены чаще всего нанимают дешевого аутсорсера, а те, у кого бизнес подрос – специально обученного человека, и с облегчением забывают о нудной бухгалтерии.

И вот тут многие попадаются сразу в две ловушки:

За время нашей консалтинговой практики для малого и среднего бизнеса мы повидали достаточно примеров того, чем может обернуться такая беспечность:

Пример 1. Предприниматель платит гораздо больше налогов, чем мог бы в рамках закона, и не подозревает об этом.

Свежий кейс – пару недель назад к нам обратился владелец регионального интернет-магазина с запросом на автоматизацию управленческого учета. Бизнес активно развивается, команда “горит” новыми идеями роста, и собственник решил привести в порядок финансы, чтобы контролировать ключевые показатели. Мы стали разбираться, как обстоят дела с бухгалтерией. Со слов владельца – “у нас там все под контролем, главбух опытный, работаем с ним давно”. Смотрим и выясняем, что компания платит налог с дохода, вместо разницы между доходами и расходами. Бухгалтеру так намного проще работать, и она убедила собственника, что только на «упрощенке» с базой «доходы» у них не будет проблем с налоговой. Что имеем в итоге: бухгалтер упростила себе жизнь, бухучет практически не ведется, а компании это стоит почти 5 млн рублей переплаченного налога в год, помимо собственно зарплаты этого самого бухгалтера.

Пример 2. Предприниматель фактически “сидит на пороховой бочке” до первой налоговой проверки, и не подозревает об этом.

Вариаций на эту тему – масса. Вот лишь некоторые самые распространенные случаи, которые несут серьезные налоговые риски владельцу компании (суммы которых могут исчисляться миллионами):

Информация к размышлению: по данным ИФНС, минимальная сумма налоговых доначислений в результате выездной проверки в 2017 г. составила 17 млн руб. в среднем по России и 55 млн руб. по Москве и Санкт-Петербургу.

Пример 3. Предприниматель не может привлечь инвестиции или продать бизнес из-за бардака в учёте и документах.

В нашей практике был случай, когда мы проверяли бухгалтерский учёт в небольшой сети магазинов, торгующих медицинским оборудованием. Собственник планировал выйти из бизнеса и хотел его оценить. Интересный факт: за 7 лет существования компании, руководитель ни разу не заглянул в бухгалтерскую отчетность, полностью доверяя своему главбуху. Что выяснилось в результате: данные бухучета и фактические показатели бизнеса разошлись ни много ни мало в 4 раза. По документам компания имела многомиллионные складские запасы и такие же денежные остатки в кассах, огромную дебиторку и кредиторку, которая не списывалась годами из-за отсутствия документов и профессионального подхода к работе у главбуха. Как следствие бардака в документах, у компании обнаружились огромные налоговые риски – на десятки миллионов рублей. Ни о какой приемлемой для собственника оценке компании в такой ситуации не было и речи.

К сожалению, об этих и других рисках предприниматели чаще всего задумываются уже по факту, столкнувшись с последствиями бухгалтерского непрофессионализма. Какие главные советы тут можно дать?

Первое – регулярно, желательно, раз в год проводить внешний аудит бухгалтерского и налогового учёта в своей компании.

И второе (а по значимости даже первое) – более ответственно подходить к вопросу найма главбуха. Ни многолетний опыт работы, ни хорошее резюме, ни рекомендации знакомых не гарантируют наличие реальных знаний у специалиста.

Хорошо, когда под рукой есть профессионал, который разбирается в бухучете и налогообложении и может провести грамотное интервью с кандидатом. А что делать, если нет такой возможности?

Некоторые предприниматели пробуют обращаться в кадровые агентства, но и у них чаще всего нет экспертизы для оценки профессиональных знаний бухгалтера. Некоторые скачивают первый попавшийся бухгалтерский тест из Интернета и дают его своим кандидатам. Такие бесплатные тесты опасны тем, что они скорее всего не учитывают последние изменения в законодательства, а самое главное – не заточены под специфику конкретного бизнеса.

На практике лучше всего работают два способа:

или

В чем главные преимущества тестирования:

Что выбрать – пригласить эксперта на собеседование с вашими кандидатами или заказать разработку теста – решать вам. В любом случае, расходы на оплату такой услуги окупятся с лихвой, и в будущем сохранят вам не только деньги, но и нервы.

Наталья Джораева, консультант по корпоративным финансам, сооснователь сервиса Profi-Hunter

Наша статья «а-ля авторитет» — для бухгалтеров, которых на работе в силу каких-то причин не ценят, не понимают, не спрашивают, вообще не слышат. А когда что-то случается, с удовольствием делают публичную вычитку. Знакомо?! Тогда открываем «Билль о правах бухгалтера» и начинаем избавляться от комплексов при общении с начальством: учимся защищать «честь» подразделения, ломаем стереотипы о серых мышках и нахлебницах! Если вы работаете в фирме, где директор – отец родной, а бухгалтерия – родная мама, советы не для вас – счастливой обладательницы «идеальной семьи».

Когда Билль правде рознь

Прежде чем записать себя в ряды бухгалтеров, оскорбленных судьбой и обиженных начальниками, проанализируйте свой рабочий «статус-кво». Ответьте на несколько вопросов честно и без утайки:

1. Вы знаете истинное положение дел в своей организации?
2. Предлагаете помощь коллегам из других отделов?
3. Докладываете о своих результатах лично директору?
4. Легко и быстро можете воспроизвести нужную цифру?
5. Всегда вовремя сдаете отчеты и декларации, загодя доводите тревожную информацию до руководства?
6. Умеете аргументировано защищать свою позицию, признавать ошибки?
7. Считаете свою профессию нужной и важной?

Если хотя бы на 2 вопроса ответили отрицательно, то диагноз очевиден: либо ваш профессионализм сейчас находится не в лучшей форме, либо вы сами спускаете все на тормозах, не заботясь об авторитете отдела и своем как специалиста.

Совет 1. Меняйте отношение к работе, и вам не придется скрещивать шпаги с начальником.

Директор тоже человек

Тема про глупого начальника уступает главенство в рейтинге анекдотов разве что историям про тещу. Если вы тоже любите подшучивать над руководителем, держите его «за идиота», подсовывая «сырые» цифры, не ждите к себе хорошего отношения. Но бывает и так: вы к нему и так и эдак, со словами и со сведенными цифрами, а он все равно недоволен, либо не воспринимает «вашу какую-то там бухгалтерию» всерьез и надолго. Что делать, если начальник не слышит вас? Доказывать свое право на существование. Как? Не только цифрами.

• Ищите повод для личного общения. Будьте в курсе экономических новостей компании, придумайте интересную и понятную форму внутренних отчетов, пробивайте путь к директору своим профессионализмом.
• Не используйте глаголы несовершенного вида. «Я изучала нововведения в законодательстве» звучит для менеджера как «Сегодня я пыталась занять себя с пользой». Лучше говорить о своих результатах как о свершившихся фактах: «Я сделала отчет об изменениях капитала», «вовремя сдала налоговую отчетность» и т.д.
• Не стесняйтесь произнести сакраментальную фразу: «Я второй человек в этой организации, после вас, конечно». И доказывайте: ведите учет его, директора, материальных средств, подстилайте соломки, сообщая о рисках.
• Составьте список продуктов, которые производит бухгалтерия, вычеркните бесполезную «возню», поработайте над повышением качества основных задач.

Совет 2. Берите под контроль не только первичный учет и приказ об учетной политике, контролируйте финансовую грамотность начальника и его осведомленность о важных бухгалтерских проводках.

Говорите на языке цифр

Не всегда культура организации располагает к милому и тактичному общению. Иногда чтобы добиться первичных документов от снабженцев и других отделов, приходится действовать жестче. И не всякий директор может согласиться с вашим «занудством»: «Вам, товарищ бухгалтер, платят деньги за то, чтобы считали правильно, а не требовали то, что и без вас найдется». Не спешите обижаться. Докажите руководителям, сколько, например, оборотных средств в виде замороженного НДС может потерять фирма. Не убедили? Ищите другие доказательства.

Совет 3. Веские цифровые аргументы — ваш главный конек в общении с администрацией.

Где деньги, Зин

Еще одна распространенная проблема: босс считает, что контролировать деньги должны вы. И если денег нет – виноваты тоже вы. Посчитали неправильно, налогов много заплатили. В этом случае не стоит обижаться и с пеной у рта доказывать ограниченность своего функционала. Расскажите, что такое реальные, а что такое виртуальные деньги, подготовьте таблицу, где видно, куда что утекает, и когда обещает вернуться. Не вы – значит вас. Закон офисных джунглей.

Совет 4. Не отсиживайтесь в сторонке, не ждите обвинений, будьте проактивны. Наблюдайте за манерами шефа, поймите, как и когда с ним надо разговаривать, чтобы получился диалог.

Не прозорливости ради

Почему один бухгалтер быстро становится правой рукой и главным помощником директора, а другой, как не старается, так и остается в «нахлебниках»? Да потому что надо уметь «читать» перспективу. Предугадать, как те или иные цифры отчетности скажутся на будущем организации, подсказать руководителю правильный ход, вложить в его руки нужное оружие – способность лучших из племени опытных бухов.

Совет 5. Вписывайте свои действия и бухгалтерские цифры в перспективный бизнес-план. Смотрите вперед и будьте в нужном месте чуть раньше остальных.

Имидж имиджу рознь

Не подводите директора, занимаясь «бесполезными» мелочами в виде спасения НДС на 180 рублей, особенно если в это время дебиторская задолженность будет расти. Грош цена вашим усилиям, вы не умеете расставлять приоритеты.

Совет 6. Руководителю не нужно 80% продуктов, которые производит бухгалтерия. Умейте доказать, что именно они способствуют получению результата по главным 20%.

Снежный ком

Вы загружены «по уши», а руководство «сливает» бухгалтерии новые задачки одну за другой? Что ж, и такое не редкость. Таблица с функционалом и показатели подразделения – вам в помощь. Заготовьте пример, как несвойственные функции помешают спасти прибыль.

Совет 7. Используйте выжидательную тактику. Исполните очередную «хотелку», а потом покажите, сколько времени она заняла.

Хлебом единым

Ваша сила – в цифрах. В случае с желанием получать бо´льшую зарплату – тоже. Не бойтесь подходить к директору с личным вопросом, но тщательно подготовьтесь:

1. Выждите момент, когда дела компании идут хорошо, сданы все балансы и отчеты.
2. Подготовьте положительную динамику достижений бухгалтерии.
3. Расскажите о личном вкладе.
4. Приведите аналитику роста зарплат.
5. Просите!

Совет 8. Разговор о повышении зарплаты планируйте не менее чем за полгода. Выжидайте время и собирайте фактуру в свою пользу!

Начальник еще не стал вашим лучшим другом? Не стремитесь к этому. Ровные деловые взаимоотношения всегда лучше дружеских непоняток или вражеских диверсий. Воплощайте советы в жизнь – результат не заставит себя ждать. И пусть ваши профессиональные и личные качества будут самым дорогим активом организации!

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Чтобы стать главным бухгалтером, нужно иметь пятилетний опыт работы и высшее образование — это требование профстандарта «Бухгалтер». Но не все компании применяют профстандарт, и на практике стать главным бухгалтером можно быстрее.

Самое главное — не то, сколько лет отработал бухгалтер, а обладает ли он достаточными профессиональными навыками и личными качествами. Например, если все 5 лет вести участок по расчетам с сотрудниками, главным бухгалтером не стать.

1. Наращивайте профессиональные навыки

Изучите, каких профессиональных навыков вам не хватает для повышения до главного бухгалтера.

Наличие теоретических и практических навыков — это обязательный минимум для того, чтобы вашу кандидатуру рассмотрели на должность.

Перед тем как начать осваивать обязанности главбуха, пройдитесь по списку необходимых навыков. Найдите обязанности, которые еще не пробовали выполнять.

• Совет: скачайте чек-лист в конце статьи в разделе «Шпаргалка» — подготовили по профстандарту «Бухгалтер» и вакансиям, опубликованным на HeadHunter. В чек-листе отмечайте галочками обязанности, которые вы уже освоили, и те, которые хотите освоить.

План действий

Начните со своей текущей работы:

Ситуация 1: вы пока не полностью освоили текущие обязанности — тогда добавлять новые не стоит. Сосредоточьтесь на текущей работе и досконально освойте каждую обязанность — это пригодится в дальнейшем. Параллельно подтягивайте теоретические знания:

• например, если вы никогда не составляли налоговую отчетность, можно пройти дополнительное обучение на онлайн-курсе «Отчетность, налоговый учет и налоговое планирование при ОСНО. Повышение квалификации по профстандарту «Бухгалтер» (коды В, С, D)». Ведь формы и правила учета постоянно меняются, плюс, актуальные теоретические знания помогут ускорить работу на практике. После обучения вы получите удостоверение о повышении квалификации (152 ак. часа).

Ситуация 2: вы хорошо освоили текущие обязанности — можно переходить на новый участок работы. Посмотрите вакансии в своей компании:

• Если есть открытая вакансия по участку, с которым еще не работали, попробуйте перейти на него. Как поговорить с руководителем, смотрите в пункте 3.
• Если открытых вакансий нет, задумайтесь о смене места работы.

Когда работа не привязана к конкретному участку бухучета, то освоить все навыки бухгалтера проще:

• например, можно отдавать коллегам работу по тем участкам, по которым уже есть опыт, и браться за новые задачи. Так постепенно вы заполните все теоретические и практические пробелы.

Помимо знаний бухгалтерского и налогового учета у главбуха должны быть и менеджерские навыки. Ведь главбух может работать как один, так и со штатом бухгалтеров. В последнем случае главбух должен уметь организовывать работу сотрудников, распределять обязанности между ними, контролировать их выполнение. Также главбух, как руководитель отдела, должен продумывать систему мотивации работников, возможности роста их квалификаций. Чтобы справиться с такими задачами, бухгалтер может заранее пройти курсы по управлению и обучению персонала.

2. Развивайте личные качества

Главный бухгалтер — это руководящая должность, поэтому личные качества ценят не меньше, чем профессиональные. 

На практике случается, что руководители берут в качестве главных бухгалтеров людей, которым не хватает практических навыков, но при этом кандидат соответствует на должность по личным характеристикам.

Основная задача руководителя — принимать решения:

• когда вы просто бухгалтер или заместитель главбуха, вы всегда можете обратиться к руководителю, чтобы решить вопрос;
• если главбух вы сами, то за решением сложных и самых каверзных вопросов обратятся к вам. Тогда придется не просто найти решение, но и нести ответственность за него. Например, если неправильно определить ставку НДС или ошибиться в документах, на проверке налоговики могут взыскать с компании доначисленный налог. Все вопросы как с налоговиками, так и с генеральным директором, который не будет рад неожиданным тратам, придется решать главбуху.

Понимая риски работы главбуха, частой проблемой, с которой сталкиваются бухгалтеры, становится страх перед ответственностью. Дело в том, что главный бухгалтер несет не только материальную и дисциплинарную, но и субсидиарную ответственность. В судебной практике есть случаи, когда с главных бухгалтеров взимали личное имущество за долги компании.

• Не стоит слепо бояться, изучите гражданский, трудовой, налоговый, уголовный кодексы, КоАП и судебную практику. Будете точно знать, какие действия приведут к санкциям, а какие безопасны. Скачайте шпаргалку в конце статьи «Как стать главным бухгалтером» — из нее вы подробнее узнаете про виды ответственности, а также про основные задачи, функции, требования к главным бухгалтерам.

Теперь, когда прочерчена зона ответственности, рассмотрим, какие личные качества нужно воспитывать в себе как в будущем руководителе. Свои рекомендации дала психолог Ольга Пархомец.

Какими качествами должен обладать руководитель

«Внутренняя уверенность и умение нести ответственность за свои решения. Выпишите в блокнот свои страхи и методично прорабатывайте каждый из них — с какими-то можно разобраться самостоятельно, с какими-то с помощью коуча или психолога.

Здоровые личные границы. Научитесь говорить «Нет». Проявляйте уважение к другим и пресекайте неуважение к себе. Не позволяйте собой манипулировать ни руководству, ни подчиненным.

Способность ставить ясные и достижимые цели. Например, достигать цели поможет система SMART, которая позволяет обобщить всю информацию, установить сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить всем участникам процесса ясные, точные, конкретные задачи. Наряду с целеполаганием идет тайм-менеджмент. Научитесь сначала организовывать свое время, тогда будет проще контролировать и подчиненных. Для эффективного тайм-менеджмента выберите удобное приложение.

Умение справляться со стрессом и усталостью. Найдите занятие, которое будет восстанавливать энергию и восполнять силы. Для одних это занятия спортом, для других — путешествия, для третьих — дыхательная гимнастика, медитации, упражнения на концентрацию внимания. Кроме того, научитесь расслабляться, попробуйте наладить режим питания, сна и бодрствования.

Коммуникативные навыки. Руководитель должен уметь слушать, публично выступать, разрешать конфликты. Ведь потребуется не только уметь принять на работу, но и корректно уволить. Прокачать эти навыки можно с помощью упражнений, тренингов, курсов».

3. Займите позицию перед руководителем

Руководители ценят мотивированных работников. Если бухгалтер скажет, что хочет повышения и спросит, что нужно для этого сделать, руководитель отметит заинтересованность работника. Перед разговором с руководителем бухгалтеру нужно подготовиться. Сначала сделайте для продвижения то, что зависит от вас:

• полностью освойте текущие обязанности и составьте список навыков, которые предстоит практиковать;
• подкрепите теоретические знания.

Заранее просмотрите открытые в компании вакансии и продумайте варианты дальнейшей работы. Когда бухгалтер будет готов сменить участок работы, можно рассказать руководителю про свои планы на повышение и обсудить открытые вакансии. Чтобы продемонстрировать серьезность своих намерений, можно рассказать про уже проделанные действия.

Если подходящих вакансий нет, возможно, руководитель предложит другое решение для роста. Как правило, заинтересованных и способных работников никто отпускать не хочет, поэтому руководитель постарается помочь в продвижении. Даже если сразу ничего не решится, руководитель обратит внимание на желания и ваши действия и предложит повышение, когда будут открытые вакансии.

4. Станьте авторитетом для коллег

В компаниях зачастую есть негласные лидеры. Вычислить такого сотрудника просто — это тот человек, к кому обращаются за помощью, если не хотят втягивать в решение вопроса руководство. Таких сотрудников выделяют не только их коллеги, но и руководители. Как правило, этих работников отличают за навыки, знания не только самого бухучета, но и тонкостей учета и работы самой компании, умение решать проблемы.

Для бухгалтера, который хочет повышения, негласный лидер — главный конкурент. Учитесь у таких коллег, наблюдайте, что их отличает от остальных сотрудников, и перенимайте эти качества.

Как стать авторитетом для коллег

Комментирует психолог Ольга Пархомец.

Соблюдайте этикет. Вежливость и корректность помогают устанавливать прочные социальные связи.

Избегайте лишней болтовни. Не участвуйте в сплетнях, говорите только по делу — это придаст экспертность и заставит окружающих прислушиваться к вашим словам.

Позвольте другим почувствовать свою ценность и значимость. Запоминайте имена, события из жизни коллег, проявляйте искренний интерес, не стесняйтесь ободрить или предложить свою поддержку тому, кто оказался в сложной ситуации.

5. Следите за трендами

Налоговые и бухгалтерские законодательные изменения — это то, за чем следит каждый бухгалтер, ведь эти изменения обязательные. Но есть новшества, на которые главбухи не сразу обращают внимание. Например, новые программы, технологии. Из-за того что за трендами следят не все главбухи, в одних компаниях уже полностью автоматизирован документооборот, а в других бухгалтеры до сих пор вводят «первичку» вручную.

Задача бухгалтера — найти слабое место компании и улучшить его. Тогда на работу бухгалтера обратит внимание не только главбух, но и руководитель компании.

Чтобы быть в курсе трендов, бухгалтер может изучать, как ведут бухгалтерский учет топовые компании. Также полезную информацию можно найти:

• на форумах, онлайн-конференциях и на вебинарах для бухгалтеров;
• у знакомых коллег — могут рассказать, какими способами ведут учет в их компаниях;
• в зарубежных СМИ.

Если бухгалтер нашел способ оптимизировать работу отдела, следует составить план по реализации идеи и представить его руководителю.

Истории роста главных бухгалтеров

• Наталья. Я начинала работу как бухгалтер в единственном числе в стартапе. Через несколько лет компания подросла и в штат взяли еще одного бухгалтера, а меня повысили до главбуха.
• Амелия. Переломным моментом в моей карьере стало то, что я решила автоматизировать участок работы. Представила финансовому директору план, согласовала расходы на программиста, составила ТЗ, проверила работу, внедрила ее. После этого мне предложили повышение: через год работы бухгалтером я стала заместителем главного бухгалтера по рознице. Мне доверили 5 сотрудников и 100 офисов продаж, принадлежащих двум туристическим компаниям.
• Константин. У меня традиционный путь к успеху. Я проработал бухгалтером в строительной компании в течение трех лет, хорошо ознакомился с учетом в данной отрасли, дополнительно прошел курсы по представлению и составлению бухгалтерской и налоговой отчетности. Когда уволился главный бухгалтер, мне предложили занять его место.
• Владимир. У меня нет высшего образования, но благодаря самостоятельному обучению я смог стать бухгалтером. Проработал 6 лет в торговой компании и вырос от бухгалтера до заместителя главбуха. Затем уволился и нашел новую работу главным бухгалтером в крупной торговой компании.
• Жанна. Я работала бухгалтером 2 года в международной фирме. Мне очень хотелось повышения, но никак не удавалось его получить. Я решила пройти обучение в ACCA и освоить учет по МСФО. Было сложно совмещать обучение и работу. Но руководитель знал, что я прохожу это обучение, и поддерживал меня. После успешной сдачи экзаменов меня повысили, как только появилась подходящая вакансия.