Как эффективно составить график

Составление эффективного графика работы поможет вам добиться большей продуктивности и сократить время на выполнение задач. Однако, не всегда легко разобраться, как лучше распределить свои рабочие часы между разными проектами и задачами.

В этой статье вы узнаете, какие инструменты и стратегии могут помочь вам составить эффективный еженедельный график работы. Мы рассмотрим какие принципы следует учитывать при составлении графика, какие ошибки нужно избегать и какие лучшие практики помогут вам быть более продуктивным.

Независимо от того, являетесь ли вы свободным сотрудником или работаете в большой компании, эффективное планирование вашего рабочего времени может повысить вашу производительность и оптимизировать ваш рабочий процесс. Чтобы максимизировать свое время и достичь своих профессиональных и личных целей, ознакомьтесь с нашими экспертными советами и начните создавать эффективный график работы еще сегодня!

Анализ вашей рабочей недели

Оцените свою рабочую неделю и найдите способы ее улучшения. Определите, сколько времени вы тратите на каждую задачу, выявите свои основные приоритеты и прерывания.

Важно также учитывать ваше личное время: сколько вы спите, какое время посвящаете семье и хобби. Это поможет сбалансировать рабочую неделю и избежать чрезмерной усталости.

Рассмотрите свой график работы и найдите возможности для оптимизации. Это может включать точное планирование времени, внедрение стратегий управления временем и уменьшение количества отвлекающих факторов.

• Важно не перегружать свою рабочую неделю и быть реалистичными в отношении своих сроков
• Помните, что основными приоритетами должны быть более важные и срочные задачи
• Избегайте неэффективных привычек, таких как переключение между задачами или потеря времени на социальных сетях

В конце рабочей недели проведите анализ своего графика и оцените его эффективность.

Преимущества	Недостатки
Улучшение продуктивности	Перегруженность и усталость
Повышение эффективности	Неспособность справиться со сроками
Нахождение времени на личные занятия и хобби	Отвлекающие факторы и прерывания

Составление эффективного графика работы — это постоянный процесс, который требует постоянного анализа и оптимизации.

Установление приоритетов задач

Успех в составлении эффективного еженедельного графика работы зависит от умения устанавливать приоритеты задач. Не все задачи одинаково важны и срочны, поэтому для достижения определенной цели следует определить, какие задачи являются первостепенными и на чем следует сосредоточиться.

Определение приоритетов задач – это процесс, который помогает выявить задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Этот процесс может основываться на критериях, таких как важность, срочность, ресурсы, бюджет и другие факторы, которые могут влиять на выполнение задач.

Один из способов установления приоритетов – это создание списка задач, оценивая каждую задачу на основе ее важности и срочности. Задачи могут быть классифицированы по группам, например, «срочные и важные», «срочные, но не важные», «важные, но не срочные» и «не срочные и не важные». Оценка каждой задачи поможет определить, на какие задачи следует сосредоточиться в первую очередь.

Установление приоритетов задач помогает не только достигнуть целей, но и увеличить эффективность работы в целом. Создавая еженедельный график работы на основе приоритетов задач, вы оптимизируете распределение ресурсов, улучшаете планирование времени и повышаете эффективность работы.

Распределение времени на задачи

Определение приоритетов и правильное распределение времени на задачи — один из важнейших компонентов эффективной работы. Для начала необходимо сделать список задач на неделю, после чего определить сроки выполнения каждой из них.

При расстановке приоритетов следует учитывать важность и срочность каждой задачи. Не следует зацикливаться на небольших задачах, которые можно выполнить за несколько минут, не забывайте о больших задачах, которые требуют многодневного исполнения.

Для более эффективного распределения времени на задачи можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Данная матрица позволяет расставить задачи по четырем категориям: важные и срочные, важные и несрочные, не важные и срочные, не важные и несрочные.

• Важные и срочные задачи должны быть выполнены первыми, так как они требуют срочного решения.
• Важные и несрочные задачи следует выполнять после выполнения срочных. Не следует откладывать их на длительное время, так как они также важны для успешной работы.
• Не важные и срочные задачи могут быть делегированы другим людям или перенесены на позднее время.
• Не важные и несрочные задачи могут быть отложены на неопределенный срок или вовсе исключены из списка задач.

Не забывайте об организации рабочего времени и перерывах. Работа без перерывов может привести к усталости и снижению производительности. Необходимо делать небольшие перерывы между задачами и полноценный обеденный перерыв для восстановления сил.

Добавление в график работы пункта по улучшению производительности

Один из важных аспектов создания эффективного графика работы — это не только планирование и выполнение текущих задач, но и работа над повышением своих производительных навыков. Для этого необходимо включить в еженедельный график работы отдельный пункт по улучшению производительности.

Этот пункт может содержать различные активности, например, изучение новых технологий и методик работы, тренировку навыков управления временем, а также повышение концентрации и мотивации. Необходимо поставить конкретную цель и составить план действий на неделю.

• Изучение новых технологий и методик работы. В рамках этой задачи можно выделить 1-2 статьи для чтения или онлайн-курс, связанный с твоей областью работы. Не забывай фиксировать время, которое ты тратишь на эту задачу в графике работы.
• Тренировка навыков управления временем. Попробуй использовать разные методики планирования времени — от Техники Помодоро до Матрицы Эйзенхауэра. Отметь время, которое ты выделяешь на каждую методику в графике.
• Повышение концентрации и мотивации. Эта задача может включать тренировку медитации или просто приобретение новых знаний об увеличении концентрации. Запиши в график, какое время ты тратишь на эту задачу, и какие прогрессы ты замечаешь.

Не забывай, что все задачи должны быть спланированы на неделю. Если ты заинтересован в получении большего количества информации о том, как составить эффективный еженедельный график работы, то обязательно обратись к источникам, которые мы рекомендуем на нашем сайте!

Планирование отдыха и развлечений

Определите свои приоритеты

Прежде чем планировать свой отдых и развлечения, определитесь, что вам действительно важно. Это может быть спорт, культурные мероприятия или просто время со своими близкими.

Составьте список того, что вы хотите делать, и устраните все, что не относится к вашим приоритетам. Это поможет вам сосредоточиться на ключевых вещах.

Забронируйте время в своем графике

Добавьте в свой еженедельный график работы время для развлечений и отдыха. Это может быть краткосрочное отвлечение или длительный перерыв на выходные.

Ищите новые возможности

Не ограничивайтесь только тем, что уже знаете и любите. Попробуйте что-то новое, посетите новое место или займитесь новым видом спорта.

Составьте план на основе своих интересов и расписание на неделю. Учтите, что разнообразие важно для сохранения интереса к развлечениям.

Не забывайте о важности отдыха

Не забывайте, что отдых и время для себя важны для поддержания эффективности в работе и лучшего здоровья.

Помните, что ваше здоровье — это ваш приоритет, поэтому уделите время отдыху и развлечениям, чтобы поддерживать баланс в жизни.

Вопрос-ответ

Как выбрать оптимальный день для планирования еженедельного графика?

Оптимальный день для планирования еженедельного графика — это последний рабочий день недели. На этот день обычно приходит понимание, сколько задач удалось закончить на этой неделе и что необходимо сделать в следующей, чтобы достичь поставленных целей.

Как определить приоритет задач в еженедельном графике работы?

Для определения приоритета задач в еженедельном графике работы необходимо оценить важность каждой задачи в контексте общей цели и срочность ее выполнения. Задачи, которые оказывают наибольшее влияние на результат, должны быть выполнены в первую очередь.

Как учесть время на неожиданные задачи в еженедельном графике работы?

Необходимо учесть возможность возникновения неожиданных задач в еженедельном графике работы, предоставив некоторый запас времени для их выполнения. Рекомендуется выделить 10-20% рабочего времени, чтобы иметь возможность быстро реагировать на изменения приоритетов.

Как организовать перерывы в еженедельном графике работы?

Перерывы необходимы для поддержания продуктивности в течение рабочего дня. Рекомендуется делать короткие перерывы каждые 45-60 минут, чтобы предотвратить перенапряжение и сохранить концентрацию в течение всего дня. Также необходимо учитывать время на обед и занятие физическими упражнениями, чтобы улучшить здоровье и настроение.

Как осуществлять контроль выполнения задач в еженедельном графике работы?

Контроль выполнения задач в еженедельном графике работы можно осуществлять, используя техники визуализации. Например, каждое выполненное задание можно отмечать в графике цветом, чтобы было видно, как много задач уже выполнено. Также можно использовать приложения для отслеживания рабочего времени, чтобы видеть, сколько времени потрачено на каждую задачу.

1. Начните с плана

Специалисты рекомендуют в конце рабочего дня обязательно составлять план на следующий. Можно делать это от руки в ежедневнике или используя приложения. Главное — точно знать, какие задачи нужно выполнить за день.

«Для эффективного планирования советую выполнить такие действия:
1. Определите, во сколько вам комфортнее просыпаться и ложиться спать.
2. Посчитайте, сколько времени нужно на завтрак и утренние процедуры.
3. Решите, во сколько вы приступите к работе. Посчитайте продолжительность рабочего дня и добавьте короткие перерывы. После одного часа работы можно сделать перерыв на 10–15 минут.
4. Запланируйте долгий перерыв на обед — 45–60 минут.
5. Рассчитайте, сколько времени уйдёт на ту или иную задачу. А затем включите все задачи в расписание, учитывая время на перерывы и на личные дела».

Если вы работаете не из дома, не забудьте добавить к расчётам время на дорогу.

2. Используйте приложения

Современные приложения для планирования могут с лёгкостью заменить личного ассистента. Вот несколько популярных вариантов.

Google Календарь

Одно из самых простых и доступных приложений. Есть версия как для компьютера, так и для телефона. С помощью Google Календаря можно:

• планировать задачи на день, неделю, месяц и даже год;
• ставить напоминания;
• создавать несколько календарей под разные цели — работу, занятия спортом, дни рождения и т.д.;
• назначать и проводить онлайн-встречи;
• создавать расписания с совместным доступом, что очень удобно при работе в команде.

ЛидерТаск

Есть бесплатная и платная версии. Доступно для использования на десктопе и в телефоне. С помощью приложения можно:

• записывать планируемые дела;
• разбивать крупные задачи на более мелкие;
• прикреплять вложения;
• расставлять приоритеты в выполнении дел, отмечая их разными цветами;
• настраивать уведомления;
• создавать чек-листы.

TickTick

С его помощью вы можете:

• составить расписание на день, неделю или месяц;
• выделить наиболее важные дела;
• создать списки, задачи и чек-листы;
• установить сроки и дедлайны;
• настроить напоминания;
• прикрепить файлы;
• включить таймер, чтобы чередовать периоды работы и отдыха.

Приложение отличается интуитивно понятным интерфейсом. TickTick можно установить на телефон или работать в нём в браузере.

3. Выстройте границы

Чётко разграничьте рабочее и личное время. Невозможно быть на связи 24/7 без последствий для здоровья и отношений с близкими.

Определите личный график работы и сообщите о нём клиентам и партнёрам. Помните: клиентоориентированность не означает, что вы обязаны отвечать на сообщение или звонок в час ночи.

«Я советую работать по графику. Мне и самой это нравится, и мои партнёры об этом знают. Вечер лучше освобождать для себя и своих близких. И не забывать устраивать выходной, чтобы соскучиться по работе, иначе пропадает желание вообще что-либо делать».

Научитесь говорить нет. Не бойтесь отказываться от новых заказчиков, если вы чувствуете, что ваш рабочий день трещит по швам. Не берите срочную работу на выходные. Конечно, бывают форс-мажоры. Но следите за тем, чтобы они были исключением, а не правилом.

4. Займитесь спортом

Физическая активность помогает оставаться бодрым в течение всего дня. Выберите время, когда вам удобно заниматься фитнесом, и делайте это регулярно. Это может быть утренняя зарядка, бег, езда на велосипеде, занятия в зале на тренажёрах или аэробика дома. Главное — держать мышцы в тонусе.

«Я считаю, что физические нагрузки помогают оставаться эффективным и не выгорать. Это необязательно должен быть серьёзный профессиональный спорт. Достаточно будет даже небольших упражнений или ходьбы. Главное — делать это каждый день».

Теоретически эффективное планирование сотрудников простое: создавайте идеальные графики работы, чтобы у вас никогда не было переизбытка или нехватки персонала. К счастью, есть и положительные новости. В этом посте вы узнаете, каковы ключи к эффективному планированию, а также как эффективно планировать сотрудников с помощью простых шагов в программном обеспечении для планирования. Рассмотрите ключи к эффективному планированию вашей работы, которые станут основой для составления плана. Кроме того, мы также изучаем график работы сотрудников.

Основы эффективного планирования работы сотрудников

Создание эффективного графика работы сотрудников требует тщательного баланса между персоналом и потребностями компании. Моральный дух и производительность сотрудников пострадают, если, например, вы сосредоточитесь исключительно на потребностях бизнеса, таких как сочетание правильных смен, не принимая во внимание, что некоторым сотрудникам не понравится конкретная смена.

№1. Требования к сотрудникам

Требования к графику работы ваших сотрудников могут различаться в зависимости от их должности. Им требуется предварительное уведомление, чтобы управлять своей жизнью. Постоянные уведомления об изменениях в последнюю минуту приведут к обиде и неудовлетворенности.

Имея изменения, которые соответствуют их графику работы. Ночная смена, например, вряд ли подойдет сотруднику с семьей. С другой стороны, кто-то, кто не женат или недавно закончил колледж, может быть более доволен этой сменной формой.

Знание того, что влечет за собой их работа, чтобы они знали, что от них ожидается. Возможность самостоятельно управлять запросами на отгулы, что позволяет им легко делать с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

№ 2. Предпосылки для бизнеса

Потребности вашей компании в планировании могут различаться в зависимости от отделов, в которых вы работаете. К ним относятся:

Лучшее сочетание смен для вашего бизнеса. Некоторые типы смен больше подходят для вашей компании, чем другие. Например, для 24-часовой работы хорошо подходят ротационные смены. Установленные графики работы, с другой стороны, подходят для компаний, которые в основном нанимают карьерных сотрудников.

Стремление к эффективному графику работы гарантирует, что у вас всегда будет необходимое количество персонала на работе. Это поможет вам контролировать расходы на рабочую силу.

Возможность более эффективно справляться с текучестью кадров, что особенно важно, если у вас есть ресторан, где текучесть кадров общеизвестно высока. Наличие доступа к программному обеспечению для планирования, которое легко интегрируется с вашей POS-системой, чтобы сократить время, затрачиваемое на создание и управление рабочими графиками.

Как эффективно планировать сотрудников

Теперь, когда вы понимаете важность интеграции потребностей компании и персонала в свои рабочие графики, давайте рассмотрим четкий 9-шаговый метод эффективного планирования сотрудников (примеры включены). Планирование ресурсов настенной диаграммы может быть полезным инструментом для проверки

Шаг 1: Определите свои стандарты производительности труда

Это двухэтапная процедура:

Определите, какой объем работы требует от работника выполнение конкретной работы за заданное количество часов. В зависимости от отрасли «сколько работы» можно рассчитать несколькими способами. Например, если у вас есть ресторан, вы можете отслеживать, сколько накрытий и сервировок официант выполняет за определенное время. Повторите этот этап для каждой должности в вашем бизнесе.

Укажите обязанности каждой должности. Опять же, в зависимости от вашей компании, эти задачи будут различаться. Продолжая пример с рестораном, кухонный персонал будет нести ответственность за приготовление еды, приготовление еды для клиентов и уборку своих рабочих мест в конце смены.

Шаг 2: Нарисуйте график текущих уровней активности.

Если вы уловили ожидания, связанные с производительностью труда, пришло время оценить текущий уровень активности — насколько вы заняты в определенные дни и в определенное время дня.

Этот отчет поможет вам определить правильное количество сотрудников, которых нужно запланировать в рабочее время. Хотя у вас может возникнуть соблазн принимать решения о найме на основе интуиции (в конце концов, вы знаете свою компанию лучше, чем кто-либо другой), не поддавайтесь искушению. Ваши инстинкты могут быть неверными, что приводит к неидеальному графику, из-за которого вы перегружены или недоукомплектованы персоналом.

Более эффективной стратегией является анализ рыночных данных из отчетов о доходах и трудозатратах для консультирования по процессу планирования работы. Например, отчеты о продажах сообщат рестораторам, сколько обложек они делают в определенные дни, какие периоды самые загруженные и какие месяцы более загружены, чем другие. Эти данные помогут определить конкретные смены, которым требуется больше работников, и наоборот.

Шаг 3: Прогнозирование будущих уровней активности

Прогнозируйте будущие уровни активности, используя текущие уровни активности. Рассмотрите циклы продаж на ежедневной, ежемесячной, квартальной и годовой основе. Если ваши данные показывают, что определенное время дня или года постоянно более занято, чем другие, вы можете с некоторой уверенностью предсказать, что эта модель будет повторяться, и планировать соответственно.

Вы также можете проверить это, если вам нужно построить график управления временем вашего сотрудника, и даже если вы хотите планируйте свою работу.

Шаг 4: Рассчитайте точное количество необходимых сотрудников

Опять же, не поддавайтесь желанию следовать своему внутреннему чутью и попытаться выяснить, сколько людей вам понадобится. Вычтите количество клиентов из производственных норм. Например, если вы управляете рестораном, который в среднем обслуживает 150 человек по вторникам, а официант может обслуживать 30 человек за 8-часовую смену, вам, вероятно, потребуется 5 серверов.

Важно помнить, что одни сотрудники более продуктивны, чем другие. Хотя вы не хотите перегружать этих сотрудников, вы можете планировать меньшее количество людей, когда они в смену. Наконец, используйте свою интуицию, чтобы перепроверить результаты и внести последние коррективы, которые кажутся правильными.

Шаг 5. Рассмотрите требования к персоналу (и другие соображения)

Следующий шаг — найти баланс между потребностью в эффективном графике работы и потребностями сотрудников. Это означает, что вы должны убедиться, что вы:

• Изменения в графике работы должны быть доведены до сведения сотрудников заранее.
• Сопоставьте смены с соответствующим персоналом.
• Выделите разумное количество смен на одного работника.
• Чтобы избежать недоразумений, четко опишите функции.
• Упростите для рабочих смену смены.
• Разрешить работникам обрабатывать свои собственные запросы на отгулы.

Не забывайте планировать прогулы и смены смен в последнюю минуту. Наконец, либо тесно сотрудничайте со своим отделом кадров, чтобы убедиться, что вы не нарушаете никаких трудовых норм, либо изучите правила в вашем регионе, чтобы убедиться, что вы их соблюдаете.

Шаг 6: Определитесь с методом планирования смен

Настало время составить график работы для ваших сотрудников. Существует три метода составления расписания: ручка и бумага, электронные таблицы Google или Excel и программное обеспечение для планирования сотрудников. Чтобы выбрать лучший метод для вашей компании, взвесьте преимущества и недостатки каждого из них:

Составление расписания на доске объявлений с ручкой и бумагой — самый экономичный, но и самый трудоемкий метод.

Программное обеспечение для планирования сотрудников является самым дорогим, но оно экономит ваше время при составлении и поддержании графиков, не говоря уже о деньгах в долгосрочной перспективе.

Excel, хотя и более сложный, чем ручка и бумага, по-прежнему требует затрат времени на составление расписаний и не позволяет вам автоматизировать процесс планирования, как это делает программное обеспечение.

Если вы являетесь владельцем ресторана, который использует или намеревается использовать Excel для планирования сотрудников, пример того, как планировать сотрудников с помощью шаблона расписания смены сотрудников ресторана, приведен ниже.

Пример создания графика смены ресторана

Чтобы составить расписание ресторана в Excel, выполните следующие шесть шагов:

А) Получите свой шаблон Excel

Модели Microsoft Excel доступны для создания рабочих графиков, но они часто являются общими и не предназначены для ресторанов. К счастью, если у вас есть ресторан, вы можете загрузить тот, который соответствует вашим потребностям:

Получить шаблон

Б) Откройте электронную таблицу Excel.

C) Определите день, когда вы хотите начать свое расписание.

D) Введите имена сотрудников.

Введите его имя в ячейку с надписью «Сотрудник 1». Проделайте то же самое с остальными сотрудниками.

Удалите ненужные строки и добавьте нужные. Просто щелкните правой кнопкой мыши соответствующую ячейку и выберите «Удалить» или «Вставить».

E) Пересмотр смен и функций

В нижней части таблицы щелкните вкладку «Смены».

Затем вставьте смену или роль:

При изменении времени начала и окончания смены столбец смены автоматически обновляется. Внести дополнительные изменения после первого (с 9:5 до 9:5) и перед финальным (с 7:XNUMX до XNUMX:XNUMX) (с XNUMX:XNUMX до BD — снижение деловой активности)

Включить новую роль после первого и перед последним элементом в списке ролей.

Е) Составьте график работы.

Перейдите в таблицу «Расписание». Выберите ячейку рядом с именем сотрудника (под определенный день). Выберите подходящую позицию и измените. Помните, что в каждой ячейке есть два раскрывающихся меню: одно для ролей и одно для изменений.

Изменить:

Моя роль следующая:

Повторите эту процедуру для всех сотрудников за несколько дней до того, как вы закончите. Вы также можете дополнительно настроить свое расписание, введя «название заведения» и «неделя».

Когда вы закончите, нажмите «сохранить как», дайте вашему расписанию имя и сохраните его в удобном месте. Если вы вносите коррективы в расписание от одной недели к другой, сохраните лист Excel с новым именем файла (рассмотрите возможность назвать его по дате).

Шаг 7: При необходимости получите одобрение высшего руководства.

Утверждение высшего руководства может потребоваться, а может и не потребоваться. В любом случае убедитесь, что расписание тщательно изучено с учетом таких факторов, как стоимость рабочей силы, требования сотрудников и требования компании. Внесите необходимые изменения.

Шаг 8. Сделайте расписание доступным для сотрудников

Как только вы будете удовлетворены окончательным графиком, раздайте его своим сотрудникам, чтобы они знали, когда они работают, что от них ожидается и как оставаться подотчетными. Если вы используете Excel, вы можете отправить его по электронной почте или сделать его доступным через облако.

Если вы используете доски объявлений или виртуальные доски, уведомите сотрудников, когда новое расписание будет готово, и напомните им, чтобы они часто проверяли его на наличие изменений. Вы также можете проводить ежедневные встречи для обсуждения изменений в расписании.

Если вы используете программное обеспечение для планирования, опубликуйте расписание на платформе, и сотрудники получат мгновенное уведомление на свои мобильные устройства о новом расписании, а также о любых будущих изменениях. Из-за этого процесса доставки будет меньше личных встреч и меньше отзывов менеджеров.

Шаг 9. Регулярно пересматривайте свое расписание и процесс

Ваша работа не заканчивается, пока вы не выстроите свой график. Вы должны регулярно просматривать расписание и процессы планирования, чтобы выявлять проблемы и находить пути улучшения.

Что такое удаленная работа?

Удаленная работа — это тип гибкого рабочего графика, при котором сотрудник работает удаленно, например, из дома, вместо того, чтобы приходить в офис.

Каковы преимущества дистанционного общения?

Удаленная работа может дать несколько преимуществ, в том числе более гибкий график, сокращение времени и расходов на поездки на работу и лучший баланс между работой и личной жизнью.

Могу ли я запросить удаленную работу?

Да, вы можете подать заявку на удаленную работу. Однако в конечном итоге это зависит от политики вашей компании и характера вашей работы.

Что такое неполный рабочий день?

График работы неполный рабочий день — это график, который предполагает работу меньше часов, чем график работы полный рабочий день. График работы неполный рабочий день может варьироваться, но обычно предполагает работу от 20 до 30 часов в неделю.

Каковы преимущества графика неполного рабочего дня?

Графики неполного рабочего дня могут дать несколько преимуществ, в том числе более гибкий график, снижение стресса, связанного с работой, и возможность совмещать работу и личные обязанности.

Могу ли я запросить неполный рабочий день?

Да, вы можете запросить неполный рабочий день. Однако в конечном итоге это зависит от политики вашей компании и доступности ваших коллег.

Заключение

Составление графика работы сотрудников может быть трудной задачей, которая никогда не заканчивается. Вы должны иметь дело с выбором лучших форм смены для вашей компании, а также с обработкой требований сотрудников в отношении отгулов и даже корректировок смены в последнюю минуту.

К счастью, планирование сотрудников не должно быть сложным, если вы интегрируете потребности сотрудников и компании в свои графики и примете план из девяти шагов для мастерского планирования.

Если, несмотря на выполнение всего вышеперечисленного, рабочий график по-прежнему занимает много времени, и вы тратите время на составление, управление и распространение графиков, возможно, пришло время скорректировать ваш процесс или найти новую систему планирования.

Почему важно иметь рабочий график?

Обеспечивает структуру.

Это гарантирует, что вы выполните свои обязанности в отведенное время. Конечно. Будут времена, когда вы закончите раньше или вам придется работать сверхурочно. Но стабильный график работы способствует людей, чтобы они выполняли свою работу эффективно и результативно

Как составить график работы?

6 шагов к успешному расписанию

1. Шаг 1: Определите запланированные действия. …
2. Шаг 2: Последовательность действий. …
3. Шаг 3: Оцените ресурсы, необходимые для деятельности. …
4. Шаг 4: Оценка продолжительности каждого из действий. …
5. Шаг 5: Разработка расписания. …
6. Шаг 6: Мониторинг и контроль расписания.

Какие бывают виды графика работы?

10 примеров графиков работы сотрудников

• График работы полный рабочий день. …
• График неполного рабочего дня. …
• Фиксированные графики. …
• Гибкие графики. …
• График смены смены. …
• Разделение графиков смен. …
• График работы по вызову. …
• Сезонные расписания.

Сколько существует типов расписаний?

Наблюдения и советы этой статьи мы подготовили на основании опыта команды три типа расписания известны как расписание мощностей, планирование ресурсов и расписание обслуживания. В некотором смысле они пересекаются в том, что они могут делать, и для некоторых приложений будет работать более одного.

Статьи по теме

1. График работы сотрудников: типы и 5 лучших приложений для графика работы сотрудников
2. Бизнес по управлению социальными сетями: как начать прибыльный бизнес в 202 году3
3. Контент-маркетинг: Best Easy Guide (+ бесплатный курс)
4. Услуги виртуального помощника: список 20 лучших в 202 году3
5. Как провести конференцию на Android для бизнеса

Составление графика работы для сотрудников может оказаться сложной задачей. К счастью, технологии значительно улучшили весь процесс. Хотя составление графика работы сотрудников стало проще, чем когда-либо, оно по-прежнему требует вдумчивого подхода. В этой статье мы рассмотрим лучшие методы составления расписания для сотрудников и предложим несколько идей, как сделать составление расписания для сотрудников максимально безболезненным.

Лучшие способы составления графика для сотрудников

С развитием технологий дни составления расписания с помощью ручки и бумаги практически устарели. Вывешивание расписания в центральном месте по-прежнему является отличной практикой для информирования людей на работе, но вы должны избегать того, чтобы это был основной способ, с помощью которого люди узнают, когда они работают. Этот метод требует от сотрудников часто заходить или звонить, чтобы проверить расписание, тратя свое время и время других сотрудников.

К счастью, существует множество бесплатных и платных онлайн-ресурсов, которые позволяют сотрудникам проверять свое расписание с компьютера или мобильного устройства. Рассмотрите возможность использования одного из этих вариантов:

Онлайн-программы для составления расписания

Онлайн-программы для составления таблиц часто бесплатны и легко доступны. Существуют разработанные шаблоны, которые можно найти в Интернете и скачать, чтобы помочь вам составить график работы. Если вы используете этот метод, убедитесь, что ваши сотрудники загрузили соответствующие приложения для просмотра календаря. После создания графика установите его в режим только для чтения , прежде чем рассылать его сотрудникам, и предложите им использовать комментарии или заметки, чтобы сообщить о любых проблемах или изменениях.

Приложения для составления расписания работы

Приложения для составления расписания работы – лучший и наиболее эффективный способ составления расписания для сотрудников. Они интуитивно понятны, гибки и доступны. Многие приложения объединяют в себе средства составления расписания и общения с персоналом, а некоторые даже позволяют сотрудникам заходить и выходить на работу. Кроме того, сотрудники могут обрабатывать запросы на отгулы или инициировать смены через большинство приложений для составления расписания.

Советы по составлению расписания

Составление расписания – сложная задача со множеством движущихся частей. Вот несколько моментов, о которых следует помнить при составлении рабочего графика:

1. Выявите любые злоупотребления графиком у себя или своих сотрудников

График работы ваших сотрудников может выглядеть следующим образом:

• Частые просьбы уйти пораньше

• Избегать смен, которые требуют от них выполнения рутинных или напряженных задач

• Опоздание на смену

• Замена смены на ту, которая приносит больше денег

• частые вызовы

• Частое требование внести изменения в расписание в последнюю минуту

Программное обеспечение для составления расписания отлично помогает распознать, если кто-то из сотрудников нарушает график. В противном случае разговаривайте с сотрудниками и следите за посещаемостью. В вашем руководстве для сотрудников должна быть прописана процедура решения подобных вопросов. Если вы подозреваете, что сотрудник может воспользоваться преимуществами, отведите его в сторону, чтобы выяснить, справляется ли он с кризисом или злоупотребляет графиком.

Злоупотребление расписанием со стороны работодателя может выглядеть следующим образом:

Составление расписания по вызову

Составление расписания по вызову – это когда вы просите кого-то быть готовым к работе, но в последний момент можете решить не вызывать его. Хотя такой тип расписания может быть полезен для сокращения расходов на оплату труда, он неуважительно относится ко времени и доходам работника. Сотрудник не имеет достаточно времени, чтобы строить другие планы, будь то личные или работа в другом месте. Кроме того, это деньги, на которые они могли бы рассчитывать, но больше не зарабатывают.

Если вы собираетесь использовать такую форму составления расписания, нанимайте сотрудников, которые понимают и принимают, что им не будут гарантированы смены. Некоторые люди могут искать такую работу для получения вторичного дохода.

отмена запланированных смен

Отмена запланированных смен аналогична составлению графика дежурств. Вы лишили сотрудников смены и дали им недостаточно времени, чтобы составить другие планы. Хотя сотрудникам может нравиться иметь неожиданный выходной время от времени, большинство работников рассчитывают на этот доход, и это негативно скажется на их банковском счете в значительной степени.

Редактирование и составление расписания в последнюю минуту

Время от времени может потребоваться редактирование и составление расписания в последнюю минуту, но не делайте это привычкой. Уважительно относитесь к времени сотрудников, давая им возможность планировать и корректировать свою жизнь в соответствии со сменами. Планирование заранее также дает вам и вашим сотрудникам больше времени для решения любых конфликтов. Рекомендуется доработать и опубликовать график как минимум за две недели до окончания текущего графика.

Продление смен

Продление смены после запланированного времени иногда неизбежно, но не делайте это обычным делом. Некоторые сотрудники могут добровольно остаться допоздна, чтобы получить дополнительные часы, но те, кто не может или не хочет, никогда не должны подвергаться наказанию. Не забывайте спрашивать, хотят ли сотрудники остаться, и никогда не ожидайте этого.

2. Знайте своих сотрудников

Знакомство с вашей командой является неотъемлемой частью создания функционального графика, который подходит вам и вашим сотрудникам. Есть ли у них дети, которых нужно забрать из школы? Учатся ли они в колледже? Продуманное составление расписания повысит моральный дух, а также удержит сотрудников.

Вы должны быть в курсе личной жизни сотрудников и их занятости, но вы также должны знать их сильные и слабые стороны. Такой уровень осведомленности позволит вам составить график, который улучшит впечатления как сотрудников, так и клиентов.

Например, медленный, но приятный в общении сервер в загруженную обеденную смену может быть проблематичным, но вы можете легко решить эту проблему, назначив его на время обеденного обслуживания, когда у людей больше времени для общения.

К счастью, многие приложения для составления расписания позволяют сотрудникам добавлять информацию о своей занятости и предпочтениях в расписании, что делает продуманное составление расписания проще, чем когда-либо.

3. Знайте свои потребности

Внимательно следите за предыдущими тенденциями или национальными праздниками и используйте их для составления продуманного и всеобъемлющего графика. Вы более загружены в разное время, дни или месяцы?? Укомплектовывайте штат в эти периоды и, наоборот, сокращайте график, когда дела идут медленнее. Многие приложения для составления расписания позволяют получить представление о тенденциях в бизнесе и потребностях в персонале.

Как составить график работы для сотрудников

Вы можете следовать этим шагам, чтобы составить расписание для своих сотрудников:

1. Создайте систему, позволяющую сотрудникам запрашивать отгулы

Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение для составления расписания, общий календарь или листок бумаги, важно установить ожидания и требования для запроса на отгул. Удовлетворение просьб сотрудников об отгулах, хотя и требует много времени, всегда должно быть приоритетом. В конце концов, если сотрудники довольны, это означает снижение текучести кадров и улучшение качества обслуживания клиентов.

Вы можете ввести правила и рекомендации, чтобы минимизировать это бремя:

• Просить сотрудников предупреждать об отгулах за определенное время. Все зависит от того, на какой срок вы составляете график, но обычно работодатели просят не менее двух недель.

• Вычеркивать определенные даты, когда вы знаете, что вам потребуется полная готовность сотрудников.

• Ограничение числа сотрудников, которые могут попросить отгул в одну и ту же дату.

2. Установите систему, позволяющую сотрудникам отменять или менять смены

Люди болеют, и возникают чрезвычайные ситуации, поэтому хорошо бы определить ожидания для таких ситуаций. Поручить сотрудникам самим искать себе замену (за исключением экстренных случаев) – полезный способ снизить рабочую нагрузку. Чтобы избежать конфликтов, установите, что все замены и подмены должны быть окончательно утверждены вами.

Наличие назначенного средства связи для вас и ваших сотрудников может значительно облегчить этот процесс. Существует множество инструментов группового чата, которые можно использовать для общения сотрудников, включая функцию чата, которую вы найдете в большинстве приложений для составления расписания. Вместо того чтобы пытаться выяснить, кто работает или свободен на индивидуальной основе, сотрудники могут послать открытый призыв к смене, и те, кто готов ее принять, смогут так же быстро откликнуться.

3. Найти сотрудников, готовых заполнить пробелы, когда это необходимо

Не у всех жизнь гибкая, поэтому есть сотрудники, которые не хотят или не могут брать дополнительные смены, и это нормально. Определите сотрудников, которые ищут дополнительный заработок, квалифицированы для подмены и имеют гибкую личную жизнь. Если в вашей команде нет людей, подходящих под эти критерии, вы всегда можете составить список возможных кандидатов.

Использование резервных копий не всегда идеально, но может быть полезно в экстренных случаях. Будь то бывший сотрудник, который рад снова работать с коллективом, или потенциальный наемный работник, который жаждет возможности проявить себя, обязательно найдутся люди, которые с удовольствием подменят вас в случае необходимости.