Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Письмо-отказ: правила подготовки и образец
Любая организация в своей деятельности ведет активную деловую переписку. Компании регулярно получают различные предложения, многие из которых в силу разных причин не представляют для них интереса. Разберемся, как вежливо отказаться от услуги в письме.
Как правильно составить письмо-отказ
В организацию поступают различные предложения: о сотрудничестве, приобретении товаров или заказе услуг, участии в различных мероприятиях (обучающих, по обмену опытом, праздничных), выставках и прочее. Очевидно, что большинство из них не представляют интереса для компании в силу разных причин: например, отсутствие потребности в конкретном товаре либо услуге или недостаточность финансовых средств.
Если компания не заинтересовалась направленным в ее адрес предложением, можно его просто проигнорировать. Но игнорирование может расцениваться как элементарная невежливость. Правила деловой этики предписывают направить адресату официальное письмо с отказом на поступившее предложение. Корректный ответ позволит в будущем продолжить деловые связи с адресатом.
Составляется письмо-отказ в произвольной форме, с применением общих принципов деловой переписки. При подготовке ответа учитывайте следующее:
- Документ подготовьте на официальном бланке организации.
- В вводной части укажите, кому адресовано письмо (наименование организации, от которой поступило предложение, должность и Ф.И.О. лица, его подписавшего).
- Обращение к адресату. Если первоначальное письмо подписано должностным лицом, обратитесь к нему по имени-отчеству («Уважаемый Иван Иванович!»). При отсутствии данных о конкретном подписанте проставьте общее обращение (например, «Добрый день!»).
- Сошлитесь на первоначальное письмо, по которому составляете отказ (укажите дату и его исходящий номер регистрации).
- Если к первоначальному письму прилагались какие-либо документы (например, прайс-лист, программа обучения и проч.), обозначьте, что вы с ними ознакомились.
- Сообщите об отказе от поступившего предложения в максимально корректной форме, выразите сожаление, что вынуждены отказаться.
- Мотивы отказа указывать не обязательно, но желательно. Например, при подготовке письма-отказа о покупке предлагаемых товаров сообщите, что в настоящий момент не нуждаетесь в данной группе товара либо отсутствует финансовая возможность для их приобретения.
- Выразите отношение к будущему сотрудничеству, если таковое возможно, и укажите его условия. Например, при подготовке ответа на предложение об обучении, от которого вынуждены отказаться в связи с нахождением сотрудника на больничном, укажите, что при выходе работника готовы направить его на курсы.
- Подпишите письмо, поставьте дату и зарегистрируйте в журнале учета исходящей корреспонденции. Подписывает отказ руководитель организации либо лицо, назначенное ответственным за конкретное направление деятельности компании (например, начальник отдела снабжения, когда предлагаются к приобретению товары).
Используйте лаконичный стиль, не перегружайте ответ излишними эмоциональными сожалениями по поводу того, что вынуждены отказать адресату.
Надо знать: как составить официальное письмо в организацию
Варианты отправки письма-отказа
Отправляйте ответ удобным для вас способом:
- почтой;
- курьером или нарочным;
- электронными средствами связи (по электронной почте, через социальные сети, мессенджеры).
Отправку электронными средствами связи используйте в случае, когда первоначальное письмо пришло по таким каналам коммуникации.
Пример письма-отказа
Для работы рекомендуем использовать следующие примеры деловой переписки с отказом от предложений, поступивших в адрес организации.
От предпринимателя:
Индивидуальный предприниматель Пэпэтэшин Петр Петрович
ОГРН 2323454567001, ИНН 1234567890, КПП 121001001
Адрес: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Главе администрации
МО города Энска
Энского района
Петрову А.П.
Исх. 1-2-3 от 10.02.2023
Уважаемый Порфирий Петрович!
Рассмотрев полученное от Вас предложение о сотрудничестве об открытии цеха по производству мебели на территории города Энска, вынужден сообщить Вам о своем отказе. Причиной отказа является отсутствие в моем распоряжении в настоящее время свободных средств, необходимых для организации производства.
Индивидуальный предприниматель /Пэпэтэшин/ Пэпэтэшин П.П.
По экономическим критериям:
Шаблон:
Читайте также:
- как написать письмо с предложением о сотрудничестве;
- как написать ответ на запрос о предоставлении информации.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Алешина Ольга
Адвокат
В 2005 году закончила Владимирский государственный университет по специальности “Юриспруденция” С 2004 по 2011 год работала юристом, специалистом по кадрам. В 2011 году получила статус адвоката. Занимаюсь ведением гражданских и уголовных дел.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
От того как отказать работодателю после собеседования, зависит не только общее впечатление о вас как о человеке и специалисте, которое останется надолго в памяти сотрудников фирмы. Результатом станут еще и возможности, которыми не стоит пренебрегать в случае нового поиска работы.
А лучше сразу статьи финансовым менеджером и вести управленческий учет. Работадатели готовы платить от 100 000 ₽. Как работать с управленкой рассказали наши эксперты.
Узнать больше
Стоит ли сообщать, что не готовы работать в компании
Каждый, кто ищет работу, иногда принимает решение не приходить на назначенные рекрутерами встречи, например, почитав о компании негативные отзывы, ожидая другое место или по иным причинам. Стоит ли сообщать об этом или достаточно просто не явиться?
Или другая ситуация: встреча с работодателем прошла успешно, но что-то вас не устроило, или вы получили более выгодное предложение. Что делать в этом случае?
Некоторые соискатели считают, что задумываться о правильном отказе не имеет смысла. Рекрутеры часто не находят времени сообщить соискателю, что он не подходит. Так зачем же это делать кандидату? Но такая точка зрения не соответствует нормам деловой этики.
Сообщить о своем отказе стоит, и вот почему:
-
вы сможете сохранить «лицо» и репутацию;
-
грамотный и корректный отказ убережет вас от попадания в черные списки соискателей, а пригласившей вас компании позволит, не теряя времени, начать поиск нового кандидата;
-
в случае необходимости вам проще обратиться в компанию, сотрудники которой запомнили вас как вежливого и обязательного человека, знакомого с правилами делового этикета.
Как сообщить работодателю о неготовности принять предложение о работе
В современном мире большинство компаний для поиска сотрудников широко используют специальные рекрутинговые интернет-порталы.
Если вас пригласили на встречу с помощью такого портала, то придумывать вежливые варианты отказа работодателю до собеседования нет необходимости. Для этого существуют специально разработанные формы с готовыми формулировками, вам достаточно лишь выбрать наиболее подходящую и нажать кнопку.
Если вы ведете общение через сайт компании, то доступна и такая возможность как отказ от собеседования по электронной почте. Для этого достаточно написать ответное письмо на приглашение:
Спасибо, что заинтересовались моей кандидатурой, но обстоятельства складываются так, что сейчас я не готов вести переговоры о работе в Вашей компании. Желаю вам подобрать подходящего менеджера. Удачного дня.
Если вас пригласили по телефону, то и отменять встречу логичнее таким же способом. Достаточно пары общих фраз типа:
К сожалению, в данное время я не готов рассматривать предложения о трудоустройстве в Вашу компанию.
или:
Здравствуйте! Спасибо за приглашение на вакансию «Офис-менеджер». В настоящий момент я не готов рассмотреть Ваше предложение.
Сложнее сориентироваться, как вежливо отказать работодателю после собеседования, проходившего в несколько этапов. Ведь уже потрачено немало сил и времени на переговоры, да и компания рассчитывает на вас. Возможны следующие варианты:
1. Вы еще на встрече поняли, что не хотите работать в этом месте. Целесообразно сразу же сообщить об этом работодателю. Можете использовать такие формулировки:
Я трезво оценила свои возможности и вынуждена отказаться от Вашего предложения, так как мне неудобен предлагаемый график работы.
или:
Большое спасибо Вам за предложение, но, к сожалению, эта вакансия мне не совсем подходит, это не то, что я ищу в данный момент.
2. Вы взяли таймаут для дальнейших размышлений. Перед тем, как отказаться от работы после собеседования, необходимо трезво оценить плюсы и минусы предложенной вакансии. Вы все же приняли решение не принимать предложение работодателя? Уведомите об этом одним из двух способов.
По телефону
Такие разговоры не слишком приятны, поэтому к ним стоит готовиться заранее, в том числе прорабатывать ответы на возможные возражения со стороны эйчара.
Благодарю, что вынесли положительное решение по моей кандидатуре, но хочу сообщить, что я подыскал более подходящую мне вакансию в другой компании, поэтому вынужден отказаться от Вашего предложения. Желаю успехов в поисках сотрудника.
В письменной форме
Этот способ предпочтительнее для многих соискателей, т. к. не подразумевает ответной реакции. Вдобавок он становится единственно возможным, когда предложение о работе получено в виде официального документа — джоб оффера (job offer — англ., предложение о работе). Раздумывая, как отказаться от вакансии после собеседования письменно, учтите следующие моменты:
-
Обращение. К рекрутеру обращайтесь по имени. Нелишне поблагодарить за уделенное вам время.
-
Причины отказа. Излагайте их правдиво, но корректно. Не стоит заострять внимание на особенностях личности директора или других сотрудниках, интерьера офиса и пр.
-
Пожелание успехов в дальнейшей работе позволит закончить общение на позитивной ноте и оставить о себе приятное впечатление.
Чтобы проиллюстрировать, как правильно отказать работодателю после собеседования в письменной форме, приведем примеры таких сообщений.
Большое Вам спасибо за предложение о работе на позицию «инженера». После тщательного рассмотрения я вынужден Вам сообщить, что отказываюсь от этого предложения. Несмотря на то, что Вы очень подробно описали будущие возможности продвижения внутри компании «Y», я принял предложение от другой компании, позиция в которой больше соответствует моим навыкам и карьерным целям.
Мне было очень приятно познакомиться с Вами и с остальными сотрудниками компании (можете перечислить поименно). На всех этапах собеседований Вы были очень добры ко мне, и я сожалею, что обстоятельства не позволяют мне принять Ваше предложение.
Желаю Вам всего наилучшего.
Образец заявления об отказе от услуги
Кому:________________________________________
Адрес:_______________________________________
Потребитель:__________________________________
Адрес:_______________________________________
Телефон: ____________________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Между мной, _____________ (Ф.И.О.), и ________________ (далее – Исполнитель) «_» ______ 20___г. был заключён договор оказания услуг (выполнения работ) (далее – Договор), в соответствии с которым исполнитель взял на себя обязательство оказать следующие услуги (выполнить работы): _________________________________________________________________.
Поскольку договор заключён мной с исполнителем исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связан с осуществлением предпринимательской деятельности, к отношениям применяется законодательство о защите прав потребителей.
В соответствии со статьями 782 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) и 32 Закона РФ «О защите прав потребителей» от 07 февраля 1992 года № 2300-1 (далее – Закон), потребитель вправе отказаться от исполнения договора о выполнении работ (оказании услуг) в любое время при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов, связанных с исполнением обязательств по данному договору.
В связи с вышеизложенным, я отказываюсь от исполнения договора и прошу вернуть уплаченную мною сумму в течение 7 дней с момента предъявления претензии в соответствии с положением пункта 2 статьи 314 Гражданского кодекса Российской Федерации.
В свою очередь готов возместить фактически понесенные Вами расходы, связанные с исполнением обязательств по договору, при условии подтверждения Вами понесенных убытков соответствующими платежными документами.
Если вы откажете в удовлетворении моего требования в установленный законом срок, я буду вынужден обратиться с иском в суд, где потребую не только исполнения моих требований, но и возмещения убытков, компенсации морального вреда, выплаты неустойки и штрафа в размере 50 % от суммы, присужденной судом в мою пользу.
Прошу удовлетворить мою претензию в досудебном порядке.
«__» ___________ 20_ г. ____________ (_______________)
(подпись) (фамилия, инициалы)
Претензию получил(а) _______________________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
«___» ______________ 20_ г. место для печати или штампа
Порядок вручения заявления:
С заполненного заявления необходимо сделать копию или заполнить заявление в двух экземплярах. Один экземпляр заявления вручается под роспись уполномоченному лицу исполнителя с указанием фамилии, должности, даты вручения, печати (штампа), или направить заявление на электронный адрес, указанный исполнителем для обращений.
В случае отказа от принятия претензии, следует направить ее на адрес исполнителя почтовой связью заказным письмом с уведомлением и, желательно, с описью вложения.
Как написать письмо с отказом
Письмо-отказ — это документ, в котором содержится отрицательный ответ на направленное ранее предложение.
Как составить письмо с отказом
Основные правила к содержанию документа:
- официально-деловой стиль, вежливый тон, уважительное обращение;
- в ответе обязательна ссылка на входящую корреспонденцию;
- грамотность, лаконичность и отсутствие сложной терминологии, корректность отказа;
- объяснение причин негативного ответа приветствуется и в деловой культуре признается хорошим тоном;
- предложение альтернативного варианта, если такое допустимо.
Структура письма:
- Реквизиты отправителя и получателя, дата и номер исходящего документа. Чаще всего используют фирменный бланк.
- Обращение. Лучше всего обращаться персонально — «Уважаемый(-ая) … (имя и отчество)!».
- Вводная часть. Включает информирование о получении предложения и выражение благодарности за проявленный интерес.
- Основная часть. Содержит доводы и причины, послужившие к отклонению оферты или приглашения.
- Заключительная часть. Представляет вывод о невозможности сотрудничества в настоящий момент. Если проект интересен при других условиях, то выражается встречное предложение с новыми данными.
- Подпись уполномоченного лица. Обычно расписывается руководитель компании. Но допускается подпись иного сотрудника, у которого есть на это полномочия.
Как направить письмо
Деловую переписку ведут:
- посредством почтовых отправлений;
- через электронную почту, факс;
- передачей документов нарочно;
- посредством электронного документооборота.
Очень важно направить ответ своевременно, учитывая сложившиеся с контрагентом отношения и вопрос, который рассматривается. Поэтому способы отправления следует выбирать, исходя из сроков, указанных в направленном вам письме, наличия допустимых вариантов связи, обязательности подтверждения отправки ответа.
Пример: руководителя организации пригласили выступить на мероприятии. Приглашение поступило 11.01.2021, конференция проводится 18.01.2021. Вполне обоснованно отказаться от участия по электронной почте, чтобы заранее об этом предупредить организаторов.
Примеры
|
ООО «Clubtk.ru» ИНН 1213141516 КПП 111111111 ОГРН 1234567891011 123456, Санкт-Петербург, улица Правды,1 |
Директору ООО «Василек» Степанову С.С. 123456, г.Город, ул. Цветочная, д.5 |
Исх. № 1/21 от 20.01.2021
Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим за проявленный к нашей компании интерес. На Ваше предложение от 11.01.2021 исх. № 11 о сотрудничестве вынуждены ответить отказом, так как ООО «Clubtk.ru» не специализируется на услугах по аренде недвижимости.
С уважением,
| генеральный директор | Воронов | Воронов Андрей Викторович |
Самоловских Наталья
В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
45
Публикаций
937
Дней на портале
0
Комментариев
Автор месяца
Горбикова Светлана
Свидетельство о праве собственности — это документ, подтверждающий регистрацию недвижимого имущества в Едином государственном реестре.
Читать дальше
Паспорт антитеррористической защищенности объекта в 2022 году — это документ, в котором детально отражено, насколько параметры зданий соответствуют необходимым требованиями и какие меры предусмотрены для защиты населения в чрезвычайных обстоятельствах. Оперативные службы используют эти сведения для предотвращения всевозможных угроз.
Читать дальше
Срок камеральной проверки 3-НДФЛ в 2022 году для физических лиц — 3 месяца. Но для имущественных и инвестиционных вычетов его сократили в 3 раза. Срок контроля начинается с даты поступления декларации в ведомство.
Читать дальше
Показать еще
