Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.
Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.
Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия
Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.
Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:
- совершенствование организационной структуры предприятия;
- выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
- обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
- утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.
При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.
А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Распоряжение2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения.
1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
Приказы и распоряжения делятся на три подвида:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам.
Этапы издания приказов и распоряжений
В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3 :
- Инициирование издания приказа или распоряжения.
- Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
- Подготовка проекта приказа или распоряжения.
- Согласование проекта документа.
- Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
- Подписание приказа или распоряжения.
- Регистрация приказа или распоряжения.
-
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
Рассмотрим каждый этап в отдельности.
Инициирование издания приказа или распоряжения
Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
- на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
- по поручению руководства предприятия;
- по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Пример 1
ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).
Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).
Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.
Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).
То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.
Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
- законодательные акты и нормативная документация;
- текущая документация организации;
- документы, поступающие из других организаций;
- архивные документы;
- публикации в периодической печати;
- научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Продолжение Примера 1
В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.
К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).
Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).
Пример 2
Пример 3
Подготовка проекта приказа или распоряжения
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
-
а также ограничительные отметки для реквизитов:
- дата документа;
- регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Таблица
Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
|
№ п/п |
Наименование реквизита |
Момент оформления реквизита |
|
Издание документа |
||
| 1.1 | наименование организации | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.2 | наименование вида документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.3 | место составления или издания документа | оформлять не надо, присутствует на бланке |
| 1.4 | дата документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.5 | регистрационный номер документа | оформляется после подписания в момент регистрации документа |
| 1.6 | заголовок к тексту | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.7 | текст документа | оформляется при подготовке проекта документа |
| 1.8 | визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) | полностью оформляются во время согласования проекта документа |
| 1.9 | подпись полностью | оформляется во время подписания документа |
| 1.10 | в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6 | оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
Постановка на контроль и исполнение |
||
| 2.1 | отметка о контроле | оформляется при постановке документа на контроль |
|
Снятие с контроля и направление документа в дело |
||
| 3.1 | отметка об исполнении документа и направлении его в дело | оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело |
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
- констатирующей (или преамбулы) и
- распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».
2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:
Срок представления 15.07.2003.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Текст любого организационно-распорядительного документа, оформляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный межстрочный интервал.
У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример 4
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1
Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».
Пример 5
Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)
и неподписанный проект приказа
Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,
на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта
Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции совершенствования документационного обеспечения управления».
При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).
На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.
Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.
Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц
Согласование проекта документа подразумевает:
- внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
- внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье9 .
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
Фрагмент документа
П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем10 и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11 документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .
Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).
При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.
Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.
Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.
Возможны следующие маршруты согласования:
- последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
- параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
- параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.
Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:
- 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
- 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
- 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
- 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководитель юридической службы;
- 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.
Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:
- Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
- Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
- Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
- Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной системе оповещения.
- Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
- Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
- Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.
Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.
Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.
В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.
Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.
Подписание приказа или распоряжения
Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.
Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
Регистрация приказа или распоряжения
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
- записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
- записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
- внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:
- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
- автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
- возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.
Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.
В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.
Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Фрагмент документа
П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).
Пример 6
Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования
Доведение приказа или распоряжения до исполнителей
Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).
Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.
Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году14,15 .
Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».
Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.
Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.
Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc
Устная или письменная форма распоряжения?
Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.
Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.
Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.
Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.
Чем отличается распоряжение от приказа
Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:
- Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
- Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.
Кто имеет право писать распоряжение
Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.
Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.
Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы
Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.
Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.
Надо ли давать обоснование в распоряжении
Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».
На что обратить внимание при составлении распоряжения
На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:
- Распоряжению обязательно следует
- присвоить номер,
- поставить дату его создания,
- написать наименование организации.
- Далее в документе нужно указать
- обоснование или основание для его формирования,
- обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
- задачи, которые перед ними стоят,
- сроки их решения.
- Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).
Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.
Основные нюансы в оформлении распоряжения
Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).
Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.
При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.
Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.
Как, сколько времени и где хранить распоряжение
Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.
Какая разница между документами
Нередко государственные органы издают распорядительные документы, которые носят название «приказ», а в скобках написано «распоряжение». Аналогичное приравнивание имеется и в ГОСТ Р 7.0.97-2016, что говорит о синонимичности понятий. Но для тех, кто хочет разобраться, какая разница между ними, рекомендуем покопаться в словарях, где дано четкое определение для каждого понятия. В Большом толковом словаре прописано, что приказ — это официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения или предприятия, войскового начальника и т. п. По этому же словарю слово «распоряжение» трактуют как указание о выполнении чего-либо. Отсюда можно сделать несколько выводов:
- и то, и другое — официальные виды распорядительной документации;
- оба используются для постановки какой-либо задачи и ее выполнения указанными в документе лицами (лицом);
- в обоих случаях речь идет о поручениях руководства.
Но в чем же разница, и в каких ситуациях понадобится распоряжение, а когда следует готовить приказ? Поскольку суть обоих документов одинаковая, есть два подхода, как выбрать, когда что оформлять. Первый вариант предлагает ориентироваться на тематику поручения. По этой логике, распоряжение пишут для выполнения однократной задачи, а приказ — если указание из него «долгоиграющее». Второй принцип подходит для больших компаний, где функционирует иерархическая управленческая система. В таких организациях приказы издает высшее руководство — генеральный директор, учредитель, а распоряжения — начальники подразделений, отделов.
Мы собрали все различия между понятиями в таблице, чтобы проще было сориентироваться:
|
Приказ |
Распоряжение |
|
|---|---|---|
|
Кто издает |
Руководитель учреждения, организации |
Руководитель учреждения, организации или руководители подразделений, отделов |
|
Для решения каких задач |
Основные задачи, относящиеся к деятельности всей организации |
Оперативные, однократные задачи либо относящиеся к отделу, конкретному подразделению, работнику |
|
На кого рассчитан |
Касается всех или большинства работников |
На небольшое количество сотрудников, отдел |
|
Сколько действует |
Действует длительный период, при необходимости в него вносят изменения |
Действует непродолжительный период — пока не выполнят указание. Чаще всего изменения не вносят, а просто издают новое поручение |
|
Особенности оформления |
По правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016, начинается со слов «приказываю» или «приказываем», если готовят текст совместного документа |
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет описания, как правильно оформить распоряжение, но обычно его начинают со слов «распоряжаюсь» или «обязываю» |
Кто и по каким правилам издает распорядительные документы
Оба вида указаний оформляют руководители исключительно в письменном виде. Специальных правил нет, поскольку невозможно предусмотреть все возможные варианты для каждой ситуации. Тем не менее, имеется общий шаблон и несколько рекомендаций, которые помогут подготовить юридически корректный документ.
При оформлении обратите внимание на следующие моменты:
- рекомендуется готовить распорядительные документы на бланке организации;
- каждое поручение следует нумеровать (обязательна регистрация либо в специальном журнале на бумаге, либо во внутренней электронной системе), датировать и указывать место его составления;
- в тексте обязательно описывают задачи и назначают лиц, ответственных за выполнение, указывают сроки на реализацию. При необходимости добавляют сведения о работниках, которые контролируют исполнение поставленных задач;
- последний этап — подписание руководителем.
Поскольку оба документа вправе издавать только лицо, имеющее функции руководителя (всей организации или отдельной ее части), никаких дополнительных согласований не делают.
После того как документ готов, его передают для ознакомления всем сотрудникам, кого он касается. Работники обязательно ставят подписи, тем самым подтверждая, что знают о поручениях и сроках, в которые их следует выполнить. Если лиц много, допустимо оформить специальный лист ознакомления.
Вот шаблон, который несложно заполнить под конкретную ситуацию:
А теперь конкретный пример распоряжения:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
РАСПОРЯЖЕНИЕ № 18
от «03» октября 2023 г.
г. Москва
В целях благоустройства территории, прилежащей к ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»,
Обязываю:
- В срок до 05.10.2023 закупить и установить 2 уличных вазона с цветами у входа в главное здание школы.
- Ответственным за закупку вазонов назначаю главного бухгалтера Викторову В.В.
- Ответственным за установку вазонов назначаю преподавателя верховой езды Петрова П.П.
Директор Иванов И. И. Иванов
Ознакомлены:
Главный бухгалтер Викторова В.В. Викторова
Преподаватель верховой езды Петров П.П. Петров
Сроки хранения
На основании Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, документацию в виде приказов и распоряжений и по основной (профильной) деятельности, и по административно-хозяйственным вопросам следует хранить не менее 5 лет. Но это минимальный срок хранения, а организация вправе его увеличить по собственному усмотрению.
Может пригодиться:
- инструкция: вносим изменения в приказ;
- готовим приказ об отмене другого приказа.
Подборка наиболее важных документов по запросу Распоряжение образец (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
“ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”
(утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
(ред. от 14.05.2018)Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации” (ОКУД), класс 0200000.
Содержание
- Кто и по каким правилам издает распорядительные документы
- Сроки хранения
- Определение терминов и отличие понятий
- Классификация приказов и распоряжений на предприятии
- Чем отличаются приказ и распоряжение, в чем разница между этими документами?
- В каких случаях издается Приказ
- Что такое Распоряжение
Нередко органы государственной власти издают административный документ под названием «приказ» со словом «приказ», написанным в скобках; в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 есть аналогичное уравнение, что позволяет предположить, что эти понятия синонимичны.
Однако тем, кто хочет понять разницу между ними, рекомендуется обратиться к словарю, в котором даны четкие определения каждого понятия. Толковые словари определяют приказ как официальное поручение государственного органа, руководителя ведомства, командира роты или военного ведомства. Согласно тому же словарю, слово «приказ» трактуется как команда на выполнение какого-либо проекта.
Из этого можно сделать разные выводы.
- И то, и другое — формальные виды оформления.
- Оба используются для направления задач и исполнения лицом, указанным в документе.
- В обоих случаях это указания администрации.
Но в чем разница, когда нужны распоряжения, а когда их нужно готовить? Поскольку суть обоих документов одинакова, существует два подхода к выбору того, когда и что издавать. Во-первых, предлагается сосредоточиться на объекте приказа. Согласно этой логике, для выполнения одной задачи создается приказ, а если приказ «долгоживущий», то создается распоряжение; второй вариант авторизации подходит для крупных организаций с иерархической системой управления.
В такой организации приказы издает высшее руководство — генеральный директор, учредитель, а распоряжения — руководители отделов и подразделений.
Мы собрали все различия между этими терминами в таблицу, чтобы вам было легче ориентироваться.
Руководитель учреждения или организации
Руководитель учреждения или организации или отдела и подразделения
Для выполнения каких обязанностей
Основные обязанности — те, которые относятся к деятельности организации в целом
Функциональные, разовые обязанности или относящиеся к отделу, конкретному подразделению или сотруднику.
Для кого предназначены
В отношении всех или большинства работников
Для небольшого числа работников, участков
Долгосрочные, с возможностью изменения в случае необходимости
Это действует в течение короткого периода времени, пока заказ не будет применен. В большинстве случаев изменения не вносятся, издаются только новые приказы.
Согласно правилам ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, если создается общий документ, он начинается со слова «приказ» или «распоряжение».
ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 не содержит инструкций о том, как правильно выполнять команду, но она обычно начинается со слова «приказ» или «обязанность».
Кто и по каким правилам издает распорядительные документы
Оба вида инструкций издаются только в письменном виде руководителем. Конкретных правил не существует, так как невозможно предусмотреть все варианты в каждом конкретном случае. Однако существует общая модель и некоторые рекомендации, которые могут помочь обеспечить юридически правильное оформление документации.
Обратите внимание на следующие моменты, связанные с пенсией
- Рекомендуется оформлять документацию на фирменном бланке организации.
- Каждая команда должна быть пронумерована (обязателен специальный формат журнала или регистрация во внутренней электронной системе), сообщать дату и место возникновения проблемы.
- В тексте следует описать задачу и ответственного за ее выполнение, а также определить срок ее исполнения. При необходимости следует добавить информацию о сотруднике, контролирующем выполнение задания.
- Завершающим этапом является подпись начальника.
Оба документа могут быть выданы ответственным лицом (всем органом или его частью), поэтому дополнительных согласований не требуется.
После того как документы готовы, они передаются всем заинтересованным сторонам. Сотрудники должны подписать документ, убедившись, что они ознакомлены с инструкциями и сроками, которые необходимо выполнить. Если сотрудников много, можно подготовить специальные подписные листы.
Ниже приведен образец, который можно легко заполнить для конкретных ситуаций.
А теперь конкретный пример команды:.
‘очарование’…
’03’ октября 2022 г.
В целях благоустройства территории, прилегающей к Государственному институту финансового образования «Аллюр» в Детско-юношеской спортивной олимпийской школе.
- До 05. 10. 2022 г. будут приобретены два уличных горшка и установлены у входа в центральное здание школы.
- Поставщиком горшков назначаю Босвикторова В. В.
- Ответственным за установку этих горшков назначаю г-на Петрова П.П., тренера по конному спорту.
Иванов И. И. Иванов И. И. Директор.
Главный бухгалтер Викторова В.В.
Петроф Тренер по конному спорту Петров П. П.
Сроки хранения
Приказом Росархива № 236 от 20. 12. 2019 года документы в виде приказов и распоряжений по основной (профильной) деятельности и административно-финансовым вопросам должны храниться не менее пяти лет. Однако это минимальный срок хранения, и орган имеет право увеличить его по своему усмотрению.
Определение терминов и отличие понятий
Приказ — это юридическое действие, составленное отдельным руководителем и регламентирующее основные функции компании. Он касается широкого круга лиц, в большинстве случаев всех работников.
Приказ создается для решения определенных ключевых обязательств организации.
Приказ — это юридическое действие, которое может быть издано непосредственно управляющим директором или операционным директором.
Многие работодатели предлагают своим работникам оплату погрузчиком. Полезную информацию по этому вопросу можно найти здесь.
Приказ относится к повседневной деятельности организации. Закон может предписывать подчиненным издавать приказы.
Приказы и распоряжения действуют только в пределах юрисдикции предприятия, филиала или структурного подразделения, руководитель которого подписал документ. Другими словами, приказ всем сотрудникам предприятия о работе в свой выходной день не распространяется на сотрудников другого предприятия.
Вид распорядительного документа.
Постоянные приказы исполняются только после их утверждения генеральным директором. Или с даты, указанной в самом документе.
Вы хотите начать свой собственный бизнес? Гораздо проще купить франшизу, чем создавать компанию с нуля. Информация о вашей информационной франшизе в ссылке.
Приказы не дают результатов без подписи уполномоченного лица (большинство руководителей).
Приказом утверждаются положения о компании, перечни, списки лиц, имеющих право что-либо делать (например, право подписи определенных документов), штатное расписание, прайс-листы, номенклатура, стратегические планы развития компании и т.д.
Положения также утверждают создание и расформирование определенных рабочих групп, а также списки снабжения запасов, списки списания основных средств.
Он утверждает распоряжения об отмене производства одних продуктов и импорте других, поставке определенных материалов и сырья и т.д.
Делегации создаются для решения текущих оперативных проблем компании. Он занимается конкретными вопросами, которые необходимо решить для достижения основных целей компании.
Как создается бизнес? Какие трудности решаются? В этой версии есть подробная информация.
Команды относятся к небольшому числу людей, которые могут решать конкретные проблемы, и перестают быть эффективными, как только они решены. Например, утвержден приказ о создании нового производственного участка.
Следовательно, задача состоит в том, чтобы закупить новое производственное оборудование и укомплектовать производственный участок персоналом. Разница между этими понятиями сразу видна из примера.
Условия подготовки организационно-распорядительных документов.
Классификация приказов и распоряжений на предприятии
Приказы и распоряжения следующие. -Организационно-распорядительные приказы и распоряжения:.
- Приказы по основной деятельности:.
— об изменениях в структуре предприятия и согласованиях; — об изменениях в структуре предприятия; и
— об изменениях на уровне делового персонала; — об
— об инвентаризации имущества; — о создании
— структурных подразделений и создание комитетов; — организационные структуры, такие как расследования несчастных случаев
— организация, например, расследования несчастных случаев.
- Администрация и финансы:.
— соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;.
— о выдаче разовых разрешений на въезд на земельные участки, о
— приобретении имущества предприятия,.
— Организация общей и противопожарной безопасности;.
— эксплуатации, включая строительство зданий и сооружений.
- Приказы по личному составу:.
— О приеме на работу.
— На увольнение.
— Мотивация, льготы.
— Аттестация работников,.
— Лицензии и т.д.
Текстуальная часть приказа состоит из постановляющей части и выявляющей части. В констатирующей части часто перечисляются факты, факты, выводы и обязательства, которые послужили основанием для составления приказа.
Что такое номинальная заработная плата? Подробное объяснение можно найти здесь.
Пример приказа.
Резолютивная часть содержит перечень действий, которые должны быть совершены определенными исполнителями с указанием сроков исполнения. Эта часть может быть разделена на подпункты, определяющие, кто и что должен делать в определенное время.
Одной из важнейших задач бухгалтера является расчет заработной платы сотрудников. Чтобы не допустить ошибок при расчете заработной платы за несколько месяцев, прочитайте этот документ.
Ни оговорки, ни приказы, о чем бы ни шла речь, не могут противоречить закону.
Чем отличаются приказ и распоряжение, в чем разница между этими документами?
В законодательстве термины «приказ» и «распоряжение» по существу эквивалентны, но они различны.
- Приказ подразумевает строгое и бесспорное применение, в то время как распоряжение носит рекомендательный характер в деловых целях.
- В отличие от приказов, распоряжения не имеют правовых норм.
- Приказы устанавливают долгосрочные правоотношения, в то время как распоряжения решают текущие вопросы, постоянно возникающие в процессе хозяйственной деятельности.
- Приказы издает руководитель предприятия; распоряжения может издавать агент (начальник отдела).
- Приказы согласуются с распоряжениями администрации. Для того чтобы издаваемые приказы соответствовали командам руководителя, необходимо
— Для создания последовательности в структуре и строгой иерархии бизнеса необходимо
— Обеспечить правильное хранение и регистрацию документов; и
— Четко определить цели и задачи, поставленные перед ответственным лицом.
- Команды действуют в течение ограниченного периода времени, в течение которого задача должна быть выполнена. Команды действуют постоянно или до тех пор, пока не будут достигнуты все поставленные перед ними цели.
Ограничения между «приказами» и «командами» очень тонкие. Различия есть, но главное помнить, что задача — это одностороннее решение руководителя, направленное на достижение общей цели и решение общего обязательства компании. Срочные проблемы. Срочные проблемы в бизнесе.
Что делать, если у меня удерживают зарплату? Для получения подробного плана действий нажмите здесь.
Для получения информации о правильной записи команд посмотрите это видео.
В каких случаях издается Приказ
Приказы — это локальные нормативные акты, подписанные генеральным директором организации. Их юрисдикция распространяется на все юридическое лицо, а срок действия зачастую неограничен. В зависимости от масштаба решаемого вопроса эти нормативные акты, издаваемые руководителем организации, принято делить на три типа
- Организационные вопросы. Это создание или реорганизация ООО, выделение или распределение структурных подразделений, утверждение организационных структур, предоставление прав на подписание документов, установление внутренних правил и внутреннего распорядка.
- Основные виды деятельности. Финансирование деятельности компании, поставка материалов и оборудования, инициирование и оценка проверок, утверждение производства, переводы, контроль качества.
- Персонал. Назначения и увольнения, прием на работу, расторжение трудовых договоров, новые должности, утверждение программ отпусков, льготы, отзывы из отпусков.
Что такое Распоряжение
Приказы, вторая форма локального нормативного законодательства, посвящены решению менее глобальных и более функциональных задач. Такие документы могут издаваться как управляющим директором, так и руководителем альтернативного отдела, подразделения или бизнес-единицы. Как правило, срок действия приказа ограничивается исполнением срока, к которому он относится.
Например, руководитель отдела подписывает документ, призывающий сотрудников отработать три часа в свой выходной день. Если сотрудник отработает эти три часа, то срок действия приказа считается выполненным, документ утрачивает силу и отправляется в дело.
Примеры проблем, на которые следует обратить внимание, включают
- распределение обязанностей между работниками, когда нет основного работника в
- фондовой организации; и
- о внесении изменений в должностные инструкции; и
- промежуточный (окончательный, предварительный) анализ эффективности работы магазина (например, рекламные кампании, новое оборудование).
- О вызове специалистов для работы в отпуске, о
- Направлять сотрудников на курсы переподготовки.
Изменять приказы не принято. Если обстоятельства, при которых был издан документ, становятся неактуальными до его исполнения, издается новый приказ или ненужный документ просто уничтожается. Это еще одно важное различие между двумя формами.
Приказ может содержать множество положений, множество обязанностей исполнителя. Например, приказ о внедрении процедуры, приказ о назначении ответственного за контроль ее выполнения и приказ о назначении ответственного за доведение ее до структурного подразделения. Команды ограничиваются положениями.
То есть они определяют условия, требования и обязательства.
