Переплата по НДФЛ может образоваться по разным причинам, в том числе:
- банальные ошибки, когда организация при выплате дохода удерживает больше налога, чем требовалось;
- неверное применение стандартных вычетов «на детей»;
- ошибочное отнесение той или иной выплаты (например, подарок или матпомощь в пределах 4 тыс. рублей) к облагаемым НДФЛ;
- перерасчет обязательств в связи различными жизненными ситуациями (отзыв из отпуска, болезнь во время отпуска и т.п.);
- поступление в течение года от ИФНС документа, подтверждающего право работника на имущественный или социальный налоговый вычет.
Роднит все эти ситуации одно: налоговый агент вынужден делать перерасчет по НДФЛ за прошедшее время, что приводит к образованию излишне удержанной суммы налога. Расскажем, как нужно действовать в подобной ситуации.
Налоговую базу по НДФЛ в отношении каждого работника организация должна определять нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Поэтому основной сценарий для образовавшейся переплаты — ее зачет в счет НДФЛ с текущих выплат.
Важно помнить, что зачет возможен только в течение налогового периода — календарного года (ст. 216 НК РФ). А значит, нужно следить, чтобы излишне удержанная сумма уменьшала налог только по тем выплатам, дата фактического получения которых, определенная по правилам ст. 223 НК РФ, приходится на тот же год, что и доход, по которому образовалась переплата. Особенно это важно, если перерасчет произведен в ноябре-декабре.
В отчетности такая переплата и зачет отражаются достаточно просто. В периоде перерасчета сумма дохода и исчисленного по нему налога в 6-НДФЛ включаются уже с учетом корректировок (т.е. в меньшей сумме). А вот величина удержанного налога и в 6-НДФЛ, и в уведомлениях отражается в фактическом размере. Это приводит к необходимости отражения в 6-НДФЛ суммы излишне удержанного налога (поле 180). Что как раз и дает возможность в последующем учесть такую переплату при удержании НДФЛ с текущих выплат.
В отчетности же за период, когда будет происходить такой учет, все суммы (дохода, исчисленного и удержанного налога) отражаются в фактическом размере.
Пример. В январе-марте по ошибке бухгалтера работнику предоставлялся вычет только на одного несовершеннолетнего ребенка, тогда как таковых у него двое. Ошибка была обнаружена в апреле еще до сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал. Заработная плата сотрудника 50 тыс. рублей. Соответственно у работника в январе, феврале и марте было удержано по 6 318 руб. НДФЛ ((50 000 — 1 400) × 13%). А фактически следовало удерживать по 6 136 руб. ((50 000 — 2 800) × 13%).
После перерасчета за январь-март в расчет 6-НДФЛ за 1 квартал будут включены следующие показатели (для упрощения примера цифры приводятся в целом за месяц, без разбивки по срокам выплаты, поэтому поля 021-024 не заполняются):
- 020 Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние три месяца — 18 954 (6 318 × 3)
- 030 Сумма НДФЛ, возвразщенная в последние три месяца — 0
- 110 Сумма дохода, начисленная физическим лицам — 150 000,00 (50 000 × 3)
- 112 Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам — 150 000,00
- 120 Количество физических лиц, получивших доход — 1
- 130 Сумма вычетов — 8 400 (2 800 × 3)
- 140 Сумма налога исчисленная — 18 408 ((150 000 — 8 400) × 13%)
- 160 Сумма налога удержанная — 18 954 (6 318 × 3)
- 180 Сумма налога, излишне удержанная — 546 (18 954 — 18 408)
- 190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом— 0
Переплату бухгалтер учтет при удержании НДФЛ в апреле, когда из оклада будет удержано не 6 136 рублей, а на 546 рублей меньше. Соответственно в расчете за полугодие мы увидим такую картину:
- 020 Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние три месяца — 17 862 (6 136×3-546)
- 030 Сумма НДФЛ, возвразщенная в последние три месяца — 0
- 110 Сумма дохода, начисленная физическим лицам — 300 000,00 (50 000×6)
- 112 Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам — 300 000,00
- 120 Количество физических лиц, получивших доход — 1
- 130 Сумма вычетов — 16 800 (2 800×6)
- 140 Сумма налога исчисленная — 36 816 ((300 000-16 800)×13%)
- 160 Сумма налога удержанная — 36 816 (6 318×3+6 136×3-546)
- 180 Сумма налога, излишне удержанная — 0
- 190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом — 0
Если реализовать сценарий зачета по тем или иным причинам невозможно, налоговому агенту следует переходить к процедуре возврата налога работнику.
Такое решение можно принять как сразу после перерасчета, если очевидно, что зачет невозможен (к примеру, если речь идет о предоставлении имущественного вычета и НДФЛ из зарплаты до конца года удерживать уже не придется). Так и в конце года — в отношении оставшейся незачтенной суммы налога.
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Попробовать
Порядок возврата НДФЛ регламентирован п. 1 ст. 231 НК РФ. Там сказано, что излишне удержанная налоговым агентом из дохода физлица-налогоплательщика сумма НДФЛ подлежит возврату этим налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.
Возврат производится за счет всех сумм НДФЛ, удержанных налоговым агентом и подлежащих перечислению в бюджет. Подобные возвраты можно проводить в течение трех месяцев. То есть привязки возвращаемого налога к доходам того налогоплательщика, которому нужно вернуть налог, нет — в этой части применяется котловой метод.
Если же общей суммы НДФЛ, удержанной агентом, недостаточно для возврата налога, то НДФЛ возвращается агенту из бюджета по его заявлению, которое нужно подать в течение 10 дней с момента получения от физлица заявления на возврат.
Решение о том, каким образом будет проводиться возврат — за счет сумм НДФЛ, подлежащего перечислению в бюджет в течение трех месяцев, или путем возврата из бюджета — налоговый агент должен принять непосредственно после получения заявления налогоплательщика о возврате сумм излишне удержанного налога (п. 2 письма Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Таким образом, для возврата НДФЛ необходимо:
-
Пересчитать НДФЛ и письменно уведомить сотрудника о наличии излишне удержанного налога (абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ).
-
Получить от сотрудника заявление о возврате излишне удержанной суммы, где будут указаны реквизиты банковского счета, на который необходимо перечислить данную сумму (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат наличными не допускается.
-
Не позднее 10 дней с момента получения заявления сотрудника о возврате и с учетом сумм НДФЛ, ежемесячно перечисляемых в бюджет по всем сотрудникам организации, определить порядок возврата налога: в течение трех месяцев за счет указанных сумм, или путем возврата из бюджета. Во втором случае — обратиться в налоговый орган с соответствующим заявлением, к которому прилагаются выписка из налогового регистра по НДФЛ за периоды, когда налог был излишне удержан, и документы, подтверждающие перечисление налога в бюджет. При этом организация вправе возвратить сотруднику излишне удержанную сумму за счет собственных средств, не дожидаясь их возврата из бюджета (абз. 6, 8 и 9 п. 1 ст. 231 НК РФ, п. 2 письма Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
-
Перевести возмещаемый налог (весь или часть) на банковский счет, указанный в заявлении сотрудника (абз. 1 и 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
-
Отразить фактически возвращенную сумму НДФЛ в расчете 6-НДФЛ в периоде фактического возврата (п. 3.2 и 4.3. Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, письмо ФНС России от 14.11.2016 № БС-4-11/21536@). Какого-либо дополнительного уведомления налоговых органов о произведенном возврате не требуется.
Переносите данные из РСВ или 6-НДФЛ за прошлый период, пользуйтесь авторасчетами и проверками.
Попробовать
Для отражения возвращенного налога в 6-ндфл предусмотрены поля 030-032 Раздела 1 и 190 Раздела 2. Они заполняются в расчете за тот период, в котором произошло перечисление денег на счет работника, с указанием соответствующей даты по полю 031.
В свою очередь, по полям 020-024 нужно указывать сумму НДФЛ, подлежащую перечислению в бюджет. Поскольку ст. 231 НК РФ разрешает вернуть налог за счет общей суммы удержанного агентом НДФЛ, то очевидно, что в бюджет агент будет перечислять разницу между удержанным и возвращенным налогом. А значит, и отражаемые по полям 020-024 суммы нужно уменьшить на те, что были возвращены сотруднику. Также на эти суммы уменьшается показатель по полю 180.
Пример. Предположим, в организации работают два сотрудника с окладом 50 тыс. рублей. Вычеты им не предоставляются, т.е. с каждого ежемесячно удерживается по 6 500 рублей налога. В конце марта по одному из сотрудников из налоговой поступило подтверждение права на имущественный вычет в размере 2 млн рублей, а также заявление от самого сотрудника на этот вычет.
Перерасчет был произведен организацией до представления расчета 6-НДФЛ за I квартал. А возврат НДФЛ за январь-март в полной сумме осуществлен 14 апреля. Соответственно в расчете за I квартал будут следующие показатели (для упрощения примера цифры приводятся в целом за месяц, без разбивки по срокам выплаты, поэтому поля 021-024 не заполняются):
- 020 Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние три месяца — 39 000 (2 × (6 500 × 3))
- 030 Сумма НДФЛ, возвразщенная в последние три месяца — 0
- 110 Сумма дохода, начисленная физическим лицам — 300 000,00 (50 000 × 2 × 3)
- 112 Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам — 300 000,00
- 120 Количество физических лиц, получивших доход — 2
- 130 Сумма вычетов — 150 000,00
- 140 Сумма налога исчисленная — 19 500 ((300 000 — 150 000) × 13%)
- 160 Сумма налога удержанная — 39 000
- 180 Сумма налога, излишне удержанная — 19 500
- 190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом— 0
Возврат налога будет отражен в расчете за полугодие:
- 020 Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние три месяца — 0 (6 500 × 3 — 19 500)
- 030 Сумма НДФЛ, возвразщенная в последние три месяца — 19 500
- 031 Дата возврата налога — 14-04-2023
- 032 Сумма налога — 19 500
- 110 Сумма дохода, начисленная физическим лицам — 600 000,00 (50 000 × 2 × 6)
- 112 Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам — 600 000,00
- 120 Количество физических лиц, получивших доход — 2
- 130 Сумма вычетов — 300 000
- 140 Сумма налога исчисленная — 39 000 ((600 000 — 300 000) × 13%))
- 160 Сумма налога удержанная — 58 500 (39 000 + 6 500 × 3)
- 180 Сумма налога, излишне удержанная — 0
- 190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом — 19 500
Еще один момент, требующий внимания бухгалтера при возврате НДФЛ, связан с оформлением уведомлений об исчисленных суммах налога. Нужно ли уменьшать указываемые в них суммы на возвращенный налог? Или такая корректировка проходит позже на основании 6-НДФЛ? Давайте разбираться.
В соответствии с положениями п. 9 ст. 58 НК РФ организации и индивидуальные предприниматели, исполняющие обязанности налогового агента по НДФЛ, в уведомлении указывают в том числе информацию о суммах налога, исчисленных и удержанных ими за период с 23 числа месяца, предшествующего месяцу, в котором представлено указанное уведомление, по 22 число текущего месяца.
Таким образом, в силу прямого указания в п. 9 ст. 58 НК РФ в уведомлении, которое представляется налоговым агентом в отношении сумм НДФЛ, должны указываться фактически исчисленные и удержанные за период с 23 по 22 числа суммы НДФЛ. Возможности уменьшения этих сумм на налог, возвращенный в этот промежуток времени физическому лицу в порядке, установленном ст. 231 НК РФ, п. 9 ст. 58 НК РФ не предусматривает.
В то же время форма уведомления (утв. Приказом ФНС России от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@) не совсем соответствует вышеобозначенным положениям п. 9 ст. 58 НК РФ, так как вообще не содержит специальных полей для указания налоговым агентом сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных за период с 23 числа месяца, предшествующего месяцу, в котором представлено указанное уведомление, по 22 число текущего месяца. Там есть лишь поле «Сумма налога, авансовых платежей по налогу, сборов, страховых взносов», в котором по п. 2.6.4 Порядка заполнения нужно указывать сумму обязательства исчисленного налога.
В самой форме к этому полю имеется примечание-сноска, где формулировка еще конкретнее: указывается сумма налога, авансовых платежей по налогу, сбора, страховых взносов, подлежащая уплате (перечислению) по указанным сроку и коду бюджетной классификации (сумма указывается в рублях и копейках).
Формируйте платежные поручения на уплату налогов и передавайте в ИФНС уведомления об исчисленных суммах налогов
Попробовать
Каких-либо исключений в отношении суммы НДФЛ, удержанной налоговым агентом, ни Порядок, ни сама форма не содержат. Выходит, что в случае возврата налогоплательщику НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 231 НК РФ, по этому полю надо указать только ту сумму исчисленного и удержанного НДФЛ, которую нужно фактически перечислить в бюджет, то есть за минусом возвращенной суммы НДФЛ.
Таким образом, в рассматриваемой части положения, касающиеся заполнения уведомления, содержат неустранимое противоречие. Согласно п. 7 ст. 3 НК РФ оно должно толковаться в пользу налогового агента. Это значит, что в уведомлении можно указать сумму НДФЛ, исчисленную и удержанную за период с 23 по 22 число, за минусом налога, возвращенного в этот же промежуток времени налогоплательщику в порядке, установленном ст. 231 НК РФ.
Ошибочная уплата НДФЛ может возникать по самым разным причинам – от излишнего удержания налога (например, при неправильном применении налоговой ставки, получении вычетов не с начала года и т.д.) до технических сбоев при перечислении налога в бюджет. При этом как у работников (налогоплательщиков), так и у работодателей (налоговых агентов) образовывается переплата по налогу. Рассказываем, как правильно вернуть и зачесть излишне уплаченные суммы по НДФЛ.
Возврат переплаченного НДФЛ работнику
Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам обо всех случаях излишнего удержания НДФЛ. Такое сообщение направляется работнику в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога.
НК РФ не определяет форму и способ сообщения работнику о факте излишнего удержания налога и его сумме. Работодатель вправе сообщать работнику о факте излишнего удержания НДФЛ в любой форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения. В частности, сообщить об излишнем удержании разрешается путем направления уведомления по почте или электронного сообщения. Направлять сотруднику справку по форме 2-НДФЛ с указанием излишне уплаченного налога не требуется (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Далее, чтобы вернуть работнику излишне удержанный и уплаченный с его доходов НДФЛ, с работника потребуется получить заявление о возврате налоговой переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК РФ). Обратиться с таким заявлением к работодателю сотруднику разрешается в течение 3 лет с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ). Никакой специальной формы для такого заявления в настоящее время также не предусмотрено. Заявление представляется сотрудниками в произвольной письменной форме, где указывается период, в котором произошла переплата, сумма налога, подлежащая возврату, а также реквизиты счета, на который должны быть перечислены деньги.
Излишне удержанный НДФЛ в таком случае возвращается работодателем в течение 3 месяцев со дня получения заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат осуществляется за счет сумм этого налога, подлежащих уплате в счет предстоящих платежей, как по самому этому сотруднику, так и по другим работникам, с доходов которых работодатель удерживает НДФЛ. Иными словами, для возврата излишне удержанной суммы налога работодатель уменьшает предстоящие платежи по НДФЛ, исчисляемого как по самому плательщику, так и по другим работникам организации. Возврат НДФЛ производится строго в безналичной форме.
О возврате сотруднику переплаты по НДФЛ работодатель налоговую инспекцию не информирует. Налоговики самостоятельно об этом узнают при получении от работодателя расчета по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@).
Если работодатель нарушит 3-месячный срок для возврата налога, НДФЛ возвращается сотруднику с уже начисленными на него процентами по ставке рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.
В ряде случаев работодатель не может в течение 3 месяцев вернуть сотруднику излишне удержанный налог, поскольку сумма к возврату превышает величину НДФЛ, которую можно удержать со всех работников компании за 3 месяца. В этих случаях работодатель может вернуть такой НДФЛ из бюджета, выплатив работнику налог за счет собственных средств. При этом повторное заявление самого сотрудника о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.
Для этого работодатель от своего имени подает в ИФНС заявление на возврат налога, приложив к нему выписку из регистра налогового учета за год переплаты и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление НДФЛ в бюджет. Заявление с комплектом указанных документов направляется в налоговую инспекцию в течение 10 дней с момента получения заявления от работника (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК РФ). Налог будет возвращен работодателю на его расчетный счет в банке в течение одного месяца. Если до этого работодатель еще не перечислит переплату работнику за счет своих средств, он должен будет перевести ему суммы, перечисленные ИФНС.
При этом наряду с возвратом НДФЛ через работодателя НК РФ предусматривает для работников возможность самостоятельного возврата переплаты непосредственно через ИФНС. Однако это возможно только в случаях отсутствия работодателя (например, по причине его ликвидации). В таких случаях работник вправе самостоятельно подать в ИФНС заявление о возврате излишне удержанной с него суммы НДФЛ одновременно с представлением налоговой декларации по окончании налогового периода (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Однако при наличии действующего работодателя работник не может реализовать право на самостоятельный возврат налога из ИФНС, а налоговая инспекция не может производить возврат излишне удержанной суммы налога без обращения к ней самого работодателя.
Также возврат НДФЛ невозможен и через того работодателя, который не удерживал налог с работника (например, при трудоустройстве по новому месту работы). Возврат излишне удержанной из дохода сотрудника суммы НДФЛ осуществляется всегда тем работодателем, который непосредственно и удержал данную сумму. Возможность возврата переплаты по НДФЛ иным налоговым агентом НК РФ не предусмотрена (письмо Минфина от 06.07.2016 № 03-04-10/39533).
Возврат переплаченного налога работодателю
Если переплата НДФЛ произошла не по причине излишнего удержания налога с доходов сотрудника, а, скажем, из-за сбоя в компьютерной программе или ошибки в платежке, то возврат НДФЛ в таких случаях будет иметь свои особенности.
Дело в том, что НДФЛ всегда удерживается с доходов работника. Уплата налога за счет средств работодателей за редким исключением (п. 9 ст. 226 НК РФ) не допускается. Начиная с 2020 года Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ разрешил взыскивать задолженность по НДФЛ за счет средств работодателей только при неправомерном неудержании или неполном удержании НДФЛ налоговым агентом.
Поэтому сейчас если переплата НДФЛ не сопровождается удержанием соответствующей суммы из дохода работника, то перечисление в бюджет суммы не может рассматриваться в качестве НДФЛ.
Вместе с тем это не означает, что в таких ситуация работодатель не может вернуть ошибочно уплаченные под видом НДФЛ суммы. В этом случае работодатель также вправе обратиться в налоговый орган с заявлением о возврате на расчетный счет суммы, не являющейся НДФЛ и ошибочно перечисленной в бюджет. Заявление представляется по форме, утв. приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (приложение № 8).
К заявлению необходимо будет приложить подтверждающие документы. Подтверждение факта ошибочного перечисления сумм по реквизитам уплаты НДФЛ производится на основании выписки из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и платежных документов (абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Возврат суммы излишне уплаченного налога осуществляется на открытый в банке счет работодателя, указанный им в заявлении о возврате. Сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату в течение одного месяца со дня получения ИФНС заявления (п. 6 ст. 78 НК РФ).
При наличии у компании налоговой недоимки или задолженности по соответствующим пеням и штрафам возврат налога производится только после зачета суммы переплаты в счет погашения указанной недоимки/задолженности.
Переплата по НДФЛ – что делать налоговому агенту? Ошибки в исчислении налога на доход физических лиц могут привести как к неудержанию платежа, так и к излишне уплаченной сумме. Как вернуть переплату по НДФЛ? Расскажем в нашем материале.
Переплата по НДФЛ: что делать?
Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ суммы НДФЛ, излишне удержанные из доходов налогоплательщика, должны быть возвращены налоговым агентом.
В течение 10 рабочих дней с даты обнаружения переплаты работодатель обязан сообщить сотруднику о том, что сумма НДФЛ была излишне удержана, а также о размере самой суммы (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение составляется в произвольной форме, поскольку налоговым законодательством не предусмотрены конкретные способы его составления, и направляется налогоплательщику.
В 2022 году некоторые налоговые агенты могли столкнуться с ситуацией, когда им приходилось возвращать работнику НДФЛ с материальной выгоды за 2021 год. Как это надо было делать, налоговая служба пояснила здесь.
Образец сообщения об излишне удержанном НДФЛ можно скачать бесплатно по ссылке ниже:
Скачать бланк сообщения
Порядок направления такого сообщения должен быть предварительно согласован с получателем (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 1).
Отразить возврат излишне удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и бухгалтерском учете вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в материал.
Ждем заявление от работника
Чтобы переплата была возвращена, налогоплательщик должен обратиться к налоговому агенту с соответствующим заявлением в письменной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206). Порядок его представления (на бумажном носителе или в электронной форме) вы вправе установить самостоятельно (письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-04-06/51172).
Срок возврата налога составляет 3 года со дня уплаты налога (п. 7 ст. 11.3 НК РФ). Если этот срок пропущен, возвращать налог налоговый агент не обязан.
В заявлении работнику необходимо указать реквизиты своего банковского счета, на который работодатель должен будет перечислить денежные средства, т. к. возврат переплаты осуществляется в безналичной форме (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Утвержденной формы для такого заявления нет. Вы можете принять заявление от физлица, составленное им в свободной форме, либо предложить заполнить по вашему образцу.
Скачать готовый образец можно в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Пример
В. П. Смирнов является работником ООО «Апрель». В марте 2023 года ему была выдана материальная помощь в размере 2 000 руб., с января по февраль 2022 г. материальная помощь не начислялась и не выплачивалась. Бухгалтер по ошибке исчислила и удержала НДФЛ с материальной помощи. На следующий день она обнаружила ошибку, пересчитала налог и определила сумму к возврату. В тот же день сотруднику сообщили о факте удержания и о размере налога, который организация обязана ему возвратить.
В. П. Смирнов должен написать заявление, чтобы ООО «Апрель» вернуло ему излишне удержанную сумму НДФЛ.
Возвращаем переплату
Итак, налоговый агент получил заявление налогоплательщика о возврате НДФЛ. Теперь в течение 3 месяцев он обязан вернуть излишне перечисленную сумму налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если не сделать этого в установленный законодательством срок, то кроме самого налога работодатель должен будет заплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: если возникла переплата по НДФЛ, то можно ли зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ?
Ответ на данный вопрос дал Минфин РФ в письме от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342. Вернуть налог можно за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов как самого налогоплательщика, у которого возникла переплата, так и остальных физических лиц, получающих доходы от этого налогового агента (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом не имеет значения ни вид дохода, выплачиваемого другим физическим лицам, ни налоговая ставка, применяемая к данным выплатам.
Пример возврата излишне удержанного НДФЛ за счет налога с доходов других лиц от КонсультантПлюс
В результате ошибки бухгалтера у работника организации А.А. Иванова за период январь – март был излишне удержан НДФЛ в общей сумме 4 000 руб.
За апрель А.А. Иванов получил заработную плату в размере 15 000 руб. НДФЛ в размере 1 950 руб. (15 000 руб. x 13%) с его заработной платы не удерживался…
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив тестовый доступ бесплатно.
Если налоговый агент не в состоянии вернуть переплаченный НДФЛ в установленный срок, то ему следует обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате излишне удержанной им суммы налога в течение 10 дней с даты обращения к нему сотрудника (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ). К заявлению прикладываются документы, подтверждающие факт переплаты, и выписка из регистра налогового учета за тот период, в котором она произошла. При этом самому налогоплательщику подавать заявление на возврат налога во второй раз уже не нужно (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 2).
Следует отметить, что работодатель может не дожидаться возврата средств из бюджета, а вернуть переплату по НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Итоги
Вернуть излишне удержанный у сотрудника НДФЛ налоговый агент обязан в течение 3-х месяцев с момента получения соотетствующего заявления от работника. Возврат можно осуществить только в безналичном порядке. Если средств на выплату не хватает, налоговый агент вправе запросить возврат средств из налоговой службы.
НДФЛ особенный налог — он перечисляется в бюджет из суммы доходов физического лица. Это означает, что работодатель должен перечислить в бюджет ровно столько НДФЛ, сколько он удержал из доходов работника. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Что делать, если вы неверно рассчитали налог и удержали больше? Или ошиблись в платежке и вместо 1000 рублей, перевели 10 тысяч, можно их вернуть или зачесть?
Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим Кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом».
Иначе говоря, НДФЛ — это не тот налог, который можно заплатить авансом на год вперед. Он перечисляется в бюджет каждый раз при выплате дохода физическому лицу. Почему же переплата все-таки возникает?
Когда может возникнуть переплата по НДФЛ
Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в случае, когда организация — налоговый агент излишне удержала и перечислила в бюджет НДФЛ с сумм дохода, выплаченного физическому лицу.
Когда ошибка в исчислении НДФЛ установлена и доходы налогоплательщика откорректированы, то излишне удержанная и перечисленная сумма НДФЛ должна быть возвращена физлицу. А так как налоговый агент эту сумму уже перечислил в бюджет, то, соответственно, организация должна обратиться в налоговый орган за возвратом излишне уплаченных сумм НДФЛ.
Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:
- Работник получил отпуск авансом и увольняется. В таком случае при увольнении работодатель может удержать часть излишне выплаченных отпускных из доходов, причитающихся к выплате сотруднику, но не более 20% от суммы этих выплат. Остальную часть сотрудник может вернуть добровольно (вот тут и появится излишне удержанный налог). Но если сотрудник откажется возвращать полученные вперед отпускные, то сделать ничего нельзя — суд в таких случаях занимает сторону работника, а излишне удержанного НДФЛ не будет, ведь работник оставил себе полученные средства, значит доход все равно получил..
- Если при расчете пособия по больничному листу допущена ошибка и работнику выплачена сумма пособия в завышенном размере, то ФСС не примет такие суммы к зачету. Придется пересчитать пособие и НДФЛ. Опять же излишне выплаченное придется или удерживать из доходов (но только в случае счетной ошибки!) или просить работника добровольно средства вернуть.
- Когда работнику положены стандартные налоговые вычеты, но он несвоевременно предоставил подтверждающие документы. В такой ситуации приходится пересчитывать налоговую базу по НДФЛ с начала года и возможно возникновение излишне удержанной суммы налога.
- Если работник получает имущественный вычет не с начала года. В таком случае так же, как и в случае со стандартными вычетами, надо будет пересчитать доходы работника с начала года и вернуть излишне удержанный налог.
- Если в организации есть сотрудник — иностранец, работающий по патенту, то возвратить удержанный ранее НДФЛ придется в случае, если уведомление о праве на уменьшение НДФЛ с его доходов на суммы фиксированных авансовых платежей поступило от налогового органа после того, как работодатель начал выплачивать такому работнику доход.
- Когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан из необлагаемого дохода.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
- заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
- выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание налога;
- документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
Техническая ошибка
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
- заявление о возврате переплаты;
- документы, подтверждающие излишнее уплаченную сумму налога: справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физических лиц, платежные документы, подтверждающие факт излишне перечисленного налога.
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Исправления в отчетности и в учете
В расчете 6-НДФЛ суммы налога, возвращенного сотрудникам, отражаются в том налоговом (отчетном) периоде, в котором осуществлен его возврат. Такие суммы следует отразить по строке 090 раздела 1.
Если по физическому лицу, из доходов которого излишне удержали НДФЛ, уже предоставлена справка 2-НДФЛ за налоговый период, то тогда нужно будет предоставить корректирующую справку 2-НДФЛ за тот же период.
В бухгалтерском учете сумма налога, подлежащая возврату физическому лицу, отражается записью сторно:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Перечисление налога на расчетный счет физического лица отражается записью:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 51 «Расчетные счета».
На что поменять ЕНВД?
На вебинаре обсудим выбор, разберем нюансы перехода. Если не определиться до конца года, с 1 января вас ждет ОСНО.
Налоговая служба в Письме от 24.04.2019 N БС-3-11/4119@ рассмотрела ситуацию: работодатель в текущем году выявил неудержанный за 2018 год НДФЛ. Сотрудник, с чьих доходов не был удержан налог, продолжает трудиться у данного работодателя. Как исправить ошибку ─ нужно ли сообщать в налоговый орган о невозможности удержания НДФЛ, выполняя обязанность по п. 5 ст. 226 НК РФ?
ФНС разъяснила, что нормы п. 5 ст. 226 НК РФ в данном случае не применяются ─ у налогового агента была возможность удержать НДФЛ при выплате работнику дохода в течение года, но он этого не сделал. Контролеры рекомендовали налоговому агенту:
- удержать НДФЛ при выплате текущих доходов сотрудника и перечислить в бюджет;
- представить за 2018 год уточненный расчет по форме 6-НДФЛ и корректирующую справку по форме 2-НДФЛ.
Если налоговый агент представит уточняющие сведения до того, как ошибку обнаружат налоговики, штрафа быть не должно (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). Если же исправления сделаны по указанию контролеров, штрафа избежать не удастся (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).
Налоговики выявляют ошибки в 6-НДФЛ, сравнивая его с расчетом по страховым взносам. Контрольные соотношения 6-НДФЛ дополнены показателем, взаимоувязанным с РСВ. Его несоблюдение может свидетельствовать о занижении суммы начисленного дохода (Письмо ФНС России от 20.03.2019 N БС-4-11/4943@).
Если в ЗУП 3 сумма такого НДФЛ не удерживается автоматически при очередной выплате, то ее можно удержать с помощью документа Операция учета НДФЛ (Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ — Операция учета НДФЛ).
Подробно в публикации — ПРИЕМЫ ИСПРАВЛЕНИЯ НДФЛ — ПРИМЕР 2: НЕУДЕРЖАННЫЙ НДФЛ.
См. также:
- Обновились контрольные соотношения для 6-НДФЛ
- Опоздали с перечислением НДФЛ? — штрафа можно избежать
- По какой форме необходимо подавать корректировку 2-НДФЛ за предыдущие периоды?
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
