Что делать, если в путевой лист вкралась ошибка или опечатка? Составлять новый с теми же реквизитами, снова проставлять все необходимые подписи и печати? Не обязательно. Можно просто внести исправление.
Исправление в путевом листе: 4 шага
Мы сейчас говорим о тех первичных документах, которые составляются на бумаге. Электронные документы — это совсем другая история. Итак, вы нашли ошибку в путевом листе. Что нужно сделать?
- Зачеркните неправильный текст (цифру, дату, сумму) прямой линией. Зачеркнутый текст должен легко читаться, поэтому максимально тонко зачеркивается.
- Сверху надпишите правильные данные — опять же, компактно, четко и аккуратно, чтобы написанное можно было легко прочитать.
- Запомните: нельзя ничего подчищать, замазывать штрихом и т.д., иначе документ станет недействительным.
- Новый текст должен сопровождаться пометкой «исправлено» с датой исправления. Исправления заверяют уполномоченные лица, которые ранее подписывали документ.
Посмотрите на пример. В этом путевом листе было неправильно указано время проведения предрейсового контроля ТС: 08.15.
Комаров, уполномоченный на заполнение путевых листов, исправил ошибку: зачеркнул неправильную запись, сверху написал «08.00», «исправлено», указал дату и заверил исправление своей подписью с расшифровкой.
Обратите внимание: ниже свои подписи поставили также контролер ТС Тихонов и водитель Никитин. Еще мы записали видео о том, как исправить ошибку в путевом листе — там еще нагляднее можно все увидеть.
Правила, которые мы сейчас перечислили, предусмотрены Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ (ст. 9) и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 (раздел 4).
Исправления в журнале учета путевых листов
Ошибку можно допустить не только в самом путевом листе, но и в журнале, где они учитываются. И хотя журнал регистрации путевых листов не является документом строгой отчетности, неточности и ошибки там тоже нужно исправлять. Во-первых, чтобы самим не запутаться, во-вторых, чтобы не возникало лишних вопросов у проверяющих органов.
Исправления в журнале делаем по тому же алгоритму, что и в путевых листах:
Если в журнале есть столбец «Примечания», то исправление нужно внести и заверить в этой графе — конечно, если там есть свободное место. Изменения заверяет человек, ответственный за ведение журнала: подпись, расшифровка (ФИО), должность. Подробно наш преподаватель рассказывает это на видео:
Кстати, по этим же правилам можно вносить исправления в других журналах по ОБДД, например:
- журнале регистрации результатов контроля технического состояния ТС,
- журнале учета ДТП владельцами ТС,
- журнале учета нарушений Правил дорожного движения,
- журнале регистрации вводного инструктажа,
- журнале регистрации инструктажа на рабочем месте,
- журнале учета учебных занятий по БДД (20-часовая программа),
- журнале учета медицинского осмотра водителей,
- журнале учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии и т.д.
Если у вас есть вопросы по заполнению путевых листов — задавайте, мы обязательно постараемся ответить. А пока посмотрите вот эти статьи. Возможно, на что-то мы уже ответили 🙂
☞ Как заполнять путевой лист грузового автомобиля
☞ Путевой лист для автобуса необщего пользования
☞ Как оформить путевой лист, если рейс длится больше 1 дня
☞ Обязательные реквизиты в путевом листе
Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.01.2022 N 17АП-17308/2018(9)-АК по делу N А71-10056/2017
Требование: Об отмене определения об отказе во включении задолженности в реестр требований кредиторов должника.
Решение: Определение отменено.Из пояснений третьего лица так же следует, что внесение исправлений в ошибочно оформленные путевые листы было осуществлено путем переноса записей из разделов, подлежащих оформлению третьим лицом, ошибочно оформленных путевых листов в соответствующие разделы повторно распечатанных, скорректированных (с внесенными в них необходимыми изменениями) бланков путевых листов. После чего исправленные (оформленные со стороны третьего лица надлежащим образом) путевые листы были переданы ООО “Ренессанс” для проверки и заполнения разделов, подлежащих оформлением заказчиком.
2021-09-01
3214
Исправления в путевых листах + 8 ошибок, которые совершают бухгалтеры
Время чтения: 2 минут
Нужна консультация
Чтобы избежать споров с налоговой, любая организация, в которой есть транспорт, ведет путевые листы. Правильно заполнить путевой лист – задача непростая, тем более если в компании большой парк автомобилей. Ошибки допускают все, даже профессиональные бухгалтеры.
Какие ошибки допускают бухгалтеры при заполнении путевых листов?
В основном ошибки, которые связаны с отсутствием конкретных отметок, с заверением данных и расшифровками.
- Ответственные лица забывают ставить подпись и расшифровку.
- Не указано время возвращения автомобиля.
- Отсутствует информация о топливе и АЗС, где заправляли транспорт.
- Не указан норматив расхода топлива.
- Маршрут поездки расшифрован частично.
- Не указано время возвращения водителя.
- Нет километража.
- Отсутствует подпись после внесения изменений.
Почему заполнять путевые листы лучше со специальными программными решениями?
Так вы сможете использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства. Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, вручную данные переносить не нужно.
Для упрощения работы с путевыми листами используют следующие программы:
- «Победасофт»
- «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт
- «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ
Они различаются по функционалу, сложности настройки и условиям сопровождения.
Узнайте больше о программных решениях – получите бесплатную консультацию специалиста прямо сейчас!
Получить консультацию
Excel отходит на второй план
Многие бухгалтеры отказались от ведения путевых лисов в Excel, поскольку имеется ряд минусов:
- нужно каждый день заполнять 1-5 таблиц;
- хранить каждый из созданных файлов;
- на основании чисел в Excel вести расчет потребления ГСМ и вносить его в учетную программу (например, в «1С:Бухгалтерию 8»);
- менять печатную форму файла каждый раз, когда происходят изменения в законодательстве.
Рейтинг статьи:
4.9
(на основе 11 голосов)
В одной статье собрали всю информацию, которую важно знать о путевых листах. Узнаете, в каких случаях нужно оформить документ, какие обязательные реквизиты включить, чьи подписи проставить. По ссылкам сможете скачать формы путевых листов и посмотреть примеры заполнения.
Решайте текущие вопросы бухгалтерии быстро и легко с «Типовыми ситуациями».
подробнее
В каких случаях нужен путевой лист?
Вы обязаны оформлять путевой лист, если организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Безопаснее оформить путевой лист и в тех случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это связано с тем, что на организации, которые перевозят материальные объекты или лиц без заключения договоров, распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства. При этом в п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов сказано, что путевой лист нужно оформлять на каждое эксплуатируемое транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ).
Путевой лист может понадобиться, чтобы:
- предъявить сотруднику полиции по требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
- подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затраты на ГСМ (письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@);
- начислить заработную плату водителям (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
- подтвердить использование работником личного транспорта в служебных целях – обосновать выплату компенсации (письма Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@);
- подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее при аренде транспортного средства.
Внимание
Чтобы организация признала расходы, кроме путевого листа, нужны приказ о разъездном характере работы или направлении в командировку, отчет о понесенных расходах, чеки, проездные документы, авансовый отчет, если деньги на поездку выданы сотруднику заранее.
Какую форму путевого листа использовать?
Обязательных форм путевого листа нет. Для работы можете использовать унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Если эти формы вам не подходят, вы вправе разработать свои. Разработанные формы путевого листа закрепите в учетной политике. Установить порядок его составления и периодичность заполнения – ежедневно, еженедельно, ежемесячно.
Если разрабатываете собственный путевой лист, включите в него обязательные реквизиты:
- наименование документа и номер документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни, единицу измерения;
- должности совершивших операцию и ответственных за ее оформление либо должности ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи лиц с фамилией и инициалами либо другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц;
- срок действия путевого листа;
- данные о собственнике транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- информацию о водителе;
- сведения о перевозке.
Реквизиты перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Скачивайте готовые образцы бухгалтерских документов в КонсультантПлюс.
подробнее
На путевом листе вы можете разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности. Если за основу своего путевого листа вы возьмете формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, то дополните их всеми недостающими обязательными реквизитами.
Как правило, маршрутный лист оформляется на фирменном бланке организации или обычном листе в двух экземплярах: первый ‒ для работника, второй ‒ для бухгалтерии или отдела логистики.
Как заполнить путевой лист?
На каждое транспортное средство оформите и выдайте водителю один путевой лист. Если одно транспортное средство используют разные водители посменно, вы можете оформить несколько путевых листов, раздельно на каждого водителя. Один путевой лист можно выписать на нескольких водителей, если обеспечите идентификацию отметок о предрейсовом, послерейсовом медосмотре каждого из них. Такие разъяснения дал Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ. Они касаются утратившего силу Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, но полагаем, ими можно руководствоваться и сейчас.
В наименовании путевого листа укажите его порядковый номер и тип транспортного средства. По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначают решением руководителя организации.
Если на транспортное средство выписали несколько путевых листов – на каждого водителя, то в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки, укажите дату, время и показания одометра при выезде. В листе водителя, который последним заезжает на парковку, ‒ дату, время и показания одометра при заезде.
Медицинский работник делает в путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров:
|
Штамп по результатам предрейсового медосмотра |
«Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» |
|
Штамп по результатам послерейсового медосмотра |
«Прошел послерейсовый медицинский осмотр» |
Если длительность рейса составляет более одного дня, отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставят соответственно перед рейсом и после него. Если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, то такие отметки ставят перед первым рейсом и после последнего рейса. Разъяснения дал Минтранс в Письме от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ. Они касаются утратившего силу Приказа от 18.09.2008 № 152, но полагаем, что ими можно руководствоваться и сейчас.
Ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств проводит предрейсовый или предсменный контроль его технического состояния. В путевом листе указывают:
- даты и время выпуска транспортного средства на линию;
- даты и время его возвращения;
- даты и время проведения предрейсового или предсменного контроля с отметкой «Выпуск на линию разрешен».
Законодательство не устанавливает, в какой последовательности при оформлении путевого листа нужно проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль. Следовательно, можете проводить их в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).
Зарегистрируйте оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Если вы ведете журнал на бумажном носителе, его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы. Журнал регистрации путевых листов можно вести в электронной форме. В этом случае заверяйте сведения усиленной квалифицированной электронной подписью и предусмотрите возможность печатать журнал на бумаге (пп. 17, 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
Порядок заполнения и регистрации путевых листов описан в пп. 8‒18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов.
Путевой лист удобно заполнять по примерам: Типовая ситуация: Путевой лист: примеры заполнения
Найти пошаговую инструкцию по моему вопросу в КонсультантПлюс.
подробнее
Особенности путевого листа для легкового автомобиля
Путевой лист легкового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. За основу своей формы вы можете взять форму № 3, дополнив ее всеми недостающими обязательными реквизитами. В маршруте укажите все пункты следования автомобиля. Расход горючего отразите в полном объеме, исходя из показателей приборов. Образцы путевого листа скачивайте в системе КонсультантПлюс:
Образец путевого листа легкового автомобиля (на основе формы № 3 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)
Образец заполнения маршрутного листа работника
Особенности путевого листа для грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. В зависимости от условий оплаты труда водителя подойдут формы:
- форма № 4-С – по сдельным расценкам;
- форма № 4-П – по повременному тарифу.
Формы дополните всеми недостающими обязательными реквизитами.
Заполните путевой лист и выдайте под расписку. Новый путевой лист выдавайте только после того, как водитель сдаст предыдущий.
Если перевозите материальные ценности, внесите в путевой лист реквизиты товарно-транспортных документов, где указаны характеристики перевозимого груза. Храните путевые листы и товарно-транспортные документы вместе. Образцы путевых листов скачивайте в системе КонсультантПлюс:
Образец путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-С с реквизитами, утвержденными Минтрансом России)
Образец путевого листа автомобиля на основе формы П-4 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России
Кто подписывает путевой лист?
Путевой лист подписывают водитель транспортного средства и работник, который отвечает за их оформление, например диспетчер, бухгалтер, менеджер.Также в путевом листе должны быть подписи:
- работника, который уполномочен проставлять в путевом листе дату, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и при заезде на нее (п. 12 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
- медицинского работника, который проводил предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр водителя (п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов);
- должностного лица, который отвечает за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).
Также в путевом листе могут быть подписи лиц, которые вносят и заверяют данные, предусмотренные формой путевого листа вашей организации. Например, данные о стоимости оказанных услуг, количестве израсходованного топлива может вносить и заверять своей подписью бухгалтер или экономист.
Как исправить ошибки в путевых листах?
Ошибки в путевых листах исправляйте по схеме:
- ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
- внесите корректную запись;
- сделайте надпись «Исправлено», укажите дату исправления;
- исправление заверьте подписями тех, кто составил путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. Обычно это диспетчер и водитель.
Данный порядок применяют, если нужно исправить документы бухгалтерского учета, в частности первичные. Полагаем, он подойдет и для исправления ошибок в путевых листах (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»).
Избежать ошибок при заполнении путевого листа поможет Готовое решение: Как заполнить путевой лист
Вопрос:
Можно ли оформить один путевой лист на неделю, если рейсов будет несколько?
Ответ:
Путевые листы нужно оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов. Если автомобиль выполняет в течение дня один или несколько рейсов, то ему нужен один путевой лист на день. Если же длительность рейса превышает один день, то путевой лист оформляется на целый рейс. Например, водитель в длительной командировке на срок более месяца. Тогда ему достаточно одного путевого листа (п. 9 Обязательных реквизитов и порядка).
Вопрос:
Может ли путевой лист легкового автомобиля заполнить не лично водитель, а другой сотрудник в части показаний одометра?
Ответ:
Да, может. По общему правилу при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее нужно проставить дату, время и показания одометра. Уполномоченное лицо, которое будет это делать, назначает руководитель организации решением.
Автор: старший экономист-консультант «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Мясникова Анна
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исправления в путевых листах допускаются или нет в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете предусмотрена корректировка ошибок, однако для этого нужно знать инструкцию по их исправлению. Есть несколько способов, и каждый метод имеет свои особенности. Мы рассмотрим самый типичный способ внесения изменений, которым пользуются многие бухгалтера.
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Допускаются ли исправления?
В Федеральном законе о бухгалтерском учете №402 от 06.12.2011 года, в статье 9 пункте 7 сказано, что в первичных учетных документах можно допускать ошибки и по необходимости исправлять их. Некоторые первичные документы нельзя править, это прописано в нормативных актах.
Относится ли путевой лист к первичным документам? Налоговый вестник от 2010 года №12 сообщает, что данный бланк относится к первичным документам, и в него можно вносить правки. Также Закон №129 –ФЗ в п.5 ст.9 делает акцент только на кассовых и банковских бланках, которые не подлежат правке. Исправлять ошибку нужно штрихом.
Типичные ошибки при заполнении путевых листов
Как правило, в каждой организации есть арендованные, взятые в лизинг или собственные транспортные средства. Производственную направленностьзатрат служебного автомобиля подтверждает путевойлист вне зависимости от того, является ли организация автотранспортной или нет. Если документ заполнен не надлежащим образом, это может привести к спорам с налоговыми органами и значительным доначислениям. Сразустоит оговорить, что путевой лист оформляет не один бухгалтер. Ответственным за путевой лист должен быть и водитель. Также его заполняют: механик и диспетчер-нарядчик. Самое трудное для бухгалтера — добиться от всех ответственных лиц правильного заполнения путевого листа.
Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, рассмотрим самые распространенные из них.
Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается.
Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.
Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Можно определить, где водитель находился в то или иное время, сколько ушло времени на дорогу. Поэтому без этих данных в путевом листе не обойтись. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.
Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указаны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.
Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Несмотря на то, что речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы.
Ошибка 5. Строки в графах «Место отправления и назначения» заполнены не верно, т.к. указаны лишь названия организаций. Здесь надо детально указать город, улицу, название организации. Пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, в него не следует вносить нераскрытые маршруты: «по городу», «по району», «по области». Ведь из них нельзя понять, обоснованно списан бензин или нет. В путевом листе либо приложении к нему необходимо отдельно расшифровывать каждую поездку.
Ошибка 6. Не указан километраж. Необходимо отражать пройденный километраж для каждого пункта назначения. Это можно сделать по показаниям спидометра.
Ошибка 7. Не указан номер лицензионной карточки при выполнении перевозок в междугороднем сообщении.
Ошибка 8. В строке «Автомобиль» не указ гаражный номер автомобиля, что осложняет автоматизированный учет его работы.
Ошибка 9. В соответствующих строках медицинский работник подписью и личным штампом не удостоверил возможность допуска водителя по
При выполнении перевозок для собственных нужд перед выездом в рейс проводится не медицинское освидетельствование водителя, а контроль на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном употреблением наркотических средств, психотропных, токсических или других одурманивающих веществ, который осуществляется в упрощенном порядке.
Приказом руководителя назначается работник, ответственный за проведение приборного контроля опьянения. Для проведения приборного контроля используются специальные приборы и экспресс-пластины, которые должны соответствовать положениям технических нормативных правовых актов. Контроль обязателен перед началом рабочей смены водителей, но также может проводиться во время смены и после ее окончания. При отказе от прохождения приборного контроля опьянения водитель может быть отстранен от работы. На основании показаний приборов и экспресс-пластин в путевой лист вносится дата осуществления контроля, скрепленная jличной подписью работника, проводившего контроль, и ставится штамп «допущен к работе».
При несогласии с результатами приборного контроля водитель направляется на предрейсовое медицинское обследование.
Также следует помнить, что до выезда автомобиля на линию обязательно проводится контроль технического состояния транспортного средства.
Прибывающие с линии и выпускаемые на линию автотранспортные средства проверяют водитель и лицо, ответственное за исправное состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств (работник предприятия, имеющий необходимую квалификацию). Так, согласно Квалификационному справочнику «Должности служащих, занятых на автомобильном транспорте», утвержденному постановлением Министерства труда и социальнойзашиты Республики Беларусь от 5 ноября 2002г. № 142 должность механика автомобильной колонны(гаража, автотранспортной организации) предполагает наличие высшего технического образования и стажаработы по специальности на автомобильном: не менее трех лет или среднего специального образования и стажа работы по специальности на автомобильном транспорте не менее пяти лет.
В нижней части путевого листа в строке «Механик;(подпись, штамп)» своей подписью или личным штампом механик организации удостоверяет, что 5автомобиль технически исправен и выезд разрешен, подтверждает соответствие фактического спидометра показанию, перенесенному диспетчером в данный путевой лист из предыдущего (часть вторая п. 2.2.3 Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов грузовогоавтомобиля, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12000 г. №31).
Часто задаваемым вопросом является вопрос о том, как оформить путевой лист при обслуживании в течениеодного дня нескольких заказов. Такие перевозки можно оформить несколькими путевыми листами. При этом один путевой лист заполняется полностью, на остальных листах заполняется только талон заказчика.
Перечисленные выше ошибки в документе исправимы. Порядок исправлений в путевых листах определен Законом Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. №3321-ХII»О бухгалтерском учете и отчетности». Изменения в первичных учетных документах должны подтверждены подписями соответствующих лиц и датами исправлений. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.
Исправление производится следующимобразом: зачеркиваем тонкой чертой неправильные суммы, текст и надписи, над зачеркнутым исправленным текстом пишем верное значение или таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Лицом, осуществившим исправление, производится запись «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.
Например, исправления в путевом листе показаний счетчика пройденного пути на конец рабочего дня нужно подтвердить подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица). Также следует отметить, что журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, использующие транспорт в своей деятельности, т.к. пока водитель не расписался в сдаче одного путевого, он не может получить следующий.
Изменения законодательства в области автомобильных перевозокв 2011 году
С пяти до десяти лет увеличен срок, на который выдается лицензия, для тех видов услуг, которые продолжают оставаться лицензируемыми. С 1 января 2011 г. не нужно получать лицензию для выполнения:
- внутриреспубликанских перевозок грузов всех видов (не предусмотрены среди услуг, оставляющих лицензируемый вид деятельности в области автомобильного транспорта);
- внутриреспубликанских автомобильных перевозок пассажиров для собственных нужд;
- международных автомобильных перевозок грузов с использованием автомобиля, предназначенного для перевозки грузов, разрешенный максимальный вес которого, включая вес прицепа (полуприцепа),не превышает 3,5 т (часть вторая п. 120 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. № 450).
Изменениям подвергся и перечень грубых нарушений законодательства о лицензировании, лицензионных требований и условий. Использование транспортного средства, оформленного в соответствии с определенными требованиями к оформлению автомобилей-такси, для нужд, не связанных с осуществлением лицензируемой деятельности, будет относиться к грубым нарушениям, если в установленном порядке не будет оформлен путевой лист.
Предрейсовый технический контроль
Предрейсовый техосмотр вправе проводить только дипломированный специалист направления «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или человек, имеющий квалификацию «Контролер технического состояния автомобильного транспорта». В документе должны стоять дата и подпись контролера, иначе запись недействительна.
За нарушение оформления техконтроля транспортного средства в КоАП предусмотрена следующая ответственность:
- путевой лист без записи о прохождении этого вида контроля повлечет штраф в 5 000 руб. для должностных лиц и 30000 руб. для юридических (п. 3 ст. 12.31.1);
- если состояние автомобиля не соответствует результатам техконтроля, и есть поломки, при которых запрещается выезд на рейс, должностным лицам выпишут штраф размером 5 000-8 000 руб. (п. 2 ст. 12.31).
Исправления в путевых листах допускаются или нет
04.03.2013 Интернет, стартапы
При работе с путевыми листами зачастую возникают ситуации, в которых требуется внести изменения в путевой лист. В этой статье будет рассмотрен порядок внесения изменений в путевой лист и типичные ошибки при исправлении данных путевого листа.
Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Напомним, что с 01.01.2013 утратил силу Закон ¹ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором в п. 5 ст. 9 говорилось, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских, но при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Как видно в приведенных выдержках из законов ¹ 129-ФЗ и ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», для путевого листа, как первичного документа, изменилось немногое: добавилось требование к расшифровке подписей лиц, заверяющих внесенные в документ изменения.
Рассмотрим данные изменения на примере путевого листа, составленного диспетчером. При исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра на начало или конец рабочего дня диспетчер указывает дату внесения изменений, свою фамилию и инициалы, заверяет внесенные изменения своей подписью.
При внесении изменений в путевой лист следует обратить внимание на отсутствие следующих возможных ошибок:
Ошибка ¹1
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и расшифровки подписи лица составившего документ, в частности диспетчера. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их составившие и подписавшие.
Ошибка ¹2
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и подписи лица, составившего документ. Такое изменение путевого листа является не действительным и, как следствие, не действительным становится весь документ.
Ошибка ¹3
Отсутствует расшифровка подписи лица, составившего документ.
Ошибка ¹4
В разделе данных о возврате автомобиля не изменена фамилия и инициалы водителя, для исправления ошибки следует внести дополнительное изменение в раздел данных о возврате автомобиля, которое устранит противоречие в данных о водителе автомобиля, на который выписан путевой лист.
Ошибка ¹5
Отсутствует подпись лица, составившего документ.
Ошибка ¹6
Изменение, внесенное в путевой лист, не содержит информации о лице, составившем документ, и не подтверждено подписью данного лица. Согласно ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить изменения и заверять их подписью с указанием расшифровки, могут только лица, составившие данный документ.
Таким образом, при внесении изменений в путевые листы нужно руководствоваться ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и обращать внимание на отсутствие рассмотренных ошибок.
Не указан конечный адрес
Контролерам важно, чтобы путевые листы содержали описание маршрута следования автомобиля с указанием названий улиц, номеров домов и наименований компаний, как конечной или промежуточной цели следования. Если такие сведения не включены в путевой лист, налоговики могут посчитать, что поездка была фиктивной и исключить расходы по ней.
Что сделать?
Указывайте в путевом листе весь маршрут следования со всеми пунктами остановок.
Иногда сделать это затруднительно, например, при отсутствии точного адреса. В таком случае можно написать название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку на дороге или просто взять координаты из навигатора с указанием широты и долготы. Судебная практика доказывает, что такой способ защиты понесенных компанией расходов суды признают правомерным (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).
Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте
Если компания осуществляет продажу или доставку продуктов питания и среди них есть скоропортящиеся, например, рыба, овощи и фрукты, молочные продукты, использование рефрижератора обязательно. Налоговики в ходе проверки обязательно обратят внимание на этот нюанс транспортировки. Если использовался обычный автомобиль, инспекторы вправе признать поездку фиктивной.
В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.
Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Учимся на чужих ошибках
Чтобы избежать возможных ошибок, которые впоследствии могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, разберем порядок заполнения путевого листа на примере.
Пример
Основным видом деятельности ООО «Гравицаппа» является продажа мелких деталей для двигателей. Для служебных поездок по городу и области руководители и менеджеры используют легковые автомобили. Услуги сторонним организациям по перевозке пассажиров не оказываются.
14 февраля 2009 года менеджер ООО «Гравицаппа» И.М. Семенов отправился на задание. Организация использует унифицированную форму путевого листа (форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78). Заполненный документ можно посмотреть . Затраты по эксплуатации автомобилей списываются в расходы, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Итак, проведем работу над ошибками по путевому листу ООО «Гравицаппа». Места, где при заполнении допущены ошибки, указаны цифрами на .
Обращаем внимание, что наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов не допускается.
Ошибка 1. Отсутствуют подписи и расшифровки ответственных лиц, в частности водителя. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие.
Ошибка 2. Не указано время возвращения. Отсутствие данных в графе говорит о том, что водитель закончил служебную поездку, а автомобиль в надлежащее время не вернул. В путевом листе время выезда и возвращения нужно фиксировать обязательно. Если время не проставлено, то возникнет расхождение между данными лицевой стороны путевого листа и оборотной.
Ошибка 3. Данные о выданном бензине не указаны. Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету.
Ошибка 4. В графе «Расход: по норме» не проставлен норматив расхода топлива автомобиля. Несмотря на то что в Налоговом кодексе речь о каком-либо лимите затрат на топливо не идет, налогоплательщикам все же лучше использовать нормативы, утвержденные Минтрансом России, либо воспользоваться заводскими нормами расхода топлива.
Как вносить исправления + пример
Вносить изменение следует так: зачеркните неправильную сумму тонкой линией и сверху напишите правильный текст разборчивыми цифрами или буквами. Зачеркнуть слово требуется так, чтобы его потом мог прочитать представитель проверяющего органа. Возле корректировки пишут слово «Исправлено» указывают дату исправления, фамилию и инициалы лица, составляющего этот документ. Заверить ошибку подписью должны соответствующие лица, участвовавшие в исправлении.
К примеру, в путевом листе нужно изменить время прибытия водителя в пункт назначения. Подписи должны поставить водитель, механик и лицо, которое составляло этот лист.
С 1 января 2013 года вышли изменения, как вводить исправления в первичных документах. Добавился один пункт: нужно расшифровывать подписи лиц , которые участвуют в заверении правки.
Пример внесения правок в путевой лист
