Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки
Когда организация обязана провести инвентаризацию
Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность мероприятия, превращая его в формальность. Однако только в ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, cкорректировать учет и минимизировать налоговые риски.
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Случаи, когда инвентаризация обязательна:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- других случаях, предусмотренных законодательством.
Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.
Основные средства необходимо проверять раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить инвентаризацию. Для этого ему необходимо определить количество мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой инвентаризации (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).
Что проверяют при инвентаризации
Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств независимо от их местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по подразделениям.
В обязательном порядке необходимо проверить:
Как заботать с запасами
Учет запасов согласно ФСБУ и требования к инвентаризации
Программа курса
- нематериальные активы;
- основные средства;
- финансовые вложения;
- товарно-материальные ценности;
- незавершенное производство и расходы будущих периодов;
- деньги, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
- расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
- резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
- активы и обязательства компании.
Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет, например, арендованные основные средства, товары, полученные на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку, и пр.
Каков порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).
Комментирует Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы: «Необязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».
Основные этапы инвентаризации:
- Предварительная подготовка:
- издать приказ о проведении инвентаризации;
- сформировать инвентаризационную комиссию;
- определить сроки проведения и видов инвентаризуемого имущества;
- получить расписки от материально ответственных лиц и т.д.;
- распечатать инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.
Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
- Проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
- Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
- Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе надо привести данные бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации, выявить виновных в неправильном учете имущества и привлечь их к административной ответственности.
Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:
- Инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
- Записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.
Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.
Что делать, если выявлены излишки имущества
Зачастую при инвентаризации выявляются лишние материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершенные во время прежних контрольных и учетных мероприятий.
В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».
Пример 1. В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб. Бухгалтер делает следующую проводку:
Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов
Пример 2. Организация в ходе проведения ежегодной инвентаризации выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 руб. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:
Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов
Необходимо установить и причины возникновения излишков, и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
Как заботать с запасами
Учет запасов согласно ФСБУ и требования к инвентаризации
Программа курса
Если выявленные материалы или товары неликвидны или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.
В налоговом же учете доход в виде стоимости выявленных излишков материально-производственных запасов и прочего имущества признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и п. 6 ст. 274 НК РФ).
Какова ответственность за непроведение инвентаризации
Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Но ФНС может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения. Сделать это за предыдущие периоды непросто, но ничего невозможного нет.
В соответствии со статьей 247 Трудового кодекса РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
Основным способом проверки соответствия фактического наличия имущества путем сопоставления с данными бухгалтерского учета признается в силу статьи Федерального закона «О бухгалтерском учете» инвентаризация имущества, порядок проведения которой определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания).
На чем чаще всего спотыкаются работодатели, доказывая в суде свои исковые требования о взыскании с работника суммы материального ущерба? Исходя из примеров судебной практики, можно сформировать перечень таких ошибок:
- отсутствие расписок проверяемых материально-ответственных о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы (нарушение пункта 2.4 Методических указаний);
- проведение инвентаризации в отсутствие проверяемого материально-ответственного лица (нарушение пункта 2.8 Методических указаний);
- неправильное исправление ошибок в описях (нарушение пункта 2.9 Методических указаний);
- отсутствие приказа о назначении инвентаризационной комиссии (нарушение пункта 2.3 Методических указаний);
- неоформление инвентаризационных и сличительных описей (нарушение пунктов 2.5, 2.9, 4.1 Методических указаний);
- отсутствие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и проверяемых материально ответственных лиц (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
- отсутствие в конце описи расписки проверяемого материально ответственного лица, подтверждающей проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (нарушение пункта 2.10 Методических указаний);
- допуск в период инвентаризации посторонних лиц в помещение, где она проводится (нарушение пункта 2.12 Методических указаний);
- и иные ошибки.
Перечисленные ошибки – пожалуй, самые распространенные в процедуре инвентаризации. Но в практике встречаются и иные, менее популярные ошибки, на которые также стоит обратить внимание и учесть их, так сказать, на чужом опыте, не допустив их совершение на своем. Рассмотрим некоторые их них.
Нестандартная ошибка: не была проведена инвентаризация при приеме на работу материально-ответственного лица
Согласно пункту 1.5 Методических указаний проведение инвентаризаций обязательно в том числе при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел). Ошибка работодателя состоит в том, что при приеме на работу нового работника, на которого возлагается полная материальная ответственность, инвентаризация не проводилась. Подобная ошибка приводит к тому, что при последующем установлении недостачи работодателю не удается доказать период образования недостачи (образовалась ли она до приема нового работника или же уже при его работе), равно как и вину конкретно нового работника в недостаче.
Работодатель обратился в суд с иском к М. о взыскании недостачи, указав, что ответчица была принята на работу на должность продавца-кассира, с ней был заключен договор о материальной ответственности. В ходе исполнения ответчиком трудовых обязанностей в период с (…) по (…) образовалась недостача в размере (…) руб., которую М. признала, но не выплатила, а уволилась.
Суд при рассмотрении спора дал надлежащую оценку представленным истцом документам, в том числе: тетрадям учета поступления и продажи товара и поступившей от продажи товара выручки; актам ревизии по магазину, согласно которым выявлена недостача в размере (…) руб., за период с (…) по (…), и пришел к выводу, что представленные документы не могут быть признаны допустимыми доказательствами, поскольку не подтверждают передачу ответчице вверенных ей материальных ценностей в период ее трудовой деятельности и образование недостачи по вине последней.
Истец не представил суду и доказательств проведения инвентаризации товара на дату приема ответчика на работу, передачи (вручения) этого товара ответчику, передачи товара от одного продавца другому при смене на рабочем месте. Договоры о коллективной материальной ответственности с участием М. также не заключались. Принимая во внимание также, что работодателем не была проведена надлежащая проверка с целью установления размера недостачи, причин ее возникновения, при том, что судом установлены обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника, в том числе ненадлежащее ведение работодателем финансово-хозяйственной документации, суд пришел к правильным выводам об отказе в удовлетворении заявленного иска (решение Дзержинского районного суда г. Оренбурга от 29.01.2014; апелляционное определение Оренбургского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-1925/2014)1.
Вывод: чтобы в последующем не испытывать трудностей в доказывании своих требований к работнику о возмещении материального ущерба, следует изначально, то есть при приеме на работу нового материально-ответственного лица, четко исполнять требования законодательства РФ, в частности, провести инвентаризацию в соответствии с требованиями пункта 27 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний, как при смене материально-ответственных лиц.
Обратите внимание!
В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 года № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» разъяснено, что обязанность доказать наличие прямого действительного ущерба, размер причиненного ущерба при разрешении дела о возмещении ущерба работником возлагается на работодателя.
К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
Недоказанность одного из указанных обстоятельств исключает материальную ответственность работника.
При доказанности работодателем указанных выше обстоятельств работник должен доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба.
Нестандартная ошибка: спорность факта ущерба и вины работника не может подтверждаться неправильно оформленным отчетом независимого аудитора
В случае спорности отчета ревизионной комиссии факт причинения ущерба руководителем предприятия может подтверждаться отчетом ревизионной комиссии и отчетом независимого аудитора. Указанные документы для признания их относимыми и допустимыми доказательствами должны быть надлежаще оформлены. В противном случае неправильно оформленный документ не может быть положен в основу доказательства правомерности требований работодателя о взыскании с работника суммы материального ущерба.
ТСЖ попыталось взыскать материальный ущерб с бывшего председателя правления. В качестве доказательств своих требований ТСЖ представило отчет независимого аудитора, в котором сделан вывод о необоснованном расходовании бывшим председателем денежных средств со счета ТСЖ. Суд же отчет не принял во внимание, поскольку достоверным и достаточным доказательством причинения ответчиком ущерба в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей (неосновательного расходования денежных средств, полученных работником в подотчет на хозяйственные нужды) данный акт не является. В обоснование своих выводов суд указал следующее.
Суд проанализировал положения устава ТСЖ, согласно которым ревизионная комиссия (ревизор) проводит плановые ревизии финансово-хозяйственной деятельности товарищества не реже одного раза в год; представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов на соответствующий год товарищества и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов; отчитывается перед общим собранием о своей деятельности. Исходя из последующих положений устава, деятельность ревизионной комиссии может оказаться недостаточной для нормального функционирования товарищества, в связи с чем, по решению руководящих органов ТСЖ (общего собрания, собрания правления), для проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности товарищества может быть приглашен профессиональный аудитор. Вместе с тем представленный истцом отчет составлен некой Л.А. без указания занимаемой должности и учреждения, в котором ею осуществляется трудовая (гражданско-правовая) деятельность. Отчет не имеет ни углового штампа, ни печати. На обороте имеется отметка о том, что данный документ прошит и пронумерован 02.12.2013 Л.О., то есть спустя почти семь месяцев со дня составления отчета.
Одновременно в суд был представлен отчет ревизионной комиссии ТСЖ, которой до обращения к аудитору была проведена проверка расходования денежных средств председателем правления за спорный период. По результатам данной проверки нарушений финансовой дисциплины не обнаружено, присвоение работником денежных средств не выявлено. При таких обстоятельствах у суда имелись основания считать указанный отчет аудитора недопустимым и недостаточным доказательством, бесспорно и достоверно не подтверждающим факт причинения ответчиком ущерба в заявленном истцом размере, а также сам размер ущерба (решение Первомайского районного суда г. Омска от 29.01.2014; апелляционное определение Омского областного суда от 07.05.2014 по делу № 33-2787/2014)2.
Вывод: отчет ревизионной комиссии предприятия для решения вопроса о взыскании материального ущерба с руководителя предприятия будет иметь приоритетное значение по сравнению с ненадлежаще оформленным отчетом независимого аудитора.
В обоих приведенных примерах из практики работодатель собрал весомую доказательную базу и самого факта ущерба, и его размера, и вины конкретного работника, и доказательства наличия причинно-следственной связи проступка работника и наступившего материального ущерба… Казалось бы, исходя из приведенных примеров, и предположить было нельзя, что при всей подготовленности работодателя к положительному для себя решению суда работодателю-истцу будет отказано во взыскании ущерба с его работников. Увы, но практика показала, что это реально.
В противоположной же ситуации, когда шансы на положительное решение невелики, работодателю удается выиграть спор. Как правило, речь идет о ситуациях, когда проверяемое материально-ответственное лицо оказывает всяческое сопротивление проведению инвентаризации, отказывается подписывать что-либо и заранее настроено оспаривать каждый шаг работодателя в процедуре привлечения его, как работника, к полной материальной ответственности.
Самое главное – надлежаще оформлять каждый шаг в процедуре привлечения работника к материальной ответственности
Даже если работник отказывается от подписи в том или ином документе – это не повод для дальнейшего признания результатов инвентаризации недействительными. А вот отсутствие соответствующего акта, составленного работниками работодателя, о фиксации факта такого отказа – уже, безусловно, повод для признания требований нормативных актов (как правило – Методических указаний) к порядку проведения инвентаризации невыполненными, а результатов инвентаризации – недействительными. В связи с изложенным не стоит опасаться «сопротивления» материально-ответственного лица. Нужно лишь внимательно и скрупулезно оформлять всю документацию, связанную с доказыванием факта и размера материального ущерба и привлечением работника к материальной ответственности.
Работодатель – ИП обратился в суд с иском к Г. о взыскании суммы материального ущерба, указав, что Г. состояла с ИП в трудовых отношениях в должности куратора розничной сети, трудовые обязанности выполняла в магазине. Ею по накладной № 14 получен ноутбук для передачи в магазин с целью дальнейшего использования в работе, по результатам инвентаризации выявлено отсутствие в магазине указанного ноутбука. Ответчица Г. пояснений не представила, от подписания инвентаризационной описи и сличительной ведомости отказалась, уволилась по собственному желанию, при увольнении ноутбук не вернула, чем истцу причинен ущерб. Работодатель представил суду доказательства передачи работнику по разовому документу материальных ценностей (в виде ноутбука), результаты инвентаризации. Суд пришел к выводу, что порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов, регламентированный Методическими указаниями, ИП был соблюден. Как следовало из актов, Г. отказалась ознакомиться с инвентаризационной описью товарно-материальных ценностей (составленной по результатам инвентаризации), и от ознакомления со сличительной ведомостью результатов инвентаризации. На основании представленных доказательств суд обоснованно пришел к выводу о наличии оснований для взыскания с Г. в пользу ИП суммы причиненного ущерба (решение Краснокамского городского Пермского края от 29.01.2014; определение Пермского краевого суда от 23.04.2014 по делу № 33-3515)3.
Вывод: если инвентаризация ценностей проведена правильно, а отказ материально-ответственного работника где-либо расписаться документально актирован, суд считает процедуру проведения проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, установленную статьей 247 Трудового кодекса РФ, соблюденной.
Подводя итог проанализированным примерам из практики, можно сделать следующие выводы:
- знать требования Методических рекомендаций для правильного оформления результатов инвентаризации недостаточно;
- для недопущения стандартных ошибок при фиксации этапов инвентаризации и привлечения работника к материальной ответственности достаточно изучения норм Трудового кодекса РФ в совокупности со специальной литературой, методическими материалами, а также обобщений судебной практики и разъяснений постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»;
- для исключения редких, но фатальных ошибок при доказывании факта материального ущерба и вины работника потребуется внимательное изучение примеров из широкой судебной практики. Конечно, это потребует времени и настойчивости. Однако результатом станет положительное решение суда для работодателя, а не неожиданный и потому обидный отказ в удовлетворении вполне правомерных, но недоказанных требований работодателя.
Исправляем ошибки по результатам инвентаризации
“Российский налоговый курьер”, N 23, 2003
Все организации должны ежегодно проводить инвентаризацию имущества и обязательств. В результате инвентаризации нередко выявляются различные ошибки. Как их отразить и исправить в налоговом и бухгалтерском учете?
Когда нужно проводить инвентаризацию
Чтобы подтвердить достоверность данных бухгалтерского учета, предприятия проводят инвентаризацию имущества и обязательств. В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но и их состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации. В некоторых случаях инвентаризация должна быть проведена обязательно. Например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. По имуществу, инвентаризация которого проводилась 1 октября или позже, повторную инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводить не нужно. Это установлено п.1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее – Методические указания по инвентаризации).
По итогам проведенной инвентаризации составляется опись или акт инвентаризации, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. В них фиксируются сведения о фактическом наличии имущества, его стоимости и реальности учтенных финансовых обязательств.
Далее результаты инвентаризации сверяются с учетными данными. При выявлении отклонений по проверяемому имуществу составляются сличительные ведомости. В них и отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационных описей.
В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены излишки, недостача основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), денежных средств, финансовых вложений. Кроме того, могут быть обнаружены ошибки в оценке этих активов и в их классификации. В этом случае в бухгалтерский и налоговый учет вносятся соответствующие исправления.
Как исправить ошибки в бухучете
Порядок исправления ошибок зависит от типа ошибки. Он определен п.28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Документ утвержден Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Основные средства, товарно-материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты.
Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства или обращения. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Если виновники не установлены или суд отказал во взыскании с виновных лиц, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты.
Сумму НДС на дату выявления недостающего имущества, ранее принятую к вычету, необходимо восстановить.
В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены ошибки в оценке того или иного имущества при принятии его к учету. Например, в первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, не учтены расходы по их установке.
Кроме того, возможны ситуации, когда при приеме к учету актива он неверно квалифицирован. Например, основные средства оприходованы в качестве материалов, расходы будущих периодов учтены в качестве нематериального актива и т.д. В этом случае необходимо сделать корректирующие записи в бухгалтерском учете.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации, если она проводилась уже в следующем году, – в годовом бухгалтерском отчете, то есть декабрьскими записями (п.5.5 Методических указаний по инвентаризации).
Период внесения исправительных проводок по выявленным ошибкам определяется исходя из периода совершения ошибки (см. таблицу).
Таблица
В каком периоде нужно вносить исправления в бухучете
Период, |
Период, в котором необходимо внести исправления |
Текущий год |
Месяц обнаружения ошибки |
Прошлый год |
Декабрь прошлого года, если ошибка выявлена до |
Месяц обнаружения ошибки, если она выявлена после |
|
Более ранние |
Месяц обнаружения ошибки (исправления в |
Как исправить ошибки в налоговом учете
В налоговом учете порядок исправления ошибок отличается от бухгалтерского.
По общему правилу, обнаружив ошибку в исчислении налоговой базы прошлых отчетных (налоговых) периодов, пересчет нужно производить в периоде совершения ошибки. Если же невозможно определить, к какому периоду относится выявленная ошибка, корректируются налоговые обязательства периода, в котором она обнаружена. Это установлено ст.54 НК РФ.
Чтобы правильно пересчитать налоговую базу в корректируемом отчетном (налоговом) периоде, необходимо внести исправления в соответствующие налоговые регистры. Например, путем составления пояснительных записок, справок и т.п. к налоговому регистру, который требует корректировки, либо к регистру бухгалтерского учета, если регистры бухучета используются для ведения налогового учета.
Если ошибка затрагивает несколько отчетных (налоговых) периодов, нужно сдать уточненные декларации за каждый из них. Рекомендуем приложить к ним записку с пояснениями причин внесения исправлений.
Пример 1. Отчетным периодом для организации является квартал, полугодие и 9 месяцев. Организация в апреле 2003 г. выявила ошибку, допущенную при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за квартал 2002 г. Чтобы исправить ошибку, организация должна сдать уточненные декларации за квартал, полугодие, 9 месяцев и весь 2002 г.
Выявленные ошибки могут приводить как к недоплате, так и к переплате налога. Если налогоплательщик не доплатил налог, он обязан внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию, а также уплатить недостающую сумму налога и пени. Согласно п.1 ст.81 НК РФ это освобождает налогоплательщика от ответственности за неуплату налога по ст.122 Кодекса. В случае же переплаты налога налогоплательщик имеет право на зачет или возврат излишне уплаченных сумм (ст.78 НК РФ).
Ошибки, выявленные в результате инвентаризации ТМЦ
В результате инвентаризации ТМЦ могут быть выявлены:
- недостача или излишек ТМЦ;
- порча или потеря ТМЦ своих качеств;
- ошибочное отнесение имущества к ТМЦ;
- ошибки при формировании стоимости ТМЦ;
- ошибки при списании ТМЦ с учета.
Причинами недостачи материальных ценностей может быть хищение и естественная убыль. Причиной излишка – неоприходование вовремя ТМЦ и пересортица.
Порядок учета недостачи зависит от наличия норм естественной убыли по данному типу ТМЦ, а также от того, установлены ли по факту недостачи виновные лица. Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. По дебету этого счета и отражаются суммы недостач, выявленных в результате инвентаризации.
Недостача или порча ТМЦ в пределах утвержденных норм естественной убыли в бухгалтерском учете относится на издержки производства или обращения, сверх норм – на виновных лиц. Для целей налогового учета потери от недостачи и (или) порчи товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ, приравниваются к материальным расходам (пп.2 п.7 ст.254 НК РФ).
В настоящий момент нормы естественной убыли не утверждены. Поэтому в налоговом учете все недостачи, выявленные при инвентаризации, считаются убылью сверх норм и должны быть отнесены на виновных лиц. В бухучете же организация может самостоятельно утвердить такие нормы.
Если недостача или порча ТМЦ отнесена на виновных лиц, в бухгалтерском учете данные суммы отражаются по дебету субсчета 73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба” и кредиту счета 94.
По общему правилу за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст.241 Трудового кодекса). В ряде случаев работнику грозит материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба. Эти случаи перечислены в ст.243 ТК РФ. Однако общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником в любом случае сохраняется 50% заработка.
Пример 2. Организация занимается оптовой торговлей продуктами питания глубокой заморозки. В октябре 2003 г. на складе была проведена инвентаризация товаров. В результате была выявлена недостача 100 упаковок креветок на общую сумму 5000 руб.
Полную материальную ответственность за выявленную недостачу несет кладовщик. Он добровольно согласился возместить ущерб из заработной платы. Его оклад – 5500 руб. Организация приняла решение ежемесячно удерживать из зарплаты кладовщика максимально возможную сумму – 1100 руб. (5500 руб. х 20%) – вплоть до полного возмещения ущерба.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
в октябре 2003 г.
Дебет 94 Кредит 41
- 5000 руб. – отражена недостача товара;
Дебет 94 Кредит 68
- 500 руб. – восстановлен НДС, относящийся к стоимости недостающего товара (для морепродуктов ставка налога равна 10%);
Дебет 73-2 Кредит 94
- 5500 руб. – списана недостача на виновное лицо;
ежемесячно в течение пяти месяцев начиная с октября 2003 г.
Дебет 70 Кредит 73-2
- 1100 руб. – удержана часть суммы недостачи из заработной платы.
Если виновные лица не установлены или если суд отказал во взыскании с них убытков, в бухучете суммы недостач списываются в дебет субсчета 91-2 “Прочие расходы”. В налоговом учете эти суммы признаются как внереализационные расходы на основании пп.5 п.2 ст.265 НК РФ. Отметим, что в этом случае потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ во взыскании с них ущерба. Это могут быть решения следственных или судебных органов.
Пример 3. Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, кладовщик не признал свою вину. Предприятие подало иск в суд. В январе 2004 г. получено решение суда: во взыскании ущерба с кладовщика отказано за отсутствием вины, виновник недостачи не установлен.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
в октябре 2003 г.
Дебет 94 Кредит 41
- 5000 руб. – отражена недостача товара;
Дебет 94 Кредит 68
- 500 руб. – восстановлен НДС, относящийся к стоимости недостающего товара;
Дебет 73-2 Кредит 94
- 5500 руб. – списана недостача на виновное лицо;
в январе 2004 г.
Дебет 73-2 Кредит 94
-----------¬
- ¦5500 руб.¦ - сторнирована недостача, ошибочно отнесенная
L-----------
на виновное лицо;
Дебет 91-2 Кредит 94
- 5500 руб. – недостача списана на финансовые результаты.
Для целей налогообложения в регистр внереализационных расходов в январе 2004 г. включается сумма 5000 руб. Величина восстановленного НДС в качестве расхода не принимается. Так как это не предусмотрено ни п.2 ст.170, ни ст.265 Налогового кодекса.
Излишки ТМЦ приходуются по рыночным ценам. Одновременно их стоимость относится на финансовые результаты. Это установлено п.29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее – Методические указания по учету МПЗ).
В налоговом учете излишки принимаются в качестве внереализационных доходов по рыночным ценам (п.20 ст.250 НК РФ).
В ходе инвентаризации может выясниться, что часть ТМЦ была испорчена либо потеряла свои первоначальные качества. В случае порчи и невозможности дальнейшего использования ТМЦ списываются по правилам, рассмотренным в предыдущих примерах (в зависимости от источника покрытия убытков).
Что же касается ТМЦ, потерявших свои первоначальные качества, но которые могут быть использованы в производственной деятельности, то схема их учета несколько иная. Пунктом 20 Методических указаний по учету МПЗ в бухгалтерском учете предусмотрено создание резерва под ценности, которые частично потеряли свое первоначальное качество. Они отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты. Для этого Планом счетов предусмотрен специальный счет 14 “Резервы под снижение стоимости материальных ценностей”. Резерв начисляется в декабре отчетного года, а в дальнейшем восстанавливается по мере отпуска относящихся к нему запасов.
В налоговом же учете оснований для признания этих сумм в качестве расходов нет.
Пример 4. В ходе проведения инвентаризации в январе 2004 г. на складе организации было выявлено пять офисных кресел, предназначенных для продажи, которые вследствие неправильного хранения потеряли часть своих потребительских качеств (испорчены механизмы регулировки спинок). Кресла приобретались по цене 5000 руб. за штуку (без НДС). Руководство организации приняло решение уценить данный товар и реализовать его по цене 3000 руб. (без НДС).
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
в декабре 2003 г.
Дебет 91-2 Кредит 14
- 10 000 руб. ((5000 руб. – 3000 руб.) х 5 шт.) – отражена разница между стоимостью товара, отраженной в балансе, и стоимостью возможной реализации;
по мере реализации кресел
Дебет 14 Кредит 91-1
- 2000 руб. ((5000 руб. – 3000 руб.) х 1 шт.) – восстановлена часть суммы начисленного резерва.
В бухгалтерском балансе за 2003 г. стоимость этих активов отражается за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.
При формировании налоговой базы по налогу на прибыль суммы резерва не учитываются.
Несколько слов об ошибках, связанных с неправильной классификацией или оценкой ТМЦ при принятии их на учет, а также с неправильным списанием. В бухгалтерском и налоговом учете эти ошибки исправляются в соответствии с принципами, сформулированными в начале статьи. То есть в бухучете ошибки исправляют в периоде, указанном в таблице, а в налоговом – в периоде совершения.
Ошибки, выявленные в результате инвентаризации основных средств и нематериальных активов
Инвентаризация основных средств и нематериальных активов производится в соответствии с порядком, утвержденным п.п.3.1 – 3.8 Методических указаний по инвентаризации. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, что должно быть закреплено в учетной политике организации.
При проведении инвентаризации в первую очередь проверяется наличие самих активов и соответствующих первичных документов по их оприходованию и учету. Кроме того, проверяется правильность отражения в учете фактов поступления и использования основных средств и нематериальных активов.
Пример 5. В ноябре 2003 г. на производственном предприятии в ходе проведения инвентаризации выяснилось следующее. Приобретенный в июне 2002 г. компьютер стоимостью 28 500 руб. (в том числе НДС – 4750 руб.) не был оприходован, но использовался с момента покупки.
Использование компьютера в деятельности, связанной с получением доходов, фактически означает его ввод в эксплуатацию. Поэтому по результатам инвентаризации необходимо дооприходовать компьютер и доначислить амортизацию за весь срок использования.
Для начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете организация выбрала срок полезного использования 37 месяцев. Амортизация начисляется линейным методом. Норма амортизации – 2,7% (1 : 37 мес. х 100%). Ежемесячные амортизационные начисления – 641,25 руб. ((28 500 руб. – 4750 руб.) х 2,7%).
В бухгалтерском учете в ноябре необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 08 Кредит 60
- 23 750 руб. (28 500 руб. – 4750 руб.) – компьютер принят к учету в составе вложений во внеоборотные активы;
Дебет 19-1 Кредит 60
- 4750 руб. – отражена сумма НДС;
Дебет 01 Кредит 08
- 23 750 руб. – компьютер введен в эксплуатацию;
Дебет 68 Кредит 19-1
- 4750 руб. – принят к вычету НДС;
Дебет 26 Кредит 02
- 3847,5 руб. (641,25 руб. х 6 мес.) – начислена амортизация по компьютеру за период с июля (с момента, когда ее нужно было начать начислять) по декабрь 2002 г.;
Дебет 26 Кредит 02
- 6412,5 руб. (641,25 руб. х 10 мес.) – начислена амортизация по компьютеру за период с января по октябрь 2003 г.
В налоговом учете первоначальную стоимость компьютера, отраженную в регистре формирования стоимости основного средства, нужно увеличить на 23 750 руб. Сумму амортизации, отраженную в регистре начисленной амортизации за 2002 г., необходимо увеличить на 3847,5 руб., а за 2003 г. – на 6412,5 руб.
Следует также сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль и расчет по налогу на имущество за все прошедшие отчетные и налоговые периоды: за 1-е полугодие, 9 месяцев и весь 2002 г., а также I квартал, 1-е полугодие и 9 месяцев 2003 г.
НДС можно принять к вычету в ноябре. Напомним, что НДС по основным средствам, не требующим монтажа, принимается к вычету в полном объеме после принятия на учет (п.1 ст.172 НК РФ).
Если в результате всех перерасчетов возникла переплата по налогам, к уточненным декларациям необходимо приложить заявление о возврате или зачете излишне уплаченных сумм.
Кроме того, в ходе инвентаризации необходимо проверить правильность формирования первоначальной стоимости основных средств и нематериальных активов. И если она сформирована неправильно – изменить ее и пересчитать амортизацию.
Пример 6. В июле 2003 г. производственное предприятие приобрело токарный станок. Силами поставщика был осуществлен его монтаж и пусконаладочные работы. Стоимость работ составила 31 500 руб. (в том числе НДС – 5250 руб.).
В августе 2003 г. был подписан акт приема-передачи работ, они были оплачены, а “входной” НДС принят к вычету. В том же месяце станок был введен в эксплуатацию. Для начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете организация выбрала срок его полезного использования 85 месяцев. Амортизация начисляется линейным методом. Норма амортизации – 1,18% (1 : 85 мес. х 100%).
В декабре 2003 г. в ходе проведения инвентаризации выяснилось, что в результате ошибки стоимость пусконаладочных работ отнесена в состав общехозяйственных расходов – в бухгалтерском учете и в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, – в налоговом. Тогда как по правилам, действующим как в налоговом, так и в бухгалтерском учете, стоимость таких работ нужно было включить в первоначальную стоимость основного средства.
По результатам инвентаризации необходимо внести следующие исправления:
- учесть в первоначальной стоимости станка стоимость пусконаладочных работ – 26 250 руб. (31 500 руб. – 5250 руб.);
- доначислить амортизацию – 309,75 руб. (26 250 руб. х 1,18%) ежемесячно начиная с сентября;
- исправить данные налогового учета прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.
Кроме того, необходимо исправить ошибку, связанную с вычетом “входного” НДС по пусконаладочным работам. Напомним, что НДС по основным средствам, требующим монтажа, принимается к вычету в месяце, в котором начала начисляться амортизация (п.5 ст.172 НК РФ). В нашем случае это сентябрь, тогда как вычет был произведен в августе.
В бухгалтерском учете в декабре необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60
------------¬
- ¦26 250 руб.¦ - сторнирована стоимость пусконаладочных
L------------
работ, ошибочно учтенная в составе общехозяйственных расходов;
Дебет 19-3 Кредит 60
----------¬
- ¦5250 руб.¦ - сторнирован "входной" НДС;
L----------
Дебет 68 Кредит 19-3
----------¬
- ¦5250 руб.¦ - сторнировано принятие НДС к вычету;
L----------
Дебет 08 Кредит 60
- 26 250 руб. – стоимость пусконаладочных работ учтена в составе внеоборотных активов;
Дебет 19-1 Кредит 60
- 5250 руб. – отражена сумма НДС;
Дебет 01 Кредит 08
- 26 250 руб. – стоимость пусконаладочных работ включена в первоначальную стоимость станка;
Дебет 68 Кредит 19-1
- 5250 руб. – принят к вычету НДС;
Дебет 26 Кредит 02
- 1858,5 руб. (309,75 руб. х 3 мес.) – доначислена амортизация за сентябрь – ноябрь 2003 г.
В налоговом учете первоначальную стоимость станка, отраженную в регистре формирования стоимости основного средства, нужно увеличить на 26 250 руб. А сумму, отраженную в регистре прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, – уменьшить на ту же величину. Сумму амортизации, отраженную в регистре начисленной амортизации, необходимо увеличить на 1858,5 руб.
Кроме того, следует сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль и расчет по налогу на имущество за 9 месяцев 2003 г., а также уточненные декларации по НДС за август и сентябрь. Если в результате всех перерасчетов возникла недоимка по налогам, ее необходимо погасить вместе с соответствующей суммой пеней.
Д.Ю.Ежек
Руководитель департамента
аудита, бухгалтерского учета
и отчетности
АК “ЮКОН/эксперты
и консультанты”
Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 02.02.2023 по делу N 88-3266/2023, 2-22/2022
Категория спора: Защита прав и интересов работодателя.
Требования работодателя: О возмещении убытков (ущерба), причиненных при исполнении трудовых обязанностей.
Обстоятельства: В магазине была проведена инвентаризация товарно-материальных ценностей, по результатам которой выявлена недостача. Сумма недостачи распределена между продавцами солидарно. Ответчики уволены в связи с утратой доверия.
Решение: Отказано.Разрешая требования истца, оценив представленные в материалы дела доказательства, учитывая, что инвентаризационные описи подписаны не всеми членами инвентаризационной комиссии и ответчиками, в них имеются многочисленные неоговоренные исправления, отсутствует конкретизация наименования товара, а потому такие инвентаризационные описи не соответствуют нормативным требованиям и с достоверностью не подтверждают факт недостачи, материалами дела не подтверждаются причины возникновения недостачи, наличие причинной связи между поведением работников и его последствиями в виде имущественного ущерба для организации, не установлены лица, виновные в возникновении недостачи, а также размер прямого действительного ущерба, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии правовых оснований для удовлетворения исковых требований о взыскании с Б. и К. ущерба.
Все материалы сюжета
«Инвентаризация»
Если ошибки, допущенные в ходе инвентаризации, приведут к искажению отчетности на 10% и более, администрацию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс. руб. Возможны и другие неприятные последствия.
Предлагаем ознакомиться с перечнем ошибок, которые чаще всего компании допускают в ходе годовой ревизии, чтобы их избежать или вовремя исправить. И конечно, даем ссылки на материалы системы КонсультантПлюс, где вы можете получить дополнительную информацию по вопросу или скачать образцы документов. Все материалы системы можно смотреть бесплатно, оформив пробный доступ.
|
Документ / Процедура |
В чем ошибаются |
Ссылка на материал КонсультантПлюс |
|
Приказ об инвентаризации |
Не указаны или не заполнены обязательные реквизиты: даты начала и окончания инвентаризации, состав комиссии, перечень проверяемых имущества и обязательств, порядок инвентаризации |
Образец приказа об инвентаризации |
|
Неправильный состав комиссии: включены лица, которых в ней быть не должно, например, МОЛ, или нет тех, кто должен входить в комиссию |
Кто может и кто должен входить в состав инвентаризационной комиссии |
|
|
Сроки в приказе не соответствуют масштабу инвентаризации. Часто бывает, что фронт работ большой, а период инвентаризации пара дней. Это укажет на то, что ревизия была формальной, и даст повод усомниться в результатах |
В какие сроки проводят инвентаризацию |
|
|
Действия до начала инвентаризации |
От МОЛ не получены приходно-расходные документы и расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на проверяемое имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны |
Образец расписки материально ответственного лица перед началом инвентаризации |
|
Начало инвентаризации |
На инвентаризации отсутствует член комиссии или МОЛ. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии является основанием для признания ее результатов недействительными. Такие же последствия грозят, если член комиссии распишется на документах, но затем выяснится, что присутствовать на ревизии он не мог физически (например, болел, был в командировке и т. п.). Если кто-то из комиссии не пришел, и оперативная замена по приказу руководителя невозможна, инвентаризацию следует отложить, приостановить. Отсутствие МОЛ может повлечь не только недействительность результатов, но и сложности с взысканием ущерба, если обнаружится недостача. В таких случаях инвентаризация также откладывается. Исключением является случай, когда присутствие МОЛ невозможно в течение длительного периода времени (в том числе по болезни) или МОЛ уклоняется от участия в инвентаризации |
Как провести инвентаризацию без МОЛ |
|
Собственно инвентаризация |
Здесь ошибки могут быть самыми разными, всё зависит от участка (вида имущества или обязательств), который проверяется, например:
|
Вам в помощь Путеводитель по годовой бухотчетности, раздел «Инвентаризация» |
|
Оформление итоговых документов |
При инвентаризации последовательно оформляются:
При формировании этих документов следует не только соблюдать правила их оформления (проставлять прочерки и все обязательные записи, подводить итоги и пр.), но и обращать внимание на хронологию издания документов и временные промежутки, приходящиеся на каждый этап, фиксируемый соответствующим документом. Даже если время не отпечатывается на бумажном носителе, хронологию легко отследить в вашем ПО. Нестыковки или нереальность временных затрат могут повлечь претензии к результатам инвентаризации от контролеров, аудиторов и пр. |
Подборка форм по инвентаризации |
См. также нашу статью “Инвентаризация в условиях коронавируса (рекомендации, образцы)”.
