Как исправить ошибку при нумерации документов

Иногда в работе с 1С 8.3 бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда сбивается нумерация документов — пропущенные номера счетов-фактур, кассовых документов, в которых нарушение нумерации недопустимо. Согласно нормам бухгалтерского учета, вестись документы должны в хронологическом порядке, без пропусков и дублирования номеров. И хотя штрафов за нарушение порядка номеров документов не предусмотрено, лучше, чтобы они были в порядке, чтобы не возникало лишних вопросов у проверяющих и контролирующих органов.

Вы узнаете:

• как проверить нумерацию счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• как восстановить нумерацию документов в 1с 8.3

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Исправление нумерации документов с помощью Экспресс-проверки

Предположим, по каким-то причинам нам необходимо выполнить перенумерацию документов. Рассмотрим эти действия на примере программы 1С Бухгалтерия предприятия 3.0. В программе в разделе меню Отчеты — Анализ учета есть обработка Экспресс-проверка, с помощью которой осуществляется контроль ведения учета и в ней же встроена возможность проверки нумерации счетов фактур, приходных и расходных кассовых ордеров.

Нажав кнопку Показать настройки, можно выбрать разделы учета для проверки.

В нашем примере, нас интересует нумерация кассовых документов и соблюдение нумерации счетов-фактур. Для их проверки устанавливаем галочки в соответствующих разделах, указываем период проверки и нажимаем кнопку Выполнить проверку.

Проверка показала, что в нумерации счетов-фактур ошибок не обнаружено, а вот в нумерации приходных кассовых документов обнаружена ошибка.

Раскрывая значками «+» группировки, выведенные проверкой ошибки, мы можем более детально их рассмотреть и при необходимости, следуя рекомендации программы 1С, выполнить перенумерацию документов, нажав на соответствующую ссылку Автоматическая перенумерация документов.

1С предупредит о возможном несовпадении первичных документов и зарегистрированных в программе и выведет список всех документов, при этом будет указан текущий номер и присвоенный новый номер. При необходимости можно задать начальный номер для нумерации, в случае, если перенумерация производится не с начала года, а с произвольной даты.

В нашем примере, мы проверяем документы с начала года и после нажатия кнопки Продолжить, программа 1С 8.3 автоматически выполнит перенумерацию указанных документов.

По окончании выполнения действия выводится отчет о результате.

См. также:

• Дополнительные реквизиты и дополнительные сведения в 1С
• Групповое перепроведение документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
• Групповая обработка справочников и документов в 1С 8.3
• Как удалить помеченные на удаление документы в 1С 8.3

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

При создании нового документа система 1С использует встроенный механизм автонумерации объектов. Номера содержат заранее назначенную разработчиком длину и тип значения. Например, при использовании только численных значений – число, при использовании буквенных и численных значений – строка. В данной статье разберём исправление автонумерации документов в 1С.

Буквенные обозначения в номере в типовом варианте работы с базой данных 1С нужны, чтобы новосозданные элементы по принадлежности отличались. Для  документов это соответствие определённой организации (префикс организации в первых двух символах номера) или базе (префикс базы данных в третьем и четвёртом символе номера, вводимый при наличии обмена с другими базами).

Механизм автонумерации интуитивно понятен, но не лишён своих особенностей.

При записи элемента в базу (программным или ручным методом) механизм автонумерации  1С присваивает номер, равный максимальному номеру элемента в этом пространстве имён + 1.

Под пространством имён подразумевается та область применения нумерации, в которой находится этот элемент.

Например: создаётся новый документ реализации, база проверяет последний максимальный номер среди всех реализаций, пусть он будет 000-000785, новому документу назначается номер 0000-000786. Если же создаётся новый документ в банковских выписках, то 1С уже анализирует весь журнал документов (и поступления на р/с и списания с р/с) на предмет максимального номера, так как у всех банковских выписок одно пространство имён.

Пространство имён не ограничивается подчинением единому журналу документов. Среди границ использования номеров выступают:

1. Период, если задана периодичность использования номеров.

Например: у документа, введённого 31 декабря, номер ААБП-000456, следующий введённый документ уже следующим годом от 1 января будет иметь номер ААБП -000001, так как у документов по умолчанию периодичность задана в пределах года.

1. Префиксы организации или другой базы данных.

Например: последний документ, созданный до введения префикса для организации, содержит номер 0000-000005, после установки префикса «ПК» в организации и ввода последующих документов код начнётся с ПК00-000001. При этом не важно, будет ли редактироваться префикс в номере в документах вручную, автонумератор в кодах создаваемых документов  будет указывать префикс «ПК» этой организации *.

С точки зрения работы механизма автонумерации полный анализ номеров элементов в одном пространстве происходит единожды, когда создаётся первичный элемент, а далее этот максимальный номер запоминается базой и обновляется при записи нового элемента или удалении (изменении) номера уже записанных элементов. Однако в некоторых сценариях редактирования номеров (при использовании спецсимволов в номере элемента и прочее) возникают ситуации, когда этот максимальный номер не обновляется или обновляется некорректно. Рассмотрим исправление на примере.

Использовался спецсимвол «/»  вместо 0 в нумерации в реализациях.

1) Исправить некорректные номера в этом пространстве имён.

2) Перезапустить текущий сеанс работы 1С**.

В 1С также поддерживается сквозная нумерация для различных объектов, то есть помещение номеров отличающихся типов элементов в одно пространство имён. В типовых конфигурациях это используется для документов группы «Персонифицированный учёт» с одноимённым названием нумератора. Реализован этот механизм через объект конфигурации «Нумератор», который отвечает за вид («маску») номера документов в группе, а уже присвоение новых номеров и контроль уникальности лежит на механизме автонумерации.

Если у вас остались вопросы по теме материала, то можете их задать на нашей Линии консультаций 1С. Первое обращение совершенно бесплатно!

* Стоит отметить, что префиксы созависимы по частичному указанию: если ввести префикс АБ, то документы с указанным префиксом А будут получать номера АБ, так как с точки зрения базы префикс А относится к группе префикса АБ.

** Либо нетиповыми способами вызвать функцию глобального контекста ОбновитьНумерациюОбъектов с указанием в качестве параметра типа объектов метаданных.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета на базе 1С имеет множество преимуществ: снижаются трудозатраты бухгалтеров, повышается точность и скорость работы, минимизированы ошибки. Даже в мелочах программа существенно облегчает труд бухгалтера: например, новым документам бухгалтерская программа на платформе 1С:Предприятие 8.3 присваивает номера автоматически. Но бывают ситуации, когда нумерация счетов, счетов-фактур или других документов сбилась, и нужно поменять номер документа и установить новый. Номер документа бухгалтер не может исправить обычным способом, поскольку в настройках программы установлены значения для защиты от необдуманных и поспешных действий пользователя.

Рассмотрим, как изменить порядок и установить номер документа на примере документа «Счет» в 1С:Бухгалтерия 8.3, но обратите внимание, что дальнейшие действия могут считаться типовыми доработками 1С, а значит требуют определенных прав и знаний. Если вы не уверены в своих действиях, советуем обратиться за помощью к профессионалам.

Откроем документ и попытаемся отредактировать номер. На наши действия программа выдает сообщение о том, что номер заполняется автоматически, и предлагает его отредактировать.

Ответив «Да», мы можем отредактировать номер документа. Обратите внимание, что система запоминает исправление, и новый номер автоматически будет проставлен как следующий за номером исправления. Ручное исправление номеров не рекомендуется, т.к. это может привести к нарушению нумерации документов. Чаще всего ошибки нумерации в журналах возникают при ручном исправлении номеров документов.

Отключение «Автонумерации» документов в «Конфигураторе»

В более ранних версиях программ 1С в меню «Сервис» – «Служебные» был доступен пункт «Настройка стратегии изменения номеров (кодов) объектов». Такую функцию убрали из редакции 3.0, но все же сохранили возможность, чтобы номер редактировать сразу, не делая лишних шагов с записью. Для этого необходимо всего лишь снять галочку «Автонумерация» в конфигураторе программы (нельзя сделать в базовой версии). Минус этого варианта в том, что при обновлении эту галочку придется постоянно снимать, а нумеровать документы вручную, поскольку она вообще не будет проставляться.

Так, если у вас версия программы ПРОФ, запускаем программу в режиме конфигуратор, открываем конфигурацию – меню «Конфигурация» – «Открыть конфигурацию».

Прежде чем мы будем вносить изменения, надо снять защиту с изменения конфигурации. «Конфигурация» – «Поддержка» – «Настройка поддержки».

В открывшемся окне, справа вверху нажимаете кнопку «Включить возможность изменения» и отвечаем «Да».

В следующем окне ставим две точки «Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки».

Далее нажимаем на кнопку «Сравнить, объединить» и в следующем окне на «Выполнить». Затем «Конфигурация» – «Обновить конфигурацию базы данных».

Далее переходим непосредственно к изменению документа. В дереве ищем пункт «Документы» – и нужный вид документов, в котором хотите менять номер документа вручную. В нашем примере это документ «Счет».

Двойным щелчком мышки открываем документ и слева ищем пункт «Нумерация». Справа надо снять галочку с пункта «Автонумерация».

Но все же отключать «Автонумерацию» я бы не рекомендовала.

Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»

В версии программы 1С:Бухгалтерия 3.0 реализована возможность проверки нумерации ПКО, РКО, счетов-фактур и автоматического исправления нумерации в хронологическом порядке. Для этого предназначен сервис «Экспресс-проверки».

По нажатию кнопки «Выполнить» производится проверка и выводится отчет.

При наличии ошибок программа выдаст совет по их устранению – перенумерация документов. При этом система предупредит о возможном несовпадении номеров уже выданных документов с находящимися в базе (Рис. 7) и выполнит перенумерацию документов.

Но важно помнить, что при перенумерации возникает риск отклонения номеров уже выданных документов от исправленных в программе учета. Если работа с корректировкой нумерации вызывает у вас вопросы, обратитесь к нашим специалистам. Мы проконсультируем вас и подберем, исходя из ваших индивидуальных задач и потребностей, оптимальную стоимость сопровождения 1С.