Барбой А. Я.,
налоговый консультант, аудитор, лектор профессиональных семинаров
Ошибки в актах приема-передачи
Правильность оформления первичных документов, поступивших от партнеров, является важным моментом в работе бухгалтера. А все потому, что учет ведется на основании документов, составленных и подписанных контрагентами. На них бухгалтер прямого влияния не имеет. Он лишь может вступить в переговоры с партнерами по поводу некачественного документа, но это не значит, что контрагент пойдет навстречу и согласится исправить найденные неточности. Акт приема-передачи не является исключением.
В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта приема-передачи. Различают множество разновидностей этого документа как по его назначению, так и по содержанию. Это могут быть акты приема-передачи материальных ценностей, денежных средств и других ценностей, документов, работ и т. п., которые могут быть оформлены между бывшим и будущим правообладателями в случае продажи, при взносе в уставный капитал, при закреплении права оперативного управления (хозяйственного ведения) и при иных основаниях смены правообладателя на передаваемые ценности.
При этом необходимо учесть, что согласно п. 3 ст. 455 и ст. 506 ГК РФ существенные условия договора поставки (такие, как наименование товара и его количество) считаются согласованными, если они указаны в актах приема-передачи с указанием ссылки на договор.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Акт приема-передачи – это официальный документ, подтверждающий факт приемки или передачи товарно-материальных ценностей и документов либо фиксирующий завершение выполнения условий договора.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬПо сути форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому с легкостью можно варьировать с графами документа. Однако отдельные разновидности этого документа имеют свои особенности составления и оформления. Для многих разновидностей актов возможно использование унифицированных форм, несмотря на то что с 2013 года отменено их обязательное применение. В любом случае акты приема-передачи должны быть оформлены на бланке организации и утверждены распорядительным документом руководителя организации.
Заметим при этом, что при всем многообразии актов имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при их составлении. Обозначим основные из них.
Так, все акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Главное при составлении этих документов – четкое определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.
Обязательными реквизитами акта являются те, которые установлены для оформления первичных документов. Напомним их: название организации, название вида документа (например, «Акт приема-передачи основного средства»), дата составления, место составления, регистрационный номер, заголовок по тексту, подписи составителей с указанием их должностей и при необходимости места работы. Акт приема-передачи должен быть оформлен грифом его утверждения.
В результате начиная с момента подписания соответствующего договора (например, купли-продажи) у обеих сторон, участвующих в сделке, возникают определенные материальные обязанности и права по отношению друг к другу. При этом подписанный сторонами акт приема-передачи официально подтверждает исполнение в полном объеме всех материальных условий сделки, тем самым усиливая юридическую сторону события.
Заметим также, что в акте приема-передачи как основного средства, так и оборудования, товара и других материальных ценностей, как ни в каком другом документе, подробно рассматриваются качественные и количественные характеристики предмета происшедшей передачи и получения ценностей.
При передаче основного средства в акте приема-передачи для цели правильной организации бухгалтерского учета объекта ОС следует обязательно указать такие дополнительные сведения, как остаточная стоимость, амортизационная группа, срок эксплуатации.
Обозначим еще один, на наш взгляд, существенный момент. Акт приема-передачи уместно использовать также при перемещении любых ценностей с одного склада на другой, в том числе на сохранение, в рамках не только разных организаций, но и в пределах одной организации. Данный документ необходимо хранить в бухгалтерии.
Стоит заметить, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает обязательное использование акта приема-передачи, например, при поставке товаров. Однако использование утвержденного организацией документа позволяет организации избежать множества проблем, которые могут возникнуть в результате проверки ее деятельности контролирующими органами.
Напомним, что для минимизации бухгалтерских и налоговых рисков важнейшая роль принадлежит грамотно оформленным первичным документам, а акт приема-передачи – настоящая панацея для организации в части документального оформления передачи и получения товарно-материальных ценностей.
При этом заметим: существует мнение, что при наличии накладной в случае перемещения товарно-материальных ценностей отпадает необходимость в оформлении акта приема-передачи. Отчасти с этим мнением можно согласиться.
Однако стоит понимать, и подчеркнем это еще раз, что акт приема-передачи ТМЦ является единственным подтверждающим документом, в котором прописываются все характеристики передаваемых ценностей, в том числе и имеющиеся дефекты в случае их наличия. В результате этот документ способствует не только урегулированию возникших спорных ситуаций с контрагентами, но и направлен на проведение успешных сделок.
Акт приема-передачи оформляется обычно на бумажном носителе, однако совсем недавно появились форматы, которые позволяют направлять этот документ в электронном виде не только контрагентам, но и в налоговую инспекцию.
В связи с тем, что уже в январе текущего года появились форматы для передачи данных о ТМЦ и сведений о работах и услугах в электронном виде, в силу положений Налогового кодекса РФ акты приема-передачи, истребуемые, например, налоговым органом, можно отправить по телекоммуникационным каналам связи. Однако такой способ допускается только в том случае, если документы составлены по форматам, установленным ФНС РФ. В противном случае в инспекцию следует представить на бумажном носителе копию этого документа, заверенную организацией, с отметкой о том, что документ снабжен квалифицированной электронной подписью (см. приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).
При этом сделаем оговорку, что в случаях, предусмотренных законодательством РФ или договором, когда акт приема-передачи необходимо представить на бумажном носителе, организация обязана подготовить таковой именно на бумажном носителе.
Часто встречаемые ошибки
Так, зачастую ошибки возникают со стороны того продавца, который к составлению документа подходит формально, а покупатель при приеме этих документов не проявляет должной осмотрительности.
Да, при обнаружении ошибок в первичных документах, в том числе и в актах приема-передачи, можно внести исправления. Но если документ носит двусторонний характер, то сделать это можно лишь по согласованию с участниками соответствующей хозяйственной операции путем заверения исправительных записей подписями лиц, подписавших эти документы, с указанием даты внесения исправлений.
В отдельных случаях продавец имущества с целью исправления ошибочных записей может подготовить дополнительное соглашение к уже имеющемуся акту приема-передачи, который необходимо оформить юридически грамотно. Форма этого соглашения, как и основного акта приема-передачи, должна иметь необходимые реквизиты и графы, должна быть утверждена руководителем организации и заверена подписями лиц, составивших этот документ. Желательно порядок исправления ошибок в первичных документах изложить в учетной политике организации.
Допускаются незначительные помарки в первичных учетных документах. Однако должно соблюдаться условие: эти неточности не помешают инспекторам выявить продавца и покупателя товаров, наименование и стоимость продукции.
– Письмо от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104.
Порой может случиться и такой казус, когда стороны, заключая безвозмездные договоры, полагают, что, поскольку движения денежных средств не происходит, подобные операции не влияют на налогообложение «упрощенца», и к подготовке первичных документов относятся, мягко говоря, безответственно.
Так, если продавец основного средства отнесется формально к составлению акта приема-передачи основного средства, то в этот документ могут «вкрасться» ошибки. В частности, предыдущим собственником основного средства может быть неверно определен код ОКОФ, как следствие, будет неверно установлена амортизационная группа передаваемого объекта основного средства, и в результате у покупателя при этом могут возникнуть определенные финансовые последствия.
Отдельные ошибки могут быть выявлены и при налоговых проверках, проводимых у новых правообладателей товарно-материальных ценностей.
Порядок исправления ошибок, допущенных в актах приема-передачи ТМЦ, рассмотрим на практических примерах.
Пример 1.
ООО «Стандарт», применяющее УСН с объектом налогообложения «доходы», продает офисную мебель и является учредителем ООО «Восток», которое также применяет УСН с объектом налогообложения «доходы». Доля ООО «Стандарт» в уставном капитале ООО «Восток» составляет 20%.
13 января 2016 года ООО «Стандарт» приобрело для перепродажи партию письменных столов, каждый из которых стоимостью 37 600 руб., в т. ч. НДС – 5760 руб. 22 января по акту приема-передачи один стол стоимостью 32 000 руб., без учета НДС – 5760 руб., был безвозмездно передан ООО «Восток».
Бухгалтер организации ООО «Восток» данную хозяйственную операцию не отразил ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете, ввиду того, что состоялась всего лишь безвозмездная передача. Правильно ли поступил бухгалтер ООО «Восток»?
Нет, неправильно. И вот почему.
Во-первых, поскольку ООО «Стандарт» владеет только 20% доли в уставном капитале ООО «Восток», бухгалтер должен отразить в доходах стоимость безвозмездно полученного от учредителя имущества согласно пп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ.
Во-вторых, обратим внимание на цену, указанную в первичном документе, т. к. в акт приема-передачи «вкралась» ошибка, которую организация-продавец исправила. Для этого им было подготовлено дополнительное соглашение, оформленное к акту приема-передачи, которым изменена стоимость переданного имущества, ибо стоимость безвозмездно переданного стола должна включать в себя НДС, т. к. ввиду применения УСН налог нельзя принять к вычету, поэтому в дополнительном документе следует указать его фактическую цену с учетом НДС – 37 600 руб. Этот документ необходимо подготовить на бланке организации и заверить подписями сторон.
Утверждаю:
ген. директор ООО «Стандарт»
В. И. Антонов
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к договору № 5 от «09» января 2016 г.
«О внесении изменений в акт приема-передачи № 5 от 25 января 2016 года»
г. Москва
«26» января 2016 г.
ООО «Стандарт», в лице генерального директора В. И. Антонова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Восток»», в лице генерального директора И. А. Власова, действующего на основании Устава, с другой стороны, подписали настоящее дополнительное соглашение № 5 (далее – Соглашение) о нижеследующем:
1. Пункт 3 Акта приема-передачи изменить и изложить в следующей редакции: «Стоимость офисного стола определяется в соответствии с представленными Исполнителем счетами и составляет 37 600 руб. (тридцать семь тысяч шестьсот руб. с учетом НДС).
2. Настоящее Соглашение является неотъемлемой частью договора № 5 от «09» января 2016 г.
3. Во всем остальном, что не оговорено настоящим Соглашением, стороны руководствуются положениями договора № 5 от «09» января 2016 г.
4. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
5. Подписи сторон:
Получатель:
ООО «Восток»
______________________
______________________
М.П.
Поставщик:
ООО «Стандарт»
______________________
______________________
М.П.
В-третьих, в бухгалтерский учет необходимо внести изменения. Эту хозяйственную операцию следует отразить в виде следующих бухгалтерских записей:
| Дебет | Кредит | Сумма (руб.) | Операция |
|---|---|---|---|
| 60 | 91 | 37 600 | Получен внереализационный доход |
| 10 | 60 | 37 600 | Получено имущество |
В-четвертых, в налоговом учете также необходимо внести изменения. Эта величина должна найти отражение в Книге доходов и расходов в размере 37 600 руб.
Это связано с тем, что в бухгалтерском учете должны находить отражение все хозяйственные операции, проводимые в соответствии с полученными первичными документами (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ в ред. от 04.11.2014). А в налоговой базе согласно п. 1 ст. 346.15 НК РФ должна отражаться не только выручка от реализации, но и внереализационные доходы, поименованные в ст. 250 НК РФ. Согласно п. 8 ст. 250 НК РФ стоимость безвозмездно полученного имущества должна быть определена исходя из рыночных цен. Поскольку в нашем примере известна фактическая цена приобретения, то она и будет участвовать при налогообложении у приобретателя имущества. Следовательно, 22 января 2016 года, в день подписания акта приема-передачи, согласно п. 1 ст. 346.17 НК РФ нужно было отнести на доходы 37 600 руб. Из-за того, что бухгалтер этого не сделал, база по единому налогу на эту сумму оказалась заниженной, в итоге налог не доплачен на 2256 руб. (37 600 руб. х 6%).
Из этого примера сделаем вывод, что основой налогового учета являются первичные документы, используемые в бухгалтерском учете.
Следовательно, ошибки, имеющиеся в первичных документах, приводят к искажению данных как бухгалтерского, так и налогового учета.
При этом стоит заметить, что налоговую систему организации можно рассматривать как одного из пользователей бухгалтерской информации.
Организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом № 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота.
– Письмо от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.
Пример 2.
ООО «Сигма» применяет УСН «доходы минус расходы». В январе 2016 года организация приобрела у ООО «Магнит» бывший в эксплуатации электродвигатель. Объект основного средства принят к учету 25 января по его первоначальной стоимости в размере 177 000 руб. с учетом НДС. В этот же день сторонами был подписан акт приема-передачи по форме ОС-1. Согласно акту, представленному продавцом, прежний владелец относил рассматриваемое имущество к четвертой амортизационной группе со сроком полезного использования 75 месяцев. До реализации объект ОС находился в эксплуатации у предыдущего собственника 15 месяцев.
Однако исходя из технических характеристик и документации к передаваемому объекту ОС следует, что данный объект ОС нужно включить в пятую амортизационную группу, минимальный срок полезного использования которого составляет 85 месяцев.
К тому же на балансе ООО «Сигма» уже числятся приобретенные ранее у других поставщиков подобные электродвигатели. В соответствии с классификацией ОС при вводе их в эксплуатацию они были включены в пятую амортизационную группу. Согласно учетной политике амортизация в организации начисляется линейным методом.
Возникает вполне резонный вопрос: нужно ли вносить изменения в акт приема-передачи, подписанный с ООО «Магнит»?
Как ни странно, официальных разъяснений компетентных органов по рассматриваемой проблеме немного, и те не едины в своем мнении. Арбитражная практика, к сожалению, по этому вопросу также немногочисленна. К тому же мнения судей разных округов не отличаются единством, а на высшем уровне подобная проблема пока не рассматривалась.
Однако полагаем, что выход из сложившейся ситуации все-таки есть.
Так, с одной стороны, приобретая объекты ОС, можно положиться на грамотность продавца, ибо у нового собственника нет обязанности исправлять ошибки предыдущего. Но, с другой стороны, отсутствие обязанности не свидетельствует об отсутствии права. И это право, очевидно, может возникнуть при ухудшении финансового положения покупателя.
В этой ситуации считаем, что нужно внести изменения в акт приема-передачи, на основании которого можно четко обозначить пятую амортизационную группу. Если бывший собственник не пожелает вносить изменения или не захочет представить новый документ, сопровождающий сделку, то ООО «Сигма» может смело установить срок полезного использования приобретенного объекта исходя из классификации ОС и его технических характеристик. Однако в данном случае, на наш взгляд, следует запастись доказательствами того, что организация пыталась заполучить нужные документы.
Вывод. Реальный и документально подтвержденный срок эксплуатации бывшего в эксплуатации приобретенного объекта ОС «упрощенцу» нужно установить для цели бухгалтерского учета, ибо это окажет влияние не только на величину остаточной стоимости объекта, но и отразится в конечном итоге на величине финансового результата деятельности организации.
Что касается налогового учета, то в связи с тем, что объект ОС приобретен для производственной деятельности организации, то согласно п. 4 ст. 346.16 НК РФ расходы на приобретение амортизируемых основных средств включаются в расходы для цели налогообложения «упрощенца» независимо от группы амортизации.
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок.
– Письмо от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.
Нужно ли подписывать акт при оказании услуг?
Скажем сразу, что гл. 39 ГК РФ не только не содержит указаний о необходимости составлять акты приема-передачи в подтверждение исполнения договора возмездного оказания услуг, но и не содержит обязательных требований к тому, какими доказательствами должен обосновываться факт оказания услуг. К тому же подчеркнем, что положения ст. 779 ГК РФ даже не предусматривают документа, свидетельствующего о передаче результатов работы заказчику в случае, если определенная деятельность исполнителя не имеет овеществленного результата. К сожалению, и судебная практика не предоставляет нам единого мнения по этому вопросу.
Остается констатировать тот факт, что в договоре возмездного оказания услуг необходимо предусмотреть пункт, согласно которому результаты работы будут переданы заказчику двусторонним актом приема-передачи услуг. При этом, по нашему мнению, согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ обозначенный акт приема-передачи услуг признается надлежаще оформленным, если в нем приведены не только названия оказанных услуг, но и их конкретное описание, объем и цель оказания этих услуг. Суды исходят из того, что акт приема-передачи услуг, оформленный ненадлежащим образом, не может подтверждать произведенные расходы для цели налогообложения. В поддержку этой позиции можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № А42-7952/2012. Аналогичные выводы содержат постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.09.2013 № А46-29654/2012, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 № А33-15933/2008 и др.
Действия налогоплательщика, подписавшего акт, в котором не конкретизированы виды и способы предоставления услуг, сроки и периодичность их приема-сдачи, а также отсутствуют сведения о фактическом объеме оказанных услуг и порядке определения их стоимости, направлены на получение необоснованной налоговой выгоды.
– Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.04.2014 № А79-3311/2013.
Акт приема-передачи документов
Так, существует вид актов приема-передачи, который подразумевает перемещение документов. Это документ, который обладает юридической силой, и он является обязательной составляющей договора по документообороту. Ведь многие организации обмениваются очень серьезными документами, оформление которых стоит дорого, и их наличие регламентирует особые виды деятельности. Утеря таких бумаг чревата закрытием бизнеса. Поэтому передача лицензий, свидетельств, разрешений и пр. должна происходить только с оформлением актов приема-передачи, ибо в них вносится полный список документов, подлежащих передаче, с указанием названия, серии и номера. Также обязательно нужно указывать вид документа – подлинник это или копия.
Причем необходимо учесть, что любое перемещение документов подразумевает составление акта. При этом движение документов не только в одну сторону, но и в другую, т. е. обратно.
Таким образом, передаем на хранение – составляем акт, передаем назад владельцу – также составляем акт. Заметим при этом, что на акте в обязательном порядке указываются фамилия и должность того лица, который проводил сверку передаваемых документов, и дата их передачи.
Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что в целях минимизации бухгалтерских и налоговых рисков важнейшая роль принадлежит юридически грамотно оформленным первичным документам, ибо первичные документы находятся в самом начале цепочки учетного процесса.
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 июля 2018 г.
Содержание журнала № 14 за 2018 г.
Большинство первичных документов можно исправлять. В начале этого года налоговая служба внесла смуту, заявив, что существует лишь один допустимый способ исправления первички. А спустя несколько месяцев ФНС сама же себя и поправила.
Исправляем ошибки в первичных документах
Какие первичные документы исправлять можно, а какие — нет
Не подлежат исправлению кассовые и банковские документып. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н:
•приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
•расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
•платежные поручения и иные банковские документы.
Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый. Отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Следовательно, в них возможны исправления.
Также не допускается внесение исправлений в БСО, выдаваемые вместо чеков ККТп. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359.
В остальных первичных учетных документах ошибки исправлять можно. Но исправление должно быть заверено лицами, которые изначально подписали исправляемый документ, с указанием фамилий и инициалов. Также должна быть указана дата внесения исправленийч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н. Если же работник, подписавший первоначальный документ, уже уволился, исправления визирует либо руководитель организации, либо другой сотрудник, уполномоченный на подписание таких документов.
Однако не все ошибки нужно исправлять. Так, Минфин считает, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, вообще можно не исправлять. К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т. д.ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ Наличие несущественных ошибок в первичке не препятствует признанию соответствующих расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учетеПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).
Справка
Счет-фактура не относится к первичным документам, при его исправлении действуют особые правила. Независимо от того, каким способом вы исправили ошибку, допущенную в первичном документе на реализацию товаров (работ, услуг), для исправления ошибки в счете-фактуреподп. «б» п. 1, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137:
•составляется новый, исправленный счет-фактура с тем же номером и датой;
•в строке 1а «ИСПРАВЛЕНИЕ № ___ от «__» ___________» указываются, соответственно, номер и дата исправления;
•в графы и строки счета-фактуры, в которых были допущены ошибки, вносятся верные данные;
•остальные графы и строки исправленного счета-фактуры заполняются так же, как и первоначального.
Правила исправления первички
В Законе о бухучете нет четкого порядка внесения исправлений в первичные учетные документы. В январе 2018 г. ФНС в своем Письме разъяснила, что если в первичном документе, принятом к бухучету, обнаружена ошибка, то нельзя ее исправить, заменив первичный учетный документ новымПисьмо ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264. Исходя из этого Письма многие сделали вывод, что налоговая служба признает лишь один способ исправления первички — традиционный (иногда называемый корректурным).
Напомним, при традиционном способе исправления вносятся непосредственно в документ, в котором обнаружена ошибка. Неправильные данные зачеркиваются, вписываются верные. Затем ставятся дата, надпись «Исправлено». Исправления должны заверить лица, подписавшие первоначальный документразд. 4 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105; ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Некоторые фирмы предпочитают электронную первичку бумажной. Так вот, двусторонний электронный документ нельзя подписать одному контрагенту ЭП, а второму — собственноручной подписью
Учтите, что если изначально документ был выставлен в нескольких экземплярах (к примеру, один — для продавца, другой — для покупателя), то в каждый должны быть внесены одинаковые исправления. Ведь экземпляры должны быть идентичны друг другу. Иначе внесенные исправления не будут иметь законной силыПостановление 1 ААС от 30.06.2015 № А43-27322/2014.
Однако уже в марте 2018 г. налоговая служба выпустила дополнительные разъяснения к своему январскому ПисьмуПисьма ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@. Первичный документ можно исправить, составив исправленный, — так же, как при обнаружении ошибок в счетах-фактурах составляется исправленный счет-фактураПравила заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
При таком «счет-фактурном» способе исправления надо:
•оформить исправленный документ с тем же номером и датой, что и первоначальный первичный учетный документ;
•в исправленном документе обязательно указать то, что документ является исправленным, а также порядковый номер исправления и его дату. То есть должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________ 20__ г.»;
•в остальные строки и графы вписать показатели первоначального первичного учетного документа с правильными значениями.
Подобный порядок внесения исправлений довольно давно реализован для следующей электронной первичкиПриказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@:
•документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
•документ о передаче товаров при торговых операциях;
•документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру.
Отметим, что Минфин тоже считает правомерным исправление первички любым из двух вышеуказанных способовПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.
Совет
В ситуации, когда проверяющие смогут обнаружить, что существовал первоначальный документ, в котором была ошибка, не стоит просто заменять ошибочную первичку на новую без указания на то, что в нее внесены исправления. Правда, некоторым организациям в судах удается отстоять такой вариант исправления первички и признание на ее основании расходов в налоговом учетеПостановления АС ПО от 24.05.2017 № Ф06-20469/2017; ФАС МО от 31.05.2011 № КА-А40/4937-11.
И Минфин, и ФНС по-прежнему против того, чтобы вместо ошибочного первичного документа, принятого к учету, был просто выписан новый документ, в котором ошибка исправленаПисьма Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280, от 22.01.2016 № 07-01-09/2235; ФНС от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@.
Тем не менее этот способ исправления первички многие используют, если есть возможность уничтожить все следы существования документа с ошибкой. К примеру, в случае когда это внутренний документ организации или фирма может договориться с контрагентом, чтобы он вернул первоначальный документ взамен его нового варианта.
Пример традиционного исправления первички
Рассмотрим такую ситуацию: заказчик и исполнитель подписали договор об оказании услуг. Их стоимость определена в сумме 34 800 руб.
Однако в акте об оказании услуг, подписанном сторонами договора 20.06.2018, была допущена ошибка. Стоимость оказанных услуг указана неверно — 38 400 руб. Обнаружилась эта ошибка в следующем месяце. Чтобы исполнителю правильно внести исправления в такой акт, надо:
•запросить у заказчика его экземпляр акта с целью внесения в него исправлений;
•сделать нужные исправления в обоих экземплярах акта, должным образом их заверить со своей стороны;
•попросить представителя заказчика, который ранее уже заверял этот акт, поставить на всех экземплярах акта под исправлениями свою подпись с указанием ф. и. о. и должности;
•вернуть заказчику его экземпляр акта с внесенными в него исправлениями.
Акт об оказании услуг № 1/2018
…
4. Услуги оказаны на сумму 34 800 (тридцать четыре тысячи восемьсот) руб. 00 коп. 38 400 (тридцать восемь тысяч четыреста) руб. 00 коп.При исправлении традиционным способом в первичном документе неправильные данные зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное. Над зачеркнутым пишутся верные данные НДС не облагаются (исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения).
Исправлено 03.07.2018
Генеральный директор ООО «Прима»
П.А. Приоров Исправления должны подписать те же лица, которые подписали первоначальный документ
С исправлениями согласен 03.07.2018
Генеральный директор ООО «Медовая поляна»
В.П. Мозов Исправления должны подписать те же лица, которые подписали первоначальный документ
…
7. Подписи сторон
| Исполнитель: генеральный директор |
Заказчик: генеральный директор |
|
|
П.А. Приоров |
В.П. Мозов |
Составление исправленного документа в дополнение к ошибочному
Рассмотренную выше ошибку, которая допущена в акте об оказании услуг, можно исправить, выставив в дополнение к первоначальному акту новый — исправленный — акт. Составляется он в том же количестве экземпляров, что и первоначальный. В нашем примере — в двух экземплярах: один — для заказчика, второй — для исполнителя.
Акт об оказании услуг № 1/2018
Исправление № 1 от «03» июля 2018 г.
…
4. Услуги оказаны на сумму 34 800 (тридцать четыре тысячи восемьсот) руб. 00 коп. НДС не облагаются (исполнитель применяет упрощенную систему налогообложения).
…
7. Подписи сторон
| Исполнитель: генеральный директор |
Заказчик: генеральный директор |
|
|
П.А. Приоров |
В.П. Мозов |
Первоначальный экземпляр акта (в котором была допущена ошибка) каждая из сторон договора должна хранить вместе с исправленным актом в течение как минимум 5 летч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ. Кроме всего прочего, этот акт может пригодиться при прохождении налоговой проверки для подтверждения расходов у заказчика и доходов у исполнителя.
Планы Минфина
Минфин 31.05.2018 опубликовал на своем сайте проект федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». По планам ведомства этот стандарт должен заработать с 2020 г. В проекте уделено внимание и внесению исправлений в первичные документы. Рассмотрим, что предлагает Минфин.
1. Допустимые способы исправления документов бухучета, соответствующие законодательству, каждая организация будет устанавливать для себя самап. 20 проекта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — проект ФСБУ) (Внимание! PDF-формат).
2. Исправление в документе, составленном на бумаге, нужно будет делать лишь традиционным способом — зачеркивать неправильный текст или суммы и указывать верное над зачеркнутым. Как и ранее, исправление надо будет сопровождать надписью «Исправлено», датой исправления и подписями лиц, составивших первичный документп. 23 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат).
Особо подчеркнуто, что исправления в виде подчисток (замазывания, стирания и т. п.) в бумажном документе не допускаютсяп. 23 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат).
3. Исправление электронного документа должно быть сделано так, чтобы были ясны правильные и неправильные данные. Должна быть указана дата исправления, а также должны стоять электронные подписи лиц, составивших первичный документ. Также допускается исправление электронного документа бухучета путем составления нового (исправленного) электронного документа, при этомпп. 21, 22 проекта ФСБУ (Внимание! PDF-формат):
•в новом (исправленном) документе должно быть указано, что он составлен взамен первоначального электронного документа, должна стоять дата исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ;
•средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Удивляет, что в опубликованном проекте ФСБУ прямо не предусмотрена возможность выставления на бумаге нового, исправленного документа (в дополнение к первоначальному).
Кстати, до 30.09.2018 вы можете направить свои замечания по проекту стандарта на адрес электронной почты разработчика.
* * *
Каким способом исправлять ошибки в первичке, решать вам. Методику внесения исправлений пропишите в учетной политикеПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235. Лучше закрепить оба законных способа. А в каждом конкретном случае применять тот, который представляется более удобным.
Не забудьте, что на основании исправленного документа надо внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. Разумеется, если такие корректировки нужны.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Ошибки – исправление
2023 г.
2022 г.
2018 г.
Корректировочный акт выполненных работ – документ, у которого нет унифицированной формы. Однако он должен соответствовать ряду общепринятых требований к оформлению. Это бумага строгой отчетности, необходимая для формирования бухгалтерской документации. Для того чтобы было на что ориентироваться, можно скачать примеры заполнения и готовый бланк корректировочного акта.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк корректировочного акта выполненных работ .docСкачать образец корректировочного акта выполненных работ .doc
Федеральная налоговая служба может потребовать этот документ для изучения при проведении разнообразных проверок.
Ошибки и неточности в документе (особенно в содержательной его части) могут привести к необходимости привлечения организации или должностного лица к административной ответственности в виде штрафа. Кроме того, если ошибочные данные были числовые, то у бухгалтера компании может не сойтись баланс в бухгалтерской отчетности.
Назначение
В деловых отношениях случаются изменения разного рода. В частности, меняется цена товара или предоставляемой услуги. Стороны договариваются между собой о том, что они работают дальше, но на других условиях. Но акты выполненных работ уже сформированы и подписаны, и цены там старые.
Для того чтобы не платить при возможных проверках налоговой штраф, необходимо юридически грамотно составить корректировочный акт выполненных работ. Именно при подписании этого документа информация в предыдущей документации считается недействительной, она заменяется указанными в корректировочной бумаге данными.
Подготовка
Между контрагентами предварительно должны быть подписаны дополнительные соглашения. Последние должны закреплять договоренность сторон о том, что некоторые условия поставки либо оказания услуг были изменены.
Если дело касается сроков или наименования грузоперевозчика посредника, то акт выполненных работ можно оставлять без изменений. Если же меняются принципиально важные моменты, указанные в акте выполненных работ, то обязательно внимательное составление корректировочного акта.
Обычно при изменении условий требуется внесение изменений в весь комплект документов. Это касается счета-фактуры. Кстати, согласно третьему пункту 168 статьи Налогового кодекса этот корректирующий документ должен быть выписан в срок, не превышающий пяти дней с даты подписания первоначального варианта.
Составные части корректировочного акта
От акта выполненных работ корректировочный акт отличается названием, а также способом заполнения. Остальные же элементы документа остаются в нем неизменными.
Так как с документацией работают люди, то опечатки и ошибочные данные в бумагах – частое явление. Если по какой-то причине были указаны неверные реквизиты либо цена, количество товара, то без корректировочного акта не обойтись. Естественно, если счет-фактура и все сопутствующие бумаги не имеют в содержании ошибок, на них делать корректировочные бумаги нет необходимости.
К основным нюансам, которые необходимо указать в акте для нормальной работы с контрагентом, относятся:
- Наименование и номер акта. Последний необходим для регистрации в журнале входящей документации деловых партнеров.
- Наименование исполнителя.
- ИНН, КПП, адрес организации.
- Порядковый номер.
- Название товара или предоставленной услуги.
- Единица измерения товара или услуги. Под каждое наименование отводится отдельная строка таблицы.
- Количество.
- Цена за единицу.
- Общая стоимость предоставленных услуг либо проданного товара.
- Отметка об отсутствии претензий по качеству и срокам поставки от заказчика. Стандартная формулировка, неизменная для всей подобной документации. Заказчик, подписывая корректировочный акт выполненных работ, выражает согласие с тем, что указанные в бумаге данные совпадают с реальным положением дел, а также получатель удостоверился в том, что не имеет претензий относительно качества, количества товара или услуги и времени поступления.
В самом конце акта расписываются представители заказчика и исполнителя. Для того чтобы документ имел юридическую силу, недостаточно просто расписаться. Необходима расшифровка подписи с фамилией и инициалами лица, которое имеет право подписи подобного рода документов.
Налоги
Если происходит исправление тех актов, которые уже были учтены в сданной налоговой декларации, то необходимо будет все их корректировать. Для этого после создания корректировочного акта в налоговый орган по месту регистрации компании нужно направить уточненные налоговые декларации. В них указывается верная информация. Из правильной суммы высчитываются причитающиеся с организации налоги. Она их уплачивает в полном объеме и пенни на различие сумм.
Сроки
Опытные бухгалтеры знают, что при ошибках в первичке верный счет-фактура должен быть отправлен не позже пяти дней с момента подписания дополнительного соглашения к договору между контрагентами.
С корректировочными актами принцип действия такой же. Если через пять дней от делового партнера не поступает документации, которая свидетельствует о необходимости произведения коррекции, то предыдущее бумаги будут считаться единственно верным вариантом осуществлении сделки.
Важный момент: использование корректировочных актов как способ исправления должно быть закреплено в учетной политике компании.
Виды актов
Способов скорректировать первоначальные данные существует несколько:
- Указать полную стоимость исправления. То есть в бумаге содержатся две цифры: новая и старая.
- Указать разницу в показателях. То есть в акте содержится старая сумма, сумма корректировки и прописывается, в какую сторону корректировка производится.
- Указать новую сумму, сумму корректировки, также сторону, в которую первоначальная цифра изменилась.
Наиболее практичными являются первый и второй вариант, но организация вправе использовать любую форму корректировочного акта выполненных работ. Главное, чтобы она была отражена в учетной политике.
Отправим материал Вам на почту
Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку
Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.
Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.
Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».
В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.
Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:
- Акты об оказании услуг;
- Авансовые отчеты;
- Накладные.
Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.
Самые распространенные ошибки документооборота
Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.
Акты
Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.
Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.
Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!
Накладные
В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.
Авансовые отчеты
В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.
Два способа исправления ошибок в документах
Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.
При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.
Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:
- Правки в первоначальном документе;
- Создание и отправка корректирующего документа.
Остановимся подробнее на каждом из них.
Исправления в первоначальном документе
Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:
- Если ошибка документооборота комплексная, тогда придется вносить правки в большее количество бумаг. Это неудобно и, более того, может породить новые неточности;
- Также в случае нескольких правок в одном документе он просто-напросто становится малочитабельным. Контрагент может не разобраться в исправлениях и не понять, каким данным стоит доверять. Те же вопросы может задать налоговый инспектор, который будет проверять эти первичные документы;
- Неприменимость для электронных документов, ведь в этом случае произойдет нарушение целостности контейнеров и криптографической подписи, что автоматически сделает бумагу не легитимной;
- Сложности в двусторонних правках – если ошибки в документообороте были обнаружены уже после взаимного обмена экземплярами с контрагентом, то необходимо будет точно проконтролировать, что исправления ошибок в документах были точно внесены. В этом случае можно еще попросить контрагента уничтожить имеющуюся версию и направить ему новую бумагу с внесенными в нее от руки исправлениями.
Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.
Корректирующие документы
Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.
Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.
Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Корректировочный документ – это электронный документ, выполняющий функции корректировочного документа или корректировочного счета-фактуры, подтверждающего факт изменения стоимости поставленных товаров, работ, услуг поставщиком заказчику при электронном документообороте.
Корректировочный документ используется в электронном взаимодействии заказчика и поставщика при осуществлении частичной приемки товаров (работ, услуг), – данную информацию заказчик указывает в документе о приемке. В свою очередь, поставщик должен сформировать «Корректировочный документ» и направить его на рассмотрение заказчику.
Корректировочный документ отображается в папке Навигатора «Документ о приемке» в фильтре «На рассмотрении» и имеет один из типов (Рисунок 1):
- «Корр. счет-фактура»;
- «Корр. счет-фактура, Документ об изменении стоимости»;
- «Документ об изменении стоимости».
На экранной форме документа «Корректировка документа о приемке» заказчик может только просмотреть информацию. Возможность отредактировать и сохранить документ у заказчика отсутствует (Рисунок 2).
На вкладке «Общая информация» отображается информация о контракте, информация о корректируемом документе и реквизиты документов, к которым относится корректировка.
На вкладке «Контрагенты» отображаются блоки «Информация о заказчике» и «Информация о поставщике» (Рисунок 3).
На вкладке «Товары, работы, услуги» выделены значения, которые были изменены в корректировочном документе (Рисунок 4).
На вкладке «Подписаны поставщика» отображается информация о лицах, подписавших документ со стороны поставщика (Рисунок 5).
