Как исправить ошибку в книге приказов в рукописном виде

[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).

[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Чтобы внести изменения в ранее
изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать
не только суть корректировки, но и ее место дислокации.
Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением,
дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов,
подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ
лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого;
как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений.
Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций,
систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов:
о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо
введении в действие новой версии организационного документа.

На практике периодически возникает необходимость внести изменения
в действующий документ организации – в приказ либо
утвержденный им документ. Давайте разберемся, как это лучше делать, чтобы
избежать путаницы и получить однозначный результат.

Обычно эта процедура прописывается в рамках общего порядка работы
с документами. В коммерческой организации он, как правило,
фиксируется в Инструкции по делопроизводству или ином локальном
нормативном акте (далее – ЛНА).

А госструктуры должны руководствоваться в данном вопросе
нормативными правовыми актами, спущенными свыше (см. Таблицу 1),
и своими ЛНА. Коммерческие организации могут заимствовать себе их
опыт, т.к. в госструктурах подобная работа ведется давно,
изменения вносятся часто (но делать это нужно осмысленно
и выборочно). Кроме того, коммерческим организациям важно уметь
понимать смысл внесенных корректировок в документы, издаваемые
госорганами.

Каким документом вносятся изменения? Обратите внимание: изменение
или дополнение в нормативный акт должно вноситься аналогичным
документом (например, в приказ – новым приказом,
в распоряжение – новым распоряжением и т.д.).

Количество изменений, которые можно внести за один раз,
не ограничено. Число таких итераций (т.е. комплектов изменений одного
документа) – тоже.

Таблица 1. Примеры нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами федерального и регионального уровней

Что можно изменить в документе:

• заменить слова, цифры;
• исключить слова, цифры, предложения, а также структурные единицы
  текста (раздел, часть, пункт, подпункт и т.д.);
• изложить что-то в новой редакции;
• дополнить отдельными словами, цифрами или предложениями, а также
  целыми структурными единицами;
• приостановить либо наоборот продлить действие приказа или его
  структурных единиц.

Мы привыкли, что текст приказа организации состоит:

• из констатирующей части (вступительной части, преамбулы) – она
  не обязательна, кроме слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», и обычно объясняет
  цели, причины издания приказа;
• распорядительной части.

Заголовок к тексту является отдельным самостоятельным
реквизитом.

Но сейчас мы будем больше оперировать структурными единицами:
приложениями, разделами, пунктами, подпунктами и абзацами текста.

Если текст документа не превышает 4–5 строк, то заголовок может
не оформляться. К нему предъявляются следующие требования:

• он должен быть кратким,
• точно передавать содержание приказа,
• формулировка заголовка должна начинаться с предлога «О» или «Об»,
• отвечать на вопрос «о чем?».

Наименование изменяющего приказа не должно содержать указание
на корректируемые разделы, абзацы или пункты.

Пример 1. Заголовок к тексту изменяющего приказа

Если вносятся не только изменения, но и дополнения,
то в заголовке может быть указано «О внесении изменений
и дополнений…» или только «О внесении изменений…».
На практике встречаются обе формулировки, однако в последнее
время чаще используется последняя из них.

Бывают ситуации, когда первоначальный приказ корректировался несколько
раз. Если же потребуется изменить внесенные в него
корректировки, то все равно оформляться это должно как внесение
изменений в основной приказ, а не в изменявший его
когда-то документ.

Формулировка заголовка зависит от двух условий:

• количества вносимых изменений;
• куда они вносятся: в приказ или в утвержденный им документ
  (инструкцию, положение и т.п.; далее по тексту –
  документ).

Если одно изменение вносится в одну структурную единицу,
то слово «изменение» употребляется в единственном числе
и используется формулировка заголовка «О внесении изменения…»
(как в Примерах 1 и 2). Такой заголовок будет уместен
в следующих случаях:

• если приказ дополняется только одним разделом или подразделом /
  пунктом / подпунктом / абзацем / приложением / строкой в таблице /
  предложением / словосочетанием / словом / цифрой или числом / знаком;
• признается утратившим силу один раздел / подраздел / пункт /
  подпункт / абзац / приложение / строка в таблице;
• исключается одно предложение / словосочетание / слово / цифра
  или число / знак;
• вносится одно изменение в один пункт / подпункт / абзац /
  приложение / строку в таблице / предложение;
• производится замена одного предложения / словосочетания / слова
  / цифры или числа / знака;
• полностью изменяется редакция одного раздела / подраздела /
  пункта / подпункта / абзаца / приложения / строки в таблице /
  предложения.

Если вносится несколько изменений в один приказ или утвержденный
документ, то слово «изменение» указывается в заголовке
во множественном числе (как в Примере 3).

Пример 2. Приказ, исключающий одно словосочетание из основного приказа

Пример 3. Внесение нескольких изменений в один документ (приложение к приказу)

Если в тексте приказа не указана конкретная дата вступления
изменений в силу, то ею считается дата издания приказа
(сравните Примеры 2 и 3).

При необходимости внесения в ранее изданный приказ значительного
количества изменений и дополнений (в несколько структурных
единиц) или изменения приказа в целом целесообразно подготовить
его новую редакцию. Тогда просто издается новый приказ со всеми
необходимыми распоряжениями относительно регулируемой…

Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.

Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.

Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».

В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.

Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:

• Акты об оказании услуг;
• Авансовые отчеты;
• Накладные.

Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.

Самые распространенные ошибки документооборота

Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.

Акты

Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.

Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.

Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!

Накладные

В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.

Авансовые отчеты

В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.

Два способа исправления ошибок в документах

Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.

При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.

Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:

1. Правки в первоначальном документе;
2. Создание и отправка корректирующего документа.

Остановимся подробнее на каждом из них.

Исправления в первоначальном документе

Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:

• Если ошибка документооборота комплексная, тогда придется вносить правки в большее количество бумаг. Это неудобно и, более того, может породить новые неточности;
• Также в случае нескольких правок в одном документе он просто-напросто становится малочитабельным. Контрагент может не разобраться в исправлениях и не понять, каким данным стоит доверять. Те же вопросы может задать налоговый инспектор, который будет проверять эти первичные документы;
• Неприменимость для электронных документов, ведь в этом случае произойдет нарушение целостности контейнеров и криптографической подписи, что автоматически сделает бумагу не легитимной;
• Сложности в двусторонних правках – если ошибки в документообороте были обнаружены уже после взаимного обмена экземплярами с контрагентом, то необходимо будет точно проконтролировать, что исправления ошибок в документах были точно внесены. В этом случае можно еще попросить контрагента уничтожить имеющуюся версию и направить ему новую бумагу с внесенными в нее от руки исправлениями.

Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.

Корректирующие документы

Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.

Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.

Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме