Несмотря на то, что оформлять отпуска для сотрудников приходится регулярно, многие кадровики допускают ошибки. Если конфликта с работником нет, то на них никто не обращает внимания, но если появляется спорная ситуация, они могут стать проблемой для работодателя. Автор собрал девять типичных ошибок, о которых стоит знать.
Несмотря на то, что оформлением отпусков кадровики занимаются постоянно, ошибок, которые они делают, меньше не становится. В преддверии сезона отпусков мы собрали наиболее типичные нарушения, которые из раза в раз делают работодатели.
1. Неуведомление о начале отпуска
Начнем с весьма распространенной ошибки: отсутствие уведомления о начале отпуска.
Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Формы и способы выполнения указанного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д. (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если в компании применяется унифицированная форма № Т-7, то ее можно дополнить графами 11, 12. В одной из них работник будет расписываться в том, что дата отпуска ему известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Неучет мнения особых категорий работников
Распространенная ситуация: к директору подходит работник с просьбой предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками.
При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так что следовало разобраться, относится ли к такой категории данный работник.
К примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по желанию в удобное время:
- мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- лицам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лицам, работающим по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе1, ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и пр.
2. Непредоставление отпуска в полном размере по истечении полугода работы
Право на основной оплачиваемый отпуск за первый год работы сотрудника все трактуют по-разному, что ведет к возникновению конфликтных ситуаций. По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Разберемся в данной норме.
Во-первых, минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск составляет шесть месяцев2. Так что работодатель не просто имеет право, а обязан при наличии желания соответствующего работника предоставить ему отпуск.
Во-вторых, ТК РФ не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. обычной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
3. Ошибки при расчете продолжительности отдыха
Будьте внимательны при расчете дней отпуска. Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на количество дней отдыха (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Однако некоторым категориям работников полагается отпуск иной длительности.
Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договора на срок до двух месяцев отпуск рассчитывают исходя из двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Некоторые работники могут претендовать на так называемые удлиненные отпуска. К примеру, лицам до 18 лет полагается отпуск длительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – 30 дней3 и т.д.
Также может кому-то из сотрудников полагаться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) и т.д.
4. Отказ предоставить отпуск на небольшое количество дней (до 5)
Учитывая, что количество дней отпуска ограничено, каждый работник пытается «растянуть» время отдыха на наибольшее количество дней. В этом случае наиболее выгодным является исключение из отпуска всех выходных дней (при пятидневке – это субботы и воскресенья). Некоторые сотрудники и вовсе хотят разделить отпуск по одному – два дня, тем самым ставя работодателя в тупик о законности такого отдыха.
Так вот, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней4 (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление оставшихся от 14-дневной части дней отдыха. К примеру, это может быть 1 день, 2 дня, 3 дня и т.д. Причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
5. Ошибка с расчетом отпуска в рабочих днях
Обратим внимание на ошибку, допускаемую кадровиками при определении продолжительности отпусков, исчисляемых в рабочих днях.
Дело в том, что при расчете общей длительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом ошибку совершают, когда один из отпусков установлен в календарных днях, а второй в рабочих днях.
Приведем алгоритм действий, если длительность основного отпуска определена в календарных днях, а дополнительный отпуск определен в рабочих (письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ):
- от начала отпуска отсчитать количество дней основного отпуска в календарных днях;
- далее отсчитать количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
- определить общее количество календарных дней с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).
6. Перенос отпуска без согласия сотрудника
График отпусков составлен, согласован с работниками и утвержден директором. Через какое-то время компания получает срочный заказ. Руководитель переносит отпуска нужных сотрудников на более поздний срок, объясняя данную ситуацию производственной необходимостью. Это грубейшее нарушение трудового законодательства.
Даже если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, все переносы отпуска осуществляются только с согласия работника. Причем указанный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
В то же время, работодатель обязан перенести отпуск в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей (военные сборы5, дни сдачи крови6, вызов на допрос в качестве свидетеля7 и т.д.);
- в случае болезни сотрудника во время отпуска;
- при пропуске работодателем срока оплаты отпуска8 или срока предупреждения работника о времени начала отпуска.
В остальных случаях просьба работника о переносе запланированного отдыха не является обязательной к исполнению работодателем.
7. Отзыв из отпуска без учета мнения работника
Лежит сотрудник, нежится на солнышке вдалеке от родины и тут звонок шефа: «Срочно приезжай, производственная необходимость». Речь здесь идет о процедуре отзыва из отпуска.
Так вот, какая бы ни была производственная необходимость, работник не обязан прерывать свой законно заработанный отдых. Абсолютно любой отзыв из отпуска допускается только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная часть отдыха предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. И здесь без разницы, согласны ли они прервать свой отдых (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
8. Замена отпуска денежной компенсацией
До сих пор наиболее распространенной ошибкой работодателей является неправомерная замена отпуска денежной компенсацией. Кстати, чаще всего о такой замене просит сам сотрудник, чтобы получить и зарплату, и отпускные выплаты. Работодатели идут на поводу своих работников, забывая, что штрафы за такое нарушение существенные.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Между тем, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней9, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Причем такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6).
Для некоторых категорий работников установлен законодательный запрет на замену отпуска компенсацией (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда10, за работу в соответствующих условиях.
Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Указанная ситуация является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Данное правило касается и руководителей, увольняемых собственниками организации11.
Однако кадровикам следует знать, что увольнение сотрудника во время отпуска по соглашению сторон либо по собственному желанию работника законно.
Судебная практика
При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 постановления Пленума ВС РФ № 2).
В ситуации предоставления отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника отозвать заявление на увольнение посредине отпуска невозможно. В то же время сотрудник вправе осуществить отзыв заявления до дня начала такого отпуска, и увольнение в этом случае не производится при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
В ЗУП 3.1 имеется ошибка – при исправлении отпуска меняется рабочий год по предоставленному отпуску.
Это зарегистрированная ошибка — Ошибка 10235109. Она возникает при создании документа-исправления Отпуск (Кадры – Отпуска), если меняется общий период отпуска сотрудника. В этом случае ошибочно меняется рабочий год, за который был предоставлен отпуск. Ошибка также проявляется и в печатной форме приказа на отпуск.
Сроки исправления ошибки не определены разработчиками. Пока для ее обхода потребуется вручную корректировать рабочий год в документе-исправлении Отпуск.
Смоделируем ошибку на примере.
Сотруднику предоставлен отпуск с 16 мая по 13 июня 2022 года за рабочий год 16.11.2021 – 15.11.2022.
Во время отпуска сотрудник заболел, период болезни – с 30 мая по 8 июня 2022 г.
Продлим отпуск на дни болезни и проверим заполнение рабочего года в документе-исправлении Отпуск.
Создадим Отпуск-исправление по ссылке Исправить Отпуск в документе Больничный лист (Кадры – Больничные листы). При создании документа-исправления на вопрос о продлении отпуска ответим Да.
При автоматическом заполнении Отпуска-исправления:
После изменения даты окончания отпуска в документе-исправлении Отпуск ошибочно изменится рабочий год – вместо 16.11.2021 – 15.11.2022 будет заполнен период 16.11.2022 – 15.11.2023. Продолжительно отпуска не изменилась, поэтому на учет остатков отпусков исправление отпуска влиять не должно. Изменение рабочего года в документе – ошибка.
Ошибочный рабочий год будет попадать в печатную форму приказа на отпуск.
Чтобы обойти ошибку, скорректируем рабочий год в документе-исправлении Отпуск вручную. Тогда в печатную форму приказа период работы, за который предоставлен отпуск, также будет попадать верно.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Оцените публикацию
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка…
Назад к статье
Новости и изменения
Назад к статье
Дополнительные материалы
Назад к статье
Топ-вопросов
Почему меняется график отпусков?
Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).
Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”, который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Скачать бланк формы Т-7 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
График отпусков по форме № Т-7
Скачать
Образец формы № Т-7 смотрите в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.
Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.
Причинами для этого могут быть:
- наём работников после согласования графика отпусков;
- работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
- больничный лист отпускника;
- на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
- нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.
Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.
Узнайте, нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с продлением ежегодного оплачиваемого отпуска, из Готового решения КонсульантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и смотрите рекомендации экспертов бесплатно.
Приказ о внесении изменений в график отпусков
Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:
Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:
Приказ об утверждении графика отпусков – образец (2023)
Заявление о переносе отпуска – бланк и образец
Как долго хранить заявления и приказы в архиве предприятия, читайте в статье «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».
Пример
Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 07.06.2023 по 04.07.2023.
У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 07 июня на 17 мая 2023 года.
Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.
Скачать образец
Внесение изменений в график отпусков – образец
Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.
Новые кадры
Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?
Есть 2 варианта:
1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.
2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.
Перенос по просьбе работника
У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).
Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.
Скачать образец
Отзыв из отпуска
На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.
Как правильно отозвать работника из отпуска, читайте в ст. «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».
Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.
Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.
Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.
Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.
Временная нетрудоспособность работника
Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.
Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:
- «Если работник ушел на больничный перед отпуском…»;
- «Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска?».
Как внести изменения в график отпусков, если отпуск предоставлен работнице перед декретом не по графику, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и узнайте порядок действий.
Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска
Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.
В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.
Итоги
Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.
Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».
