Как исправить ошибку в путевом листе образец

Что делать, если в путевой лист вкралась ошибка или опечатка? Составлять новый с теми же реквизитами, снова проставлять все необходимые подписи и печати? Не обязательно. Можно просто внести исправление.

Исправление в путевом листе: 4 шага

Мы сейчас говорим о тех первичных документах, которые составляются на бумаге. Электронные документы — это совсем другая история. Итак, вы нашли ошибку в путевом листе. Что нужно сделать?

• Зачеркните неправильный текст (цифру, дату, сумму) прямой линией. Зачеркнутый текст должен легко читаться, поэтому максимально тонко зачеркивается.
• Сверху надпишите правильные данные — опять же, компактно, четко и аккуратно, чтобы написанное можно было легко прочитать.
• Запомните: нельзя ничего подчищать, замазывать штрихом и т.д., иначе документ станет недействительным.
• Новый текст должен сопровождаться пометкой «исправлено» с датой исправления. Исправления заверяют уполномоченные лица, которые ранее подписывали документ.

Посмотрите на пример. В этом путевом листе было неправильно указано время проведения предрейсового контроля ТС: 08.15.

Комаров, уполномоченный на заполнение путевых листов, исправил ошибку: зачеркнул неправильную запись, сверху написал «08.00», «исправлено», указал дату и заверил исправление своей подписью с расшифровкой.

Обратите внимание: ниже свои подписи поставили также контролер ТС Тихонов и водитель Никитин.  Еще мы записали видео о том, как исправить ошибку в путевом листе — там еще нагляднее можно все увидеть.

Правила, которые мы сейчас перечислили, предусмотрены Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ (ст. 9) и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 (раздел 4).

Исправления в журнале учета путевых листов

Ошибку можно допустить не только в самом путевом листе, но и в журнале, где они учитываются. И хотя журнал регистрации путевых листов не является документом строгой отчетности, неточности и ошибки там тоже нужно исправлять. Во-первых, чтобы самим не запутаться, во-вторых, чтобы не возникало лишних вопросов у проверяющих органов.

Исправления в журнале делаем по тому же алгоритму, что и в путевых листах:

Если в журнале есть столбец «Примечания», то исправление нужно внести и заверить в этой графе — конечно, если там есть свободное место. Изменения заверяет человек, ответственный за ведение журнала: подпись, расшифровка (ФИО), должность. Подробно наш преподаватель рассказывает это на видео:

Кстати, по этим же правилам можно вносить исправления в других журналах по ОБДД, например:

• журнале регистрации результатов контроля технического состояния ТС,
• журнале учета ДТП владельцами ТС,
• журнале учета нарушений Правил дорожного движения,
• журнале регистрации вводного инструктажа,
• журнале регистрации инструктажа на рабочем месте,
• журнале учета учебных занятий по БДД (20-часовая программа),
• журнале учета медицинского осмотра водителей,
• журнале учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии и т.д.

Если у вас есть вопросы по заполнению путевых листов — задавайте, мы обязательно постараемся ответить. А пока посмотрите вот эти статьи. Возможно, на что-то мы уже ответили 🙂

☞ Как заполнять путевой лист грузового автомобиля

☞ Путевой лист для автобуса необщего пользования

☞ Как оформить путевой лист, если рейс длится больше 1 дня

☞ Обязательные реквизиты в путевом листе

С 11 марта 2023 года действует электронный формат путевого листа. Также Минтранс России утвердил порядок, в котором нужно оформлять путевые листы, и состав сведений в них. Как теперь заполнять путевые листы с учетом новых норм — рассказали в статье и показали на образцах форм.

Для чего нужен путевой лист

Путевой лист обязательно нужен, если:

• организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов с использованием транспортных средств, которые в вашей собственности;
• вы предоставляете транспортное средство во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 10 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Оформить путевой лист следует и в случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это следует из обязанностей, предусмотренных для тех, кто эксплуатирует транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ). 

Внимание

Путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство.

Путевой лист может понадобиться, чтобы:

• водитель предоставил его полиции по их требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
• подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затрат на ГСМ;
• начислить зарплату водителям (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
• подтвердить использование работником личного транспортного средства в служебных целях для обоснования выплаты ему компенсации за использование личного имущества (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@);
• подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее — при аренде транспортного средства.

Какие сведения и обязательные реквизиты указать в путевом листе

Сведения

В путевой лист нужно вносить сведения: 

Обязательные реквизиты 

Обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По какой форме составить путевой лист

Путевой лист можно сформировать в электронном виде или составить на бумаге. Формат электронного путевого листа утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, который действует с 11 марта 2023 года (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Формы путевых листов в бумажном виде, обязательных к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Формы, которые вы используете, закрепите в учетной политике.

Как заполнять путевой лист

На каждое транспортное средство оформляйте один путевой лист. Если одно транспортное средство используют посменно разные водители, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (пп. 10, 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

Проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль можно в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

Как оформить медицинский осмотр

Отметки в путевом листе о дате, времени и результате предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотров водителей делает медработник. Когда оформляется бумажный документ, он заверяет данные собственноручной подписью. Если формируется электронный путевой лист, для заверения требуется УКЭП или УНЭП. Указывают фамилию, имя и отчество (при наличии) медработника, наименование медорганизации, если он состоит в штате, серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение медосмотров (п. 12 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

По результатам медосмотров медработник выносит заключение о состоянии водителя: 

• «Прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — если по результатам медосмотра нет признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и его остаточных явлений; 
• «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» — если по результатам послесменного, послерейсового медосмотра нет таких же признаков. 

Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы водителей служебных легковых автомобилей

Вопрос: Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля руководителя, если в путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре

Как проводят технический контроль транспорта

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортного средства проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию. Его назначает руководитель своим решением. Ответственный работник указывает в путевом листе дату и время выпуска транспортного средства на линию, дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля. 

Вопрос: Кто может быть назначен ответственным за предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств

Если готовите документ на бумажном носителе, работник заверяет данные собственноручной подписью, а если формируете электронный путевой лист, он использует УКЭП или УНЭП. Кроме того, работник приводит фамилию, имя и отчество. По результатам контроля проставляют  отметку «Выпуск на линию разрешен» или «Выпуск на линию не разрешен», если выявили несоответствие требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

Если водители работают посменно на одном транспортном средстве, контроль проводят до начала рейса или смены водителя, который первым выезжает с парковки (п. 5 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств). 

Как вести журнал учета движения путевых листов

Обязанность вести журнал учета движения путевых листов не предусмотрена нормативными актами. Вместе с тем целесообразно регистрировать в журнале их выдачу и возврат. Его можно вести как в бумажной, так и электронной форме. Если журнал на бумажном носителе, то его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. 

Журнал учета путевых листов в электронной форме нужно заверять УКЭП. Также целесообразно предусмотреть возможность его печати на бумажном носителе. 

Скачать образец журнал учета движения путевых листов

Как исправлять ошибки в путевых листах

Исправляйте ошибки по схеме:  

• ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать; 
• внесите корректную запись; 
• сделайте надпись «Исправлено» и укажите дату исправления; 
• заверьте исправление подписями лиц, составивших путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации. Обычно это диспетчер и водитель. 

Такой порядок применяют для исправления документов бухучета, в частности первичных учетных документов. Это следует из ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». 

Номер путевого листа

Порядок нумерации путевых листов не установлен нормативными актами. Номер документа не относится к обязательным реквизитам. Для организации учета путевых листов целесообразно ввести их внутреннюю нумерацию.