Время прочтения – 2 мин.
Получить бесплатную консультацию
Обращение клиента:
Как откорректировать остатки отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1 после переноса данных из 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5?
Ответ специалиста линии консультаций:
Для анализа остатков отпусков по сотруднику можно использовать отчет Справка об остатках отпусков, который находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. Данный отчет позволяет сформировать подробную информацию по уже предоставленным отпускам, а также покажет сколько дней отпуска накопилось и сколько уже использовано.
У сотрудника на начало года оставалось еще 9 дней отпуска. Одним из способов корректировки остатков отпусков является использование документа Остатки отпусков. Данный документ мы можем открыть из раздела Главное – См. также.
В таблице Права на отпуск необходимо указать какой вид отпуска положен сотруднику, а также продолжительность отпуска. В Таблице Остатки отпусков по рабочим годам указываем какое количество дней отпуска осталось у сотрудника с прошлых периодов.
Помимо данного документа, для ввода остатков отпусков можно использовать документ Начальная штатная расстановка. Он находится в разделе Главное – См. также.
В документе необходимо нажать на ссылку Ввести в графе Отпуска.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
Откроется форма для ввода остатков отпусков, которая заполняется аналогично документу Ввод остатков отпусков.
Проверяем корректировки с помощью отчета.
Данную информацию также можно проверить при помощи отчета Остатки отпусков. Он находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. Он так же формируется на конкретную дату, но содержит меньше информации.
Таким образом мы откорректировали остатки отпусков сотруднику.
Отпуск начинается в следующем месяце. На момент выплаты отпускных зарплата за прошлый месяц не была начислена. После расчета зарплаты требуется пересчитать отпускные. В статье собрали ответы на самые распространенные вопросы по пересчету отпускных в этом случае.
Как узнать, какие документы пересчитывать?
Содержание
- В каком месяце пересчитывать отпускные: в текущем или в следующем?
- Как пересчитать отпускные: в исходном документе или ввести документ-исправление?
- Как отражается в учете по НДФЛ пересчет отпускных в следующем месяце?
- Нужно ли обновлять НДФЛ в ведомости на выплату отпускных при уменьшении их суммы?
- Как отражается в учете страховых взносов пересчет отпускных в следующем месяце?
В каком месяце пересчитывать отпускные: в текущем или в следующем?
Ответ будет зависеть от того, каким месяцем был зарегистрирован расчет исходной суммы отпускных:
- Если месяц в документе Отпуск изначально был выбран тот же, что и месяц, за которой рассчитана зарплата, то пересчитать отпускные лучше в следующем месяце.
- Если месяц в документе Отпуск изначально был установлен как следующий, то и перерасчет лучше провести в том же месяце.
Разберем на примерах.
Отпуск сотрудника начинается с 01.06.2022 г. Расчетный период для расчета среднего заработка – июнь 2021 – май 2022 г. Отпускные выплачены 26.05.2022 г., месяц в документе Отпуск указан Май 2022.
После начисления зарплаты за май требуется пересчитать отпускные.
В этом случае лучше выполнять перерасчет отпускных июнем. Это позволит:
- Избежать проблем с расчетом страховых взносов. Они рассчитываются в документе Начисление зарплаты и взносов, поэтому типовой функционал ЗУП 3.1 предполагает, что Начисление зарплаты и взносов всегда рассчитывается последним. После его проведения межрасчетные документы этого месяца лучше не редактировать. В противном случае потребуется пересчитывать Начисление зарплаты и взносов или корректировать учет взносов документом Перерасчет страховых взносов (Налоги и взносы – Перерасчеты страховых взносов).
- В случае увеличения суммы отпускных сблизить бухгалтерский учет с учетом по НДФЛ. Отпускные учитываются для целей НДФЛ по дате фактической выплаты. Выплата доначисленных отпускных, как правило, производится в следующем месяце. Поэтому если указать в документе-исправлении Отпуск следующий месяц, сумма доплаты по отпускным будет учтена в одном и том же периоде, как для бухгалтерского учета, так и для учета по НДФЛ.
Отпуск сотрудника начинается с 06.06.2022 г. Расчетный период для расчета среднего заработка – июнь 2021 – май 2022 г. Отпускные выплачены 01.06.2022 г., месяц в документе Отпуск указан Июнь 2022.
После начисления зарплаты за май требуется пересчитать отпускные.
В этой ситуации пересчитать отпускные можно тем же месяцем, что они были начислены изначально – июнем.
Как пересчитать отпускные: в исходном документе или ввести документ-исправление?
Если отпускные пересчитываем в следующем месяце, то однозначно потребуется вводить документ-исправление Отпуск. При пересчете отпускных тем же месяцем, допустимы оба варианта:
- пересчитать отпускные в исходном документе Отпуск,
- ввести документ-исправление Отпуск.
На наш взгляд, пересчитывать отпускные через документ-исправление более удобно. Это позволит отследить всю историю расчетов с сотрудником. Создать документ-исправление можно по ссылке Исправить в исходном документе Отпуск.
Как отражается в учете по НДФЛ пересчет отпускных в следующем месяце?
Результат перерасчета отпускных отражается в учете НДФЛ по-разному в зависимости то того, в какую сторону были пересчитаны отпускные:
- При увеличении суммы отпускных положительная разница отражается в учете НДФЛ на Планируемую дату выплаты, установленную в документе Отпуск. Затем дата получения дохода уточняется при фактической выплате доначисленных отпускных документом Ведомость.
- Если сумма отпускных уменьшается, то отрицательная разница (сторно) всегда учитывается по исходной дате выплаты отпускных.
При положительном перерасчете НДФЛ с отпускных:
- Необходимо будет доплатить доначисленную сумму и удержать с нее НДФЛ.
- Дата получения дохода для доначисленных сумм будет дата их выплаты.
При отрицательном перерасчете НДФЛ с отпускных:
- Дата получения дохода и исчисленного НДФЛ для сторно по отпускным относится к первоначальной дате их выплаты.
- Может быть произведен зачет или возврат НДФЛ (если сотрудник напишет заявление на возврат).
- В случае возврата НДФЛ общую перечисляемую по всем сотрудникам сумма уменьшаем на сумму возвращенного НДФЛ в документе Перечисление НДФЛ в бюджет.
Подробно об отражении перерасчетов в учете по НДФЛ можно посмотреть в публикации Перерасчеты в отчетности по НДФЛ.
Нужно ли обновлять НДФЛ в ведомости на выплату отпускных при уменьшении их суммы?
Если отпускные были пересчитаны в меньшую сторону, образуется излишне удержанный НДФЛ. Его нужно будет вернуть работнику или зачесть при очередной выплате доходов. Уменьшать удержанный налог в Ведомости на выплату исходной суммы отпускных не нужно.
Подробнее операции зачета и возврата налога разобраны в публикациях:
- Зачет излишне удержанного НДФЛ
- Учет операции возврата НДФЛ в отчетности по НДФЛ (6-НДФЛ, 2-НДФЛ)
Как отражается в учете страховых взносов пересчет отпускных в следующем месяце?
Результат перерасчета отпускных отражается в учете страховых взносов в следующем порядке:
- Если сумма отпускных увеличилась, то сумма доначисленных отпускных отражается в учете взносов в том месяце, в котором был произведен перерасчет.
- Если сумма отпускных уменьшилась, то имеет значение, есть ли у сотрудника в месяце перерасчета другой доход, перекрывающий сторно отпускных:
- Если сторно отпускных перекрывается другим облагаемым доходом, то оно отражается в учете взносов в месяце перерасчета
- Если сторно отпускных НЕ перекрывается другим облагаемым доходом, оно учитывается в месяце начисления исходной суммы отпускных
Подробно об отражении перерасчетов в учете взносов можно посмотреть в публикации Отражение перерасчетов в отчетности по взносам.
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Оцените публикацию
(7 оценок, среднее: 4,71 из 5)
Загрузка…
В соответствии со ст. 123 ТК РФ работнику предоставляется оплачиваемый отпуск за каждый его рабочий год. Не следует путать понятия рабочий год сотрудника для отпуска и календарный год, хотя названия у них и похожи.
Как правило, рабочий год сотрудника для отпуска составляет отрезок времени, равный по продолжительности 12 календарным месяцам, но его начало у каждого работника своё – это дата приёма в организацию. Календарный же год всегда начинается с 1 января. Начало каждого следующего рабочего года исчисляется со дня истечения предыдущего, а не с момента окончания очередного отпуска. Так, если работник принят в организацию 21.11.2019, его первый рабочий год для отпуска закончится 20.11.2020, а следующий начнется с 21.11.2020 и т.д.
Календарный год всегда заканчивается 31 декабря и его продолжительность неизменна, она составляет 365 дней (или 366 дней – в високосном году). А вот окончание рабочего года сотрудника для отпуска, а значит и начало его следующего рабочего года, может смещаться. Сдвиг окончания рабочего года происходит, если у работника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на отпуск (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). К ним относятся:
- время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
- время отпуска без сохранения заработной платы, совокупная продолжительность которого превышает 14 календарных дней в течение рабочего года;
- время отпуска по уходу за ребёнком до достижения им трёхлетнего возраста.
Все эти периоды увеличивают продолжительность рабочего года сотрудника, по истечении которого он получит право на полный оплачиваемый отпуск.
Рассмотрим, как сдвинется дата окончания рабочего года для отпуска у сотрудника, которому работодатель предоставил отпуск без сохранения заработной платы. Допустим, что сотрудник был принят в организацию 21.11.2019. Написав заявление работодателю, он взял отпуск за свой счёт с 03.08.2020 длительностью 20 календарных дней.
Напомню, что Трудовое законодательство позволяет включать в рабочий год сотрудника отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не более 14 календарных дней в рабочем году. А значит, все дни неоплачиваемого отпуска сверх установленного лимита сдвинут окончание его рабочего года. В нашем примере, рабочий год сотрудника удлинится на 6 сверхлимитных календарных дней неоплачиваемого отпуска (20 – 14 = 6), а значит дата его окончания сдвинется на 26.11.2020, следующий же рабочий год у него начнется уже с 27.11.2020.
Если сотрудник в течение рабочего года возьмёт отпуск без сохранения заработной платы несколько раз по несколько дней, например, по 2-3 дня, следует просуммировать их все и продлить окончание рабочего года сотрудника на календарные дни сверх 14-ти.
Специалисты Роструда придерживаются такой же позиции относительно включения отпусков без сохранения заработной платы в рабочий год сотрудника для отпуска (письма Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1; от 23.11.18 № 14-2/В-933). Совсем недавно на эту тему было выпущено письмо Московской инспекции труда от 04.06.20 № 77/10-20669-ОБ/18-1299, содержащее аналогичную позицию по этому вопросу.
Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет также увеличивает продолжительность рабочего года сотрудника, за который ему положен оплачиваемый отпуск. При этом не стоит его путать с отпуском по беременности и родам, называемым в народе «декретным», который предоставляется при представлении соответствующего больничного листка. Отпуск по беременности и родам как раз включается в стаж работника, за который ему положен отпуск и не сдвигает окончание его рабочего года.
Давайте рассмотрим ситуацию на конкретном примере: сотрудница, принятая на работу 15.05.2017, сразу после отпуска по беременности и родам ушла в отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет с 01.11.2018 по 30.11.2020. С 01.12.2020 она вышла на работу. Давайте определим, какова будет продолжительность второго рабочего года сотрудницы для отпуска?
Первый рабочий год сотрудницы для отпуска начался 15.05.2017, а закончился 14.05.2018.
Второй её рабочий год начался с 15.05.2018. Он закончился бы 14.05.2019, но наша сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет с 01.11.2018 по 30.11.2020. Поэтому весь этот период следует исключить из рабочего года сотрудницы, а значит надо исключить:
- за период с 01.11.2018 по 31.12.2018 – 61 календарный день;
- за период с 01.01.2019 по 31.12.2019 – 365 календарных дней;
- за период с 01.01.2020 по 30.11.2020 – 335 календарных дней.
Всего следует исключить из второго рабочего года сотрудницы для отпуска 761 календарный день, увеличив его продолжительность. Для того, чтобы определить дату окончания её второго рабочего года, необходимо к дате его первоначального окончания (14.05.2019) прибавить исключаемые дни (761 календарный день) и получится, что второй рабочий год для отпуска у сотрудницы закончится только 14.06.2021.
Следовательно, в процессе работы у сотрудника может сложиться ситуация, при которой период, за который сотруднику положен отпуск, может длиться и гораздо дольше, чем календарный год. В нашем примере рабочий год сотрудницы длится более трёх календарных лет, хотя и называется он «рабочий год».
А за сколько дней сотруднице из нашего примера будет положена компенсация отпуска при увольнении, если, выйдя из отпуска по уходу за ребёнком, она решит уволиться?
В соответствии со ст. 115 ТК РФ, по общему правилу, за каждый рабочий год сотруднику положено не менее 28 календарных дней отпуска.
Если сотрудница решит уволиться из организации с 01.12.2020, то, по условию из нашего примера, за первый рабочий год ей будет положена компенсация за 28 дней отпуска. За второй рабочий год количество дней компенсации за неиспользованный отпуск нашей сотруднице необходимо рассчитать пропорционально фактически отработанному времени с учётом исключаемого периода. А значит из второго рабочего года сотрудницы следует исключить период отпуска по уходу за ребёнком до достижения им трёхлетнего возраста с 01.11.2018 по 30.11.2020. Компенсация отпуска сотруднице будет положена только за период фактической работы с 15.05.2018 по 31.10.2018. В этот период мы включаем и отпуск по беременности и родам.
Теперь определим количество полностью отработанных месяцев за период фактической работы сотрудника, приходящихся на второй рабочий год. За период с 15.05.2018 по 31.10.2018 сотрудник отработал полных 6 месяцев, т.к. количество отработанных сотрудником календарных дней за период с 15.05.2018 по 31.05.2018 больше пятнадцати, такие излишки округляются до полного календарного месяца. А за 6 месяцев сотруднице положена компенсация за 14 календарных дней (2,33 х 6 = 14).
Следовательно, по условию нашего примера, при увольнении сотруднице должна быть выплачена компенсация неиспользованного отпуска за 42 календарных дня.
В заключении хочу ещё раз обратить ваше внимание на то, что точка отсчёта для первого рабочего года сотрудника, за который ему будет положен полный оплачиваемый отпуск, всегда одна – дата трудоустройства в организацию. А вот дата окончания рабочего года для отпуска и дата начала следующего может сдвигаться на периоды, исключаемые из рабочего стажа сотрудника, дающего право на отпуск.
Екатерина Сорокина — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.
Хотите научиться правильно оформлять все кадровые документы? Для вас мы разработали большой курс по кадровому делопроизводству.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
- Как рассчитать отпускные с учётом периода нерабочих дней в пандемию
- Как заполнить РСВ при превышении предельной величины базы для расчёта страховых взносов
- Примеры расчёта отпускных в 2020 году, если в расчётный период включаются месяцы самоизоляции из-за коронавируса
- Как избежать ошибок и штрафных санкций при составлении графика отпусков на 2021 год
- У сотрудника обнаружили коронавирус. Как поступать работодателю?
- Минюст предлагает отказаться от упрощенной схемы взыскания долгов по зарплате
- Выплата отпускных
- Перерыв на обед
- Опоздания. Как наладить трудовую дисциплину
- Перерывы в работе для кормления ребёнка не теряют актуальности
- Может ли директор сам себе платить премии?
Задайте вопрос эксперту
Зарплата, кадровый учет, трудовое законодательство – наши специалисты готовы помочь в этих вопросах
Оставьте вашу заявку на консультацию. Первая – бесплатно!
Заполните контактные данные в форме ниже, наш специалист свяжется с вами:
Регистрация и расчет сохраняемого заработка на период отпуска производится с помощью документа “Отпуск”.
Если отпуск начислен, но не выплачен, исправить данные отпуска можно в документе начисления.
Если отпуск начислен и выплачен, но расчетный период еще не закрыт, то исправить данные отпуска можно в документе начисления. Но в этом случае в базе не сохранится первоначальный вариант начисления отпуска, а только исправленный.
Рекомендуется все-таки ввести документ-исправление из исходного документа, с помощью которого ранее были начислены отпускные по ссылке “Исправить” и изменить данные отпуска. В этом случае в базе сохранится и первоначальный вариант отпуска, и исправленный.
Если период начисления отпуска закрыт, то исправление документа закрытого периода возможно только путем ввода документа-исправления по ссылке “Исправить” из первичного документа, с помощью которого ранее были начислены отпускные. В поле “Месяц” укажите новый месяц начисления.
Переносим отпуск в “1С:ЗУП 8”
Регистрация и расчет сохраняемого заработка на период отпуска производится с помощью документа Отпуск.
Что если с начала и до конца периода отпуска сотрудник был отозван из отпуска по производственной необходимости?
При начислении заработной платы учитывается, что сотрудник был отозван из отпуска. Рассмотрим пятидневную рабочую неделю (40 часов в неделю).
Дни отпуска, на которые сотрудник был отозван, могут быть перенесены и предоставлены ему в другой период. Так как это период нового отпуска, то вводится новый документ – Отпуск. Расчетный период для расчета среднего заработка за время отпуска составляет 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. Соответственно, при переносе отпуска на другой срок изменится расчетный период для расчета среднего заработка. Поэтому средний заработок во время отпуска, который переносится, может быть другой по сравнению с первоначальным отпуском, как в нашем примере.
Если отпуск переносится на период в том же месяце, в котором был начислен первоначальный отпуск, все равно вводится новый документ Отпуск.
Отпуск не по плану
Когда возможны перенос или продление отпуска
Как мы уже обсуждали, одного графика отпусков недостаточно, чтобы работник вовремя отправился в отпуск. Человека надо уведомить о начале отпуска за 2 недели до планируемой даты. А кроме того, работодатель должен перечислить работнику отпускные не позже чем за 3 календарных дня до начала отпускаПисьмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1.
Если что-то пойдет не так и работник вовремя не будет предупрежден о начале отпуска или не получит отпускные в положенное время, то у него появится право отменить предстоящий отпуск и перенести его на другое время. На какое — стороны трудового договора решат вместе.
Допустим, работника вы уведомили, отпускные рассчитали, отправили работника на отдых — ну, теперь-то можно вздохнуть спокойно. Увы, жизнь порой вносит коррективы в наши планы, и отпуск все равно приходится продлевать или переносить.
Законодатель позаботился о том, чтобы работник мог отдохнуть полноценно, чтобы ему ничего не мешало. Поэтому в некоторых случаях работник, отпуск которого пошел не по плану, получает отдых в другое время.
Самая частая причина — болезнь. Если работник травмировался или захворал во время отпуска, то о полноценном отдыхе речь, конечно, не идет. Причем важно, болел работник сам или ухаживал за больным членом семьи. Во втором случае отпуск не продлевается и не переносится. Также невозможны продление или перенос при болезни работника в отпуске с последующим увольнениемПисьма Минтруда от 26.10.2018 № 14-2/ООГ-8536; Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 1).
В остальных ситуациях сотрудник, заболевший в отпуске, вправе выбрать один из трех вариантов, как поступить с количеством дней отдыха, совпавших с количеством дней нетрудоспособности согласно больничномуПисьмо Роструда от 07.12.2020 № ПГ/56467-6-1:
1) продлить отдых на это количество дней;
2) перенести остаток неиспользованного отпуска на другое удобное время в пределах рабочего года;
3) прибавить эти дни к отпуску следующего года при оформлении графика отпусков.
Аналогично нужно действовать, если в отпуске работник исполнял государственные или общественные обязанности, например был свидетелем в суде или находился на военных сборах. Но дальше будем говорить только о болезни, подразумевая и эти ситуации тожест. 124 ТК РФ.
Как оформить продление или перенос отпуска
Чтобы продлить отпуск, работнику даже не требуется заявлять об этом, достаточно просто сообщить о выданном листке нетрудоспособности. Если сотрудник ничего не предпринимает для переноса отпуска, то по умолчанию работодатель должен беспрекословно продлить отдых человека.
Дата окончания отпуска сдвинется на количество дней нетрудоспособности. Бухгалтеру даже не придется делать перерасчет отпуска, так как расчетный период для исчисления отпускных не поменяется. Это справедливо и в тех случаях, когда перенесенный отпуск попал на следующий месяц.
Желательно оформить приказ о продлении отпуска, но и он необязателен, листка нетрудоспособности будет вполне достаточно.
Если же человек не знал, что отпуск продлевается из-за больничного, и вышел на работу, пусть даже на 1 день, предложите сотруднику написать заявление на перенос отдыха и указать даты нового отпуска.
Чтобы заявление пошло в работу, нужно издать приказ о переносе отпуска, внести изменения в график отпусков и в личную карточку работника.
Генеральному директору ООО «Альфа»
Иванову И.И.
от бухгалтера Петровой Е.П.
Заявление
Прошу перенести 7 дней ежегодного отпуска, совпавших с периодом болезни, на другой период — с 07.09.2021 по 13.09.2021.
Приложение: листок нетрудоспособности от 13.07.2021 № 000334265789.
| Бухгалтер |  |
Е.П. Петрова |
29.07.2021
ООО «Альфа»
ПРИКАЗ № 38
о переносе отпуска
29.07.2021
1. Перенести часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска бухгалтера Петровой Е.П. продолжительностью 7 календарных дней, которые совпали с временной нетрудоспособностью, на период с 07.09.2021 по 13.09.2021.
2. Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. внести изменения в график отпусков на 2021 г.
Основание: заявление о переносе отпуска Петровой Е.П. от 29.07.2021
| Генеральный директор |  |
И.И. Иванов |
С приказом ознакомлены:
| Начальник отдела кадров |  |
Н.С. Фролов |
29.07.2021
| Главный бухгалтер |  |
Е.А. Никанорова |
29.07.2021
| Бухгалтер | |
Е.П. Петрова |
29.07.2021
Отпускные в этом случае пересчитывают, поскольку работник отгулял меньше дней. Излишне выплаченные отпускные за неотгулянные дни, как правило, засчитывают в счет выплаты заработной платы по соглашению с работником.
Кстати, трюк для бухгалтера — если работник перенес оставшийся отпуск на дни того же месяца, в котором заболел в отпуске, то отпускные можно не пересчитывать, так как расчетный период и количество дней отдыха не изменятся. Получается, что работник в одном месяце два раза сходит в отпуск, но отпускные получит одной суммой, накануне первого отпуска.
Если работник заболел до начала отпуска, то отпуск нужно перенести на новый срок, который работодатель и работник определяют по взаимному согласию. Порядок оформления в этом случае аналогичен порядку переноса отпуска, который мы уже рассмотрелип. 18 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169.
Отзыв из отпуска по производственной необходимости
В исключительных случаях работника из отпуска можно отозвать. К таким обстоятельствам относятся, например, крайняя производственная необходимость, аварии, стихийные бедствия. Но как бы сильно ни хотелось работодателю, прервать отпуск можно, только если работник согласен. Если же он откажется и продолжит отдых, прогулом это не будетст. 125 ТК РФ.
Но есть категории людей, которых даже с их согласия нельзя вызывать из отпуска: это несовершеннолетние работники, беременные женщины и работники, занятые во вредных условиях труда. Причем последние не могут прервать как основной отпуск, так и дополнительный.
Кроме того, необходимо учитывать, что отзыв работника из отпуска делит отдых на части. А трудовое законодательство требует, чтобы хотя бы раз за рабочий год работник отдохнул без перерыва 14 календарных дней. Этот нюанс тоже нельзя забыватьПисьмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286.
Теперь по шагам, что нужно сделать. Сначала получите предварительное согласие работника, можно по телефону или через мессенджер, а потом издайте приказ об отзыве из отпуска. В приказ можно вставить фразу о том, что человек согласен с отзывом.
Если работник уже знает, когда будет догуливать дни, то можно сразу это обозначить в приказе. В любом случае у сотрудника есть право догулять свой отпуск в удобное для него время до конца рабочего года или перенести на следующий рабочий год. Согласие можно оформить и в виде отдельного документа.
С первого дня выхода работник получает заработную плату. Отпускные, конечно, придется пересчитать. В учете нужно сторнировать суммы, соответствующие неотгулянным дням. В дальнейшем эти деньги можно будет зачесть в счет выплаты заработной платы.
ООО «Альфа»
ПРИКАЗ № 67
об отзыве из отпуска
03.12.2021
1. В связи с аварией в цехе № 1 и необходимостью срочной наладки вышедшего из строя оборудования с 06.12.2021 отозвать из ежегодного основного оплачиваемого отпуска инженера Смирнова С.С.
2. Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. внести соответствующие изменения в график отпусков ООО «Альфа» на 2021 г.
Основание: служебная записка начальника цеха от 03.12.2021 № 1.
| Генеральный директор | |
И.И. Иванов |
Я, Смирнов Сергей Сергеевич, согласен на отзыв из отпуска и выход на работу 06.12.2021.
| Инженер |  |
С.С. Смирнов |
03.12.2021
С приказом ознакомлены:
| Начальник отдела кадров | |
Н.С. Фролов |
03.12.2021
| Главный бухгалтер | |
Е.А. Никанорова |
03.12.2021
Пример. Пересчет отпускных при отзыве из отпуска
/ условие / Работник ушел в отпуск на 28 дней с 09.11.2021 по 06.12.2021. Среднедневной заработок — 1700 руб., отпускные — 47 600 руб., НДФЛ 13% — 6188 руб., взносы 30,2% — 14 375,20 руб.
Работника отозвали из отпуска 06.12.2021. За декабрь начислена заработная плата 47 500 руб., НДФЛ — 6175 руб., взносы — 14 345 руб. Пересчитаем отпускные и отчисления с них в связи с отзывом.
/ решение / Работник был в отпуске 27 дней вместо 28 дней, не отгулян 1 день отдыха. Поэтому излишек составил:
— начисленных отпускных — 1700 руб.;
— НДФЛ и взносов с «лишних» отпускных — 221 руб. и 513,40 руб. соответственно1700 руб. х 13% = 221 руб., 1700 руб. х 30,2% = 513,40 руб..
Эти суммы можно зачесть в счет зарплаты за декабрь и отчислений с нее. В результате получится:
— зарплата к выплате на руки — 39 846 руб.47 500 руб. – 1700 руб. – 6175 руб. + 221 руб. = 39 846 руб.;
— НДФЛ с зарплаты к перечислению в бюджет — 5954 руб.6175 руб. – 221 руб. = 5954 руб.;
— страховые взносы с зарплаты к перечислению в бюджет — 13 831,6 руб.14 345 руб. – 513,4 руб. = 13831,6 руб.
Замена отпуска денежной компенсацией без увольнения
В общем случае без увольнения денежную компенсацию можно получить, если положенный человеку ежегодный основной отпуск превышает 28 календарных дней. Например, если работник — инвалид, то он имеет право на удлиненный основной отпуск — 30 календарных дней. Вот как раз 2 дня можно заменить денежной компенсациейст. 126 ТК РФ.
Дополнительный отпуск можно заменить деньгами, только если его предоставление не связано с работой во вредных условиях, например, это может быть отпуск за ненормированный рабочий день или «северный» отпуск. Часть отпуска «за вредность» свыше 7 календарных дней можно заменить компенсацией при условии получения письменного согласия работника и если такая возможность предусмотрена коллективным договором и отраслевым соглашениемПисьмо Минтруда от 27.06.2017 № 14-2/ООГ-5299.
Если же сотруднику положен обычный 28-дневный отпуск, то получить вместо него компенсацию не получится, даже когда отпуск он перенес с прошлого года и в целом в текущем году у него запланировано более 28 календарных дней отдыха.
Особая категория сотрудников — несовершеннолетние работники и беременные женщины. Для них действует запрет на замену компенсацией как основного отпуска, так и дополнительного. Исключение — выплата компенсации при увольнении.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: подсчет дней
При увольнении право на отпуск не сгорает, любой работник может получить денежную компенсацию за не использованный за время работы отдых, даже если он не был в отпуске 10 летПисьмо Минтруда от 25.01.2021 № 14-2/ООГ-521.
Компенсацию считаем в два этапа. Сначала нужно определить, сколько неиспользованных дней отпуска осталось у работника. Смотрим, сколько полных месяцев работы есть у работника.
Например, человек увольняется 15.04.2021, а трудоустроился 12.12.2019. Первый его рабочий год закончился 11.12.2020, это 12 месяцев. А дальше считаем месяцы второго рабочего года: 11.01.2021 — 1 месяц, 11.02.2021 — 2 месяца, 11.03.2021 — 3 месяца, 11.04.2021 — 4 месяца.
Остаток 4 дня с 12.04 по 15.04 отбрасываем, поскольку это меньше половины месяца. Было бы больше половины, округлили бы до полного месяца. Таким образом, у работника 16 полных месяцев отпускного стажа. Осталось подставить данные в формулуп. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169:
Думаю, вы заметили, что данные для расчета к формуле берем за весь период работы, чтобы ни один день отпуска не потерялся. Количество дней неиспользованного отпуска лучше не округлять, а если и округлять, то только в большую сторонуПисьмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717.
И еще одно правило. Работнику, трудившемуся 11 месяцев, положена компенсация за неиспользованный отпуск как за полный рабочий год, даже если 11 месяцев получилось в результате округления. Если часть дней отпуска уже использована, вычтите их.
Справка
При сокращении штата или ликвидации фирмы право на компенсацию за неиспользованный отпуск за полный рабочий год есть у сотрудников, отработавших в организации 5,5 месяцев и более. Роструд считает, что это касается только работников, трудоустроенных в году сокращенияПисьмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1 (п. 7).
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: подсчет суммы
Расчетный период для компенсации за неиспользованный отпуск — 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Но если работник увольняется в последний день месяца, то этот месяц в расчетный период войдетПисьмо Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1.
Есть нюанс при увольнении из отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Первый включается в отпускной стаж, но относится к исключаемым периодам. Второй не дает стаж и тоже относится к исключаемым периодам, а потому расчетный период будет сдвигаться. В остальном компенсацию считаем так же, как и отпускные:
Пример. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
/ условие / Работник принят 14.03.2017, увольняется 28.09.2021. За все годы работы был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 03.09.2020 по 23.09.2020. За расчетный период с 01.09.2020 по 31.08.2021 начислены зарплата 650 000 руб., отпускные 40 000 руб. Подсчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск.
/ решение / 1. Считаем количество дней неиспользованного отпуска.
Отработано 4 года с 14.03.2017 по 13.03.2021, 6 месяцев с 14.03.2021 по 13.09.2021 и 15 дней с 14.09.2021 по 28.09.2021. Дни округляем до полного месяца, поскольку отработана его половина. Всего отработано 55 месяцев4 х 12 мес. + 6 мес. + 1 мес. = 55 мес..
Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы — 23,33 дня28 дн. / 12 x 55 мес. – 105 дн. = 23,33 дн..
2. Считаем средний дневной заработок и компенсацию.
Расчетный период с 01.09.2020 по 31.08.2021, в нем отработано:
— полных 11 месяцев — 322,3 дня11 мес. x 29,3 дн. = 322,3 дн.;
— в сентябре 2020 г. — 8,79 дня(30 дн. – 21 д.) / 30 дн. x 29,3 = 8,79 дн.;
— всего — 331,09 дня322,3 дн. + 8,79 дн. = 331,09 дн..
Выплаты для расчета компенсации — 650 000 руб., отпускные не учитываем. Таким образом:
— средний дневной заработок — 1963,21 руб.650 000 руб. / 331,09 дн. = 1963,21 руб.;
— компенсация за неиспользованный отпуск — 45 801,69 руб.1963,21 руб. x 23,33 дн. = 45 801,69 руб.
Отпуск авансом и увольнение
Может получиться и так, что к моменту увольнения человек отгулял отпуск за рабочий год авансом. Это становится ясно, когда при вычислении количества дней неиспользованного отпуска вы получаете отрицательный результат.
То есть продолжительность заработанного отпуска меньше количества дней использованного. В таком случае ни о какой компенсации, конечно, речи быть не может. Работник оказался в долгу перед вами.
Согласно ТК РФ работодателю в таком случае дано право удержать из выплат работнику сумму отпускных, которую он получил «незаслуженно». Но здесь надо помнить, что размер удержаний из заработной платы ограничен — не более 20%. Если неотработанные отпускные больше этой суммы, то удержать их целиком не получитсястатьи 137, 138 ТК РФ.
Как разъясняет Минтруд со ссылкой на позицию ВС, взыскать эти суммы с работника невозможно даже через суд. Остается попробовать договориться с человеком о добровольном возмещении «лишних» отпускных. Если и этот вариант не сработает, то получить деньги уже никак не получитсяПисьмо Минтруда от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784.
Отпуск с последующим увольнением
В качестве альтернативы денежной компенсации можно рассматривать предоставление отпуска с последующим увольнением по письменному заявлению работника. Правда, при увольнении за виновные действия это невозможно.
Последним днем работы будет последний же день отпуска. Причем если человек работал по срочному трудовому договору, то период отпуска может выходить за время действия договораст. 127 ТК РФ.
Перечислить отпускные нужно за 3 календарных дня до начала отпуска, а окончательно рассчитаться с работником и выдать все полагающиеся уволенному документы — в последний день перед отпускомПисьмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.
Вот какие особенности нужно учесть. Для начала, предоставить такой отпуск — право работодателя, а не обязанность. Вы можете просто не согласиться. Отпускные, конечно, ничем не отличаются от компенсации за отпуск, но если в ЛНА прописано, что к отпуску каждый работник получает матпомощь или премию, то работодателю вряд ли эта идея с отпуском будет по душе. Скорее всего, сотрудник получит отказ.
Но бывает и так, что даты «увольнительного» отпуска совпадают с графиком. Сами понимаете, тогда работодатель обязан предоставить такой отдых, ведь график — обязательный для исполнения документ как для работодателя, так и для работника.
Место ушедшего в «увольнительный» отпуск работника становится вакантным с первого дня отдыха. Отсюда четыре важных следствияПисьмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1:
1) при расчете неиспользованных дней отпуска исходим из того, что сотрудник закончил работу до отпуска, никаких корректировок на время предстоящего отдыха не делаем. Все считаем так, будто работник уходит в отпуск по обычной схеме;
2) человек, ушедший в отпуск с последующим увольнением по собственному желанию, на отдыхе уже не вправе передумать и отозвать заявление;
3) «увольнительный» отпуск не продлевается и не переносится на время болезни;
4) отозвать из такого отпуска нельзя, даже если сотрудник согласен.
Читать далее
