Как исправить переплату зарплаты

Когда может возникнуть переплата

Сначала надо разобраться в причинах ошибки, от этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:

• работнику выдали аванс, но по факту он его не отработал;
• возмещение средств, выданных в качестве аванса по командировке при несвоевременном возврате остатка неиспользованных денег;
• взыскание за неотработанные дни отпуска, в связи с увольнением сотрудника до окончания года, в счет которого он уже получил отпуск (за некоторыми исключениями);
• удержание переплаты, возникшей из-за счетной ошибки (ошибка в арифметических действиях);
• переплата образовалась в связи с невыполнением норм труда по вине сотрудника или вследствие неправомерных действий работника, что доказано в судебном порядке или признано комиссией по трудовым спорам.

Переплатили зарплату – что делать

При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:

• создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
• работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
• в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда № 3044-6-0);
• производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Образец акта об обнаружении счетной ошибки


Посмотреть


Скачать

Переплатили зарплату сотруднику – что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.

Что делать, если работник отказывается возвращать переплату добровольно, читайте в системе КонсультантПлюс – для этого подключите бесплатный пробный доступ по ссылке (доступ действует 2 дня и автоматически не продляется)

Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:

• о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
• работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
• при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
• работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например – бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.

Приказ об удержании из заработной платы


Посмотреть


Скачать

В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.

Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.

Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать

При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.

В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами

При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.

Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:

• в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
• удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.

Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю – излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).

Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.

Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.

Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки

Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно – что делать, рассмотрим на примерах.

Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной зарплатой, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

Пример 1 

Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.

В учете будет составлен следующий комплекс проводок:

• Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
• Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
• Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
• Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
• Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
• Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
• Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
• Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. – сторнированы начисления страхвзносов;
• Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.

Пример 2 

Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:

• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
• Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
• Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. – сторнированы начисления страхвзносов;
• Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
• Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.

Пример 3

Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:

• Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
• Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
• Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.

Пример 4

За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка – за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата – 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.

Проводки в учете будут следующими:

• Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
• Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
• Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
• Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
• Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
• Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
• Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
• Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
• Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
• Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.

Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.

Специализация: Гражданское право – работа с недвижимостью. договорная работа, наследственное право, банкротство.

Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.

Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда переплату можно удержать

Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.

Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:

• излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.

• сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
• ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.

Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из зарплаты сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:

• по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
• по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).

Когда переплату удержать нельзя

В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:

• переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
• работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.

В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:

• справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
• справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
• ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
• документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).

В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев. Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.

Сроки удержания

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.

Какие документы оформить

Обнаружив переплату, бухгалтер может составить докладную записку на имя руководителя. Например, так:

Затем руководитель организации издает приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:

Как рассчитать сумму удержаний

Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.

Пересчет налогов и взносов

Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.

Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах

В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:

• НДФЛ;
• взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
• налогу на прибыль

В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ. Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.

По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переплата возникнет, если зарплата в прошлом отчетном или расчетном периоде была излишне начислена. Соответственно – была завышена облагаемая база по взносам. Ее придется корректировать, и в этом случае нужно будет подать в инспекцию уточненный расчет взносов (ЕРСВ). Такой вывод следует из Письма ФНС России от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.

При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.

Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии

Это возможно, если переплата произошла:

• из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
• в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.

В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.

***

Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.

Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Иногда работодатель по той или иной причине перечисляет сотруднику больше денег, чем полагается. Рассмотрим, в каких случаях возможно вернуть переплату по зарплате и как это сделать.

Когда работодатель может вернуть переплату по зарплате

Статья 137 ТК РФ определяет ситуации, когда работодатель имеет право удержать у сотрудника переплату по зарплате.

Переплата по зарплате возникла в результате счетной ошибки. Данное понятие в ТК РФ не расшифровано. В письме Роструда от 01.10.2012 № 1286‑6‑1 сказано, что счетная ошибка — это ошибка, допущенная при арифметических подсчетах. Такую же позицию занимает и Верховный Суд РФ (определение от 20.01.2012 № 59-В11-17).

Если бухгалтер неправильно применил при расчете зарплаты нормы ТК РФ, НК РФ или внутренних документов компании, например — положения о премировании, то это уже не будет счетной ошибкой. Поэтому в подобных ситуациях вернуть переплату по зарплате, скорее всего, не получится.

Отдельная ситуация — переплата по зарплате из-за сбоев в расчетной программе. Здесь судебная практика складывается неоднозначно.

Например, Верховный суд республики Саха (Якутия) решил, что программный сбой — это техническая, а не счетная ошибка, и переплату по зарплате возвращать не нужно (определение от 27.03.2013 № 33-709/2013).

А Хабаровский краевой суд, напротив, принял решение, что выплата лишней зарплаты из-за компьютерного сбоя относится к счетным ошибкам и переплату по зарплате следует вернуть (определение от 28.11.2016 N 33-8775/2016).

Работник по своей вине не выполнил установленные нормы труда или допустил простой. Вина работника в этом случае должна быть подтверждена органом по рассмотрению трудовых споров.

Работник получил излишнюю зарплату из-за своих неправомерных действий. Например, он предоставил работодателю подложный документ, дающий право на вычеты по НДФЛ. Факт нарушения в этом случае должен подтвердить суд.

Работник уволился вскоре после отпуска, взятого «авансом», т.е. за еще не отработанное время. Удерживать переплату по отпускным нельзя, если сотрудник увольняется по основаниям, не связанным с его желанием или виновными действиями:

• ликвидация работодателя;
• сокращение численности;
• увольнение руководителя, заместителя или главбуха при смене собственника;
• призыв на военную службу;
• восстановление другого работника, ранее занимавшего эту должность, по решению трудовой инспекции или суда;
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности по медицинским показаниям;
• отказ работника от перевода на другую работу по медицинским показаниям, либо отсутствие такой работы у работодателя;
• смерть работника или работодателя — физического лица;
• чрезвычайные обстоятельства, подтвержденные решением Правительства РФ или региональных властей.

Как вернуть переплату по зарплате

Работодатель, который обнаружил переплату по зарплате, должен составить акт и письменно уведомить сотрудника об этом факте, предложив вернуть деньги в определенный срок.

Далее возможны несколько вариантов.

Сотрудник добровольно возвращает деньги в установленный срок. Тогда никаких проблем не возникает.

Сотрудник согласен на то, чтобы переплату удерживали из его зарплаты. По мнению Роструда, работодатель должен получить это согласие также в письменном виде (письмо от 09.08.2007 № 3044-6-0). Получить согласие сотрудника и издать приказ об удержании следует в течение месяца после истечения срока для добровольного возврата. Удерживать в общем случае можно не более 20% с каждой выплаты.

Сотрудник оспаривает основание для переплаты или её сумму. В этом случае работодателю остается только обратиться в суд. Здесь возникает вопрос по сроку исковой давности. В статье 392 ТК РФ сказано, что работодатель может подать иск о возмещении ущерба, нанесенного сотрудником, в течение года после его обнаружения.

Однако переплату по зарплате во многих случаях нельзя считать ущербом, возникшим по вине сотрудника. Например, если работодатель сам ошибся при начислении зарплаты, то работник здесь точно ни при чем. Тогда излишнюю выплату зарплаты можно считать неосновательным обогащением сотрудника и применить к ситуации общий срок исковой давности — 3 года.

Но, чтобы избежать проблем, работодателю все-таки лучше подать иск в течение года после обнаружения переплаты.

Суд отказал работодателю, но установлено, что переплата возникла по причине ошибки бухгалтера. В этом случае работодатель может взыскать переплату по зарплате с того специалиста, который допустил ошибку в начислениях.

Здесь действуют общие правила взыскания с работника ущерба, причиненного им работодателю.  По умолчанию ответственность работника перед работодателем ограничена его среднемесячным заработком (ст. 241 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности с бухгалтером можно заключить только в следующих случаях:

1. Если речь идет о главбухе (ст. 243 ТК РФ). Такая ситуация может возникнуть в малых предприятиях, где главбух часто выполняет все бухгалтерские функции, включая расчет зарплаты.
2. Если бухгалтер-расчетчик одновременно выполняет обязанности кассира (перечень, утвержденный постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85).

В любом случае работодатель должен сначала оценить ущерб и затребовать у работника письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ).

После того, как ущерб определен, работодатель в течение месяца должен оформить письменное распоряжение о взыскании. Если работник не согласен, или если сумма взыскания превышает его средний заработок за месяц, то взыскать можно только через суд (ст. 248 ТК РФ). Как мы говорили выше, иск следует подать в течение года после обнаружения ущерба.

Как отразить возврат переплаты по зарплате в бухучете

Рассмотрим проводки на примере излишне начисленной по причине арифметической ошибки зарплаты работника основного производства в 1000 рублей.

Если обнаружена переплата, то сначала нужно сделать обратные проводки («красное сторно») по начислению самой зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

ДТ 20 — КТ 70 (1 000 руб.)

ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)

ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)

Затем претензию по возврату переплаты следует отразить, как прочие расчеты с персоналом:

ДТ 73 — КТ 70 (870 руб.)

Работник может добровольно вернуть переплату в кассу организации:

ДТ 50 — КТ 73 (870 руб.)

Также можно удержать эту сумму при следующей выплате зарплаты. Например, месячный оклад сотрудника 30 000 руб. Тогда в следующем месяце проводки по начислению зарплаты будут такими:

ДТ 20 — КТ 70 (30 000 руб.) — начислена зарплата

ДТ 70 — КТ 68.1 (3 900 руб.) — удержан НДФЛ

ДТ 70 — КТ 73 (870 руб.) — удержана переплата

ДТ 70 — КТ 51 (25 230 руб.) — выдана зарплата за вычетом НДФЛ и удержания

Если работник не согласен вернуть деньги, то работодателю следует обратиться в суд. При положительном для компании решении суда работодатель удержит переплату из зарплаты работника, либо работник сам вернет деньги. Проводки будут такими же, как показано выше для добровольного возврата.

Если же суд встанет на сторону работника, то переплату придется отнести на прочие расходы компании:

ДТ 91.2 — КТ 73 (870 руб.)

В этом случае нужно восстановить те суммы налогов и взносов, которые были сторнированы ранее. Суд признал правомерность начисления дополнительной суммы зарплаты, поэтому нет оснований снижать выплаты в бюджет и фонды:

ДТ 70 — КТ 68.1 (130 руб.)

ДТ 20 — КТ 69 (300 руб.)

Как возврат переплаты по зарплате влияет на налоги и взносы

Если переплата по зарплате произошла вследствие ошибки любого вида, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать обязательные платежи:

1. Уменьшить суммы начисленных страховых взносов и удержанного с работника НДФЛ.
2. Если уже были сданы отчеты по НДФЛ и взносам, то сдать уточненные формы.
3. Запросить возврат переплаты по НДФЛ и взносам из бюджета, либо зачесть ее в счет будущих платежей.
4. Увеличить начисленные суммы по налогу на прибыль или другим налогам, на расчет которых влияют затраты:

— НДФЛ, если работодатель — ИП на ОСНО;

— УСН «Доходы минус расходы»;

— Единый сельхозналог.

1. Если уже была сдана декларация и уплачен один из налогов, перечисленных в п. 4, то сдать уточненную форму и доплатить налог с учетом пени.

Если переплата по зарплате возникла из-за виновных действий работника, подтвержденных решением суда или комиссией по трудовым спорам, то пересчитывать налоги за прошлые периоды не нужно. Работодатель должен только удержать переплату из текущих выплат после получения решения суда или комиссии.

Также не нужно пересчитывать налоги, если работник отказался вернуть переплату, а суд подтвердил его правоту, например, при технической ошибке.

Вывод

Работодатель имеет вернуть переплату по зарплате в случаях, установленных ТК РФ, например, если допущена арифметическая ошибка при расчетах.

Если работник не согласен с позицией работодателя, то решение о возврате излишне выплаченной зарплаты будет принимать суд.

Если переплата по зарплате возникла из-за ошибки, и сотрудник вернул деньги, то нужно пересчитать налоги и, при необходимости, сдать уточненные отчеты и провести доплату в бюджет.

В других ситуациях, например, если суд решил, что возвращать переплату не нужно, расчеты по налогам за прошлые периоды следует оставить без изменений.

Поручите бухгалтерию команде экспертов