Как исправить перепроведение документов

Содержание статьи
Почему программа предлагает перепровести документы?
Что произойдет, если перепровести документы?
Как исправить проблему, чтобы не пересдавать отчетность?
Что сделать, чтобы такое больше не повторилось?

Первые возникающие вопросы:

• Что это значит?
• Что произойдет, если согласиться с предложением программы и перепровести документы начиная с предлагаемого периода? 
• Как исправить, чтобы не пересдавать отчетность? 
• Чтобы сделать, чтобы такое больше не повторилось?

На эти вопросы мы хотим ответить в нашей статье.

Почему программа предлагает перепровести документы?

Если программа предлагает перепровести документы за прошлые периоды, то это значит, что пользователь программы внес изменения в документы (или всего лишь в один документ) или просто их перепровел.

Что произойдет, если перепровести документы? 

Перепроведение документов и регламентных операций влечет за собой риск изменения финансовых результатов организации за отчетный период.

Рассмотрим схему зависимости влияния регламентных операций на закрытие счетов учета.

Например, если мы изменим в документе Поступление товаров:(Накладная) за прошлый период сумму материала, то изменится остаток на 60 и 10 счетах. 

После изменений в документе программа попросит перепровести  все документы начиная с периода, когда были внесены изменения. После перепроведения актуализируются данные с учетом наших изменений: может измениться, например, 20, 43, 90.02 счета и, соответственно поменяется финансовый результат. 

Таким образом, изменение любого звена влечет за собой изменения в других звеньях цепочки выполнения регламентных операций.

Если мы согласимся с предложением программы, то есть вероятность изменения финансового результата за прошлые периоды. Если изменится финансовый результат, то сданная отчетность будет отличаться от реальных данных в программе. И надо будет формировать корректировочные отчеты.

Как исправить проблему, чтобы не пересдавать отчетность? 

Конечно, если данные действительно поменялись задним числом, то самое безопасное. что можно сделать – переформировать и пересдать отчетность. Но если вы уверены, что перепроведение одного документа не могло повлиять на данные или готовы сравнить текущий результат с данными, которые были на момент сдачи отчетности (например, с копией базы данных) и аккуратно подогнать изменения, то мы можем дать несколько рекомендаций:

1) Пропустить операцию по перепроведению документов.

2) Не перезакрывать периоды, а зайти в закрытие месяца текущего периода ⇒ последнюю регламентную операцию ⇒ выполняем действие Пометить как выполненные все операции до выбранной.

После выполнения действия:

Важно! Если Бухгалтерия предприятия была переведена с редакции 2.0 на 3.0, а в закрытии месяца программа предлагает перепровести прошлые периоды, то не делайте этого, если не хотите пересдать отчетность за прошлые периоды. 

У редакции 2.0 в некоторых случаях иные алгоритмы закрытия месяца и корректировок, поэтому даже если в документы никто не вносил изменения, то финансовый результат скорее всего поменяется. 

Рекомендуем пропустить предложение программы как мы описали выше.

Что сделать, чтобы такое больше не повторилось?

Обезопасить себя вы можете устанавливая дату запрета редактирования данных. Ее можно установить вручную на конкретную дату, либо автоматически за конкретный период.

Установите для себя правило: Сдал отчетность – установил дату запрета на закрытый период!

Если нужно внести правки в прошлые периоды, то это можно сделать текущим периодом  корректировками.

Автор статьи

Данные в программе должны учитываться в строгой хронологической последовательности. Если документы поступают в бухгалтерию с опозданием или исправляются ошибки в уже введенных документах — программа требует восстановить последовательность документов в 1С 8.3.

В версии 1С 3.0.62.1 добавлен механизм ручного переноса границы последовательности без обязательного перепроведения документов с даты внесенного изменения. Рассмотрим восстановление последовательности проведения документов в 1С 8.3.

Восстановление последовательности документов 1С, т. е. проведение документов в правильной хронологической последовательности, может быть выполнено в:

• процедуре Закрытие месяца: раздел Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца — ссылка Перепроведение документов.

• процедуре Проведение документов: кнопка Главное меню — Все функции — Стандартные — Проведение документов — вкладка Проведение документов.

Вкладка Восстановление последовательностей не используется.

• обработке Групповое перепроведение документов: раздел Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов.

Граница последовательности документов в 1С 8.3

В 1С существует механизм контроля последовательности документов, который отслеживает порядок проведения документов. Он следит за тем, чтобы соблюдалась строгая хронологическая последовательность учета документов в базе. При последовательном вводе документов в базу устанавливается Граница последовательности документов.

Граница последовательности — это дата последнего проведенного документа. Последовательность считается нарушенной, если вводятся документы на дату ранее этой границы.

Наиболее частая причина нарушения Границы последовательности — ввод документов «задним» числом или изменение уже введенных документов. В этом случае программа требует восстановить нарушенную последовательность документов, начиная с даты нарушения.

Почему нужно восстанавливать границу последовательности?

Для правильности ведения учета документы, введенные в информационную базу, должны располагаться в том порядке, в котором реально происходили события. Если расходную накладную ввести в базу до приходной накладной, то в программе будет неправильно отражено списание товара:

• Могут возникнуть отрицательные остатки на складе из-за того, что в момент выписки расходной накладной на складе еще не было товара, оформленного приходной накладной.
• Будет неверно выполнен расчет средней стоимости товара.

Рассмотрим, как ввод документов «задним» числом может привести к ошибкам в учете.

Бухгалтер ввел поступление аванса от покупателей после оформления накладной на отгрузку товара.

При вводе аванса «задним» числом, программа не сможет учесть аванс — для этого нужно восстановить последовательность документов: провести отгрузку после внесенной банковской выписки. Тогда зачет аванса появится в проводках документа реализации.

Бухгалтер ввел накладную на оприходование товара от поставщика за прошлый месяц «задним» числом.

В этом случае программа потребует восстановления границы последовательности и выполнения регламентных операций за прошлый месяц. Иначе получится неправильный расчет себестоимости товаров, неверные взаиморасчеты с поставщиком, а также проблемы с НДС.

Бухгалтер ввел перемещение товара на другой склад «задним» числом.

Без восстановления последовательности может пострадать расчет себестоимости товара на складе, если учет ведется по складам в суммовом и количественном выражении.

Таких ситуаций очень много, тем более, что многие документы делаются на основании других и связаны между собой. Изменение в одном из них должно приводить к изменению во всей цепочке документов.

Перенос границы последовательности документов в 1С 8.3

Перенос границы последовательности документов в 1С 8.3 выполняется в процедуре Закрытие месяца по ссылке Перепроведение документов: раздел Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца — Перепроведение документов.

Возможные варианты настройки границы последовательности документов:

• Перепроведение нарушенной последовательности
• Перепроведение текущего месяца
• Перепроведение не требуется

Перепроведение нарушенной последовательности — является автоматическим восстановлением границы последовательности документов. Этот способ установлен по умолчанию.

Перепроведение текущего месяца и Перепроведение не требуется — относятся к ручному переносу границы последовательности. Использовать эти способы можно ограниченно — в случаях, описанных в шаге Вся правда о ручном переносе границы последовательности.

Перепроведение нарушенной последовательности

Восстановление происходит с начала нарушения границы последовательности документов. Это стандартный вариант восстановления без ручного переноса границы.

Перед использованием этого способа Бухэксперт8 рекомендует сделать копию базы на случай восстановления информации. При добавлении в базу новых документов «задним» числом данные расчетных регламентных операций меняются. Это может привести к расхождению с ранее сформированными данными в бухгалтерских и налоговых отчетах этих периодов.

Перепроведение только текущего месяца

В этом случае граница последовательности устанавливается на конец прошлого месяца, т. е. проводки в документах до конца этого месяца будут считаться корректными. Перепроведены будут только документы текущего месяца.

Способ может использоваться при текущем закрытии месяца. Поскольку последовательность нарушена, программа не даст выполнить операции закрытия месяца, пока граница последовательности не будет восстановлена автоматически или ручным способом.

Используя вариант перепроведения только текущего месяца, мы закрываем месяц стандартно с перепроведением всех его документов, а предыдущий период — не перепроводим.

Операция Перепроведение документов в нарушенных периодах выглядит как восстановленная:

• Цвет выполненной операции — зеленый.
• Выставлен флажок выполнения операции.

Но документы за период с 31.01.2017 по 01.06.2018 не перепроведены, а значит, возможны ошибки в рассчитанной себестоимости ТМЦ, зачете авансов и т. д. за этот период.

Бухэксперт8 советует относиться к этому способу с осторожностью. Ввод документов «задним» числом и корректировки прошлых периодов могут привести к ошибкам в отчетности.

Используя этот способ, мы искусственно пропускаем предупреждения программы.

Перепроведение не требуется

В данном случае граница последовательности устанавливается на конец текущего месяца. Это значит, что проводки документов до конца текущего месяца будут считаться корректными — документы при этом не перепроводятся.

Операция Перепроведение документов в нарушенных периодах выглядит как восстановленная.

• Цвет выполненной операции – зеленый.
• Выставлен флажок выполнения операции.

Но документы за период с 31.01.2017 по 30.06.2018 не перепроведены, а значит, возможны ошибки в рассчитанной себестоимости ТМЦ, зачете авансов и т.д. за этот период.

Этот вариант — аналог команды Пропустить операцию, что использовалась в прошлых версиях 1С.

По команде Пропустить операцию граница нарушенной последовательности документов также устанавливалась на конец текущего месяца, с той разницей, что проводки документов до конца текущего месяца не считались корректными и отмечались серым цветом.

Бухэксперт8 советует относиться к этому способу с осторожностью. Ввод документов «задним» числом и корректировки прошлых периодов могут привести к ошибкам в отчетности.

Используя этот способ, мы искусственно пропускаем предупреждения программы.

Вся правда о ручном переносе границы последовательности

Ручной перенос можно использовать, когда изменения не затрагивают:

• бухгалтерский учет;
• налоговый учет;
• регламентированную отчетность.

Например, в документ:

• добавили Ответственного или Комментарий;
• внесли или исправили Входящий №;
• просмотрели документ и закрыли по кнопке Провести и закрыть, а не по крестику в форме документа.

Бухэксперт8 так же рекомендует:

• Автоматически восстанавливать границу последовательности и перезакрывать уже закрытые месяцы заново, если в них вносились изменения.
• Выполнять автоматическое восстановление границы последовательности при вводе документов текущего месяца «задним» числом.

Это самый безопасный вариант работы.

Кто может выполнять перенос границы последовательности, инструкция предоставления доступа

Такая возможность доступна не всем пользователям, а только пользователям:

• С ролью Право интерактивного переноса границы последовательности.
• Администратору.
• Главному бухгалтеру.

По умолчанию эта роль назначается Администратору и Главному бухгалтеру.

Это значит, что пользователь с правами Бухгалтер выполнить восстановление последовательности НЕ сможет. Как быть в этой ситуации?

Предоставляем инструкцию по добавлению роли Право интерактивного переноса границы последовательности Бухгалтеру.

Шаг 1. Настройка профиля доступа

Откройте настройку профилей доступа: раздел Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — Группы доступа — ссылка Профили групп доступа.

Шаг 2. Создание нового профиля

По кнопке Добавить добавьте новый профиль Право интерактивного переноса границы последовательности.

Шаг 3. Добавление пользователю новой роли

Откройте форму настройки прав Бухгалтера: раздел Администрирование — Настройки программы — Настройки пользователей и прав — Пользователи — ссылка Пользователи — Бухгалтер — кнопка Права доступа.

Выставите флажок у профиля Право интерактивного переноса границы последовательности.

Шаг 4. Сохранение настройки

Сохраните настройки по кнопке Записать.

Ответы на вопросы

А теперь — ответы на блиц-вопросы, чтобы закрепить и дополнить данный материал.

Нет ручного переноса границы последовательности…

У меня нет ручного переноса последовательности при закрытии месяца, о котором вы говорите. Почему?

Вероятно, у вас старая редакция. Обновляйтесь! С версии 1С 3.0.62 этот механизм доступен к использованию.

Это и раньше было

Почему все так радуются? Раньше тоже можно было при закрытии месяца по ссылке Перепроведение документов выбрать Пропустить операцию и прекрасно жить дальше!

Пропуск операции грозит ошибками в учете. При вводе банковской выписки на аванс «задним» числом в оформленной отгрузке не пройдет зачета аванса без восстановления последовательности документов. Вам придется это делать ручной операцией. И если это — «малое» зло, то в случае ввода в закрытый период «забытого» поступления товара или изменениях в нем данных — вы получите уже проблему посерьезнее: неправильную рассчитанную себестоимость товаров, неправильные взаиморасчеты с поставщиком, а также проблемы с НДС.

Согласиться можно только в одном: и прошлый вариант, и нынешний маскируют возможные нарушения в программе. В текущем варианте получается зрительно «скрыть» наличие нарушений — это может создавать обманчивую иллюзию того, что все хорошо там, где есть проблемы.

Почему нарушается последовательность

Почему вообще получается такая ситуация, что нужно восстанавливать последовательность?

Причин много. Например, пользователь, просматривая старые документы, закрывает документ по кнопке Провести и закрыть. В этом случае программа заново формирует все движения документа, и граница последовательности автоматически смещается на дату этого изменения.

Поэтому при просмотре старых периодов нужно выходить из документа по «крестику» — иначе программа будет требовать восстановить границу последовательности даже если вы просто «посмотрели» документ и ничего не меняли.

Как себя «подстраховать» от изменения документов в прошлых периодах?

Как можно обезопасить себя от изменения документов в прошлых периодах, чтобы не восстанавливать потом границу последовательности документов?

После закрытия месяца нужно выставить Дату запрета изменений на дату закрытого периода по которому сдана отчетность, как правило квартального: раздел Администрирование — Настройки программы – Настройки пользователей и прав – даты запрета изменения – ссылка Настроить.

Документы, оформленные в закрытых периодах, будут защищены.

Корректности данных в 1С — конец?

Вы считаете, что это хорошая доработка? Мне вот кажется, что теперь о корректности данных в базе можно забыть. Все кинутся использовать эту возможность с печальными последствиями для учета.

Вы правы, такая опасность в самом деле существует. Поэтому так важно определиться с ситуациями, когда можно использовать ручной перенос последовательности.

Полностью безопасно выполнять ручной перенос границы последовательности можно в случаях ошибочного проведения документов прошлых периодов при обычном просмотре, т.е. без изменения каких-либо данных.

См. также:

• Последовательность документов организации
• Закрытие месяца
• Групповое перепроведение документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Для верного учета документы в 1С нужно сохранять в правильном порядке, то есть сначала самый первый по дате документ, затем следующий и так далее. Но на деле случается, что порядок проведения нарушается. Тогда требуется восстановить последовательность проведения документов. Рассмотрим, как это сделать, на примере программы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Настройка проведения документов

Рассмотрим, как настроить проведение документов.

Зайдем в меню “Администрирование — Настройки программы — Проведение документов”.

Здесь доступны настройки:

• Момент выполнения расчетов: при закрытии месяца или при проведении документов. В первом случае процесс будет быстрее.
• Проверка проведения при формировании отчетов — программа может автоматически проверять и обновлять данные учета при формировании отчетов.

Восстановление последовательности проведения документов при закрытии месяца

Программа при закрытии месяца проверяет, не было ли нарушений. Если перепроведение документов требуется, ссылка “Перепроведение документов” будет отображаться прозрачным цветом.

При нажатии на ссылку откроется окно с настройками.

Выбираем вариант перепроведения и нажимаем “ОК”.

После этого ссылка будет ярко зеленой.

Групповое перепроведение документов

Другой способ восстановить последовательность — выполнить групповое перепроведение документов.

Доступно в меню “Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов”.

Выбираем организацию, ставим период.

Жмем кнопку “Выполнить”.

Можно остановить процесс при появлении ошибок, для этого устанавливается соответствующий флажок.

Выборочное перепроведение документов

Если нужно перепровести документы выборочно, подойдет механизм “Проведение документов”. Он доступен через “Все функции”.

В левой части формы показываются доступные для обработки документы. Справа отображаются выбранные документы.

Можно выбрать один или несколько документов. Для этого выделим документ слева и нажмем кнопку “Добавить”. Документ перенесется в правую часть.

Дополнительно задаем период для выбора документов.

Нажимаем кнопку “Провести”.

Удобно использовать, если требуется перепровести несколько документов разных типов.

Для однотипных документов достаточно просто открыть список документов, выделить нужные в списке, нажать правой кнопкой мыши и выбрать “Провести”.