Как исправить расчет отпуска

Ошибки при расчете отпускных и их исправление в учете

Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:

  • определить продолжительность отпуска;
  • рассчитать средний дневной заработок.

Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе.

Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат

В силу п. 2 Положения № 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя. К таким выплатам в государственных (муниципальных) учреждениях, в частности, относятся:

  • заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
  • заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
  • надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
  • выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Обратите внимание

Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

К данным выплатам относятся:

  • суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
  • стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
  • стоимость санаторно-курортного лечения.

На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.

Пример 1

Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

По данным проверяемого учреждения Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.).
По данным контрольного органа Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.).
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 – 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.)

Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете

В соответствии с п. 5 Положения № 922 в расчетный период не должно включаться время, когда работник:

  • имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
  • получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п. 10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2

При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

По данным проверяемого учреждения Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.).

По данным контрольного органа Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.).

Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.))

Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.)

Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 – 17 201,24)

При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).

Пример 3

Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?

Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.

Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии

В силу п. 15 Положения № 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).

Пример 4

При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:

Месяц

Оклад, руб.

Сумма премии, руб.

Общая сумма выплаты, руб.

Май 2015

15 000

15 000

Июнь 2015

15 000

15 000

Июль 2015

15 000

15 000

(за II квартал 2015 года)

30 000

Август 2015

15 000

15 000

Сентябрь 2015

15 000

15 000

Октябрь 2015

15 000

18 000

(за III квартал 2015 года)

33 000

Ноябрь 2015

15 000

15 000

Декабрь 2015

15 000

15 000

Январь 2016

15 000

25 000

(за IV квартал 2015 года)

40 000

Февраль 2016

15 000

15 000

Март 2016

15 000

3 000

Премия к 8 Марта

18 000

Апрель 2016

15 000

10 000

(за I квартал 2016 года)

25 000

Итого:

180 000

71 000

251 000

Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты.

В соответствии с п. 15 Положения № 922 премию, начисленную за II квартал 2015 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2015 года, следовало учесть в размере 2/3. Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало. Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере.

Ревизором в аналитической таблице был сделан такой расчет:

Показатель

Расчетные действия

По данным проверяемого учреждения Средний заработок составил 713,88 руб. (251 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Фактическая сумма отпускных равна 19 988,64 руб. (713,88 руб. x 28 кал. дн.)

По данным контрольного органа Сумма премий, подлежащая включению в расчет среднего заработка, –  63 000 руб. (15 000 руб. x 2/3 + 18 000 руб. +25 000 руб. 10 000 руб.).

Средний заработок составит 691,13 руб. ((180 000 + 63 000) руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.).

Сумма отпускных – 19 351,64 руб. (691,13 руб. x 28 кал. дн.)

Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) Разница в оплате отпускных составила 637 руб. (19 988,64 – 19 351,64)

Дополнительно отметим: когда работнику в июле 2016 года будет выплачена премия за II квартал 2016 года, сумму отпускных следует пересчитать и включить в расчет премию в размере 1/3, приходящуюся на апрель 2016 года. Предположим, что премия за II квартал 2016 года составила 12 000 руб. В этом случае сумма отпускных составит 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. x 1/3) / 12 мес. / 29,3 кал. дн. x 28 кал. дн.).

В данной ситуации разница в оплате отпускных – 318,56 руб. (19 988,64 – 19 670,08).

Исправление ошибок в учете

Ошибки, допущенные при расчете отпускных, исправляются в следующем порядке, установленном п. 18 Инструкции № 157н[1].

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, выявленных субъектом учета, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней делается ссылка на наименование, номер исправляемого журнала операций и период, за который он составлен, а также отражается информация по обоснованию внесения исправлений.

Рассмотрим пример по исправлению ошибки в учете.

Пример 5

Ошибка была обнаружена ревизором в августе 2016 года. Расходы на начисление отпускных были произведены в мае 2016 года за счет средств выделенных учреждению на выполнение государственного задания.

Бухгалтер бюджетного учреждения начислил 25 600 руб. В ходе проверки выяснилось, что сумма отпускных должна была составлять 25 300 руб. Разница равна 300 руб.

Поскольку в рассматриваемом примере произошло уменьшение суммы начисленных отпускных, следовательно, уменьшатся суммы страховых взносов и НДФЛ.

Было начислено страховых взносов Следовало начислить страховых взносов Разница (отклонение)
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) 7 640,60 руб. (25 300 руб. x 30,2%) – 90,60 руб.
В рассматриваемом случае (при уменьшении облагаемой базы) следует подать уточненный расчет ф. РСВ-1. После внесения уточнений у страхователя будет переплата страховых взносов. Ответственность в данной ситуации не предусмотрена
Было начислено НДФЛ Следовало начислить НДФЛ Разница (отклонение)
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) 3 289 руб. (25 300 руб. x 13%) – 39 руб.
В данном случае происходит возврат излишне удержанного налога, который можно произвести за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов налогоплательщика

В соответствии с Инструкцией № 174н[2] была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета

Сумма, руб.

Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы отпускных 4 109 60 211 4 302 11 730*

(25 600)

4 109 60 211 4 302 11 730

25 300

Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы НДФЛ 4 302 11 830 4 303 01 730

(3 328)

4 302 11 830 4 303 01 730

3 289

Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы страховых взносов 4 109 60 213 4 303 00 830

(7 731,20)

4 109 60 213 4 303 00 830

7 640,60

* Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

  • счетной ошибки;
  • если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Пример 6

Ошибка, обнаруженная ревизором в августе 2016 года, привела к увеличению суммы отпускных. Было начислено 25 600 руб., а следовало – 26 000 руб., разница составила 400 руб. Расходы на выплату отпускных были произведены за счет средств, полученных от платных услуг.

Сумма отпускных и страховых взносов изменится в сторону увеличения:

Было начислено страховых взносов Следовало начислить страховых взносов Разница (отклонение)
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) 7 852,00 руб. (26 000 руб. x 30,2%) + 120,80 руб.
В рассматриваемом случае ошибка привела к занижению облагаемой базы и, как следствие, к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате во внебюджетные фонды, следовательно, страхователь обязан подать уточненный расчет РСВ-1.

Уточненный расчет подается в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Кроме того, у учреждения возникает обязанность по уплате недостающей суммы страховых взносов и пени

Было начислено НДФЛ Следовало начислить НДФЛ Разница (отклонение)
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) 3 380 руб. (26 000 руб. x 13%) + 52 руб.
В рассмотренном случае следует удержать НДФЛ с разницы, возникшей при исчислении отпускных. Порядок и перечисление НДФЛ осуществляются в общеустановленном порядке, предусмотренном гл. 23 НК РФ

В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета

Сумма, руб.

Исправление суммы отпускных методом дополнительной записи 2 109 60 211 2 302 11 730

400

Исправление суммы НДФЛ методом дополнительной записи 2 302 11 830 2 303 01 730

120,80

Исправление суммы страховых взносов методом дополнительной записи 2 109 60 213 2 303 00 830

52

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.

2. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов. В случае если выплаты производились за счет средств полученных от платных услуг, необходимо внести исправления в расчет суммы налога на прибыль.

3. Обращаем внимание, что удержать излишне выплаченные работнику отпускные вследствие неправильного применения законодательства РФ нельзя, поскольку перечень соответствующих случаев установлен ст. 137 ТК РФ и является исчерпывающим.


[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что работник получит больше или меньше нужной суммы. Выплатили больше — завысили расходы на оплату труда. Выплатили меньше — обидели работника и нарушили его права. Разберем 5 главных ошибок бухгалтера

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Расчет отпускных по шагам вы найдете в статье «Как правильно рассчитать отпускные. Примеры и калькулятор расчета».

Какие ошибки допускают чаще всего

Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных

Причина этой ошибки кроется в том, что бухгалтер неверно трактует норму п. 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое надо исключать из расчета.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка.
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника.
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не мог выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке.
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки по невыясненным причинам, исключать это время также нельзя. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует п. 5 Положения № 922.

  • Как избежать ошибки. Нельзя исключать из расчетного периода:
  • перерывы для кормления ребенка;
  • время простоя по вине работника;
  • время, когда работник участвовал в забастовке;
  • неявки по невыясненным причинам;
  • прогулы.

Ошибка № 2. В организации расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников

Средний заработок работника независимо от режима его работы рассчитывают исходя из фактических заработной платы и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922). 

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). Обратите внимание, ключевые слова «если это не ухудшает положение работников».

  • Как избежать ошибки. Допустим, в организации локальными нормативными актами предусмотрен иной расчетный период, например, четыре месяца.

Прежде чем выплатить отпускные работнику, бухгалтер должен рассчитать отпускные два раза:

  • из 12 предшествующих месяца;
  • из периода, который установлен локальными нормативными актами.

Если отпускные, рассчитанные из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует эту сумму.

Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевые слова — «предусмотренные системой оплаты труда».

Распространенные оплошности:

  • В расчет среднего заработка включены выплаты, которые произведены не за труд. Нельзя включать в расчет выплаты, которые не относятся к зарплате (ст. 129 ТК РФ).
  • В расчет отпускных включены выплаты, которые не предусмотрены локальными нормативными актами компании.
  • Как избежать ошибки. Не включайте в расчет среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, которые не являются заработной платой, а именно выплатой за труд. Например, поощрительная выплата к 50-летию работника не является зарплатой, ее нельзя включать в расчет отпускных — это законодательно не обосновано. Зафиксируйте в локальных нормативных актах компании выплаты, включаемые в расчет отпускных, например, в Положении об оплате труда.

Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все премии в расчетном периоде

Ошибка возникает, когда в расчет отпускных бухгалтер включает премии:

  • непредусмотренные локальными нормативными актами,
  • выплаченные работнику не за труд, например, к юбилейной дате или профессиональному празднику,
  • годовые за год, не предшествующий расчету отпускных.

Пример. Работник уходит в отпуск в марте 2022 года. В расчетном периоде начислены две годовые премии: в марте 2021 года за 2020 год и в январе 2022 года за 2021 год. Премия за 2020 год оказалась больше, чем премия за 2021 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2020 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения.

  • все без исключения ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде.

ПримерВ расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все премии были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все они начислены в расчетном периоде. Это не так. Согласно п. 15 Положения № 922, включить можно не более четырех ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.

  • Как избежать ошибки. В расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:
  • только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
  • только премии за труд;
  • не более 12 ежемесячных, четыре ежеквартальных, двух полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель;
  • годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.

Ошибка № 5. Неверно применили коэффициент повышения

Средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, хотя увеличение оклада коснулось только одного работника.

Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.

Как исправить ошибки при расчете отпускных

Вы обнаружили ошибку при начислении отпускных. Что делать? Для начала разберитесь, отпускные завышены или, наоборот, занижены:

  1. Отпускные занижены — доначислите и доплатите работнику недостающую сумму.
  2. Отпускные завышены — в этом случае просто так удержать излишне выплаченные деньги нельзя, так как ошибка произошла из-за неправильного применения норм законодательства. Удержание возможно только в том случае, если работник выразит на это письменное согласие.

Если такое согласие получено, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь нет. Но если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 18 советов про график отпусков
    651.9 КБ

  • 5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ
    646 КБ

  • Кто вправе просить внеочередной отпуск. Эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список
    560 КБ

Скачать

С уходом лета пора отпусков позади. Но это не означает, что сотрудники не уходят в отпуск в осеннее время.  В статье ‒ важные моменты, которые нужно учесть, когда начисляете отпускные.

В какой момент начислять отпускные?

Бухгалтерия начисляет отпускные на основании приказа руководителя об отпуске работника. Когда приказ попадает в бухгалтерию, бухгалтер рассчитывает оплату отпуска и проводит начисление отпускных.

Рекомендуем дату начисления отпускных увязывать со сроками для выплаты отпускных.

Это связано с тем, что бухгалтерские проводки по начислению работникам сумм и по удержанию налогов делают раньше сроков для выплаты отпускных, установленных ТК РФ (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).  Соответственно, начислить отпускные в бухгалтерском учете нужно раньше, чем произойдет выплата, или хотя бы не позже.

Как рассчитать отпускные?

Отпускные считайте по правилам из Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 10.12.2016) «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы») (далее ‒ Положение). Чтобы рассчитать отпускные, воспользуйтесь формулами ниже.

Сумма для оплаты отпуска в календарных днях (п. 9 Положения)

Сумма для оплаты отпуска в рабочих днях (п. 9 Положения)

Подробнее о расчете отпускных ‒ в Готовом решении: Как рассчитать средний заработок для оплаты отпусков (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}.

Рассчитать сумму или проверить расчет помогут калькуляторы:

Расчет отпускных ‒ 2022: онлайн-калькулятор (glavkniga.ru)

Отпускной стаж: калькулятор (glavkniga.ru)

Ситуация: Как работнику проверить расчет отпускных? (Электронный журнал «Азбука права», 2022) {КонсультантПлюс}

В какой срок оплатить отпускные?

Оплатите отпуск не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Роструд считает, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях. Если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, оплата отпуска производится накануне этого дня. Также в Письме Роструд отмечает, что ТК РФ не запрещает выплатить отпускные раньше (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

В каких случаях пересчитать выплаченные отпускные?

Есть пять случаев, когда необходимо пересчитать отпускные.

Случай 1. Изменился оклад, МРОТ (когда носит массовый характер). Перерасчет делают, если (п. 16 Положения):

– повышение произошло после расчетного периода до наступления отпуска. Повышается средний заработок за расчетный период;

– повышение произошло в период отпуска. Часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения до окончания указанного периода.

Внимание!

Отпускные пересчитывают, если повышение коснулось всех работников. В единичных случаях средний заработок не пересчитывают (Письмо Минтруда России от 12.05.2016 № 14-1/В-447).

Случай 2. Работника отозвали из отпуска. Часть отпуска, которую работник не отгулял, предоставляют по выбору работника в удобное для него время. Срок ‒ в течение текущего рабочего года. Другой вариант – присоединить оставшуюся часть к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125, ч. 2 ст. 252 ТК РФ). Работнику, которого отозвали из отпуска, начислят зарплату со дня досрочного выхода на работу.  Поэтому, чтобы избежать излишне начисленных сумм, отпускные удобнее пересчитать.

Случай 3. После начисления отпускных выплатили годовую премию. Когда считают средний заработок, учитывают вознаграждение по итогам годовой работы, другие вознаграждения, начисленные за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления вознаграждения (п. 15 Положения). Следовательно, если отпускные рассчитали без учета годовой премии, после ее начисления сумму следует пересчитать.

Случай 4. Работник заболел во время отпуска. В этой ситуации отпуск нужно перенести, а отпускные пересчитать  (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Случай 5. В расчете ошибка. Если изначально отпускные посчитали с ошибкой, нужно сделать перерасчет.

Подробнее о том, как пересчитать отпускные, читайте в материалах КонсультантПлюс:   

Вопрос: Как отразить в учете работодателя перерасчет переплаченных отпускных? (Консультация эксперта, 2022) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Как отразить в учете работодателя перерасчет недоплаченных отпускных? (Консультация эксперта, 2022) {КонсультантПлюс}

Выводы

Дата начисления отпускных в бухгалтерском учете должна быть ранее срока выплаты отпускных, который установлен ТК РФ.

Для оплаты отпусков, установленных в календарных днях, и для отпусков, предоставляемых в рабочих днях, средний заработок рассчитывают по-разному.

Пересчитать отпускные необходимо только в определенных случаях.

Вопрос:

Сразу после отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет (или до 3 лет) сотрудница написала заявление на ежегодный отпуск. Каков расчетный период?

Ответ:

В данном случае замените его на 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в декрет (п. 6 Положения о среднем заработке, Письмо Минтруда России от 25.11.2015 № 14-1/В-972).

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Добавить комментарий