Как исправить рсв если ошибка в расчете у сотрудника

РСВ — это ежеквартальный отчёт по страховым взносам всех видов: на пенсионное, социальное и медицинское страхование. Его сдают все организации и ИП с сотрудниками, даже если нерегулярно уплачивают взносы. Расчёт направляют в ФНС. Он содержит данные по уплаченным взносам и сведения о застрахованных сотрудниках. Если в каком-то из разделов допущена ошибка, её нужно исправить. Расскажем, как сдать корректировку по РСВ.

Когда нужна корректировка РСВ

Подать уточнённый расчёт по страховым взносам нужно в случае, если вы обнаружили в уже отправленном расчёте следующие ошибки:

• не указаны какие-либо сведения о сотрудниках или указаны не полностью;
• допущены ошибки, которые привели к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате.

Есть также правила заполнения РСВ, при нарушении которых необходимо подать корректировку (п. 7 ст. 431 НК РФ). Расчёт признают непредставленным, если неверно заполнен хотя бы один из следующих показателей в подразделе 3.2:

• сумма выплат и иных вознаграждений за каждый из последних трёх месяцев отчётного или расчётного периода (строка 210 — в РСВ за 2019 год, либо строка 140 — в РСВ 2020-2022 годов);
• база для исчисления пенсионных взносов в рамках предельной величины за эти же месяцы (строка 200 (за 2019 год) или 150 соответственно);
• сумма исчисленных пенсионных взносов в рамках предельной величины за эти же месяцы (срока 210 (за 2019 год) или 170).

Строка 061 приложения 1 раздела 1 расчёта должна быть равна суммам строк 170 раздела 3 расчёта.

Ошибка в указании личных данных работников (Ф. И. О., СНИЛС, ИНН) также приводит к тому, что отчёт признают непредставленным, о чём плательщику взносов налоговый орган должен направить уведомление. В то же время ФНС выпустила разъяснение, согласно которому указание в отчёте неактуальных персональных данных физического лица не препятствует приёму отчёта, если не мешает его идентифицировать (письмо ФНС РФ от 16.01.2018 № ГД-4-11/574).

Корректирующий расчёт по страховым взносам нужен в случае занижения взносов как в целом по организации, так и по отдельным физлицам. Также необходимо уточнить расчёт, если физлицо невозможно идентифицировать. В остальных случаях исправление ошибок — это право, а не обязанность страхователя. Например, если ошибка привела не к занижению, а к завышению взносов, страхователь может сдать корректировку, а может не делать этого.

Что входит в состав уточнённого расчёта РСВ

Корректировка РСВ за год сдаётся по форме, которая действовала на момент подачи первичного расчёта с ошибкой. С 2020 года применялась форма, утверждённая приказом ФНС от 18 сентября 2019 года № ММВ-7-11/470@. А начиная с 1 квартала 2022 года применяется новая редакция РСВ, утверждённая приказом ФНС России от 6 октября 2021 года № ЕД-7-11/875@.

Бланк уточнённого отчёта отличается от первичного номером корректировки в специальном поле. В первичном расчёте на титульном листе в качестве номера корректировки указывают ноль, а уже в уточнённом расчёте — 1, 2, 3 и так далее в зависимости от того, в какой раз подаётся форма.

В уточнённый расчёт включают ранее поданные разделы и приложения к ним с учётом внесённых изменений. Исключение составляет раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» — его нужно включать только по физлицам, по которым произошли изменения.

В уточняющем расчёте указывают только новые корректные показатели. Не надо указывать суммы, на которые уменьшились или увеличились данные первичного отчёта.

Как заполнить уточнённый расчёт РСВ

Как скорректировать данные в РСВ, зависит от конкретной ситуации.

Если нужно скорректировать данные по взносам

Это ситуация, когда необходимо изменить сведения в разделе 1 или 2 с приложениями и подразделами. При этом корректировка РСВ в разделе 3 не нужна.

На титульном листе укажите номер корректировки. Включите в отчёт раздел 1 или 2 с приложениями и подразделами, где указаны правильные данные, а раздел 3 не включайте в отчёт.

Если забыли включить сотрудника в исходный отчёт

Следует подать корректировку РСВ даже по одному сотруднику. Забытого сотрудника нужно включить в раздел 3. В 1 разделе и приложениях к нему данные необходимо исправить с учётом выплат забытому сотруднику.

Если включили сотрудника в расчёт по ошибке

Нужно отправить корректировку с разделом 3 этого сотрудника с признаком аннулирования сведений о застрахованном лице в строке 010, удалив в его карточке Подраздел 3.2. Таким образом обнулятся данные по нему в базе ФНС.

Затем нужно уменьшить количество застрахованных лиц в строках 010 и 020 (015) Приложений 1 и 2. Суммы в Разделе 1 и Приложениях 1 и 2 к Разделу 1 меняются с учётом этого сотрудника, то есть уменьшаются.

Если включили одного сотрудника вместо другого

В 3 раздел корректировки нужно добавить информацию об обоих работниках. По сотруднику, которого внесли в расчёт ошибочно, в поле 010 раздела 3 нужно указать тип аннулирования сведений «1». В подразделе 3.2 строки под номерами 130-170, 190-210 заполнять не нужно. В 1 разделе и приложении к нему следует пересчитать суммы. Количество застрахованных лиц при этом не изменится.

Если допущена форматная ошибка в данных физлица

Если допущена опечатка или другая форматная ошибка, ФНС не сможет идентифицировать застрахованное лицо. В этом случае может прийти отказ в приёме всего отчёта или только по одному лицу, в чьи данные закралась ошибка.

Если не принят весь РСВ, исправьте данные сотрудника и снова отправьте отчёт. Поскольку исходный РСВ не принят, номер корректировки не указывайте, повторно отправляйте первичный отчёт.

Если отчёт принят по всем физикам, кроме одного, необходима корректировка.

На титульном листе укажите номер корректировки, разделы 1 или 2 оставьте без изменений. В раздел 3 включите только одного сотрудника, чьи данные не приняла ФНС. В поле «Признак аннулирования» оставьте прочерк, заполните правильные данные, включая суммы.

С 2020 года для исправления персональных данных используется новый реквизит «Признак аннулирования». Создайте две карточки для одного физлица.

В одной из них укажите сведения в полях 020 – 060, как в исходном отчёте, то есть с ошибкой. Поставьте единицу в поле «Признак аннулирования». В строках 130 – 170, 190 – 210 поставьте прочерки.

Во второй карточке в поле «Признак аннулирования» поставьте прочерк. Заполните правильные данные во всех строках: и персональные сведения в полях 020 – 060, и суммы в полях 130 – 170, 190 – 210.

Когда и как сдавать корректировку РСВ

Сроки сдачи уточнённого расчёта не закреплены в законе. Но следует учитывать некоторые нюансы.

Сдать корректировку можно в сроки представления первичного расчёта. Допустим, вы сдали РСВ за девять месяцев в начале октября. А в середине октября обнаружили ошибку. Если отправить корректировку до конца октября, то можно избежать штрафа.

В ситуации, когда ошибку обнаружили сразу после отправки РСВ или на следующий день, не следует торопиться. Лучше дождаться, пока ФНС зарегистрирует у себя первичный расчёт — только после этого она сможет принять уточнённый.

Если срок сдачи первичного РСВ уже истёк, сдавайте корректировку сразу, как только найдёте ошибку. Если успеть исправить неточность до того, как её обнаружат налоговики, штрафов не будет.

Уточнёнку сдают в ФНС по месту учёта. Если в компании 10 или менее сотрудников, можно сдать её на бумаге или в электронном виде. Если численность сотрудников превышает эту цифру, то ФНС примет только электронный отчёт.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Уточненный РСВ следует подать в следующих случаях:

1. Если в первоначальном расчете содержатся ошибки. В-первую очередь это касается тех ошибок, которые повлекли за собой занижение суммы взносов, подлежащих перечислению в налоговую инспекцию. Например, плательщик взносов по ошибке указал неверную сумму. В уточненном РСВ ее нужно скорректировать.
2. Если в первоначальном расчете не отражена какая-либо информация или отражена не в полном объеме. Например, в разделе 3 показаны не все застрахованные лица.
3. Указаны неверные персональные данные физлиц.
4. Утрачено право на применение пониженного тарифа по взносам с начала расчетного (отчетного) периода.

Если в первоначальном расчете найдены ошибки, которые не повлекли за собой занижение суммы взносов, подавать уточненный отчет не обязательно (это правило не касается ошибок по застрахованным лицам в разделе 3).

Случаи, в которых необходимо уточнить расчет, также перечислены в порядке заполнения РСВ (п. 1.2).

Подавая уточненки по взносам, следует учесть один важный нюанс: уточнение полагается подавать на бланке, применявшемся в периоде, в котором найдены ошибки.

Налоговая может посчитать РСВ непредставленным, если найдет ошибки по каждому физлицу отдельно или всем физлицам в целом (п. 7 ст. 431 НК РФ):

• ошиблись в персональных данных: СНИЛС, ФИО, ИНН, паспортные данные;
• дважды подали данные по одному физлицу;
• сумма взносов на ОПС по разделам 3 не равна взносам в разделе 1;
• неправильно рассчитана сумма взносов;
• превышена предельная база по взносам;
• сумма выплат по всем разделам 3 не равна выплатам в разделе 1;
• база, облагаемая взносами, в разных разделах расчета отличается.

Если у ФНС будут основания не принять расчет, она направит уведомление об отказе и укажет код ошибки. В таком случае вам следует исправить ошибки и отправить первоначальный отчет повторно. Срок зависит от того, как вы сдали РСВ ранее:

• на бумаге — 10 рабочих дней;
• в электронном виде — 5 рабочих дней.

При отправке РСВ через Экстерн выполнение контрольных соотношений проверяется автоматически. Но отчетность в бумажной форме нужно проверять самостоятельно.

Если ошибки обнаружило отчитывающееся лицо, сдавать уточненку нужно в кратчайшие сроки. Делается это для того, чтобы ФНС не обнаружила эти ошибки самостоятельно. При этом следует учесть, что до подачи уточненки нужно заплатить недоимку по взносам и пени (рассчитываются самостоятельно). Если сделать все согласно указанной схеме, ФНС не выпишет штрафов.

Если же ФНС нашла ошибки сама, страхователю придет соответствующее требование. Сдать уточненный расчет и погасить недоимку и пени нужно в сроки, указанные в требовании — 10 рабочих дней.

Чтобы определить, какие разделы включить в состав уточненки, нужно посмотреть на первичный расчет. Страхователь должен сформировать уточненный расчет, включив все разделы, которые присутствовали в первоначальном. Из старого расчета переносятся все верные данные, а вместо ошибочных указываются правильные.

Исключение — третий раздел РСВ включается в уточненку только при внесении в него изменений. Например, в первичном РСВ раздел 3 представлен на пятерых сотрудников. Бухгалтер обнаружил недостоверные данные по работнику, занимающему ставку технолога. По остальным четверым работникам информация верная. В этом случае бухгалтер включит в уточненный РСВ раздел 3 только с исправленными данными по технологу, а остальных работников в третьем разделе отражать не будет. Если бы ошибки были допущены в других разделах первичного расчета, а раздел 3 был бы актуален, то уточненный расчет бухгалтер подал бы без включения в него раздела 3.

Конечно же, уточненный расчет содержит и титульный лист. Как раз в нем есть специальное окошко с номером корректировки. Сдавая уточненку впервые, поставьте там цифру 1. Уточняя данные второй раз, поставьте цифру 2 и т.п.

Наибольшие затруднения возникают у бухгалтеров при уточнении третьего раздела.

Составитель РСВ забыл включить в отчет сотрудника. Вполне может быть, что бухгалтер просто не знал о приеме нового работника (например, кадровая служба вовремя не сдала документы). В таком случае сдается уточненный (корректировочный) РСВ с включением в него раздела 3 по неучтенному ранее сотруднику. Важная особенность — в разделе 3 по строке 010 (номер корректировки) ставится «0».

Неверные ФИО или СНИЛС. Нужно подать раздел 3 на этого работника с верными данными, при этом отменить сведения с неверными ФИО-СНИЛС. Например, в первичном расчете неверно указано отчество работника.  В этом случае на титульном листе всего отчета укажите номер корректировки. Например, «1–», «2–» и т.д. Создайте две карточки сотрудника, в данных которого есть ошибка, и отправьте их в одном расчете:

• С неверным СНИЛС или ФИО, нулевым (удаленным) Подразделом 3.2 и кодом «1» в строке 010.
• С верным номером СНИЛС или ФИО, правильными суммами в Подразделах 3.2, с пустой строкой 010.

Если помимо ФИО и СНИЛС необходимо откорректировать суммы по сотруднику, то не забудьте внести изменения также и в остальные разделы. В случае, если суммы остаются прежними, остальные разделы включаются в отчёт без изменений.

Если в разделе 3 допущена ошибка в любом другом поле (дата рождения, паспортные данные, суммы), то в составе уточненного расчета нужно подать раздел 3 на этого работника с верными данными, указав по строке 010 порядковый номер корректировки.

Сдать уточненный расчет по страховым взносам необходимо, если…

Уточненка по взносам, как и по налогам, требуется при занижении суммы к уплате в переданном расчете (пп. 1, 7 ст. 81 НК РФ).

Есть и специальные нормы, которые предписывают внести корректировки в первоначальный расчет (п. 7 ст. 431 НК РФ). Для периодов до 2023 года и с 01.01.2023 они различаются.

До 2023 года

Расчет признают непредставленным, если неверно заполнен хотя бы один из следующих показателей в подразделе 3.2:

• сумма выплат и иных вознаграждений за каждый из последних трех месяцев отчетного или расчетного периода (строка 210 — в РСВ за 2019 год, либо строка 140 — в РСВ 2020-2022 годов);
• база для исчисления пенсионных взносов в рамках предельной величины за эти же месяцы (строка 200 (за 2019 год) или 150 соответственно);
• сумма исчисленных пенсионных взносов в рамках предельной величины за эти же месяцы (срока 210 (за 2019 год) или 170).

Строка 061 (графы с данными за месяцы) приложения 1 раздела 1 расчета должна быть равна суммам строк 170 (в форме за 2019 год – строк 170) раздела 3 расчета (также по месяцам).

Ошибка в указании личных данных работников (Ф. И. О., СНИЛС, ИНН) также приводит к тому, что отчет признают непредставленным, о чем плательщику взносов налоговый орган должен направить уведомление. В то же время ФНС выпустила разъяснение, согласно которому указание в отчете неактуальных персональных данных физического лица не препятствует приему отчета, если не мешает его идентифицировать (письмо ФНС РФ от 16.01.2018 № ГД-4-11/574).

Нужно отметить, что ошибки, допущенные при исчислении взносов на обязательное медицинское страхование, не приводят к признанию отчета непредставленным. В случае обнаружении ошибки в этом разделе налоговый орган потребует представить пояснения или уточненный расчет (см. письмо ФНС России от 19.02.2018 № ГД-4-11/[email protected]).

В случае получения уведомления об уточнении налоговой декларации (расчета) или об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) и (или) о том, что расчет считается непредставленным, плательщику взносов необходимо представить уточненный расчет (письмо ФНС России от 28.06.2017 № БС-4-11/[email protected]).

С 2023 года

Условия для подачи уточненки поменялись в связи с переходом к единой базе по страховым взносам и введением новой формы РСВ. Теперь п. 7 ст. 431 НК РФ признает критическими следующие ошибки:

• в сведениях по каждому физлицу о сумме выплат и иных вознаграждений (строка 140);
• в базе для исчисления взносов в рамках предельной базы и сумме начисленных с нее страховых взносов (строки 150-170);
• в базе по взносам на ОПС по доптарифу и начисленных допвзносах за расчетный (отчетный) период и (или) за последние три месяца (строки 200-210);
• если суммы одноименных показателей по всем физлицам не соответствуют этим же показателям в целом по плательщику страховых взносов;
• если в расчете указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных физических лиц (подраздел 3.1).

При наличии этих ошибок расчет считается непредставленным. ФНС должна сообщить об этом плательщику: по электронному РСВ — не позднее следующего за получением расчета дня, по бумажному — не позднее 10 дней, следующих за днем получения расчета.

Когда уточненка право, а когда обязанность, узнайте здесь.

Хотите получить эксклюзивную информацию о том, как проводится камеральная проверка расчета по страховым взносам? Подробные разъяснения об этом дает советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Е. С. Григоренко. Посмотреть их вы можете в КонсультантПлюс, пробный доступ к которому можно получить бесплатно.

Подать уточненку надо, соблюдая сроки

С 01.01.2023 расчет по страховым взносам положено сдать до 25-го числа месяца, следующего после окончания квартала (ранее срок был не позднее 30-го числа). Уточненка, поданная раньше этой даты, будет означать, что расчет сдан на дату уточнения, то есть своевременно (п. 2 ст. 81 НК РФ). Исправления после отчетной даты могут привести к начислению пеней и штрафу, если сумма взносов увеличилась. Чтобы вас не оштрафовали, надо перечислить недоимку и пени раньше, чем подавать уточненный расчет. Как и в случае с налогами, сделать это следует до того, как ошибку обнаружат сами контролеры или же будет назначена выездная проверка за данный период.

После получения расчета с ошибками контролеры направят уведомление. Для внесения правок отводится 5 дней. Считать нужно с даты направления уведомления в электронном виде. Если оно было на бумаге, тогда срок для уточнения составит 10 дней (п. 7 ст. 431 НК РФ). Дни, как обычно, рабочие.

Соблюдение этих сроков избавляет от санкций за несвоевременную подачу расчета. Датой сдачи отчетности будет день подачи первоначального варианта. В противном случае последуют штраф от 1000 руб. до 30% от суммы взносов по данным расчета (п. 1 ст. 119 НК РФ) и блокировка счета.

Больше о сроках подачи обязательного уточнения и их последствиях читайте здесь.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Штраф за просроченный ЕРСВ платят тремя платежками.

Как сделать уточненку по страховым взносам?

Чтобы решить, как сделать уточненный расчет по страховым взносам, используйте для начала ту же форму, что и отчетность с ошибкой.

С периодов 2023 года применяется новая форма РСВ и порядок его заполнения, утвержденные приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/[email protected] Скачать бланк обновленного РСВ можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Расчет по страховым взносам с 2023 года

Скачать

За периоды 2022 года применялась форма из приказа ФНС от 06.10.2021 № ЕД-7-11/[email protected] Бланк также доступен для бесплатного скачивания по ссылке:

Бланк расчета по страховым взносам за 2022 год

Скачать

При заполнении уточненки на титульном листе отразите порядковый номер корректировки: 1,2,3…. Чтобы заполнить уточненный расчет, нужно перенести из первоначального все данные, которые не требуют исправления, а также показатели, в которых исправлены ошибки.

Исключением является раздел 3. В нем при корректировке заполняют данные только на тех, по кому допущены ошибки. Информацию по физлицам, все данные по которым были изначально заполнены верно, повторно подавать не нужно. При этом порядковый номер «корректируемого» физлица нужно указывать такой же, как стоял в первичном расчете (п. 1.2 Порядка заполнения РСВ). 

Также нужно учитывать, что порядок внесения исправлений в раздел 3 зависит от вида исправляемой ошибки.

Если ошибка в сведениях о работнике (ИНН, СНИЛС или Ф.И.О.), в уточненке на него нужно заполнить два раздела 3 (письмо ФНС от 25.08.2020 № АБ-4-11/[email protected], полагаем, разъяснения применимы и к РСВ – 2023):

• в первом разделе 3 в поле 010 надо поставить 1, перенести все данные из подраздела 3.1 так как они были указаны с ошибкой, в подразделе 3.2 везде поставить прочерки (т. е. надо обнулить взносы на работника с ошибкой);
• во втором разделе 3 в поле 010 ставится прочерк, в подразделе 3.1 указываются правильные сведения о работнике, а в подразделе 3.2 данные его выплатах и взносах.

При исправлении других ошибок (например, в сумме выплат или взносов) ничего не обнуляется, раздел 3 заполняется один раз с указанием только верных сведений, а в поле 010 ставится прочерк.

Пошаговую инструкцию по внесению корректировочных сведений в раздел 3 РСВ привели эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

См. также: «РСВ: ошибка в ОКТМО требует уточненки?».

Правила для подачи уточненного расчета

Ну и напоследок рассмотрим, как подать уточненный расчет по страховым взносам. Это делают в электронном виде, если застрахованных физлиц больше числа, указанного в п. 10 ст. 431 НК РФ. С 2020 года это 10 человек (раньше было 25). Если численность не превышает указанной цифры, возможен выбор между сдачей расчета на бумаге или электронно.

Подать уточненку нужно в налоговую по месту учета.

Итоги

Если в поданном расчете по взносам вы обнаружили ошибку, из-за которой они оказались недоплаченными, подайте уточненку. Сделать ее следует на бланке той же формы, что и отчетность, которую нужно исправить, с указанием номера корректировки на титульнике. Как сдать уточненный расчет по страховым взносам? Здесь играет роль количество работников: если их больше предусмотренного НК РФ лимита — в электронном виде, если равно или меньше — либо на бумаге, либо по ТКС.