Как исправить сзвм если ошибка в фамилии сотрудника

Инструкция по корректировке СЗВ-М

Можно ли сдать корректировку по СЗВ-М и как внести корректировку в СЗВ-М? С такими вопросами рано или поздно сталкиваются все специалисты, в обязанности которых входит ежемесячное оформление и представление этого отчета в ПФР.

Если у вас появилась необходимость подправить данные СЗВ-М, предлагаем следующую последовательностью действий:

Шаг 1: предварительный

Прежде чем решать, как сделать корректировку СЗВ-М, убедитесь, что данные персонифицированного учета, которые вы собираетесь корректировать, приняты в ПФР:

Ранее мы рассказывали, какими способами можно представить СЗВ-М.

Шаг 2: выбор типа формы

Если вы убедились, что исходный отчет принят фондом, можно приступать непосредственно к корректировочным процедурам.

Корректировка СЗВ-М в 2022 году производится по тем же правилам, что действовали в предыдущие периоды.

Сначала определите, что следует сделать:

• дополнить сведения в исходном СЗВ-М;
• отменить (обнулить) сведения из представленного в ПФР отчета.

В зависимости от этого выбирайте необходимый тип формы СЗВ-М для корректировки:

Тип формы «Дополняющая» выбирается в том случае, когда вы забыли отразить в исходном СЗВ-М данные по застрахованному лицу (или нескольким лицам), а все остальные сведения исходного отчета верны (не содержат ошибок).

Тип формы «Отменяющая» применяется при обнаружении в исходном СЗВ-М:

• лишних данных (например, указаны данные по сотруднику, который давно уволен);
• ошибочной/неточной информации (к примеру, неверные персональные сведения сотрудников).

Шаг 3: заполнение корректировочной формы

После того как вы определились с объемом исправлений и выбрали нужный тип формы, можно приступать к оформлению корректировочной СЗВ-М.

Для корректировки используйте тот бланк, на котором подавали исходный отчет:

• с мая 2021 года — утв. постановлением Правления ПФ РФ от 15.04.2021 № 103п;
• по апрель 2021 года — постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.

В уточненке:

• в разделах 1 и 2 заполните реквизиты страхователя и отчетный период аналогично исходному СЗВ-М, который корректируете;
• в разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте выбранный тип формы (например, вам нужно отменить ранее представленные сведения):

Корректировка сведений в СЗВ-М в части персональных данных застрахованных лиц производится в разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах». В этом разделе укажите сведения, которые нужно отменить. К примеру, так выглядит раздел 4 корректировочного отчета, если в исходный СЗВ-М включен лишний сотрудник:

В такой ситуации следует продублировать данные о лишнем сотруднике из исходного СЗВ-М.

Скачайте образец корректирующей СЗВ-М

Если же необходимо исправить ошибочные данные о сотруднике, сначала нужно представить форму СЗВ-М с типом «Отменяющая» (аналогично представленному выше образцу), а затем — форму СЗВ-М с типом «Дополняющая», в которой указать верные сведения. Так следует поступать, к примеру, если причиной оформления корректировки СЗВ-М явилась ошибка в фамилии застрахованного лица.

В корректирующую форму СЗВ-М включаются сведения только по тем, сотрудникам, данные по которым подлежат исправлению. Сведения по остальным сотрудникам, включенным в исходную СЗВ-М и изначально указанные верно, повторно вносить не нужно.

Посмотрите, как и какие ошибки можно исправить в отчете СЗВ-М.

Как сдать корректировочный СЗВ-М и в какой срок

После заполнения корректирующей формы отчета возникает следующий вопрос: как сдать корректировку СЗВ-М? Она представляется по тем же правилам, что и исходный отчет — в электронной или бумажной форме (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):

Узнайте, как поступить, если файл электронного СЗВ-М не соответствует XSD-схеме.

Сроки представления корректировочного СЗВ-М законодательно не регламентируются, но лучше не затягивать с этим мероприятием и представить его сразу после обнаружения ошибок, иначе можно нарваться на штраф.

Наказание за корректировку

Работодатель может обнаружить ошибки сам или узнать о них из уведомления ПФР. Он готов скорректировать сведения, но у него могут возникнуть опасения: возможна ли корректировка СЗВ-М без штрафа.

Информация, представленная на рисунке, поможет разобраться с этим вопросом:

Как видите, штраф за корректировку СЗВ-М существует, но назначается он только при определенных обстоятельствах. При этом важным явлется и тип корректировки. За отменяющую форму штрафа не будет. За дополняющую будет штраф, если форма СЗВ-М представлена позже установленного срока. Размер финансовых санкций зависит от количества застрахованных лиц, чьи сведения вы не включили в СЗВ-М или не откорректировали вовремя — из расчета 500 руб. за каждое лицо (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

В течение какого времени ПФР может привлечь работодателя к ответственности за ошибку в СЗВ-М? Ответ на этот вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Посмотрите, по каким реквизитам перечислить штраф по СЗВ-М.

Работодатель ликвидирован — кто корректирует данные?

Вносить корректировки в СЗВ-М необходимо при выявлении в исходных данных неточностей и ошибок. Если этого не сделать, персонифицированные сведения, формируемые на лицевых счетах застрахованных лиц, будут недостоверными.

Право работодателей как страхователей дополнять и уточнять сведения из СЗВ-М закреплено в ст. 15 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Работодатели уточняют сведения в СЗВ-М после того, как самостоятельно обнаружат неверные или неполные сведения в исходном СЗВ-М, либо после получения из ПФР уведомления об устранении выявленных специалистами фонда при проведении проверки СЗВ-М расхождений.

Неполные или недостоверные сведения в персонифицированных сведениях подлежат обязательной корректировке даже в том случае, если на момент их обнаружения работодатель уже ликвидирован или его деятельность прекращена по причинам, предусмотренным законодательством. В таких случаях уточнения в персонифицированные сведения вносят специалисты Пенсионного фонда (п. 17 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 15.10.2019 № 519п).

Итоги

СЗВ-М с неверными, неполными или отсутствующими данными необходимо скорректировать. Сделать это следует на обычном бланке отчета, проставив в разделе 3 нужный тип формы: дополняющая или отменяющая. При этом в разделе 4 отражаются данные о застрахованных лицах, которые подлежат корректировке. За представление в ПФР корректировочного отчета финансовые санкции не предусмотрены, если работодатель выявил и устранил ошибки самостоятельно или не позднее 5 рабочих дней с момента получения от фонда уведомления. Это касается отменяющих сведений.

Ошибки в форме СЗВ-М различаются по степени критичности. Одни ошибки чреваты крупными штрафами и сложно исправляются. Другие исправить достаточно легко. А некоторые неточности могут быть вообще несущественны. Об этом – в нашей статье.

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

• на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
• только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

• сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
• сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

• если он сдаст отчет позже срока;
• если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
• если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

• коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
• коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
• код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Таким ошибкам соответствует код 50, а форма СЗВ-М при их наличии считается непредставленной. То есть – отчет не принят, нужен новый исходный отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными данными об организации-страхователе (ИНН, регистрационный номер, электронная подпись и т.п.). В таких случаях СЗВ-М необходимо сформировать заново (с кодом «исхд»).

Вот примеры таких ошибок.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Вот примеры таких ошибок.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)

Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.

Самые распространенные ошибки такого типа:

• не указан ИНН застрахованного лица;
• указан неверный ИНН сотрудника.

Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.

Однако ошибку лучше исправить, если:

• ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
• ИНН сотрудника указан с опечатками.

Выводы

«Забывчивость» или невнимательность бухгалтера, ответственного за СЗВ-М, может обернуться для компании немалыми суммами штрафов. Ведь размер санкций зависит от числа застрахованных лиц, а в крупных организациях штат сотрудников достаточно большой. При грубой ошибке в СЗВ-М отчет считается непринятым полностью. И, соответственно, если ее не исправить вовремя – штрафные 500 руб. умножаются на количество всех сотрудников. Однако проконтролировать всю отчетность, чтобы выловить ошибку, и исправить ее за невнимательного подчиненного главбуху нереально.

Высокая квалификация наших специалистов и автоматизированный контроль позволят избежать вашей компании ошибок и штрафов, а вашему главному бухгалтеру – освободить рабочее время от рутинных операций и сосредоточиться на решении стратегических задач.

Как правильно указывать ФИО сотрудника в отчёте

ФИО сотрудников указывают в таблице раздела 4 «Сведения о застрахованных лицах». Туда включают данные о физических лицах, с которыми заключены трудовые, гражданско-правовые, авторские, лицензионные договоры. Обязательно включают директора-единственного учредителя, даже если с ним не заключен трудовой договор. А вот ИП самого себя в раздел 4 ставить не должен.

Чтобы всё было правильно, нужно писать ФИО так, как указано в СНИЛС, в именительном падеже. Фамилия и имя — обязательно, отчество при наличии.

Пример

Иванова Надежда Филипповна
Степанов Сергей (в снилс отчество отсутствует).

В таблице обязательно указывают номера СНИЛС каждого сотрудника. ИНН ставят только при их наличии у страхователя.

Как исправить ошибку ФИО работника в СЗВ-М

СЗВ-М можно сдавать в бумажном виде, когда количество работников не превышает 10 человек. Если их больше — только электронно. При заполнении отчёта вручную допускается больше всего ошибок. Ответственный за сдачу отчёта сотрудник может по невнимательности пропустить или поставить не ту букву в ФИО работника.

Пример

Иванова Надежда Филиповна
Степаунов Сергей

При отправке СЗВ-М в электронном виде, программа укажет на ошибку, так как автоматически проверяет все вводимые данные.

Если ошибка обнаружена после сдачи отчёта, нужно поступить следующим образом:

В некоторые отделения Пенсионного фонда достаточно подать только дополняющую форму. Чтобы не делать лишнюю работу, уточните в своём отделении.

Избежать ошибок в будущем поможет переход на электронный формат заполнения СЗВ-М. Это можно сделать в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ, либо скачать специальные программы «Spu_orb», «Налогоплательщик ЮЛ», «ПФ-отчёт» и другие. Есть отдельная программа для проверки правильности заполнения отчётов — «CheckPfr».

Лучшим вариантом будет применение интернет-бухгалтерии «Моё дело». Там есть все формы отчётности и база шаблонов с автозаполнением.

Какой штраф грозит за ошибки ФИО в отчете СЗВ-М

Пенсионный фонд РФ (ПФР) присваивает свои коды по обнаруженным в отчётах ошибкам:

Штрафа не будет, если отменяющий и дополняющие отчёты СЗВ-М отправлены в Пенсионный фонд РФ до истечения срока сдачи — 15 числа следующего за отчётным месяца.

Штраф не грозит также в случае устранения ошибок в течение 5 рабочих дней после получения уведомления от Пенсионного фонда. В этом случае отменяющую форму отчёта делать не нужно. достаточно отправить только дополняющую.

Во всех остальных случаях, а именно:

предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого работника в ФИО которого допущена ошибка — согласно части 3 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Кроме того, на директора или главного бухгалтера компании могут наложить штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.3 КоАП РФ). Сумма штрафа заметно увеличится, если в СЗВ-М обнаружат ошибки в десятках или сотнях записей. Цена невнимательности может быть очень высокой.

Чтобы не зависеть от человеческого фактора и сократить время на заполнение отчётов, воспользуйтесь услугами интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Собираем новости законодательства, и рассказываем, как именно они повлияют на ваш бизнес. Без сложных бухгалтерских терминов и воды. Подписывайтесь:

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Опечатки в фамилиях, именах и отчествах работников — распространенные ошибки в СЗВ-М. За это выписывают штраф, если страхователь с опозданием подает корректировку.

В этой статье вы узнаете про порядок исправления ФИО сотрудников и ответственность за нарушение сроков предоставления актуальных сведений.

Как указывать в СЗВ-М ФИО работника

Данные о застрахованных лицах отражают в таблице четвертого раздела СЗВ-М. Актуальная форма отчета утверждена постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 15 апреля 2021 года № 103п.

Юридические лица всегда сдают СЗВ-М. В организации есть как минимум один работник — директор (часто по совместительству — единственный учредитель).

Если для выполнения разовых работ привлекали индивидуального предпринимателя или самозанятого (плательщика «Налога на профессиональный доход»), по ним не вносят сведения в отчет и не уплачивают страховые взносы.

Из-за ошибок в ФИО застрахованных лиц Пенсионный фонд принимает СЗВ-М частично. Ведомство присылает протокол проверки с требованием подать корректировку по указанным сотрудникам.

Фамилию, имя и отчество указывают в именительном падеже. Они должны совпадать с данными из СНИЛС. Фамилию и имя вносят всегда, а отчество — при наличии. Например, не у всех граждан других стран есть отчество. По ним указывают только имя и фамилию.

В протоколе проверки ПФР укажет «ВСЗЛ.ФИО.1.1». Его установят напротив каждого сотрудника, в ФИО которого допущена ошибка.

Воспользуйтесь сервисом «Моё дело», чтобы быстро и без ошибок подготовить СЗВ-М. Система упрощает подготовку документа, проверяет достоверность сведений и помогает сформировать отчет для электронной отправки в Пенсионный фонд.

Исправление ошибки в ФИО работника в СЗВ-М

Рассмотрим корректировку СЗВ-М на конкретном примере. Бухгалтер ООО «Цветочек» перепутал фамилии двух сотрудников. По остальным работникам указал верные сведения. ПФР частично принял документ и потребовал внести исправления.

Исходная форма:

Исправим ошибку в два этапа:

1. Подадим отменяющую форму: в третьем разделе «исхд» меняем на «отмн». В четвертом разделе укажем сотрудников, по которым допущена ошибка. Информацию скопируем из исходного отчета с неправильными фамилиями, то есть сначала отменим неправильные данные.

2. Отправим дополняющую форму: в третьем разделе «отмн» меняем на «доп». В таблицу четвертого раздела внесем работников, по которым ПФР не принял сведения. Данные по остальным сотрудникам не указываем, они уже учтены в системе Пенсионного фонда.

Формат подачи документа зависит от масштабов бизнеса. Если трудоустроено больше 25 человек, отправлять СЗВ-М можно только в цифровом виде. В остальных случаях работодатели выбирают способ отправки отчета по собственному усмотрению.

Подготовьте СЗВ-М без ошибок в сервисе «Моё дело». Система учитывает законодательные требования, формирует отчеты на актуальных бланках и проверяет сведения о работниках. С ней вы избежите штрафов и сконцентрируетесь на стратегическом развитии бизнеса.

Штраф за ошибки ФИО в отчете СЗВ-М

Пенсионный фонд России штрафует не за ошибки, а за нарушение сроков предоставления отчета. Исходный документ сдают до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если срок выпадает на выходной, он сдвигается на ближайший рабочий день.

За каждого сотрудника, по которому сведения сданы с опозданием, штрафуют на 500 рублей.

Пример. В ООО «Цветочек» работает 17 человек. Исходный отчет предоставили 13 ноября. 16 ноября ПФР прислал протокол проверки с требованием исправить сведения по четверым сотрудникам. Фирма сдала корректировку только 26 ноября. За нарушение срока ПФР выписал штраф на: 4 × 500 = 2 000 рублей.

Решение ПФР можно обжаловать. Суд часто занимает сторону налогоплательщика, если правила нарушены впервые, а срок задержки не превысил 14 дней. Но для снижения или полной отмены штрафа нужны «сильные» аргументы: почему фирма или индивидуальный предприниматель заслуживают смягчения санкции и из-за чего отчетность предоставили с нарушением срока.

Обратите внимание на определения от 28 сентября 2018 года № 309-КГ18-14480 и от 28 сентября 2018 года № 309-КГ18-14482. Верховный суд РФ считает опечатки в ФИО недостаточным поводом для штрафа, если верно указаны ИНН и СНИЛС. По мнению судей, у ПФР в подобных случаях есть данные для идентификации застрахованных лиц. Сошлитесь на эти документы, чтобы через суд отменить штраф за опечатки в фамилии, имени или отчестве сотрудников.

Чтобы избежать спорных ситуаций с Пенсионным фондом, воспользуйтесь сервисом «Моё дело». Он автоматизирует заполнение СЗВ-М, проверяет сведения на ошибки и формирует документ с правильной структурой для электронной отправки.