При переходе на новые редакции 1С и сбоях программы могут возникать ошибки в регистрах учета. На примере ошибки в ведомости на выплату зарплаты, мы покажем:
- Как искать ошибки, используя настройку Универсального отчета.
- Как записывать данные непосредственно в регистр, чтобы исправить ситуацию.
Содержание
- Ошибка. Неправильная сумма к выплате ЗП в ведомости
- Учет зарплаты к выплате в НУ
- Начисление зарплаты
- Проводки по документу
- Выплата зарплаты
- Проводки по документу
- Выявление ошибки
- Исправление ошибки
- Выбор регистра Зарплата к выплате
- Корректировка регистра Зарплата к выплате
- Проверка выполненной корректировки
- Заполнение ведомости в кассу на выплату зарплаты
Ошибка. Неправильная сумма к выплате ЗП в ведомости
При формировании ведомости на выплату зарплаты за сентябрь бухгалтер обнаружил, что сумма по графе К выплате включает долг за август и не соответствует задолженности организации по зарплате перед одним из работников Кузнецовой А.В.
Из Оборотно-сальдовой ведомости по счету 70 видно, что перед работником Кузнецовой А.В. образовалась следующая задолженность по выплате зарплаты:
- за сентябрь — 26 100 руб.
Таким образом, расхождение налицо — программа показывает разные суммы задолженности по выплате зарплаты сотруднику Кузнецовой А.В.:
- в ведомости на выплату зарплаты – 27 904,04 руб.;
- кредитовое сальдо по счету 70 – 26 100,00 руб.;
- разница (ошибка) – 1 804,04 руб.
Но в программе не получится выявить ошибку на основе проводок бухгалтерского учета, которая отражается в ведомости на выплату зарплаты. Так как в 1С создана специальная подсистема учета зарплаты и кадров, которая базируется на регистрах накоплений.
За ошибку заполнения ведомости на выплату зарплаты отвечает регистр накопления Зарплата к выплате.
См. также Как узнавать какой регистр что двигает?
Учет зарплаты к выплате в НУ
Начисление зарплаты
Для понимания допущенной ошибки сначала обратим свое внимание на проведение документа Начисление зарплаты.
Проводки по документу
В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по отражению начисленной зарплаты за минусом НДФЛ:
- запись вида движения Приход — начисленная сумма дохода с плюсом;
- запись вида движения Приход — удержанная сумма НДФЛ с минусом.
Выплата зарплаты
Далее бухгалтер для выплаты зарплаты оформил документ Ведомость в кассу.
Проводки по документу
В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по выплате зарплаты работникам:
- запись вида движения Расход — сумма к выплате.
Схема формирования записей в регистр Зарплата к выплате при проведении ведомости на выплату зарплаты.
Если долга по выплате зарплате по работнику нет — данные по Приходу и Расходу должны «схлопнуться». Остаток по работнику в регистре Зарплата к выплате сигнализируют о том, что в данных имеется проблема, и нужно с этой проблемой разобраться.
Выявление ошибки
Для выявления ошибки воспользуемся настройкой Универсального отчета — Проверка выплаты зарплаты в НУ.
Сформируем отчет с заданными настройками.
Из отчета видно, что в августе 2018 г. Кузнецовой А.В. было выплачено меньше, чем начислено. Поэтому остаток задолженности за август 1 804,04 руб. попадает в ведомость за сентябрь, при ее формировании мы получим следующий результат.
После этого необходимо сформировать ОСВ по счету 70 по работнику и разобраться, действительно ли организация имеет задолженность перед работником или все же это ошибка?
Расхождения могут быть связаны с:
- ошибками в базе данных;
- проведение некорректно заполненных документов, в т. ч. документов Операция, введенная вручную;
- ошибками переноса базы;
- ошибками «обрезки» базы;
- сбоем программы.
После обнаружения ошибки надо решить, что с ней делать:
- если ошибка образовалась в «незакрытом» месяце, то тогда надо поправить документы и перепровести их;
- если ошибка образовалась в уже «закрытом» месяце или не понятно в связи с чем она появилась, то тогда мы советуем ее поправить, сформировав исправительную запись в регистр Зарплата к выплате.
Исправление ошибки
Выбор регистра Зарплата к выплате
Откройте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция: раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную. Выберите для работы регистр Зарплата к выплате по кнопке ЕЩЕ — Выбор регистров — Вкладка Регистры накопления — Зарплата к выплате.
Корректировка регистра Зарплата к выплате
Перейдите на вкладку Зарплата к выплате и добавьте запись в регистр:
- Дата документа — месяц образования задолженности по выплате зарплаты работнику организации согласно отчету по регистру.
- Вид движения — Расход:
- Расход — используется для корректировки выплаты зарплаты работнику.
- Приход — используется для корректировки начисленной зарплаты.
- Сотрудник – работник, по которому выполняется корректировка.
- Подразделение — подразделение, в котором работает сотрудник.
- Период взаиморасчетов — начало месяца, в котором производится корректировка.
- Сумма к выплате — сумма корректировки:
- положительная сумма при «недоплате».
- отрицательная сумма при «переплате».
Запишите документ Операция введенная вручную по кнопке Записать и закрыть.
Проверка выполненной корректировки
Для проверки выполненной корректировки повторно сформируйте настроенный отчет в Универсальном отчете.
Как видно из отчета, ошибка ушла: работнице Кузнецовой А.В. начислено и выплачено в августе 3 404,04 руб.
Заполнение ведомости в кассу на выплату зарплаты
Перезаполните документ Ведомость в кассу на выплату зарплаты за сентябрь.
Теперь по ведомости сумма к выплате за сентябрь для работника Кузнецовой А.В. составляет 26 100 руб., т. е. совпадает с кредитовым оборотом по счету 70.
Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>
См. также:
- Помощник бухгалтера — Универсальный отчет
- Проверка выплаты зарплаты в НУ
- Как узнавать какой регистр что двигает?
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Как правильно вносить исправления в выплаты
Содержание
У сотрудника оклад 65000, аванс 30000. Была ведомость на выплату аванса, а в конце месяца должна была быть выплачена зарплата на руки 26500. Реальной выплаты еще не было. Теперь выяснилось, что выплатить на руки по факту надо меньше.
Как не надо делать
В любом случае, не надо вручную исправлять итоговую сумму к выплате на руки. Почему? Она складывается из сумм расшифровки, которые скрыты в поле справа от этой суммы. Дважды щелкнув по нему, можно туда провалиться.
Если вы руками поменяете итоговую сумму при наличии нескольких строк в расшифровке выплаты, программа сделает с суммами расшифровки совершенно непредсказуемые вещи – что-то увеличит, что-то уменьшит.
У нас в расшифровке после изменения суммы на руки на 20000 с учетом уже выплаченного аванса в 30000 должна поменяться общая сумма к выплате на 50000. Но вот что произойдет с уже выплаченным авансом (и, возможно, с межрасчетными выплатами по отпускам и больничным, которые, кстати, облагаются НДФЛ!), если изменить сразу в ведомости сумму на руки, проигнорировав суммы в расшифровке:
Программа в этой ситуации некорректно поменяет налоговую базу, что неминуемо приведет к недоудержанному НДФЛ. Если провалиться в расшифровку, мы увидим также, что программа по собственному разумению изменила и суммы итоговой выплаты и всех остальных составляющих. Это изменило и налоговую базу для данной выплаты, и НДФЛ, причем неверно. Только итоговая сумма на руки останется соответствующей действительности. В этом случае уже в ведомости следующего месяца нас ожидают перерасчеты и ошибки с окончательнымудержанием НДФЛ.
Как надо делать
Необходимо провалиться в расшифровку и вручную исправить нужную сумму уже в расшифровке. В нашем случае это общая сумма к выплате (сумма, которая включает в себя возможный аванс). Мы сократили реальную сумму выплаты, соответственно, налоговая база должна уменьшиться. Правильная сумма к выплате должна быть сумма аванса + скорректированная сумма выплаты на руки (30000+20000). Проваливаемся в расшифровку выплаты меняем общую сумму (она дается БЕЗ учета НДФЛ). Не забываем после этого нажать кнопку Обновить НДФЛ.
Обратите внимание, сумма на руки в ведомости получилась той же, но сложена она уже из реальных данных (общая сумма – аванс), а не путем изменения налоговой базы и вольного арифметического преобразования составляющих этой суммы. НДФЛ также указан корректно от части налоговой базы, которая соответствует размеру сокращенной выплаты – Налоговая база=(Выплата+Вычеты*0,87)/0,87 = 50000/0,87 = 57471,26.
Исходная налоговая база для программы при этом не меняется, так как она закреплена документом-основанием (Начисление зарплаты и взносов) и равна 65000.
Поэтому закроем долг перед сотрудником и перейдем к следующему примеру.
Пример 2. Исправления для уже выплаченных ведомостей
Исходные вводные те же. У сотрудника оклад 65000, аванс 30000. Была ведомость на выплату аванса, а в конце месяца должна была быть выплачена зарплата на руки 26500. Реальная выплата уже проведена.
Теперь выяснилось, что полная сумма выплаты за вычетом НДФЛ должна была быть меньше на 16500, т.е. 40000 (30000 аванс + 10000).
Как не надо делать
Опять покажем, что произойдет, если поменять сумму на руки сразу в ведомости:
Снова все кроме суммы на руки перекосилось, и нам снова повезло, что в расшифровке нет сумм больничных и отпусков, которые облагаются НДФЛ. Все это точно также бы претерпело изменения и повлекло за собой ошибочные перерасчеты.
Как надо делать
Снова не правим сумму сразу в ведомости, а проваливаемся в расшифровку и исправляем сумму конечной выплаты уже там. Всего, включая аванс, мы должны были учесть в данном месяце 40000. Ставим эту сумму, затем нажимаем Обновить налог.
Так мы получаем корректно учтенную для целей НДФЛ выплату.
Но поскольку нам надо сохранить в ведомости уже учтенную сумму выплаты, придется довести сумму выплаты на руки в нашей ведомости до исходной. Добавим в расшифровку выплаты строку вручную. В ней надо будет заполнить поля сотрудника, подразделения и суммы. Таким образом нам надо довнести строку с суммой 56550-40000 = 16550, чтобы получить искомые 26550 в ведомости.
Теперь все в порядке, сумма восстановлена, а поскольку мы добавили сумму без документа-основания, НДФЛ к удержанию не изменится.
Данная сумма для программы пройдет как аванс и будет вычтена при последующих выплатах на правах аванса.
(Рейтинг:
0 ,
Голосов: 0 )
Материалы по теме
При рассмотрении зарплатных документов на курсах 1С Бухгалтерии регулярно встречается вопрос, обозначенный в заголовке данной статьи. Бывает так, что требуется что-то изменить в ведомости на выплату зарплаты, но, открыв документ, вы видите, что она изменяться не хочет. В чём же дело?
В этой статье я отвечу на вопрос, “почему не удаётся изменить ведомость на выплату зарплаты”. Примеры буду показывать в 1С:Бухгалтерии 8.3, но всё сказанное относится и к более ранним версиям.
Смотрите видео после статьи
видео может дополнять статью или содержать её полностью
Почему нельзя изменить ведомость на выплату зарплаты?
Ну, во-первых, эту самую платежную ведомость вы как-то ведь создали, не так ли? И при создании все реквизиты в ней изменялись прекрасно. Тем не менее в определённый момент форма документа становится неактивной, как показано на рисунке ниже.
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
Само собой разумеется, что реквизиты в платежной ведомости недоступны не просто так. Тем не менее, почему-то многие склонны считать это ошибкой в работе 1С:Бухгалтерии. Типичный способ обойти такую “ошибку” — создать платёжную ведомость заново, удалив текущий документ. Однако так делать не стоит (хотя можно).
Дело в том, что это вовсе не ошибка. Просто 1С Бухгалтерия защищает документ от изменения, поскольку на его основании уже был создан другой зарплатный документ. Именно поэтому все поля в платежной ведомости и нельзя изменить. Других вариантов тут нет.
Как я постоянно напоминаю своим ученикам, самое главное — понять как работает программа, а не просто нажимать на кнопки. Только в этом случае работа в 1С:Бухгалтерии будет эффективной и безошибочной. Сейчас я покажу, почему не изменяется платежная ведомость, а точнее — из-за какого документа. И вообще как всё это исправить.
На самом деле тут всё просто.
Полное описание работы в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 на практических примерах решения сквозной задачи есть в нашем специальном учебном видеокурсе, предназначенном для самостоятельного обучения ведению учёта на предприятии. С примерами видео-уроков и учебным планом видеокурса Вы можете познакомиться здесь.
Как изменить платежную ведомость на выплату зарплаты
В приведённом примере мы имеем дело с ведомостью в кассу. Следовательно, раз документ не изменяется, то на его основании уже был создан расходный кассовый ордер на выплату зарплаты по ведомости.
Чтобы платежную ведомость на выплату зарплаты снова можно было изменять, нужно просто найти РКО, созданный на её основании, и отменить его проведение. Удалять расходник вовсе не нужно — отмены проведения вполне достаточно.
После отмены проведения РКО нужно закрыть и снова открыть платёжную ведомость, чтобы форма снова стала редактируемой!
Логика работы 1С:Бухгалтерии в данном случае вполне понятна. Программа считает, что раз уже расходный кассовый ордер сформирован, то деньги уже выданы, а значит и платежная ведомость изменению не подлежит. Отменяя проведение РКО на выплату зарплаты, мы тем самым указываем 1С, что деньги из кассы ещё не выданы.
Подведём итоги
Здесь я описал один из случаев блокировки платёжной ведомости на выплату зарплаты. Если у вас зарплата выплачивается не из кассы, то принципы, описанные в данной статье, по-прежнему остаются в силе — нужно отменить проведение документа, созданного на основании платёжной ведомости.
Особенности создания зарплатных документов изучаются на курсах 1С:Бухгалтерии 8.
Уникальная метка публикации: 3F9544AC-4A95-DDDA-1277-AC5B2D1BFA6E
Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/1s-predpriyatie/ne-izmenit-platezhnuyu-vedomost-na-vyplatu-zarplaty-1s/
Здравствуйте, уважаемые подписчики zup1c!
В очередном материале я расскажу, как быстро поправить остаток (сальдо) по взаиморасчетам с сотрудниками, который искажает сведения при заполнении документа «Ведомость ….». Визуально в документах это проявляется надписями «в т.ч. за …» рядом с суммой к выплате и при расшифровке заполненной суммы видны положительные или отрицательные долги за прошлые периоды.
Если реально таких задолженностей нет, то от них надо избавляться. Иногда эти долги НЕ влияют на сумму к выплате, т.е. заполняются +- на одну и туже сумму, но их все равно необходимо анализировать. Такие сведения могут повлечь неправильное заполнение отчетов по НДФЛ.
Часто подобные ситуации с ведомостями называют «пересортицей».
Материал будет полезен и тем, кто ведет учет зарплаты в 1С ЗУП, и тем, кто пользуется средствами 1С Бухгалтерии. Принцип заполнения ведомостей в этих программах общий.
— Почитать обо мне, задать вопрос или оставить заявку на первую бесплатную консультацию (15 мин) можно здесь: https://vk.cc/awd7f8
Чтобы узнать первыми о новых публикациях вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:
- вконтакте;
- YouTube канал;
- одноклассники.
Как правильно редактировать ведомости на выплату зарплаты
Дударенко Ольга
Ведущий специалист линии консультаций партнерской сети «ИнфоСофт».
01.12.2021
Время прочтения – 3 мин.
Получить бесплатную консультацию
Расчет и выплата зарплаты сотрудникам – область одного сплошного «человеческого фактора».
Сотрудник может попросить перечислить ему сумму побольше перед отпуском, зарплата или премия может быть пересчитана уже после выплаты.
Может быть всё, что угодно!
Иногда нам приходится править ведомости на выплату вручную: уменьшать или увеличивать сумму к выплате.
Как это сделать правильно? Чтобы не было потом проблем с НДФЛ в отчетности и не тянулись за сотрудником суммы «к выплате» с прошлых месяцев и лет.
Давайте посмотрим сначала, как сделать НЕПРАВИЛЬНО.
А неправильно – это самым очевидным образом:
Если щёлкнуть рядом с суммой, мы увидим, что 51 550 к выплате – это 56 550 начисленной зарплаты минус 5 000 аванса.
Аванс (ранее выплаченный) в расшифровке ведомости выглядит вот так:
С минусом и без документа.
А теперь предположим, что Базину нужно уменьшить сумму:
Самый простой вариант, просто меняем сумму к выплате.
А потом смотрим расшифровку:
В расшифровке наши недоплаченные деньги распределены по всем строкам.
Казалось бы, с итоговой суммой всё в порядке? Какая разница?
Разница есть.
Давайте начислим и выплатим зарплату за февраль.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
С февральскими суммами всё в порядке, но откуда «хвосты» за январь?
Из предыдущей ведомости.
51 550 – 45 000 = 6 550
6 550: (56 550 + 5 000) = 0,1064
5 000 * 0,1064 = 532
56 550 * 0,1064 = 6 017
Копейки мы здесь опускаем и округляем до рубля. Да, это те самые 6 550, которые мы не доплатили в прошлом месяце.
И по итогу сумма ведомости правильная.
Если мы сейчас оставим все как есть, то следующие ведомости пройдут нормально.
А если еще поправим? Например, округлим до 500 рублей при выдаче?
И тогда в марте мы увидим:
И так далее… понятно, что и 6 НДФЛ может при таких ошибках пострадать.
Как же правильно было сделать? В самой первой ведомости?
1) Зайти в расшифровку:
2) Поменять только строчку с указанием документа зарплаты, отняв разницу:
56 550 – 6 550 = 45 000
А если нужно, как во втором примере, не уменьшить, а увеличить сумму?
Тогда нужно четко понимать, что это не зарплата, а аванс.
И вносить ее нужно отдельной строчкой как аванс за этот или за следующий месяц. Без документа, но с плюсом.
Вот так:
Работайте с удовольствием!
Используйте 1С:ЗУП на уровне эксперта!
Повысьте свои навыки на курсе “Использование конфигурации Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1” и станьте гуру 1С:ЗУП.
