Привет! Хочу поделиться, как я составляю план недели так, чтобы и сделать всё, и не устать, как лошадь. Когда я начала так планировать, моя жизнь изменилась – я сразу стала более спокойной и эффективной и успевала гораздо больше, чем раньше, а кроме того, и стрессовала меньше. Вкратце всё просто – надо грамотно выделить время и на отдых, и на работу. Однако вначале я допускала существенные ошибки, от которых хочу вас предостеречь. В этой статье я даю свой вариант, как планировать неделю – и уверена, что вы почерпнёте отсюда что-то новенькое!
Содержание
- Когда лучше планировать неделю?
- Где планировать неделю?
- Как я планирую неделю: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Анализирую прошедшую неделю
- Шаг 2. Разношу по плану недели привычные и запланированные дела
- Шаг 3. Выбираю время отдыха
- Шаг 4. Определяю приоритеты недели
- Шаг 5. Составляю примерный список дел
- Шаг 6. Распределяю дела по неделе
- Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования
- Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится
- Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть
- Ошибка 3. Забывать про отдых
- Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени
- Пример планирования недели для женщины
Когда лучше планировать неделю?
Ответ ясен – когда она, эта неделя, ещё не началась! А предыдущая уже закончена, и можно не спеша её проанализировать, акцентировав внимание на главном.
Поэтому планируем в конце уходящей недели – это может быть вечер пятницы, если всё важное вы делаете по рабочим дням, или вечер воскресенья. Некоторым удобнее вечер субботы, так как в воскресенье они полностью отвлекаются от дел и только отдыхают. Мне – нет, т.к. домашние дела никто не отменял, а я их тоже планирую (а как же!).
У вас должно оставаться немного времени, чтобы провести его в тишине и подвести итоги прошедшей недели, ну и следующую запланировать. У меня на это уходит не менее получаса. В идеале – выделить себе пару часов, заварить чайник чая иии…
И да, время на планирование тоже надо запланировать – иначе откуда оно возьмётся?
Где планировать неделю?
В идеале – использовать планер с недельной раскладкой (разлиновкой), но и просто чистый лист бумаги и ручка тоже пригодятся.
Очень удобно, когда есть немного места, чтобы выписать приоритеты и важные дела, чтобы фокус не сбивался.
Планеры бывают совершенно различные. Как выбираю я? Распечатываю листок понравившегося и веду. Подошло – заказываю планер целиком.
Мне больше нравится бумажное планирование, поскольку видна вся неделя целиком, и сразу понятно, какой день перегружен, а в какой можно сделать что-то ещё.
Если вы – «электронный» человек, то можете в приложениях или программах.
Удобнее всего оказываются:
- Программы для составления интеллект-карт, например, Xmind, MindMeister.
- Программы для планирования дел – Trello, TickTick, Any.do, Google Keep и другие.
Как я планирую неделю: пошаговая инструкция
Шаг 1. Анализирую прошедшую неделю
Планирование недели нужно обязательно начать с анализа предыдущей. Так я могу понять (и задокументировать) уроки, которые она мне принесла.
Для начала я кратко записываю, что за неделя была.
Например: «Неделя была суматошной, т.к. приехала в гости M. с семьёй. Делу N поэтому не уделила большого внимания, зато пришлось много готовить и убирать».
Я выписываю, какие дела мне удались полностью – и почему. Какие дела я сделала не в полной мере – и почему. И какие не сделала совсем — возможно, на это были веские причины (плохое самочувствие, внезапные дела), а не прокрастинация и лень. Отношусь к себе с пониманием и уважением.
В конце я выписываю главные события прошедшей недели – это даёт мне ощущение, что жизнь не проходит зря.
Что упущено. Обязательно пишу свои мысли на эту тему, например, мало общалась с родными, забыла уделить внимание физической форме, окна не помыла…
Шаг 2. Разношу по плану недели привычные и запланированные дела
Беру раскладку на неделю и вношу в неё дела, привязанные к определённому времени – встречи, уроки, вебинары и прочее.
Если есть обязательные дела – тоже их обозначаю.
Например, если в субботу ко мне приедет подруга, то в пятницу я должна закупить продукты к застолью и даже что-то приготовить. Но сделать я это могу в течение всего дня.
Шаг 3. Выбираю время отдыха
Отдых – это важнейшая составляющая продуктивной работы. Я думаю о моментах отдыха в течение дня. В некоторые моменты я наверняка устану, и естественным будет дать себе передышку. Так пусть она будет законной!
Например, после похода по магазинам я вряд ли сразу засяду за дела – логично будет выпить чая, посидеть в соцсетях и прийти в себя. А после отъезда гостившей подруги мне потребуется целый день, чтобы отдохнуть и освежить дом.
Я учитываю свой режим дня и не планирую дела с утра до вечера – всё равно не сделаю всего. По крайней мере, 2 часа в день я отвожу на законное ничегонеделание.
И помните, что сидение в соцсетях – это тоже работа, и от неё устают.
Походы в кино, кафе, встречи с подругами, поездки в парк я также заношу в план.
Шаг 4. Определяю приоритеты недели
Далее я решаю, чему посвящу эту неделю. Приоритетов должно быть не более трёх.
Например, на будущей неделе я уделю время обучающему курсу, займусь весенней уборкой дома и напишу 1 статью. Если останется время – поделаю какие-то другие дела, но вот эти три будут у меня в приоритете каждый день.
Для меня эффективно вести трекер по этим делам, закрашивая день, когда уделила время этому делу (а если не уделила – ставлю точку).
Ну, а за удачно завершённую неделю полезно себя вознаградить!
Шаг 5. Составляю примерный список дел
Беру чистый лист бумаги и записываю туда все-все дела, которые хотела бы сделать на этой неделе. Не забываю те, которые не сделали на прошлой!
Это можно делать и в программах – причём, дела можно накапливать, а также сортировать их по сферам жизни.
Около дела рисую примерное время, которое оно потребует. Если дело крупное, разбиваю его на более мелкие задачи либо решаю заниматься им, например, полчаса.
Шаг 6. Распределяю дела по неделе
Напомню, что дела, привязанные ко времени, уже там! Затем вписываю приоритетные дела. И потом уже думаю, как разместить остальные дела из списка.
Кому-то удобно разнести все дела по неделе и также все выполнить. У меня же жизнь довольно изменчива, поэтому наверняка я знаю только о двух первых днях. В дальнейшем же вечером, после окончания работы, я смотрю в список дел и планирую, какими делами займусь завтра. Попробуйте и делайте, как удобнее вам!
Да, да! Многие дела просто не войдут. Мы всегда хотим от себя больше, как будто кто-то другой будет это делать вместо нас.
Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования
Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится
Планирование – штука индивидуальная. Надо всё пробовать на себе, чтобы понять, что работает, а что нет. Кроме того, если вы только начали планировать, то не знаете, сколько времени занимает то или иное дело – и поэтому планировать неделю трудновато.
Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть
Многие дела растягиваются, их приходится доделывать в другие дни – из-за этого остальные планы летят в тар-тарары. Бывалые советуют планировать лишь 70% времени. Возможно, вам подойдёт всего 50% — будьте гибкими!
Ошибка 3. Забывать про отдых
В итоге в конце дня вы – как выжатый лимон. Не надо так! Отдых тоже надо планировать!
Некоторые даже спят в середине дня – не более 25 минут, чтобы не перейти в фазу глубокого сна.
Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени
Соцсети – главные поглотители времени: кажется, что просидела совсем немного, а прошло несколько часов. Поставьте на телефон специальное приложение, которое считает время, проведенное в соцсети, и напоминает, что вы сидите там слишком долго, а жизнь проходит мимо.
Пример планирования недели для женщины
Предположим, наша женщина работает полный день – с 9.00 до 17.00, у неё муж и ребёнок, и ей нужно планирование, чтобы оставшееся время использовать эффективно. Женщина выделила для себя на неделю такие приоритетные задачи:
- Делать упражнения для лица (30 минут в день)
- Помыть окна (30 минут в день)
- Пройти обучающий курс (30 минут в день)
Выходит, что для важного ей нужно 1,5 часа в день.
Помимо этого, у неё есть список дел, а также обязательные дела – утренняя и вечерняя рутины.
Дорога на работу и обратно – час утром и час вечером. Утром она своими делами заниматься не может – некогда. Зато вечером у неё есть 2 часа чистого времени. Вполне можно выделить 30 минут на лицо во время просмотра ТВ или сериала. Если обучающий курс позволит, можно слушать вебинар и заниматься чем-то ещё – например, мыть окна. За один раз вымыть все окна нереально, поэтому нужно разделить все окна на несколько дней. А во вторник женщина ведёт ребёнка к врачу, поэтому времени на любые дела останется меньше.
Итак, женщина решила запланировать неделю. У неё есть раскладка, но вносит она туда только те дела, которые НЕ само собой разумеющиеся (потому что если внести ВСЕ женские дела, любой планер лопнет))).
- Вносит дела, привязанные ко времени.
- Вносит приоритетные дела.
- Вносит оставшиеся дела.
И вот что у неё получается:
Но недельное планирование – это не самоцель, а часть большого плана на месяц и даже на год. Как правильно это делать, поговорим в следующих статьях.
Подписывайтесь на мои соцсети, чтобы не пропустить полезные посты и сториз! Очень вам рада!
https://vk.com/olga_grizlova
https://www.instagram.com/olga.grizlova/
https://t.me/olgagrizlova
Планирование на неделю — очень удобная штука. Особенно удобно для тех, кто пишет не много заметок в течении дня, а лишь самое основное.
Преимущества недельных разлиновок:
- Перед глазами сразу семь дней.
- Удобно раскидывать задачи на всю неделю.
- Видно больше дел, которые еще не выполнены.
- Когда планируешь, обычно планируешь чуток с запасом. Неделя кажется большой и думаешь, что все успеешь. В какой-то из дней точно. А если уже записано, то надо, как-то и сделать.
- Не сделанные дела вызывают меньше стресса и недовольства собой. У части дел отпадает необходимость, расставляются приоритеты, а то что важно легко перенести на следующую неделю и сделать в первую очередь.
- Когда у появятся новые задачи, можно быстро посмотреть на дела и решить есть время это сделать быстро или стоит отложить.
1. Дни слева — список задач справа. Планы на каждый день и отдельно на неделю
В этом типе планирования, можно распределить все важные дела, которые привязаны к конкретным дням с левой стороны. А с правой стороны остаётся место для планов, которые обязательно нужно сделать и заметок в свободной форме.
На правой страничке можно записывать какие-то дела, которые не выполнишь за один день. Например, ремонт стола будет состоять из покупки нужных болтов, а потом уже крепления столешницы и вряд ли вы все это сделаете за один день, хотя бы потому что шуметь после работы и похожа в магазин уже нельзя.
А когда все дело выполнено, можно смело поставить себе галочку в квадратик, который называется чек-бокс.
В конце недели можно оценить эффективность: для этого попробуйте записать число дел, которые вы запланировали, сколько выполнили и сколько осталось не выполнено, и вы решили их перенести на следующую. Дела, которые потеряли актуальность можно смело вычёркивать и не ставить на них галочки.
В разделе заметочки можно кратко записать важные мысли, новые знания или идеи. Иногда такие вещи могут пригодится в будущем и пролистав ежедневник вы о них вспомните.
В блоке с названиями дней и датами чётко можно расписать встречи на всю неделю, например, сегодня с одним завтра с другим. Также удобно записывать расписание тренировок или занятий, которые точно произойдут в эти дни в определённое время.
Дни расположены квадратами и для записи дел остаются короткие строчки, но можно записать около 8 разных дел на каждый день.
На рисунке все дни разные, это добавляет немного свободны и лёгкости планирования. Суббота и воскресенье объединены и для записей отводится гораздо меньше места. Конечно же это удобно для людей, которые на выходных привыкли отдыхать и ничего не планируют на эти два дня.
Сверху у планирования по этой системе есть три строчки, в которые можно записать основную цель на неделю (вариант для особо целеустремленных), цитату, которая впечатлила или под девизом которой вы хотите провести ближайшие семь дней. Или что-то другое свое, что должно быть перед глазами.
Номер будет показывать какая часть года уже прошла, и вы сможете прикидывать, что ещё за ближайший год нужно успеть, чтобы гордится собой и стать лучше к новому году. Для справки: в каждом году 52 недели.
2. Три важных задачи на каждый день, планы на неделю и покупки
Этот вид планирования больше подходит для тех, кто ведёт домашнее хозяйство и делает покупки продуктов на всю неделю. Специальный блок с галочкой облегчит хождение по магазинам и избавит от лишних трат. Ведь один раз записав, что надо купить, хотя бы примерно вы уже целенаправленно будете идти в нужный отдел и покупать то, что нужно.
А список создаёт ощущение, что вы ничего не забудете и избавит от необходимости слоняться между рядами и мучительно вспоминать, что вы ещё забыли купить.
Рядом с этим блоком есть календарик и место для записи важных событий, возможно у вас будет важная презентация или день рождение кого-то из родственников. Отметив эту дату в календарике и снизу написав о ней, вы избавите себя от лишних волнений.
Большой (15 задач с квадратами для отметок галочками) список планов на неделю позволит записать все что важно сделать в ближайшие 7 дней. Это могут быть такие вещи как закончить работу над проектом или привезти картошки из подвала. Записав их, вы загрузите свою память и когда выдастся свободная минутка, сможете выбрать чем заняться.
На каждый день есть место с чек-боксами (квадратиками для галочек) для записи планов, которые нужно обязательно сделать в этот день. Например, оплатить кредит или отнести начальнику важный документ.
Так как эти задачи видны на одной странице, есть шанс, что вы сделаете их и раньше. Но отметка дня, который будет являться дедлайном (конечным сроком выполнения) поможет держать себя в тонусе и не забывать об этом.
3. Семь строчек на каждый день
На этой неделе с левой стороны размещаются три дня, которые расположены друг под другом. Все они занимают равное количество места.
На каждый день выделено семь строчек во всю ширину страницы. В них можно записывать дела, встречи, мысли в любом формате. Строчки достаточно широкие, поэтому подойдут людям с крупным почерком.
На правой стороне разворота расположены четыре дня. Четверг и пятница занимают столько же места сколько понедельник и вторник и находится симметрично.
А суббота и воскресенье делят между собой один блок (одну третью страницы), и соответственно делят этот блок на два столбик. Вы можете записать какие-то общие дела на два дня выходных, либо короткими фразами на каждый день. На эти блоки также выделено по 7 строчек.
Эта неделя очень будет удобна тем, кто не пишет конкретных встреч и задач, а просто записывает какие-то основные моменты в любом формате.
4. Недельный разворот в стиле Буллет Джорнал
Это неделя будет интересна поклонникам Bullet Journal. Потому что весь фон страницы размечен точками.
Рамками отделены места для записи событий, задачи или рисуночков по дням. Также обведено рамочкой место для списка покупок.
Все дни занимают по длине всего лишь половину страницы. На левой странице 3 дня, а на правой 4 дня (суббота воскресенье находятся друг под другом) и список покупок.
Всё остальное место отведено для записей в свободной форме, например, каких-то графических заметок, так как любят это поклонники Bullet Journal. В промежутке между списком покупок и воскресеньем, можно создать собственный список дел по проекту или задач на неделю.
5. Вертикальная неделя для планирования по времени
Разлиновка этого недельного разворота предоставляет достаточно места для того чтобы записывать дела и планы на каждый день. На каждый день отведена 1/3 страницы, то есть на каждую страницу помещается 3 дня. Время прописано 1 раз на всю строку в первом столбике. Это позволяет записывать задачи по времени с 9:00 до 19:00. Через строчку идут круглые промежутки времени, т.е. каждый час 10, 11, 12 часов и т.д. На каждое время отведено по две строчки соответственно на каждую встречу вы можете выделить две строчки. Или написать какое-то промежуточное время, например, в 12:30 и записать дела, которые нужно сделать в это время.
Суббота и воскресенье делят между собой один столбик пополам и в них удобнее всего записывать просто дела или вручную проставлять время.
Это неделя удобна для тех, кто в основном работает пятидневку, а в субботу-воскресенье выполняет какие-то личные дела.
Сверху есть место для того чтобы записать главную задачу, она протягивает через весь разворот, то есть на две страницы. А внизу также через весь разворот растягиваются три строчки для записи заметок в свободной форме которые могут относиться к любому дню, и в целом, которые нужны будут в течении недели.
6. Неделя с вертикальным планированием в клетку
Здесь все дни располагаются вертикально сверху вниз. Страница делится на четыре столбик, т.е. На один день отводится 1/4 страницы. Каждый день есть проставленное по границе время с 8:00 до 22:00. На такой временной шкале вы можете раскидать все основные дела наглядно на все семь дней. Писать в таком типе разлиновка нужно максимально короткими фразами, то есть одно, два, три слова максимум. Неделя разлинована в клеточку и для каждого времени отведено две клеточки. Мелким почерком можно написать целых две строчки с описанием задачи, а если крупным, то только одну.
Внизу под шкалой времени пять квадратиков со строчками для записи, после выполнения в них удобно ставить галочки, что дело выполнено.
На каждый день отведено равное количество места, то есть и суббота, и воскресенье занимают столько же места, как и остальные в будние дни. Этот вариант удобен для тех, у кого примерно одинаковое количество задач распределяется по всей неделе, то есть, те у кого работа и дела не только по будням.
С левой стороны есть небольшой календарик на месяц, где можно увидеть и отметить какие-то важные даты, и они всегда будут у вас перед глазами. Есть ещё дополнительный столбик такой же ширины как все остальные дни, а нем удобно планировать какие-то дела на неделю, заметки, а может быть даже рисовать схемы.
7. Неделя по типу школьного дневника
В такой разлиновке на каждую страницу помещается 3 дня полных будних дня и один блок между собой делят суббота и воскресенье. Каждый будний день есть два столбик. Первый столбик для того чтобы распланировать свой день по часам. Проставлено время для с 8 до 18. В этот столбик удобно записывать задачи, которые нужно сделать в определённое время. А второй столбик состоит также из 12 строчек для того чтобы записать какие-то важные заметки и мысли, которые относятся к каждому дню.
Этот тип недельной разлиновки будет удобен тем, кто пишет события в ежедневник короткими фразами и имеет некрупный почерк. А на субботу-воскресенье особо не планирует много задач, потому что для них выделено гораздо меньше строчек. Для субботы выделено 5 строчек, также разбитых на два столбика, но без времени. А на воскресенье выделены три строчки в двух столбиках.
8. Список задач на неделю, встречи и заметки на каждый день
С левой стороны располагается место для планирования на все семь дней. В каждом дне есть место для свободных записей — небольшое окошко без разлиновки, и место для записи четырех встреч куда можно записать часы и время встречи.
С правой стороны недельного разворота место для общих дел, при том на каждую задачу выделено две строчки. У каждой строчки есть чек-бокс для отметки того, что она выполнена. Также имеется одна строчка для особо важного дела.
А в конце вы можете сделать оценку, описав важное достижение, которое произошло. И отметить сколько дел было запланировано, выполнено и сколько перенесено на следующую. При желании можно разработать свою систему отметки задач, например, дела, которые выполнены отмечать галочками, а дела, которые перенесены, отмечать стрелочками.
В небольшом пустом окошечке, примерно на одну шестую страницы, можно записать идеи и мысли, а возможно что-то даже нарисовать для настроения на неделю.
Этот разворот подходит для тех, у кого на каждый день достаточно мало дел, есть какие-то основные встречи или задачи в конкретное время (например, тренировки в определенное время или запись на маникюр). А также тем, у кого есть много планов, которые нужно выполнить где-то в ближайшее время, в течение 2-3 дней.
9. Блочная неделя
В таком типе разлиновки дни располагаются блоками, которые делят всю страницу на равные прямоугольники по 4 дня на странице. В каждом дне есть три строчки для записи задач привязанных ко времени, время проставляется самостоятельно. 4 строчки с чек-боксами впереди для того чтобы записать дела и впоследствии отмечать галочками их выполнение. Семь строчек для того чтобы записать другие заметки, дела, которые возникают в течение дня.
Суббота и воскресенье здесь одинакового размера с будними днями. И поле для заметок, в котором 15 строчек.
Удобна для тех, кто привык планировать дела на каждый день и выполнять их день в день. Но конечно же так как у вас перед глазами будет вся неделя целиком, если какое-то дело не успеете выполнить, то не забудете про него в следующий раз открыв ежедневник.
10. Универсальные задачи на неделю
Самый простой вид недельного планирования, который может сочетаться практически с любыми другими видами планирования. Он представляет собой строчки в начале которых стоят квадратики (чек-боксы) для того чтобы записывать, а точнее отмечать какая задача уже выполнена. На странице помещается 25 строк, которые рассчитаны на людей с достаточно крупным почерком. На каждое дело отводится целая строка.
11. Вертикальная неделя с клеткой и линейкой
Разлиновка для тех, кто любит видеть последовательность дел. В вертикальной разлиновке все планы на день идут друг под другом и можно записывать их сразу в середину дня или в конец, а сверху потом дописывать, то что нужно сделать перед ними, т.е. утром.
Страница разделена на 4 столбик, на каждый день одинаковое расстояние + столбик для общего планирования. Столбики достаточно узкие, поэтому каждую задачу удобно записывать очень коротко.
Каждый день разделён разлиновкой разного типа — клеточки и линеечки. Нижний блок с клеточками можно использовать для различных схем или графических заметок.
Колонки с днями подписаны по названиям дней, а первый столбик без подписи и можно назвать его как удобно, например, планы на неделю или список покупок.
12. Неделя минималиста
Эта недельная разлиновка для любителей минимализма и минимального количества строк в своём ежедневнике. Здесь все 7 дней умещаются на одну страницу и в ней тонкие пунктирные строчки разделяют только дни между собой.
Здесь вы можете в абсолютно любой форме записывать свои дела, хоть поперёк всей страницы, то есть записать одно большое дело на всю неделю.
Планировать на каждый день тоже удобно, потому что уголочки вначале строки разделяют дни и в них удобно поставить число. А пунктирные линии позволят чётко понять где заканчиваются записи на один день и начинаются следующие. Все задачи будут очень аккуратно вписываться в рамочки, при этом остается полная свободна действий.
Сверху есть место для записи месяца и года в уголке на название дня Вы можете записать дату.
13. Неделя-планер на одну страницу
Удобна тем, кто пишет в течении недели совсем мало, либо тем, кто использует недельное планирование дополнительно к планированию на день.
Все семь дней умещаются на одну страницу. В небольших прямоугольниках вы сможете записать основные события и дела на каждый день.
Также она понравится любителям Bullet Journal. Фоном везде идут точки и добавляет функционала для графических заметок на каждый день, например, можно использовать эту страницу в качестве трекера настроения.
Вся страница разделена на равных 8 блоков, 7 из которых занимают дни.
В восьмом блоке расположена трекер водного баланса, в котором на каждый день выделено 8 кружочков и сбоку есть отметка, что один кружочек это 250мл. Когда вы загляните проверить свои основные дела, то не забудете выпить стакан воды.
Наверху рамочка для записи мотивашки, это может быть цитата, наставление себе или какое-то дело важное.
Слева от этой мотивационные рамочки мини календарик на 7 дней, где перед глазами числа с понедельника по воскресенье.
А вы всегда можете придумать свою неделю и создать с ней ежедневник на сайте pad-me.ru. Или купить готовый ежедневник с любой из описанных недель у нас в магазинчике padme-shop.ru.
Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Совмещая работу и дом, управление командой и несколькими проектами, ты рискуешь столкнуться с трудностями — упущенными важными задачами, ошибками, забытыми встречами и горящими дедлайнами — следовательно, лишним стрессом и проблемами с ментальным здоровьем. Чтобы всего этого избежать и достичь поставленных целей, нужно грамотно распоряжаться нашим важнейшим ресурсом — временем. Причём не только на локальном уровне — в рамках одного дня, — но и на уровень выше — в рамках недели.
Почему важно делать план на неделю, и причём тут пирамида Франклина
Один из американских отцов-основателей Бенджамин Франклин придумал систему, которая помогала ему рационально использовать ресурсы и планомерно двигаться к цели. Суть идеально описывает девиз пирата Френсиса Дрейка — Sic Parvis Magna, «Большое начинается с малого». Большая цель разбивается на более мелкие, а те, в свою очередь, ещё на более мелкие — с помощью такой декомпозиции получается пирамида задач, выполнение которых ведёт к достижению большой цели.
Если попробуете загуглить пирамиду Франклина, выглядеть она будет с точностью наоборот: внизу — главные жизненные потребности, а наверху — планы на день. Но, кажется, такая пирамида противоречит сама себе. Двигаясь к цели, мы поднимаемся на вершину, а не спускаемся вниз.
В улучшенной версии пирамиды наверху — главные жизненные ценности; затем глобальные цели; следом генеральный план по их достижению; дальше — долгосрочный план (на несколько лет); краткосрочный (от недели до месяца) и в самом низу — план на день, на котором всё базируется.
Я знаю много людей, которые поминутно расписывают себе весь день, чувствуют контроль и думают, что всё у них отлично. Но проблема в том, что, когда живёшь одним днём, не видишь всю картину. Не понимаешь, в каком направлении развиваться, как достичь желанных целей. Раньше я хотела научиться рисовать, но глобально это была проблема Нади-из-будущего. Я же, Надя-из-настоящего, что-то делала, но никаких планов по достижению этой цели не строила. Теперь я знаю: когда есть цель, но нет вектора движения и плана на чуть более длительный период, чем день, добиться чего-то очень и очень сложно.
Другая крайность — люди, которые придумывают себе цели на месяц, а потом сразу переходят к планам на день. С вероятностью близкой к 100% цель от них всё удаляется, хотя они каждый день что-то делают. Долгосрочный план очень далёк — он даёт общее представление о том, куда нужно двигаться, но слишком подвижен и изменчив, чтобы на него опираться в краткосрочной перспективе.
Поэтому без плана на неделю никуда. Краткосрочный план помогает не только быть в курсе текущих задач, но и видеть всю картину. Недельное планирование даёт пространство для анализа и работы над ошибками, а значит, снижается риск возникновения новых проблем на следующей неделе.
Плюсы и минусы недельного планирования
Давайте будем честны: расписывать все задачи на неделю очень муторно (это, пожалуй, единственный минус), особенно поначалу, особенно если дисциплина — не сильная твоя сторона. Придётся вырабатывать в себе привычку. Первое время будет сложно, но постепенно привыкаешь. А когда чувствуешь, как растёт эффективность — это только мотивирует продолжать.
Плюсов у недельного планирования больше, но самых значимых два:
-
в конце каждой недели можно проанализировать, что было сделано, что не сделано и почему — такой регулярный самоанализ позволяет оптимизировать свою работу и ускорить процесс решения задач; -
не нужно бросаться на все задачи сразу, нервничать и делать ошибки из-за загруженности — ты чётко понимаешь, что нужно сделать на неделе, чтобы добиться микро-цели.
Как строить планы на неделю
Я собрала 5 принципов, которые помогут тебе распланировать неделю:
1. Определяй цели
Каждая неделя должна приближать тебя к глобальной цели. Поэтому, чтобы не потратить время впустую, реши, какие результаты и цели на неделю помогут тебе продвинуться вперёд.
2. Выписывай все задачи
Затем выпиши все задачи, которые помогут добиться недельных целей. Целей и задач может быть много. Далее распредели задачи по дням: сначала те, где важно время (мероприятия, учёба, встречи), затем задачи, которые ко времени не привязаны (фитнес, прогулка с друзьями, мелкие рабочие задачи и так далее). Здесь пригодится тайм-блокинг — о нём мы расскажем в одной из следующих статей.
3. Сосредоточься на приоритетном
Когда раскидаешь задачи по дням, выбери самые важные, на которые нужно сделать упор. В идеале, чтобы не перегореть и не переживать, если что-то не успеешь, их должно быть не больше двух.
4. Перенеси то, что не успел
Недельное планирование — не «гонка на выживание». План нужен, чтобы облегчить твою жизнь и убрать лишний стресс, а не увеличить его. Не пытайся сделать всё сразу. Если не получается или не хватает сил, перенеси задачу на другой день или неделю.
5. Проанализируй успехи и неудачи
В конце недели проведи обзор всего, что было сделано по плану. Это отличная возможность точечно проработать все проблемы, оптимизировать свою работу, составлять план с учётом прошлых неудач и находить новые гипотезы для решения. Я выделяю под эту задачу полчаса воскресным вечером и тебе советую.
Придерживайся этих принципов, и всё у тебя будет круто!
Если хочешь постоянно добиваться своих целей и повышать личную эффективность, не стоит делать всё сразу и травмировать нервную систему. В работе важна системность и последовательность.
Вместо этого лучше удели немного времени составлению плана на неделю. Так ты взглянешь на задачи стратегически, увидишь проблемные места и найдёшь лучшее решение.
Чтобы было проще работать с задачами и строить планы, советую пользоваться цифровыми инструментами. Таск-менеджер WEEEK идеально подойдёт для управления задачами и недельного планирования — именно для этого мы его и сделали.
Несмотря на обилие цифровых инструментов для планирования под любые запросы, рука иногда сама тянется к простому листу бумаги. Эксперты говорят, что выписывание дел из головы вручную помогает разгрузить мозг, приобрести ясность и даже снизить уровень стресса.
Чтобы эффективнее использовать силу бумаги с ручкой и не запутаться в своих записях, можно скачать и распечатать шаблоны планера на день, неделю и месяц. В отличие от простых листов ежедневника, они уже структурированы и форматированы. Расскажем, как планировать день с помощью бумажных шаблонов, какие есть плюсы и минусы у такого подхода, и когда лучше задуматься об альтернативах.
Какие шаблоны использовать для планирования
Чтобы организовать свое время на бумаге и не утонуть в длинном to-do листе, выбери для себя подходящий шаблон (или используй комбинацию из нескольких для разных задач):
-
План на день (горизонтальный и вертикальный) — универсальный шаблон для планирования, в который можно записать все задачи на сегодня или вынести только приоритетные. Есть версии с трекерами привычек.
-
План на неделю (горизонтальный и вертикальный, с заметками и с чеклистами) — шаблон дает обзор дел на неделю вперед, в него можно внести все обязательства и рутину, чтобы лучше видеть, сколько у тебя свободного времени на входящие задачи. Есть 4 версии шаблонов на неделю, в том числе с местами для заметок и боксами чек-листа рядом с каждой задачей — чтобы ставить любимые галочки.
-
План на месяц (горизонтальный и вертикальный) — для тех, кто любит видеть еще более объемную картину. В ежемесячный планер можно занести все главные даты, важные дедлайны и повторяющиеся обязательства. Например, когда заплатить за интернет или аренду.
-
Буллет-джорнал (горизонтальный/вертикальный) — для любителей классических буллетов. Шаблон можно использовать для планирования в свободной форме, для составления списка задач или чек-листов. Подойдет для ежедневников или папок на кольцах.
-
Листы для заметок с буллетами и линиями (горизонтальный и вертикальный) — комбинация привычных разлинованных листов и буллетов. Подойдет для заметок, список идей, чек-листов.
Шаблоны для ежедневника: когда это удобно и какие преимущества есть у планирования на бумаге
-
Одно из главных правил успешного планирования — не храни задачи в голове, вынеси их на внешний носитель. Для многих людей важно, чтобы этот носитель был именно физическим и аналоговым. Работа с листом бумаги и ручкой помогает разгрузить сознание, посмотреть на свои задачи со стороны, организовать их, как реальные физические объекты. К тому же само занятие, если оно доставляет тебе удовольствие, может быть анти-стресс упражнением.
-
Аналоговый подход стимулирует креативность, в процессе переноса разрозненного списка на лист бумаги, могут возникать необычные идеи и сами собой всплывать неожиданные решения. Поэтому многие писатели, например, предпочитают писать первые черновики или хотя бы тезисную структуру своих произведений именно от руки.
-
Физическая напоминалка перед глазами. Чтобы свериться со списком задач в цифровом планировщике, надо открыть его на телефоне или запустить на десктопе. Хочешь проверить to-do лист в бумажном ежедневнике — придется открыть и найти нужный день и список. Все это создает дополнительную последовательность движений. Проще распечатать планер с основными задачами и он может всегда лежать на твоем рабочем столе, висеть на пробковой доске или на стене. Так перед глазами будут основные приоритеты.
Как планировать свое время с помощью распечатанных шаблонов
Планирование по шаблонам не требует покупки каких-то сложных чек-листов от инфлюенсеров, достаточно выбрать и бесплатно скачать планер для распечатки.
Шаг 1: Выгрузи задачи в общий список. Начинаем все с того же золотого правила — выгрузить все из головы. На старте выпиши на лист бумаги все задачи, о которых ты помнишь — от горящих до ежедневных, регулярных обязательств и рутины. Удели особое внимание задачам, которые уже привязаны к конкретным срокам, например, назначение к врачу, мероприятие или встреча.
Для простой выгрузки можно распечатать листы для заметок или готовые шаблоны bullet journal:
Чтобы точно ничего не забыть, пройдись по списку из разных сфер жизни и деятельности — работа, творчество, здоровье, быт, личные отношения и т. д. Собери всё, что тебе нужно или просто хотелось бы сделать.
Шаг 2: Расставь приоритеты. Вопреки обещанной ясности груда разнородных задач, выписанная в один длинный чек-лист, может только еще больше запутать. «За что хвататься, с чего начинать?». После этапа «свалки», обязательно нужно распределить задачи по категориям и приоритетам. Существует множество методик для этих целей, одна из самых популярных — матрица Эйзенхауэра.
Матрица состоит из четырех квадрантов, которые помогают классифицировать задачи по двум критериям: важность и срочность.
- Важные и срочные задачи (квадрат A) — требуют немедленного внимания и должны быть выполнены первыми. Выдели их как приоритетные.
- Важные, но несрочные задачи (квадрат B) — важны для достижения долгосрочных целей, но их выполнение можно отложить.
- Срочные, но не важные задачи (квадрат С) — могут казаться приоритетными из-за срочности, но не приведут к долгосрочным результатам и могут отвлекать от более значимых задач.
- Неважные и несрочные задачи (квадрат D) — их можно отложить в долгий ящик, делегировать или вообще вычеркнуть из списка.
На этом этапе также стоит воспользоваться правилом двух минут — все что можно сделать за 2 минуты надо сделать прямо сейчас, потому что приоритизация и перенос этой задачи займет больше времени, чем ее выполнение.
Шаг 3: Занеси задачи с привязкой ко времени в шаблон планера на месяц или неделю. После этапа приоритизации, можем начинать составлять расписание. Начать лучше с задач, у которых уже есть конкретный дедлайн, либо установленное количество повторений. Например, ходишь в спортзал в среду и пятницу в 20:00 — заноси эту задачу в шаблон расписания на неделю.
Расстановка по местам рутинных повторяющихся задач или разовых обязательных мероприятий поможет тебе лучше понимать, каким временным бюджетом ты располагаешь. Часто нам кажется, что у нас есть куча времени, просто мы не умеем им пользоваться и сливаем впустую. Вычитая заранее все обязательные временные расходы, ты будешь видеть более реалистичную картину свободных часов каждый день, неделю или месяц.
Шаг: 4. Планирование конкретного дня. Расставив все известные в настоящий момент задачи на неделю и месяц, ты можешь перейти к заполнению шаблона расписания на день. Лучше делать это вечером накануне.
Добавляй задачи на день, опираясь на уровень приоритетности задачи. Если используешь матрицу Эйзенхауэра, то сначала выдели время для дел из квадрата А — позаботься о том, чтобы разобраться с ними в первую очередь. При этом срочные и важные задачи в идеале не должны занимать основную часть твоего расписания, иначе жизнь будет похожа на один сплошной аврал. Больше времени уделяй важным, но не срочным задачам — именно они, как правило, привязаны к твоим целям и ценностям.
Срочные, но неважные дела из квадрата C хорошо бы делегировать. Если есть такая возможность для конкретной задачи, занеси в планер, кому ты ее передашь и когда нужно это сделать. С задачами из квадрата D можно смело попрощаться и не занимать ими место в твоем планировщике.
При планировании дня пользуйся методом тайм-блокинга — выделяй отдельный блок под конкретный проект, задачу или группу задач, объединенных тематически. Например, проверку мессенджеров, входящей почты и ответы клиентам можно включить в один блок коммуникаций, выделив на него полчаса-час (смотря сколько у тебя сообщений) в течение дня. Это куда эффективнее, чем прерываться каждые 20 минут и проверять почту, сбивая фокус.
Не стремись подробно расписать вперед несколько дней. Для общего представления о задачах и обязательствах у тебя есть шаблон планера на неделю, а конкретное расписание на день имеет довольно короткий срок годности. Обстоятельства меняются слишком быстро, переносятся вчерашние задачи и т. д., не торопись забегать вперед.
Расставляя блоки в шаблоне плана на день, также сначала укажи уже занятые временные отрезки. Например, тебе требуется 1 час на дорогу до работы, 1,5 часа на обед и по 30 минут перерыва после каждой большой рабочей задачей. Отмечая это, ты помогаешь себе ориентироваться в количестве действительно свободного времени.
Оценивая время на каждый блок, всегда планируй его чуть дольше, чем кажется на первый взгляд. Люди склонны переоценивать свою скорость выполнения задач, поэтому, чтобы не создать спешку или не допустить «наложения» одной задачи на другую, создавай буферные отрезки между ними.
После заполнения шаблона на день, неделю и месяц, остается только выполнять намеченные задачи и держать план в пределах видимости. Можно также сделать несколько копий, чтобы не потерять.
Недостатки планирования на бумаге: чего не хватает аналоговым методам
Как бы нас не тянуло к традиционным и простым ручке с бумагой, в таком подходе все же есть несколько недостатков:
- нет напоминалок;
- нет навигации по задачам;
- сложно редактировать и удалять задачи;
- сложно систематизировать, отмечать приоритеты, расставлять по категориям;
- есть риск потерять свой план, пролить на него кофе и тогда придется все разрабатывать заново;
- неудобно работать в команде или с близкими, если тебе нужно поделиться с кем-то задачей или добавить к ней участников;
- в отличие от цифровых инструментов, которые всегда в телефоне или на десктопе, бумага не всегда под рукой;
- сложно планировать большое количество мелких задач, просто не хватит места на бумаге;
- повторяющиеся задачи придется переносить каждый раз вручную;
- задачи и события из календарей и почты тоже придется добавлять вручную, в отличие от цифрового планировщика, который может автоматизировать этот процесс за счет интеграций.
Как сочетать распечатанные шаблоны для планирования и цифровой планировщик
Необязательно останавливаться на чем-то одном, оба формата планирования могут при необходимости вполне комфортно уживаться и дополнять друг друга.
- Бумагу можно использовать для вдохновения — если переписывание задач на физический носитель помогает тебе находить пути их решений — пользуйся распечатками для подготовительного этапа планирования.
- В распечатанных шаблонах можно хранить только самые приоритетные задачи, которые хочется всегда держать перед глазами. На лист выпиши 3-5 главных задач на день и основные события на месяц, а остальную рутину оставь для приложения-планировщика.
- Переноси с бумажного носитель в электронный формат те задачи, которые требуют регулярных напоминалок, частых повторений или необходимости совместного доступа с коллегами.
Заключение
Готовые шаблоны для планирования подойдут любителям работать с аналоговыми инструментами и тем, кому лучше думается с ручкой в руках. Но если при этом ты все же не хочешь отказываться от всех удобств, которые несут цифровые инструменты, подумай над синергией планировщика и «бумаги». Два этих носителя могут успешно дополнять друг друга и помогут построить твою собственную систему, которая будет использовать сильные стороны каждого.
Недельный тайм-менеджмент в электронном формате:
Если требуется идеальная система планирования на день, неделю или месяц:
+ готовые шаблоны планирования недели в бумажном варианте:
Зачем нужно планирование? В хаотичном распределении своего времени, мы беремся за ненужные нам действия и снижаем продуктивность. Планирование — это расставление приоритетов на шкале времени. Например, как в расписании дня. Если Вы допустите лишние дела в расписание текущего дня, Вы будете упускать важное.
Как же правильно планировать? Начнем с планирования на день.
Техника тайм- менеджмента POMODORO
- Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
- Поставьте помидор (таймер) на 25 минут.
- Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит…
- Сделайте короткий перерыв (3-5 минут).
- После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15-30 минут).
- Максимум 4 задачи
Данный метод способствует увеличению эффективности и правильному планированию на текущий день. Но проблему неправильного распределения времени нужно решать всецело. И планировать стоит не только на день, но также и на неделю, месяц и даже год. Ниже, мы представляем планирование на день и больше, которое Вы можете скачать и распечатать.
Шаблон плана на день:
- Только важные и актуальные дела на день
- Оценивайте реальную возможность выполнения дел
- Оставляйте место для внезапных срочных дел
- Выделяйте цветом или пишите метки
- Лучше всего сначала выполнять самые сложные задачи,
а затем переходить к более легким.
Скачать шаблон на день Вы можете здесь:
Шаблон плана на неделю:
Спланировано — наполовину сделано. Вы должны видеть свои планы, чтобы понимать вектор своего движения. Планируйте в готовом шаблоне. Скачивайте по ссылке ниже и вписывайте в готовый шаблон свои дела.
Скачать шаблон на день Вы можете здесь:
Шаблон плана на месяц:
В шаблоне плана на месяц, система та же, что и в плане на день и неделю. Вписываем в каждый день, важные и актуальные задачи.
Скачать шаблон на месяц Вы можете здесь:
Шаблон планирования на 2023 год:
Если нужно распланировать все 12 месяцев, можете распечатать готовый шаблон.
Конечно, всё это здорово. Планирование в бумажном варианте, распечатал и взял с собой, чтобы не забыть о своих делах. Но не будем забывать, что сейчас очень быстро развиваются технологии, и планирование в их числе. Если Вы хотите решать свои дела, и составлять свой план в разы быстрее, здесь подойдет альтернативный планировщик, в электронном формате.
Планировщик LeaderTask
- Ваши данные всегда под рукой
- Позволяет любые перестановки задач
- Перенос дат
- Планирование на день, неделю, месяц и больше
- Напоминания
- Создание любых категорий для плана
- Задачи в фокусе
- Метки: важно, срочно, внимание
- Обозначение задач цветом
- Удаление задач
- Статус выполнения задач
- Перенос задач со статусом «Просрочено»
- Регулярные напоминания
- Прикрепление файлов, ссылок, изображений
- Дополнительные внесения изменений
Новая альтернатива бумажному планировщику
Будьте осторожны, планирование в LeaderTask, ведёт к эффективности!