Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.
Ключевые характеристики актов
Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:
- Ревизии и различные исследования.
- Инвентаризация.
- Испытание новой техники.
- Передача ТМЦ.
- Передача дел новому руководителю.
- Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.
Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.
Разновидности актов
Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:
- О списании активов.
- О приеме-передаче активов/работ/документов.
- О проверках техники/ итогов работы.
- Об осмотрах.
- О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
- Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
- Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
- Об испытаниях оборудования/образцов.
- О ликвидации учреждения.
- О ревизии/инвентаризации.
- О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.
Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.
Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины
Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:
- Неисполнение своих обязанностей.
- Невыполнение распоряжений руководителя.
- Прогулы.
- Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.
Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:
- О прогуле.
- Об отказе в предоставлении объяснений.
Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.
Особенности оформления актов
Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:
- Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
- Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.
Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.
Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.
Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:
- Прием-сдача ценностей и документов.
- Инвентаризация.
- Расследование ЧП.
Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.
Что должно содержаться в документе?
Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:
- Дата и место оформления документа.
- ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
- Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
- Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
- Объяснения, данные работником касательно нарушения.
- Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
- Подписи лиц, оформлявших акт.
- Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.
Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.
Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.
Дополнительные требования к оформлению
Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:
- Наименование фирмы.
- Наименование документа (акт).
- Номер.
- Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
- Подписи.
- В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.
К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок.
В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций).
Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1, в которых разъясняются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
- фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
- чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2, каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
- для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
- поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
- на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
- как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
- в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
- текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
- результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.
Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) 3.
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
- Государственный герб Российской Федерации или
- герб субъекта Российской Федерации,
- эмблема, товарный знак.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
- в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
- в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного…
Как составить идеальный акт на оказание услуг
Расходы в бухгалтерском и налоговом учете можно списать на основании правильно оформленной первичной документации. И если с товарными накладными все более-менее понятно, то с актами на оказание услуг нередко возникают проблемы. В статье эксперт поделится советами о составлении идеального акта.
Факт оказания услуг или выполнения работ отражается в акте. Лишь в одном случае законодательство разрешает не составлять акт — в случае передачи имущества в аренду (письма Минфина РФ от 15.06.2015 № 03-07-11/34410 и от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764). Если в договоре на аренду нет требования ежемесячно выставлять арендатору акт на оказание услуг, подтвердить расходы можно на основании акта передачи имущества. Чтобы подстраховаться, в договоре лучше прописать отдельной строкой, что стороны не подписывают ежемесячные акты.
Организации и ИП вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов. Также они могут воспользоваться унифицированными формами. Для принятия расходов по услугам или работам не существует унифицированной формы. Поэтому такой акт должна разработать компания, оказывающая услуги. Заказчику нужно обязательно проверить такой документ на соответствие всем требованиям законодательства. Ниже разберем основные признаки идеального акта.
Обязательные реквизиты
Так как акт является первичным документом, в нем должны присутствовать все обязательные реквизиты, поименованные в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ (п. 2 ст. 9):
- название документа. Здесь можно прописать общее название – акт об оказанных услугах – или указать вид услуги прямо в заголовке документа — акт об оказании услуг по разработке макета;
- дата составления;
- наименование исполнителя;
- описание оказанных услуг (выполненных работ);
- стоимость. На практике принято указывать стоимость цифрами и прописью в рублях и копейках. Компании на ОСНО также в акте указывают сумму НДС;
- должности лиц, которые подписывают акт со стороны исполнителя и заказчика;
- личные подписи лиц, совершивших сделку.
Закон о бухучете не содержит требования об указании в первичке заказчика. Но безопаснее включить его наименование в акт, чтобы было ясно, кому оказаны услуги. В противном случае у налоговиков возникнут вопросы и сомнения.
Закон о бухучете предписывает указание не только денежных измерителей, но и натуральных. То есть, помимо стоимости услуги, следует указать ее измерение в натуральном выражении (часы, сутки, количество вагонов и т.п.). Если услугу невозможно измерить, можно не указывать натуральную величину (право выбора прописано в пп.5 п. 2 ст. 9 402-ФЗ).
Содержание услуги
Описание услуги — важная часть акта, ведь именно по ее содержанию можно определить правомерность списания суммы в расходы предприятия.
Чем подробнее будет изложена суть услуги (работы), тем безопаснее для налогоплательщика. У налоговой службы вероятнее всего возникнут вопросы, если вместо описания услуги, они увидят краткую фразу «Услуги по договору № __ от __».
Судебная практика относительно описания услуг не всегда складывается в пользу компаний. Суды поддерживают налоговиков и требуют детального описания (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № А42-7952/2012, Уральского округа от 06.09.2013 № А76-16958/2012 округов).
Если не принять во внимание эти доводы, есть риск потерять часть расходов (налогоплательщик не сможет уменьшить облагаемую базу на такие затраты).
Но есть и положительные судебные решения. Суды разрешают принять расходы, если подробное описание услуги есть в договоре (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17.05.2016 № А32-6796/2014). Минфин РФ также придерживается этой позиции (письмо от 09.04.2014 № 02-06-10/16186).
В акте целесообразно указать подробное описание услуги, номер и дату договора, период оказания услуги. Например, так: услуги по организации доставки товара за май 2016 года согласно договору № 1 от 01.01.2016.
Также нужно следить за тем, чтобы дата акта соответствовала периоду оказания услуги. Если в акте прямо сказано, что услуга за август, акт нужно датировать этим месяцем. При выставлении такого акта в сентябре расходы нужно принять в месяце их фактического совершения — в августе.
Такую позицию поддерживает Минфин РФ (письмо от 27.07.2015 № 03-03-05/42971). Руководствоваться этим письмом ФНС рекомендовала и всем инспекциям (письмо от 21.08.2015 № ГД-4-3/14815@).
Данные, указанные в акте, должны совпадать с информацией в договоре
Наименование услуги и стоимость, указанные в договоре, должны быть идентичны подобным показателям в акте на оказание услуг. Если в договоре речь идет об услугах по доставке и выгрузке товаров, в акте тоже стоит отметить это же наименование. Если указать в наименовании транспортные услуги, у налоговиков могут возникнуть вопросы.
Подобная ситуация несоответствия может сложиться из-за повышения цен на услуги (в договоре одна цена, в акте – другая). В случае увеличения стоимости необходимо оформить дополнительное соглашение к основному договору.
Право подписи акта
В крупных компаниях право подписи первичных документов чаще всего доверяется уполномоченным лицам. Их имена не указаны в договоре оказания услуг. Чтобы подтвердить полномочия подписантов, следует запросить у заказчика соответствующие приказы или доверенности.
В акте также нужно указать ФИО лица, которое ставит свою подпись. Дополнительным преимуществом станет указание реквизитов приказа на право подписи или доверенности.
Проверить полномочия директора, указанного в договоре, можно самостоятельно с помощью выписки из ЕГРЮЛ.
Оттиск печати не обязателен
Печать не относится к обязательным реквизитам первички, а с 07.04.2015 от ее использования и вовсе можно отказаться (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). На практике же печать служит весомым доказательством совершения сделки.
Именно поэтому отсутствие печати в акте со стороны исполнителя лучше подтвердить какими-либо документами. Это может быть письмо исполнителя об отказе от печати в произвольной форме или копия устава.
Кроме того, соответствующую отметку об отсутствии печати можно сделать в акте на оказание услуг.
Согласование формы акта в договоре
Чтобы акт соответствовал всем требованиям законодательства, его бланк можно согласовать в договоре. При необходимости в бланк можно внести недостающие реквизиты и уже после этого подписать договор.
Если форма акта не зафиксирована в договоре, нужно тщательно проверять акт на соответствие букве закона. При выявлении неточностей лучше переделать акт.
Скачать образец акта об оказании услуг
Скачать образец акта на выполнение работ
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е. А.
Заключая любой договор, вам необходимо согласовать с партнером все существенные и дополнительные условия.
Если предметом договора является передача определенного имущества, либо выполнение работ (услуг), то следует подготовить акт приема-передачи. Как его правильно составить — расскажем далее.
Что такое акт приема-передачи?
В законе отсутствует официальное понятие акта приема-передачи. Однако на его оформление указывается практически по любым видам сделок или договоров.
Он составляется в следующих случаях:
- если между сторонами заключен договор купли-продажи товаров, предметов или объектов — подтверждает фактическую передачу покупателю, а также указывает на отсутствие или наличие претензий к качеству;
- при передаче заказчику результата выполненных работ или оказанных услуг — является основанием для оплаты работ и услуг, если заказчик подтвердит отсутствие претензий к качеству;
- если договор не был заключен, то акт может составляться в случаях, когда закон разрешает совершение сделок в устной форме.
Акт приема-передачи фиксирует переход объекта или результата оказанных услуг к покупателю или заказчику.
Как правило, подписание акта происходит в присутствии сторон договора. Исключение составляют случаи, когда товар передается покупателю через посредников (например, транспортные компании), а подписанный акт возвращается продавцу после заполнения.
Обязателен ли акт приема-передачи?
В большинстве случаев, закон не устанавливает такого требования. Пункт о фактической передачи вещи можно включить в текст договора.
Однако для отдельных видов договоров оформление акта является обязательным условием (например, при передаче готового объекта по договору долевого строительства).
Акт приема-передачи не рассматривается законом как правоустанавливающий документ — стороны могут самостоятельно определять перечень его условий.
Как составить акт приема-передачи?
Так как он является документом, то составляется в письменной форме. Типовой образец акта приема-передачи законом не утвержден. Однако он должен содержать следующие сведения:
-
Дату и место составления
Этот пункт зависит от условий договора (например, товар может передаваться по месту нахождения продавца или покупателя).
-
Реквизиты сторон
Заполняются в соответствие с условиями договора, а при подписании документа представителями сторон — указываются данные доверенности.
-
Предмет
Стороны указывают, какой предмет (объект) или результат выполнения заказа передается покупателю, арендатору, заказчику или иному лицу.
-
Описание предмета
Следует включить описание передаваемого товара или результата работы, с указанием на наличие или отсутствие претензий. Эти сведения заполняются по результатам обоюдного или одностороннего осмотра предметов или оценки результата выполнения работ (услуг).
Акт приема-передачи в обязательном порядке скрепляется подписями сторон или их представителей.
Какие пункты можно включить в акт приема-передачи?
Поскольку закон не содержит единой формы этого документа, в его содержание можно включать иные пункты. Например, акт приема-передачи:
- автомобиля — содержит информацию о технических характеристиках машины, передаваемых госномерах и т.д.;
- оборудования — дополняется пунктом о предоставлении покупателю всей технической документации;
- выполненных работ — при наличии выявленных недостатков может содержать условие о снижении цены или о сроке устранения недоделок.
Помимо совершения сделок, акт может использоваться для временной передачи имущества или ценностей. Например, акт приема-передачи помещения для аренды может содержать описание технического состояния объекта, перечень предметов мебели и оборудования, которые арендатор получит на весь срок пользования.
Если передаются материальные ценности, то документ составляется на предприятии с участием лиц, уполномоченных на ответственное хранение, распоряжение или транспортировку товаров, продукции или иного имущества.
При передаче обязанностей новому сотруднику или увольнения с должности составляется акт приема-передачи документов, связанных с исполнением трудовых обязанностей.
Образец акта приема-передачи выполненных работ
akt-priema-peredachi-vypolnennyh-rabot.docx ≈ 346 КБ
Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!
Скачать образец
Образец акта приема-передачи квартиры в новостройке
akt-priema-peredachi-kvartiry-v-novostroyke.docx ≈ 14 КБ
Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу!
Скачать образец
Где применяется акт приема-передачи?
Этот документ является одним из доказательств при предъявлении претензий о количестве или качестве товара (работы, услуги), а также при урегулировании возникшего спора. Кроме того, акт фиксирует дату фактической передачи, подтверждая соблюдение договорного срока.
Акт приема-передачи является приложением к договору и подтверждает соблюдение или нарушение его условий.
Выделим наиболее распространенные случаи применения и использования акта приема-передачи к договору:
- является основанием для перечисления денежных средств поставщику, исполнителю или продавцу. Если по условиям договора был уплачен аванс, на основании акта перечисляется остаток оговоренной суммы;
- если гражданину передается жилая недвижимость — является основанием для представления льготной ставки по ипотечному кредитованию или имущественного вычета;
- подписанный акт приема-передачи работ или товара, если в нем содержится пункт об отсутствии претензий по качеству и срокам, позволит поставщику или исполнителю взыскать оплату по договору в принудительном порядке.
Если передающая сторона сознательно не указала в акте на имеющиеся недостатки товара или услуг, при их выявлении договор может быть расторгнут. В этом случае документ следует приложить к исковому заявлению вместе с актом о выявленных недостатках.
Резюме
Хотя акт приема-передачи далеко не всегда является обязательным документом при заключении договора, его составление позволит зафиксировать момент поступления объекта во владение покупателя или заказчика. Он является приложением к договору, позволяя оплатить поставленный товар или выполненные работы.
Если вы испытываете трудности при составлении акта приема-передачи, рекомендуем ознакомиться с представленными на нашем сайте образцами.
Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт
Продолжаем цикл статей о создании документов в соответствии с последними требованиями законодательства. В этом номере детально рассмотрим акты – документы, которые составляют с целью фиксации какого-либо факта или ситуации.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события[1].
Порядок оформления, создания структуры и размещения реквизитов акта зафиксированы в следующих делопроизводственных документах:
1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция), пп. 3.51 – 3.57, Приложение № 7;
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);
3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[3] (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016), пп. 5.9, Приложение № 8.
РЕКВИЗИТЫ АКТА
Приведенные в Таблице 1 реквизиты (за исключением реквизитов 19 «Отметка о приложении», 16 «Гриф утверждения документа» и 24 «Печать») являются обязательными при оформлении акта. Прокомментируем особенности их оформления.
Текст акта
Согласно п. 5.9 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть акта содержит основание для составления и сведения о составителях.
При оформлении основания используют слово «Основание», ставят двоеточие и в именительном падеже записывают документ или событие, послужившее причиной создания документа. Основанием для составления акта может быть:
- нормативный правовой документ;
- локальный нормативный акт организации;
- распорядительный документ организации (приказ, распоряжение);
- факт или событие. При этом основание акта можно сформулировать так:
Основание: доставка в ООО «Альтернатива» сопроводительного письма с отсутствующими приложениями к нему.
После основания с новой строки пишут слово «Составлен», ставят двоеточие и перечисляют составителей документа. Акт могут составлять как члены какой-либо комиссии, так и работники организации, не состоящие ни в какой комиссии. В первом случае после двоеточия записывают словосочетание «комиссией в составе» и перечисляют ее членов в родительном падеже. Во втором случае составителей акта перечисляют сразу после двоеточия в творительном падеже. При этом необходимо, чтобы хотя бы один из них являлся должностным лицом.
О СОСТАВЕ КОМИССИИ
Комиссия – это коллегиальный орган организации, состав которого должен быть установлен в ЛНА. Например, состав комиссии, уничтожающей печать, должен быть зафиксирован в положении о печатях, а состав дисциплинарной комиссии – в положении о соблюдении трудовой дисциплины.
Общие правила указания составителей акта:
- составителей акта перечисляйте в иерархическом порядке их должностей. Фамилии работников, занимающих равные должности, указывайте в алфавитном порядке;
- если акт составляют члены какой-либо комиссии, сначала указывайте ее председателя, а затем всех остальных в алфавитном порядке;
- если акт составляют работники из разных организаций, указывайте наименования их организаций:
Составлен: председателем ТСЖ «Наш дом» Николенко К.В., старшим контролером ООО «Энергия» Цветковой А.А.
- если все составители акта работают в одной организации, не указывайте ее наименование.
Также в акте можно зафиксировать сведения о присутствующих при событии лицах. Составителями они не являются, но или имеют прямое отношение к ситуации, или призываются в качестве свидетелей. Обычно эти сведения указывают после сведений о составителях:
Составлен: начальником отдела делопроизводства ООО «Ласточка» Мироновой А.Н., помощником генерального директора ООО «Ласточка» Пироговой С.Г., офис-менеджером ООО «Ласточка» Исаевой О.М.
в присутствии курьера ООО «Апельсин» Лапиной А.Н.
Основная (констатирующая) часть акта должна содержать установленные факты актируемого события. Также в ней можно изложить какие-либо решения и рекомендации.
Из-за бесчисленного множества видов актов можно дать лишь одну рекомендацию по оформлению основной части: описывайте событие настолько точно, насколько это возможно. Акт не должен содержать оценочные комментарии. Только факты!
При составлении любых документов не всегда легко подобрать нужные слова, однако в описании актируемого события мудрить не нужно: составители должны фиксировать только очевидную информацию. Рассмотрим случай из практики. При проверке наличия дел в подразделении легко спутать отсутствие и утрату документов. Например, при проверке наличия и состояния дел структурного подразделения не нашлось несколько дел. При составлении акта комиссия может использовать два термина: утрата или отсутствие. Утрата документов – это их подтвержденное исчезновение без возможности восстановления. При проверке комиссия еще не знает, действительно ли документы утрачены: может, кто-то просто не положил их на место или их позаимствовали без предупреждения коллеги из другого отдела. Это выяснится позже. В момент проверки комиссия понимает только то, что документов нет, поэтому должна использовать в акте слово «отсутствие», а не «утрата».
После установленных фактов в акте могут зафиксировать принятые по ситуации решения:
Принято решение: письмо с неполным пакетом документов не принимать, вернуть отправителю.
Помимо решений, в акте могут быть изложены какие-либо рекомендации:
Рекомендовано: внести изменения в приказ от 12.08.2017 № 145 «О назначении работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях филиала “Северный”» АО «Компас» о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля.
Завершают текст акта сведениями о количестве экземпляров составленного документа и месте их нахождения. Каждой стороне акта следует выдать по одному экземпляру документа, если в нормативных документах относительно конкретного вида акта не указано иное.
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).
[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[3] ВНИИДАД, 2018 (с изм. от 15.03.2019).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2020.
Узнать больше:
Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт
Продолжаем цикл статей о создании документов в соответствии с последними требованиями законодательства. В этом номере детально рассмотрим акты – документы, которые составляют с целью фиксации какого-либо факта или ситуации.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события[1].
Порядок оформления, создания структуры и размещения реквизитов акта зафиксированы в следующих делопроизводственных документах:
1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция), пп. 3.51 – 3.57, Приложение № 7;
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016);
3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[3] (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016), пп. 5.9, Приложение № 8.
РЕКВИЗИТЫ АКТА
Приведенные в Таблице 1 реквизиты (за исключением реквизитов 19 «Отметка о приложении», 16 «Гриф утверждения документа» и 24 «Печать») являются обязательными при оформлении акта. Прокомментируем особенности их оформления.
Текст акта
Согласно п. 5.9 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть акта содержит основание для составления и сведения о составителях.
При оформлении основания используют слово «Основание», ставят двоеточие и в именительном падеже записывают документ или событие, послужившее причиной создания документа. Основанием для составления акта может быть:
- нормативный правовой документ;
- локальный нормативный акт организации;
- распорядительный документ организации (приказ, распоряжение);
- факт или событие. При этом основание акта можно сформулировать так:
Основание: доставка в ООО «Альтернатива» сопроводительного письма с отсутствующими приложениями к нему.
После основания с новой строки пишут слово «Составлен», ставят двоеточие и перечисляют составителей документа. Акт могут составлять как члены какой-либо комиссии, так и работники организации, не состоящие ни в какой комиссии. В первом случае после двоеточия записывают словосочетание «комиссией в составе» и перечисляют ее членов в родительном падеже. Во втором случае составителей акта перечисляют сразу после двоеточия в творительном падеже. При этом необходимо, чтобы хотя бы один из них являлся должностным лицом.
О СОСТАВЕ КОМИССИИ
Комиссия – это коллегиальный орган организации, состав которого должен быть установлен в ЛНА. Например, состав комиссии, уничтожающей печать, должен быть зафиксирован в положении о печатях, а состав дисциплинарной комиссии – в положении о соблюдении трудовой дисциплины.
Общие правила указания составителей акта:
- составителей акта перечисляйте в иерархическом порядке их должностей. Фамилии работников, занимающих равные должности, указывайте в алфавитном порядке;
- если акт составляют члены какой-либо комиссии, сначала указывайте ее председателя, а затем всех остальных в алфавитном порядке;
- если акт составляют работники из разных организаций, указывайте наименования их организаций:
Составлен: председателем ТСЖ «Наш дом» Николенко К.В., старшим контролером ООО «Энергия» Цветковой А.А.
- если все составители акта работают в одной организации, не указывайте ее наименование.
Также в акте можно зафиксировать сведения о присутствующих при событии лицах. Составителями они не являются, но или имеют прямое отношение к ситуации, или призываются в качестве свидетелей. Обычно эти сведения указывают после сведений о составителях:
Составлен: начальником отдела делопроизводства ООО «Ласточка» Мироновой А.Н., помощником генерального директора ООО «Ласточка» Пироговой С.Г., офис-менеджером ООО «Ласточка» Исаевой О.М.
в присутствии курьера ООО «Апельсин» Лапиной А.Н.
Основная (констатирующая) часть акта должна содержать установленные факты актируемого события. Также в ней можно изложить какие-либо решения и рекомендации.
Из-за бесчисленного множества видов актов можно дать лишь одну рекомендацию по оформлению основной части: описывайте событие настолько точно, насколько это возможно. Акт не должен содержать оценочные комментарии. Только факты!
При составлении любых документов не всегда легко подобрать нужные слова, однако в описании актируемого события мудрить не нужно: составители должны фиксировать только очевидную информацию. Рассмотрим случай из практики. При проверке наличия дел в подразделении легко спутать отсутствие и утрату документов. Например, при проверке наличия и состояния дел структурного подразделения не нашлось несколько дел. При составлении акта комиссия может использовать два термина: утрата или отсутствие. Утрата документов – это их подтвержденное исчезновение без возможности восстановления. При проверке комиссия еще не знает, действительно ли документы утрачены: может, кто-то просто не положил их на место или их позаимствовали без предупреждения коллеги из другого отдела. Это выяснится позже. В момент проверки комиссия понимает только то, что документов нет, поэтому должна использовать в акте слово «отсутствие», а не «утрата».
После установленных фактов в акте могут зафиксировать принятые по ситуации решения:
Принято решение: письмо с неполным пакетом документов не принимать, вернуть отправителю.
Помимо решений, в акте могут быть изложены какие-либо рекомендации:
Рекомендовано: внести изменения в приказ от 12.08.2017 № 145 «О назначении работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях филиала “Северный”» АО «Компас» о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля.
Завершают текст акта сведениями о количестве экземпляров составленного документа и месте их нахождения. Каждой стороне акта следует выдать по одному экземпляру документа, если в нормативных документах относительно конкретного вида акта не указано иное.
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).
[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[3] ВНИИДАД, 2018 (с изм. от 15.03.2019).
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2020.
