Как лучше всего составить график

Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.

В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.

1. Спонтанное планирование

Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.

И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.

Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачах и т. д.

Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от тайм-менеджмента.

Подробнее: Спонтанное планирование

2. Метод самой важной задачи

Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачу и т. д. Записывать задачи не обязательно.

Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.

Подробнее: Метод СВЗ

3. Простой список дел

Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.

Это очень простая, но в то же время самая важная техника тайм-менеджмента. Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.

Подробнее: Список дел на день

4. Метод Айви Ли

Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.

Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.

Подробнее: Метод Айви Ли

5. Метод 1-3-5

Планируйте на день только девять задач:

• Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
• Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
• Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.

Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.

Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.

Подробнее: Метод 1-3-5

6. Метод трех результатов

Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.

Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.

Подробнее: Метод 3 результатов в Agile Results

7. Энергетический список

Составьте список дел и разделите дела на три группы:

• Очень трудные задачи.
• Задачи средней сложности.
• Легкие задачи.

Например:

Метод помогает выстраивать работу исходя из своего самочувствия. Если вы хорошо себя чувствуете, займитесь самыми трудными задачами. Если устали, переключитесь на легкие дела.

Подробнее: Энергетический список

8. Обязательно — Желательно — Не обязательно

Разбейте задачи в своем списке на три группы:

• Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня.
• Дела, которые желательно сделать сегодня, но при необходимости можно перенести на завтра.
• Дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать совсем.

Например:

Этот метод помогает преодолеть страх перед большим списком задач. Мы видим, что по-настоящему обязательных дел в нашем списке не так уж и много, и перестаем нервничать.

Подробнее: Обязательно — Не обязательно

9. Относительное расписание

Составьте список своих занятий на сегодня и запишите, сколько времени вы планируйте на них потратить. Время работы можно отмерять с помощью часов или таймера.

Обратите внимание: здесь мы планируем скорее не отдельные задачи, а занятия, то есть виды деятельности.

Метод подходит для тех случаев, когда мы хотим выполнить некую «дневную норму» невзирая на обстоятельства.

Подробнее: Относительное расписание

10. Недельный спринт

Суть этой методики в том, чтобы планировать задачи не на день, а сразу на всю неделю. Запишите все результаты, которых вы хотите достичь к концу предстоящей недели, и расположите их в порядке приоритетности.

Именно этим списком и нужно будет пользоваться в течение каждого дня недели. Мелкие повседневные задачи можно планировать отдельно или же не планировать вообще.

Это техника приучает нас мыслить масштабно. Мы ориентируемся на самые крупные задачи и сразу стремимся получить максимальный результат.

Подробнее: Недельный спринт

11. Автофокус

Суть метода заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:

1. Записываем все свои текущие задачи в блокнот и работаем с этим блокнотом постранично. Новые задачи добавляем в конец записей.

2. Просматриваем страницу и выбираем задачу, которая кажется нам наиболее привлекательной.

3. Выполняем задачу, пока нам это нравится, а затем ее вычеркиваем. Если не доделали задачу, записываем ее снова, но уже в конец списка.

4. Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.

Метод помогает выполнить большой объем работы фактически без самопринуждения. Однако он не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.

Подробнее: Автофокус

12. Матрица Эйзенхауэра

Составьте список дел и рассортируйте их по важности и срочности. Для этого используйте вот такую табличку:

В первую очередь выполняйте задачи из квадрата, А (важно — срочно), а в последнюю — из квадрата D. При этом старайтесь потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.

Подробнее: Матрица Эйзенхауэра

13. Метод АБВГД (оценка последствий)

Составьте список задач и разбейте его на пять групп:

• А — самые важные дела, имеющие серьезные последствия для нашей жизни или работы.
• Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие серьезные, как у задач А.
• В — дела, которые нам хотелось бы сделать, но которые не влекут за собой особых последствий.
• Г — дела, которые можно делегировать, то есть передать другим. Если вы не руководитель, таких дел у вас может вообще не быть.
• Д — то, что лучше не делать совсем.

Если задач в группах, А и Б много, нумеруем их в порядке важности: А1, А2 и т. д. Задачи выполняют начиная с А1.

Эта техника разработана американским бизнес-тренером Брайаном Трейси. Она помогает нам сосредоточиться на тех делах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.

Подробнее: Метод АБВГД

14. Техника Pomodoro

Попробуйте выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:

1. Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот интервал называет «помидором»).
2. После того как таймер прозвенел, ставим рядом с задачей крестик.
3. Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха. После звонка возвращаемся к работе.
4. Если задача закончена, вычеркиваем ее из списка и переходим к новой задаче.
5. После каждых 4 «помидоров» делаем большой перерыв на 20–30 минут.

Крупные задачи, требующие больше 5-7 «помидоров», желательно разбивать на подзадачи. Маленькие задачи объединяют в серии, чтобы получился один «помидор».

Методика хорошо подходит для индивидуальной работы. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает наш уровень концентрации на задачах.

Подробнее: Техника Pomodoro

15. Блочное расписание

Суть этой методики в том, чтобы выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Мы выстраиваем свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Например, зарядку и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье посуды и протирание пыли — в блок «Уборка».

Задачи для каждого блока записывают отдельно. Мы как бы составляем свой список дел для каждого вида деятельности.

Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания. Сами блоки у нас обычно остаются неизменными: меняются только наполняющие их задачи.

Подробнее: Блочное планирование

16. Жестко-гибкий план дня

Разбейте свои задачи на две группы:

• Жесткие, привязанные к конкретному времени.
• Гибкие, которые можно выполнить когда угодно.

Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняют в порядке их важности в «окнах» между жесткими делами.

Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.

Подробнее: Жестко-гибкое планирование

17. Антирасписание

Жестко запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, досуг, развлечения. Остальные задачи выполняйте в «окнах» между этим блоками, фиксируя каждые 30 минут непрерывной работы.

Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.

Подробнее: Антирасписание

18. Простое расписание

Составьте список дел, определите порядок их выполнения и привяжите каждую задачу к конкретному времени.

Расписание помогает максимально контролировать доступное время, помогает избегать спешки, нерешительности и прокрастинации.

Этот метод планирования дня кажется простым, но на самом деле он довольно трудоемкий. Нам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается из-за непредвиденных обстоятельств.

Подробнее: Как составить расписание на один день

19. АБВ-анализ

Распределите доступное время так, чтобы большая его часть приходилась на самые главные задачи. Для этого составьте список дел, расположите дела в порядке их важности (см. метод Айви Ли) и разделите их на три группы:

• Группа, А: Первые 15% задач. На них отводят 65% доступного времени.
• Группа Б: Следующие 20% задач. На них отводят 20% времени.
• Группа В: Оставшиеся 65% задач. Это второстепенные задачи, на которые отводят оставшиеся 15% времени.

Время и число задач можно округлять в любую удобную сторону.

Этот метод помогает более точно расставлять приоритеты. Мы тратим на каждое занятие ровно столько времени, сколько оно заслуживает.

Подробнее: АБВ-анализ

Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре. План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:

1. Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.

2. Теперь подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% доступного времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и форс-мажоры.

3. Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. Во-первых, расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. Во-вторых, максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.

Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.

Подробнее: Метод «Альпы»

Несколько советов

1. «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.

Это не так. Зачастую простой метод Айви Ли может оказаться для нас более полезным, чем сложный метод «Альпы». А в некоторых случаях лучше вообще не планировать день и пользоваться методом «самой важной задачи».

2. К любой технике нужно привыкнуть. Если что-то у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день по-другому, вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.

3. Не используйте чуждые вам методы. Некоторые способы планирования могут подходить нам формально, но при этом абсолютно не соответствовать нашему характеру.

Например, людей с рациональным складом ума техника «Автофокус» будет только раздражать. Однако эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.

4. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод «1-3-5» у вас запросто может превратиться в метод «1-2-3» и это нормально. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать каким-то стандартам, а в том, чтобы получать пользу.

5. Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении. Без соблюдения этого принципа наша жизнь превращается в бесконечное топтание на месте.

6. Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Зачастую нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.

7. Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы досуга (см. Как правильно отдыхать). Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.

Поделиться:

Всем приходится так или иначе выделять время для работы, но способы, которыми люди организуют режим дня, чтобы справляться с делами, бесконечно разнообразны.

Мейсон Карри написал об этом целую книгу — «Режим гения. Распорядок дня великих людей». Мы выбрали 20 самых интересных правил режима дня великих людей, которые вдохновят и помогут успевать больше.

1. Следовать распорядку дня

«Для интеллигентного человека рутина – признак амбиций», – писал английский поэт Уистен Хью Оден в 1958 году. Если так, то Оден отличался редким честолюбием, ибо трудно себе представить более пунктуального человека: пунктуальность была его идеей фикс, и всю жизнь он жил по строжайшему расписанию.

«Он постоянно сверяет часы, – отметил человек, побывавший в гостях у Одена. – Еда, выпивка, работа, покупки, разгадывание кроссворда, прибытие почты – все рассчитано по минутам и сопровождается неизменными ритуалами».

Оден верил, что подобного рода казарменная строгость необходима для его творчества, он как бы приучал музу к расписанию дня.

«Современный стоик, – писал он, – знает, что лучший способ обуздать страсть – это обуздать время: определить, что ты хочешь или должен делать в течение дня, и делать это всегда в один и тот же момент каждый день, и тогда страсти не причинят тебе вреда».

Составляя план на день, выделите для повторяющихся задач одно и то же время. Чтобы не забывать, поставьте будильники на телефоне или напоминания. Как только привыкните к такому режиму дня, вам потребуется гораздо меньше силы воли, чтобы выполнять намеченное.

2. Новый режим дня для новых проектов

Американский писатель Николсон Бейкер любил экспериментировать с расписанием дня.

«Вот что я выяснил насчет расписания, – делился он. – Главное – чтобы оно было новым. Каким угодно, произвольным. Можешь сказать себе: отныне я буду писать только на задней веранде, сидя в резиновых тапочках, и начинать буду с четырех часов вечера. Пожалуйста – если это что-то новенькое, сработает эффект плацебо и поможет работать.

Даже если это не совсем так, всегда приятно бодрит – выдумать себе новый режим. Мне приходится делать это для каждой книги, всякий раз что-нибудь новенькое».

Первую свою книгу «Бельэтаж» Бейкер сочинял, работая в различных компаниях в Бостоне и Нью-Йорке. Писал он по большей части во время обеденного перерыва, выжимая максимум из «блаженного и чистого часа свободы» посреди дня, набрасывая заметки для романа.

3. Посвящать каждую неделю одной привычке

Знаменитый «план Бенджамина Франклина», который великий просветитель включил в свою «Автобиографию», предусматривал достижение морального совершенства за 13 недель. Каждая неделя посвящалась одной конкретной добродетели – умеренности, опрятности, терпению и так далее, а все отступления от добродетели фиксировались в календаре.

Франклин был уверен: если он сумеет на протяжении недели хранить верность избранному качеству, это войдет в привычку и можно будет перейти к следующей добродетели, причем каждый раз он будет допускать все меньше отступлений от идеала. Проступки отмечались черными точками в календаре, покуда преображение не завершалось, после чего, думал Франклин, ему потребуется лишь периодический «осмотр и ремонт» укоренившейся морали.

Выберите несколько полезных привычек, которые вы хотите приобрести. Например, ложиться спать до 23 часов вечера, соблюдать режим дня, начинать утро с зарядки, гулять перед сном и т.п. Если вы хотите избавиться от вредных привычек, используйте тот же принцип.

4. Делать самое важное с утра

За без малого 92 года своей жизни Сомерсет Моэм опубликовал 78 книг. Он писал по три-четыре часа каждое утро, назначив себе норму от 1000 до 1500 слов. Работа начиналась прежде, чем он усаживался за стол: первые две фразы он продумывал, лежа в ванне. Когда он принимался за работу, ничто не должно было его отвлекать. Моэм не считал возможным сочетать работу и любование пейзажами, он всегда ставил стол против глухой стены.

Еще один поклонник «утреннего» распорядка — английский поэт Уистен Хью Оден. Поэт вставал в начале седьмого утра, варил кофе и поспешно усаживался работать, лишь несколько минут уделив кроссворду. Лучше всего ему удавалось сосредоточиться с 7.00 до 11.30, и он старался извлечь как можно больше из этих утренних часов.

Если хотите написать книгу, заняться саморазвитием или успешно справиться с самыми важными задачами, попробуйте посвящать этому время с самого утра. В течение дня могут появятся неотложные дела и придется нарушить свой план на день, однако важные задачи не пострадают, потому что вы уделили им время в первую очередь.

5. Подарить себе два утра

Николсону Бейкеру так нравились ощущения от работы по утрам, что он разработал стратегию, позволяющую втиснуть два утра в один день.

«Обычный мой день начинается с того, что я просыпаюсь в четыре или в полпятого, – рассказывает он. – Я что-то пишу, иногда пью кофе, иногда обхожусь без него. Пишу примерно полтора часа, и тут меня смаривает сон. Тогда я возвращаюсь в постель и просыпаюсь около половины девятого».

Наступает второе утро: Бейкер болтает с женой, снова пьет кофе, съедает бутерброд с арахисовым маслом и джемом и возвращается к работе, но теперь уже к «дневной» – печатает заметки для документальных произведений, расшифровывает интервью или же редактирует то, что успел набросать с утра.

Поклонники утренней работы могут посвящать первые часы дня делам, а потом ненадолго возвращаться в кровать, чтобы проснуться с близкими и провести спокойное «второе» утро в кругу семьи. Такой режим дня позволит успевать больше и находить время для себя.

6. Работать только половину дня

Друг детства отмечает, что Франц Шуберт «каждое утро в шесть часов садился за стол и сочинял непрерывно до часу дня». Затем расписание дня становилось менее строгим. Тот же друг пишет: «Шуберт никогда не работал во второй половине дня; отобедав, он отправлялся в кофейню, пил небольшими порциями черный кофе, курил час-другой и читал газеты».

Летом композитор часто отправлялся на затяжные прогулки по окружающим Вену лесам и полям.

Шуберт был очень производительным. Великий композитор написал около 600 песен, а его вальсы составляют большую долю среди 400 танцев, написанных для игры на фортепиано в 4 руки.

В качестве эксперимента можно выделить один рабочий день в неделю, когда вы будете работать до обеда, а все остальное время посвящать отдыху. Такой распорядок дня позволит вовремя отдыхать, сохраняя максимальный уровень продуктивности.

Если у вас есть возможность организовать распорядок дня так, чтобы уделять работе время только в первой половине дня, это будет интересный эксперимент. Другой вариант — делать самые важные задачи в первой половине дня, чтобы после обеда план дня был более расслабленным.

7. Регулярно делать перерывы

Американский композитор Стив Рейч считал, что перерывы очень важны. Он писал: «Два часа работы – потом чашка чая или, например, сходить в магазин для передышки, – рассказывает он. – После перерыва я возвращаюсь к работе, но сами перерывы очень плодотворны, особенно если надо попутно решить какую-то задачу.

Не стоит пытаться незамедлительно решать проблемы, лучше переключиться на что-то другое – не всегда, но часто решение придет само собой, всплывет, как пузырек в минералке. Если и не готовое решение, то хоть какая-то гипотеза, которая после проверки окажется верной или же нет».

Установите на телефоне несколько будильников, которые в течение дня будут напоминать о перерыве. Можно выбрать 5-6 вариантов отдыха, которые легко включить в свой распорядок дня. Это может быть короткая прогулка, общение с коллегами, разминка, чтение художественной книги или медитация.

8. Остановить работу вовремя, пока еще есть идеи

Эрнест Хемингуэй говорил, что пишет до момента, пока еще есть энергия, пока он знает, что случится дальше, и вдруг останавливается и старается просто дожить до следующего дня, когда снова возьмется за работу.

Артур Миллер говорил, что не стоит осушать резервуар: он вставал из-за печатной машинки, когда у него еще было что сказать.

Эта привычка может пригодиться тем, кто работает с текстом или креативными задачами. Если остановиться до того, как у вас закончатся идеи, то в следующий раз вам будет проще приступить к работе, начав с готовой идеи.

9. Не покидать рабочее место

В 1946 году Сэмюэл Беккета начался тот период интенсивного творчества, который он впоследствии назовет «осадой в комнате». За несколько лет появятся лучшие его работы – «Моллой», «Мэлон умирает» и прославившая автора пьеса «В ожидании Годо».

Пол Стратерн так описывает жизнь Беккета во время «осады»: «Он сидел в комнате почти безвыходно, отгороженный от всего мира».

Знаменитый писательница Айн Рэнд однажды писала в течение 30 часов, прерываясь лишь затем, чтобы съесть приготовленную мужем еду, прочесть супругу очередную страницу и обсудить с ним диалоги. Даже если работа не шла, Айн Рэнд оставалась сидеть за письменным столом.

Такой распорядок дня может помочь, когда нужно в сжатые сроки закончить важный проект. Ведь если не покидать рабочее место достаточно долго, можно настроиться на продуктивную деятельность.

10. Организовать удобное рабочее место

Важную роль играют и внешние обстоятельства – «правильная» ручка, удобное кресло. В статье 1965 году американский композитор Мортон Фельдман писал: «Иногда я хлопочу только о том, чтобы обеспечить себе все те жизненные условия, в которых я смогу работать. Годами я твержу: дайте мне удобное кресло, и я посрамлю Моцарта».

Проверьте свое рабочее место на эргономичность. Найдите время, чтобы убрать со стола все ненужные предметы, а затем систематизировать рабочие материалы и канцелярские принадлежности.

Обращайте внимание на все устаревшие предметы. К ним могут относиться прошлогодние календари, старый режим дня и списки задач, а также ручки, которые плохо пишут и другие неисправные вещи. Замените такие предметы новыми вещами. Добавьте несколько зеленых растений и вдохновляющие мелочи, купите удобные письменные принадлежности для хранения бумаг и других вещей.

11. Ставить цель на день

Критик и эссеист Эдмунд Уилсон ставил себе на день понятные цели. Нужно установить себе на день цель и придерживаться ее, – пояснял Уилсон. – Я стараюсь написать шесть страниц». (Это были удлиненные листы бумаги, он заполнял их карандашом и со временем увеличил норму до семи страниц)».

Чем конкретнее ваша цель на день, тем проще ее выполнить. Например, «работать 3 часа без перерыва», «написать 3 страницы текста», «выполнить 3 важные задачи до 12 часов дня».

12. Ходить на длинные прогулки

Людвиг ван Бетховен вставал на рассвете и, не теряя времени, усаживался за работу, а пообедав, он отправлялся на длинную, энергичную прогулку, занимавшую почти весь остаток дня. Он клал в карман несколько листов нотной бумаги и карандаш, чтобы записывать пришедшие ему в голову музыкальные идеи.

Исследователи из Университета Эдинбурга утверждают, что прогулки по зелёным зонам, например в парке в черте города или в лесу, если вы живете на окраине, снимают усталость и разгружают мозг, а пребывание на солнце снимает чувство вялости. Чтобы стать продуктивнее, включите в распорядок дня прогулки.

13. Просить не беспокоить во время работы

Герман Мелвилл просил домочадцев не беспокоить его до 14.30. Он писал: «В оговоренное время слышу заранее обговоренный стук в мою дверь, стук (как я и просил) продолжается до тех пор, пока я не открою дверь. Это помогает мне оторваться от работы, как бы я ни был ею поглощен».

Если вы работаете из дома, то этот прием может оказаться очень полезным. Чтобы близкие не нарушали ваш распорядок дня, договоритесь о том, в какие часы вы доступны для них.

14. Найти единомышленника или ментора

Каждое утро с 1976 г. и до своей смерти в 1987-м Энди Уорхол звонил своему давнему другу и соавтору Пэт Хэккет и отчитывался обо всех событиях за прошедшие сутки: кого видел, сколько денег потратил, какие сплетни слышал, у кого побывал в гостях. Это была обязательная часть его режима дня.

15. Практиковать медитацию

Дэвид Линч с 1973 года практикует трансцендентальную медитацию. «Я ни разу за 33 года не пропустил медитацию, – подытоживает он в книге «Поймать большую рыбу». – Я выделяю для нее время утром и после ужина, каждый раз по двадцать минут. Затем продолжаю заниматься обычными ежедневными делами.

Когда Дэвид снимает фильм, он, как правило, добавляет в свой распорядок дня еще и третью медитацию. «Мы тратим так много времени на бесполезные вещи! – восклицает он. – Стоит просто добавить медитацию в свой режим дня, и вы удивитесь, как органично она его дополняет».

Самая универсальная техника медитации из всех — дыхательная медитация — отлично подходит для начала. Выберите точку над вашим пупком и сконцентрируйте внимание на ней. Наблюдайте за тем, как опускается и поднимается ваша грудная клетка во время дыхания. Не предпринимайте осознанных усилий, чтобы изменить темп дыхания, просто дышите свободно.

16. Выделить один или несколько дней для общения с друзьями

Пабло Пикассо старался быть более общительным. Он любил поразвлечься между периодами интенсивной работы, но не желал отвлекаться надолго. По предложению Фернанды (она позаимствовала эту идею у Гертруды Стайн и Алисы Токлас) пара объявила воскресенье «приемным днем», и «таким образом все светские и дружеские обязанности ограничивались одним днем».

Такой же прием использовал Пабло Пикассо. Он старался быть более общительным, но не желал отвлекаться от работы надолго. По предложению Фернанды (его подруги) пара объявила воскресенье «приемным днем», и «таким образом все светские и дружеские обязанности ограничивались одним днем».

Если вы часто нарушаете свой распорядок дня, потому что друзья неожиданно предложили встретиться, попробуйте выбрать конкретный день для таких встреч.

17. Работать без Интернета

Чтобы сосредоточиться на работе, американская писательница Франсин Проуз «удирала» за город и работала за компьютером, которые не подключен к Интернету. Она писала: «Удираю за город, работаю за компьютером, который не подключен к Интернету, и молюсь, чтобы мир оставил меня в покое на такой срок, чтобы я успела хоть несколько фраз записать. Если работа идет, я могу сидеть дни напролет, а когда стопорится, я вожусь в саду или тупо стою перед холодильником».

Для тех, кто отвлекается на почту, мессенджеры и блоги, отключение от Интернета поможет сфокусироваться на задаче. Если для работы нужны какие-то материалы, то лучше скачать все заранее. Составьте распорядок дня так, чтобы регулярно несколько часов работать без подключения к Сети.

18. Не заглядывать в почту

Николсон Бейкер откладывал тот момент, когда заглянет в электронную почту, ибо, говорит он, «это меняет все. Стоит обнаружить, что тебя ждут письма, и день приобретает иной вкус, так что я предпочитаю отсрочить это, насколько возможно».

19. Установить норму работы

Основатель психологии бихевиоризма рассматривал свой ежедневный труд скорее как лабораторный эксперимент и каждое утро побуждал себя писать с помощью определенных типов условного и стимулирующего поведения: начинал и заканчивал по звонку будильника, тщательно отмечал количество затраченных часов и количество написанных слов на графике.

В дневниковой записи 1963 г. Скиннер дает полный отчет о своем режиме:

«Около семи я спускаюсь в кабинет, в обшитое панелями из ореха подвальное помещение. Рабочий стол – длинный современный стол из Скандинавии, и я сам пристроил к нему полки для папок с файлами, записных книжек и набросков той книги, над которой я в данный момент работаю. Усевшись, я включаю специальное освещение и запускаю хронометр, который отмеряет время пребывания за столом. Каждые 12 часов я выставляю точку на графике, показывающем мою суммарную продуктивность».

Энтони Троллоп писал всего три часа в день, но требовал от себя поддержания ритма (250 слов за 15 минут). И если он заканчивал книгу до того, как истекли три часа, он тут же брался за следующую.

Можно использовать обычный таймер на телефоне. Чтобы видеть прогресс, создайте таблицу и вносите в нее количество часов, потраченных на задачу. Если пишите книгу, отмечайте количество написанных слов.

20. Отдых от технологий и суеты

В 1922 году Карл Юнг приобрел участок земли подле маленькой швейцарской деревушки Боллинген и начал строительство простого двухэтажного дома на берегу озера Цюрих. Здесь он построил свое убежищем от города.

И хотя у Юнга было множество зависевших от него пациентов, он не стеснялся взять выходной. «Я понял, что человек, который нуждается в отдыхе и продолжает работать вопреки усталости, попросту глуп», – заявлял он.

В Боллингене Юнг два утренних часа он посвящал сосредоточенной работе, а остальное время дня проводил рисуя, медитируя у себя в кабинете, подолгу гуляя в горах, принимая посетителей и отвечая на огромное количество писем, поступавших каждый день. В два или в три часа дня он пил чай, вечером с удовольствием готовил обильный ужин, с аперитивом, или, как он выражался, «закатным». В десять часов вечера он ложился спать. Такой расслабленный распорядок дня позволял ему отдохнуть и набраться сил.

Если вы регулярно сидите перед компьютером, пользуетесь смартфоном и проводите вечера у телевизора, можно устроить себе небольшой цифровой детокс на выходных. Для этого достаточно отложить гаджеты и проводить время без них. Можно гулять, читать, общаться с друзьями, приготовить новое блюдо или позаниматься йогой.

Метод Бенджамина Франклина

Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.

В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).

В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.

Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.

Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:

• генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
• долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
• краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
• планирование на неделю и день.

Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.

Вывод

Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными жизненными принципами, поставить глобальную цель и составить план по её достижению.

Для долгосрочного и краткосрочного планирования можно использовать один из электронных инструментов либо завести бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрых записей».

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
3. Быть проактивным.
4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
5. Начинать, представляя конечную цель.
6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Вывод

Чтобы стать эффективнее, в конце или начале дня выписывайте стоящие перед вами задачи и задавайте им приоритетность при помощи матрицы Эйзенхауэра (или матрицы Кови — кому как больше нравится). Для этого можно воспользоваться приложением Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% — важные срочные дела, 60% — важные несрочные.

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.

Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух китах:

1. Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
2. Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.

Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.

А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.

Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.

Вывод

Этот метод подойдёт вам, если вы не можете следовать строгому графику и to-do-списки для вас не работают. Стройте свой день так, чтобы 20% времени занимали наиболее сложные и важные дела. Остальное пусть идёт своим чередом. Иными словами, если вам необходимо провести деловую встречу, то нужно выбрать день, время, продолжительность и строго следовать намеченному. Оставшуюся часть дня можно посвятить любой текущей работе.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.

Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.

Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Детально с методом Франческо Чирилло можно познакомиться здесь.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.