Не каждый работник может самостоятельно планировать рабочий процесс так, чтобы быть в течение дня максимально эффективным. Руководитель отдела продаж должен ему помочь в этом, например, составив распорядок дня.
Необходимость в распорядке дня в отделе продаж
У работников отдела продаж весьма разноплановые обязанности. Помимо непосредственно продаж (или общения с клиентами), они занимаются формированием отчетности, ведением CRM-системы, подготовкой к переговорам, поддержанием порядка на рабочем месте, обучением. Не всем удается совместить разноплановые задачи без потери эффективности. Для этого необходимо уметь планировать свой день и выстраивать логический порядок задач.
Руководитель отдела может помочь работникам, составив для них план – распорядок или карту дня. Вот несколько ситуаций, когда наличие карты необходимо:
- менеджер занимается лишними делами. Он не понимает, какие конкретно обязанности у него есть. Тогда расписание составляется на основе должностного функционала;
- в отделе нужно внедрить распределение труда, например, выделить нескольких работников для холодных продаж, других сотрудников – для общения с действующими клиентами после заключения договора, остальных – для проверки коллег на использование скриптов;
- во время оптимизации отдела потребовалось найти слабые стороны бизнес-процессов. Для этого составляется расписание, чтобы убрать из рабочего дня сотрудников те действия, которые раньше они делали вручную, а теперь будут автоматизированы;
- сотрудник постоянно не выполняет планы по продажам. Тогда руководителю важно найти причину этого. Возможно, работник занимается на рабочем месте нецелевыми задачами. Понять это можно, только сравнив реальный рабочий день с распорядком;
- в работе менеджеров было внедрено нововведение и теперь нужно проверить, насколько оно оказалось эффективным.
Внедрив регламент в работу отдела, можно добиться таких результатов:
- рабочее время продавцов будет использоваться более рационально;
- методы продаж улучшатся за счет автоматизации части бизнес-процессов;
- рабочее время нормируется и РОП понимает, сколько реально требуется времени на решение той или иной задачи;
- увидеть, в чем у работников есть сложности, чтобы построить программу обучения;
- перераспределить обязанности, чтобы работники концентрировались только на целевых обязанностях.
Как составить рабочий распорядок
Составлением карты рабочего дня или регламента должен заниматься руководитель, а не сами менеджеры. Чтобы распорядок принес максимум эффекта, он должен быть составлен и внедрен по правилам:
- режим труда нужно донести до сотрудников. Например, повесить на видном месте в офисе, проинформировать каждого работника под роспись;
- использовать метод полутора часов для построения режима. Этот метод представляет собой деление рабочего дня на блоки, длительность каждого из которых составляет полтора часа. В каждом блоке работник выполнять определенную задачу или блок задач. Другие бизнес-операции включать в него запрещено, если логически они не связаны с выполнением задачи. Перечень блоков будет зависеть от того, как именно принято продавать продукцию в компании. Например, может быть блок холодных звонков, составления КП, переговоров с клиентами;
- делать перерывы между блоками. Если рабочий период будет составлять 1,5 часа, то перерыв может составлять десять минут. Однако регламентировать дела, которыми занимаются работники в отведенный период отдыха, нельзя;
- регламент строится на основе модели, территории и процесса продаж. Модель продаж – это принятые в компании техники. Территории продаж тоже влияют на регламент. Например, продажи ведутся дистанционно, то есть менеджеры в Москве общаются с клиентами с Дальнего Востока. Тогда в регламенте нужно учесть это и ставить блок с обзвонами на то время суток, когда обе стороны могут общаться.
Из чего состоит распорядок дня
Регламент работы менеджера по продажам состоит непосредственно из выполнения обязанностей. Вот несколько блоков задач, которые есть в большинстве компании в отделах продаж:
- задачи, записанные в CRM. Если менеджер добросовестно заполняет карточки клиентов и заносит детали сделки, то программа автоматически формирует список задач на день. Например, она напомнит о том, что нужно получить оплату с покупателя, отправить ему прайс-лист, каталог или позвонить. То, что указано в CRM, является первоочередными задачами. Они напрямую влияют на продажи, на выполнение плана, а значит, должны составлять, как минимум, 70 % распорядка дня;
- прозвоны по клиентской базе. Холодные звонки также должны быть в расписании менеджера на регулярной основе. Время дня, когда лучше делать обзвоны, определяется на основе характеристик ЦА. Оптимально ставить этот блок задач на утро, например, с 9 или 10 утра, после того, как будет проведена утренняя планерка. Осуществлять звонки утром важно, так как в начале рабочего дня у сотрудника еще есть энтузиазм для общения с клиентами. Если обзвоны в распорядке будут стоять после обеда, то у работников будет соблазн передвинуть их на следующий день;
- проведение презентаций и переговоров. Эти задачи логично выполнять после обзвонов или после обеда. Как правило, менеджер ездит к клиентам, например, к В2В-покупателям в их организации. После обеда проще всего застать на рабочем месте ЛПР;
- подготовка документов, в том числе создание продающих материалов – коммерческих предложений, презентаций или индивидуальных договоров с клиентами.
Но, кроме блоков по отдельным бизнес-процессам, необходимо включать в распорядок еще несколько мероприятий. Например, планерки можно включать в график работы, как минимум, раз в неделю, но оптимально – каждый день в начале рабочего дня. Вот что нужно делать на планерке:
- поставить перед специалистами задачи на определенный период, планы продаж и аргументировать их;
- получить от подчиненных отчеты о проделанной работе за период. Если есть недоработка, то именно на планерке можно выявить ее причины;
- поощрить тех, кто перевыполнил план.
Кроме планерки, можно включить в распорядок тренинги и обучения. Их проводят реже, чем планерки. Например, раз в две недели или в месяц. Однако обучение часто бывает именно в рабочее время, поэтому его тоже важно учесть в регламенте. Для тех дней, когда планируется тренинг, необходимо прописать отдельный распорядок, внеся в привычный вариант корректировки. Ради обучения стоит отказываться от нецелевых задач. Например, обзвоны клиентов следует оставить, так как они напрямую связаны с получением прибыли. Зато можно пожертвовать вспомогательными задачами.
Вот еще несколько полезных действий, которые стоит внедрить в распорядок, чтобы отдел продаж стал работать продуктивнее:
- изучение сайтов, форумов, литературы, которые интересны клиентам. Особенно важно это при работе с В2В-клиентами. Ведь в этой сфере покупатели неплохо разбираются в продукции. Изучение контента, который потребители считают экспертным, необходимо для лучшего понимания целевой аудитории. Так во время переговоров подобрать более убедительные аргументы;
- участие в мероприятиях с покупателями. Менеджеры должны общаться с потребителями не только во время переговоров, но и в неформальной обстановке. Чтобы стать ближе к аудитории, необходимо следить за афишей своего города. Например, в городе проводится мероприятие, которое может быть интересно целевой аудитории – концерт, выставка, конференция, мастер-класс. Необходимо отправить на клиентскую тусовку одного из сотрудников, чтобы он пообщался с потенциальными покупателями. Кроме сторонних мероприятий, необходимо проводить и собственные. Благодаря различным мероприятиям между покупателями и продавцом формируется эмоциональная связь. Так как работник представляет не только себя, но и бренд, то повышается лояльность к нему. Позже, когда человек захочет сделать покупку, он при прочих равных выберет знакомый бренд;
- изучение конкурентов. Эта задача должна выполняться не только маркетологами, но и продавцами. Им полезно понимать, чем руководствуются клиенты, когда сравнивают товар и сервис с аналогами. Для этого нужно проверять и ассортимент конкурентов на обновления, и акции, и качество обслуживания;
- взаимодействие с коллегами. В распорядке дня необходимо выделить время для того, чтобы работники могли пообщаться между собой. Это важно для формирования дружного коллектива, ведь именно микроклимат на работе является для многих главным мотиватором.
Приемы тайм-менеджмента
Чтобы работники в течение дня успели сделать все, что ждет от них менеджер, необходимо донести до них некоторые техники тайм-менеджмента. С их помощью у подчиненных получится меньше времени тратить впустую:
- принцип Парето. Принцип подразумевает деление всех задач на более важные и менее важные. Считается, что важных дел лишь 20 %, зато они обеспечивают до 80 % необходимого результата по выполнению плана продаж. Следовательно, выполняя очередной полуторачасовой блок бизнес-задач, менеджер может разделить все действия по важности и, в первую очередь, выполнить то, что приносит больший эффект;
- метод канбан. Это японский прием тайм-менеджмента, который позволяет отслеживать, какие дела уже сделаны, а какие еще в процессе. Все задачи делятся на три группы – сделано, в процессе, нужно сделать. Затем они записываются на видном месте и в процессе выполнения переносятся из одной группы в другую. Считается, что когда работник наглядно видит свой прогресс, это повышает его мотивацию.
Как заставить менеджеров следовать распорядку
Составить регламент рабочего дня – недостаточно. Важно, чтобы менеджеры точно следовали ему. Чтобы заставить их работать по распорядку, можно сделать так:
- внедрить KPI, который был бы связан с регламентом и показывал, насколько точно работник ему следует;
- завести журнал, с помощью которого будет учитываться рабочее время. Как минимум, работники смогут записывать туда время своего прихода на работу и ухода – домой в конце рабочего дня или на перерыв в середине;
- держать планы по звонкам, поездкам, переговорам в открытом доступе. Важно, чтобы подчиненные видели, чем именно занимаются их коллеги. Если человек видит, что другие соблюдают регламент, то он и сам более мотивирован работать по стандартам;
- контролировать деятельность продавцов с помощью карты рабочего время. Периодически необходимо проверять, чем занимаются сотрудники. Например, можно провести с одним из менеджеров весь день и записывать точное время, когда он начал и закончил работу над бизнес-процессом. По результатам замеров станет ясно, сколько времени уходит на работу, а сколько – на перекуры, болтовню с коллегами и другие хронофаги.
Правильный режим дня позволяет оптимизировать работу отдела продаж, а значит, повысить выручку. В конечном итоге в распорядке заинтересованы все. Ведь компании и РОПу это дает выполнение планов, а работникам – повышение личных доходов, ведь их зарплаты зависят от продаж.
Звоните, мы сейчас работаем
ПРОДАЖИ
Эффективный распорядок дня
менеджера по продажам
Условно менеджеров по продажам можно разделить на 2 типа:
– Тех, кому нужно разложить рабочий день по полочкам и расписать задачи по порядку
– И тех, кому нужно задать общий вектор движения
В любом случае, и тем и тем нужно дать четкий список задач на день, а как эффективно использовать его в работе – каждый менеджер определит для себя. Будь то гибкая или жесткая система рабочего дня.
Отпускать этот процесс на самотек тоже не нужно. Вы как руководитель должны контролировать эффективность работы менеджера. Если вы увидите, что гибкая система расслабляет сотрудника и не приносит должного результата – то официально меняйте ее на стандартизированную и прописывайте этот пункт в регламентах работы.
Распределяйте время работы так: 60% – важные задачи, 20% – второстепенная работа, 10% – отдых, 10% – форс-мажоры. В эффективном распорядке дня менеджера по продажам гармонично сочетаются 6 приоритетных направлений.
Планёрка может быть как ежедневной так и еженедельной. Тут решать только вам. Главное, чтобы это было эффективно использованное время для развития компании, а не планерка для планерки.
1. Важно поставить перед менеджером ряд приоритетных целей и задать обоснованный план продаж/звонков/встреч.
2. Выслушать отчет о проделанной за день/неделю работе. Если какие-то показатели не были достигнуты, то узнать в чём причина. Если план был выполнен или перевыполнен, то необходимо материально/нематериально замотивировать менеджера на дальнейшую работу в таком же ритме.
Рабочий день менеджера по продажам должен начинаться с анализа задач из CRM. Система сама напомнит, кому нужно позвонить, кому отправить КП, а с кем провести встречу. Это и есть те 60% приоритетных задач, которые обязательны должны быть выполнены. На основе уже запланированных задач – менеджер формирует план на день.
Чтобы система приносила максимум эффекта должны соблюдаться следующие регламенты работы:
1. Отсутствие сделок без задач.
2. Отсутствие просроченных задач.
3. Тезисное описание результатов выполненной задачи.
4. Самостоятельная постановка задач на неделю вперед после еженедельной или ежедневной планерки.
5. По каждой задаче по которой велась работа – подробно описан результат этой работы.
6. Обработка новых заявок в CRM системе в течении 10 минут.
Обзвон по холодной базе нужно осуществлять в первой половине дня. На этом пункте нужно настаивать, можно даже зарегламентировать.
10-12 часов идеальное время для прозвона. Руководство уже будет на рабочем месте, утренние планерки и пятиминутки завершатся.
Да и согласно правилам тайм-менеджмента «съесть лягушку» нужно утром, чтобы освободить весь день от нелюбимой части работы.
Если поставить холодные звонки на послеобеденное время, менеджер будет стремиться перенести их на следующий день, либо пытаться заполнить это время якобы важными делами. Поэтому обязательно ставьте план холодных звонков на день/неделю/месяц.
На прозвон по холодной базе менеджер тратит в среднем 2 часа в день. Затем идут встречи, презентации, выезды (в зависимости от вашего бизнеса).
Проводить встречи с клиентами лучше после часа дня. В это время клиент наиболее расслаблен и лоялен к вам. Сложные задачи были выполнены в первой половине дня, поэтому с ним легче вести беседу и добиваться закрытия сделки.
СОСТАВЛЕНИЕ КП И ДОКУМЕНТАЦИИ
После проведения встреч, одним клиентам нужно отправить КП, другим – счет на оплату. Если не автоматизировать этот процесс, то менеджер будет тратить до 2 часов времени в день на рутинные задачи. Поэтому не стоит требовать от сотрудника оперативности, если вы сами не предоставляете условия для минимизации монотонной времязатратной работы.
Такие задачи можно и нужно автоматизировать! Так у ваших сотрудников высвободится более 20% времени в день на выполнение стратегических задач.
По окончанию рабочего дня, менеджер должен подбить отчет (какие задачи были выполнены, какие нет) и составить план работы на завтрашний день.
Важно, чтобы в конце дня отсутствовали просроченные задачи, неотвеченные звонки или сообщения от клиентов. Прописывайте эти пункты в регламентах работы менеджера.
Как мы видим один из вариантов эффективного рабочего дня?
Утром менеджер отчитывается по выполненным задачам на планерке. Далее – изучает запланированные задачи на день в CRM системе и на основе этих данных строит план дня. С 10:30 до 12:00 обзвон по холодным клиентам. Обед. С 13:00 встречи/презентации с потенциальными клиентами, затем подготовка КП и счетов. За 30-40 минут до окончания рабочего дня составление отчета о проделанной работе/проверка задач в CRM. В перерывах можно оттачивать скрипты и изучать курсы по продажам.
Готовы начать трансформацию отдела продаж? Хотите автоматизировать компанию и увеличить количество продаж? Заполните форму и получите наше коммерческое предложение!
ИНН 616711005715 ОГРН 318619600073290
ИП Яновский Алексей Павлович
© REON
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: 5 ПРАВИЛ
Существует ли в вашем коммерческом отделе жесткий порядок работы? Всегда ли вы знаете на что именно тратят драгоценные минуты рабочего времени ваши менеджеры? Уверены ли вы, что вы получаете адекватный ответ от сотрудника в виде ожидаемого результата в обмен на теплый офис и стабильную заработную плату?
Тайм-менеджмент сотрудников отдела продаж — насущный вопрос для любого руководителя. На деятельность, которая не релевантна прямым обязанностям менеджера по привлечению или развитию клиента, часто уходит до 40% рабочего времени сотрудника.
Вам важно, чтобы работник не просто делал дело. Важно, чтобы он делал именно то, что приводит к результату.
С чего начать выстраивать порядок в отделе? Внедряйте Режим рабочего дня по следующим правилам:
Правило № 1. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ НА ВИДНОМ МЕСТЕ
Первое
правило режима дня — важно, чтобы он был. Не рассчитывайте, что календарь в
CRM-системе или тренинг по тайм-менеджменту научит ваших продавцов работать по
часам.
С четкого расписания распорядка дня начинается регулярный менеджмент и системное управление. Это задача РОПа (Руководителя отдела продаж) четко определить, какое количество времени необходимо уделять на ту или иную активность.
Разместите листок с режимом рабочего дня на видном месте: на двери при входе в офисе, где сидит коммерческий отдел, и на стене рядом с каждым рабочим столом менеджера.
Правило № 2. ПРАВИЛО «ПАКЕТ 1.5»
Режим
рабочего дня состоит из блоков по 1.5 часа. В них менеджеры осуществляют активности
схожие по своему виду. Правило ограничивает менеджера осуществлять в блоке иную
деятельность.
Выделяйте
блоки под холодные звонки, под подготовку КП, повторные письма и звонки
клиентам. Чем больше ваши активности осуществляются пакетами со схожими видами
работ, тем выше будет результат.
Скорость и качество выполнения деятельности одного вида всегда растут.
Правило № 3. ПРАВИЛО 1.5 / 10
Режим рабочего дня отдела продаж состоит из блоков по 1.5 часа каждый. Блок содержит активности, которые менеджер обязан выполнять в строго определенное время дня.
Перерывы между блоками содержат 10 минут. Это личное время, в течение которого менеджер может выпить чашку кофе или выйти на перекур.
Любое хождение по офису и выход за пределы рабочей зоны коммерческого отдела запрещены.
Правило № 4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ ПРИВЯЗАН К МОДЕЛИ И ГЕОГРАФИИ ПРОДАЖ
Блоки режима содержат активности, которые привязаны к следующим параметрам:
- Модель продаж. Если вы делаете холодные звонки, то режим дня должен содержать блок, в течение которого менеджеры звонят по холоду. И не осуществляют другие активности (не отвечают на входящие письма, не готовят КП и проч.);///
- Процесс продаж. Все действия продавца направлены на то, чтобы пройти определенные этапы бизнес-процесса продажи. Формируйте режим рабочего дня под требования этапов бизнес-процесса: если у вас есть встречи с клиентами, отведите под них определенный день недели и проводите встречи «пакетами» по несколько встреч в течение одного дня; если вы продаете только по телефону — выделите в режиме дня блок только на подготовку КП, презентаций и писем, а также на повторные звонки клиентам;///
- География продаж. Если вы работаете с регионами другого часового пояса, начинайте рабочий день раньше (не с 10:00, а с 9:00 или 8:00). Вы можете создать индивидуальный режим дня специально для менеджера, который работает с отдаленными регионами.
Правило № 5 ЭККАУНТИНГ ПОДЧИНЯЕТСЯ РЕЖИМУ ДНЯ ПРОДАВЦОВ
Нужен ли режим рабочего дня для менеджеров отдела клиентского сервиса?
Да. Но есть нюансы.
Оба коммерческих подразделения (и отдел продаж, и отдела эккаунтинга) в идеале должны размещаться в одном помещении. Это сплотит команду и повысит качество работы эккаунтинга (избавит «старичков» от звездной болезни и увеличит продажи по текущей базе).
Обе команды должны работать совместно и не разделяться стенами офиса.
Поэтому эккаунтинг имеет такое же расписание дня, как и у менеджеров отдела продаж: блоки времени на работу и блоки времени на перерывы.
Однако виды активностей в каждом блоке дня у эккаунтинга произвольные для каждого менеджера. Содержание блоков должно регулироваться руководителем клиентского сервиса на утренней планерке. Основной инструмент за контролем эффективности рабочего дня эккаунтинга — это ежедневный отчет по выполнению определенных KPI.
Читайте подробнее «KPI в продажах: контроль менеджеров»
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПЛАНЁРКА
В обязательном порядке включайте в распорядок дня утреннюю планёрку.
Цели планёрки:
- подвести итоги выполнения планов продаж за предыдущий рабочий день;***
- указать на ошибки в отчетности и результатах за предыдущий день;
- скорректировать планы и задачи на текущий день;
- замотивировать на результат.
Как базовый элемент регулярного менеджмента для РОПа планёрка помогает задать команде продавцов нужное направление в работе.
Главная задача режима дня организовать деятельность отдела продаж так, чтобы ни одна минута рабочего времени не была потеряна.
Планёрка обеспечивает рабочий настрой и явно дает понять менеджерам, что они находятся под неусыпным контролем РОПа.
В анализе результатов за предыдущий день озвучивайте следующие пункты:
- объем продаж по отделу в % от плана на месяц;
- объем продаж по каждому менеджеру в % от плана на месяц;
- наилучший и наихудший результаты по отделу;
- победы по сложным клиентам и закрытиям за день;
- результаты сложных переговоров и личных встреч за день.
В планировании на текущий день обращайте внимание на следующие моменты:
- корректировки по встречам с клиентами, в которых участвует РОП;
- корректировки по задачам и KPI (по необходимости);
- изменения в регламентах и стандартах работы с клиентами.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ХОЛОДНЫЕ ЗВОНКИ
Для хорошего результата в холодных звонках запускайте их только в пакетном формате и не позволяйте сотрудникам других подразделений прерывать этот процесс.
Чем больше людей звонит одновременно и без перерывов в течение 1.5 часов, тем лучшим будет результат.
Есть нюанс: заполнение данных клиента в CRM-системе требует времени. Для сложных продаж разработайте Анкету клиента в бумажном виде. Её будет легко заполнить и занести в CRM в специально отведенное для этой активности время в течение дня.
Используйте в работе скрипты холодных звонков, а также установите регламент оптимальной длительности разговора с клиентом, который проявил интерес к вашему продукту. Обычно длительность беседы до назначения следующего события с клиентом не должна превышать 7-ми минут.
Читайте подробнее «Скрипты холодных продаж: 15 примеров».
Формируйте режим дня вашего отдела так, чтобы каждый менеджер звонил «по холоду» не менее 2,5 часов. При правильном режиме и нормативах каждый менеджер обработает не менее 50 клиентов готовых к заказу за неделю, а это 200 клиентов в месяц. Это цифры для отдела, в котором на первичную квалификацию выделены колл-менеджеры. В случае, если ваши менеджеры делают первичные холодные звонки и закрывают клиентов, цифры будут ниже.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПЕРЕРЫВЫ
Перерывы в режиме рабочего дня выделены только для того, чтобы менеджер успел осуществить перезагрузку и выпить воды.
Помните, что категорически нельзя увеличивать время для перерыва в работе. Строго следите за тем, чтобы режим рабочего дня содержал не более 2-х 10-ти минутных перерывов и одного часового перерыва на обед.
Обмен мнениями по работе упаковывайте в вечерний «Разбор полётов» и препятствуйте сборам менеджеров вне этого собрания.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: РАЗБОР ПОЛЁТОВ
Завершайте работу «разбором полётов» — мероприятием, которое особенно полезно проводить ежедневно в молодых отделах продаж.
Разбор полётов — это собрание всех сотрудников отдела продаж для совместного подведения итогов дня. В случае, если вы только заступили на должность РОПа, создаёте отдел продаж с нуля или разрабатываете технологию продаж клиентам, эта активность поможет в сжатые сроки получить всю необходимую информацию с рынка, а также объединить и зарядить команду на результат.
Кроме этого, разбор полетов поможет вам снизить издержки на обучение менеджеров. Закрепление пройденного на тренингах активных продаж происходит в работе в поле. Но каким бы талантливым ни был тренер по продажам, в поле обязательно возникнут сложные вопросы, которые потребуют от РОПа вмешательства и помощи.
Вы можете ответить на вопрос менеджера в течение рабочего дня. Вечером во время Разбора полётов попросите менеджера рассказать всем сотрудникам отдела продаж в чем была проблема, и как он ее решил. Это обеспечит активное обучение продажам всего коллектива.
РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ: КАК ВНЕДРИТЬ
Внедрение четкого расписания может пройти нелегко. Особенно в зрелых отделах продаж.
Для того, чтобы внедрение прошло быстро, воспользуйтесь нашими рекомендациями:
► 1. Внедрите в стандартные KPI норматив по соблюдению режима рабочего дня;
► 2. Внедрите «Журнал учета рабочего времени»: в распечатанном (не в электронном!) виде и разместите Журнал при входе в коммерческое подразделение. Журнал наглядно покажет всем сотрудникам опоздавших;
► 3. На магнитной доске ведите записи запланированных на день выездов и переговоров: тем, кто остается в офисе должно быть понятно где и чем занимаются остальные сотрудники;///
► 4. Если вы РОП, возьмите за правило никогда не опаздывать: приходите на работу на 30 минут раньше, уходите с работы на 1 час позже после всех сотрудников.
► 5. Проведите учёт рабочего времени: проконтролируйте, на какие активности ваши менеджеры тратят своё время. С помощью методики учета рабочего времени выявите хронофаги и «узкие зоны» вашего процесса продажи.
На основании полученных данных скорректируйте режим рабочего дня.
Читайте подробнее о методике «Карта рабочего дня: пример для отдела продаж»
Мы поделились с вами рекомендациями по созданию и внедрению Режима рабочего дня отдела продаж. Используйте наши советы для увеличения ваших продаж.
На каждом отдельном предприятии утвержден собственный рабочий график. Для любой компании он определяется в индивидуальном порядке, в соответствии с характерными особенностями ее производственного процесса. Тем не менее существуют общепринятые требования к составлению расписания, которые мы рассмотрим далее, а также разберем, как правильно составить график работы.
Принципы составления рабочего распорядка
Основное правило, действующее при составлении графика – соблюдение правовых норм. Чтобы график соответствовал этим нормам, важно в процессе формирования расписания учитывать продолжительность трудового дня на предприятии. К примеру, если организация работает в одну смену, то продолжительность трудового дня должна быть максимально приближена к 8 часам, а также учитываться время на часовой обеденный перерыв. Кроме того, необходимо обращать внимание на род деятельности конкретного предприятия, особенности обслуживания посетителей и их суммарное количество. Трудовой график будет соответствовать требованиям правовых норм, регулирующим этот род деятельности только после анализа вышеуказанных аспектов. Изучая вопрос, как составить график работы, следует знать, что сделать это можно несколькими способами.
Виды рабочих распорядков
В трудовом законодательстве РФ существует несколько рабочих распорядков, регламентируемых установленными нормами внутреннего устройства или коллективным соглашением. График работ подразделяется на следующие типы:
- Работа в одну смену.
- Ненормированное расписание.
- Гибкое расписание.
- Сменный график.
- Вахтовый метод.
- Неполный рабочий день.
Что такое сменный график
Посменная работа – это такой распорядок, когда в разные дни график сотрудника может изменяться. Такая система необходима в организациях, работающих круглосуточно. К ним относятся:
- Скорая помощь.
- Полиция.
- Пожарная часть.
- МЧС.
- Супермаркеты.
- Круглосуточные кинотеатры.
- Заправочные станции.
- Кафе и прочие.
Кроме этого, составляют график работы 2/2 (сменный) часто для банковских учреждений. Здесь это нужно не для круглосуточной работы отделения, а для обслуживания клиентов по телефону (служба поддержки). Восьмичасовой рабочий день в этом случае накладывает на работников и управляющий состав некоторые неудобства, которые легко решаются путем введения сменного рабочего расписания. Как составить график работы по сменам, вы узнаете ниже.
В законодательной базе прописано, что в сутки должно непременно отрабатывать две смены, продолжительность работы каждой из которых не должна быть длиннее 12 часов. Тем не менее на практике довольно часто встречаются случаи, когда работает только одна смена на протяжении 24 часов.
Особенности посменного трудового расписания
В зависимости от рода деятельности организации, особенностей производственного процесса, социально-экономических моментов и согласования работы по коллективному соглашению, выделяется несколько вариантов смен:
1. Итак, рассмотрим первый вариант — как составить график работы по 12 часов? Такое расписание предполагает работу в две смены. Как правило, это дневная — с 8 утра до 8 вечера и ночная — с 8 вечера до 8 утра, смены по 12 часов.
2. Три смены с расписанием для 4 бригад. На фабриках, осуществляющих непрерывный цикл производства и большим штатом работников выгоднее всего составлять график работы сотрудников в три смены по 4 бригады, три из которых трудятся, а одна отдыхает. Чаще всего в таком графике разделение рабочего времени происходит по следующему принципу:
- 4 ночных выхода по 8 часов (с 11 вечера до 7 утра), далее 2 выходных дня.
- 4 дневных выхода (с 7 утра до 15.00), далее отдых.
- 4 вечерних выхода (с 15.00 до 23.00), после выходной.
3. Три смены на 5 бригад. В этом случае составить график работы сотрудников можно следующим образом:
- Два восьмичасовых рабочих дня с утра (8.00– 16.00), потом два выходных.
- Две восьмичасовые вечерние смены (с 16.00 до 24.00), сутки на отдых.
- Две ночные смены (с 0.00 до 08.00), три дня выходных.
4. А график работы 3/3 как составить? Здесь важно помнить, что длительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть меньше 42 часов (статья 110 ТК РФ), а время рабочей смены не превышать отметки 12 часов.
5. Не знаете, как составить график работы на 4 человека? В этом случае можно воспользоваться распределением времени как во втором пункте, когда трое работают, а один человек отдыхает. Или использовать первый вариант – график работы 2/2: двое работают, двое отдыхают.
Ночная смена – это трудовая деятельность, осуществляемая сотрудником с 10 вечера до 6 утра. Продолжительность этой смены должна быть короче на один час, без необходимости доработки. Пункт регламентирован 96 статьей Трудового кодекса.
Кто не может трудиться в ночную смену
Есть некоторые категории работников, которых нельзя привлекать к работе в ночную смену:
- Беременные женщины.
- Лица, возраст которых менее 18 лет.
- Лица, которые не могут быть привлечены для работы в ночное время, в соответствии с отраслевой документацией и внутренними нормами.
Кроме этого, определены категории работников, которые могут быть задействованы в работе ночью только с их письменного согласия. К ним относятся:
- Женщины, у которых на руках дети до трех лет.
- Инвалиды.
- Лица, опекающие детей-инвалидов.
- Работники, осуществляющие уход за больными родственниками (этот факт должен быть подтвержден медицинской справкой).
- Матери-одиночки и опекуны, возраст ребенка которых менее 5 лет.
Наниматель вправе самостоятельно выбирать, как составлять график работы в соответствии со своими потребностями. При этом важно отметить, что оптимальным вариантом является график с работой в четыре смены. Работа в две смены не очень благоприятно сказывается на работоспособности сотрудников, а деятельность в три смены не позволяет максимально задействовать все ресурсы, поскольку человек не может войти в трудовой режим из-за постоянной перемены рабочего времени.
Законодательная база
Отношения между нанимателем и работником регулируются Трудовым кодексом, в том числе и составление сменных графиков работы, этот вопрос освещает статья 103.
Поскольку чаще всего рабочий режим по сменам обязует нанимателя формировать малочисленные группы внутри структурных подразделений, то оформляется коллективное соглашение, где прописываются интересы каждого сотрудника.
При заключении этого соглашения, наниматель обязан побеседовать с представителем органа, выступающего в интересах сотрудников, как правило, им является профсоюз. Наниматель обязан самостоятельно ознакомить работников с утвержденным вариантом договора за месяц до начала его действия.
Опираясь на Трудовой кодекс, можно отметить несколько моментов, которые должны быть непременно учтены при составлении коллективного соглашения:
- Один трудящийся не может работать подряд две смены.
- Каждый работник должен отдыхать не меньше 42 часов подряд в неделю.
- Суммарно количество трудовых часов не должно превышать отметки 40 в неделю.
- Перерывы в течение трудового дня.
Формирование графика
Не знаете, как составить график работы? Чтобы четко организовать рабочий процесс необходимо сделать официальное расписание по сменам. Оно должно содержать в себе следующую информацию:
- Сведения о составе смен.
- Время начала и окончания смены.
- График трудовой деятельности.
- Время на перерыв.
Определенного образца для формирования графика не установлено, поэтому он формируется уполномоченным лицом организации в свободной форме.
Что важно учитывать при составлении трудового графика
Однозначного ответа на этот вопрос нет, поскольку у каждой компании собственная специфика, соответственно сформировать определенный шаблон невозможно. При составлении рабочего расписания управляющий должен принимать во внимание все специфики работы, сильные и слабые стороны работников, и уже отталкиваясь от этой информации, формировать подходящий состав смен и устанавливать для них оптимальное время работы.
Самый незатейливый способ составление трудового расписания – пронумеровать смены. После этого объединить несколько фамилий сотрудников под один номер и установить для них рабочее время. Получается понятно и просто.
Особенности составления графика
При формировании рабочего расписания важно помнить следующие особенности:
- Перед праздничными днями продолжительность смены требуется сокращать на час.
- При равной оплате дневной и ночной смены, время последней должно быть сокращено на час.
- В расписание не включаются сверхурочные часы.
- Если на смену выпадает календарный выходной день, он все равно является рабочим. Предпраздничные и праздничные дни, выпадающие на календарные выходные, не переносятся.
- Праздничные дни оплачиваются по двойному тарифу.
- За работу в рабочий праздничный день сотрудник может попросить лишний день отдыха, тогда плата за смену производится по стандартной форме.
Введение рабочего расписания в действие
Как уже говорилось выше, для того чтобы ввести в работу новый трудовой график, необходимо составить коллективное соглашение. Расписание работ по сменам непременно должно быть регламентировано нормами внутреннего распорядка.
С графиком смен каждый сотрудник должен быть ознакомлен еще при приеме на работу, этот факт фиксируется в трудовом соглашении.
Чаще всего трудности появляются в процессе перехода на рабочее расписание по сменам. Об изменении графика работников требуется уведомлять в письменной форме не менее чем за 2 месяца. Если работа посменно негативно влияет на выполнении прочих обязанностей, то в трудовой договор должны быть внесены официальные изменения. Если сделать это невозможно, то по истечении двухмесячного срока работы по предыдущему расписанию, при нехватке места либо отказе работника, он может быть уволен.
В действие новый рабочий график чаще всего вводится локальным нормативным актом. Директором издается приказ или инструкция с указанием всей необходимой информации о работе смен. Каждый сотрудник обязан, ознакомится с документом, и дать свое письменное согласие.
Как исключить переработку
Предприятия, переходящие на новый рабочий режим, чаще всего меняют и порядок учета трудового времени, переходя со стандартной недельной нормы на суммированный учет. При этой схеме высчитать переработку можно следующим образом:
- Нанимателем определяется большой отчетный отрезок времени — месяц, квартал, а чаще всего именно в год (соответственно и составить график работы на год тоже необходимо заранее).
- Подсчитывается, какое количество смен может быть при доступном трудовом расписании.
- Сопоставляется количество смен с бригадами.
- Делаются актуальные выводы о переработке.
Пример
Итак, рассмотрим образец, как составить график работы, чтобы исключить переработки? При разборе самого популярного рабочего расписания «один через три» сотрудник за год отработает примерно 1974 часа. При делении этого показателя на 24 (часа в сутки) получается 82 смены в год. То есть 4 сотрудника, в соответствии с законодательством, могут отработать только 329 трудовых дня. Даже с учетом переработок, численность которых не может превышать 120 часов в год, сотрудники смогут отработать только 342 трудовых дня. Для того чтобы исключить переработки нужно будет привлечь 5 или 6 работников на производство.
Так выглядит суммарный учет рабочего времени. Выполнив несложные математические подсчеты, наниматель легко может понять укладываются ли его смены в трудовое расписание или нет. Кроме того, можно для этой цели использовать специальные программы, позволяющие выстраивать рабочие процессы. А также в них вы узнаете, как составить график работы на 3 человека, например, поскольку сделать это вручную достаточно сложно. С их помощью можно гораздо быстрее разобраться с составлением графика.
Заключение
Итак, в заключение можно сказать, что сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность по сменному графику, обладают всеми правами, предусмотренными Трудовым кодексом. Среди них необходимо выделить следующее:
- Длительность непрерывного рабочего времени не может быть выше установленного законодательством.
- Количество часов на отдых работника за неделю регламентируется статьей 110 ТК РФ.
- Одному рабочему запрещается трудиться две смены подряд.
- Смена считается ночной, когда больше 50% ее времени приходится на отрезок времени с 10 вечера до 6 утра.
- В случае несогласования трудового расписания с профсоюзом либо нарушения принятого распорядка, его правомерность может быть оспорена в судебном порядке.
- При необходимости работать в праздничный день, сотрудник имеет право получить еще один день отдыха либо оплату труда по двойному тарифу.
Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.
Когда оформляют графики
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:
- ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
- работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
- сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
- суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.
Продолжительность учетного периода устанавливается каждой организацией самостоятельно. Следует учитывать, что месяц целесообразно устанавливать как учетный период, если работник ежемесячно работает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.
Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.
Виды рабочих графиков
Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменный
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.
Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
Дополнительно: что такое сменный график и как его составить
Суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:
Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:
- У — работа с 07:00 до 19:00;
- В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
- * — выходной день.
Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.
Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:
Дополнительно: график работы «2 через 2»
Разделение дня на части
Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.
Читайте также: что такое скользящий график работы
Как заполняется табель учета времени
Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Оформляем шапку
В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.
Шаг 2. Заполняем графы 1–3
Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4–6
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7–9
Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:
- если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.
Шаг 5. Заполняем графы 10–13
Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
- сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
- способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).
По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.
Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах
Сроки хранения и ответственность за отсутствие
Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:
- как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
- как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
- как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).
Ответственность за отсутствие:
- в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
- в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.
