Как мне найти работу ассистентом

Работая в одиночку, вы привыкаете полагаться только на себя, сокращать затраты и трудиться изо всех сил. Между тем, в какой-то момент работы может стать так много, что у вас не останется сил на ведение бизнеса и выполнение по-настоящему стоящих задач.

О чем расскажем в статье

Задачи, с которыми может справляться ассистент

Рабочие

Семейные

С кем его можно перепутать

Предприниматели хотят получить сверхчеловека

Еще личный помощник должен привлекательно выглядеть, знать этикет, закончить университет, разбираться в финансовой аналитике и хорошо знать как минимум английский язык.

Что делают ассистенты на самом деле

Бизнес-ассистентов часто путают с личными помощникам и секретарями. Это три должности с похожими обязанностями и задачами.

Если предпринимателю нужно, чтобы ему бронировали отели и авиабилеты, покупали цветы жене, возили костюм в химчистку и следили за календарем, ему нужен личный помощник. У этого человека могут быть задачи секретаря, например прием звонков и работа с документами, но их будет заметно меньше.

Общее правило такое: если 60—70% рабочего времени сотрудника будет уходить на персональные поручения руководителя, тогда нужен личный помощник.

Если предпринимателю требуется, чтобы человек присутствовал на совещаниях, вел протоколы, ставил задачи отделам и контролировал сроки, ему нужен бизнес-ассистент. Ассистент может выполнять задачи секретаря или личного помощника, но их будет мало.

Секретарь — это третья история. Это человек в приемной, который принимает звонки, корреспонденцию, работает с первичной бухгалтерией. Секретарь работает с девяти до шести, личный помощник должен быть на связи круглосуточно, как и ассистент.

Требования к бизнес-ассистентам выше, чем к личным помощникам

Ассистент — это правая рука руководителя, он получает высокие полномочия, может говорить от имени руководителя на переговорах, принимать решения.

Это деление на ассистента и помощника важно, потому что не каждый профессиональный ассистент пойдет работать помощником, это для него понижение. И не каждый помощник потянет обязанности ассистента.

2 типа ассистентов

Студент

Это условное название. Под ним мы подразумеваем человека, в котором вы не видите потенциала роста, с небольшими зарплатными ожиданиями на множество рутинных задач.

Требования

Где искать

Зарплата

Для Москвы — до 50 000 ₽. И до 35 000 ₽ для регионов.

На вырост или правая рука

Тут задача и стратегия немного сложнее. Нужно нанять человека с предпосылкой делегирования ему руководящих задач, то есть «правую руку». Человека, который вникает во всё, что вы делаете, ездит с вами на встречи, общается с командой, а впоследствии заменяет вас в случае отъездов и путешествий, выполняя ваши задачи.

Такой человек — стратегически верное решение в случае, если вы заранее готовите плацдарм к автоматизации, своим отъездам и передаче задач управляющему, который прошел с вами весь путь с самого начала и точно знает, что и как делать. Это гораздо удобнее, чем нанимать кого-либо стороннего на должность руководителя.Такой человек берется на должность ассистента с целью последующего роста. Здесь студент или новичок не подойдет.

Требования

Где искать

Зарплата

Может начинаться от 50 000 ₽ и должна постепенно расти по мере увеличения ответственности и расширения задач до 100 — 150 000 ₽, иногда вплоть до доли в бизнесе.

3 ошибки при поиске ассистента

Вера работодателей и соискателей в то, что работа на этой позиции не требует специального набора знанийи умений

Ассистент проникает в сферу жизнедеятельности руководителя и компании настолько глубоко, что ему становится известно то, что неизвестно ни одному другому сотруднику. Он видит руководителя «и в горе, и в радости», знает его предпочтения, а порою и предпочтения его родных и близких, и, несмотря на кажущуюся простоту профессии, на него возлагается огромная ответственность.

Руководители пытается подстроиться под сотрудника,а не наоборот

Когда речь идет о непрофессиональной работе экономиста, менеджера, юриста, делопроизводителя, программиста, курьера, любого обыкновенного служащего или рабочего – дело поправимое. Этих специалистов достаточно легко сменить.

Совсем другое дело, когда непрофессионализм и некомпетентность обнаруживаются в таком близком к руководителю специалисте, как бизнес-ассистент. К сожалению, в настоящее время рынок труда переполнен некомпетентными людьми, претендующими на позицию ассистента. Ведь, на первый взгляд, функции, исполняемые им, просты и незатейливы, он не должен обладать специальным набором знаний.

Неудивительно, что, наняв такого человека, руководитель оказывается вынужден взять на себя огромную часть функций, которые на самом деле должен исполнять грамотный, подготовленный к должности профессиональный ассистент.

Отсутствие элементарных знаний о профессии, а в большинстве случаев и откровенная профессиональная непригодность личного помощника приводят к тому, что не помощник подстраивается под руководителя, а руководитель подстраивается под нерадивого специалиста.

Деятельность любого человека, занимающего эту должность, пусть даже недостаточно грамотного, настолько переплетается с деятельностью самого руководителя, что тот становится заложником ситуации – ему легче попытаться сгладить негатив от личного помощника, чем уволить его.

И даже в условиях крайней нежелательности увольнения личного помощника статистика показывает, что около 85% руководителей меняют своих персональных ассистентов не реже чем раз в год. Говорит ли эта статистика о том, что рынок переполнен специалистами? Наоборот, она говорит о том, что, несмотря на огромное количество претендентов на позицию персонального помощника, реальный выбор очень скуден. Понятно, что причина того, что смена личных помощников происходит так часто, в профессиональной непригодности кандидатов. Но зачастую бывает виноват и сам руководитель.

Заблуждение, что ассистент — дешевый специалист

Чаще всего будущим помощникам предлагают зарплату в диапазоне от 25 до 40 тыс. рублей в месяц.

Очевидно, что такой уровень заработной платы, особенно в Москве, не является привлекательным для высококвалифицированных работников, ответственных, обязательных, внимательных и пунктуальных.

Неудивительно, что, задавая такие параметры найма, руководители получают некомпетентных сотрудников и оказываются вынужденными выполнять большую часть работы личного помощника самому, довольствуются лишь тем, на что хватает способностей такого «горе-специалиста».

Как сделать так, чтобы ассистент показал результат и не ушел

Пропишите процессы

Созвонитесь или встретьтесь. Попросите включить диктофон, и очень точно расскажите, как у вас работает проект. Затем надо, чтобы человек обдумал это все и пришел к вам с вопросами. А потом, когда ему все понятно, сам себе расписал, как у вас идет процесс. Когда человек это делает сам, он, во-первых, чувствует свою значимость, во-вторых, понимает, что ему это удобно, это он сам себе придумал схему, расписал все по шагам.

Поставьте цель, дайте срок и объясните, какой результат вы хотите

Нужно принять, что человек будет тупить первый месяц – так делают все. Просто не мешайте человеку работать, дайте ему денег, понятную цель и оставьте в покое. Займите себя, делай свою работу.

Приучите помощника записывать за вами

У него должна быть привычка записывать за вами и тут же переносить в базу знаний. И когда человек это делает, он лучше запоминает. Простое правило: записал-перенес-запомнил.

Ничего не делайте сами

Первая работа, которую сдаст ассистент, будет сделана плохо. Ничего. Вы говорите, что конкретно вам не нравится и какой результат вам нужен, вы объясняете, почему и для чего нужен именно такой результат. Когда человек понял, что вам не нравится, а не просто: все плохо, переделывай – он понимает, что делать в следующий раз. Он идет и заносит себе это в базу знаний. И вот через месяц у вас уже 20 страниц знаний, и вы не отвечаете на миллион тупых вопросов. Прежде чем задать вопрос, человек идет в базу знаний, потом в Гугл, потом к вам.

Давайте «рабочие» задания, которые вам нужны

Никакого интима

Но если это уже случилось, то лучше искать другого ассистента.

Расскажите о себе на случай форс-мажора

Какие проблемы со здоровьем, контакты близких людей, врачей, ГИБДД, страховки, все-все-все, должно быть у него всегда под рукой.

Следите за конфиденциальностью

Прежде чем передать дела, познакомьтесь с ближним кругом: узнайте про родителей, братьев, сестер. Выясните, где ассистент живет.

Передавайте ценную информацию минимум через два месяца совместной работы.

При приеме на работу обязательно подпишите трудовой договор, укажите все паспортные данные помощника.

9 практических шагов к лучшему ассистенту

1. Составьте список задач, которые вы делаете в течение дня или хотели бы делать, если бы было больше времени

Распишите его максимально подробно. Уделите внимания даже самым мелким делам, которые вам приходится выполнять в течения дня: почистить зубы, позавтракать, заправить автомобиль.

2. Определите из списка те задачи, которые можете делать только вы. Их нельзя никому делегировать

3. Выделите из списка те задачи, которые можно отдать другому человеку, но с трудом.

И те, которые можете отдать сразу и легко. Назовем эти задачи «чужой работой»

4. Оцените затраченное время в часах для каждой задачи из «чужой работы»

5. Оцените стоимость своего часа.

Для этого поделите свой доход на количество рабочих часов в месяц

6. Определите стоимость задач из «чужой работы»

Эту сумму вы просто сливаете. Это время и деньги можно не тратить, а делегировать чужие задачи и зарабатывать еще больше. Освободив время, вы можете направить его на более важные стратегические задачи, до которых сейчас не доходят руки.

7. Сформулируйте профиль должности помощника

Например, это можно сделать в нашем конструкторе по ссылке.

8. Запустите трафик и отберите подходящего

9. Адаптируйте его и освободите свое время

Период публикации

Специализации

Тип занятости

Округа

Тип вакансии

• 1
• 2
• 3
• 4
• 5

Как я нанял личного ассистента и высвободил себе несколько часов в день

Рассказываю, как составлял вакансию, проводил собеседования, отбирал личного помощника, и с какими задачами он мне теперь помогает. Будет полезно руководителям, у которых накопилось слишком много рутинных дел.

Привет! Меня зовут Паша Молянов, я руковожу диджитал‑агентством^{_{[ссылка удалена модератором]}} и участвую в паре проектов в роли директора по маркетингу.

И у меня есть проблема. Многие рутинные вещи я делаю сам вместо того, чтобы делегировать сотрудникам. Сам верстаю карточки в Фигме, сам оформляю и публикую посты в соцсетях, сам строю таблички, сам добавляю отзывы на сайт.

Из‑за этого порой не остается времени на более важные, «предпринимательские» дела: планирование, улучшение процессов, поиск партнеров и крупных клиентов, обучение сотрудников и так далее.

По сути, растрачивая рабочее время на рутину, я мешаю своей компании развиваться.

В прошлом году я решил, что хватит это терпеть, и пошел искать личного ассистента, который будет заниматься рутиной за меня.

Расскажу, как искал и выбирал, покажу вакансию, список обязанностей и дела, которые уже получилось делегировать — возможно, вам пригодится, когда начнете искать сотрудника на подобную должность.

Написал вакансию

Для начала я выписал типичные дела, которыми мне приходится часто заниматься, которые съедают много моего внимания. Выбрал из них те, которые можно без особых проблем делегировать.

Например, писать посты для своего блога или проводить планерки с командой — это частые дела, но делегировать их я не могу. А вот публиковать посты или оформлять презы для выступлений — довольно простые задачи, их можно передать.

На основе этих дел составил текст вакансии: рассказал о себе, объяснил задачи, с которыми надо помогать, требования и пожелания к кандидату.

→ Вот такое описание получилось

Совершенно точно я не хотел разгребать десятки сообщений в личке, поэтому сделал анкету в Гугл Формах и прикрепил ее к тексту вакансии.

Все отклики из формы падают в таблицу, и я могу их сравнивать между собой, отмечать интересные и скрывать плохие.

Посеял вакансию

Я хотел работать с людьми, которые меня знают, поэтому опубликовал вакансию только в своем блоге и соцсетях, а на внешку не относил.

Но вакансию начали активно шерить фрилансерские телеграм‑каналы и разносить по чатикам — поэтому откликов я получил в несколько раз больше, чем рассчитывал.

Собрал шорт-лист кандидатов и провел интервью

На что обращал внимание:

Есть ли у человека опыт в диджитале — не хотелось объяснять какие‑то совсем очевидные вещи в духе «а что такое таргетированная реклама»

Портфолио — я хотел, чтобы ассистент мог помогать с простеньким дизайном в духе «собери мне презентацию к вебинару по шаблону» или «сделай из поста карусельку в инсте». Дизайнера отвлекать такими мелочами не хочется, поэтому искал помощника хотя бы с базовыми скиллами.

Как он рассказывает о себе, насколько адекватно и грамотно пишет. Помощнику предстоит контактировать с людьми, договариваться о встречах, действовать от моего имени — важно, чтобы он общался нормально.

Зарплатные ожидания — отметал людей, которые хотели слишком мало или слишком много денег. 200+ тысяч платить ассистенту я не готов, но и не верю в компетентность людей, которые хотели 15–20 тысяч за фултайм.

Часовой пояс — не самый важный критерий, но все же хотелось, чтобы он у нас совпадал или хотя бы не сильно отличался.

Опыт работы личным помощником руководителя — тоже очевидная польза.

По этим критериям отобрал 20 человек, которые вроде могли бы подойти.

А вот самые частые причины, по которым кандидаты не подходили:

• Написали, что большая часть задач им неинтересна, и они готовы взять только малую часть.

• Вообще нет бекграунда в диджитале — юристы, учителя, бухгалтеры.

• Хотели очень много денег. Несколько человек запросило больше 200 тысяч в месяц. Возможно, они очень крутые спецы, но платить столько за простые рутинные задачи кажется не самой разумной тратой денег.

• Неадекватные отклики в духе «очень нужна работа, возьмите меня и не пожалеете».

Провел собеседования

Сейчас я понимаю, что погорячился, и надо было «шортить» шорт‑лист еще сильнее. 20 собеседований — это напряжно. Я проводил их 3 дня, не занимаясь больше вообще ничем.

Но я их, тем не менее, провел.

Задавал стандартные вопросы в духе:

• Расскажи про свой опыт работы?

• Почему хочешь уйти с текущего места?

• Чем тебя заинтересовала вакансия?

• Какие из перечисленных вакансии задач ты уже делал?

• А какие не делал? Почему думаешь, что справишься с ними?

• Как у тебя с английским языком? (мне иногда надо, чтобы помощник мог найти какую‑то инфу на английском)

• Собираешься ли ты работать только со мной или будешь совмещать с фрилансом?

Помимо самих ответов обращал внимание на то, как человек общается, насколько мы с ним «на одной волне». Все‑таки с помощником мы будем на связи каждый день, он будет в курсе не только моей работы, но и личных дел.

Несколько человек отсеялись сразу. Например, одна девушка решила собеседоваться не то из бара, не то с концерта. У нее было очень шумно, играла музыка, вокруг веселились люди. Она не слышала мои вопросы, я не слышал ее ответы.

Среди кандидатов было довольно много студентов на очном обучении. Хоть они и заверяли, что готовы по первому зову сбежать прямо с пар, меня это не устроило. Хочется, чтобы человек был на связи в рабочее время и не пропадал на 2 недели во время сессии.

В итоге осталось 7 человек.

Дал тестовые задания

Дальше выбирать было уже трудновато, поэтому я предложил кандидатам оплачиваемое тестовое за 1000 рублей.

• Найти несколько недавних новостей про диджитал‑маркетинг, про которые, по мнению человека, я бы мог рассказать в своем блоге. Надо было прислать ссылку на новость, написать саммари и пояснить, почему это интересно.

• Взять мой пост из телеграм‑канал и сверстать его в виде карусельки для Инсты по примеру.

• Здесь даже процитирую: «Представь, что я пришел с такой просьбой. 29 ноября у меня лекция про Дзен, мне надо к ней подготовиться. За 2 дня до лекции я должен прислать готовую презу. Презу надо будет сделать тебе на основе сценария, который я напишу. Тебе надо организовать все так, чтобы эта задача была сделана: я вовремя отдал тебе сценарий, ты успела сделать презы, я провел лекцию. Напиши, как ты этого добьешься, что будешь делать».

Новости показали, умеет ли человек писать саммари. Карточки — умеет ли работать с Фигмой на базовом уровне, насколько аккуратно это делает. Но больше всего мне понравилось третье задание.

Кто‑то писал что‑то в духе «Ну я поставлю тебе напоминалки в календаре» — это очевидно не сработает. Я и сам могу поставить напоминалки, зачем мне просить человека с этим помочь. Проблема в том, что я могу не рассчитать время, забыть, да просто не посмотреть в календарь в нужный день — и все, дело не сделано.

Кто‑то описывал процесс более реалистично, что будет ставить мне дедлайны и дергать, пока я не отчитаюсь, что сделал. Это больше похоже на правду. Например, вот что предложил человек, которого я в итоге нанял:

По итогу тестовых заданий выбрал ассистента — и мы начали работать. К счастью, обошлось без косяков, человек подошел и не потребовалось его увольнять и искать замену.

Какие задачи в итоге получается делегировать

Брать мои посты из телеграм‑канала, верстать из них карточки‑карусельки и публиковать в Инсте. Раньше каждый такой пост занимал у меня 5–10 минут.

Публиковать контент в паре других моих проектов — в сообществе про копирайтинг во Вконтакте и в тревел‑блоге, который я помогаю развивать. Еще 30 минут времени в день.

Модерировать обсуждения в сообществах и чатах — банить неадекватов, отвечать на простые вопросы, передавать сложные вопросы мне и так далее. 20–40 минут в день.

Верстать отзывы на сайте. Один отзыв — 5 минут.

Искать информацию. Например, список тендерных площадок, в которых можно искать заказы для агентства. Или рейтинги, в которых можно поучаствовать. Или биржи, в которых можно можно зарегистрировать блог, чтобы получать заказы на рекламу. Это десятки часов времени в месяц.

Вести базу знаний. У меня есть склад в Ноушене, куда я кидаю ссылки на всякие полезные штуки. Если добавлять просто ссылку без описания — потом нереально что‑то найти. А добавлять описания мне было лень, поэтому на базу я в итоге забил. Теперь я просто кидаю помощнице ссылки — а она добавляет их в базу, пишет описание, добавляет теги для поиска.

Расшифровывать вебинары. Бывает, что я хочу получить какую‑то инфу с вебинара, но не смотреть его 2 часа. Прошу помощницу сходить туда за меня и составить конспект, который я потом быстро прочитаю и узнаю все, что меня интересовало. Прочитать конспект и посмотреть отдельные важные части в записи — это 10–20 минут. Еще 1.5 часа времени сэкономили.

Следить, чтобы я ничего не забывал. Ассистент смотрит в мой список дел, находит там просроченные задачи и напоминает их перезапланировать и все‑таки сделать. А что может, делает вообще сама.

Плюс помощница помогает мне в планировании. Например, мне надо выступить на конференции — и это включает в себя много задач: придумать тему, согласовать с организаторами, написать тезисный план, подготовить презу, согласовать с организаторами, отрепетировать выступление и так далее. Самому заносить 100 500 таких мелких задач в календарь долго и нудно — это помогает делать ассистент. Я кидаю ей большую задачу, она сама разбивает ее не мелкие и добавляет в мое расписание.

И еще 100500 менее частых дел, например:

• Отправить лид-магнит всем, кто поставил плюсик в комментариях.

• Найти интересные запросы от журналистов в Прессфиде.

• Найти мне фотографа.

• Отнести вакансию в несколько Телеграм-каналов и договориться о размещении.

• Разобраться, как подключить телеграм-бота к CRM и подключить его.

• Провести несколько кастдевов.

В ближайшее время я хочу делегировать общение с рекламодателями и размещение рекламы в моих блогах — это высвободит мне еще полчаса в день.

В итоге один ассистент помогает мне освободить минимум 2 часа в день, а иногда и больше. Это время я могу работать над интересными задачами, которые меня драйвят, а не повергают в уныние.

Возможно, для опытных предпринимателей эта статья выглядит наивно и очевидно — ведь у многих есть ассистенты и секретари. Но я пока что руковожу малым бизнесом и только учусь делегировать. Для меня это стало чуть ли не главным открытием прошлого года — сколько времени я расходую нерационально и насколько больше могу успевать, если эту проблему решить. Если вы тоже, как и я, тратите кучу времени на нудные рутинные дела, задумайтесь — может, вам тоже нужен личный помощник.

Рассказываю, кого мы искали, какие вопросы нужно задать на собеседовании, как: основные этапы и на что важно обращать внимание. Будет полезно руководителям, перед которыми сейчас стоит задача нанять удаленного ассистента.

Для начала, давайте уточним, какие существует основные специализации ассистентов:

1. Административный ассистент (или секретарь) – помогает в выполнении несложных рутинных админ. задач, таких как составление отчетов, обработка почты, управление календарем, организация встреч и т.д.
2. Личный ассистент – помогает в организации личных дел руководителя, таких как бронирование билетов на самолет, заказ еды в ресторане, организация путешествий, организация досуга детей, подарки и т.д.
3. Бизнес ассистент (или “правая рука” директора) – помогает в контроле проектов, распределении задач, оптимизации бизнес-процессов (имеет специальное образование и навыки), может самостоятельно решать отдельные задачи и т.д.

Выбор конкретного типа бизнес-ассистента зависит от конкретных потребностей вашего бизнеса.

Определите, кто вам требуется?

Перед тем, как начать поиск удаленного ассистента, определите, какие задачи вы планируете ему поручить. Какой он должен быть человек, что он должен знать и уметь.

Мы для этого составляем профиль кандидата. Подробнее об этом пишу в канале: https://t.me/+KvuU2L7qhnlmZjYy

Определите заработную плату

Определите уровень заработной платы, бонусов и премий для найма ассистента. Если непонятно, посмотрите короткое видео: https://youtu.be/FIqxQ754Z3U

Разместите вакансии

Если вы ищете фриланс ассистента, можете воспользоваться площадками, например: kwork.ru (есть возможность безопасной сделки и просмотра рейтинга)

Если на полноценную работу, используйте популярные сайты поиска сотрудников. Не буду писать названия, вы все их знаете

Напишите запросы в социальных сетях

Обратитесь к своим контактам в любой социальной сети, написав на свое страничке, что вы ищете ассистента и опишите, какие задачи вы хотите ему поручить.

Поделюсь с вами несколькими площадками для поиска ассистентов в telegram:

1. https://t.me/vakansii_ah (чат, бесплатно)
2. https://t.me/BiznesAssistenti (чат, бесплатно)
3. https://t.me/theyseeku (каналы и сайт, платно)

В социальных сетях и месседжерах лучше всего добавлять анкету для откликов, так вам будет удобнее

Интервью с кандидатами

После того, как вы получите отклики на ваши объявления, проведите короткое интервью с кандидатами.

Это поможет вам убедиться, что они соответствуют вашим потребностям. Далее обсудите их опыт работы, навыки и ваши задачи на дистанционном собеседовании в Telegram или Zoom.

Проверьте рекомендации

Свяжитесь с предыдущими руководителями понравившихся кандидатов, чтобы узнать, как он работал в прошлом, как взаимодействовал с коллегами и подчиненными.
Просмотрите все данные и примите решение, кто лучше всего подходит для вашей компании. Сделайте предложение о работе кандидату, с которым вы готовы работать.

Выберите наилучшего кандидата, а лучше двух

Не все подойдут вам, и не всем подойдет ваша вакансия. Отберите лучших кандидатов и договоритесь о сроках и условиях испытательного срока.

Обсудите вопросы оплаты, рабочего графика, взаимодействия и другие детали, чтобы гарантировать эффективное сотрудничество.

Подходящему кандидату, отправьте оффер с приглашением на работу. Это не обязательно, но такая деталь подчеркнет серьезность ваших намерений.

Введите нового сотрудника в должность

Когда вы нашли подходящего кандидата и он принял ваше предложение, подготовьте план адаптации. Это поможет новичку быстрее освоиться и начать работу. В план адаптации включите обучение, знакомство с процессами компании и с коллегами.

Нанять ассистента в первый раз может быть сложной задачей, но если вы определите требования и пошагово выполните вышеуказанные шаги, то вы сможете найти подходящего кандидата, который будет отвечать вашим потребностям и ожиданиям.

Воспользуйтесь данными из этой статьи и перейдите к более точному и качественному построению команд

Удачной работы!

Больше полезного в телеграм канале: https://t.me/+KvuU2L7qhnlmZjYy

Если вам нужна помощь с подбором сотрудников – оставляйте заявку на сайте https://alfahunter.com Подбираем удаленных сотрудников от 5 дней!

Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые статьи и до новых встреч!