Как можно исправить дату на больничном листе

Последствия ошибок в больничном

На основании сведений по больничному листку, обработанных ФСС в установленном порядке при участии работодателя, выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности. В частности, именно больничный указывает на уважительную причину пропуска сотрудником работы — в связи с его болезнью или возникшей необходимостью по уходу за ближайшими родственниками.

Обратимся к истории взаимодействия работодателей и ФСС по вопросам больничных выплат. Если говорить о выплаченной в 2020 году работодателем непилотного региона сумме пособия (за исключением оплаты за первые 3 дня больничного), то она впоследствии компенсировалась ему из федерального бюджета за счет средств ФСС. При этом каждый случай выплаты сотрудникам компании пособия по нетрудоспособности тщательно изучался инспекторами из Фонда соцстраха при проведении проверки работодателя. В 2021 году страхователи так же возмещали пособия, выплаченные в период до конца 2020 года в рамках непилотного проекта. В 2022 году ФСС полностью сам оплачивает больничные начиная с 4-го дня нетрудоспособности работника.

Есть нюансы определения начала периода оплаты больничного в ФСС.

Одним из оснований для отказа в зачете средств по уплате в ФСС в сумме выплаченного пособия по временной нетрудоспособности может служить обнаружение ошибок в оформлении больничных листков (п. 18 постановления Правительства от 12.02.1994 № 101). Поэтому работодатели должны тщательно следить за тем, чтобы больничный был оформлен правильно.

В 2022 году решение данной задачи в большинстве случаев значительно упрощено благодаря повсеместному внедрению электронных больничных. Их работодатели не заполняют в принципе и потому со своей стороны ошибок при заполнении листков совершить не могут.

Подробнее о ходе внедрения электронных больничных читайте в специальном материале.

Вместе с тем в отношении ряда категорий работников оформляются бумажные больничные. В их заполнении работодатели полноценно участвуют. Речь идет о работниках, которые (ч. 28 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

• имеют доступ к сведениям, составляющим государственную и иную тайну;
• подлежат государственной защите.

Если в бумажном больничном есть допущенные работодателем ошибки, которые можно исправить, то делаются соответствующие исправления в листке.

Как свидетельствует судебная практика (применимая в отношении правоотношений с участием работодателей и ФСС по действующему законодательству по аналогии), работодателям все чаще удается отменять решения ФСС по отказу в зачете расходов на выплату больничных своим сотрудникам по листкам нетрудоспособности с недостатками в оформлении.

ВАЖНО! С 01.01.2021 все регионы РФ перешли на прямые выплаты пособий ФСС. В 2022 году данная практика наряду с внедрением электронных больничных трансформировалась в постоянно действующий механизм. Работодатель оплачивает только первые 3 дня больничного, остальные деньги работнику перечисляет ФСС. Зачетный механизм оплаты пособий отменили.

Подробно порядок оплаты электронных больничных описан в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал. 

Допустимы ли исправления в больничном?

Если при выписке бумажного больничного листа были допущены ошибки (и они не были исправлены), то по такому листу ФСС, скорее всего, не возместит затраты. Поэтому так важны исправления в больничном листе допущенных ошибок.

Правда, следует иметь в виду, что исправить в этом бланке ошибку сможет лишь работодатель, но никак не медработник. Причем исправление в больничном листе работодателем вносится только в раздел, который он и заполняет. Если ошибки допущены в разделе, заполняемом врачом, то такой больничный будет считаться испорченным — потребуется оформление дубликата.

Если ошибка допущена в электронном больничном, до выплаты по нему пособия медорганизация по решению врачебной комиссии оформляет дубликат и направляет в ФСС РФ сведения для формирования дубликата в форме электронного документа взамен ранее сформированного листка нетрудоспособности (п. 67 Условий и порядка формирования больничных листков по приказу Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н). Аналогично, оформляется дубликат бумажного больничного — в соответствии с положениями п. 76 Условий.

Узнать больше об оформлении дубликата больничного вы можете из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к ней.

В соответствии с письмом Фонда соцстрахования от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 (применимым сейчас в части определения правил заполнения бумажного больничного) работодатель может не обращать внимания на то, если в документе, заполненном от руки, есть описки и иные технические погрешности оформления. Но только если содержание записи можно легко прочитать и понять смысл.

При этом следует иметь в виду, что записи в листке должны быть сделаны печатными буквами гелевой, перьевой или капиллярной ручкой с чернилами черного цвета. Использование шариковой ручки недопустимо (п. 76 Условий). Еще больничный может быть заполнен машинописным способом. 

В письме Фонда соцстрахования от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 (также применимом в отношении бумажных больничных) перечислены несущественные недочеты, которые не возбраняется исправить.

Подробнее о правилах внесения данных в больничный лист читайте в статье «Пример заполнения больничного листа работодателем».

Ознакомиться с большим количеством практических нюансов оформления больничных вы можете в тематической статье, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Самые распространенные ошибки при заполнении больничных

Среди самых распространенных ошибок в заполнении бумажного больничного, которые требуется исправлять, можно выделить следующие:

1. Работодатели зачастую ошибочно вносят записи в поле «Дата начала работы» без имеющихся на то оснований. Так, в большинстве случаев эти графы не должны заполняться. Исключением является ситуация, когда работник обязан приступить к выполнению трудовых обязанностей при аннулированном трудовом договоре, если болезнь наступила в период действия договора (до его прекращения).
2. Аналогичная ситуация складывается и с ошибочным заполнением графы «В т. ч. нестраховые периоды» (разъяснение содержится в письме Фонда соцстрахования от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954). Ее следует заполнять только при условии, что сотрудник проходил военную или иную (по закону от 12.02.1993 № 4468-I) службу начиная с 01.01.2007.

ВАЖНО! Если указанные выше строки все же были по ошибке заполнены, то для исправления потребуется зачеркнуть сделанную запись. На обратной стороне листка нетрудоспособности следует указать: «Строку “В т. ч. нестраховые” (или “Дата начала работы”) считать незаполненной». Эту запись необходимо заверить печатью компании и подписью уполномоченного лица.

Если к работодателю обратился работник с просьбой пересчитать средний заработок для расчета пособия на основании справки о сумме заработка, полученной от предыдущего работодателя, тогда по логике потребуется исправить внесенные в листок суммы. Но для исправления всех пяти записей на обратной стороне просто фактически может не хватить места, да и внесение более двух исправлений недопустимо. Поэтому исправлять сделанные записи с предыдущими расчетами не стоит — можно просто подколоть к больничному дополнительный лист с правильно сделанными расчетами.

О максимальном размере выплат по больничному вы сможете узнать из материала «Максимальный размер больничного листа в 2022 году».

Ознакомиться с практической схемой расчета максимального пособия по больничному листку вы можете в экспертном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.

Допустимые ошибки, не требующие внесения исправлений в бумажный листок нетрудоспособности:

1. Если вместо печатных букв работодатель заполняет форму прописными.
2. Допущенные по невнимательности несущественные помарки, замена арабских цифр римскими (определение ВАС России от 13.02.2012 № ВАС-764/12).
3. Ошибки, допущенные врачом, если они не отрицают факт наличия болезни (имеются положительные судебные решения, к примеру, постановления ФАС МО от 11.02.2014 № Ф05-17975/2013 и ФАС ЗСО от 05.03.2014 № А70-4564/2013).
4. Если подпись уполномоченного лица выполнена шариковой ручкой и/или цвет чернил синий, а не черный (постановление ФАС ЗСО от 21.01.2014 № А27-8345/2013).

ВАЖНО! Законодательством предусмотрены алгоритмы пересчета суммы больничного пособия.

Инструкция: как исправить ошибку в больничном листе

В п. 85 Условий подробно указано, как работодателю исправить бумажный больничный лист. Для этого понадобится:

• аккуратно зачеркнуть ошибочную запись;
• на обратной стороне документа сделать правильную запись;
• там же, где внесена правильная запись, делается отметка: «Исправленному верить», которая заверяется печатью и подписью ответственного лица работодателя, изначально заполнявшего данный больничный лист.

Другим способом вносить исправление нельзя, в т. ч. нельзя пользоваться корректором, закрашивающим неправильную запись для нанесения поверх нее правильной.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года становится обязательным к применению ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”. Начать применять его можно было и раньше, указав это в учетной политике. Порядок исправления ошибок в новом стандарте прописан аналогичным образом. Один из пунктов документа – местом хранения документов устанавливается только РФ – вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в обзоре. 

Организовать работу с электронными больничными вам поможет Готовое решение от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Подробную информацию о ФСБУ 27/2021 вы найдете в статье “Как работать по новому ФСБУ 27/2021”. 

Нормативными актами не установлено четкого срока для внесения исправлений в больничный. Но, исходя из сложившейся судебной практики, работодателям следует позаботиться об исправлении ошибочных записей до окончания выездной проверки, инициированной ФСС, и, соответственно, до принятия решения по ее результатам (постановление ФАС ЗСО от 27.11.2009 № А45-11770/2009).

Правда, есть немало судебных решений, в которых работодатель отстоял свое право внести исправления в больничный и после завершения выездной проверки (постановление ФАС ЗСО от 11.04.2013 № А27-15335/2012).

Ознакомиться с судебной практикой по взысканиям, связанным с оплатой больничных, вы можете в тематической статье, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к ней.

Где найти образец по внесению исправлений

Для того чтобы легче сориентироваться, как вносить исправительные записи, рекомендуем ознакомиться с примером внесения правок. Образец исправления в больничном листе работодателем вы сможете увидеть на нашем сайте.

Узнать больше о нюансах внесения исправлений в больничный лист вы можете здесь.

Итоги

В 2022 году на всей территории РФ действуют электронные больничные листки. Но для некоторых категорий лиц все еще оформляются бумажные больничные. Для того чтобы избежать разногласий с ФСС следует придерживаться существующих правил по заполнению больничного листа.

Однако Фонд соцстрахования России разрешает работодателям вносить некоторые исправления в бумажные больничные листы. При этом должен соблюдаться определенный порядок, установленный приказом № 1089н. 

Листок нетрудоспособности, или, как мы привыкли его называть, — «больничный» — уникальный документ. Почему? Потому что, во-первых, документ медицинский, подтверждающий нетрудоспособность работника в определенный период. Во-вторых, документ финансовый, и является основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Опытный бухгалтер знает: к вопросам правильного заполнения больничного необходимо проявлять максимальное внимание.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Ой, а вот здесь ошибка в больничном!

Бланк листка нетрудоспособности состоит из двух разделов. Один из них заполняется медицинской организацией, в которой проходил лечение работник, второй — работодателем. Права на ошибку у врачей нет. Совсем. По той простой причине, что действующее законодательство не предусматривает возможности внесения исправлений в раздел, заполняемый медиками.

Если медики допустили в больничном ошибку, то он считается испорченным  и взамен него выдается дубликат листка нетрудоспособности. Это обстоятельство — настоящая головная боль для бухгалтера, поскольку изменить что-либо самостоятельно в данном разделе они не могут.

Пропущенная ошибка чревата тем, что в дальнейшем ФСС откажется оплачивать этот больничный за счет государственных средств. Поэтому работодатель зачастую предпочитает перестраховаться. И порой первая реакция бухгалтера — отправить работника обратно в поликлинику или больницу за дубликатом. Однако так делать нельзя.

Далее прокомментируем распространенные вопросы бухгалтеров о порядке заполнения больничных на практике.

Исправления в больничном. Кто должен подписаться?

«Правильная запись подтверждается подписью» — такая формулировка содержит в пункте 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н), регламентирующем порядок внесения исправлений. Как видите, слово «подпись» употреблено в единственном числе. Поэтому под исправлениями на больничном достаточно подписи руководителя или главного бухгалтера. Подписи обоих в данном случае не требуется.

Подпись иного лица под исправлениями  возможна только тогда, когда руководитель или главный бухгалтер передали свои полномочия на подписание больничных другому сотруднику (сотрудникам) организации. Такое право у них есть, но делается это на основании доверенности, а не приказа, как практикуют многие работодатели. При этом печать, также, как и на лицевой стороне больничного, не обязательно должна быть гербовой. Достаточно печати бухгалтерии или кадровой службы.

Если работодатель ошибочно заполнил строку, которая заполнению не подлежит

Как внести исправления в больничный в этой ситуации? Порядок выдачи листков нетрудоспособности не содержит ответа на этот вопрос, а на практике такая ситуация возникает нередко. Чаще всего ошибаются работодатели при заполнении строк «Дата начала работы» и «в т.ч. нестраховые периоды». Между тем, в строке «Дата начала работы» указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до его аннулирования. Редчайший случай на практике! Во всех остальных случаях эта графа не заполняется.

Разъяснения этой интересной ситуации мы найдем в письме ФСС России от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954. Так, в строке «в т.ч. нестраховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 с 1 января 2007 года. Таким образом, если работник никогда не проходил службу в указанных органах либо уволился из них до 1 января 2007 года строка «в т.ч. нестраховые периоды» также не заполняется.

Если эта строка все-таки по ошибке заполнена, следует зачеркнуть запись, а затем на оборотной стороне бланка сделать следующую запись – «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной» и подтвердить подписью и печатью.

Перерасчет пособия по временной нетрудоспособности по просьбе сотрудника

Еще одна проблема, связанная с правильным заполнением больничного, возникает, когда работник обращается к работодателю с заявлением о перерасчете среднего заработка для пособия по временной нетрудоспособности в тех случаях, когда это приводит к увеличению пособия. Такое нередко происходит с новыми работниками, которые в двух предыдущих годах работали у другого  работодателя и работник своевременно не предоставил новому работодателю справку о сумме заработной платы (утв. приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).

Представим, что такой работник представил справку. Бухгалтеру придется сделать перерасчет пособия за все прошлое время, но не более, чем за три года, предшествующих дню предоставления справки. Однако, больничный лист давно уже заполнен работодателем, и в том числе, строки, где указывается заработок для исчисления пособия и сумма пособия. Неужели все это необходимо исправлять?  Конечно, нет. Теоретически это возможно, но исправить, по меньшей мере, пять неверных записей абсолютно нереально, для этого на оборотной стороне бланка просто нет места.

Поэтому, уже заполненный на основании первоначальных сведений о заработке работника больничный следует оставить без изменений, а перерасчет суммы пособия произвести на отдельном листе.

Виды пособий

Виды пособий (страховое обеспечения по обязательному социальному страхованию):

• пособие по временной нетрудоспособности;
• пособие по беременности и родам;
• единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в мед. учреждениях в ранние сроки беременности;
• единовременное пособие при рождении ребенка;
• ежемесячное пособие на ребенка до 1,5 лет.

Бланк больничного утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н, а порядок выдачи и правила заполнения — приказом от 29.06.2011 № 624н. Больничный заполняется в два этапа.

На первом этапе информацию в него вносит медицинское учреждение. Оно вписывает сведения о себе, лечащем враче, пациенте, месте его работы, причинах и сроках нетрудоспособности.

Затем больничный переходит к работодателю, который уточняет данные, вносит информацию о страховом стаже работника и причитающихся ему суммах выплат по больничному.

Работодатель должен проконтролировать, правильно ли был заполнен больничный лист в медицинском учреждении. Ошибок быть не должно, поскольку на основании этого документа работодатель:

• выплачивает работнику пособие;

• получает сумму выплаты в качестве компенсации от ФСС;

• засчитывает ее в уменьшение платежей по начисленным к уплате взносам на страхование по нетрудоспособности и материнству.

Требования по заполнению больничного листа

Согласно пп. 56, 65 приложения к приказу № 624н, данные в листок нетрудоспособности вносят следующим образом:

• печатают на принтере или вручную вписывают информацию в ячейки в специально отведенных для этого полях заглавными печатными буквами ручкой черного цвета;

• поля заполняют от первой ячейки и не выходят за их пределы;

• печать ставят в предназначенных для этого местах сно при этом нельзя перекрывать ячейки для отражения информации.

При этом ФСС РФ в письмах от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956, от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575, т 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545 разъясняет, что ряд недочетов в заполнении больничного не обязательно исправлять. К ним относятся:

• использование прописных, а не печатных букв;

• попадание записей на границы ячеек, а печатей — на ячейки для отражения информации;

• присутствие в описании должности врача слов «врач» и «лечащий врач»;

• пробелы между инициалами врача;

• сокращение наименования медучреждения, должности и фамилии врача до количества имеющихся в бланке ячеек и исключение инициалов;

• использование кавычек, точек, тире и запятых;

• неточное наименование места работы, включенное в документ со слов работника;

• другие помарки, которые не влияют на прочтение информации.

Все остальные ошибки могут привести к тому, что с точки зрения ФСС больничный будет заполнен неправильно.

Ошибки медучреждения

Критичными считаются следующие ошибки:

• несоответствие указанных в документе названия или адреса медучреждения его официальному наименованию и реальному местонахождению;

• отсутствие информации о должности врача или его фамилии;

• несоответствие данных о медучреждении в оттиске проставленной печати;

• ошибка при указании сведений о неспособном к труду лице.

По закону лечебные учреждения не имеют права вносить исправления в больничный лист. Поэтому в случае ошибочного заполнения медучреждение обязано выдать его дубликат с верными сведениями.

Ошибки работодателя

Работодатель также может не обращать внимания на незначительные помарки в оформлении больничного. Главное — внимательно относиться к информации, которые он вносит в ячейки. Ошибка в любом из этих показателей требует обязательного исправления:

• его собственные данные — название, регистрационный номер в ФСС и код подчиненности;

• данные работника — ФИО, СНИЛС, страховой стаж;

• базовые сведения для исчисления пособия — оплачиваемый период, величина среднего и среднедневного заработка;

• объем начисленного пособия, который делится на суммы, выплачиваемые работодателем и ФСС;

• отметка о месте работы — оно может быть либо основным, либо по совместительству;

• ИНН работника — не заполняют при отсутствии этого кода и при оформлении больничного в связи с беременностью и родами;

• условия начисления — отражают наличие особых характеристик работника, таких, как инвалидность, особые условия труда или проживания, особые ситуации возникновения права на пособие;

• дата составления акта о несчастном случае на производстве (при наличии);

• дата начала работы — отражаются, только если работник оказался нетрудоспособным в период между датами заключения трудового соглашения и его аннулирования;

• продолжительность нестраховых периодов — касается только периодов военной и приравниваемой к ней службы.

Сам расчет пособия в больничном листе не приводится, он формируется как приложение к больничному.

Как исправлять ошибки

В п. 65 приложения к приказу № 624 приводятся правила внесения исправлений в больничный лист:

• запрещается применение корректора и других средств;

• ошибочную запись нужно аккуратно зачеркнуть;

• правильную запись с пометкой: «Исправленному верить» делают на обороте листка нетрудоспособности, заверив ее подписью ответственного лица и печатью .

Если поправок несколько, в правильной записи нужно отразить название поля или строки, в которой исправляются данные.

В качестве образцов исправлений в больничном листе работодателем в 2019 году можно использовать следующие:

• ООО «Сигма». Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. (если была допущена единственная ошибка в наименовании работодателя)



• Строка «Место работы — наименование организации»: ООО «Сигма». Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. и строка «Условия начисления»: 44. Исправленному верить. Главный бухгалтер Семенова Н. Н. (если неправильными оказались сведения в двух указанных в примере полях).

Если строку не нужно заполнять, а туда внесли данные, делают следующую запись: «Строку “…” считать незаполненной».

При исправлении сведений о стаже действуют те же правила. Исправленная запись может содержать название строки, и в ней обязательно указываются правильные сведения о количестве лет и месяцев, пометка «Исправленному верить», должность и ФИО ответственного лица, его подпись и печать.

Количество исправлений в больничном не ограничено законом, однако отведенная для этого площадь позволяет сделать только две правки. Если их больше, нужно запросить в медучреждении дубликат больничного и заполнить его заново без ошибок.

Ошибки в электронных больничных встречаются редко, поскольку система, в которой это происходит — ЕИИС «Соцстрах» —единая и все сведения в ней автоматически проверяются. За счет этого данные о медучреждении, работодателе и работнике в больничном оказываются правильными. Автоматически соблюдаются и требования, предъявляемые к технической стороне оформления.

Но все же ошибки могут быть — в данных, которые нужны для расчета пособия. Исправить их работодатель может в личном кабинете страхователя.

• Главная
• О компании и продуктах КонсультантПлюс
• Пресс-центр
• Новости
• 2016 год
• Ноябрь 2016 года
• Как исправить ошибку в больничном: пошаговая инструкция

Как исправить ошибку в больничном: пошаговая инструкция

Оформление листка нетрудоспособности требует большой аккуратности. Если ошибку допустил врач, вносить исправления в документ нельзя, придется оформлять дубликат. Если ошибку допустил работодатель, то исправить ее можно, но по определенным правилам. О том, как это сделать, рассказано в системе КонсультантПлюс в “Путеводителе по кадровым вопросам. Оформление больничного листа”.

Как работодателю внести исправления в больничный лист:

– аккуратно зачеркнуть неверную запись черными чернилами гелевой, капиллярной или перьевой ручки;

– внести правильную запись на оборотную сторону бланка;

– заверить исправление записью “Исправленному верить”, подписью и печатью работодателя.

Исправление ошибок при помощи корректора не допускается!

В Путеводителе есть образец исправленного больничного.

Чтобы перейти в Путеводитель, выберите профиль “Бухгалтерия и кадры” (или “Бухгалтерия и кадры бюджетной организации”) и наберите в поиске: ошибка в больничном.

Новости КонсультантПлюс смотрите также на наших официальных страницах в соцсетях:
в Facebook, ВКонтакте, Одноклассниках.

Дата публикации на сайте: 01.11.2016

Поделиться ссылкой:

Подписывайтесь на наш канал в Дзен