Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы в 2022 году изменился. Причина тому — в новом ФСБУ 27/2021. С его вступлением в силу один из применявшихся ранее способов правки первички стал недоступен. Смотрите, какой способ отпал, а какой остался.
Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешают закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).
Согласно данным НПА при внесении исправлений в исходный документ, составленный на бумаге, ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуеется заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.
Пример внесения исправления в первичный учетный документ от КонсультантПлюс
При проверке требования-накладной по форме N М-11 бухгалтер ООО “Альфа” обнаружил ошибку в наименовании материальных ценностей: вместо “М-400-Д20” было ошибочно указано “М-500-А10”. В связи с этим 13.07.2022 в требование-накладную внесены исправления: зачеркнуто “М-500-А10”, внесена верная запись – “М-400-Д20”, добавлена надпись “Исправлено”, дата исправления. Исправления заверены лицами, составившими требование-накладную: Красиным О.С. и Сидоровым Р.С.
Смотрите пример правок бесплатно, оформив пробный доступ к системе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.
До вступления в силу ФСБУ 27/2021 налоговики разрешали вместо правки исходного документа оформить другой — исправительный (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/[email protected]). Порядок внесения исправлений в этом случае был подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем делали указание на то, что это исправительный документ, приводили номер и дату исходного документа, а также порядковый номер и дату исправления.
Однако сейчас этот способ применять нельзя, считает Минфин. В Информационном сообщении от 10.06.2021 № ИС-учет-33 (подп. г п. 8) ведомство говорит, что исправление в первичном учетном документе, составленном на бумажном носителе, путем составления нового (исправленного) документа не допускается.
Способ с заменой используют только для исправлений в первичных документах, составленных в электронной форме. Это прямо предусмотрено п. 20 ФСБУ 27/2021.
Удостоверьтесь, что вы соблюдаете все требования нового ФСБУ 27/2021 по документообороту с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Узнайте также, как исправлять ошибки в бухгалтерской отчетности.
Исправление первички
Какие ошибки исправлять
Не ошибается, коллеги, только тот, кто ничего не делает. Потому никакая первичка не застрахована от огрехов. Но все ли из них нужно исправлять? Давайте будем честны: главное, что нас волнует, — примут ли бумагу, точнее расходы и вычет по ней, налоговики. А значит, ориентироваться нужно на их подход.
Так вот, по мнению Минфина, если ошибка в первичке несущественная, то ее можно не исправлять, так как это не делает документ дефектным для целей налогообложения.
К несущественным Минфин относит ошибки, не препятствующие идентификацииПисьма Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 18.04.2019 № 03-03-06/1/27940:
— продавца;
— покупателя;
— наименования и стоимости товаров, работ или услуг.
Как видите, подход к несущественным ошибкам в документах, подтверждающих расходы, диктуется подходом к ошибкам в счетах-фактурах. Причем одно из писем Минфина, в котором высказана эта позиция, размещено на сайте ФНС в качестве разъяснения, обязательного для применения налоговикамип. 2 ст. 169 НК РФ.
Таким образом, ни вам, ни контрагентам вовсе не обязательно звонить во все колокола, стремясь исправить любую ошибку в первичке. Особенно в унифицированных формах, которые очень перегружены лишней информацией.
Зачеркиваем неправильное
В первичные документы можно вносить исправления, если это не запрещено законами или нормативными правовыми актами в сфере бухучета. Пока нельзя вносить исправления только в кассовые документы (ПКО, РКО) и платежные банковские документы. В остальную же первичку вносить исправления можно и нужноч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 18 ФСБУ 27/2021; п. 2.5 Правил, утв. Положением ЦБ от 29.06.2021 № 762-П.
Способы исправления документов вы вправе установить сами, но обязательно с учетом требований нового ФСБУ 27/2021, который как раз изменил устоявшиеся правила корректировки.
С 2022 г. бумажную первичку можно исправлять только корректурным способом. То есть зачеркнуть ошибочный текст или сумму так, чтобы их все равно можно было прочесть, сделать надпись «Исправлено», указать дату исправления. Такое исправление надо заверить подписями тех же лиц, которые этот документ составили, с указанием их ф. и. о. и должностейп. 21 ФСБУ 27/2021.
Соответственно, если в составлении документа участвовали представители нескольких контрагентов, то все они должны заверить исправления своей подписью.
Заменяем документ на новый
Зачеркивание в первичке в XXI веке выглядит архаикой, потому некоторые компании и ИП пользуются другим способом исправления — составляют новый правильный документ с теми же реквизитами.
В этом случае все делают вид, что бумаги с ошибками вообще не было. Для применения этого способа исправлений нужно, чтобы выполнялись три условия:
1) все экземпляры изначального документа должны быть уничтожены. Иначе один и тот же факт хозяйственной жизни организации будет зафиксирован в двух бумагах с разным содержанием, а это может привести к путанице и спорам;
2) в новом документе должны расписаться те же лица, которые составляли изначальный документ;
3) бумага с ошибкой не должна попасться на глаза налоговикам, а новый бланк не должен светиться белизной на фоне пожелтевших документов за тот же период времени.
Однако, по мнению Минфина, исправление в бумажном первичном учетном документе путем составления нового, исправленного документа не допускается. Хотя в самом ФСБУ именно такой фразы нет. В нем сказано, цитирую дословно: «исправления в виде подчисток (в частности, замазывания, стирания…) не допускаются»подп. «г» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.
Если говорить о налоговом учете, то против замены неверного документа исправленным выступает и ФНС. Но опять же, если замена случилась до налоговой проверки и ошибка недавняя, обнаружить, что исходную первичку подменили, весьма проблематичноПисьмо ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264.
Составляем исправление к исходной бумаге: как это было до 2022 г.
Итак, формально менять изначальный документ на новый нельзя, а корректурный способ не всегда возможен. Ведь с момента составления документа до внесения в него исправлений много воды может утечь, и некоторые люди, участвовавшие в оформлении бумаги, могут занимать уже другие должности или попросту уволиться из организации.
И естественно, возникает вопрос: как исправить документ в этом случае? До 2022 г., если документ был подписан лицами, которые не могут принять участие в его исправлении, мы используем третий способ приведения исходной бумаги в порядок.
Он заключается в составлении корректировочного документа, то есть бумаги, в которой мы фиксируем, что в изначальном документе допущена ошибка, и указываем, какие сведения являются правильными.
Ближайшая аналогия — внесение исправлений или корректировок в счета-фактуры. А так как корректировочный документ по сути является новым документом, то и составить его могут не те люди, которые представили изначальный документ, а те, кто нашел в нем ошибку. Исправительные документы должны иметь последовательную нумерацию в строго хронологическом порядке.
Этот способ предложила ФНС и согласовала его с Минфином. И пока его можно применять независимо от того, как составляется документ — в бумажном или электронном видеПисьма ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@.
Пример. Составление исправления к изначальному документу
/ условие / В первоначально оформленную накладную на отпуск материалов от 11.10.2021 № 35 была неправильно вписана общая сумма с учетом НДС: было указано 6808,00 руб. вместо 6608,00 руб.
К дате выявления ошибки и внесения исправлений 11.11.2021 главный бухгалтер Л.Ю. Смирнова уволилась и на эту должность приняли новую работницу Е.А. Никанорову, которая и составила исправление к исходной накладной.
/ решение / Исправление к накладной на отпуск материалов может выглядеть так.
НАКЛАДНАЯ № 35 от 11.10.2021
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ
Исправление № 1 от 11.11.2021
Составляем исправление к исходной бумаге: как это будет с 2022 г.
Итак, до 2022 г. исправление к бумажному документу — обычная и привычная практика. Но при буквальном прочтении ФСБУ 27/2021 получается, что ей конец. В Стандарте для бумаги один вариант корректировки — зачеркивать и подписывать вновь. Причем должны совпадать и должности, и ф. и. о. лиц, которые изначально завизировали документп. 21 ФСБУ 27/2021; подп. «б» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.
Мне сложно сказать, почему так произошло и как в XXI веке в документ попали нормы из века XX. Неясна судьба Писем ФНС по исправлениям к бумажной первичке. Они прямо ссылаются на Закон о бухучете, но теперь вдруг выясняется, что он ничего такого не подразумевал, иначе откуда взяться ФСБУ 27/2021?
Мой прогноз такой: с приходом 2022 г. практика составления исправлений сохранится до тех пор, пока ФНС не отзовет разъяснения. Все дружно будут делать вид, что в этой части ФСБУ 27/2021 не существует.
Особенно в ситуации, когда подписанты исходной бумаги ушли со своих должностей — тут вообще налицо пробел нормативного регулирования. Если ориентироваться на Стандарт, исправить такой документ невозможно в принципе. А значит, организация вправе разработать свой способ (читай — продолжать пользоваться методом от ФНС). Надо только в учетной политике об этом написатьп. 7.1 ПБУ 1/2008.
Исправляем электронные документы
Закон № 402-ФЗ уравнял в правах первичные учетные документы на бумаге и в электронном виде. А вот исправлять их согласно ФСБУ 27/2021 придется по-разномуч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Для электронных документов Стандарт предусматривает только один способ исправления — с помощью нового документа. И это логично по следующим причинамподп. «в» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33:
— форматы электронных документов обычно просто не допускают внесения исправлений в созданные и подписанные документы;
— в некоторых случаях нормативные акты прямо запрещают вносить исправления в электронные документы;
— даже если исправление возможно, то фактически это приводит к уничтожению изначального документа.
Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, ф. и. о. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначальногоп. 20 ФСБУ 27/2021.
Читать далее
Бухгалтер постоянно рискует получить запрос на пояснение или отказ в вычете от налоговой из-за того, что отправил или принял неправильно оформленные документы – особенно при большом документообороте.
Чтобы избежать таких последствий, можно запомнить специальный чек-лист для проверки ошибок. Проверили дату – поставили мысленно галочку – уверены, что здесь ошибки уже не будет. Мы же подготовили список «опасных мест» для ТОРГ-12, на которые надо обратить внимание в первую очередь, и несколько рекомендаций, как свести риск ошибок к минимуму.
Проверка входящей или исходящей бумажной ТОРГ-12
- Даты
- ИНН
- Реквизиты компании, грузополучателя, поставщика и плательщика
- Ошибки в табличной части
- Подписи, расшифровки подписей, печати
- Реквизиты связанных документов
- Данные под табличной частью
Проверяем взаимосвязь товарной накладной с ТТН или транспортной накладной. Так как товарную накладную составляют в один день с отгрузкой или сразу после нее, дата ее создания не должна быть указана как предыдущий день и раньше. Ошибка в дате – повод для налоговой службы признать сделку нереальной. А отсутствие даты принятия товара в накладной даст им право снять вычет (Постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014).
Опечатались в ИНН? Готовьтесь к тому, что налоговая служба не сможет идентифицировать поставщика и покупателя и получит право снять расходы у покупателя.
Согласно Письму ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104, ошибки в этих реквизитах при правильно указанном ИНН не помешают учесть расходы, но из-за нестыковок с другими документами вам придется предоставлять пояснения.
Особенно обратите внимание на стоимость и количество товаров, которые должны совпадать с данными счета-фактуры и транспортной накладной. В другом случае это будет поводом признать сделку нереальной и снять расходы.
Нельзя подтвердить расходы накладной без подписей или в том случае, если ее подписали неуполномоченные лица. Если ваш поставщик отказался от использования печати (имеет право согласно Федеральному закону от 06.04.15 № 82-ФЗ), попросите приложить письмо, подтверждающее этот факт.
Если реквизиты договора или заказа, по которому отгружен товар, и транспортной накладной не указаны или указаны с ошибкой, ждите – придет запрос пояснения.
Количество мест и масса товара, конечно же, должны совпадать с данными, указанными в табличной части накладной. Ошибка станет еще одним поводом для налоговой запросить пояснения.
Ошибки при переносе данных товарной накладной в «1С»
Этот тип ошибок не менее важен, так ошибки при переносе данных с бумажных документов могут повлиять на финансовый итог.
- Номера документов
- Даты
- Закладки
- НДС
- Счет-фактура
Необходимо различать номера документа, указанного контрагентом (красный цвет в примере), и номер документа, который присваивает база (зеленый цвет в примере).
Дата документа (красный цвет в примере) может отличаться от даты ввода документа (зеленый цвет в примере).
Услуги не должны быть занесены в закладку «Товары», и наоборот. Если это услуги, то поле «Склад» должно остаться пустым.
Не забудьте сравнить конечную сумму по документу: совпадает ли она с той, что указана на бумажном документе, а также выбран ли верный способ расчета НДС.
Обратите внимание, какой счет-фактура (при наличии) связана с этой накладной. В самом счете-фактуре также проверьте правильность проставления номеров и дат.
Способ вносить товарные накладные в «1С» без ошибок
Вы можете установить на свой компьютер программное обеспечение, которое поможет автоматизировать ввод бумажных документов. Например, используйте «Скан-Загрузку документов» – программу, которая позволит распознавать информацию с ТОРГ-12, счетов-фактур или УПД с отсканированного документа. Программа сама вносит эти данные в «1С».
Для начала необходимо указать папку, где хранятся сканы документов, или сканер, с которого будут поступать изображения.
При обработке документа для правильного распознавания нужно указать вид документа и тип печатной формы. Из доступных в данной папке файлов выбрать нужный и запустить процесс расшифровки.
Программа даст вам возможность предварительно просмотреть распознанные данные, прежде чем создавать на их основании запись о поступлении товаров. Благодаря этому можно проверить, все ли данные указаны верно.
Если товар от поставщика приходит с одним наименованием, а приходовать нужно с другим, программу достаточно один раз «научить», как значится данная номенклатура у вас. Так, если в номенклатуре поставщика мука, например, называется «Мука пшеничная», а в базе – «Пшеничная мука», программа не найдет соответствие и выделит такое поле красным. Надо нажать на это поле, выбрать из базы соответствующую номенклатуру (или ввести 1 раз вручную) – и в следующий раз программа уже запомнит и подберет соответствие самостоятельно.
Также программа проверяет расчет НДС. Даже если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС. В случае расхождения программа выделит поля, нуждающиеся в проверке.
В результате информация будет внесена, и вам останется при необходимости заполнить остальные поля (например, «Склад») и провести документ. Программа становится незаменимым помощником в тех случаях, когда вы получаете товарные накладные со списком наименований более 10 строк.
Попробуйте сами! По этой ссылке можно скачать бесплатную лайт-версию «Скан-Загрузки документов».
Скачать лайт-версию
Исправления в транспортной накладной
Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет – закажите его. Это бесплатно!
(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)
В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н, п. 11 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):
- ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать
- вносят корректную запись
- делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления
- заверяют исправления подписями составивших ее лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
Пример исправления ошибки в транспортной накладной
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как заполнить транспортную накладную (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Как вносить корректировки в товарные накладные
Как вносить корректировки в товарные накладные
Подборка наиболее важных документов по запросу Как вносить корректировки в товарные накладные (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2021 N 07АП-12210/2020 по делу N А45-24786/2020
Требование: О взыскании стоимости некачественного товара по договору поставки.
Решение: В удовлетворении требования отказано.Исследовав и оценив по правилам статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации относимость, допустимость, достоверность каждого из представленных в материалы дела доказательств в отдельности, а также достаточность и взаимную связь данных доказательств в их совокупности, исходя из конкретных обстоятельств дела, принимая во внимание, что доказательства, представленные истцом в обоснование заявленных требований, не подтверждают факт поставки ответчиком товара ненадлежащего качества, а ответчиком представлены доказательства, свидетельствующие о том, что в товарные накладные по просьбе истца вносились исправления по поставленному товару, вместо сведений о фактически поставленном сырном продукте указывались сведения о поставке сыра, суд первой инстанции пришел к выводу об отказе в удовлетворении исковых требований.
Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.08.2021 N 20АП-3431/2021 по делу N А62-10125/2019
Требование: Об отмене определения о признании сделки должника недействительной, применении последствий ее недействительности.
Решение: Определение оставлено без изменения.Исследовав и оценив представленные доказательства, суд области установил, что товарные накладные и декларации не могут быть приняты во внимание в качестве доказательств, подтверждающих наличие встречного предоставления, поскольку в указанных первичных документах зачеркнут грузополучатель ООО “АвтоПятьИнвест” и от руки вписано ООО “Бристоль”, исправления на указанных документах были внесены непосредственно самим Жаврановичем Н.Ю., который также является аффилированным лицом с поставщиком – ООО “АвтоПятьИнвест”, при этом назначение оспариваемых платежей не соответствует наименованию товара в представленных товарных накладных, что свидетельствует о невозможности принять указанные документы в качестве надлежащих доказательств, подтверждающих реальность поставки товара.
