Как можно исправить путевой лист

Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.01.2022 N 17АП-17308/2018(9)-АК по делу N А71-10056/2017
Требование: Об отмене определения об отказе во включении задолженности в реестр требований кредиторов должника.
Решение: Определение отменено.Из пояснений третьего лица так же следует, что внесение исправлений в ошибочно оформленные путевые листы было осуществлено путем переноса записей из разделов, подлежащих оформлению третьим лицом, ошибочно оформленных путевых листов в соответствующие разделы повторно распечатанных, скорректированных (с внесенными в них необходимыми изменениями) бланков путевых листов. После чего исправленные (оформленные со стороны третьего лица надлежащим образом) путевые листы были переданы ООО “Ренессанс” для проверки и заполнения разделов, подлежащих оформлением заказчиком.

С 11 марта 2023 года действует электронный формат путевого листа. Также Минтранс России утвердил порядок, в котором нужно оформлять путевые листы, и состав сведений в них. Как теперь заполнять путевые листы с учетом новых норм — рассказали в статье и показали на образцах форм.

консультант плюс 30 лет

Узнавайте об изменениях законодательства первыми с КонсультантПлюс

подробнее

Для чего нужен путевой лист

Путевой лист обязательно нужен, если:

  • организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов с использованием транспортных средств, которые в вашей собственности;
  • вы предоставляете транспортное средство во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 10 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Оформить путевой лист следует и в случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это следует из обязанностей, предусмотренных для тех, кто эксплуатирует транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ). 

Внимание

Путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство.

Путевой лист может понадобиться, чтобы:

  • водитель предоставил его полиции по их требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
  • подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затрат на ГСМ;
  • начислить зарплату водителям (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
  • подтвердить использование работником личного транспортного средства в служебных целях для обоснования выплаты ему компенсации за использование личного имущества (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@);
  • подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее — при аренде транспортного средства.

Какие сведения и обязательные реквизиты указать в путевом листе

Сведения

В путевой лист нужно вносить сведения: 

О сроке действия путевого листа
  • на один день — укажите дату (число, месяц, год), когда можно его использовать;
  • более чем на один календарный день — укажите даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого можно использовать документ
О лице, оформившем путевой лист
  • полное наименование организации;
  • адрес в пределах местонахождения;
  • номер телефона;
  • ОГРН
О транспортном средстве
  • тип, марка и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом, полуприцепом — также его марка и модель;
  • государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом, полуприцепом — его регистрационный номер, инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
  • число, месяц, год, часы, минуты и результат предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства, если он обязателен по законодательству РФ;
  • дата и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;
  • показания одометра при выезде с парковки, при его заезде на парковку, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня предыдущего водителя, если оформляется или формируется несколько путевых листов на одно транспортное средство
О водителях
  • фамилия, имя, отчество (при наличии);
  • дата, время и результат предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотра водителя, если они обязательны по закону
    • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
О виде перевозки

Коммерческая, для собственных нужд или работа специальных транспортных средств

Коммерческая перевозка: 

  • перевозка грузов по договору перевозки грузов или договору фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • организованная перевозка групп детей автобусами

Перевозка для собственных нужд — это перевозка пассажиров и грузов собственными силами, без заключения договоров перевозки или фрахтования. Такой вывод следует из Письма Минтранса России от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ

О виде сообщения
  • городское — перевозка в границах населенного пункта;
  • пригородное — перевозка между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между их границами;
  • междугородное — перевозка между населенными пунктами на расстояние более 50 км между их границами;
  • международное — перевозка за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением госграницы, в том числе транзитом

Обязательные реквизиты 

Обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По какой форме составить путевой лист

Путевой лист можно сформировать в электронном виде или составить на бумаге. Формат электронного путевого листа утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, который действует с 11 марта 2023 года (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Формы путевых листов в бумажном виде, обязательных к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Формы, которые вы используете, закрепите в учетной политике.

Как заполнять путевой лист

На каждое транспортное средство оформляйте один путевой лист. Если одно транспортное средство используют посменно разные водители, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (пп. 10, 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

Проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль можно в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

Как оформить медицинский осмотр

Отметки в путевом листе о дате, времени и результате предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотров водителей делает медработник. Когда оформляется бумажный документ, он заверяет данные собственноручной подписью. Если формируется электронный путевой лист, для заверения требуется УКЭП или УНЭП. Указывают фамилию, имя и отчество (при наличии) медработника, наименование медорганизации, если он состоит в штате, серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение медосмотров (п. 12 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

По результатам медосмотров медработник выносит заключение о состоянии водителя: 

  • «Прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — если по результатам медосмотра нет признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и его остаточных явлений; 
  • «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» — если по результатам послесменного, послерейсового медосмотра нет таких же признаков. 

Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы водителей служебных легковых автомобилей

Вопрос: Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля руководителя, если в путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре

Как проводят технический контроль транспорта

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортного средства проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию. Его назначает руководитель своим решением. Ответственный работник указывает в путевом листе дату и время выпуска транспортного средства на линию, дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля. 

Вопрос: Кто может быть назначен ответственным за предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств

Если готовите документ на бумажном носителе, работник заверяет данные собственноручной подписью, а если формируете электронный путевой лист, он использует УКЭП или УНЭП. Кроме того, работник приводит фамилию, имя и отчество. По результатам контроля проставляют  отметку «Выпуск на линию разрешен» или «Выпуск на линию не разрешен», если выявили несоответствие требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка оформления путевого листа). 

Если водители работают посменно на одном транспортном средстве, контроль проводят до начала рейса или смены водителя, который первым выезжает с парковки (п. 5 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств). 

Как вести журнал учета движения путевых листов

Обязанность вести журнал учета движения путевых листов не предусмотрена нормативными актами. Вместе с тем целесообразно регистрировать в журнале их выдачу и возврат. Его можно вести как в бумажной, так и электронной форме. Если журнал на бумажном носителе, то его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. 

Журнал учета путевых листов в электронной форме нужно заверять УКЭП. Также целесообразно предусмотреть возможность его печати на бумажном носителе. 

Скачать образец журнал учета движения путевых листов

Как исправлять ошибки в путевых листах

Исправляйте ошибки по схеме:  

  • ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать; 
  • внесите корректную запись; 
  • сделайте надпись «Исправлено» и укажите дату исправления; 
  • заверьте исправление подписями лиц, составивших путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации. Обычно это диспетчер и водитель. 

Такой порядок применяют для исправления документов бухучета, в частности первичных учетных документов. Это следует из ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». 

Номер путевого листа

Порядок нумерации путевых листов не установлен нормативными актами. Номер документа не относится к обязательным реквизитам. Для организации учета путевых листов целесообразно ввести их внутреннюю нумерацию. 

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Исправить ошибку в путевом листе проще, чем кажется.
Исправить ошибку в путевом листе проще, чем кажется.

Что делать, если в путевой лист вкралась ошибка или опечатка? Составлять новый с теми же реквизитами, снова проставлять все необходимые подписи и печати? Не обязательно. Можно просто внести исправление.

Исправление в путевом листе: 4 шага

Мы сейчас говорим о тех первичных документах, которые составляются на бумаге. Электронные документы — это совсем другая история. Итак, вы нашли ошибку в путевом листе. Что нужно сделать?

  • Зачеркните неправильный текст (цифру, дату, сумму) прямой линией. Зачеркнутый текст должен легко читаться, поэтому максимально тонко зачеркивается.
  • Сверху надпишите правильные данные — опять же, компактно, четко и аккуратно, чтобы написанное можно было легко прочитать.
  • Запомните: нельзя ничего подчищать, замазывать штрихом и т.д., иначе документ станет недействительным.
  • Новый текст должен сопровождаться пометкой «исправлено» с датой исправления. Исправления заверяют уполномоченные лица, которые ранее подписывали документ.

Посмотрите на пример. В этом путевом листе было неправильно указано время проведения предрейсового контроля ТС: 08.15.

Вроде мелочь, но исправить надо.
Вроде мелочь, но исправить надо.

Комаров, уполномоченный на заполнение путевых листов, исправил ошибку: зачеркнул неправильную запись, сверху написал «08.00», «исправлено», указал дату и заверил исправление своей подписью с расшифровкой.

Обратите внимание: ниже свои подписи поставили также контролер ТС Тихонов и водитель Никитин.  Еще мы записали видео о том, как исправить ошибку в путевом листе — там еще нагляднее можно все увидеть.

Правила, которые мы сейчас перечислили, предусмотрены Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ (ст. 9) и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 (раздел 4).

Исправления в журнале учета путевых листов

Ошибку можно допустить не только в самом путевом листе, но и в журнале, где они учитываются. И хотя журнал регистрации путевых листов не является документом строгой отчетности, неточности и ошибки там тоже нужно исправлять. Во-первых, чтобы самим не запутаться, во-вторых, чтобы не возникало лишних вопросов у проверяющих органов.

Исправления в журнале делаем по тому же алгоритму, что и в путевых листах:

Всё просто.
Всё просто.

Если в журнале есть столбец «Примечания», то исправление нужно внести и заверить в этой графе — конечно, если там есть свободное место. Изменения заверяет человек, ответственный за ведение журнала: подпись, расшифровка (ФИО), должность. Подробно наш преподаватель рассказывает это на видео:

Кстати, по этим же правилам можно вносить исправления в других журналах по ОБДД, например:

  • журнале регистрации результатов контроля технического состояния ТС,
  • журнале учета ДТП владельцами ТС,
  • журнале учета нарушений Правил дорожного движения,
  • журнале регистрации вводного инструктажа,
  • журнале регистрации инструктажа на рабочем месте,
  • журнале учета учебных занятий по БДД (20-часовая программа),
  • журнале учета медицинского осмотра водителей,
  • журнале учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии и т.д.

Если у вас есть вопросы по заполнению путевых листов — задавайте, мы обязательно постараемся ответить. А пока посмотрите вот эти статьи. Возможно, на что-то мы уже ответили 🙂

Как заполнять путевой лист грузового автомобиля

Путевой лист для автобуса необщего пользования

Как оформить путевой лист, если рейс длится больше 1 дня

Обязательные реквизиты в путевом листе

Автор: Марина Климова — профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Путевые листы: новые требования с марта 2023 года

С 1 марта 2023 г. в новой редакции изложена ст. 6 Устава автомобильного и городского наземного электрического транспорта (далее — Устав), посвященная путевым листам.

Главное новшество этой статьи заключается в возможности оформления электронных путевых листов. Также уточняется, что путевой лист оформляет собственник (владелец) транспортного средства, а если оно предоставлено по договору аренды с экипажем, то путевой лист оформляется арендодателем.

Во исполнение требований статьи вышел и также применяется с 1 марта 2023 г. Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ „Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“, и порядка оформления или формирования путевого листа». В этом документе новшеств уже гораздо больше по сравнению с его предшественником — Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Новые сведения в путевом листе

Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.

Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:

  1. коммерческие перевозки:

    • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
    • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
    • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
    • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
    • организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
  2. перевозки для собственных нужд;

  3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

Поле «Сведения о виде сообщения» может принимать значения «городское», «пригородное» или «междугородное».

В новом Приказе четко оговорено, что путевой лист может оформляться более чем на один календарный день. Тогда в нем нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Это дает возможность организации и ИП разработать удобный бланк путевого листа, рассчитанный на комфортный срок использования. В организации утвердить его необходимо приказом об учетной политике.

Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов

Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.

Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.

Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Электронный путевой лист

Применение электронных путевых листов факультативно.

Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.

Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.

Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.

Электронный путевой лист:

  1. подписывается участниками информационного взаимодействия УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан и используется на портале Госуслуг. Файлы обмена электронного путевого листа предполагают подписи:

    • лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
    • медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
    • лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
    • лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).

    Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;

  2. обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;

  3. электронный путевой лист подлежит направлению в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где, согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 г. № 281, сведения из такого путевого листа становятся доступны МВД России, Минтрансу России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзору.

В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. Приказом Минтранса № 390).

Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).

Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.

Контакт для консультаций: Илья Конохов, старший менеджер продукта, +7 (495) 739-07-97, доб. 2192.

Оформите электронную подпись для физлиц (сотрудников) в удостоверяющем центре «Такском»

Исправления в путевых листах + 8 ошибок, которые совершают бухгалтеры

2021-09-01

Чтобы избежать споров с налоговой, любая организация, в которой есть транспорт, ведет путевые листы. Правильно заполнить путевой лист – задача непростая, тем более если в компании большой парк автомобилей. Ошибки допускают все, даже профессиональные бухгалтеры.

Какие ошибки допускают бухгалтеры при заполнении путевых листов?

В основном ошибки, которые связаны с отсутствием конкретных отметок, с заверением данных и расшифровками.

  • Ответственные лица забывают ставить подпись и расшифровку.
  • Не указано время возвращения автомобиля.
  • Отсутствует информация о топливе и АЗС, где заправляли транспорт.
  • Не указан норматив расхода топлива.
  • Маршрут поездки расшифрован частично.
  • Не указано время возвращения водителя.
  • Нет километража.
  • Отсутствует подпись после внесения изменений.

Почему заполнять путевые листы лучше со специальными программными решениями?

Так вы сможете использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства. Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, вручную данные переносить не нужно.

Для упрощения работы с путевыми листами используют следующие программы:

  • «Победасофт»
  • «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт
  • «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ

Они различаются по функционалу, сложности настройки и условиям сопровождения.

Узнайте больше о программных решениях – получите бесплатную консультацию специалиста прямо сейчас!

Получить консультацию

Excel отходит на второй план

Многие бухгалтеры отказались от ведения путевых лисов в Excel, поскольку имеется ряд минусов:

  • нужно каждый день заполнять 1-5 таблиц;
  • хранить каждый из созданных файлов;
  • на основании чисел в Excel вести расчет потребления ГСМ и вносить его в учетную программу (например, в «1С:Бухгалтерию 8»);
  • менять печатную форму файла каждый раз, когда происходят изменения в законодательстве.

Добавить комментарий