Как на выставке найти партнера по

Поломанная логистика, испорченные цепочки поставок и продаж — это все теперь обычные проблемы для белорусского бизнеса. Одно из решений — активное участие в выставках для поиска новых партнеров и возможностей работы на нетрадиционных рынках. Эксперт в сфере выставок и форумов, единственный в Беларуси обладатель диплома Всемирной ассоциации выставочной индустрии Exhibition Management Degree Евгений Введенский считает, что этот инструмент предприниматели сильно недооценивают. «Про бизнес» узнал, почему эксперт в этом уверен и как бизнесу эффективно работать с выставками.

«На выставках должны работать „звезды продаж“»

— К выставкам у бизнеса часто весьма прохладное отношение. Туда едут «для галочки». Есть ли реальный эффект у международных выставок?

— Выставка — это очень полезный механизм по поиску партнеров, продвижению экспорта, входу на рынок. На ограниченном пространстве в течение нескольких дней собираются крупнейшие игроки отрасли, политические фигуры из разных стран. Поэтому это априори очень эффективный инструмент, если его умело использовать.

В первую очередь, планировать участие и начинать подготовку нужно как можно раньше. Важно предусмотреть множество разных аспектов: местоположение стенда, позиционирование, правильный персонал… На выставках должны работать «звезды продаж», которые умеют общаться, вести переговоры, учитывая межкультурные аспекты, в совершенстве понимают продукт и логистику его доставки до конкретного покупателя.

Работник на стенде должен быть готов ответить на любой вопрос потенциального партнера. А на деле бывает так, что бизнесмен подходит к стенду и спрашивает у представителя компании, сколько стоит доставка до нужной точки.

А тот отвечает: «Вы знаете, у нас предоплата, самовывоз, поэтому я на ваш вопрос сходу не отвечу». На этом часто разговор и заканчивается.

По опросам европейских компаний, выставки как инструмент продвижения, продаж и коммуникаций в секторе В2 В, всегда находится на вершине списка (наряду с корпоративным сайтом и личными продажами). Однако в нашем регионе, к сожалению, он несколько недооценен, и среди бизнеса бытует легкомысленное отношение к выставкам. Нередко их воспринимают как мотивационную командировку.

— Мол, вот тебе, Андрей, командировка на выставку — ты же план сделал за месяц. Съезди, развейся…

— Именно. Компания оплатила квадратные метры, а работник приехал, достал свои брошюры, разложил — и ожидает ЛПРов. Но по статистике большинство посетителей на выставке находится только один день, и за это время в среднем успевает посетить около 11 стендов.

Большая часть из этих 11 встреч запланированы заранее. Остальные 3−4 встречи — дело случая. И чем больше компаний участвует в выставке — тем меньше шансов, что нужный вам клиент самостоятельно вас найдет. Поэтому «стратегия ожидания» в таких условиях неэффективна.

Вопреки популярному заблуждению, выставка — это не трехдневный спринт, а многомесячный марафон с выработкой концепции участия и предметной постановкой целей, визуализацией потенциала компании на стенде и предвыставочной промо-кампанией, проработкой участников и потенциальных партнеров, направлением приглашений и назначением встреч.

Без такой подготовки поездка на выставку может оказаться холостым выстрелом. Причем, недешевым: участие в выставке обходится минимум в $ 5000 с учетом расходов на доставку экспонатов, авиабилетов, отелей, оформление стенда и так далее. А любому бизнесу хочется, чтобы расходы «отбивались», и лучше — многократно. Особенно сейчас.

«Выставки особенно востребованы в периоды волатильности»

— Выгодны ли выставки сейчас — в то время, когда рушатся связи, появляются проблемы с экспортом и импортом?

— Выставки как раз особенно востребованы в периоды волатильности: компании вынуждены искать новых партнеров, новые рынки сбыта. Когда есть стабильность и рынок устоявшийся, выставки в большей степени играют роль «парада брендов», ярмарки тщеславия. На выставке просто нужно быть, чтобы подтвердить свое положение на рынке. Как правило, компании забивают одни и те же места, чтобы знали, что они там стоят, на этих ключевых выставках.

Когда происходят такие тектонические сдвиги, как сейчас, выставки начинают использоваться по своему прямому назначению — чтобы быстро промониторить, просканировать, что есть на рынке, кто и что производит, кто и что покупает, по каким ценам. Такой speed-dating в формате бизнеса. Здесь можно пообщаться с новыми партнерами на нейтральной территории, установить доверительные отношения. В бизнесе очень важно доверие, а доверие появляется при личном общении. Это еще одна важная функция выставок, особенно актуальная сейчас, когда ездить друг к другу стало сложнее.

— Но многие выставочные возможности для нас сейчас закрыты, как я понимаю. Европа и весь Запад, наверное, пока не актуальны. Спасет ли нас восточное направление?

— «Спасет ли нас» — слишком общий вопрос. Спасение — дело рук каждого отдельно взятого человека и бизнесмена, и зависит от его желания, мотивации. Человек — существо свободное.

Европейские организаторы выставок прямым текстом пишут, что на данный момент не принимают заявки от российских и белорусских компаний. Это реальность.

Китай с точки зрения участия в выставках в очном режиме тоже пока закрыт, хотя до пандемии это был глобальный выставочный хаб. Китайцы вложили просто огромные деньги, построили пару десятков выставочных центров. Зато они почти единственные в мире добились хороших финансовых результатов в проведении виртуальных выставок.

Поэтому остаются направления СНГ, Азии и Африки. Глобальным выставочным хабом стали ОАЭ — Дубай и Абу-Даби.

Но для максимального КПД компания должна рассматривать не столько выставки, сколько перспективные для себя рынки. Выставка — это ворота, место входа на рынок. Удобное, быстрое, комфортное. Но рынок первичен.

— Чтобы понимать, можешь ли ты ему что-то предложить?

— Конечно. Это должен быть самый первый вопрос.

«Белорусам очень важно избавляться от стереотипов»

— Наши компании как будто стесняются заходить, например, на рынки Африки. Почему? Европейские компании очень активно работают со странами из этого региона. То есть они видят потенциал, понимают, что там можно заработать.

— Я бы не сказал, что дело в стеснении. Белорусский бизнес старается выходить на разные рынки, это необходимость для выживания. Всем понятно, что благоразумнее диверсифицировать рынки. Но есть соблазн работать «как проще». Рядом большая и понятная Россия, которая может принять много товаров.

А для выхода на «дальнюю дугу» нужен определенный опыт и знания. Межкультурная коммуникация сама по себе требует определенной перестройки отношения к людям других культур. Бизнес там строится по другим законам. К примеру, там иначе относятся к обязательствам. «Да» совсем не обязательно означает согласие: просто у них не принято говорить «нет». Понятное дело, работать там сложнее. Но можно и нужно. Важно хотя бы по чуть-чуть поставлять на другие рынки — чтобы в случае проблем с привычными направлениями была возможность быстро перестроиться.

— Какие есть еще объективные и субъективные причины, по которым бизнес не хочет участвовать в выставках?

— Во-первых, белорусский бизнес довольно активно участвует в выставках и еще активнее их посещает. С другой стороны, все-таки и количество участников, и выставочные бюджеты гораздо ниже, чем у большинства экспортоориентированных экономик мира.

Главная причина этого в том, что не у всех компаний есть культура участия в выставках. В результате, на выставки ездят ситуационно, решения принимают спонтанно, четкие цели не ставят, участвуют кое-как. Это если вкратце. Но есть и компании, в которых выставочная работа поставлена профессионально и на должном уровне.

С другой стороны, многие урезают маркетинговые бюджеты и экономят на выставках. Ведь само по себе участие в выставке за рубежом влечет за собой расходы и не гарантирует быстрый результат. Не все готовы идти на риск.

В моей практике полно случаев, когда контакты и встречи могут «выстрелить» и через год. Тот, с кем вы познакомились на выставке, вспоминает, что есть такая-то компания, есть приятный человек, с которым было интересно пообщаться и когда начинаются проблемы с поставщиками, к этому человеку возвращаются, находят — и начинается работа.

«Для серьезного переговорного процесса нужен руководитель, который может принимать решение»

— Какие можете дать советы тем специалистам, которые занимаются в компаниях маркетингом, выставками?

— Первое — готовиться к выставке не бывает слишком рано. Чем раньше вы начнете, тем лучше. Проработайте партнеров, назначьте встречи, составьте график переговоров. Выделите время на коллективный креатив по поводу стенда (брейнсторминг — это весело). Предложите свое выступление в деловую программу выставки — это и бесплатная реклама, и укрепление статуса эксперта. Уже сейчас сформируйте календарь выставок на следующий год, получите скидки за раннее бронирование, займите лучшие места.

Второе — не экономьте на площади стенда. Представьте: приходит серьезный бизнесмен, с ним еще два-три сопровождающих. А вам даже пригласить их присесть некуда. Вам нужно создать впечатление действительно серьезного, надежного, состоятельного партнера.

Третье — Не берите супердорогой стенд — лучше возьмите больше метров. Вообще для того, чтобы привлечь внимание и создать нужное впечатление, важен не масштаб и дороговизна стенда, а хороший вкус, функциональность и правильная подача ваших целей и преимуществ.

Четвертое — не стоит тратить деньги на печатную продукцию: это не круто. Лучше сделайте QR-код на инфостойке с выводом на лендинговую страницу или корпоративный сайт. Инвестируйте ваше время в регистрацию и качественное оформление вашей электронной визитки на онлайн-платформе выставки и продумайте креатив, который привлечет внимание целевой аудитории.

Пятое — на выставку должны ехать не только рядовые специалисты, но и руководители, которые могут что-то обещать, ответить на какие-то более глубокие вопросы, подписывать документы. В восточных странах это особенно важно.

Шестое — не экономить на комфорте персонала стенда. Бывает, что ради экономии летят на выставку ночью накануне открытия, а потом уставшие и невыспавшиеся идут работать на стенд, зевая и засыпая на ходу. Работа на выставке требует ресурсного состояния и концентрации, поэтому нужно хорошо отдохнуть, выспаться, быть в тонусе. В конце концов, самый эффективный способ экономии — не участвовать вовсе, остаться дома. Но если вы уже устраиваете «свадьбу» и рассчитываете на серьезный результат — делайте это с размахом.

Седьмое — если проблематично выделить время штатных сотрудников на качественную подготовку участия в выставках — доверьте это профессионалам. Аутсорсинг организации участия в выставке сторонним экспертам — популярная в мире услуга. Вы получите качественный продукт и высвободите время ваших менеджеров для профильной работы. Опытный выставочный консультант может и организовать участие в выставке, и сформировать для компании выставочный календарь на весь год.

И бонусный совет: Не забудьте отработать собранные контакты (это частенько бывает).

Получив визитку, лучше в тот же день отписаться: «Приятно было с вами пообщаться». В любом мессенджере, в котором удалось человека найти. И дальше периодически поддерживать общение.

Если через два года этот человек вдруг станет вам очень нужен, а вы не общались с ним все это время, он вас может и не вспомнить. Контакты надо поддерживать постоянно, особенно с восточными людьми.

— Давайте абстрагируемся от выставок как экспортного инструмента: можно ли получить какую-то выгоду от мероприятий внутри страны? Мое субъективное мнение: выставки стали очень скучными и никому не нужными.

— Проблема наших выставок в том, что чаще всего они имеют местный, а не международный характер. Сейчас тем более — в выставках участвуют главным образом белорусские и российские компании. Но бизнес в них, хоть и меньше, но участвует, значит какую-то функцию они все-таки выполняют.

Вполне возможно, что 20% участников этих выставок по итогу зарабатывают 80% денег. А 80% просто так стоят — чтобы не забыли, что они есть. В2 В сегмент на выставках будет продолжать работать всегда и всюду. А вот практика, когда на выставки зазывают широкую публику растяжками над дорогами, устраивают на них распродажи товаров народного потребления, шашлыки и народные гуляния, — это сейчас выглядит как архаизм.

Беларусь могла бы стать очень крупным региональным центром выставочной деятельности. Хотя бы просто из-за географического положения. Здесь могли бы проходить глобальные международные выставки и многотысячные конгрессы, принося миллионы долларов в экономику и укрепляя бренд страны. Надеюсь, что когда-нибудь мы займем эту нишу.

Читайте также

• «Моими игрушками играют 10 тысяч детей во всем мире. Счастье же!» Парень из Бреста научился делать бизикубы — и как развернулся

• От крупного холдинга до ИП: 10 правил разработки финансовой модели

• Что делать, если тебя назначили руководителем. Советы опытного менеджера

Несмотря на то, что весь бизнес повально начал переходить в онлайн, выставки и форумы никуда не исчезнут. И это неудивительно, на выставках зачастую собирается качественная профессиональная аудитория, готовая к общению и ищущая решения для своих задач.

В прошлом году наша команда организовала 7 крупных бизнес-мероприятий. Практически на каждом из них происходила одна и та же ситуация: 2 схожие компании, примерно один бюджет для участия, одна аудитория, одни опции, но у одной из них результаты отличные (вплоть до заключенных на выставке договоров), а у второй – 15-20 визиток участников и те не целевые.

Такая тенденция заставила задуматься о том, как сделать так, чтобы каждая компания, принимающая участие в любом мероприятии смогла найти для себя нужных клиентов.

В этой статье я опишу личный опыт нашей компании и постоянных партнеров мероприятий.

1. Определяем портреты стратегически важной аудитории

На мероприятии невозможно качественно проработать всю аудиторию, поэтому мы заранее определяем, на кого следует обращать внимание и уделять больше времени на общение.

Мы задаем себе вопрос: «Кем должен быть тот человек, который сможет принять решение о внедрении нашего продукта?» (Какую должность он занимает? Чем занимается его компания? Сколько человек у него в штате?).

Наши партнеры запрашивают у нас, как организаторов мероприятия, анализ аудитории выставки — это помогает им определиться с тактикой работы на нем.

Обращайте внимание на сферы деятельности участников и занимаемые должности. На крупных бизнес-мероприятиях (от 1500 чел.) средняя доля директоров и руководителей бизнеса обычно составляет 10-20%, руководителей подразделений и отделов продвижения и продаж – 30-40%.

2. Ставим цель: сколько контактов нужно собрать

Перед мероприятием мы ставим цель, например, собрать 200 контактов, и делим это количество между представителями компании на мероприятии. На крупных выставках у нас работает 3 человека: 2 работника стенда и 1 «в полях», который общается с участниками в общей выставочной зоне. Каждый из работников получает задачу собрать 70 визиток за 2 дня.

Этот результат легко проконтролировать и измерить эффективность работы.

3. Рассказываем о своих предложениях заранее и подогреваем аудиторию

За 10-20 дней до мероприятия мы стараемся максимально оповестить аудиторию о наших предложениях, это подогревает интерес. Нередко, люди целенаправленно подходят к нашему стенду и спрашивают о курсе или мастер-классе, который мы анонсировали накануне.

Узнавайте у организаторов о возможности разместить ваше промо-предложение на сайте мероприятия или в рассылке – так, участники могут заинтересоваться вашим продуктом и целенаправленно обратиться. Расскажите в своих соцсетях о том, что представители компании будут на мероприятии, возможно среди ваших подписчиков есть те, кто хочет пообщаться вживую.

4. Привлекайте участников с помощью активностей на стенде

Не ждите, что участники сами подойдут к вашему стенду просто потому что он красивый. Такое бывает очень редко, чтобы собрать аудиторию на стенде, необходимо работать.

Наши постоянные партнеры — агентство «ТитанСофт» проводит бесплатные аудиты сайтов и рекламных кампаний прямо на стенде. Это позволяет пообщаться с потенциальным клиентом, узнать о нем больше и получить его личные контакты. За такими услугами обычно обращаются непосредственно лица принимающие решение.

Дайте возможность участникам познакомиться с вами – организуйте бесплатный аудит или консультацию с вашими экспертами, проведите конкурс с призами для тех, кто оставит контакт. Главное, не забудьте проинформировать участников о вашей активности через модератора или размещение таблички.

5. Начинаем разговор первыми

Многие участники стесняются сами подходить к стенду и заводить разговор. Когда мы видим, что участник ходит один, мы здороваемся и спрашиваем с какой целью он пришел на выставку, чем занимается, кого из спикеров хотел бы послушать. Такой разговор перерастает в обсуждение потребностей и человек сам рассказывает о своих нуждах.

Очень часто на выставках я вижу скучающих работников стенда, которым явно хочется поскорее пойти домой, а не продавать. Считаю, что такая картина зависит исключительно от руководства, которое не объяснило работникам, что нужно делать, не разработало систему мотивации и оценки эффективности.

Основное правило работы на любом мероприятии: работники стенда должны всегда быть открытыми к общению, поддерживать зрительный контакт с посетителями и здороваться со всеми, кто находится поблизости.

6. Назначаем встречи прямо на мероприятии

На многих конференциях есть сервисы для нетворкинга, где участники рассказывают о себе. Просмотрите заранее – кто из участников может быть вам интересен и договоритесь с ним о встрече. Кроме того, на мероприятии можно договориться о встрече с вашими местными клиентами, обсудить работу и получить обратную связь.

При общении на стенде, мы стараемся сразу запланировать встречи после мероприятия с теми участниками, которые заинтересованы в нашем предложении: договариваемся о дате и месте встречи или планируем звонок.

Идея: если мероприятие проходит не в вашем родном городе, совместите поездку на него с командировкой. Посетите местные офисы продаж, устройте встречу с сотрудниками, решите стратегические задачи.

7. Готовим формы для заполнения участниками

Далеко не у всех участников есть с собой визитки, для таких ситуаций мы готовим карточки по форме визиток с открытыми полями. В идеале — это бланки для заполнения в фирменном стиле, с полями, которые помогут отсортировать контакты после мероприятия: должность, сфера деятельности, какой продукт интересен.

Идея: к форме для контактов можно добавить отрывные карточки с информацией о вас, чтобы у участника осталось напоминание.

В нашем корпоративном блоге Web2win я рассказывал о том, как мы работаем с собранными на мероприятии лидами после мероприятия.

8. Обсуждаем с участниками их потребности

Конечно, когда вы приходите на мероприятие, хочется скорее рассказать о вашем продукте. Но по опыту, разговор складывается удачнее, если начать с обсуждения потребностей участника.

Узнайте у участников мероприятия что им нужно, возможно среди ваших продуктов уже есть решения для них. Кроме того, в разговоре можно определить направления для развития вашей компании. Потребности клиентов постоянно меняются, станьте первыми, кто сможет их удовлетворить!

Деловые партнеры компаний

Современный успешный бизнес вынужден подстраиваться под высокий уровень конкуренции и постоянно меняющиеся условия на рынке. Лидирующее положение в своей отрасли занимают компании, обладающие всей полнотой информации, обширными связями и хорошей репутацией.

Одним из аспектов бизнеса является построение долгосрочных деловых отношений с доверенными партнерами. Совместная работа над проектом способствует обмену опытом, новыми идеями, клиентами и «свежему взгляду» на особенности ведения бизнеса.

Деловые партнеры компаний и организаций

В зависимости от специфики конкретной отрасли и подхода руководителя, компания делает акцент на определенных видах партнерской активности.

Традиционный подход относит к бизнес-партнерам контрагентов, с которыми работает компания в данный момент.

В зависимости от специфики совместной деятельности выделяют партнеров по организации маркетинговых мероприятий, продаж (дистрибьюторы), доставки готовой продукции (логистические фирмы). Таким образом, деловые партнеры сообща осуществляют свою коммерческую деятельность, получая обоюдные выгоды от экономии на масштабе производства, эффекте синергии, а также предоставлении сопутствующих услуг.

В зависимости от размера компании, выделяют стратегических и текущих партнеров. Крупные компании, нацеленные на долгосрочное сотрудничество, позволяют развивать доходность бизнеса, а в некоторых случаях выводят партнера на новые рынки.

Поиск деловых бизнес-партнеров

Перед началом поисков рекомендуется сформулировать предполагаемые ожидания от партнера.

Направлениями партнерства могут стать:

• расширение рынка;
• разделение его по отраслям;
• открытие нового направления коммерческой деятельности.

Область партнерства предполагает выбор конкретной сферы, в которой необходимо сотрудничество. Бизнес требует новых связей, эффективной рекламной стратегии, квалифицированных сотрудников или спонсорских вливаний.

Уровень искомого партнера определяется его текущим положением на рынке. За оригинальными идеями и креативными сотрудниками лучше обращаться к молодым компаниям, в то время как спонсорскую помощь и наработанную клиентскую базу целесообразнее искать у проверенных на рынке игроков.

Основной канал поиска партнеров – это существующие поставщики и клиенты, которые могут посоветовать знакомых им надежных партнеров. Более сложный, но продуктивный путь – это общение на деловых мероприятиях (тренингах, конференциях, мастер-классах, выставках). Данный способ расширяет диапазон поиска, но требует тщательной проверки благонадежности партнера перед заключением договора о сотрудничестве.

Поиск деловых партнеров на выставках

Профессиональные выставки создают дружелюбную среду для непринужденного общения с потенциальными деловыми партнерами, способствуя установлению доверительного контакта и продуктивного общения.

Подбор делового партнера на выставке имеет ряд преимуществ:

• сообщество специалистов заранее повышает вероятность нахождения квалифицированного партнера, способного поделиться опытом и знаниями;
• открытое общение участников выставки, находящихся за специально оборудованными стендами, позволит задать все интересующие вопросы в сжатые сроки;
• доступность информации на специализированных выставках выражается в приготовленных листовках и презентациях, которые привозят с собой для демонстрации участники. Таким образом, первичные сведения о специфике бизнеса находятся в открытом доступе и помогают осознанному выбору.

Одним из самых крупных выставочных комплексов в России является ЦВК «Экспоцентр». Специализированные выставки «Экспоцентра», посвященные разным областям  промышленности и производства, посещают отечественные и зарубежные бизнесмены.

Найти делового партнера в Москве

Поиск подходящего партнера в Москве предполагает самостоятельное изучение рынка или использование услуг профессиональных организаций.

Например, многие фирмы в области юридического консалтинга предоставляют услуги по комплексному анализу бизнеса и выявлении характеристик необходимого для развития партнера. Консалтинговое обслуживание подходит новым игрокам на рынке, а также компаниям, планирующим выпустить продукт, у которого на данный момент нет аналогов.

Самостоятельный поиск партнеров предполагает изучение фирменных справочников, рекламных материалов и каталогов компаний по отраслям. Как правило, представленной там информации достаточно для формирования первичного впечатления о компании.

Все необходимые детали рекомендуется выяснять при личном общении в ходе встречи или телефонных переговоров.

Общение и ведение переговоров с деловыми партнерами

Цель первичного общения с будущим деловым партнером – налаживание доверительного контакта и обмен информацией о специфике бизнеса обеих сторон. После первой встречи ее участники должны четко осознать особенности и цели каждого из них, а также наличие разногласий, которые необходимо будет урегулировать в ходе дальнейшей коммуникации.

Общение с деловыми партнерами на современном рынке предполагает гибкое следование нормам деловой этики и соблюдение протокола. Как правило, корпоративная культура компании, ее главные ценности и особенности стиля управления кратко обозначены на сайте или рекламном буклете. Перед проведением первой встречи рекомендуется подробно ознакомиться с этой информацией.

Независимо от индивидуальной культуры и стиля компании, необходимо соблюдать общие правила делового общения:

1. Информированность. Рекомендуется найти и проанализировать всю необходимую информацию о специфике работы компании и подготовить свое предложение в соответствии с этими данными.
2. Пунктуальность и собранность. Встреча не должна превышать заранее согласованной длительности проведения, вся необходимая информация доносится до партнера в емкой и сдержанной форме.
3. Манера поведения. Рекомендуется излагать свои мысли сжато, с нейтральным эмоциональным окрасом.

Деловые предложения о сотрудничестве

После проведения первой встречи необходимо дать участникам переговоров время обдумать полученную информацию и предложение о сотрудничестве, провести проверку благонадежности и самостоятельно принять решение.

Предложение о сотрудничестве рекомендуется делать после письма, отправленного партнерам по итогам встречи. В послании необходимо кратко сформулировать цели и результаты проведенной коммуникации, ответить на возможные вопросы будущего партнера, а также по возможности обозначить сроки, в которые нужно принимать решение.

Необходимо отметить, что тон повествования должен быть нейтрально – деловым, так как канцеляризмы и слишком сухой текст могут оттолкнуть собеседников, создать негативное впечатление о новой возможности.

Деловое письмо партнерам

Перед организацией деловых встреч и сразу после их проведения необходимо подготовить подробные письма, резюмирующие условия, краткую повестку и временные рамки бизнес-предложения.

Составление делового письма предполагает лаконичное изложение необходимой информации. Все возникшие сомнения и вопросы лучше обговорить по телефону или при личной встрече, не добавляя в официальное письмо. Это позволит визуально проще воспринять документ.

Проверка надежности партнеров

Перед началом сотрудничества необходимо убедиться в благонадежности партнера, проверив регистрационный номер компании в ЕГРЮЛ, проанализировав финансовые показатели и ее бизнес-историю. Большинство указанной информации можно найти на сайте компании или электронных ресурсах, но при возникновении сомнений лучше обратиться к профессионалам.

Поздравление партнеров

Современный бизнес в России постепенно отходит от традиции вручать партнерам ценные подарки на личные праздники. Как правило, поздравления делаются на Новый год, день основания компании и дни рождения сотрудников в виде емейл-рассылки с корпоративными открытками. В качестве подарков используют продукцию с символикой компании, при этом заказываются товары высокого качества. Обычно на подарки партнерам выделяется отдельный бюджет.

Поздравление с днем рождения партнера

В зависимости от корпоративного стиля компании, рекомендуется подготовить небольшой подарок и брендированное поздравление. Например, в некоторых компаниях дни рождения сотрудников относятся к личной информации и отмечаются за пределами офиса. В таком случае поздравление может быть воспринято негативно.

Подарки деловому партнеру

Как правило, деловым партнерам дарят сувенирную продукцию премиум-класса. Например, настольные приборы из камня, перьевые ручки, элитный алкоголь. Рекомендуется избегать «личных» подарков, например, косметической и текстильной продукции.

Ещё интересные ссылки на статьи

Проведение переговоров с деловыми партнерами
Правила деловой переписки по электронной почте
Деловые совещания: виды, проведение, организация, подготовлка

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Теги:

Где искать спонсоров и коммерческих партнеров на мероприятие

Пришло время обсудить самый сложный для многих формат взаимодействия, при котором с вашей стороны фигурируют возможности для партнера, а с его стороны — деньги. Предположение, что ваше мероприятие будет для него интересно, уникально и актуально и он захочет купить у вас партнерский пакет, зачастую иллюзия. Сейчас, когда компании умеют считать выгоду от участия в ивентах, видят альтернативные варианты продвижения с использованием этих денег, когда многие обожглись на том, что вложили немало и не получили ничего, привлечь спонсора для покупки пакета можно только в том случае, если суметь сформулировать информацию о выгоде, донести ее и реализовать заявленное на практике. Как найти спонсоров?

В последнее время рынок все чаще уходит от слова «спонсор», заменяя его словом «партнер», имеющим иное значение. Идея здесь базируется на том, что спонсорство — это такое сотрудничество, при котором вам дают деньги, зачастую не просчитывая перспектив этого шага и не рассчитывая извлечь выгоду, чтобы компенсировать потраченные средства. Как следствие, на дистанции заинтересованность спонсора станет снижаться, и он будет прав. Партнерство — это равнозначный, взаимовыгодный процесс. Благодаря вам партнер повышает узнаваемость бренда, получает лиды, интеграцию в профильное мероприятие, возможность сделать специальное нишевое предложение, продажи, улучшение взаимодействия со своей ЦА. От него к вам приходят деньги, являющиеся эквивалентом выбранных им опций. Вопрос о том, как составить коммерческое предложение, мы уже обсудили, теперь надо досконально разобраться, что с ним делать.

Сразу хотим оговориться: на роль специалиста по работе с партнерами годится далеко не каждый. Это профи высокого класса, который, как правило, полностью погружен в процесс поиска, подбора, взаимодействия с потенциальными и уже подписавшими договор партнерами. Ни интроверт, ни творческий человек, привыкший действовать бессистемно, ни заваленный другими делами сотрудник не сможет заниматься коммуникацией и продажами.
Поэтому для начала поймите, кто в вашей команде — тот самый, единственный и неповторимый. Ну или даже соберите отдел, если ваши проекты потребуют усилий не одного специалиста, а команды по работе с партнерами.

Важно!

Еще на берегу обсудите, может или не может каждый конкретный член команды общаться на тему партнерства и продавать его. В одном проекте (достаточно давно) мы столкнулись с тем, что назначили на это направление человека, который был блестящим специалистом, но не в продажах. А сказать об этом сразу он не смог, помешал страх подвести остальных. Продавать через «не умею, не могу и не хочу научиться» не стоит, да и зачем? В итоге всплыла эта информация поздно, за неделю до ивента. Ни одного партнера у нас не было, мы смогли привлечь только изначально лояльные к нам микрофудкорт и маленький маркет. Наука всем на будущее — ваш продажник должен быть (обязательно) решительным и стрессоустойчивым, готовым к постоянным отказам и склонным к вызовам (в первую очередь себе). Нашли такого человека? Берегите его и не экономьте, как правило, он работает на условиях «зарплата + фиксированный процент от каждой сделки, в том числе бартерной». Ибо все, что сэкономлено, — заработано.

Где и как найти спонсоров и потенциальных партнеров?

Для начала составляем список сегментов, для которых наши мероприятие и аудитория будут максимально релевантными. Если у вас фестиваль, посвященный бегу, то, в первую очередь, в этот список логично добавить крупных производителей спортивной одежды, обуви и фитнес-гаджетов, спортивные клубы, медицинские центры, производителей спортивного и здорового питания. Для каждого мероприятия стоит собрать не менее 10 основных и 20 второстепенных сегментов. После того как выделили сегменты, начинаем выбирать в них компании-лидеры.

Как собирать? Прежде всего, изучаем:

• поисковые системы, группы в социальных сетях (если рядом с названием стоит голубая галочка, значит, страница верифицирована, то есть социальная сеть подтверждает, что это официальная страница бренда);
• партнеров и спонсоров мероприятий, аналогичных вашему, после чего находим их в интернете;
• нишевые бренды, выходящие на российский рынок.

Затем ищем контакты PR-отдела, менеджера или начальника отдела рекламы. Ваша задача, поговорив с этими людьми, выйти в итоге на ЛПР, чтобы уже с ним обсуждать предложение. Во всех остальных случаях, если вы будете вести переговоры с тем, кто не может решить ваш вопрос, общение ни к чему не приведет.

Важно!

Как понять, что вы вышли на ЛПР? В телефонном разговоре потешьте тщеславие собеседника: «Эдуард, мне сказали, что это вы решаете все вопросы, касающиеся мероприятий, я прав?» Если это простой менеджер, он испугается, не захочет взять на себя такую ответственность и переключит вас на реального ЛПР.

После того как собраны контакты, наша задача — дополнить и изменить те пункты коммерческого предложения, которые можно усилить интересными для конкретного сегмента или партнера условиями. Опять же, на примере спортивного фестиваля: если мы хотим привлечь производителя кроссовок, то при описании места проведения рассказываем о том, что это профессиональный спортивный комплекс, беговые дорожки которого позволят всем желающим протестировать его продукцию (и добавляем в презентацию реальные фотографии).

Для представителя компании, занимающейся производством и доставкой продуктов питания для сторонников ЗОЖ, важнее будут информация и фотографии зоны, которая находится в самом проходимом месте (он сможет разместить там свою продукцию), а также уточнение, что мощностей электричества хватит для подключения холодильников и витрин. Да, все верно: в основной компред мы вносим множество изменений и дополнений, оставляя ключевую информацию неизменной. Тут пригодятся базовые навыки работы с презентациями, чтобы из-за изменения одного слова не дергать каждый раз дизайнера, а вносить правки в сделанную им «рыбу» самостоятельно. Изучив в интернете статьи, новости и планы компании, можно понять «боль» и стратегические задачи каждого отдельно взятого бренда и, приходя к нему с предложением, делать упор именно на решение задач, которые стоят перед компанией.

Все варианты обновленных таргетированных коммерческих предложений для удобства поиска сохраняем в общей папке, помечая их «Kompred_ sportpit» или «Kompred_krossovki».

Прикрепляемый к письму документ называем кратко и максимально понятно для потенциального партнера, например, с указанием мероприятия и даты: «Суровый Питерский SMM, 1–2 октября». В подписи тоже ставим дату события: так партнер лучше запоминает тот ивент, который ему предлагают. Название и даты должны регулярно мелькать перед глазами.

Начинаем рассылку нашего предложения

Высылаем первое письмо с кратким вводным текстом о мероприятии (дата/время/место, УТП, ЦА, охват, громкие имена и факты), позволяющим зацепить внимание читающего, с прикрепленным документом в формате pdf и ссылкой на компред, загруженный на Google Disk. Лучше всего предварительно сжать pdf-файл в программе (чтобы весил не более 1 Мб, иначе письмо может не дойти). Схема такая: отправляем, звоним, уточняем, получено ли письмо и когда можно будет его обсудить. Через два дня, если нет ответа, напоминаем о себе и стараемся назначить встречу.

Проверено многократно: шансы продать партнерский пакет при личной встрече выше, чем при телефонном разговоре или в переписке. Особенно это актуально для первой коммуникации, когда еще нет прошлого и удачного опыта сотрудничества, а также для ситуаций, когда вы хотите продать пакет стоимостью несколько сотен тысяч рублей, а не привлечь продавца леденцов на маркет за 3000 рублей в день. И, конечно же, всегда и всем оперативно отвечаем на письма с уточнениями и постоянно держим включенный телефон под рукой.

Примерный текст первого письма, отправляемого представителю компании, в партнерстве с которой мы заинтересованы.

Важно!
Если вы уже захантили несколько известных партнеров, не стесняйтесь делать в конце письма такую приписку. С нами уже:

1. Мегафон;
2. Сбербанк;
3. Яндекс;
4. Комус.

Это очень сильно влияет на принятие решения, формирование доверия к вашему мероприятию и к вам как к организаторам. Часто потенциальные партнеры спрашивают, кто уже согласился участвовать в событии. Не нужно скрывать подтвержденные договоренности.
Всех найденных ЛПР разных компаний добавляем, по возможности, в друзья в Facebook, во «ВКонтакте» – многие из них присутствуют в социальных сетях, состоят в профессиональных группах и активно коммуницируют с коллегами.

Вы всегда должны четко знать, какие проблемы, боль и запросы есть у вашего потенциального партнера, каким образом и в каком формате ваше мероприятие может их снять, какие интеграции и форматы взаимодействия с аудиторией вы можете предложить. Здесь важно изучить последние новости партнера («Яндекс» в помощь), его стратегические планы, то, какие мероприятия он поддерживал в последнее время, как были реализованы интеграции. Приходить на встречу или коммуницировать в переписке нужно с заранее продуманными сценариями.

Зачастую компании, может, были бы и не против того, чтобы принять участие в вашем проекте, поддержать его, но просто не знают, как это сделать. Все уже понимают, что вариант застройки зоны с пресс-воллом и двумя стульями, на одном из которых сидит скучающий менеджер, собирающий визитки, а нанятая студентка продает неинтересные ей товары, не работает. Однако придумывать активности, в которые вовлечется ЦА мероприятия, разрабатывать привлекающий внимание план застройки и вовлекающие элементы умеют далеко не все. Поэтому ваш специалист по продажам должен не только уметь выходить на ЛПР, но и нестандартно и быстро мыслить, придумывать новые варианты интеграций (среди партнеров могут встретиться весьма капризные персонажи), гибко действовать в складывающейся ситуации и обладать достаточными полномочиями на то, чтобы дать скидку, подарить дополнительную опцию или перекладывать часть расходов по застройке или полиграфии на организатора. Найти такого кудесника — отдельное искусство, когда найдете, берегите его и всячески поощряйте за результативный труд.

Важно!

Нужно обязательно ознакомить «продажника» с организационной частью, чтобы он знал площадку и ее возможности, сценарий мероприятия, какие будут залы, стулья, лестница, двери, холлы. Благодаря этим деталям он сможет креативить на ходу.

Если ситуация начинает развиваться благоприятно, и вы видите интерес со стороны потенциального партнера, необходимо соблюсти баланс между навязчивостью и регулярным напоминанием о себе и своем предложении.

Старайтесь каждую коммуникацию закончить открытым вопросом, на который вам нужно получить ответ, или предложением, которое предполагает какое-то действие второй стороны к определенному сроку. Последовательность и доброжелательность  ваши коньки, с которых нельзя слезать. При этом, конечно, будем терпеливыми реалистами: человек, с которым вы общаетесь, может уехать в командировку или вообще уволиться, заняться более важными делами, уйти в отпуск на три недели (не предупредив вас и оставив свои текущие дела коллеге, который не имеет компетентенции, чтобы взаимодействовать с вами и принимать решения, а время идет!), а вернувшись, будет еще пару недель входить в ритм, чтобы потом с трудом вспомнить, какими договоренностями закончилась ваша последняя встреча.

Мы не пугаем: это все реальные случаи наших партнерских взаимодействий. Поэтому помните всегда: начинать радоваться (и то осторожно) можно только после того, как подписан договор. В приложении к нему должен быть подробно расписан весь пакет опций, который получает партнер с вашей стороны, а также указано, чьими силами реализуются отдельные позиции, если для этого необходимо привлечение третьих лиц.

Важно!
Как только мы слышим по телефону ответ: «Да, мы согласны с вами сотрудничать», то тут же высылаем договор и счет. Стоит промедлить несколько часов или день, и партнер может передумать.

Есть вариант, и он является достаточно распространенным, когда партнер часть пакета «закрывает» деньгами, а часть — продукцией или услугами. Или наоборот: часть заказа у подрядчика вы оплачиваете, а остальное он предоставляет вам по бартеру, взамен получая оговоренные рекламные опции.

Важно!

Реально оценивайте сроки, которые есть у вас на согласование партнерских предложений. За две недели до ивента можно согласовать и реализовать только спонтанные продажи в небольших компаниях (у нас был такой опыт, даже за неделю до ивента можно успеть интегрировать серьезного партнера). Чем крупнее и бюрократизированнее структура в компании, которую вы планируете привлечь в партнеры, тем дольше происходит процесс согласования и принятия решения по вашему предложению. В некоторых компаниях меньше чем за полгода до ивента с вами просто не будут общаться, потому что не успеют провести договор через всех, кто должен его согласовать. Но если вы понимаете, что игра стоит свеч, то вперед, раннее планирование в отдельных случаях является залогом не только успеха, но и получения увесистого партнерского пакета.

После подписания договора

Итак, договор подписан. В нем прописаны опции, которые вы предоставляете, и стоимость партнерского пакета со сроками перевода денег (если траншей несколько, то все они должны быть указаны отдельно). Дальше начинается не менее важный этап: работа по реализации всех пунктов.

Вы ставите логотипы, посты, статьи, предложения партнера туда, куда договорились, соблюдаете сроки, обсуждаете застройку зоны и коммуницируете с привлеченной для этого компанией (или реализуете это сами, если такое условие прописано в договоре), прописываете план партнерских активностей, их тайминг и ответственных. Всю коммуникацию обязательно ведете в почте или в мессенджерах/социальных сетях и никогда — на словах в телефонном разговоре. Если что-то пойдет не так, вам будет не к чему апеллировать. Если же у вас в наличии есть письма, в которых партнером все написано/прописано/подписано, то решить вопрос будет проще.

Материалы, планы застройки и активации нужно обсуждать и подписывать заранее. Иногда, если планируется большая зона и много активностей, то имеет смысл несколько раз выехать с партнером или представителями компании-застройщика на площадку, чтобы на месте все осмотреть, спланировать и по максимуму предусмотреть возможные неожиданности.

Каждому партнеру нужно уделять ровно столько внимания, сколько он требует. Если партнеров много, стоит взять дополнительного сотрудника, который позаботится о каждом, чтобы и на этапе подготовки, и на самом мероприятии вопросы снимались оперативно, в момент возникновения. Приглашайте на ивент руководителей компании-партнера. Хорошая отработка партнерской интеграции и демонстрация этого руководству может послужить основанием для долгосрочного сотрудничества в будущем.

В дни проведения мероприятия у представителей партнера должен быть контакт одного из организаторов, который отвечает за решение любых проблем (вероятно, это как раз тот ваш сотрудник, который ранее согласовал данное партнерство). Даже если вы знаете, что все идет нормально, никогда не будет лишним зайти в зону партнера, спросить, все ли хорошо, не требуется ли какая-то помощь. По окончании мероприятия важно оставить сотрудника на демонтаж, чтобы сопроводить партнера «от и до», не бросить его в финале.

Что важно сделать после мероприятия?

Собрать статистику, фотографии, видеоматериалы и в краткий срок (максимум в течение недели после окончания, а первые материалы — лучше через 1–2 дня) прислать отчет человеку, с которым вы коммуницировали на всем протяжении работы над проектом. Крайне желательно получить обратную связь, чтобы понимать, в какой момент и что было бы хорошо доработать и продумать в будущем, а где, наоборот, вы превзошли ожидания.

Важно!

Отчет обговаривается заранее, нужно получить четкие инструкции, что вторая сторона хочет увидеть: какие фото и сколько, в течение какого срока, какие видео, какие детали должны быть учтены в фотоотчете (реакция публики/отзывы + фото). Представители партнера показывают это руководству и говорят, какие они молодцы.

Автор: Наталия Франкель

Хотите знать еще больше? Смотрите видео о том, как привлечь партнеров от Наталии Франкель:

Читайте другие материалы блога

Интеграция партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие

Как составить коммерческое предложение для партнеров и спонсоров

Как найти бартерных партнеров и работать по бартеру