Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах – шансов практически нет? Консультирует Евгения Очертарова, главный специалист –эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц
ОПФР по Бурятии.
Евгения Григорьевна, какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии. И так ли важна сегодня трудовая книжка?
С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.
По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное социальное страхование до 1991 года, уплата единого социального налога и единого налога на вмененный доход для определенных видов деятельности до 2002 года. Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из индивидуального лицевого счета в Личном кабинете на сайте ПФР.
А если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?
Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов. В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет.
При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения. Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.
Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Такие обстоятельства могут привести к назначению пенсии в меньшем размере, чем тот, на который рассчитывал заявитель. Поэтому очень важно не ждать наступления пенсионного возраста, а готовиться к выходу на пенсию заранее, до наступления права. В соответствии с действующим законодательством обязанность по предоставлению документов, необходимых для назначения, перерасчета пенсии, возложена на гражданина.
Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?
Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться – эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.
При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.
Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?
В этой ситуациисвой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются. По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии. Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.
Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?
К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы. Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка – об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.
ВОПРОС
Как восстанавливать документы у работодателя, если он уже ликвидирован как юридическое лицо?
ОТВЕТ
Восстановление документов работодателем, если он уже ликвидирован как юридическое лицо, не представляется возможным. Ликвидация юридического лица не только прекращает действие данного юридического лица, но и прекращает все претензии к нему, в том числе связанные с документированием трудовых отношений.
Для получения сведений о трудовой деятельности у ликвидированного работодателя следует обратиться в архивы, в которые работодатель обязан был сдать документы по личному составу и иные документы ликвидированного юридического лица.
ОБОСНОВАНИЕ
Согласно статье 61 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ, ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода в порядке универсального правопреемства его прав и обязанностей к другим лицам.
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” в статье 23 устанавливает обязанность организаций в случае их ликвидации передавать ликвидационной комиссией (ликвидатором) архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.
При необходимости восстанавливать документы у работодателя, если он уже ликвидирован как юридическое лицо, следует обратиться в соответствующий государственный или муниципальный архив, в который ликвидатор юридического лица сдал документы, подлежащие архивному хранению, в том числе и документы по личному составу.
Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.
В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
Соблюдение процедуры сдачи документов
Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.
С чего следует начинать поиск документов
Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.
Определить тип архива, в который переданы документы
Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.
Если документов в архиве нет
Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:
- документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
- документы переданы в федеральный архив;
- передача документов не была осуществлена.
Документы на временном хранении
Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.
Возможные места временного хранения:
- в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
- на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
- на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).
Обратиться к ликвидационной комиссии
Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.
Как не потерять документы при ликвидации организации
Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.
Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией
Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.
Помощь специализированной компании позволит:
- упростить и ускорить процедуру ликвидации;
- обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
- снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.
Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru
Описана работа отдела делопроизводства при ликвидации госоргана: взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали.
Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику).
Президент Российской Федерации подписал Указ «О совершенствовании государственного управления в сфере цифрового развития, связи и массовых коммуникаций» 20.11.2020 № 719, в котором было принято решение о ликвидации Федерального агентства связи и Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям. В тот момент руководила делопроизводственным подразделением в одном из этих госорганов. Ликвидация организации – это очень сложный процесс, в т.ч. для тех, кто работает с документами и архивом. В этой статье опишу свой опыт его прохождения.
С момента выхода Указа начались подготовительные работы, составление планов на период ликвидации. До выхода распоряжения Правительства Российской Федерации нужно было продумать конкретные действия, которые необходимо предпринять, чтобы ликвидация прошла успешно. Каждый отдел составил четкий план. Первоначальный план отдела делопроизводства включал следующие пункты:
- Проведение подготовительной работы с представителями государственного архива Российской Федерации (далее – ГА РФ).
- Составление описи дел временного срока хранения с 2016 по 2020 гг.
- Переплетные работы документов постоянного срока хранения за 2016–2020 гг.
- Подготовка актов на уничтожение документов за 2014–2015 гг. временного срока хранения.
- Уничтожение дел за 2014–2015 гг. с истекшими сроками хранения.
- Передача электронных носителей (мы называли его электронным архивом) Россвязи правопреемнику.
- Передача бумажных документов правопреемнику и госархиву.
После выхода распоряжения Правительства Российской Федерации от 09.12.2020 № 3266-р «О проведении ликвидационных мероприятий по упразднению Роспечати и Россвязи» началась кропотливая работа, на которую отведено было 6 месяцев.
Шаг 1. Обратились в архив и к правопреемнику
Мы написали письма правопреемнику и в ГА РФ о приеме документов Россвязи в связи с упразднением с указанием количества дел, которые необходимо принять. В качестве основания в обоих письмах фигурировало распоряжение Правительства Российской Федерации. Кстати, обратите внимание: в документах наименование государства «Российская Федерация» не принято сокращать до «РФ» или «Россия».
Далее покажем примеры документов с изменением реальных фамилий, названий и цифр, зато из них вы сможете почерпнуть остальную полезную информацию: формулировки и логику оформления.
Пример 1. Письмо в архив
Шаг 2. Составление описей дел
Наше агентство являлось федеральным органом исполнительной власти, поэтому было источником комплектования ГА РФ. С нами работал куратор от государственного архива, который оказывал методическую помощь в организации работы нашего архива:
- помогал в составлении описей дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения открытого и закрытого делопроизводства;
- разъяснял пункты нормативных документов, связанных с архивным делом;
- участвовал в проведении экспертизы ценности документов;
- помогал в передаче дел на государственное хранение.
На государственное хранение были переданы документы с 2004 по 2016 гг., которые были упорядочены, а опись и справочно-поисковые системы утверждены на Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ.
На упорядочение документов с 2017 по 2020 гг. был заключен государственный контракт с ГА РФ, и к моменту завершения ликвидационных мероприятий документы были включены в план приема ГА РФ на 2022 год.
В результате:
- на государственное хранение мы готовили документы открытого и закрытого делопроизводства постоянного хранения, в том числе сайт агентства;
- документы по личному составу и документы временного хранения, завершенные и незавершенные делопроизводством за 2017–2021 гг., были приняты Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации как правопреемником упраздненного агентства.
Совет: не запускайте работу в архиве предприятия, каждый год внимательно обрабатывайте документы, каждые 5 лет проводите экспертизу ценности и уничтожайте документы с истекшими сроками хранения.
Пока все сотрудники в строю (на это было определено 3 месяца), закипела работа по составлению описи дел временного срока хранения с 2016 по 2020 гг. Была направлена докладная записка (Пример 2) по структурным подразделениям для подсчета сформированных дел, чтобы понимать объемы работы. В конце января – начале февраля 2021 г. дела были подсчитаны и составлена опись дел временного срока хранения с 2016 по 2020 гг.
Следует отметить, что и основная работа продолжалась. Регистрация документации за 2021 г. шла полным ходом, т.к. правопреемнику необходимо было сдать всю документацию и временного, и постоянного срока хранения с 2016 по 2020 гг. плюс то, что накопилось в Россвязи до окончания процесса ликвидации, т.е по июнь 2021 г.
Пример 2. Служебная записка начальникам структурных подразделений о предоставлении в отдел делопроизводства данных о количестве заведенных дел
Шаг 3. Проведение переплетных работ
Для проведения переплетных работ необходимо привлекать профессионалов, соответственно в ликвидационную смету следует заложить денежные средства для этого.
Так как мы являлись источником комплектования государственного архива, то за данной услугой в первую очередь обратились к ним и расценки на рынке даже не мониторили. Текущие расценки ГА РФ выложены на его сайте https://statearchive.ru (см. Рисунок 1): чтобы найти их, на главной странице в верхнем меню выберите «Деятельность архива», в открывшемся списке – «Прейскурант платных услуг». Сейчас на сайте вывешен прейскурант, утвержденный в декабре 2021 года. Его фрагменты показаны в Примере 3, чтобы дать вам ориентир по ценам и составу выполняемых работ. Конечно, перед тем как заключить договор на обработку своего архива, прейскурант надо тщательно изучить целиком. Это в т.ч. поможет правильно составить техническое задание (прояснив, что уже сделано, что еще будете делать своими силами, а что с привлечением сторонних специалистов за деньги).
Рисунок 1. Прейскурант платных услуг на сайте ГА РФ https://statearchive.ru
Пример 3. Фрагменты прейскуранта платных услуг ГА РФ, которые введены в действие приказом директора ГА РФ от 30.12.2021 № 76
…Платные услуги оказываются архивом на основе заключаемых с пользователями договоров с обязательным указанием сроков оказания услуг…
При определении цены на внеочередное оказание услуг используются повышающие коэффициенты:
оказание услуг в течение 1 рабочего дня – 5;
оказание услуг от 2 до 3 рабочих дней – 3;
оказание услуг от 4 до 10 рабочих дней – 2.
При определении цены на экспертизу ценности документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, используется повышающий коэффициент 1,3…
При их {оплатных услуг} оказании ГА РФ вправе предусмотреть авансирование в размере 30% от общей стоимости услуг.
| № п/п | Наименование услуг | Единица измерения | Цена (в руб.) |
| 1. Обеспечение сохранности документов | |||
| 1.1. | Брошюровка, переплёт, подшивка архивных документов на бумажном носителе1 | ||
| Брошюровка | лист | 13,00 | |
| Подшивка | ед.хр. | 258,00 | |
| Переплёт | ед.хр. | 1283,00 | |
| 1.2. | Обеспыливание дел2 | ед.хр. | 5,00 |
| 1.3. | Хранение документов на договорной основе | ед.хр./год | цена договорная |
| 1.4. | Консультирование по вопросам обеспечения сохранности документов | час | 450,00 |
| 2. Экспертиза ценности документов и оформление ее результатов | |||
| 2.1. | Составление исторических справок на фонды3 | ||
| 2.1.1. | за период более 10 лет | историческая справка | 15 978,00 |
| 2.1.2. | за период от 5 лет до 10 лет | 9 588,00 | |
| 2.1.3. | за период от 1 года до 5 лет | 4 794,00 | |
| 2.2. | Подготовка рабочих инструкций по проведению экспертизы ценности документов организаций | рабочая инструкция | 12 783,00 |
| 2.3. | Составление планов проведения работ по экспертизе ценности документов и дел организаций | план | 6 392,00 |
| 2.4. | Разработка схемы систематизации дел фонда (в зависимости от структуры организаций) |
схема систематизации | 14 020,00 |
| 2.5. | Определение и уточнение фондовой принадлежности | ||
| 2.5.1. | дело | ед. хр. | 48,00 |
| 2.5.2. | документ | документ | 56,00 |
| 2.6. | Систематизация дел до проведения экспертизы ценности | ||
| 2.6.1. | по фондам | ед. хр. | 7,00 |
| 2.6.2. | внутри фонда по годам | ед. хр. | 4,00 |
| 2.6.3. | внутри фонда по структурным частям | ед. хр. | 5,00 |
| 2.6.4. | по алфавиту | ед. хр. | 5,00 |
| 2.7. | Проведение экспертизы научной и практической ценности | ||
| 2.7.1. | управленческой документации | ||
| 2.7.1.1. | с полистным просмотром документов | ед. хр. | 102,00 |
| 2.7.1.2. | без полистного просмотра документов | ед. хр. | 25,00 |
| 2.7.2. | личных дел | ||
| 2.7.2.1. | с полистным просмотром документов | ед. хр. | 52,00 |
| 2.7.2.2. | без полистного просмотра документов | ед. хр. | 15,00 |
| 2.8. | Формирование дел из россыпи и переформирование дел | лист | 3,00 |
| 2.9. | Систематизация листов в делах | лист | 3,00 |
| 2.10. | Составление заголовков дел | ||
| 2.10.1. | управленческой документации | заголовок | 60,00 |
| 2.10.2. | управленческой документации секретного делопроизводства | заголовок | 120,00 |
| 2.10.3. | документов по личному составу | заголовок | 18,00 |
| 2.11. | Составление внутренней описи документов в деле | заголовок | 18,00 |
| 2.12. | Систематизация карточек на дела (за один признак) | карточка | 4,00 |
| 2.13. | Составление аннотации на документ | документ | 59,00 |
| 2.14. | Простановка архивных шифров на карточках | карточка | 5,00 |
| 2.15. | Разброшюровка дел | ||
| 2.15.1. | неправильно сформированных дел с изъятием скрепок | ед. хр. | 24,00 |
| 2.15.2. | неправильно сформированных дел с изъятием степлера и файлов-вкладышей | ед. хр. | 59,00 |
| 2.16. | Подшивка дел | ||
| 2.16.1. | с нестандартными листами | ед. хр. | 119,00 |
| 2.16.2. | со стандартными листами | ед. хр. | 83,00 |
| 2.17. | Размещение дел (документов), не подлежащих подшивке в папки с клапанами | ед. хр. | 8,00 |
| 2.18. | Нумерация листов в делах | ||
| 2.18.1. | стандартных по формату листов, подшитых дел | лист | 2,00 |
| 2.18.2. | нестандартных по формату листов, расшитых дел | лист | 3,00 |
| 2.19. | Перенумерация листов в делах | лист | 3,00 |
| 2.20. | Проверка нумерации в делах | лист | 2,00 |
| 2.21. | Оформление обложек дела, титульного листа, листа-заверителя (в зависимости от вида документации при наличии (отсутствии) типографских обложки, титульного листа-заверителя) | ед.хр. | 34,00 |
| 2.22. | Вклеивание титульного листа, листа-заверителя | ед.хр. | 10,00 |
| 2.23. | Подборка дел внутри фонда | ед. хр. | 8,00 |
| 2.24. | Простановка архивных шифров на обложках дел | ||
| 2.24.1. | без простановки штампов | ед. хр. | 7,00 |
| 2.24.2. | с простановкой штампов | ед. хр. | 8,00 |
| 2.25. | Картонирование дел | ед. хр. | 4,00 |
| 2.26. | Написание ярлыков | ярлык | 18,00 |
| 2.27. | Наклейка ярлыков на коробки | ярлык | 10,00 |
| 2.28. | Формирование связок дел, подлежащих (не подлежащих) хранению | ед. хр. | 6,00 |
| 2.29. | Размещение коробок или связок на стеллажах | коробка/связка | 18,00 |
| 2.30. | Перемещение дел (за один вид работы) | ед. хр. | 2,00 |
| 2.31. | Выдача и учет выдачи дел сотрудникам организации, учет возврата выданных дел | ед. хр. | 18,00 |
| 2.32. | Составление описи | заголовок | 25,00 |
| 2.33. | Составление предисловий к описям фондов организаций: | ||
| 2.33.1. | управленческой документации: | ||
| 2.33.1.1. | за период более 10 лет | предисловие | 26 305,00 |
| 2.33.1.2. | за период от 5 лет до 10 лет | 19 576,00 | |
| 2.33.1.3. | за период от 1 года до 5 лет | 12 876,00 | |
| 2.33.2. | личный состав | 6 948,00 | |
| 2.34. | Составление указателя к описи | понятие | 22,00 |
| 2.35. | Составление списков сокращенных слов | наименование | 25,00 |
| 2.36. | Унификация заголовков описи дел | заголовок | 14,00 |
| 2.37. | Оформление описи | опись | 847,00 |
| 2.38. | Систематизация дел, не подлежащих хранению, по группам | ед. хр. | 4,00 |
| 2.39. | Составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению | позиция | 60,00 |
| 2.40. | Составление перечней (актов, справок) на недостающие документы | позиция | 60,00 |
| 2.41. | Составление актов о завершении упорядочения документов и дел | акт | 4 222,00 |
| 3. Оказание методической и практической помощи в организации документов в делопроизводстве и работы архивов организаций в подготовке нормативных и методических документов, регламентирующих деятельность архивных и делопроизводственных служб | |||
| 3.1. | Разработка номенклатуры дел организации | позиция | 70,00 |
| 3.2. | Разработка положения о ведомственном архиве организации | положение | 2 533,00 |
| 3.3. | Разработка положения об экспертной комиссии организации | положение | 2 533,00 |
| 3.4. | Разработка инструкции по делопроизводству организации | инструкция | 67 559,00 |
| 3.5. | Разработка перечня документов, подлежащих передаче на постоянное хранение | позиция | 70,00 |
| 3.6. | Составление паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию | ||
| 3.6.1. | федерального органа исполнительной власти | паспорт | 6 923,00 |
| 3.6.2. | подведомственной организации федерального значения | паспорт | 3 197,00 |
| 3.7. | Консультирование по вопросам архивного дела и делопроизводства | час | 506,00 |
| 4. Использование документов и информационные услуги | |||
| <…> | |||
| 4.1.4. | Составление ответа на запрос (на одну тему по одной персоне): | машинописный лист4 | |
| – информационное письмо (в т.ч. с ответом на запрос с отрицательным результатом поиска) | |||
| – с кратким ответом | 258,00 | ||
| – с рекомендацией о возможных местах хранения документов по теме запроса | 643,00 | ||
| – с изложением результатов поиска | 1 283,00 | ||
| – архивная справка | 1 283,00 | ||
| – архивная копия | 387,00 | ||
| – архивная выписка | 387,00 | ||
| 4.1.5. | Изготовление дополнительных экземпляров архивной справки, архивной копии, архивной выписки, по просьбе заявителя | экземпляр | 66,00 |
| 4.1.6. | Выдача дубликата или переоформление архивной справки | экземпляр | 193,00 |
| 4.1.7. | Удостоверение аутентичности документа с заверением гербовой печатью архива | экземпляр | 193,00 |
| <…> | |||
| 5. Прочие платные услуги | |||
| 5.1. | Киновидеофотосъёмка на территории архива (техническими средствами заказчика) без предоставления документов архива для съёмки | час | 13 513,00 |
| 5.2. | Сдача технологических жидкостей (серебросодержащие отходы и дистиллированная вода), образующихся в процессе микрофильмирования архивных документов | цена расчетная |
Шаг 4. Подготовка актов на уничтожение документов
В связи с тем, что сотрудники Россвязи очень добросовестно выполняли свои обязанности в процессе всех лет работы, подготовка актов на уничтожение документов за 2014–2015 гг. временного срока хранения заняла меньше 2 недель.
Сразу выделить документы на уничтожение невозможно, процесс подготовки дел к уничтожению занимает время. Сначала необходимо провести экспертизу ценности (ЭЦ). В процессе экспертизы срок хранения, конечно, определяющий, но не единственный критерий отбора. При проведении ЭЦ были выделены документы с истекшим сроком хранения, которые могут пригодиться в дальнейшей работе. Экспертная комиссия (ЭК) состояла:
- из представителей всех структурных подразделений и
- представителя государственного архива.
ЭК провела серьезную работу. Проработали номенклатуры дел за 2014–2015 гг., провели совещания по вопросам продления сроков хранения и приняли решение о выделении дел к уничтожению.
Совет: собрать сразу в 1 день все бумаги нет возможности, поэтому:
- составьте график приема дел по структурным подразделениям (Пример 4);
- определите место сбора;
- распорядитесь, в каком виде необходимо сдать документы (вытащить документы из папок, убрать скрепки, перевязать шпагатом и т.д.).
Пример 4. График приема дел из подразделений в отдел делопроизводства
Шаг 5. Уничтожение дел
Решение, каким способом уничтожать дела с истекшими сроками хранения, принимает ликвидационная комиссия. Аргументацию готовит начальник отдела делопроизводства. После обсуждения было принято решение уничтожать документы с помощью промышленного шредера. Для этого необходимо было найти компанию, которая профессионально занимается уничтожением бумаг, договориться обо всех тонкостях (дата, время, цена вопроса), заключить договор и уничтожить документы.
Совет: договор составляйте так, чтобы уничтожение документов было на вашей территории, так вы сможете все проконтролировать. Да и при большом объеме уничтожаемых документов легче привезти шредер, чем отвезти несколько грузовиков документов.
Шаг 6. Передача электронных носителей
Электронные носители документов у нас появлялись ежегодно, после каждой обработки архивных документов, начиная с 2012 г. Хранили их у системных администраторов, по мере выделения денежных средств пополняли базу данных, которая впоследствии должна была стать «Электронным архивом Россвязи». Поскольку полноценный «Электронный архив» не был создан, правопреемнику передали электронные носители по акту приема-передачи (Пример 5).
Пример 5. Акт приема-передачи электронных носителей информации
Шаг 7. Передача бумажных документов
Все обработанные дела по 2020 год включительно (в т.ч. не подлежащие передаче в ГА РФ) были систематизированы, упакованы в короба, зашифрованы архивными шифрами, оформлены описи на каждый год хранения, и составлены акты приема-передачи дел:
- один на передачу в ГА РФ (Пример 6),
- другой – правопреемнику (по аналогичной форме).
На этапе составления описей дел (шаг 2) мы уже определились, кому какие документы будем передавать.
Правда, в первоначальном плане не были упомянуты документы 2021 года. А по факту их получилось достаточно. Мы обрабатывали их в обычном порядке, ориентируясь на номенклатуру дел, в самом конце работы собрали дела из всех подразделений в один большой шкаф, опись на них не составляли и в середине года по списку передали правопреемнику.
Таким образом:
- в госархив передали документы постоянного срока хранения за 2004–2016 гг. (более ранние уже там были, а более поздние отдали правопреемнику);
-
правопреемнику передали:
- документы постоянного срока хранения за 2017–2021 гг., потому что ГА РФ принимает документы только после прохождения ими его Экспертно-проверочной комиссии. У правопреемника они осели временно – до прохождения этой комиссии. Вторая причина – документы последних лет еще могли пригодиться в оперативной работе;
- документы по личному составу и временного хранения, завершенные и незавершенные делопроизводством за 2017–2021 гг.
29 июня 2021 года акты приема-передачи были подписаны, дела приняты. На этом наша эпопея завершилась.
Пример 6. Акт приема-передачи документов на хранение в госархив
Однако реальные ситуации показывают: случаи, когда получение необходимых документов сопровождается сложностями, чрезвычайно распространены.
Организации нет, стаж есть – схема действий
Если на момент необходимости получения справки о трудовом стаже предприятие по каким-либо причинам оказалось закрыто, документ для пенсионного фонда могут выдать в архиве или у правопреемника. Получить информацию о правопреемнике интересующей организации можно в местной налоговой инспекции, где предприятие было зарегистрировано ранее.
Архив должен помочь в тех случаях, когда:
- организация прошла процедуру ликвидации в порядке, установленном законодательством РФ,
- организация преобразована, при этом документы по личному составу переданы в архив.
Если речь идет о закрывшемся учреждении образования, то можно запросить информацию в отделе образования администрации города. В других случаях обращаться за справкой о стаже следует в архив города. Самое интересное начинается здесь.
Справка о стаже: парад сложностей
Один из героев романа «Мастер и Маргарита» Булгакова утверждал, что “рукописи не горят”, но если это и так, то на документы озвученное утверждение не распространяется. И дело чаще всего не в пожарах. Главная проблема получения справки о стаже — отсутствие архива.
Необратимые сложности
Если документы предприятия не переданы на хранение в архив или архив утерян, получить подтверждение факта работы на предприятии — вместо той самой архивной справки о стаже — можно только через суд. Понадобятся два свидетеля, чья работа в указанный период в организации документально подтверждена. Пенсионный фонд на основании решения суда в качестве базы для начисления пенсии может взять среднюю заработную плату за тот период, сведения о котором утеряны.
Выводы
Ведение документации — важная часть деловой репутации. Поэтому все документы должны обрабатываться и передаваться на хранение в архив. 75 лет — таков срок хранения важных кадровых документов. В эту группу попадают книги приема, перевода и увольнения работников, личные карточки и дела, трудовые соглашения. Архивные справки о стаже могут запрашиваться в любой момент, при этом работодатель по нормам трудового кодекса РФ обязан выдать подписанный руководителем документ в трехдневный срок после подачи заявления и на безвозмездной основе. Будет ли время противником или останется союзником в получении архивной справки о стаже — зависит от аккуратности ведения документации и добросовестности работодателя.
