Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Как гражданин может получать архивные сведения, справки (например, информацию о том, какая была зарплата учителя в 1950 г. в селе Котово) в том случае, если архивные документы утратились из-за форс-мажорных обстоятельств? И, пожалуйста, скажите, какими нормативными актами регулируются эти отношения.
Если архивные документы были утрачены из-за давних форс-мажорных обстоятельств в организации или в государственном (муниципальном) архиве либо документы вообще не передавались в архив, то получить конкретные сведения, скорее всего, не получится.
Мнение эксперта
Светлана Ларина, юрист, эксперт журнала
Для подтверждения размера заработка при отсутствии обычно необходимых для этого документов придется обратиться в суд. Отметим, что суды довольно лояльны:
- учитывают в качестве доказательств любые сохранившиеся документы, где фигурируют данные о заработной плате (расчетные листки, выписки из штатной расстановки и пр.), особенно если явным будет отсутствие злого умысла истца в исчезновении требуемых документов, например, в результате стихийного бедствия, о котором есть свидетельства (паводок, пожар или др.);
- показания свидетелей также сыграют свою роль.
Если же документы утрачены в процессе личного хранения гражданином, то получить необходимые архивные сведения вполне возможно. Только при обращении в архив необходимо точно сформулировать цель запроса – что необходимо получить:
1) архивную справку о заработной плате конкретного учителя или
2) статистические сведения о заработной плате учителей сельской школы конкретного района в 1950 году?
В первом случае запрос гражданина носит социально-правовой характер, связан с защитой социальных прав (на пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций). Архивы на основании своих фондов выдают справки, подтверждающие место и стаж работы, размер заработной платы, факты награждения, избрания на выборные должности, репрессий, имущественные права и т.п. Для получения этих сведений гражданин должен в архиве:
- предъявить:
- паспорт и
- доверенность, если сведения он получает не для себя, а по поручению доверителя;
- трудовую книжку (или ее копию), иные документы, имеющие отношение к цели запроса – содержащие наименование организации, в которой работал гражданин, и подтверждающие даты и периоды, по которым требуется найти информацию в архиве,
- а также заполнить заявление (запрос) на предоставление архивной информации.
Социально-правовые запросы граждан исполняются архивами на безвозмездной основе.
Во втором случае запрос может быть отнесен к тематическим, т.к. по проблеме и по теме оплаты труда учителей в 1950 г. потребуется анализ статистических отчетов и иных документов государственной и ведомственной статистики, которые районные отделы статистики или районные отделы народного образования передавали на архивное хранение. Тематические запросы граждан исполняются архивами чаще всего на договорной основе, т.е. платно.
Но во всех случаях при обращении в архив гражданин свой точно сформулированный запрос и его цель оформляет в заявлении (заявлении-анкете), форму которого архивы утверждают самостоятельно.
Классификация запросов граждан и порядок их исполнения регламентируются в действующих Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила работы госархивов; в настоящее время подготовлена и находится на общественном обсуждении новая версия данных Правил).
Далее будем комментировать более распространенную ситуацию – социально-правовой запрос о заработной плате конкретного человека.
Связанный материал
Исполнение запросов социально-правового характера
№ 02 / 2019
Статья «Исполнение запросов социально-правового характера» журнала № 2′ 2019 объяснит, чем архивная справка отличается от обычной, как заверить архивную выписку и копию, как составить текст разных справок: о зарплате, с выборкой специальных выплат, о стаже, в т.ч. льготном, об отпусках, о переименовании работодателя, о совместительстве, для получения визы (о месте работы и среднем заработке). В статье найдете 10 образцов оформления документов
В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате?
Ведомости по выплате заработной платы (расчетно-платежные, расчетные, платежные) хранятся:
- 75 лет, если они созданы до 1 января 2003 года, и
- 50 лет, если созданы позже этой даты.
Сведения о размере заработной платы работников могут содержаться в штатном расписании, которое имеет постоянный срок хранения. В фонде районного отдела народного образования вполне может остаться на хранении утвержденная / согласованная копия или даже подлинник штатного расписания конкретной школы1.
То есть сроки хранения документов по личному составу, созданных в 1950 году, еще не истекли, и в архив обращаться за необходимыми сведениями о размере заработной платы имеет смысл. Но перед этим необходимо будет вспомнить или уточнить сведения о школе и периоде работы в ней.
Алгоритм поиска нужного архива
Общий алгоритм следующий:
1. Сельская школа подчинялась (управлялась) отделу народного образования исполнительного комитета (исполнительного органа) Совета депутатов трудящихся соответствующего района или города. Документы рай- или гороно должны были быть переданы в районный или городской архив, они могли образовать объединенный архивный фонд, в состав которого могли быть включены документы по личному составу подведомственных школ. Но если школа в селе Котово была десятилеткой и самой крупной в районе, то ее архивные документы могли передаваться в районный или городской архив и учитываться там в качестве самостоятельного архивного фонда.
Государственные (муниципальные) архивы определяют и уточняют принадлежность архивных документов к тому или иному фонду в процессе работы с организациями-источниками комплектования, а также в процессе работы с архивными документами ликвидированных организаций. Архив обычно ведет список фондов с указанием хронологических границ (названия организаций-фондообразователей), который доступен во входной зоне на доске объявлений и публикуется на официальном сайте архива.
2. Необходимо вспомнить, в каком районе и в какой области находилось село Котово, которое имеет в виду автор вопроса, ведь с 1950 года произошло много изменений в административно-территориальном делении, село могло и не сохранить своего названия (например, подмосковное село Котово вошло в черту города Долгопрудный Московской области в 1957 году).
Необходимо вспомнить:
- был ли интересующий вас населенный пункт крупным селом непосредственно районного подчинения или нет;
- изменялись ли названия района и области, какими были их названия в 1950 году, если сейчас они иные.
В полном наименовании школы могло отразиться географическое название района, в котором она находилась. В тот период существовало много таких наименований, например, «Котовская общеобразовательная средняя (или восьмилетняя) школа с производственным обучением».
Все это необходимо вспомнить для выяснения названия районного или городского архива и правильного адресования запроса. Чем точнее адресован и сформулирован запрос, тем быстрее в архиве будет осуществлен поиск документов, и заявитель скорее получит ответ.
Если ничего не известно о районном архиве, в который могли были быть переданы документы организации, то запрос о предоставлении информации необходимо направить в орган управления архивным делом в области или в городе (если это был районный центр). Называться эти органы могут по-разному:
- управление (или отдел) культуры и архивов,
- отдел культуры, туризма и архивов,
- архивное управление (или отдел).
В крайнем случае запрос можно направить просто в администрацию городского или районного поселения, которая предоставит информацию об архиве (архивах), в которые необходимо будет обратиться за получением конкретной архивной справки.
Для поиска нужного архива можно еще воспользоваться сайтами:
- «Архивы России» Федерального архивного агентства (www.rusarchives.ru) и
- интернет-путеводителем по архивам России (web-archiv.ru).
3. Запрос на предоставление из архива информации о трудовом стаже и размере заработной платы направляет в архив сам гражданин (или по доверенности уполномоченное им лицо). При личном обращении в архив необходимо заполнить заявление (запрос), в котором:
- формулируется цель запроса;
- полностью указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения (многие архивы еще просят указывать паспортные данные);
- контактная информация – адрес и телефон;
- удобные способы получения ответа из архива (лично, через портал госуслуг, по обычной или электронной почте);
- полное наименование организации, в которой гражданин работал, кому она подчинялась (при возможности), должность (занимаемые должности) / профессия в интересующий период работы;
- если за такими сведениями гражданин обращался ранее в какие-либо органы управления архивным делом и архивы, то необходимо дополнительно сообщить об этом.
Для удобства обращения в архив в электронном виде на сайтах большинства из них размещается утвержденная электронная форма заявления (или даже несколько форм со специфическим составом сведений, которые надо вписать в запросы конкретных типов: имущественный, социально-правового характера, тематический).
Помимо личного обращения и через сайт архива, во многих регионах заявку можно также направить через портал госуслуг, МФЦ, по обычной или электронной почте, а где-то даже продиктовать по телефону.
В цели запроса необходимо четко указать, за какой период требуются сведения о размере заработной платы (например, за все месяцы 1950 г. или за какой-то конкретный период в этом году). Ведь на основании имеющихся архивных документов в архивной справке будут указаны и оформлены в виде таблицы размеры начисленной заработной платы отдельно по каждому месяцу.
Какими нормативными документами регулируется?
В настоящее время предоставление архивной информации гражданам рассматривается как государственная (муниципальная) услуга. Результатом ее предоставления являются:
- архивные справки,
- архивные выписки,
- архивные копии,
- информационные письма о месте нахождения интересующих граждан документов,
- письма-ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации о дальнейших путях поиска необходимых сведений,
- письма-уведомления о невозможности предоставить информацию.
Основными законодательными актами, на основании которых осуществляется предоставление данной государственной (муниципальной) услуги являются федеральные законы:
- от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ);
- от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) и др.
Так, в Правилах работы госархивов и в административных регламентах установлен срок исполнения запросов социально-правового характера – 30 дней с даты регистрации, что соответствует Закону № 59-ФЗ. В утвержденных формах заявлений граждан на предоставление информации из архива выделяются поля для оформления сведений в связи с обработкой и защитой персональных данных по Закону № 152-ФЗ.
Но все конкретные технологии работы по предоставлению архивной информации закрепляются административными регламентами предоставления государственной (муниципальной) услуги информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них устанавливаются порядок, сроки, требования к запросам и ответам, контроль, порядок обжалования и т.п. организационные аспекты. В настоящее время в субъектах Российской Федерации каждый государственный архив имеет такой административный регламент и руководствуется им. Органы управления архивным делом и сами действуют на основе подобных регламентов, а для своих подведомственных районных и городских архивов часто разрабатывают и утверждают типовые административные регламенты2.
* * *
Заданный читателем вопрос связан с актуальной проблемой поиска и использования архивных документов, информации. Ощутимым подспорьем в этом могут стать:
- не только усилия органов управления архивным делом и государственных, муниципальных архивов, которые публикуют списки организаций с указанием, в какие конкретные архивы приняты их документы по личному составу;
- но и усилия кадровых служб предприятий, которые на своих сайтах могут публиковать информацию о том, в какой архив и за какие периоды переданы на хранение документы по личному составу уволенных с этого предприятия сотрудников.
Здравствуйте Оксана.
Где можно получить сведения о заработной плате начиная с 1978 года по 1993? И что для этого нужно?
Для начала обращаетесь в архив. по прежнему месту нахождения организации. которая выплачивала заработную плату, если сведений в архиве не имеется получаете подтверждающую справку об этом, а далее обращаетесь в суд с заявлением об установлении факта получения заработной платы.
Порядок регулируется статьями:
ГПК РФ Статья 264. Дела об установлении фактов, имеющих юридическое значение -http://www.consultant.ru/docum…
ГПК РФ Статья 265. Условия, необходимые для установления фактов, имеющих юридическое значение -http://www.consultant.ru/docum…
ГПК РФ Статья 268. Решение суда относительно заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение -http://www.consultant.ru/docum…
Пример решения суда можете посмотреть следующий по ссылке:
Решение по иску об установлении факта получения заработной платы
Установить факт получения Конкиной Екатериной Ивановной заработной платы в период с 01.01.1989 года по 31.12.1989 года в размере 363 рубля 88 копеек,http://infocourt.ru/car_nerzav…
Свои уточнения Вы также можете писать мне в личный чат, пройдя по ссылке на мой личный профиль:https://pravoved.ru/lawyer/798…
Обратитесь за получением консультации в Приемную Главархива Москвы:117393, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80.
Малиновский Дмитрий
Оксана, в рамках прав предоставленных мне правилами сайта внесу для Вас свое дополнение к этому если Вы позволите его так называть — «ответу».
Это не вообще не юридическая консультация, что это за ответ, как-будто спросили как пройти к ближайшей булочной.
Клиент уже обратился на сайт за консультацией предварительно оплатив ее, если Вы лично не намерены были ее давать, а скорее всего не знаете о чем идет речь в вопросе, в таком случае зачем заходить в вопрос, клиент и без Вашего указания знает про существование архивов, он зашел на сайт получить консультацию специалиста которая поможет ему решить возникший вопрос, и выше я её привел.
В соответствии с п.п.3.3.3 Методических Рекомендаций «по исполнению запросов социально- правового характера» имеются основания для выдачи архивной справки. И в частности в указанной норме говорится:
Клюкина Василина
Оксана, в рамках прав предоставленных мне правилами сайта внесу для Вас свое дополнение к этому если Вы позволите его так называть — «ответу».
А если в архиве ничего нет тогда что, в ответе об этом ничего не указано.
Ведь очень часто архивы не могут подтвердить нужные сведения, т.е. и это не ответ на вопрос.
Оксана, в продолжение своей личной консультации, независимо от своих дополнений приведенных выше к другим если Вы позволите — ответам, рекомендую Вам руководствоваться законодательством применимым к вопросу и указанной в нем ситуации, а также разъяснениями специалистов в сфере законодательства я Вам свои уже привел выше, то что к этому не относится не учитывать, иначе Вы сами себя этим можете ввести в заблуждение.
Архивная информация о заработной плате для расчета пенсии: где найти и как использовать
Когда приходит время планировать свою пенсию, важно обладать всей необходимой информацией о своих трудовых доходах. Ведь именно от заработной платы зависит размер пенсии, который будет выплачиваться после выхода на заслуженный отдых. В данной статье мы рассмотрим, где найти архивные данные о заработной плате и как использовать их для расчета пенсии.
Где хранится архивная информация о заработной плате?
Архивная информация о заработной плате хранится в нескольких местах:
- Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР): ПФР ведет учет всех доходов граждан, начиная с 2002 года. Эти данные используются для расчета страховой пенсии и хранятся в индивидуальном персональном деле каждого гражданина.
- Архивы предприятий: Заводы, фабрики и другие предприятия обязаны хранить информацию о своих работниках и их доходах. Обычно архивы предприятий содержат информацию за последние 75 лет, что позволяет охватить период с 1948 года по настоящее время.
- Архивы местных органов социальной защиты населения: В некоторых случаях информация о трудовых доходах может быть доступна в архивах местных органов социальной защиты населения. Здесь обычно хранятся данные о заработной плате граждан, работающих на территории данного региона.
Как получить доступ к архивной информации о заработной плате?
Если вам необходимо получить доступ к архивной информации о вашей заработной плате для расчета пенсии, следует обратиться в соответствующие организации. Вот как это можно сделать:
- Пенсионный фонд Российской Федерации: Обратитесь в ближайшее отделение ПФР с паспортом и индивидуальным номером страхового свидетельства (СНИЛС). Заполните заявление на предоставление информации о вашей трудовой деятельности и доходах. После проверки ваших данных сотрудниками ПФР, вам будет предоставлен отчет, содержащий сведения о вашей заработной плате.
- Архивы предприятий: Если вам известно, на каком предприятии хранятся архивные данные о вашей заработной плате, свяжитесь с кадровой службой данного предприятия и подайте заявление на предоставление информации. Вам потребуется предоставить копии паспорта, трудовой книжки и других документов, подтверждающих вашу трудовую деятельность на данном предприятии.
- Архивы местных органов социальной защиты населения: В случае, если информация о вашей заработной плате хранится в архиве местного органа социальной защиты населения, необходимо подать заявление в данное учреждение. При подаче заявления предоставьте копии паспорта, трудовой книжки и других документов, подтверждающих вашу трудовую деятельность.
Как использовать архивную информацию о заработной плате для расчета пенсии?
Архивная информация о вашей заработной плате является важным источником данных для расчета пенсии. После получения информации о вашей трудовой деятельности и доходах, вы можете использовать эти данные для корректного расчета пенсии. Рассмотрим основные шаги:
- Определите базовый период для расчета пенсии. В соответствии с законодательством Российской Федерации, базовым периодом для расчета пенсии является время с 1 января 2002 года по дату выхода на пенсию.
- Рассчитайте среднемесячный заработок за базовый период. Для этого сложите все заработные платы, полученные вами за базовый период, и разделите их на количество месяцев в этом периоде.
- Определите коэффициент индивидуального пенсионного коэффициента (ИПК). Коэффициент ИПК рассчитывается как отношение среднемесячного заработка к среднемесячной заработной плате по Российской Федерации за аналогичный период. Данные о среднемесячной заработной плате по России можно найти на сайте Росстата или в отделении Пенсионного фонда.
- Рассчитайте накопленную сумму пенсионных прав. Для этого умножьте ваш коэффициент ИПК на страховые взносы, уплаченные вами и вашим работодателем в Пенсионный фонд за базовый период.
- Определите размер пенсии. Размер пенсии рассчитывается на основе накопленной суммы пенсионных прав, пенсионного возраста и средней продолжительности ожидаемой жизни. Формула расчета пенсии может быть найдена на сайте Пенсионного фонда России или получена в его отделении.
Заключение
Архивная информация о заработной плате является ключевым элементом для корректного расчета пенсии. Зная, где найти эту информацию и как ее использовать, вы сможете грамотно спланировать свою пенсию и обеспечить себе достойный уровень жизни на заслуженном отдыхе. Обратитесь в соответствующие организации для получения архивных данных о вашей заработной плате и воспользуйтесь нашими рекомендациями для расчета вашей будущей пенсии.
Как подтвердить оплату труда за прошлые периоды, если потеряли документы
Компания обязана хранить документы по зарплате в течение определенного срока, в зависимости от вида. Однако на практике их часто теряют. Например, при переезде или смене собственника. Что делать, если архивные записи восстановить не получается?
Ситуация
Компания потеряла документы по оплате труда за прошлые периоды. Восстановить удалось расчетные ведомости с весны 2010. Но выяснилось, что нет документов за 1990-е и 2000-е годы. А именно они подтверждали оплату. Как в таком случае доказывать надзорным органам, что все было по закону, и работникам платили вовремя?
На этот вопрос нам ответила Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.
Что об утрате документов говорит закон
Расчетно-платежные ведомости относятся к документам первичного учета. И к ним, в том числе, относятся требования по срокам и правилам хранения.
Документы для начисления и уплаты страховых взносов (расчетно-платежные ведомости (Т-49), ведомости (Т-51), платежные поручения на уплату взносов, больничные) компания должна хранить 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). А при отсутствии счетов — 75 или 50 лет в зависимости от того, закрыты документы соответственно до 2003 или позже.
Запросить архивные документы по зарплате вправе ПФР, чтобы подтвердить стаж работника для назначения пенсии, и налоговая служба при проведении проверки.
За грубое нарушение требований к бухучету, в т. ч. финансовой отчетности должностных лиц оштрафуют до 10 тыс. рублей (ст. 15.11 КоАП). Под грубым нарушением закон понимает отсутствие первичных учетных документов в течение сроков хранения. Привлечения к ответственности по этому основанию могут в течение одного года со дня нарушения (ст. 4.5 КоАП).
Кроме того, налоговики вправе оштрафовать компанию на 10 тыс. рублей за отсутствие первичных документов (ст. 120 НК). Срок давности по этому нарушению составляет три года со дня совершения или следующего дня после окончания налогового периода, в течение которого совершено правонарушение (ст. 113 НК). Поэтому подобных нарушений в кадровом учете лучше избегать.
В случае утраты документов бухучета, например гибели или пропажи, а также их порчи, приводящей к невозможности использования, компания обязана принять все возможные меры по их восстановлению. Какие именно это меры, закон не уточняет. Но есть способ разобраться в этом вопросе.
Как руководителю восстанавливать документы
При утрате первичных учетных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. Решение директор оформляет приказом по организации в произвольной форме. В приказе необходимо указать перечень мероприятий. Например: разобраться в причинах утраты документов, направить запросы, назначить ответственные лица, определить формы отчетности и т. д. Как правильно оформить этот и другие документы кадрового учета, смотрите здесь.
Комиссия исполняет приказ руководителя. Прежде всего, устанавливает причины утраты. Установив причины, комиссия составляет акт. В акте должен быть перечень утраченных документов, причины утраты и действия, которые предприняли для восстановления архива.
Альтернативный способ восстановить информацию
Подтвердить оплату за прошлый период можно, если компания вела дополнительный учет выдачи зарплаты. Или если в этот период кому-либо перечисляли зарплату на карту. Эту информацию даст банк. А в будущем стоит перейти на электронный кадровый учет.
Новая подборка по кадровому учёту
Разбираемся в нюансах с нуля
Станьте первоклассным специалистом
Заполните форму и узнайте подробнее
На чтение 6 мин Просмотров 1.3к. Опубликовано 16.06.2019
Обновлено 16.06.2019
Содержание
- Заблаговременная подготовка документов для назначения пенсии
- Законодательное регулирование
- Где находится, и как обратиться в архив о заработной плате для начисления пенсии
- Как самостоятельно определить подчиненность
- Как сделать запрос в архив для подтверждения стажа
- Что должно содержаться в запросе
- На основании каких документов архива можно восстановить неверную или неполную информацию
- Данные о заработной плате не переданы в архив – как быть при начислении пенсии
- Оформление пенсии при утере архива
Будущим пенсионерам стоит заранее побеспокоиться о том, чтобы ко дню подачи заявления о выходе на пенсию все документы были в порядке. Иногда сведений из трудовой книжки недостаточно. А компании, где человек трудился, уже не существует. Где находится архив о заработной плате для начисления пенсии, чтобы взять в нем необходимую справку для пенсии, – вопрос, волнующий многих. Между тем, больших усилий для получения ответа не требуется.
Заблаговременная подготовка документов для назначения пенсии
Обычно за несколько месяцев до дня, когда человек сможет выйти на пенсию,ему предлагают принести на проверку трудовую книжку. Сотрудники Пенсионного фонда весьма тщательно проверяют бумаги, подтверждающие трудовую деятельность. Что могут признать критичной ошибкой:
- расхождения в датах из сведений ПФР и по трудовой книжке;
- исправления, подчистки;
- нечитаемая печать учреждения, оформившего запись, или ее отсутствие до 07.04.2015 г. (обязательное проставление оттиска печати отменено с 06.04.2015 г.);
- несоответствие дат внесения записи и приказа (по кадровому документообороту допускается расхождение не более 3 рабочих дней, основание – статья 68 ТК);
- различное наименование организации в заголовочной части записи и оттиске печати;
- другие несоответствия.
При малейшей неточности стаж для пенсии не учитывается. Чтобы подтвердить правомерность включения периода, понадобятся дополнительные справки. Если предприятие, по которому возникли вопросы, ликвидировано, можно написать запрос в архив. Проще, когда организация действующая, – отдел кадров обязан самостоятельно поднять все документы и заполнить справку о зарплате, стажевом периоде для начисления пенсии.
Законодательное регулирование
Разработаны основные правила работы архивов организаций, рекомендуемые Росархивом для использования. Кроме того, при создании архивных дел любая компания должна учитывать правовые нормы, изложенные законом N 125-ФЗ. Они действуют как для государственных, так и для коммерческих предприятий.
У документации разные сроки хранения. Какие-то бумаги нужно хранить всего год, самые длительные периоды (75 лет) применяются к личным делам сотрудников и кадровым бумагам, в том числе касающимся начисления зарплаты. Если компания ликвидируется, за ней все равно закреплена обязанность сохранить те документы, которые еще не могут быть уничтожены. Такие бумаги передаются:
- правопреемнику;
- вышестоящему подразделению;
- архивному центру, государственному архиву.
Если передача происходит из-за ликвидации или банкротства коммерческой организации, то обычно документы направляют местной архивной службе, организованной муниципальными или федеральными властями.
Где находится, и как обратиться в архив о заработной плате для начисления пенсии
Можно и самостоятельно выяснить, какому архивному подразделению были сданы бумаги. Обычно дела хранятся по бюджетному подчинению ведомства, где трудился человек. Различают следующие архивы:
- федеральный;
- республиканский;
- краевой;
- областной;
- муниципального значения.
Если работодателем выступала бюджетная организация, ответ гражданин получит гарантированно при условии, что он обратится по нужному адресу.
Как самостоятельно определить подчиненность
Как сделать запрос в архив, если неизвестен тип службы хранения, – есть несколько способов определения:
- По наименованию предприятия. Если в заголовке записи есть значимые слова – например, федеральная служба или краевая организация и тому подобные. ООО или кооперативы сдавали дела муниципальным архивным службам.
- Сокращенное название содержит буквы Ф, Г, МУП – так именовали ранее (и применяют сейчас, если используется краткое наименование) государственные службы.
- Оттиск печати содержит соответствующие слова.
Далее надо узнать адрес конкретного архивного учреждения. Сведения можно выяснить через интернет – сейчас вся информация по государственным учреждениям доступна любому человеку.
Если не удалось самостоятельно найти, где находится искомый архив для оформления справки о заработной плате для начисления пенсии, стоит попросить помощь у специалистов Пенсионного фонда. У них накоплен большой опыт, поэтому им несложно подсказать, куда обратиться, чтобы на заявку ответили. Есть способ еще проще – через сайт Росархива.
Как сделать запрос в архив для подтверждения стажа
Отправить запрос на получение справки можно разными способами:
- Оставить заявление при личной явке в службу. Сотрудники архива обычно подсказывают, как составить текст обращения. Они же назначат дату, когда можно прийти за ответом. Если был указан адрес, куда отправить справку, документ придет по почте.
- Заполнить форму на сайте Росархива через вкладку «Обращение граждан».
- Обратиться в МФЦ. Записаться на прием, чтобы не ждать в очереди, можно через интернет. Сотрудники многофункционального центра должны помочь с оформлением запроса.
При личном или электронном обращении в Росархив на оформление справки для пенсии отводится 30 дней. Если запрос направлялся через МФЦ, то данные будут готовы через 15 дней.
Что должно содержаться в запросе
Утвержденного образца обращения нет. Заявление составляется в письменной форме. Что пишут в тексте:
- фамилию, имя, отчество, от кого исходит обращение, данные приводятся без сокращений;
- адрес;
- наименование организации, по которой создан запрос;
- наименование должности гражданина;
- период, по которому требуется справочная информация.
Также рекомендуется подробно указать, какие именно сведения и для чего нужны. Ставится дата заполнения. Заверять документ нотариально не требуется.
На основании каких документов архива можно восстановить неверную или неполную информацию
Недостоверные или искаженные сведения уточняются по следующим документам:
- кадровые приказы предприятия;
- личные дела или карточки сотрудников;
- лицевые счета, ведомости или иные документы по начислению зарплат и других выплат, связанных с трудовой деятельностью.
Это бумаги длительного срока хранения. Если дела были переданы архивной службе, то поиск нужной информации и уточнение данных не займет много времени.
Данные о заработной плате не переданы в архив – как быть при начислении пенсии
Получить справку о зарплате, если архив не располагает нужными данными, можно другими способами – например, через налоговую инспекцию. Данные может запросить и суд, если гражданин потребует установить факт трудоустройства. С 2002 года работодатели все сведения о заработке и стаже подают в ПФР, поэтому у фонда должны быть все данные за более поздние периоды. Рекомендуется ежегодно сверять сведения из личного дела для своевременного устранения расхождений о стаже и заработке.
Оформление пенсии при утере архива
Если сведения в архиве отсутствуют, Пенсионный фонд откажет в зачете стажевого периода. В такой ситуации поможет только суд. Восстановить данные о периоде работы все равно возможно, если есть свидетели, или при наличии других косвенных сведений – например, имеющихся на руках договора о трудоустройстве, приказов. Гражданину потребуется привести убедительные доказательства, чтобы суд принял положительное решение, на основании которого в дальнейшем внесут изменения в пенсионное дело.
Если запрос из архива был перенаправлен другому ведомству, гражданина извещают в течение 7 дней. Неправомерный отказ можно обжаловать, подав исковое заявление в судебный орган. Стоит заранее позаботиться об оформлении всех бумаг, чтобы успеть взять справку о зарплате и отработанном стаже до подачи заявления на пенсию. Полученные справки из архива служат основанием для пересмотра и внесения изменений в сведения о пенсии, поэтому хранить их надо вплоть до назначения выплат.
