Как найти архив предприятия в москве

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что  это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.

В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

• документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
• документы переданы в федеральный архив;
• передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Возможные места временного хранения:

• в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
• на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
• на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Помощь специализированной компании позволит:

• упростить и ускорить процедуру ликвидации;
• обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
• снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

В формах обратной связи вы можете оставить свои замечания по работе сайта cgamos.ru, предложения по совершенствованию его инструментария, правил работы и контента, а также задать вопросы по сервису «Моя семья».

Мы не можем давать ответы на все письма, но ни одно из них не останется без внимания.

Сообщение, отправленное через форму обратной связи, не подлежит обработке согласно Федеральному закону от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Официальное обращение вы можете отправить в разделе «Электронная приёмная» официального сайта ГБУ «ЦГА Москвы».
Перейти в раздел