Как найти архив закрывшегося предприятия

Нужна справка о работе или зарплате для пенсии, а фирма закрылась: что делать?

Нужна справка о работе или зарплате для пенсии, а фирма закрылась: что делать?

Одна из самых частых причин, по которым россияне недополучают пенсию – они не могут подтвердить страховой стаж или заработок за определенные периоды. Сотрудники ПФР требуют подтверждения на каждую «сомнительную» запись в трудовой книжке, но собирать справки придется долго. А иногда получить данные у бывшего работодателя не получится – потому что компания уже ликвидирована. Что делать в такой ситуации и как защитить свою будущую пенсию?

Зачем нужно подтверждать стаж и заработок

Чтобы выйти на страховую пенсию по старости, в 2022 году нужно иметь минимум 13 лет страхового стажа и 23,4 пенсионных балла. Если человек претендует на досрочную пенсию, ему обычно нужно еще больше стажа – например, 37/42 года (для женщин и мужчин соответственно), или 20-25 лет общего стажа, чтобы выйти на пенсию по льготным основаниям.

Однако еще важнее подтверждать стаж для того, чтобы получить более высокую пенсию. Если с 2002 года на размер пенсии влияют исключительно суммы страховых взносов (а стаж фактически не играет никакой роли), то за предыдущие годы стаж куда более важен.

Все дело в расчете объема пенсионных прав на 31.12.2001 – он рассчитывается, исходя из расчетной пенсии на эту дату, а расчетная пенсия – как произведение трех частей:

  • средняя зарплата на 2001 год – фиксированный 1671 рубль;
  • соотношение средней зарплаты работника за непрерывные 60 месяцев (или за 2000-2001 годы) к средней зарплате по стране в тот же период – но не более, чем 1,2;
  • стажевый коэффициент. При трудовом стаже в 20 лет для женщин и 25 для мужчин он составляет 0,55, а каждый год сверх этого стажа повышает коэффициент на 0,01 (но не более, чем до 0,85).

Есть и другой вариант – когда в расчет идет просто средняя зарплата за указанные периоды, но тогда сумма расчетной пенсии сильно ограничена по сумме.

Соответственно, чем больше лет стажа удастся подтвердить до 2001 года, тем больший объем пенсионных прав засчитают пенсионеру, и тем больше пенсионных баллов он получит в итоге. Ровно то же значение имеет и средний заработок – чем он выше, тем больше будет пенсия (но только до того, как соотношение со средней зарплатой по стране достигнет 1,2).

После 2002 года проблемы почти нет – все данные о стаже и страховых взносах вносились в систему персонифицированного учета (хотя иногда бывают ситуации, когда данные по какой-то причине не вносились, и их тоже нужно подтверждать).

Почему подтвердить стаж так сложно

Для подтверждения стажа при оформлении пенсии сотрудник Пенсионного фонда России учитывает сначала данные системы персонифицированного учета. Но если у человека был стаж до 2002 года, и он не внесен в систему, данные берутся из документов:

  1. сначала проверяется трудовая книжка. Если у сотрудника ПФР не возникнет претензий к записям в трудовой книжке, данные перенесут прямо из нее. Но претензии часто бывают – это нечеткие и расплывшиеся штампы, «поплывшие» от возраста записи, нечеткие буквы и цифры, ошибки и помарки. Поэтому все записи о работе, к которым у сотрудника ПФР возникли вопросы, подтверждаются документами;
  2. запрашиваются данные о трудоустройстве человека. В зависимости от ситуации, их могут запросить на предприятии, где он работал (если оно или его предприятие-правопреемник все еще функционирует) или в архиве, куда были сданы документы при ликвидации или реорганизации предприятия;
  3. если предприятие закрылось, а в архиве данные не сохранились, подтвердить стаж можно показаниями двоих свидетелей. Это должны быть люди, которые работали на том же предприятии в то же время, когда там работал и заявитель (и у них должны быть подтверждающие трудоустройство документы). Показания обычно письменные – в свободной форме эти люди должны подтвердить, что заявитель работал с ними в один и тот же период;
  4. если свидетелей нет, остаются только косвенные доказательства. Как правило, подтверждение идет только через суд – например, можно доказать стаж архивными номерами газет, профсоюзными билетами и взносами, письменными документами, и другими документами, которые позволяют четко определить, что человек действительно работал на этом предприятии.

Иногда нужно доказать нестраховые периоды, включаемые в стаж: службу в армии, период безработицы, период ухода за пожилым человеком, период обучения. В каждом из случаев нужно обращаться в орган, который ведет учет таких периодов: в воинскую часть, Центр занятости, учебное заведение, и т.д.

Подтвердить заработок еще сложнее – он подтверждается исключительно справками с места работы или из архива. Свидетельскими показаниями заработок не подтверждается, а косвенными доказательствами подтвердить его практически невозможно (хотя и был случай, что суд высчитал заработок по партийным взносам).

Чаще всего проблемы возникают, когда нужно получить подтверждающие документы от организации, которая уже не существует.

Как найти документы в архиве

Если нужно получить справку о периоде работы в конкретной организации, нужно определиться – работает ли она до сих пор или была ликвидирована. Узнать это несложно, если есть ее ИНН – в сети есть масса ресурсов, где можно найти всю информацию об организации, даже о закрывшейся (включая сервис от ФНС).

Но если организация была ликвидирована (полностью, или присоединена к другой), ее документы должны быть сданы в архив:

  • государственные учреждения – при ликвидации сдают документы в Государственный архив;
  • негосударственные предприятия и организации – сдают документы в муниципальный архив по месту регистрации организации.

В Государственном архиве можно подать запрос на выдачу справки прямо через сайт.

Если организация была ликвидирована давно, стоит воспользоваться сервисом Федерального архивного агентства. Там можно узнать, в каком из государственных архивов хранятся те или иные документы.

Если же речь идет о частном предприятии, закрывшемся в 90-е годы, то искать его «следы» нужно в муниципальном архиве по адресу регистрации предприятия. Уточнить адрес можно снова по ИНН, или поискать предприятие по названию. В некоторых городах подать заявление можно онлайн – через Госуслуги или через сайт муниципального образования или самого архива. В других – придется посылать заявление письмом. Заявление обычно составляется в свободной форме, но к нему обязательно нужно приложить копию трудовой книжки (первые страницы и страница, где содержится запись об этом месте работы), и желательно приложить копию паспорта.

Увы, многие предприятия закрывались так быстро, что не успевали сдать архивы без нарушений – и поэтому вообще их не сдавали. Тогда данные о работе придется буквально разыскивать.

Однако сейчас есть более простой способ – не так давно обязанность отправлять запросы о трудовом стаже и заработке передали Пенсионному фонду. То есть, человек может сам собрать справки, а может обратиться в Пенсионный фонд. В идеале – нужно обратиться в ПФР заранее, например, за год до даты выхода на пенсию, чтобы сотрудники успели подать все запросы и получить на них ответы.

Поэтому, если организация ликвидирована или ее «следов» найти не удается, стоит поручить это непосредственно Пенсионному фонду. Еще одно преимущество этого способа – ПФР не придется подтверждать подлинность справок, что ускорит назначение пенсии.

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости подтвердить, что  это правда, начинаются проблемы. Как и почему так происходит? Главная причина: документы не сданы в архив.

В идеале сдаче подлежат и учетные документы, и управленческие, и кадровые, и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что Вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги), поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе», весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный. Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который были переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

  • документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
  • документы переданы в федеральный архив;
  • передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Возможные места временного хранения:

  • в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
  • на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
  • на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если не выполнена передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно они решают все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно, и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Помощь специализированной компании позволит:

  • упростить и ускорить процедуру ликвидации;
  • обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
  • снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

Есть такой Центральный городской архив ликвидированных предприятий. Там и должна храниться вся документация таких организаций. Очень часто туда обращаются люди при выходе на пенсию, когда в трудовой ошибки и недочеты. Необходимо стаж восстановить или подтвердить свою работу. Адрес, я думаю, можно узнать и в интернете, и в Пенсионным фонде.

Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы. Тогда дело не до чего ни кому не было, могли и выкинуть. В этом случае, найти будет маловероятно.

Еще вариант, обратиться по старому адресу, но в новую организацию. Может у нее просто сменилось название. Может сохранились документы.

система выбрала этот ответ лучшим

Leona-100
[110K]

9 лет назад 

Для того чтобы найти архив организации которая уже не существует вам необходимо обратиться в Центральный городской архив. Там есть подразделение архив ликвидированных предприятий. Также можно обратиться в Пенсионный фонд.

ЛИСА-НАСА
[226K]

7 лет назад 

Информацию об архиве ликвидированной организации можно найти и городском (областном) государственном архиве.

Информация о ликвидированной, т.е. не существующей организации сдается в государственный архив. Он может быть городским (в больших городах) и областным, где собирается информация о закрытых фирмах/компаниях всей области.

Точное местонахождение государственного архива можно узнать либо задав поиск в интернете либо в вашем отделении Пенсионного фонда.

Rafai­l
[136K]

9 лет назад 

Не знаю, как в небольших поселениях, а в городах, по крайней мере, таких крупных, как Уфа, есть городской архив. Наверное имеются и районные и областные архивы. Однажды мне потребовалось найти документы организации, ликвидированной более 10 лет назад (правда, до этого она существовала более 30 лет), и я их нашел в городском архиве (даже по телефону, не обращаясь лично).

Апрел­и
[50.8K]

7 лет назад 

В Пенсионном отделении специалист в таком случае разводит руками и говорит, что – вы не первый такой, идите попробуйте в Центральный архиве поискать. В Центральном архиве документов может и не быть, если фирма была не большая и уходила от налогов, тогда и концов не найти, а если организация работала законно, то в архиве выдадут справки.

seagu­ll
[100K]

9 лет назад 

Вопрос не полный. Все зависит от того какой статус был у этой организации – коммерческая структура, частное предприятие или это было государственное/муниципальное учреждение.Многие организации не исчезают, а реконструируются и архив все же существует. В любом случае ответ будет зависеть от конкретного случая.

Юлия Муром­ская
[66.8K]

8 лет назад 

Архивы организации нужны для разных целей, но зачастую они нужны для подтверждения стажа работы в этой организации. Если эта организация уже ликвидирована и не существует, архивы остаются все равно. За ними можно обратиться в Пенсионный фонд. где по базе пробьют где посмотреть эти архивы.

Если эта несуществующая организация была в другом городе, то нужно отправить электронный запрос в администрацию этого муниципалитета.

дольф­аника
[379K]

7 лет назад 

Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре. Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе. Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами. Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все.

morel­juba
[62.5K]

7 лет назад 

Архив уже несуществующей организации можно найти в Центральном городском архиве ликвидированных предприятий. Именно в этом архиве должны иметься все сведения относительно подобных организаций. Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке.

Ksyus­ha26
[26.8K]

7 лет назад 

Для помощи в этом вопросе нужно будет обратиться в пенсионный фонд, там вам подскажут, где именно можно увидеть архивы документации уже ликвидированной организации. Даже после того, как любая организация ликвидирована, все равно должна храниться документация

Знаете ответ?

Как найти документы, если предприятие перестало существовать?

Часто люди сталкиваются с необходимостью найти актуальные в прошлом документы: договор, данные о месте работы, справки о зарплате или иные бумаги, хранящиеся в организации. Однако как быть в ситуации, когда компании больше не существует? Законодательство нашей страны предусматривает механизм сохранения документов даже при полной ликвидации предприятия. Независимо от причин и обстоятельств произошедшего, все бумаги передаются в архив, где их можно найти в течение заданного срока хранения, а часть из них — бессрочно.

Где находятся документы после ликвидации?

Компания не может оформить закрытие без полного отчета по документации. Таким образом, для поиска нужных бумаг необходимо знать ее точное наименование (внимание: оно может отличаться от общепринятого названия фирмы) и юридический адрес. По этим данным можно выяснить, к какому архиву относится компания, и искать документы там.

Если в указанном архиве бумаги не найдены, значит, процедура ликвидации не была завершена либо завершена некорректно — имела место невнимательность, халатность, нарушение процедуры. В таком случае бумаги могут оказаться в местах временного хранения:

  • компании, которая вела документооборот закрывшейся организации;
  • муниципальном или ведомственном архиве, принимающем документы на временное хранение;
  • по физическому адресу самой организации, если передачу бумаг еще не выполнили.

Документы компании, являющейся частью концерна, дочерним предприятием или филиалом, могут находиться в головном офисе.

Как избежать проблем с документооборотом?

Для любой организации очень важно иметь упорядоченный документооборот, в том числе при реорганизации, ликвидации и других подобных процедурах. Самый удобный способ — доверить свои бумаги специализированной компании, которая поможет:

  • наладить системное хранение документов;
  • обеспечить сохранность ценных бумаг;
  • вести архив в соответствии с законодательством;
  • систематизировать информацию;
  • сократить расходы на содержание площади для хранения офисных бумаг.

Организовать ведение документов и архив вам помогут специалисты компании «ОРБ». Для получения подробной консультации свяжитесь с нашим менеджером по телефону или оставьте заявку на сайте.

Как найти архив конторы, которой давно нет?

С 1985 по 1991 работала на почтовом ящике в Москве, запись в трудовой есть. Для пенсии нужно подтверждение заработной платы и трудового стажа. На запрос в Московской архив ответили отказом, на запрос в архив министерства к которому относилась контора тоже отказ. Где искать?

Вопрос от 21.03.2021, 23:52

Ответы на вопрос (8):

Здравствуйте, каким образом обосновали свой отказ московский архив и архив министерства?

Спросить

Если в городском архиве нет на Профсоюзной, 80 то искать негде.

Спросить

Этим должен заниматься ПФР, пусть они и рассылают запросы и разбираются с уровнем зарплат на ваших прошлых местах работы.

Спросить

Добрый день. Если справки, подтверждающие стаж отсутствуют, необходимо обратиться в суд за установлением факта. Но для этого необходимо найти как минимум 2 свидетеля, способные подтвердить факт работы и размер заработной платы. Желательно иметь хоть какие то документы, может быть хранящиеся в вашем личном архиве.

Удачи.

Спросить

Здравствуйте, Юрий. Скорее всего вам ответили не отказом, а невозможностью предоставить данные, поскольку их просто нет в архивах организаций, в которые вы направляли запросы. Можно попробовать обратиться в налоговую инспекцию, ведь они же делали отчисления. Следует отметить, смысл начинать поиск утраченных документов о каком-то периоде вашей работы будет только тогда, если вы точно знаете, что в этот период вы получали «белую» зарплату. Потому что при «серой» зарплате, распространенной в девяностых годах, работодатель не платил обязательные страховые платежи в ПФР, а это означает отсутствие у вас страхового стажа работы за этот период. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия, то в этой ситуации свой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются. По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии. Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Если архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали, то в таких случаях, гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

Спросить

Такой конторы в архиве нет.

Спросить

Юрий странный ответ, попробуйте запросить в архиве самой организации.

Спросить

Нет организации, как проследить ее путь?

Спросить

Вам надо устанавливать факт трудового стажа в судебном порядке.

Мустафаев Т.Д.-о. обратился в суд с заявлением об установлении факта трудового стажа. В обоснование заявления указал, что после окончания школы он дд.мм.гг. принят рабочим в Вакейский молочно-картофелеводческий совхоз. Дд.мм.гг. уволен в связи с поступлением на учебу. При обращении в Управление Пенсионного фонда РФ (государственное учреждение) в Дновском районе Псковской области выяснилось, что для установления трудового стажа необходимо подтвердить его период работы с дд.мм.гг. по дд.мм.гг. в должности рабочего в Вакейском молочно-картофелеводческом совхозе фермы Орузман, находящегося в Дманисском районе Республика Грузия, так как в трудовой книжке не читается наименование организации на печати, заверяющей увольнение. Дд.мм.гг. ему назначена пенсия. В настоящее время данная организация находится в другой стране, совхоз давно не существует, правопреемников нет, поэтому привлечение кого-либо в качестве третьих лиц, в том числе получить какие-либо письменные доказательства, не возможно. Для включения в трудовой стаж указанного периода ему необходимо судебное решение, так как иным способом подтвердить период работы в Вакейском молочно-картофелеводческом совхозе фермы Орузман Дманисского района Грузинской ССР с дд.мм.гг. по дд.мм.гг., невозможно.

С Уважением, адвокат в г. Москва – Степанов Вадим Игоревич.

Спросить

У меня все печати читаемые, стаж входит, я хочу чтобы еще зарплата входила. Чем мне поможет суд?

Спросить

Вам кроме суда никто и не поможет. Но Вы можете походить пару лет, поискать информацию, а потом, когда Вас проконсультируют, что надо обращаться в суд – вспомните мой ответ.

С Уважением, адвокат в г. Москва – Степанов Вадим Игоревич.

Спросить

Суд с зарплатой не поможет. Если нет именно архивных справок о зарплате.

Спросить

Похожие вопросы

Администратор печатает сообщение

Добавить комментарий